Điều Hành Và Kiểm Tra Công Việc Hành Chính Văn Phòng _ www.bit.ly/taiho123

ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.1 Khái niệm Chỉ huy : là quá trình động viên, đôn đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng và có hiệu quả mục tiêu công việc được giao.. Điều h

CHƯƠNG 3

ĐIỀU HÀNH & KIỂM TRA

CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I.1 Khái niệm

Chỉ huy : là quá trình động viên, đôn đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng và có hiệu quả mục tiêu công việc được giao.

Quá trình chỉ huy luôn gắn liền với

Điều hành công việc hành chính : Là

việc áp dụng những phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì tính kỷ luật

nhằm bảo đảm thực hiện đúng những

mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống hành chính doanh nghiệp

Điều hành công việc hành chính đòi

hỏi phải duy trì một không khí làm việc

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Vai trò

1. Là chức năng thúc đẩy quá trình hoạt

động

2. Điều chỉnh những sai sót có thể có ở

các chức năng trước

3. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận

và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong hoạt động

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I.2 Các phương thức điều hành công

nguyên tắc và thủ tục đã ban hành

Đây là phương thức đặc trưng của hành

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Nguyên tắc : là những điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết công việc

Thủ tục : là trình tự về không gian và

thời gian giải quyết những nhóm công việc nhất định, mang tính ổn định và bắt buộc

qui trình : là những luồng công việc

được thiết kế theo tính đặc thù của

nhữngcông việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Ưu điểm

1.Tạo tính nề nếp trật tự

2.Tạo khả năng tư vận hành

3.Thay đổi hoạt động nhanh chóng

Khuyết điểm

1.khả năng giải quyết sự cố kém

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

b/ Điều hành bằng hệ thống văn bản :

Quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải

quyết công việc thông qua những văn

bản viết chính thức và cụ thể Là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính

Chính thức : có thẩm quyền

Cụ thể : gắn liền với những công việc nhất định

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Ưu

Khuyết

Vấn đề giấy tờ gia tăng

c/ Điều hành thông qua ủy quyền &

phân quyền : dựa vào cơ cấu tổ chức bộ

máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc.Đây là phương thức tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống

Mức độ phân quyền

Trách nhiệm

Kiểm soát phân quyền

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

d/ Điều hành thông qua nhóm “hoạt

động” (nhóm đặc nhiệm) : là phương thức

tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ việc nhất định, khi công việc kết thúc

nhóm tự giải tán,

xu hướng ngày càng được sử dụng vì

Mục tiêu rõ ràng

Trách nhiệm và độ tự quản cao

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I.3 phương pháp chỉ huy của nhà quản trị hành chính

Thường sử dụng phương pháp chỉ huy theo các giai đoạn phát triển của nhân

viên

Các giai đoạn phát triển của nhânv iên hình thành từ 2 nhóm yếu tố : tinh thần

làm việc và kỹ năng nghề nghiệp

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

 Tinh thần làm việc = {lý tưởng, thái độ,

quan điểm, tình cảm, tâm lý }

 Kỹ năng làm việc = { trình độ chuyên

môn, văn hoá, kinh nghiệm, thủ thuật làm việc }

Có 4 giai đoạn phát triển của nhân

viên : S1, S2, S3, S4 tương ứng với 4 kiểu chỉ huy của nhà quản trị là D1,

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

    

D1 : HƯỚNG DẪN

D2 : KÈM CẶP

D3 : HỖ TRỢ

D4 : ỦY QUYỀN

 D1 : Hướng dẫn nhân viên (nhập cuộc)

 D2 : Kèm cặp nhân viên

 D3 : Hỗ trợ nhân viên

 D4 : Ủy quyền cho nhân viên

I ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II KIỂM TRA CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II.1 Khái niệm

Kiểm tra công việc hành chính là đánh

giá nguyên tắc thủ tục/ đo lường kết quả

thực hiện nhằm phát hiện sai sót và

nguyên nhân sai sót, tiến hành những biện pháp điều chỉnh thích hợp.

 Kiểm tra phải chủ động

 Tiến hành thường xuyên và toàn diện

Vai trò

1. Kiểm soát hệ thống

2. Cải tiến và tối ưu hoá công việc

3. Tiết kiệm chi phí

II KIỂM TRA CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II Phương pháp kiểm tra

a/ Kiểm tra theo qui trình công việc : là

quá trình kiểm tra thiết kế theo những

bước công việc, theo nguyên tắc phát

hiện và điều chỉnh ngay những sai sót

nảy sinh trong hoạt động

Phương pháp kiểm tra này thích ứng với phương thức điều hành bằng hệ thống

nguyên tắc thủ tục

II KIỂM TRA CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II KIỂM TRA CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Nội dung

 Nắm vững qui trình công việc

 Thiết kế tiêu chuẩn cho những bước

công việc

 Gắn liền với hệ thống nguyên tắc thủ

tục đã ban hành

 Mỗi bộ phận cá nhân có trách nhiệm tự kiểm tra theo tiêu chuẩn trước khi

II KIỂM TRA CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

b/ kiểm tra kết quả “phản hồi” : Còn

gọi là kiểm tra theo kết quả công việc Là quá trình kiểm tra dựa vào kết quả để so sánh và đánh giá với những mục tiêu đã đề ra để tìm sai lệch, nguyên

nhân và đề ra biện pháp khắc phục

Mang tính thụ động và có độ trễ

Thường gắn liền với phương pháp điều hành bằng văn bản

II KIỂM TRA CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Thực hiện trên 3 bước

 Bước 1 : xác định nợi dung và đối

tượng kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá

 Bước 2 : đo lường kết quả thực tế, so sánh với tiêu chuẩn định trước

 Bước 3 tìm nguyên nhân và biện pháp

Công cụ kiểm tra trong hành chính

II KIỂM TRA CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG