QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH văn PHÒNG bài tập tình huống

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG: BÀI TẬP TÌNH HUỐNGCâu 1: Công việc hành chính văn phòng: do nhân viên thực hiện, họ làm công việc HCVP đơn thuần như điện thoại, xử lý công văn đế

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG: BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Câu 1:

Công việc hành chính văn phòng: do nhân viên thực hiện, họ làm công việc HCVP đơn thuần như điện thoại, xử lý công văn đến, đi, soạn thảo văn bản

Họ thường sử dụng đồ nghề và trang thiết bị hành chính văn phòng để hoàn thành công việc

Công việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp, từ phòng hành chánh đến phòng kế toán, kinh doanh… Từ các nhân viên hành chính

sự nghiệp đến tất cả các cấp quản trị, mọi người ở mức độ khác nhau, đều làm công việc hành chính

Công việc quản trị: do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định,

tổ chức và kiểm tra Họ làm việc với con người và với các ý tưởng

Mối tương quan của công việc HCVP và công việc quản trị tùy thuộc các cấp quản trị khác nhau Cấp quản trị càng cao, hầu hết công việc là thuộc về lãnh đạo quản trị Cấp quản trị càng thấp, hầu hết công việc là những hoạt động chuyên môn thực tiễn

Bài 1: hoạt động quản trị hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh

Là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả

Công việc hành chính văn phòng bao gồm: soạn thảo hồ sơ công văn giấy

tờ, các tường trình Duy trì, ghi nhớ các hồ sơ kể cả việc sắp xếp phân loại

và thiêu hủy các hồ sơ Tính toán hóa đơn, sổ sách, giá cả Thông đạt dưới các hình thức thư từ, điện thoại, các bản tường trình, hội nghị, hội thảo, các cuộc hẹn, tiếp tân

Những hoạt động trên là hoạt động quản trị hành chính văn phòng Vì các hoạt động chủ yếu là xử lý thông tin

Công việc: “Lập kế hoạch bán hàng cho quí 1/2012” và “xây dựng quy trình mua hàng” Đây là công việc của phòng kinh doanh, qua đó nhà quản trị lập ra một kế hoạch để sao cho bán được hàng trong quí 1 đạt hiệu quả tốt nhất

Công việc: “Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kinh doanh; Tổ chức hội nghị khách hàng năm 2012; Xử lý các đơn hàng trong ngày” Đây

là các công việc thường ngày mà trong 1 tổ chức nào cũng có Các công việc này giúp lưu trữ thông tin và giải quyết các vấn đề phát sinh trong một doanh nghiệp

Đưa ra ý kiến cá nhân về các trường hợp trên

Lấy công ty đang thực hành nghề nghiệp một của mình làm ví dụ Liên hệ với thực tế hiện nay

Bài 2 cơ cấu bộ phận hành chính chính, tập trung theo chức năng

Bài 3: quy trình xử lý văn bản đến và văn bản đi

Văn bản đến

Văn bản đi

Bài 5 Khi nhận được các văn thư trên Tôi sẽ làm như sau:

Bước 1: Tiếp nhận các văn thư đến đó

Bước 2: Phân loại văn thư, để xem văn thư nào là văn thư đến gửi cho cá nhân, các phòng ban và văn thư nào gửi cho công ty, cho giám đốc

 Đối với “2 bộ hồ sơ xin việc vào vị trí nhân viên kinh doanh” ta tiếp tục thực hiện

Bước 3: Chuyển văn thư đến cho phòng nhân sự Phòng nhân sự tiếp nhận

và xử lý

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ lại

 Đối với “Thư gửi giám đốc và thông báo nghỉ lễ” ta tiếp tục thực hiện

Bước 3: Scan lại và xem xét nội dung xem có cần thiết hay không

Bước 4: Chuyển văn thư lên giám đốc, để giám đốc xem xét và duyệt, xin ý kiến chỉ đạo

