Điều Hành Và Kiểm Tra Công Việc Hành Chính Văn Phòng _ www.bit.ly/taiho123

CHƯƠNG ĐIỀU HÀNH & KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.1 Khái niệm Chỉ huy : trình động viên, đôn đốc thúc đẩy nhân viên thực có hiệu mục tiêu công việc giao Quá trình huy gắn liền với Công việc Khả Lợi ích Tình cảm I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Điều hành công việc hành : Là việc áp dụng phương pháp, cách thức huy, trì tính kỷ luật nhằm bảo đảm thực mục tiêu nhiệm vụ hệ thống hành doanh nghiệp Điều hành công việc hành đòi hỏi phải trì không khí làm việc tích cực có trách nhiệm I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Vai trò Là chức thúc đẩy trình hoạt động Điều chỉnh sai sót có chức trước Phối hợp hoạt động phận giải mâu thuẫn phát sinh hoạt động I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.2 Các phương thức điều hành công việc hành a/ Điều hành hệ thống “nguyên tắc thủ tục” : trình thiết lập nguyên tắc qui trình phù hợp nhằm giải công việc Khi giải công việc liên quan cần tuân thủ nguyên tắc thủ tục ban hành Đây phương thức đặc trưng hành I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Nguyên tắc : điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải công việc Thủ tục : trình tự không gian thời gian giải nhóm công việc đònh, mang tính ổn đònh bắt buộc qui trình : luồng công việc thiết kế theo tính đặc thù nhữngcông việc đó, nhằm nâng cao hiệu hoạt động I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ưu điểm 1.Tạo tính nề nếp trật tự 2.Tạo khả tư vận hành 3.Thay đổi hoạt động nhanh chóng Khuyết điểm 1.khả giải cố 2.dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG b/ Điều hành hệ thống văn : Quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải công việc thông qua văn viết thức cụ thể Là phương thức mang tính đặc trưng hành Chính thức : có thẩm quyền Cụ thể : gắn liền với công việc đònh I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ưu Phạm vi rộng Cơ sở pháp lý Giải cố tốt Khuyết Tâm lý chờ đợi văn Vấn đề giấy tờ gia tăng I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG c/ Điều hành thông qua ủy quyền & phân quyền : dựa vào cấu tổ chức máy để phân quyền phân trách nhiệm giải công việc.Đây phương thức tạo độ linh hoạt cao cho hệ thống Mức độ phân quyền Trách nhiệm Kiểm soát phân quyền I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG d/ Điều hành thông qua nhóm “hoạt động” (nhóm đặc nhiệm) : phương thức tạo nhóm hoạt động giải vụ việc đònh, công việc kết thúc nhóm tự giải tán, xu hướng ngày sử dụng Mục tiêu rõ ràng Trách nhiệm độ tự quản cao Khai thác tiềm nhân viên I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.3 phương pháp huy nhà quản trò hành Thường sử dụng phương pháp huy theo giai đoạn phát triển nhân viên Các giai đoạn phát triển nhânv iên hình thành từ nhóm yếu tố : tinh thần làm việc kỹ nghề nghiệp I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG   Tinh thần làm việc = {lý tưởng, thái độ, quan điểm, tình cảm, tâm lý } Kỹ làm việc = { trình độ chuyên môn, văn hoá, kinh nghiệm, thủ thuật làm việc } Có giai đoạn phát triển nhân viên : S1, S2, S3, S4 tương ứng với kiểu huy nhà quản trò D1, D2, D3, D4 D3 : HỖ TR D4 : ỦY QUYỀN   S4  D2 : KÈM CẶP D1 : HƯỚNG DẪN      S3 S2 S1 I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  D1 : Hướng dẫn nhân viên (nhập cuộc)  D2 : Kèm cặp nhân viên  D3 : Hỗ trợ nhân viên  D4 : Ủy quyền cho nhân viên II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II.1 Khái niệm Kiểm tra công việc hành đánh giá nguyên tắc thủ tục/ đo lường kết thực nhằm phát sai sót nguyên nhân sai sót, tiến hành biện pháp điều chỉnh thích hợp Kiểm tra phải chủ động Tiến hành thường xuyên toàn diện II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Vai trò Kiểm soát hệ thống Cải tiến tối ưu hoá công việc Tiết kiệm chi phí II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II Phương pháp kiểm tra a/ Kiểm tra theo qui trình công việc : trình kiểm tra thiết kế theo bước công việc, theo nguyên tắc phát điều chỉnh sai