QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH *****ooo0ooo***** BÀI THUYẾT TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CHƯƠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG GV hướng dẫn: ThS, GVC Lê Văn Qúy Thành viên thực hiện: Nhóm – Lớp học phần 1421101014104 Phạm Duy Tuấn Đặng Văn Tỉnh Lê Thị Ngọc Hân Trần Đào Nguyên Nguyễn T Mỹ Trang Đỗ Thị Thùy Vân Nguyễn T Hoàng Yến Nguyễn Hoàng Nam Phan Lâm Ngọc Trinh 10 Phạm Thị Hải Triều 11 Lê Nguyễn Đăng Thư 12 Bùi Thị Hoài Anh 13 Dương Mẫn Kình 14 Ngơ Thị Lý 15 Nguyễn Thị Tú Oanh MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG  Giúp sinh viên nắm rõ cách thức tổ chức máy văn phòng  Hiểu rõ yếu tố ảnh hưởng đến máy hành văn phòng  Nắm rõ cách thức hoạt động máy văn phòng BỐ CỤC CHƯƠNG A LÝ THUYẾT I Khái niệm Tổ chức máy hành văn phòng (hcvp) Tổ chức công việc hcvp Tổ chức nhân hcvp II Các nhân tố cấu tổ chức hcvp Chun mơn hóa Tiêu chuẩn hóa Phối hợp Quyền hành BỐ CỤC CHƯƠNG (tt) III Hình thức tổ chức máy hcvp Tổ chức tập trung Tổ chức phân tán IV Tiến trình tổ chức máy tổ chức hcvp Phân tích yếu tố ảnh hưởng Phân tích hoạt động hcvp Vẽ sơ đồ cấu máy hcvp Phân công công việc Tổ chức nhân văn phòng B CÂU HỎI ƠN TẬP C BÀI TẬP TÌNH HUỐNG A LÝ THUYẾT I Khái niệm Tổ chức máy hành văn phòng  Là nhiệm vụ để giải vấn đề cấu tổ chức , xây dựng guồng máy chế hoạt động tổ chức  Là trình bao gồm hoạt động: xác định cơng việc cần làm, thiết lập phòng ban, phận, bố trí lực lượng nhân phân cơng cho đơn vị, cá nhân đảm nhận cơng việc đó, tạo quan hệ ngang dọc nội tổ chức nhằm thực mục tiêu chung đạt kết Tổ chức công việc hcvp  Trực lễ tân theo lịch yêu cầu  Thanh toán chi phí văn phòng  Soạn thảo văn bản, hợp đồng, thư chào  Tìm kiếm, thu thập thơng tin, viết Internet  Quản lý hồ sơ, giấy tờ Tổ chức nhân hcvp  Phòng tổ chức hành  Phòng kế hoạch – kinh doanh – đầu tư  Phòng kế tốn – tài  Phòng nhân  Phòng khách hàng II Các nhân tố cấu tổ chức hcvp Chun mơn hóa cơng việc thể mức độ chia nhỏ nhiệm vụ trong tổ chức thành công việc riêng lẻ Ưu điểm  Sử dụng có hiệu suất kỹ nhân viên  Tăng kỹ nhân viên nhờ lập lập lại  Tăng suất nhờ giảm thời gian thực   Nhược điểm Tạo nhàm chán, mệt mỏi hiệncông việc căng thẳng thần kinh của người lao Đào tạo chuyên mơn hố hiệu động Cho phép sử dụng thiết bị chun mơn hóa Tiêu chuẩn hóa  Bao gồm q trình xây dựng, ban hành áp dụng tiêu chuẩn  Lợi ích quan trọng tiêu chuẩn hóa nâng cao mức độ thích ứng trình dịch vụ với mục đích định, tạo thuận lợi cho hợp tác khoa học, công nghệ… Ưu điểm Thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Nhược điểm Dễ vi phạm chế độ thủ trưởng nghĩa lấn quyền cấp quản trị chun mơn Loại hình áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp Tổ chức phân tán Khi công ty trì nhà máy chi nhánh nhiều địa điểm khác nhau, chi nhánh áp dụng tổ chức phân tán để gia tăng hiệu hoạt động Xuất trùng lặp việc giám sát đầu tư trang thiết bị Giám đốc chi nhánh trách nhiệm Ưu điểm  Tập trung hoạt động kế tốn khơng tốn mà hiệu  Cơng việc thực xác Nhờ báo cáo kịp thời, phận quản lý vận dụng tốt thông tin kế toán thống kê Khuyết điểm  Dịch vụ văn phòng bị phân tán hoạt động