Bước 5: Giám đốc duyệt và cho ý kiến chỉ đạo, xong gửi về nơi tiếp nhận văn thư

Bước 6: Nơi tiếp nhận ý kiến của giám đốc, chuyển cho các phòng ban để thực hiện

Bước 7: Lưu trữ lại ý kiến chỉ đạo

Bài 7: chỉnh sửa lỗi sai

Một công văn do phòng hành chính của cty CP Gia Bảo sọan thảo nhằm hướng dẫn thi hành quyết định số 32/QĐ-HĐQT được cho như sau:

CÔNG TY CP GIA BẢO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HÀNH CHÍNH Độc lập -Tự do -Hạnh phúc

Số: 02/CV-CPGB-VP Đà Nẵng, ngày 06 tháng 8 năm 2008

CÔNG VĂN

(V/v hướng dẫn thi hành quyết định số 32/ QĐ_HĐQT)

Văn bản trên chưa đảm bảo đúng quy định về soạn thảo văn bản vì:

Mục số 1 phần quốc hiệu nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam không

có in đậm, và sau dòng chữ độc lập tự do hạnh phúc cũng không có gạch chân và in đậm Dòng chữ đầu không lớn hơn dòng chữ thứ 2 nên sai

Mục số 2 tên cơ quan và tổ chức ban hành không có in đậm và không có dấu gạch chân ở dưới nơi ban hành

Mục số 3 chữ viết phải nhỏ hơn mục số 2, cỡ chữ 13 chứ không có bằng cỡ chữ ở mục số 2

Mục số 4 tên địa danh và thời gian ngày, tháng, năm không viết nghiêng Tháng thì không thêm số 0 trước chữ số, vì nó là số nhỏ hơn 10

Mục số 5 sai ở mục 5b, chữ viết phải ghi bình thường, kiểu chữ đứng chứ không có in nghiêng và phải nhỏ hơn mục 5a chứ không có được lớn bằng

Bài 4: phân loại hồ sơ.

Phân loại theo chủ đề

- Báo cáo: Tờ khai thuế quí 1/20xx

- Kế toán: Hóa đơn giá trị gia tăng trong năm 20xx, Bảng kê nhập kho hàng hóa năm 20xx

- Hợp đồng: Hợp đồng mua bán với các đối tác A,B,C…trong năm 20xx

- Nhân sự: Hồ sơ ứng viên - vị trí nhân viên kinh doanh, Thông báo nghỉ lễ giỗ tổ Hùng Vương 20xx, Nội quy lao động

- Kinh doanh: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh, Bảng báo giá sản phẩm X,Y,Z tháng 1/20xx

Bài 8:

Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh của cty TNHH A, chuyên họat động kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn-nhà hàng, bạn phải quản lý những

hồ sơ sau:

- Lịch công tác tuần, tháng, từ năm 2012 đến nay

- Các văn bản: thông báo, công văn… từ năm 2012 đến nay

- Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2012 đến nay

- Hợp đồng mua bán các mặt hàng: thực phẩm khô, thực phẩm tươi, thức uống từ năm 2012 đến nay

- Bảng báo giá các mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thức uống từ năm 2012 đến nay

Bạn hãy cho biết cách thức lưu trữ những hồ sơ trên

Cách thức lưu trữ hồ sơ (ko chắc)

Công tác lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng

- Lịch công tác tuần, tháng, từ năm 2012 đến nay

- Các văn bản: thông báo, công văn… từ năm 2012 đến nay

- Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2012 đến nay

- Hợp đồng mua bán các mặt hàng: thực phẩm khô, thực phẩm tươi, thức uống từ năm 2012 đến nay

- Bảng báo giá các mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thức uống từ năm 2012 đến nay

Cách thức lưu trữ hồ sơ trên

Bước 1: phân loại hồ sơ Phân loại hồ sơ theo chủ để

Bước 2: Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ

Bước 3 : Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm

Bước 4: Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ

Bước 5: Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu

Bước 6: Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt

Bước 7: sắp xếp hồ sơ vào tủ để bảo quản và dễ dàng kiểm tra

Bài 9: Đặt mình vào vị trí trưởng phòng hành chính của công ty A, xây

dựng lưu đồ quản lý quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng (Sinh viên có thể đưa thêm giả định phù hợp)

