Nhập Môn Quản Trị Hành Chính Văn Phòng _ www.bit.ly/taiho123

Do đó có thể hiểu : “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý”.. NHỮNG KHÁI NIỆM1.3 Văn

CHƯƠNG 1

NHẬP MÔN QUẢN TRỊ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I NHỮNG KHÁI NIỆM

I.1 Quản trị

Có nhiều định nghĩa về quản trị

1.Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu chung thông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ chức

2.Quản trị là nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả mong muốn

3.Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chung

Nói đến quản trị là nói đến yếu tố con người

và thông qua hoạt động của con người để đạt mục tiêu Quá trình quản trị thường được thực hiện qua các chức năng quản trị (PODC hay

POLC)

QUẢN : duy trì, ổn định, giữ vững

TRỊ : sự thay đổi, năng động, biến đổi

Do đó có thể hiểu “Quản trị là duy trì sự ổn định trong sự biến động”

I NHỮNG KHÁI NIỆM

I NHỮNG KHÁI NIỆM

I.2 Hành chính

Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền

với sự ra đời của nhà nước Nó có 2 nghĩa

chính

Theo nghĩa rộng : hành chính gắn liền với

tính quyền lực nhà nước Do đó :” Hành chính

là công việc của các cơ quan quyền lực nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội” Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính CÔNG

I NHỮNG KHÁI NIỆM

Theo nghĩa hẹp : hành chính gắn liền với

nghĩa phục vụ (hỗ trợ) Do đó có thể hiểu :

“Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý” Khái niệm này dẫn tới loại hình

I NHỮNG KHÁI NIỆM

Những lưu ý quan trọng

Trên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản trị và hành chính

Cần phân biệt giữa hành chính công và hành chính tư

Mục tiêu cơ bản của hành chính doanh nghiệp là gì ?

Sự khác biệt cơ bản của hoạt động hành chính doanh nghiệp trong nền kinh tế kế

hoạch hoá và nền kinh tế thị trường

I NHỮNG KHÁI NIỆM

1.3 Văn phòng

Có nhiều cách tiếp cận

Tiếp cận quyền lực : văn phòng là nơi làm

việc của một cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng chính phủ …)

Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực

hiện một loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòng công chứng …)

Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở làm

việc của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan …)

I NHỮNG KHÁI NIỆM

Tóm lại

1.Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao

tiếp giữa tổ chức với bên ngoài

2.Văn phòng doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổng hợp, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị, là nơi bảo đảm các điều

kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ trợ phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp

I NHỮNG KHÁI NIỆM

Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động của văn phòng (ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo)

Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với

yếu tố con người, quản lý con người

Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp,

vì nó là nơi giao tiếp của doanh nghiệp với

khách hàng và đối tác

I NHỮNG KHÁI NIỆM

Bốn yếu tố cấu thành văn phòng

1.Con người : các nhà quản trị, nhân viên …

2.Hệ thống trang thiết bị : máy móc văn

phòng, trang bị kỹ thuật, yếu tố vật chất …

3.Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cơ cấu, phân quyền, nguyên tắc, thủ tục …

4.Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòngHiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên

I NHỮNG KHÁI NIỆM

Hành chính văn phòng doanh nghiệp là các

hoạt động thu thập xử lý thông tin, tham mưu

tổng hợp, hỗ trợ và phục vụ cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp

Quản trị hành chính văn phòng là quá trình

hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát

các hoạt động hành chính văn phòng trong

doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong ra

I NHỮNG KHÁI NIỆM

Hệ thống hành chính văn phòng doanh

nghiệp phải thiết kế trên quan điểm ASS :

Hoạt động hành chính văn phòng doanh

nghiệp là một quá trình

Hành chính văn phòng doanh nghiệp đòi

hỏi tính chuyên môn hoá và tính chuyên nghiệp

Hành chính văn phòng doanh nghiệp phải tuân thủ mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp

Hành chính văn phòng đòi hỏi phải xác định tính quyền lực tương xứng với trách nhiệm

II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ

CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II.1 Chức năng của hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng doanh nghiệp trong kinh tế thị trường có 2 chức năng cơ bản, đó là chức năng thông tin (tham mưu tổng hợp) và chức năng phục vụ hỗ trợ, chúng kết hợp tạo ra hệ thống hành chính văn phòng hỗ trợ (ASS : Administration Support System)

1.Chức năng thông tin : thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ, tham mưu, cung cấp thông tin …

2.Chức năng hỗ trợ : phục vụ & dịch vụ cho các đơn vị trong bộ máy quản lý

II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ

CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II.2 Nhiệm vụ

 Xây dựng kế họach họat động cho bộ máy

quản lý và chương trình hành động cho các nhà quản trị

 Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ các nhà quản trị và quá trình quản trị

 Theo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu cho các cấp quản lý giải quyết các vấn đề

phát sinh

 Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban

hành văn bản

II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ

CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu

Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác, đàm phán …

Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản lý và quá trình quản lý của

doanh nghiệp

Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài

III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH

CHÍNH VĂN PHÒNG

III.1 Khái niệm

Nhà quản trị là những người có quyền ra

lệnh và điều hành công việc của những người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả của họ

Nhà quản trị phải có người dưới quyền

Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách nhiệm

Có nhiều lọai nhà quản trị trong doanh

nghiệp : nhà quản trị tổng quát và nhà quản trị chức năng

III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH

quyền hạn và trách nhiệm của mình

Vấn đề : Nhà quản trị hành chính văn phòng trước đây và hiện nay có những đặc

điểm khác biệt gì ?

III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH

Vấn đề : vị trí và ảnh hưởng của nhà quản

trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp

III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH

Kỹ năng truyền thông : phát biểu; truyền

đạt; thuyết phục …

Kỹ năng chuyên môn : am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và các nghiệp vụ liên

III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH

CHÍNH VĂN PHÒNG

Sự tồn tại của cấp quản trị hành chính cấp cao phụ thuộc vào

Qui mô họat động của doanh nghiệp

Đặc điểm ngành nghề họat động

Mức độ phức tạp và quan trọng của công tác hành chính

Nhu cầu và mức độ giao tiếp trong họat

động của doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp nhỏ không cần nhà quản trị hành chính cấp cao

III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH

CHÍNH VĂN PHÒNG

III.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP

1. Có khả năng quản trị

2. Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chính

3. Có khả năng huấn luyện đào tạo

4. Khả năng giao tiếp và ngọai giao

5. Khả năng truyền thông

6. Khả năng làm việc nhóm

7. Tinh thần vững vàng, bình tĩnh hòa đồng

8. Chịu đựng được áp lực công việc