QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG Giúp sinh viên nắm rõ cách thức tổ chức bộ máy văn phòng.. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng hoạt động của một tổ chức.. ban, bộ phận, bố trí lực lượng nhân sự và

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

7 Nguyễn T Hoàng Yến

8 Nguyễn Hoàng Nam

9 Phan Lâm Ngọc Trinh

10 Phạm Thị Hải Triều

11 Lê Nguyễn Đăng Thư

12 Bùi Thị Hoài Anh

13 Dương Mẫn Kình

14 Ngô Thị Lý

15 Nguyễn Thị Tú Oanh

BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 2

TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG

GV hướng dẫn: ThS, GVC Lê Văn Qúy

Thành viên thực hiện: Nhóm 6 – Lớp học phần 1421101014104

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

 Giúp sinh viên nắm rõ cách thức tổ chức bộ máy văn phòng.

 Hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến bộ máy hành chính văn phòng.

 Nắm rõ cách thức hoạt động trong bộ máy văn phòng

II Các nhân tố của cơ cấu tổ chức hcvp

1 Chuyên môn hóa

2 Tiêu chuẩn hóa

3 Phối hợp

4 Quyền hành

BỐ CỤC CHƯƠNG (tt)

III Hình thức tổ chức bộ máy hcvp

1 Tổ chức tập trung

2 Tổ chức phân tán

IV Tiến trình tổ chức bộ máy tổ chức hcvp

1 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng

2 Phân tích các hoạt động hcvp

3 Vẽ sơ đồ cơ cấu bộ máy hcvp

4 Phân công công việc

5 Tổ chức nhân sự văn phòng

B CÂU HỎI ÔN TẬP

C BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

A LÝ THUYẾT

I Khái niệm

1 Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng

hoạt động của một tổ chức

ban, bộ phận, bố trí lực lượng nhân sự và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công việc đó, tạo ra mỗi quan hệ ngang dọc trong nội bộ tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt kết quả

2 Tổ chức công việc hcvp

II Các nhân tố của cơ cấu tổ chức hcvp

1 Chuyên môn hóa công việc thể hiện mức độ chia nhỏ

nhiệm vụ trong tổ chức thành các công việc riêng lẻ

Ưu điểm

 Sử dụng có hiệu suất kỹ năng của nhân viên

 Tăng kỹ năng của nhân viên nhờ sự lập đi lập lại

 Tăng năng suất nhờ giảm thời gian thực

hiệncông việc

 Đào tạo chuyên môn hoá hiệu quả hơn

 Cho phép sử dụng các thiết bị chuyên môn hóa.

Nhược điểm

Tạo ra sự nhàm chán, mệt mỏi và căng thẳng thần kinh của người lao

động

2 Tiêu chuẩn hóa

với những mục đích đã định, tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học, công nghệ…

3 Phối hợp

tự giác

cho các mối quan hệ điều khiển phục tùng, tạo tính đồng bộ và toàn diện

4 Quyền hành

III Hình thức tổ chức bộ máy hcvp

1 Tổ chức tập trung

a Hcvp tập trung theo địa bàn

Mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản trị của nhà quản trị hành chính

Chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể.

từng loại công việc

Nhược điểm

từng loại công việc

b Hcvp tập trung theo chức năng

Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa

và giám sát của nhà quản trị hành chính

Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp.

Khi một công ty duy trì nhà máy và chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau, các chi nhánh

có thể áp dụng tổ chức phân tán để gia tăng hiệu quả hoạt động

Xuất hiện sự trùng lặp trong việc giám sát và đầu tư trang thiết bị.

Giám đốc chi nhánh ít trách nhiệm hơn.