Lưu đồ quản lý quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng

1. Thu thập thông tin về nhà cung ứng

2. Lập danh sách nhà cung ứng

3. Lập tiêu chí đánh giá: theo chất lượng; giá cả và thanh toán; khả năng sẵn sàng cung cấp và giao hàng; uy tín

4. Lựa chọn phương pháp đánh giá

5. Chuẩn bị đánh giá

6. Tiến hành đánh giá nhà cung ứng

7. Trao đổi ý kiến với người đánh giá

8. Quyết định đánh gía và hoàn thành

9. Lập danh sách nhà cung ứng được chọn

10.Quản lý danh mục nhà cung ứng

Bài 10:

Đặt mình vào vị trí trưởng phòng hành chính của công ty A, xây dựng lưu đồ quản lý quá trình mua sắm trang thiết bị văn phòng có giá trị cao (Sinh viên có thể đưa thêm giả định phù hợp)

Quy trình thực hiện mua sắm trang thiết bị có giá trị cao

• Lập phiếu đề nghị mua

• Lựa chọn thầu dựa Trên cơ sở báo giá Chọn đơn vị cung cấp (lập biên bản xét chọn)

• Trình tổng giám đốc phê duyệt quyết định chỉ định thầu

• Thương thảo và kí kết hợp đồng mua

• Sau khi hàng hóa được cung cấp, tổ chức nghiệm thu hàng hóa Lập biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lí hợp đồng

• Thanh quyết toán hợp đồng

• Lưu hồ sơ mua sắm theo dõi bảo hành

Bài 11: Quy trình quản lý quá trình sửa chữa trang thiết bị văn phòng

• Báo hỏng

• Kiểm tra sửa chữa

• TTPM lập biên bản xác định tình trạng của trang thiết bị

• Để nghị sửa chữa

• Giám đốc phê duyệt

• Sửa chữa, thay thế thiết bị

• Nghiệm thu, bàn giao

• Thanh toán quyết toán

• Lưu hồ sơ thiết bị

Bài 12:

Đặt mình vào vị trí trưởng phòng hành chính của công ty A, xây dựng lưu đồ quản lý quá trình cấp phát văn phòng phẩm (Sinh viên có thể đưa thêm giả định phù hợp)

Quy trình thực hiện cấp phát văn phòng phẩm

Chức năng này cho phép quản lý quá trình cấp phát văn phòng phẩm trong từng doanh nghiệp trực tuyến để giảm thiểu thời gian và chi phí quản lý

Quy trình thực hiện cấp phát văn phòng phẩm như sau:

• Các cá nhân phòng ban đặt mua thiết bị văn phòng phẩm đến người trưởng phòng duyệt

• Trưởng phòng/ban trình lãnh đạo duyệt

• Lãnh đạo duyệt và chuyển cho đơn vị trực tiếp quản lý văn phòng phẩm

• Mua văn phòng phẩm, nhập kho và phân phát tới đơn vị nhận văn phòng phẩm

Chức năng chính

• Quản lý phòng ban sử dụng văn phòng phẩm

• Quản lý danh mục nhóm văn phòng phẩm

• Phân quyền sử dụng: như quyền quản trị Module, quyền lãnh đạo duyệt phiếu mua Văn phòng phẩm

• Lập phiếu cung cấp văn phòng phẩm theo phòng ban

• Lập phiếu trình lãnh đạo duyệt mua văn phòng phẩm

• Lập phiếu nhập, xuất kho

• Báo cáo thống kế sử dụng văn phòng phẩm theo phòng ban

Bài 13:Giả sử Anh/Chị là nhân viên hành chính thuộc phòng hành chính

nhân sự của một công ty A tại Tp HCM, trong ngày 15/7/20xx anh chị nhận được những yêu cầu sau:

- Nhân viên phòng kinh doanh gọi điện thoại báo 1 máy tính để bàn

bị hư hỏng, đề nghị kiểm tra, sửa chữa ngay trong ngày;

- Nhân viên phòng kế toán gọi điện yêu cầu cấp thêm 10 ram giấy in khổ A4 do nhu cầu tăng đột xuất, ngoài kế hoạch văn phòng phẩm dự kiến trong tháng của phòng Anh/Chị sẽ xử lý công việc như thế nào?

