tài liệu này cung cấp đến các bạn một số biểu mẫu Thực hành nghiệp vụ lễ tân như: phiếu đặt buồng khách đoàn/tour; phiếu đặt trước dịch vụ xe đón; phiếu thuê hội trường; phiếu đặt tiệc; giấy biên nhận đặt cọc; phiếu chuyển buồng; phiếu đổi ngoại tệ...
PHỤ LỤC CÁC MẪU BIỂU, SỔ SÁCH TẠI BỘ PHẬN LỄ TÂN KHÁCH SẠN RESERVATION FORM ……………… Phiếu đặt buồng New Đặt mới Cancellation Amendment Waitist Name Tên khách: Arrival Date Ngày Arrival Flight Số đến: chuyến bay: Depart Date Ngày đi: E.T.A Giờ dự định đến: Room tyte Loại No of PAX/Room buồng Số No of Room lượng Số lượng buồng Rate confirmfed Giá thỏa thuận khách/buồng Suite Buồng đặc biệt Deluxe Buồng sang trọng Standard Buồng tiêu chuẩn Total Tổng số Room Only Room + BF Half board Full board Contact person Guarantee Đảm bảo Người buồng: đặt Non Guarantee Không đảm bảo Company Tên cơ Deposit quan, địa cơ Đặt cọc quan: Credit Card Thẻ tín dụng Amount Số tiền: Ex/Date Thời hạn: CC N0 số thẻ Ex/Date Thời hạn: Contact Tel/Fax No Company Account Company Tên, địa chỉ, số ĐT của cơ quan Điện thoại/Fax liên Cơ quan đảm bảo hệ: đảm bảo: Charge Hình To Special Services Các dịch vụ đặ biệt khác: thức (trách nhiệm) thanh tốn: Remark Ghi chú: Date Ngày lập: Taken by: KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT BUỒNG KHÁCH ĐOÀN/TOUR …………… … PHIẾU ĐẶT BUỒNG KHÁCH ĐỒN/TOUR Tên hãng lữ hành (cơ quan, đồn thể)………….Địa chỉ………………………… Số điện thoại………………Số fax………………Email……………… ……… Lần ở 1 từ………….đến………(……đêm). Giờ đến… ……………… ……… Lần ở 2 từ………….đến………(……đêm). Giờ đến… ……………… ……… Tổng số đêm ở………………Trưởng đồn…………………………… ……… Số lượng buồng………………Loại buồng……………………………………… Đơn………Đơi………Hai giường đơn…………Buồng………………………… Cụ thể: Chỉ có tiền buồng Tiền buồng + ăn sấng Ăn một bữa chính Ăn cả ngày Đơn vị thanh toán……………………………………………………… Tiền buồng………………………………………………………………… Bữa sáng……………………………………………………………… Bữa trưa…………………………………………………………………… Bữa tối…………………………………………………………………… Các khoản khác…………………………………………………………… Tổng số tiền………………………………………………………….… Yêu cầu đặc biệt………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… … …………………………………………………………………………… … …………………………………………………………………………… … Hình thức thanh tốn……………………………………………………….… Số tài khoản……………………………Ngân hàng……………………… … Người Lập Chữ ký khách hàng Ngày……………… KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT TRƯỚC DỊCH VỤ XE ĐÓN …………… … Tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Yêu cầu dịch vụ: + Thời gian: + Số lượng khách: + Địa điểm đón: + Loại, kiểu xe: Yêu cầu đặc biệt: …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Giá th xe: Hình thức thanh tốn: u cầu đặt cọc: Chú ý: Các khoản phát sinh ngồi mục dịch vụ yeu cầu chưa tính trong phiếu này Khách Lễ tân KHÁCH SẠN PHIẾU THUÊ HỘI TRƯỜNG …………… … Họ tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Số lượng khách: Thời gian tổ chức: Từ: Đến: Tại: Hội trường: Trang thiết bị Giá 1……………………………………… ………………………………… 2……………………………………… ………………………………… 3……………………………………… ………………………………… 4……………………………………… ………………………………… 5……………………………………… ………………………………… 6……………………………………… ………………………………… Những yêu cầu khác: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Giá thuê hội trường Hình thức thanh tốn: Đặt cọc: Lễ tân Người đặt KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT TIỆC …………… … Họ tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Yêu cầu: + Thời gian + Loại tiệc + số lượng khách + Thực đơn ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Những yêu cầu khác: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Giá tiền của bữa tiệc Hình thức thanh tốn: Đặt cọc: Chú ý: Các khoản phát sinh ngoại thực đơn trên chưa tính trong phiếu Người đặt Lễ tân KHÁCH SẠN GIẤY BIÊN NHẬN ĐẶT CỌC ……………… Deposit form Xác nhận ơng (bà): This is to certufy that: Phịng số Room No: Đặt cọc tại khách sạn số tiền: Deposited at the hotel with the amount of: Bằng chữ In words: Ngày tháng năm Người đặt cọc Guest Lễ tân Receptionist KHÁCH SẠN ……………… CONFIRMATION FORM Phiếu xác nhận đặt buồng Code/Mã số:…… Date/ ngày:……… ATTENTION/ Người nhận: ……………………………………………………… COMPANY/Cơ quan: ……………………………………………………… ADDRESS/Địa chỉ: ……………………………………………………… TEL/FAX/ Số điện thoại/Fax ……………………………………………………… THANK YOU FOR YOUR INTEREST IN THE PRACTICAL HOTEL, WE ARE PLEASED TO CONFIRM THE FOLLOWING: Rất cảm ơn quý khách đã quan tâm đến khách sạn ……., chúng tôi xin được xác nhận lại những thông tin sau: NEW AMENMENT CANCELLATION Đặt mới Sửa đổi Hủy GUEST NAME ARRIVAL/ETA DEPARTURE/ETD Tên khách Ngày/giờ đến Ngày/giờ đi No, of ROOM/TYPE RATE TRANSPORTATION Số lượng buồng/Loại Giá REQUEST/Yêu cầu vận chuyển FLIGHT DETAILS/Chi tiết chuyến bay PAYMENT INSTRUCTIONS/Hình thức thanh tốn Guest account/ Khách thanh Company account/Cơ Agent account tốn quan thanh tốn Cash/Tiền mặt Room only/Chỉ tiền buồng Credit card/ Thẻ tín dụng All expenses/ Mọi chi phí Card No./Số thẻ:………… Others/ Các TH khác Hãng lữ hành thanh tốn Room only/Chỉ tiền buồng Room & Breakfast/tiền buồng Expire date/Ngày hết hạn:…. &ăn sáng … Others/ Các TH khác Travellers cheque/Séc du lịch PLEASE NOTE/Xin vui lòng lưu ý: 1. ALL RESERVATIONS, UNLESS GUARANTEED, WILL BE HELD UNTIL 6.00 PM OF THE EXPECTED ARRIVAL DATE Mọi u cầu đặt buồng, trừ những trường hợp đặt buồng có đảm bảo, sẽ được giữ đến 6 giờ chiều của ngày khách dự định đến 2. AMENDMENT OF CANCELLATION MUST BE MADE MINIMUM 72 HOURS PRIOR NOTICE Mọi u cầu sửa đổi hoặc hủy đặt buồng phải được thực hiện trước giờ đăng ký khách sạn ít nhất 72 giờ 3. CANCELLATION WITH LESS THAN 72 HOURS ADVANDE NOTICE AND NO SHOW WILL BE CHARGED A FEE EQUIVALENT TO ONE NIGHT ROOM RENTA Trường hợp hủy đặt buồng không theo quy định trên hoặc khách không đến khách sạn sẽ chịu mức phạt tương đương mức tiền một đêm thuê buồng 4. SHOULD WE NOT HEAR FROM YOU BY……WE WILL CONSIDER THAT YOU NO LONGER REQUIRE THE ROOM AND WILL RELEASE THE RESERVATION AUTOMATICALLY Nếu khách sạn khơng nhận được thơng báo của q khách trước……… thì u cầu đặt buồng này của quya khách sẽ tự động bị hủy bỏ PLEASE SIGN FOR THE ACCEPTANCE OF THE ABOVE DETAILS AND SEND BACK TO US Đề nghị Quý khách ký xác nhận các thông tin trên và gửi lại cho khách sạn ……………………………………… …………………………………………………… DANH SÁCH ĐỒN KHÁCH …………………………………………………… Cơng ty …………………………………………………………………………… Trưởng đồn:………………………………… ………………………………… Hướng dẫn viên……………………………… ………………………………… Check – out:…………… …………………… ………………………………… Check – in:…………… …………………… ………………………………… Số lượng khách:……… …………………… ………………………………… Số lượng buồng:……… …………………… ………………………………… STT HỌ VÀ GIỚI BUỒNG SỐ CMT TÊN TÍNH DỰ KIẾN HỘ CHIẾU 10 GHI CHÚ 10 11 12 13 14 KHÁCH SẠN …………… FOREIGN CURRENCY EXCHANGE FORM PHIẾU ĐỔI NGOẠI TỆ GUEST NAME……………… ROO PASSRORT No:…… Tên khách hàng M……… Số hộ chiếu Buồng số TRAVELLER CHEQUES FOREIGN CURRENCY: CURRENCY Séc du lịch NOTES Tiền mặt NOMINATIO NUMBER N