2 Tổ chức phân tán

Ưu điểm

quả hơn

Nhờ báo cáo kịp thời, bộ phận quản lý sẽ vận dụng tốt hơn các thông tin

kế toán và thống kê

Ưu điểm

quả hơn

Nhờ báo cáo kịp thời, bộ phận quản lý sẽ vận dụng tốt hơn các thông tin

IV Tiến trình tổ chức bộ máy hcvp

1 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng

22 Phân tích các hoạt động hcvp

33 Sơ đồ cơ cấu bộ máy hcvp

44 Phân công công việc

55 Tổ chức nhân sự văn phòng

1 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng

 Nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược

 Môi trường hoạt động: Môi trường luôn biến đổi, các nhà môi trường cần phải thay đổi hay thiết kế cơ cấu tổ chức thích nghi với môi trường đó

 Đặc điểm ngành nghề: Các tổ chức sẽ có cơ cấu tổ chức

 Năng lực và trình độ nhân sự: Trình độ đội ngũ quản lý cao là điều kiện thuận lợi cho việc hình thành cơ cấu tổ chức quản trị có hiệu quả

 Các hoạt động giám sát nhân viên, các thiết bị văn phòng, xử lý các nhiệm vụ như dịch vụ khách hàng, biên chế, ban hành và thay đổi các chính sách trong tổ chức.

mới hoặc sa thải nhân viên hiện tại

2 Phân tích các hoạt động hcvp

TRƯỞNG PHÒNG

HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

Trưởng đơn vị

Kĩ thuật

và bảo trì

Chuyên viên

Hành chính quản trị

3 Sơ đồ cơ cấu bộ máy hành chính văn phòng

Xác định những hoạt động cần thực hiện

Phân chia hoạt động theo chức năng

Xây dựng quy chế hoạt động

4 Phân công công việc

thưởng phạt.

tổ chức và pháp luật lao động, xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với mối quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ

B CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Có bao nhiêu yếu tố ảnh hưởng đến tiến trình tổ chức bộ máy văn phòng?

a 1 yếu tố.

b 4 yếu tố.

c 2 yếu tố.

d 3 yếu tố.

2 Hành chính tập trung theo địa bàn có những ưu điểm gì?

a Dễ kiểm tra, dễ bố trí, đơn giản thủ tục.

b Dễ kiểm tra, dễ bố trí và sắp xếp nhân sự, tập trung trang thiết bị, đơn giản thủ tục.

c Dễ bố trí, dễ kiểm tra, khó chuyên môn hóa.

d Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự, tập trung trang thiết bị. 

3 Phân chia công việc bao gồm:

a Xác định những hoạt động cần thực hiện.

b Phân chia hoạt động theo chức năng.

c Xây dựng quy chế hoạt động.

d Cả 4 đáp án trên.

4 Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng là:

e Là nhiệm vụ cơ bản để giải quyết các vấn đề cơ cấu tổ chức.

f Xây dựng guồng máy và cơ chế hoạt động.

g Là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động.

h Tất cả các đáp án trên

C BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Công ty TNHH Sơn An mới thành lập để tiết kiệm chi phí nên ông

An chỉ thuê 2 người Một phó giám đốc và một thư ký Ông giao mọi việc kí kết hợp đồng cho Phó giám đốc, còn Thư kí giao việc trả lời điện thoại, đánh máy, chuẩn bị hồ sơ, sắp xếp giấy tờ và phục vụ nước kiêm việc kiểm toán công ty.

Công ty nhận được đơn hàng trị giá 3 triệu, Phó giám đốc giao cô trong ngày phải chuẩn bị tài liệu để gặp khách hàng Vì quá nhiều việc, hôm gặp khách hàng cô đã đưa nhầm tài liệu nên công ty không thực hiện được hợp đồng này Ngay lúc đó ông An liền mắng và quyết định sa thải, cô chỉ biết đứng đó khóc.

Câu hỏi

1 Việc sa thải cô thư kí là đúng hay sai? Vì sao?

2 Cách thức tổ chức phân công việc của ông

An là đúng hay sai? Nếu là ông An bạn sẽ tổ

chức như thế nào?