quản trị hành chính văn phòng

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGĐỀ TÀI: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯƠNG SẮT VIỆT NAMbài tiểu luận hành chính văn phòng áp dụng cho hệ cao đẳng và đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh cho học phần quản trị hành chính văn phòng.

BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KY MÔN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯƠNG SẮT VIỆT NAM MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN Những vấn đề chung công tác lưu trữ………………………………………… 2 Tổ chức tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ…………………………………… …3 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ……………………………………………………… CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu tổng công ty đường sắt Việt Nam……………………………………9 2.2 Phân tích thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam…………………………………………………………………………………… 11 2.3 Ưu điểm nhược điểm của công tác văn thư- lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam…………………………………………………………………………….17 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VẤN ĐỀ CẦN PHÂN TÍCH TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM 3.1 Giải pháp……………………………………………………………………………18 3.2 Kiến nghị…………………………………………………………………………….19 KẾT LUẬN CHUNG………………………………………………………………… 20 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN Những vấn đề chung công tác lưu trữ 1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị,hình thành hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứukhi cần thiết 1.2 Chức Tổ chức bảo quản hồn chỉnh phơng lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ cơquan Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu 1.3 Nội dung Thực khâu nghiệp vụ lưu trữ Xây dựng hệ thống lý luận khoa học công tác lưu trữ Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp 1.4 Tính chất Tính chất mật Tính chất khoa học Tính chất nghiệp vụ 1.5 Nguyên tắc quản lý Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ: Theo nguyên tắc tập trung thống Lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông 1.5.1 Lịch sử đơn vị hình thành phơng Giới thiệu q trình hình thành phát triển doanh nghiệp Chức năng, nhiệm vụ doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1.5.2 Lịch sử phông Tổ chức tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 2.1 Tổ chức tài liệu lưu trữ 2.1.1 Tài liệu lưu trữ Là tài liệu hình thành trình hoạt động quan Nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức trị, xã hội, doanh nghiệp cá nhân có ý nghĩa trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, văn hoá, khoa học, lịch sử… đưa vào bảo quản phòng, kho lưu trữ để sử dụng vào mục đích phục vụxã hội, người 2.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ Tiêu chí phân loại Nội dung tài liệu đề cập đến Kỹ thuật chế tác tài liệu Tác giả tài liệu Các loại tài liệu lưu trữ + Tài liệu quan, tổ chức Đảng + Tài liệu quản lý hành + Tài liệu doanh nghiệp + Tài liệu viết giấy + Tài liệu nghe, nhìn + Tài liệu khoa học, kỹ thuật + Tài liệu Chính phủ + Tài liệu Bộ + Tài liệu UBND tỉnh, thành phố + Tài liệu HĐND tỉnh, thành phố 2.2 Công tác lưu trữ Lưu trữ hành: Là tổ chức lưu trữ tài liệu chủ yếu phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị Tổ chức bảo quản sử dụng theo phông Lưu trữ lịch sử: Là tổ chức lưu trữ tài liệu phục vụ cho hoạt động chung Nhà nước, toàn xã hội, cộng đồng Tổ chức bảo quản, sử dụng kho, có máy thực khâu nghiệp vụ Các khâu nghiệp vụ lưu trữ 3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ Khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ phân chia tài liệu thành khối, nhóm, đơn vị bảo quản cụ thể vào đặc trưng chung chúng nhằm tổ chức cách khoa học sử dụng có hiệu tài liệu  Các giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ − Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia − Phân loại tài liệu kho lưu trữ − Phân loại tài liệu phông lưu trữ cụ thể Giai đoạn phân loại Phòng lưu trữ quốc gia Trong kho lưu trữ Đặc trưng để phân loại + Đặc trưng thời đại lịch sử + Đặc trưng ý nghĩa toànquốc, địa phương + Đặc trưng lãnh thổ hành + Đặc trưng ngành hoạt động + Đặc trưng vật liệu, kỹ thuật phương pháp chế tác + Phòng lưu trữ quan + Phòng lưu trữ cá nhan gia đình dịng họ + Sưu tập lưu trữ Vận dụng thực tế để phân loại + Kho lưu trữ trước cách mạng tháng + Kho lưu trữ sau cách mạng tháng + Kho lưu trữ phủ + Kho lưu trữ địa phương + Kho lưu trữ tỉnh, thành phố + Kho lưu trữ huyện, quận + Kho lưu trữ tài + Kho lưu trữ giáo dục đào tạo + Kho lưu trữ tài liệu nghe nhìn + Kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật + Phòng lưu trữ UBND tỉnh + Phòng lưu trữ HĐND tỉnh + Phòng lưu trữ chủ tịch Hồ Chí Minh + Phịng lưu trữ gia đình Phạm Ngọc thạch + Phịng lưu trữ dịng họ Nguyễn trãi + Là tài liệu không đủ thành lập phòng lưu trữ Trong phòng lưu trữ Phân chia tài liệu thành nhóm: + Chọn phương án phân loại + Xây dựng phương án phânloại + Sắp xếp theo nhóm Thời gian – cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức – thời gian Thời gian – ngành hoạt động Ngành hoạt động – thời gian 3.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan lựa chọn để đưa vào bảo quản phòng, kho lưu trữ tài liệu có giá trị kinh tế, văn hoá, khoa học… Đồng thời, loại ra, huỷ bỏ tài liệu thực nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng kho lưu trữ  Nguyên tắc − Tính trị − Tính lịch sử − Tính đồng bộ, toàn diện  Các tiêu chuẩn: − Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung tài liệu − Tiêu chuẩn tác giả tài liệu − Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phơng − Tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu − Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu − Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh khối lượng phơng lưu trữ − Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu − Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu − Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm hình thành tài liệu Sơ Đồ Hệ Thống Các Tiêu Chuẩn Xác Định Giá Trị Tài Liệu Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Nhóm tiêu chuẩn nguồn sản sinh TL Nhóm tiêu chuẩn nội dung TL Nhóm tiêu chuẩn hình thức bên ngồi Cơ quan hình thành phịng Ý nghĩa nội dung Tình trạng vật lý Tác giả Sự lập lại thơng tin Ngơn ngữ, kỹ thuật chế tác Mức độ hồn chỉnh Hiệu lực pháp lý Thời gian, địa điểm 3.3 Bổ sung tài liệu lưu trữ Khái niệm: Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công tác sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo phương pháp nguyên tắc thống Nguồn bổ sung: − − − − − Tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế Tài liệu quan thuộc quyền cũ để lại Tài liệu bảo quản thư viện, viện bảo tàng Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ Tài liệu bảo quản viện lưu trữ nước 3.4 Thống kê tài liệu lưu trữ Khái niệm: Thống kê tài liệu lưu trữ sử dụng công cụ, phương tiện chun mơn, nghiệp vụ để nắm xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản 3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Khái niệm: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lý khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ để tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng chúng toàn diện hiệu Nội dung: − − − Nghiên cứu biên soạn tóm tắt lịch sử quan hình thành phơng lịch sử phơng Hồn thiện hồ sơ Chọn xây dựng phương án phân loại Các bước tiến hành Bước 1: Xây dựng kế hoạch chỉnh lý Bước 2: Tiến hành chỉnh lý Bước 3: Tổng kết công tác chỉnh lý 3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ tồn cơng việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền an toàn tài liệu lưu trữ  Ý nghĩa Do thời tiết, khí hậu, tác động người, tài liệu dễ bị hư hại Bảo quản tài liệu để sử dụng lưu lại cho đời sau  Nội dung bảo quản − Tạo điều kiện tối ưu kéo dài tuổi thọ − Bảo đảm giữ gìn tồn vẹn trạng thái vật lý, hố học tài liệu − Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học − Kiểm tra thường xuyên  Yêu cầu sở vật chất − Nhà kho − Trang thiết bị thông thương − Trang thiết bị chuyên dụng − − 3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu phịng, kho lưu trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan Nhà nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự, ngoại giao quyền lợi khác công dân  Nội dung bảo quản: − Tổ chức phịng đọc − Thơng báo cho đối tượng có nhu cầu − Triển lãm − Cấp chứng nhận, lục, trích lục − Viết bài, đăng báo CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu tổng công ty đường sắt Việt Nam Tổng công ty Đường sắt Việt Nam Tổng công ty nhà nước hoạt động kinh doanh thực nhiệm vụ quản lý, khai thác, bảo trì hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt Nhà nước giao, có tư cách pháp nhân, có quyền nghĩa vụ dân theo luật định, tự chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh doanh phạm vi số vốn tổng công ty quản lý, dấu, có tài sản quỹ trung mở tài khoản kho bạc Nhà nước ngân hàng nước, nước theo quy định pháp luật, tổ chức hoạt động theo điều lệ công ty Tổng công ty Đường sát Việt Nam có trụ sở Hà Nội Về tổ chức: Ngày 6/ 4/ 1953 Thủ tướng phủ định 505/TTg thành lập Tổng cục Đường sắt trực thuộc Bộ Giao thoogn cơng kiến thiết khai thác đường sắt Năm 1990 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng định số 158/CT ngày 14/ 05/ 19090 chuyển tổ chức Tổng cục Đường sắt Việt Nam, thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo chế Liên hiệp xí nghiệp đặc thù, có tư cách pháp nhân, có tài khoản dấu riêng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam bao gồm thành viên doanh nghiệp Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp hoạt động công ích đơn vị xí nghiệp có quan hệ gắn bó với lợi ích kinh tế, tài cơng nghệ, thơng tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động ngành Đường Sắt Đường sắt Việt nam có vai trị quan trọng phần thiếu mạch máu giao thông nước quốc tế Trong năm gần áp ứng lại gần mười triệu lượt khách, chuyên chở triệu hàng hóa lượng luân chuyển khoảng tỷ tấn- km tính đổi Ngồi lợi ích kinh tế, đường sắt cịn góp phần thúc đẩy sựu phát triển trị, văn hóa, xá hội vùng cao, biên giới khu công nghiệp Vận tải đường sắt góp phần to lớn cho nhiệm vụ vận chuyển phục vụ nhu cầu an ninh, quốc phòng Theo quy hoạch phát triển Ngành giao thông vaanh tải Đường sắt phủ phê duyệt Đường sắt Việt Nam đảm nhận khối lượng vận tải từ 25% đến 30% tấn-km hàng hóa, 20%- 25% hành khách hành khách tổng khối lượng vận tải tồn Ngành giao thơng vận tải Đến năm 2020 tỷ trọng vận chuyển hành khách đô 10 thị đường sắt đạt 20% khối lượng hành khách thành phố Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh  Các lĩnh vực hoạt động của tổng công ty Theo định Thủ tướng phủ, Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam tổ chức sản xuất có tính tập trung thống cao, vận tải trung tâm, giao thông vận tải gắn kết chặt chẽ với nhau, hoạt động sửa chữa cơng nghiệp, khí xây dựng, cung ứng vật tư, dịch vụ… vệ tinh, hậu cần cho vận tải Sản phẩm vận tải hàng hóa hành khách • • • Là sản phẩm đặc biệt, khơng có sản phẩm dự trữ Q trình sản xuất đồng thời q trình tiêu thụ Gắn bó mật thiết hiệu phụ thuộc lớn vào hệ thống sở hạ tầng đường sắt Sản phẩm cơng ích: Cũng loại sản phẩm đặc biệt, khơng có sản phẩm dự trữ lượng Độc quyền người tiêu thụ doanh nghiệp vận tải Tổng công ty Đường sắt Việt Nam chuyên thực nhiệm vụ: − − − − − − − − − Kinh doanh vận tải đường sắt, vận tải đa phương thức nước liên vận quốc tế Đại lý dịch vụ vận tải Quản lý, khai thác bảo dưỡng hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt quốc gia Tư vấn, khảo sát thiết kế, chế tạo, đóng sửa chữa phương tiện, thiết bị phụ tùng chuyên ngành đường sắt sản phẩm khí Tư vấn, khảo sát thiết kiết xây dựng cơng trình giao thơng, thủy lợi, cơng nghiệp vận dụng Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực phẩm, kinh doanh bất động sản, du lịch, khách sạn, xuất nhập hàng hóa, dịch vụ viễn thơng tin học, in ấn Xuất lao động, hợp tác liên doanh, liên kết với tổ chức nước hoạt động đường sắt tiến hành hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật Nhận sử dụng hiệu vốn, tài nguyên, đất đai nguồn lực khác Nhà nước giao để thực nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh Tổ chức nghiên cứu ứng dụng tiến khoa học, công nghệ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu phát triển ngành 11 2.2 Phân tích thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam 2.2.1 Công tác văn thư Văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam bố trí văn thư chun trách tồn cơng tác văn thư Tổng cơng ty, có nhiệm vụ quyền hạn sau: Tiếp nhận, chuyển giao xử lý văn đến, đầu nới tiếp nhận tất văn đến Tổng công ty Quản lý phát hành văn đi: Chịu trách nhiệm kiểm tra làm thủ tục theo quy định Nhà nước trước phát hành văn bản( vào sổ công văn đi, ghi số thứ tự, ngày tháng, năm đóng dấu) Có nhiệm vụ quản lý loại dấu Tổng công ty theo quy định Nhà nước Đảm bảo tốt chế độ bảo mật công văn giấy tờ Tổng công ty Công tác soạn thảo ban hành văn Chuyên viên văn phịng Tổng cơng ty có trách nhiệm soạn thảo văn thuộc lĩnh vực phụ trách Ở Tổng cơng ty có phân cơng soạn thảo văn đến tổng phận, chuyên viên phụ trách lĩnh vực soạn thảo lĩnh vực Về thể thức văn quan ban hành theo quy định Nhà nước Nội dung, thẩm quyền ban hành văn quy định phân công không chồng chéo Các thủ tục duyệt, ký, đóng dấu văn khơng có thiếu sót, tiến hành chặt chẽ, xác, thẩm quyền quy định Nói tóm lại, văn Văn phịng Tổng cơng ty ban hành làm thủ tục theo quy định Nhà nước Văn phịng Tổng cơng ty ban hành loại văn sau: − − − − Tên Quyết định Thông báo Báo cáo Tờ trình Năm 2011 2012 2013 12 Quyết định Thơng báo Tờ trình Báo cáo  Quản lý văn 28 61 18 52 34 48 25 56 26 50 14 36 Tất công văn, giấy tờ Tổng công ty gửi gửi nội quan thiết phải qua phận văn thư để đăng ký làm thủ tục gửi Người văn thư đóng dấu vào cơng văn phải kiểm tra số, chữ, ký người ký có thẩm quyền hay khơng, dấu đóng thể thức quy định hay chưa, sai sót yêu cầu đơn vị sửa lại làm lại Khi đóng dấu tên cần ý đóng dấu tên học, chức danh người ký Đối với công văn đi, văn thư lập số để tiện theo dõi tìm tài liệu  Sổ đăng ký cơng văn sau Ngày Số ký Tên loại Người Nơi nhận ĐV Số lượng Ghi tháng hiệu trích ký người bán văn yếu nội lưu dung Trên mẫu số văn đi, văn mật có them cột “Mức độ mật” có sổ theo dõi, quản lý riêng Những tài liệu