Quản Trị Hành Chính Văn Phòng – Soạn Thảo Văn Bản _ www.bit.ly/taiho123

CHƯƠNG SOẠN THẢO VĂN BẢN I II III IV V KHÁI NIỆM VĂN BẢN THỂ THỨC VĂN BẢN QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG I KHÁI NIỆM VĂN BẢN I.1 Văn Theo nghóa rộng : văn tất vật mang tin, dùng để ghi chép, lưu trữ truyền đạt thông tin người Vật mang tin : khúc tre, mảnh da, tảng đá Theo nghóa hẹp : văn hành giấy tờ thể chữ viết phát sinh hoạt động tổ chức, nhằm ghi nhận, lưu trữ truyền đạt thông tin tổ chức cá nhân I KHÁI NIỆM VĂN BẢN VẤN ĐỀ : Ngày hành chấp nhận hình thức văn thông qua phương tiện điện tử (mail, fax, web ) Trong hành hoạt động liên quan đến văn gồm : Xử lý văn Biên tập xuất Lưu trữ hủy bỏ hồ sơ tài liệu KHÁI NIỆM VĂN BẢN Chức văn  Chức thông tin  Chức pháp lý  Chức quản lý  Chức văn hóa  Chức giao tiếp I KHÁI NIỆM VĂN BẢN I.2 Phân loại văn Có nhiều cách phân loại văn bản, hành thường chia theo cách 1.Theo nội dung : văn hành chính, văn kỹ thuật, văn tài 2.Theo tính chấùt văn : Văn pháp qui, văn hành I KHÁI NIỆM VĂN BẢN VĂ VĂNNBẢ BẢNN PHÁ PHÁPPQUI QUI QUI QUIPHẠ PHẠM M PHÁ PHÁPPLUẬ LUẬTT ÁÁPPDỤ DỤNNG G VĂ VĂNNBẢ BẢNN VĂ VĂNNBẢ BẢNN HÀ HÀNNHHCHÍNH CHÍNH THÔ THÔNNG G THƯỜ THƯỜNNG G CÁ CÁBIỆ BIỆTT I KHÁI NIỆM VĂN BẢN Văn pháp qui : qui phạm pháp luật & áp dụng Luật Pháp lệnh Nghò đònh Nghò Thông tư Chỉ thò I KHÁI NIỆM VĂN BẢN Văn hành : thông thường & cá biệt Quyết đònh Tờ trình Báo cáo Thông báo Công văn Biên II THỂ THỨC VĂN BẢN    Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn (theo qui đònh nghò đònh 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 8/4/2004) Khổ giấy tiêu chuẩn : A4 (210 x 297) Co chữ : sử dụng kiểu chữ chân phương, mang tính trang trọng Riêng văn có trao đổi thông qua phương tiện điện tử dùng font chữ Unicode II THỂ THỨC VĂN BẢN Quốc hiệu Tên quan Số ký hiệu văn Đòa danh, ngày tháng Tên loại , trích yếu Nội dung văn Chữ ký thẩm quyền Con dấu Nơi nhận II THỂ THỨC VĂN BẢN Các dấu hiệu Ký hiệu người đánh máy Mức khẩn : khẩn, thượng khẩn, hoả tốc Mức độ mật : Mật, tối mật, tuyệt mật Đòa , mail, đt quan Hướng dẫn lưu hành Bản gốc, chính, III QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN III.1 Qui trình soạn thảo Xá Xáccđònh đònhnộ nội idung dung&&thể thểlọ lọaai iVB VB Thu Thuthậ thậpptà tài iliệ liệuuliê liênnquan quan Phá Pháccthả thảoề đềcương cương&&nhá nhápp Trình Trìnhduyệ duyệtt&&sử sửaachữ chữaa Viế Viếttsạ sạcchh&&hò hòaannthiệ thiệnnVB VB III QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN III.2 Yêu cầu soạn thảo Rõ ràng (Clear) Ngắn gọn (Consise) Xác đáng (Corect) Hoàn chỉnh (Complete) Lòch (Courteous) III QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN III.3 Ngôn ngữ & văn phong  Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng ngữ, thổ ngữ  Thuật ngữ tiếng nước & từ chuyên môn phải đònh nghóa  Sử dụng thuật ngữ thống  Không tùy tiện đặt từ cách ghép từ  Hạn chế viết tắt, có phải đònh nghóa trước  Viết tả  Văn phong hành : câu đơn, ngắn gọn, mệnh đề IV THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN IV.1 Thủ tục trình ký  Tất văn