Đối với trường hợp 1 ta nên giải quyết như sau:

Ta nên liên hệ với phòng thiết bị cho người xuống kiểm tra thiết bị để sửa chữa Nếu tình trạng thiết bị không có gì nghiêm trọng ta có thể để nhân viên phòng kĩ thuật sửa chữa luôn Nếu tình trạng thiết bị vượt quá khả năng cho phép, ta nên lập biên bản xác định tình trạng thiết bị bị hư hỏng Sau đó ghi một cái đơn đề nghị sửa chữa gửi lên cho giám đốc duyệt Sau khi giám đốc duyệt thì ta tiến hành kêu người sửa chữa thiết bị Khi thiết

bị được hoàn thành ta tiến hành bàn giao cho phòng kinh doanh Thanh toán hóa đơn cho người sửa chữa, quyết toán vào sổ Sau đó lưu hồ sơ thiết bị vào quá trình sửa chữa

Đối với trường hợp 2:

Nhân viên phải lập một phiếu trình yêu cầu cấp thêm giấy in khổ A4 gửi cho trưởng phòng kế toán Trưởng phòng sau đó phải gửi lên cho lãnh đạo duyệt Lãnh đạo duyệt chuyển cho phòng hành chính để cấp phát cho phòng kế toán Sau đó lưu vào hồ sơ

Bài 14:

Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh của công ty A, vào thứ 6 của tuần hiện tại, bạn nhận được thông tin công tác của tuần sau gồm:

- Sáng thứ hai: họp giao ban toàn thể nhân viên phòng kinh doanh, sau đó trưởng phòng kinh doanh có cuộc họp quan trọng với ban giám đốc vào lúc 9h30

- Sáng thứ 3: Nhóm bán hàng B họp triển khai kế hoạch bán hàng tháng x/20xx

- Sáng thứ 4: Trưởng phòng, phó phòng và các trưởng giám sát bán hàng họp bàn kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nãm 20xx

- Sáng thứ 5: trưởng phòng gặp đối tác quan trọng

- Sáng thứ 6: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Bạn hãy lập bản kế hoạch công tác tuần cho phòng kinh doanh? (Sinh viên có thể đưa thêm các giả định phù hợp)

Kế hoạch công tác của phòng kinh doanh của công ty TNHH dịch vụ nhà

đất Hưng Long trong tuần sau

 Mục đích chuyến đi công tác

Bàn giao kế hoạch tuần này cho nhân viên phòng kinh doanh

Triển khai kế hoạch bán hàng

Họp để triển khai kế hoạch chi ân khách hàng

Mở rộng quan hệ với đối tác quan trọng

 Thành phần:

Trưởng phòng kinh doanh; Nhân viên phòng kinh doanh; Nhân viên sale

 Địa điểm và thời gian

Địa điểm: Phòng kinh doanh của công ty và phòng họp

Thời gian:

Sáng thứ hai: Từ 8h đến 9h15 họp giao ban toàn thể nhân viên phòng kinh doanh Sau đó từ 9h15 trưởng phòng kinh doanh chuẩn bị đi dự cuộc họp quan trọng với ban giám đốc

Sáng thứ 3: từ 8h đến 8h30 chuẩn bị giấy tờ cho kế hoạch bán hàng tháng 5/2015 Từ 8h30 tới 10h30 tiến hành cuộc họp và triển khai kế hoạch Từ 10h30 đến 11h tổng kết và triển khai kế hoạch

Sáng thứ 4: từ 8h đến 11h Trưởng phòng, phó phòng và các trưởng giám sát bán hàng tiến hành họp bàn kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nãm 2015

Sáng thứ 5: 9h trưởng phòng gặp đối tác quan trọng của công ty tại phòng họp để bàn về việc phân phối sản phẩm