mật quản lý có chế độ bảo mật theo quy định Nhà nước Sau hoàn tất, văn thư làm thủ tục gửi văn thư, bao gồm: − − − Phân nhóm Ghi địa Dán bì chuyển bưu điện Sổ đăng ký công văn bao gồm loại sau: − − − − − Quyết định Chỉ thị Báo cáo Thông báo Công văn Tổng hợp, nội dung họp văn phogf, thi đua khen thưởng, công điện 13 Quản lý văn đến Văn thư đâu mối tiếp nhận tất loại văn đến Tổng cơng ty- Văn phịng Tổng cơng ty cán công chức khác công ty Văn đến loại văn Tổng công ty nhận từ nơi khác gửi đến gồm: Các loại văn bản, giấy mời họp, đơn thư …của quan Nhà nước, đoàn thể cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối mật, tuyệt mật, văn quan khác Hàng ngày, phịng hành lưu trữ tập hợp loại văn đến, báo cáo Chánh văn phòng dự kiến chuyển giao (trừ thư riêng, bì ghi tên cụ thể người nhận) theo hướng: Các văn có nội dung quan trọng, khẩn cấp chuyển thẳng đến Trưởng phòng (qua thư ký giúp việc), Phó trưởng phịng, (như tài liệu họp Tổng công ty cấp lãnh đạo) Loiaj văn trả lại nơi gửi: gồm văn khơng thủ tục hành (thiếu dấu, chữ ký,…); văn chưa xử lý liên ban, ngành, văn nhàu nát, khó đọc,… khơng chức thẩm quyền giải Trước chuyển giao văn bản, cán văn thư tiến hành đóng dấu đến, ghi số ngày đến Đóng dấu đến vào văn đến nhằm xác nhận văn qua văn abnr biết ngày đến Đóng dấu đến vào khoảng trống bên lề công văn, số ký hiệu, trích yếu văn khoảng trống tác giả tiêu đề văn Nếu văn mật đóng dấu lên bì thư Sau đóng dấu, ghi số đến ngày đến, văn văn thư vào sổ đăng ký Đây khâu quan trọng giúp lãnh đạo nắm số lượng văn đến ngày, nội dung văn có hướng theo dõi giải sau Khi đăng ký, cán văn thư đảm bảo ngun tắc: khơng trùng lặp, bỏ sót, mỡi văn đăng ký lần  Các tiêu chí sổ đăng ký cơng văn đến trình bày sau: Ngày Số ký Tên loại Người Nơi nhận ĐV Số lượng Ghi tháng hiệu trích ký người bán văn yếu nội lưu dung Ngoài Tổng cơng ty cịn quy định thời gian xử lý văn hàng ngày sau: Văn thư sau nhận văn từ lãnh đạo phân phối xử lý trước 14 cùng ngày Lãnh đạo văn phòng sau nhận tài liệu văn tiến hành xem xét, phân phối, xử lý 14 chuyển lại cho văn thư vòng dể văn thư vào sổ tiếp tục chuyển giao đến cán cơng chức có trách nhiệm xử lý Đối với văn có vấn đề phức tạp cần thời gian để thẩm tra xác minh dài cán cơng chức phải báo cáo với lãnh đạo văn phịng khơng kéo dài q ngày Quản lý sử dụng dấu của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam Cơ quan sử dungh dấu có hình quốc huy dấu khác: Dấu có hình quốc huy gồm dấu Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam Các loại dấu khác gồm: Dấu phòng ban, dấu chức danh đồng chí lãnh đạo, dấu cơng văn đến Những quy định quản lý dấu Tổng công ty Đường sắt Việt Nam: Văn thư chuyên trách Tổng công ty có nhiệm vụ quản lý loại dấu, chịu trách nhiệm trước pháp luật việc bảo quản sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Đối với loại dấu có hình quốc huy, văn thư có trách nhiệm giữ gìn để riêng tủ, có khóa bảo vệ Trước đóng dấu vào văn bản, ván văn thư tiến hành kiểm tra văn Văn thư đóng dấu vào văn thể thức, yêu cầu có chữ ký cán có thẩm quyền Văn thư tự tay đóng dấu vào văn bản, dấu đóng trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký bên trái Công tác lập hồ sơ Về bản, quan hành Nhà nước có loại tài liệu giống nhau, văn thư phải chủ động tham mưu, đề xuất thủ trưởng đơn vị phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, thành viên có liên quan phối hợp thực nội dung theo nghiệp vụ chuyên môn Các loại hồ sơ bao gồm: − − − − Hồ sơ vụ việc Hồ sơ họp Các loại báo cáo Tài liệu lãnh đạo Cơng ty Lập hồ sơ q trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ q trình giải cơng việc theo ngun tắc phương pháp định Công tác lập hồ sơ văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam: − Lập danh mục hồ sơ 15 − − − Mở hồ sơ Phân loại văn giấy tờ đưa vào hồ sơ Sắp xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ 2.2 Công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ tài liệu hình thành trình hoạt động quan cá nhân có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử ý nghĩa khác đưa vào bảo quản phơng lưu trữ Trong q trình hoạt động Tổng cơng ty, phịng văn thư lưu trữ Tổng công ty lưu trữ nhiều tài liệu Tài liệu lưu trữ chia thành nhóm bao gồm: − − − − Nhóm 1: Tài liệu Chính phủ Nhóm 2: Tài liệu cấp Bộ Nhóm 3: Tài liệu Tổng cơng ty Nhóm 4: Tài liệu lưu hành đơn vị trực thuộc Đối với việc đanh giá tài liệu lưu trữ cán lưu trữ tùy theo mức độ tài liệu sử dụng mà quy định thời gian lưu trữ năm, 10 năm lâu dài Khi xét tài liệu khơng cịn cần thiết đủ thời gian lưu trữ theo quy định cán lưu trữ làm tờ trình báo cáo xin ý kiến cấp tren quan chuyên môn nghiệp vụ để xin hủy tài liệu Trong trình hoạt động, cán lưu trữ phải tìm nguồn tài liệu bổ sung vào tài liệu lưu trữ công ty phòng thu tài liệu lưu trữ phong phú phục vụ công việc chung công ty Thống kê lưu trữ: Việc áp dụng phương pháp chuyên môn nghiệp vụ khoa học nhằm nắm cách rỗ ràng xác, kịp thời nội dung, thành phần, số lượng chất lượng tài liệu lưu trữ sở vật chất kỹ thuật khác phịng, kho lưu trữ Cơng tác thống kê giữ vị trí quan trọng công tác lưu trữ việc quản lý công tác lưu trữ Trên sở số liệu thống kê nắm được, phịng, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch công tác nghiệp cho khâu nghiệp vụ khác cách đắn thích hợp, từ khâu thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị khâu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Chế độ bảo quản tài liệu: Phải có tủ, giá thùng, cặp đựng tài liệu, bố trí kho, nơi để tài liệu khơ ráo, thống, khơng ẩm ướt, đề phóng mối,… Có quy định cụ thể khai thác sử dụng tài liệu để tránh thất lạc, mat rách nát tài liệu Hiện kho lưu trữ 16 cơng ty có thiết bị dụng cụ đo nhiệt độ, giá tủ xếp tài liệu, thiết bị điều hào nhiệtđộ độ ẩm, có nội quy phịng chữa cháy nghiêm ngặt Về công tá tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Thực phương pháp, biện pháp, cách thức để sử dụng cách khoa học hợp lý tài liệu lưu trữ, phát huy tác dụng hiệu tài liệu lưu trữ lĩnh vực kinh tế, trị, khoa học, kỹ thuật phục vụ nhu cầu công tác thực tiễn quan, cán nhân viên nhà nước Hàng năm nhân viên lưu trữ cung cấp khoảng 90 văn kho cho cán lãnh đạo công ty tài liệu dụng cụ đo nhiệt độ, giá tủ xếp tài liệu, thiết bị điều hòa nhiệt độ độ ẩm, có nội quy phịng chữa cháy nghiêm ngặt Về công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Thực phương pháp, biện pháp, cách thức để sử dụng cách khoa học hợp lý tài liệu lưu trữ, phát huy tác dụng hiệu tài liệu lưu trữ lĩnh vực kinh tế, trị, khoa học, kỹ thuật phục vụ nhu cầu công tác thực tiễn quan, cán nhân viên nhà nước Hằng năm nhân viên lưu trữ cung cấp khoảng 90 văn ho lưu trữ cho cán lãnh đạo công ty tài liệu định cấp trên, thông báo, báo cáo, số liệu thống kê,… nhằm phục vụ cho việc giải việc có liên quan Tại mở phòng đọc nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu tra cứu lãnh đạo cần thiết Sử dụng tài liệu lưu trữ công ty tổ chức dạng phòng đọc, cán lưu trữ để bảng hướng dẫn tra tìm tài liệu Đối với tài liệu quý thihf chụp lại cấp tài liệu cho cán có nhu cầu 2.3 Ưu điểm nhược điểm của công tác văn thư- lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam 2.3.1 Ưu điểm Do