phải qua văn thư  Văn thư làm thủ tục trình ký  Văn phải giải chậm sau 24 tiếng  Văn phải làm đầy đủ thủ tục  Không chuyển giao vượt cấp (trừ trường hợp đặc biệt) IV THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN IV.2 Hủy bỏ, sửa đổi văn  Hủy bỏ : văn vi phạm qui đònh, luật lệ nhà nước hay văn cấp ban hành, VB không thẩm quyền  Bãi bỏ : văn không phù hợp có văn khác thay thế, VB hết thời hiệu  Điều chỉnh sửa chữa : VB có mục không phù hợp không ảnh hưởng đến tinh thần chung văn IV THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN Quan trọng Chỉ có quan cấp trực tiếp hay quan làm văn có quyền bãi bỏ, hủy bỏ hay sửa đổi văn Chỉ dùng thể loại hay văn có tính pháp lý cao để hủy bỏ, bãi bỏ hay điều chỉnh sửa chữa văn V SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG THAM KHẢO CUỐN MẪU SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH  TG : TS LƯU KIẾM THANH  NXB CHÍNH TRỊ QUỐC GIA 2004 [...]... chính tả  Văn phong hành chính : câu đơn, ngắn gọn, ít mệnh đề IV THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN IV.1 Thủ tục trình ký  Tất cả văn bản phải qua văn thư  Văn thư làm thủ tục trình ký  Văn bản phải được giải quyết chậm nhất sau 24 tiếng  Văn bản phải làm đầy đủ thủ tục  Không được chuyển giao vượt cấp (trừ trường hợp đặc biệt) IV THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN IV.2 Hủy bỏ, sửa đổi văn bản ... bỏ, sửa đổi văn bản  Hủy bỏ : khi văn bản vi phạm qui đònh, luật lệ nhà nước hay những văn bản cấp trên đã ban hành, VB không đúng thẩm quyền  Bãi bỏ : khi văn bản không còn phù hợp và có văn bản khác thay thế, VB hết thời hiệu  Điều chỉnh sửa chữa : khi VB có những mục không phù hợp nhưng không ảnh hưởng đến tinh thần chung của văn bản IV THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN Quan trọng 1 Chỉ có những... BẢN Quan trọng 1 Chỉ có những cơ quan cấp trên trực tiếp hay cơ quan làm ra văn bản mới có quyền bãi bỏ, hủy bỏ hay sửa đổi văn bản 2 Chỉ dùng cùng một thể loại hay văn bản có tính pháp lý cao hơn để hủy bỏ, bãi bỏ hay điều chỉnh sửa chữa văn bản V SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG THAM KHẢO CUỐN MẪU SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH  TG : TS LƯU KIẾM THANH  NXB CHÍNH TRỊ QUỐC GIA 2004 ... duyệtt&&sử sửaachữ chữaa Viế Viếttsạ sạcchh&&hò hòaannthiệ thiệnnVB VB III QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN III.2 Yêu cầu khi soạn thảo 1 Rõ ràng (Clear) 2 Ngắn gọn (Consise) 3 Xác đáng (Corect) 4 Hoàn chỉnh (Complete) 5 Lòch sự (Courteous) III QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN III.3 Ngôn ngữ & văn phong  Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng khẩu ngữ, thổ ngữ  Thuật ngữ tiếng nước ngoài & từ...II THỂ THỨC VĂN BẢN Các dấu hiệu 1 Ký hiệu người đánh máy 2 Mức khẩn : khẩn, thượng khẩn, hoả tốc 3 Mức độ mật : Mật, tối mật, tuyệt mật 4 Đòa chỉ , mail, đt cơ quan 5 Hướng dẫn lưu hành 6 Bản gốc, bản chính, bản sao III QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN III.1 Qui trình soạn thảo Xá Xáccđònh đònhnộ nội idung dung&&thể thểlọ lọaai