sót nảy sinh hoạt động Phương pháp kiểm tra thích ứng với phương thức điều hành hệ thống nguyên tắc thủ tục II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Nội dung  Nắm vững qui trình công việc  Thiết kế tiêu chuẩn cho bước công việc  Gắn liền với hệ thống nguyên tắc thủ tục ban hành  Mỗi phận cá nhân có trách nhiệm tự kiểm tra theo tiêu chuẩn trước chuyển công việc sang phận khác II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG b/ kiểm tra kết “phản hồi” : Còn gọi kiểm tra theo kết công việc Là trình kiểm tra dựa vào kết để so sánh đánh giá với mục tiêu đề để tìm sai lệch, nguyên nhân đề biện pháp khắc phục Mang tính thụ động có độ trễ Thường gắn liền với phương pháp điều hành văn II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Thực bước  Bước : xác đònh nợi dung đối tượng kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá  Bước : đo lường kết thực tế, so sánh với tiêu chuẩn đònh trước  Bước tìm nguyên nhân biện pháp điều chỉnh phù hợp II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Công cụ kiểm tra hành Ngân sách Hồ sơ tài liệu Báo cáo Lòch & kế hoạch công tác Thanh tra [...]... II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Vai trò 1 Kiểm soát hệ thống 2 Cải tiến và tối ưu hoá công việc 3 Tiết kiệm chi phí II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II Phương pháp kiểm tra a/ Kiểm tra theo qui trình công việc : là quá trình kiểm tra thiết kế theo những bước công việc, theo nguyên tắc phát hiện và điều chỉnh ngay những sai sót nảy sinh trong hoạt động Phương pháp kiểm tra này thích... KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Nội dung  Nắm vững qui trình công việc  Thiết kế tiêu chuẩn cho những bước công việc  Gắn liền với hệ thống nguyên tắc thủ tục đã ban hành  Mỗi bộ phận cá nhân có trách nhiệm tự kiểm tra theo tiêu chuẩn trước khi chuyển công việc sang bộ phận khác II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG b/ kiểm tra kết quả “phản hồi” : Còn gọi là kiểm tra theo kết quả công. .. HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  D1 : Hướng dẫn nhân viên (nhập cuộc)  D2 : Kèm cặp nhân viên  D3 : Hỗ trợ nhân viên  D4 : Ủy quyền cho nhân viên II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II.1 Khái niệm Kiểm tra công việc hành chính là đánh giá nguyên tắc thủ tục/ đo lường kết quả thực hiện nhằm phát hiện sai sót và nguyên nhân sai sót, tiến hành những biện pháp điều chỉnh thích hợp Kiểm tra. .. 2 : đo lường kết quả thực tế, so sánh với tiêu chuẩn đònh trước  Bước 3 tìm nguyên nhân và biện pháp điều chỉnh phù hợp II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Công cụ kiểm tra trong hành chính 1 Ngân sách 2 Hồ sơ tài liệu 3 Báo cáo 4 Lòch & kế hoạch công tác 5 Thanh tra ... kết quả công việc Là quá trình kiểm tra dựa vào kết quả để so sánh và đánh giá với những mục tiêu đã đề ra để tìm sai lệch, nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục Mang tính thụ động và có độ trễ Thường gắn liền với phương pháp điều hành bằng văn bản II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Thực hiện trên 3 bước  Bước 1 : xác đònh nợi dung và đối tượng kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá ...I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG d/ Điều hành thông qua nhóm “hoạt động” (nhóm đặc nhiệm) : là phương thức tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ việc nhất đònh, khi công việc kết thúc nhóm tự giải tán, xu hướng ngày càng được sử dụng vì Mục tiêu rõ ràng Trách nhiệm và độ tự quản cao Khai thác tiềm năng nhân viên I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.3 phương pháp... viên Các giai đoạn phát triển của nhânv iên hình thành từ 2 nhóm yếu tố : tinh thần làm việc và kỹ năng nghề nghiệp I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG   Tinh thần làm việc = {lý tưởng, thái độ, quan điểm, tình cảm, tâm lý } Kỹ năng làm việc = { trình độ chuyên môn, văn hoá, kinh nghiệm, thủ thuật làm việc } Có 4 giai đoạn phát triển của nhân viên : S1, S2, S3, S4 tương ứng với 4 kiểu chỉ huy