FROM Mệnh giá Từ sê ri NUMBER TO ITEMS AMOUNT Tới sê ri Số lượng tờ Số tiền 11 Loại tiền tệ: TOTAL Tổng số tiền COMMISSION Phí dịch vụ DEST SIGNATURE CASHIER SIGNATURE DATE & STAMP Chữ ký khách hàng Chữ ký thu ngân Ngày và dấu NET AMOUNT Số tiền còn lại RATE Tỷ giá VND EQUIVALENT VND tương đương KHÁCH SẠN …………… ROOM/RATE CHANGE SLIP PHIẾU CHUYỂN BUỒNG GUEST NAME Tên khách DATE Ngày TIME Giờ FROM ROOM No TO ROOM No Tới buồng số Từ buồng số OLD RATE NEW RATE Giá cũ Giá mới 12 Guest ơn A/C Company A/C Travel agent Others Khách tự thanh Công ty thanh Đại lý du lịch Các TH khác toán toán REASONS Lý do GUEST SIGNATURE REQUESTED BY AUTHORISED BY Chũ ký khách hàng Người đề nghị Người duyệt C/C RECEPTION CASHIER Sao gửi Lễ tân Thu ngân HOUSEKEE PING F&B Nhà hàng CONCIERG E Buồng REGISTRAT Room No ION CARD Buồng số:…… PHIẾU ĐĂNG KÝ KHÁCH SẠN KHÁCH SẠN………………………………………………………………… Arrival Date: Ngày Arrival Flight: Số chuyến bay đến: 13 Departure Date: Ngày ETA Giờ định đến: đi: Room Type Room Rate No of Guest Deposit Loại buồng Giá buồng Số lượng khách Đặt cọc Name: Tên khách Male (Nam) Female (nữ) Company: Tên cơ quan Date of Birth: Ngày sinh: Occupation: Nghề nghiệp: Nationally: Quốc tịch: Method of Payment: For foreign guest: Dành cho khách nước ngoài Phương thức thanh toán Cash: Tiền mặt Credit Card: Thẻ TD Passport No: Số hộ chiếu: Place, Date of issue: Nơi, ngày cấp hộ chiếu: Visa Number: Số visa: Voucher: Hóa đơn T/C: Séc du lịch Visa Valid Until: Visa có giá trị đến: Date of entry: Ngày nhập cảnh: Port of arival: Qua cửa khẩu: Voucher No: số thẻ Others: P. thức khác Perrmitteled To Stay Untill: Được tạm trú đến tín dụng, hóa đơn ngày: Expiry Date: Thời hạn của CC Charge to: Hình thức (trách nhiệm) thanh tốn Guest A/C: Khách TT Company A/C: Cơ Dân tộc: Tôn giáo: quan TT Remark: Ghi chú: Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Giấy CMT hay giấy tờ khác số: 14 Cấp ngày: Tại: Check – In Staff Guest Signature Prevailing Govermment Tax 10% & Service Chữ ký của tiếp tân Chữ ký của khách Charge 5% Will be charge to your bill Thuế chính phủ hiện hành 10% và phí phục vụ 5% sẽ được tính thêm vào hóa đơn của q khách, PHIẾU KHAI BÁO TẠM TRÚ Cơng an: Đồn trạm: Họ tên: Năm sinh Tên thường gọi: Nghề nghiệp, chức vụ: Dân tộc: Quốc tịch: Tôn giáo: Nơi đăng ký nhân khẩu thường trú: Giấy CM hay giấy tờ khác: Cấp ngày: Tại: Trú từ ngày: Đến: Nơi tạm trú: 15 Số buồng, phòng: Báo ngày tháng năm Người khai ký tên BREAKFAST VOUCHER PHIẾU ĂN SÁNG KHÁCH SẠN………… No:……… Name Tên khách:……………………………………………………………… Room No Buồng số:…………………………………………………………… Validity Thời hạn:……………………………………………………………… Value Giá trị:…………………………………………………………………… Date Ngày:……………………………………………………………………… Issued by Người lập:…………………………………………………………… Please present this voucher to the waiter before placing the order Xin vui lịng xuất trình phiếu này khi u cầu 16 DRINK VOUCHER PHIẾU ĐỒ UỐNG KHÁCH SẠN………… No:……… Name Tên khách:……………………………………………………………… Room No Buồng số:…………………………………………………………… Validity Thời hạn:……………………………………………………………… Value Giá trị:…………………………………………………………………… Date Ngày:……………………………………………………………………… Issued by Người lập:…………………………………………………………… Please present this voucher to the waiter before placing the order Xin vui lịng xuất trình phiếu này khi u cầu KHÁCH SẠN…………… GUEST MESSAGE Phiếu tin nhắn NAME/Ơng/Bà:…………………………….ROOM/Buồng số:………………… TIME/Giờ:………………………………….DATE/ Ngày:……………………… WHILE YOU WERE OUT Khi Q khách vắng mặt Mr/Ms/Ơng/Bà:…………………………………………………………. ……… FROM/Từ:………………………………………………………………. ……… TEL/Số ĐT:……………………………………………………………… ……… 17 TELEPHONED PLEASE RETURN CALL Đã gọi tới khách sạn Vui lòng gọi lại CAME TO SEE YOU URGENT Đã đến khách sạn Khẩn WILL CALL AGAIN Sẽ gọi lại MESSAGE Nội dung: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… TAKEN BY: Nhân viên KHÁCH SẠN ……………… BILL HÓA ĐƠN DỊCH VỤ SỐ:…… No:………… DATE (NGÀY): ……………………………………………………………… GUEST NAME (TÊN KHÁCH):………………………………………………… ROOM NUMBER (SỐ BUỒNG):……………………………………………… 18 STT Resciption Unit Quantity Price Amount No (Tên hàng hóa) (ĐVT) (Số lượng) (Giá) (Thành tiền) TỔN G Guests signature Staffs signature Chữ ký của khách Chữ ký của nhân viên 19 HÓA ĐƠN (GTGT) KHÁCH SẠN ……………… (Liên 2 giao khách hàng) Ngày…………tháng……… năm………… No……… Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Địa chỉ: Số tài khoản: Phương thức thanh toán: Mã số: ST Tên hàng hóa, Đơn vị Số lượng T dịch vụ Đơn giá tính Cộng tiền hàng: 20 Thành tiền Thuế suất GTGT Tiền thuế GTGT: Tổng tiền thanh tốn: Số tiền bằng chữ: Người mua hàng Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lậpTự doHạnh phúc ************** GIẤY CAM ĐOAN Tên khách lưu trú: Buồng số: Tên khách cam đoan: Số CMND Số hộ chiếu Mối quan hệ với khách đang lưu trú: Lý do viết giấy cam đoan: Tôi xin cam đoan mọi điều trên là đúng sự thật và chịu mọi trách nhiệm về lời cam kết này Ngày………tháng…………năm……… Người cam đoan Lễ tân (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 21 KHÁCH SẠN ……………… PHIẾU THANH TOÁN DỊCH VỤ HOTEL VOUCHER No……… Tên khách (Name of client): Ngày đến (Arrival date): Ngày đi (Departure date): Đề nghị khách sạn cung cấp (Please provice): Số lượng buồng (No of room):…………… Loại buồng (Type of room):……… Giá buồng (Rate): Net or Include ABF Số đêm (No of nights): Chú ý (Remark): Tiền buồng đã bao gồm bữa sáng kiểu mỹ và do hãng lữ hành……………… thanh tốn (Room include ABF will be paid by …………………………………… Travel) Nếu khách khơng đến hoặc báo hủy, hoặc đi trước dự kiến sẽ khơng được hồn trả lại tiền (Any canellation or short stay, no reture value) 22 Đại diện hãng lữ hành…………………. (Authorization of ………… Travel) Ký tên và đóng dấu KHÁCH SẠN……………… THẺ CHÌA KHĨA Chào mừng q khách đến với khách sạn Tên khách:…………………………………… Phịng số……………………… Ngày đến:………………………………………Ngày đi:……………………… Quốc tịch:………………………………………………………………………… Chú ý: Giờ nhận, trả buồng là 12 giờ trưa. Hãy xuất trình thẻ này vào mỗi lần bạn nhận chìa khóa và khi bạn ký nhận việc tính tiền vào tài khoản của buồng KHÁCH SẠN……………… THẺ DÙNG KÉT AN TỒN Két an tồn số:…………………………………………………………………… Tên của khách:…………………………… Buồng số:……………………… Ngày:…………………………………………………………………………… Chữký mẫu:……………………………………………………………………… 23 Ngày:…………………………………………Giờ:………………………… … Người nhận tài sản:……………………………………………………………… Chữký của khách:………………………………………………………………… 24 ... Chú ý: Các khoản phát sinh ngồi mục dịch? ?vụ? ?yeu cầu chưa tính trong phiếu này Khách ? ?Lễ? ?tân KHÁCH SẠN PHIẾU THUÊ HỘI TRƯỜNG... ? ?Lễ? ?tân Người đặt KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT TIỆC …………… … Họ tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Yêu cầu: + Thời gian + Loại tiệc + số lượng khách +? ?Thực? ?đơn …………………………………………………………………………………... Chú ý: Các khoản phát sinh ngoại? ?thực? ?đơn trên chưa tính trong phiếu Người đặt ? ?Lễ? ?tân KHÁCH SẠN GIẤY BIÊN NHẬN ĐẶT CỌC