có quy định cụ thể chi tiết cơng tác công văn giấy tờ công việc thuận lợi, giảm bớt ách tắc Số lượng văn ban hành sai, ký sai thẩm quyền, quản lý không tốt để thất lạc giảm bớt Đối với Tổng công ty Đường sắt Việt Nam số lượng công văn giấy tờ nội bên gửi đến lớn, trước có tình trạng phịng, ban, đơn vị ban hành văn sai, tự thảo, tự ký, tự phát hành ban lãnh đạo Văn thất lạc muốn khai thác phải tra tìm nhiều thời gian Từ có quy định công tác công văn giấy tờ lưu trữ cơng ty tình trạng dần khắc phục ngày vào nề nếp Điều thể qua việc bố trí người có trình độ nghiệp vụ chuyên môn làm văn thư lưu trữ 17 Thực chủ trương rà soát lại văn ban hành có tác dụng tích cực, giúp loại bớt văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành,… Qua cơng tác rà sốt giúp hệ thống hóa văn ban hành từ trước đến đưa vào lưu trữ Các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm xếp lại văn bản, tổng bước thực quy chế bảo quản, thu nộp tài liệu lưu trữ theo quy định Công ty đac có tập huấn nghiệp vụ soạn thảo văn cho trưởng, phó phịng Do đó, cán nắm cách quy định ban hành văn bản, quy trình văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, thể thức loại văn Từ phịng ban xây dựng văn theo lĩnh vực chun mơn Cơng tác văn thư tiến hành bước đồng nhịp nhàng, nhận, chuyển giao văn đi, đến thực nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyên giao kịp thời Cán nhân viên văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác công văn giấy tờ Về sở vật chất trang thiết bị văn phịng: Do u cầu đặt q trình tiếp nhận, xử lý, ban hành, lâp hồ sơ lưu trữ đòi hỏi sở vật chất, trang thiết bị phải đầy đủ Tại văn phòng, phòng hành trang bị máy photocopy, máy in, máy vi tính, máy fax Nhìn chung trang thiết bọ tương đối đầy đủ để đảm bảo thực tốt công việc giao 2.3.2 Nhược điểm Tuy đạt số kết quan trọng việc thực quy trình tiếp nhận, xử lý cơng văn giấy tờ đến vẫn tồn sau: Việc quản lý công văn giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phịng ban thực chưa tốt Do văn nằm rải rác phòng ban nghiệp vụ cần tìm khơng có nhiều thời gian Riêng cán bộ, công nhân viên chức, nhiều người quản lý hồ sơ cịn luộm thuộm, thất ảnh hưởng đến suất làm việc ác nhân tồn cơng ty Cơng tác lập hồ sơ phòng, ban chưa thực theo quy chế ban hành Trong việc lưu trữ công văn giấy tờ cán lưu trữ xếp chưa khoa học, khơng phân loại nên tìm kiếm, phục vụ cho việ khai thác hồ sơ tài liệu nhiều thời gian 18 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VẤN ĐỀ CẦN PHÂN TÍCH TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM 3.1 Giải pháp Tiếp tục hồn chỉnh tổ chức cơng tác văn thư- lưu trữ Tổ chức thực tốt đợt kiểm tra rà soát văn theo chủ trương chung Thực nghiêm túc quy chế công tác giấy tờ lưu trữ Bố trí them cán có trình độ chun mơn vào phận Để cập nhật hóa hồ sơ vào hệ thống máy tính địi hỏi phải có nhân viên giỏi lĩnh vực máy tính Phát huy hiệu trang thiết bị văn phòng, máy tính Máy tính khơng phương tiện soạn thảo văn mà cịn có nhiều tác dụng khác Hiện tin học ứng dụng vào công tác văn thư việc: soạn thảo in ấn văn bản, quản lý văn bản, chuyển giao tra tìm văn phục vụ cho việc sử dụng Vì việc khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt cho việc tra cứu tài liệu tiết kiệm thời gian Để góp phần làm tốt cơng tác văn thư không ngừng đưa công tác văn thư vào nề nếp, việc tổ chức tốt khâu nghiệp vụ phải tổ chức hợp lý, khoa học nơi làm việc Phòng làm việc nhân viên văn thư nơi thường xuyên giao dịch, trao đổi, liên hệ công tác coi mặt quan Vì cần xếp phương tiện dụng cụ làm việc trật tự, ngăn nắp, khoa học thuận lợi công tác Cần ý đến môi trường làm việc, ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Văn phịng nới tiếp nhận thơng tin, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng cơng ty Do cần bố trí thuận tiện cho việc giao dịch, phù hợp với tính chất cơng việc bảo quản tài liệu mật không để thơng tin tiến lộ bên ngồi 3.2 Kiến nghị Để hướng tới xây dựng công ty đại, theo kịp chủ trương cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, qua q trình tìm hiểu, phân tích đánh giá công tác văn thưlưu trữ ý nghĩa quan trọng nhằm đảm báo cung cấp nguồn thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho cán lãnh đoa, cán chuyên môn Để giải số vấn đề cịn tồn tại, tơi xin đưa số kiến nghị sau: Do ảnh hưởng chế tập trung, đội ngũ cán mặc dù đào tạo nghiệp vụ nhạy bén công việc không nắm bắt cách nhanh thông tin điều tất yếu Vì để khắc phục tình mà công ty 19 nên tăng cường việc đào tào, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên văn phòng quản lý, soạn thảo văn bản, hành chính, đánh máy lưu trữ văn Thường xuyên phổ biến cập nhật hóa quy định Nhà nước công tác công văn giấy tờ kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ cơng tác văn phịng cho mỡi cán nhân viên văn phịng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cao cơng việc Để nâng cao hiệu làm việc văn phịng, lãnh đaoh cơng ty đaoh chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc nhanh chóng xây dựng quy chế làm việc quy định khác công tác công văn giấy tờ Đồng thời qua thời kỳ cần xem xét bổ sung, sửa đổi quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế Hiện phịng văn thư qua tìm hiểu, tơi nhận thấy nhân viên văn thư cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc Ngồi cơng việc nhận cơng văn đến, photo tài liệu đảm nhận ca việc mua sắm văn phòng phẩm cho văn phòng ban khác Vì nên bố trí them người phân bố công việc cho nhân viên khác 20 KẾT LUẬN CHUNG Tổng công ty Đường sắt Việt Nam cịn gặp nhiều khó khán thử thách bước sang chế thị trường Việc phát huy nguồn lực cách có hiệu quản nhằm thúc đẩy hoạt động công ty phát triển nhanh, việc điều hành kế hoạch trung dài hạn, ngắn hạn hàng năm phải đảm bảo tính hiệu kinh doanh Các mục tiêu, đối tượng đầu tư phải đảm bảo nhu cầu cần thiết, có hiệu có tích lũy nhanh, phù hợp với chế thị trường nước Để đáp ứng điều biện pháp hàng đầu củng cố kiện tồn máy tơt chức tồn ngành để điều hành hoạt động mỡi cá nhân, khuyến khích động nhằm đạt hiệu cao tồn cơng ty Cần thiết phải xây dựng chế thích hợp để kiểm sốt cơng việc nhằm đưa giải pháp hữu hiệu Bên cạnh cơng tác văn thư- lưu trữ tổ chức tốt góp phần tạo nên thành cơng đơn vị thật cần thiết, khơng thể thiếu Với chức thu thập, tổng hợp thoogn tin lĩnh vực công tác văn thư- lưu trữ nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo đưa định đắn, kịp thời 21 Tài liệu tham khảo: − − − Giáo trình quản trị hành văn phịng- T.S Nguyễn Thị Ngọc An Các thơng tin lấy từ báo chí, tin tức Internet Nguồn tài liệu chủ yếu Internet 22 ... Đóng dấu đến vào văn đến nhằm xác nhận văn qua văn abnr biết ngày đến Đóng dấu đến vào khoảng trống bên lề công văn, số ký hiệu, trích yếu văn khoảng trống tác giả tiêu đề văn Nếu văn mật đóng dấu... Loiaj văn trả lại nơi gửi: gồm văn khơng thủ tục hành (thiếu dấu, chữ ký,…); văn chưa xử lý liên ban, ngành, văn nhàu nát, khó đọc,… khơng chức thẩm quyền giải Trước chuyển giao văn bản, cán văn. .. xử lý văn hàng ngày sau: Văn thư sau nhận văn từ lãnh đạo phân phối xử lý trước 14 cùng ngày Lãnh đạo văn phòng sau nhận tài liệu văn tiến hành xem xét, phân phối, xử lý 14 chuyển lại cho văn