đa địa điểm IV Tiến trình tổ chức máy hcvp Phân tích yếu tố ảnh hưởng Phân tích hoạt động hcvp Sơ đồ cấu máy hcvp Phân công công việc Tổ chức nhân văn phòng Phân tích yếu tố ảnh hưởng  Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược  Môi trường hoạt động: Môi trường biến đổi, nhà môi trường cần phải thay đổi hay thiết kế cấu tổ chức thích nghi với mơi trường  Đặc điểm ngành nghề: Các tổ chức có cấu tổ chức  Năng lực trình độ nhân sự: Trình độ đội ngũ quản lý cao điều kiện thuận lợi cho việc hình thành cấu tổ chức quản trị có hiệu Phân tích hoạt động hcvp  Các hoạt động giám sát nhân viên, thiết bị văn phòng, xử lý nhiệm vụ dịch vụ khách hàng, biên chế, ban hành thay đổi sách tổ chức  Ngồi thảo luận với cấp hiệu suất làm việc nhân viên thuê nhân viên sa thải nhân viên Sơ đồ cấu máy hành văn phòng TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ Chuyên viên Hành quản trị Trưởng đơn vị Trưởng đơn vị Trưởng đơn vị Dịch vụ Tài nguyên hành nhân văn phòng Kĩ thuật bảo trì Phân công công việc Xác định hoạt động cần thực • • • Liệt kê hoạt động cần thiết mô tả nhiệm vụ liên quan Phân loại hoạt động Xác định tính quan trọng loại hoạt động Phân chia hoạt động theo chức •Phân chia hoạt động quan trọng thành nhiệm vụ chủ yếu •Hệ thống hóa nhiệm vụ theo nhóm chức Xây dựng quy chế hoạt động • • • Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm phòng ban, phận Chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực nhiệm vụ Thiết lập văn qui chế hoạt động cho máy tổ chức Tổ chức nhân văn phòng Xây dựng sách sử dụng Định biên nhân sự: • Dựa vào hồn cảnh thực tiễn tổ chức pháp luật lao động, Đánh giá khả nhân Xác định số lượng nhân cần xây dựng tiêu chuẩn sử dụng thiết cho phòng ban, nhân với mối quan hệ phận quyền nghĩa vụ • • • Qui định chế độ đãi ngộ, thưởng phạt B CÂU HỎI ƠN TẬP Có yếu tố ảnh hưởng đến tiến trình tổ chức máy văn phòng? a b c d yếu tố yếu tố yếu tố yếu tố Hành tập trung theo địa bàn có ưu điểm gì? a b c d Dễ kiểm tra, dễ bố trí, đơn giản thủ tục Dễ kiểm tra, dễ bố trí xếp nhân sự, tập trung trang thiết bị, đơn giản thủ tục Dễ bố trí, dễ kiểm tra, khó chun mơn hóa Dễ bố trí xếp nhân sự, tập trung trang thiết bị.  Phân chia công việc bao gồm: a b c d Xác định hoạt động cần thực Phân chia hoạt động theo chức Xây dựng quy chế hoạt động Cả đáp án Tổ chức máy hành văn phòng là: e f g h Là nhiệm vụ để giải vấn đề cấu tổ chức Xây dựng guồng máy chế hoạt động Là trình bao gồm nhiều hoạt động Tất đáp án C BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Cơng ty TNHH Sơn An thành lập để tiết kiệm chi phí nên ơng An thuê người Một phó giám đốc thư ký Ơng giao việc kí kết hợp đồng cho Phó giám đốc, Thư kí giao việc trả lời điện thoại, đánh máy, chuẩn bị hồ sơ, xếp giấy tờ phục vụ nước kiêm việc kiểm toán công ty Công ty nhận đơn hàng trị giá triệu, Phó giám đốc giao ngày phải chuẩn bị tài liệu để gặp khách hàng Vì nhiều việc, hôm gặp khách hàng cô đưa nhầm tài liệu nên công ty không thực hợp đồng Ngay lúc ơng An liền mắng định sa thải, biết đứng khóc Câu hỏi Việc sa thải thư kí hay sai? Vì sao? Cách thức tổ chức phân công việc ông An hay sai? Nếu ông An bạn tổ chức nào?