Sáng thứ 6: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng tại nhà hàng Ming Dynasty tại quận 7 và giới thiệu tiện ích của sản phẩm bất động sản

 Chuẩn bị

Giấy tờ và báo cáo hoạt động kinh doanh cho cuộc họp sáng thứ 2

Chuẩn bị bản kế hoạch bán hàng cho cuộc họp sáng thứ 3

Chuẩn bị tai liệu cho cuộc họp sáng thứ 4

Chuẩn bị hợp đồng cho cuộc họp sáng thứ 5

Chuẩn bị giấy mời chi ân khách hàng, các tài liệu liên quan và kinh phí cho cuộc gặp mặt chi ân khách hàng

Bài 15:

Công ty TNHH An Phước có trụ sở tại Tp.HCM, chuyên kinh doanh hàng tiêu dùng các loại

Giám đốc công ty cần đi công tác tại Hà Nội từ ngày 13/06/20xx đến 17/06/20xx để gặp 1 đối tác quan trọng và ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa Chuyến đi gồm có Giám đốc, trưởng phòng kinh doanh và trợ lý Giám đốc

Với tư cách là trợ lý Giám đốc, Anh/Chị hãy viết một bản kế hoạch chuẩn bị cho chuyến công tác này? (Anh/Chị có thể đưa các giả định phù hợp)

Kế hoạch “ chuyến đi công tác ở Hà Nội”

 Sự kiện

Giám đốc gặp đối tác quan trọng để ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa

 Mục đích chuyến đi

Gặp đối tác quan trọng để kí hợp đống mua bán hàng hóa

 Thánh phần

Giám đốc công ty TNHH An Phước

Trưởng phòng kinh doanh; Trợ lý giám đốc

 Địa điểm và thời gian công tác

Địa điểm: Thành phố Hà Nội

Thời gian:

Ngày đi 13/06/2015

Ngày về 17/06/2015

Trong đó:

Chiều 17h, ngày 13/06 bay từ Tp.HCM vào Hà Nội Tổng thời gian mất 2 tiếng, đến 19h nghỉ tại khách sạn tại Hà Nội

Sáng 9h ngày 14/06 tới văn phòng của khách hàng để trình bày sản phẩm

và giải quyết các thách mắc của đối tác

Chiều 15h, Ngày 15/06 tới văn phòng công ty đối tác để điều chỉnh lại hợp đồng

Sáng 9h, ngày 16/06 gặp đối tác để kí hợp đồng

Rạng sáng lúc7h ngày 17/06 bay từ Hà Nội vào lại Tp.HCM

 Chuẩn bị

Thủ tục hành chính: ban thư kí có nhiệm vụ chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm: giấy quyết định cử đi công tác; giấy tờ tùy thân do các thành viên tự chuẩn bị

Phương tiện đi lại và nơi ăn, nghỉ, làm việc: Di chuyển từ Tp.HCM vào

Hà Nội bằng máy bay của VietNam Airlines Di chuyển từ sân bay về khách sạn và từ khách sạn tới công ty đối tác bằng taxi

Chuẩn bị tài liệu: tài liệu trình bày về sản phẩm, hợp đồng kinh doanh, laptop cá nhân

 Kinh phí

Tiến vé máy bay: 10.000.000 đồng

Tiến ăn nghỉ tại khách sạn: 8.000.000 đồng

Lệ phí giải quyết thủ tục hành chính: 2.000.000 đồng

Chi phí dự phòng: 1.000.000 đồng

Tổng cộng: 21.000.000 đồng

Bài 17:

kế hoạch tổ chức buổi hội nghị công nhân viên chức

 Mục đích của cuộc hội nghị

Tổng kết quá trình hoạt động của công ty TNHH An Phước Đưa ra mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty cho năm 2016

 Thành phần

Lãnh đạo của công ty TNHH An Phước:

Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, nhân viên công ty

 Địa điểm và thời gian

Địa điểm: Hội trường công ty.

Thời gian: ngày 31/12/2015