Nâng Cao Hiệu Quả Công Việc Hành Chính Văn Phòng

CHƯƠNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP I.1 Khái niệm Thủ tục hành tiến trình hợp lý phù hợp để giải công việc liên quan mà doanh nghiệp xây dựng thực tùy theo đặc thù hoạt động VẤN ĐỀ : Sự khác biệt thủ tục hành doanh nghiệp hành công I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Các sở hình thành cải tiến thủ tục hành doanh nghiệp Các luật lệ qui đònh nhà nước, quan cấp Đặc thù hoạt động, tính chất qui mô hoạt động doanh nghiệp Đơn giản, dễ hiểu dễ thực I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP  Sự hình thành hệ thống thủ tục cần thiết, Tại phải cải tiến thủ tục hành chính? Lạc hậu qui trình thủ tục Sự biến đổi nhanh chóng môi trường cạnh tranh Xuất nhu cầu Tự hoàn thiện hệ thống I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP 1.2 Cải tiến thủ tục doanh nghiệp Đánh giá hiệu giải công việc Phân tích trạng thủ tục tương ứng Đưa phương án cải tiến thủ tục Công bố áp dụng thủ tục Vận hành thử điều chỉnh thủ tục I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Các yêu cầu cải tiến thủ tục hành : Bảo đảm tính hệ thống cho thủ tục Bảo đảm tính hợp lý phù hợp Bảo đảm tính khoa học Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu Bảo đảm tính ổn đònh bền vững Bảo đảm tính thức, thẩm quyền II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN II Hệ thống thông tin doanh nghiệp  Hệ thống thông tin quản lý tập hợp thành phần liên hệ với có chức thu thập, xử lý, lưu trữ phân phối thông tin cho việc làm đònh điều hành hoạt động tổ chức  Ngày hệ thống thông tin quản lý điều kiện cho hoạt động doanh nghiệp  Quá trìnhï hình thành thương mại điện tử đòi hỏi hành văn phòng phải có thay đổi tương ứng II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN Các hệ thông tin doanh nghiệp Hệ hỗ trợ điều hành (ESS : Executive Support System) Hệ thông tin quản lý (MIS : Management Information System) Hệ trợ giúp đònh (DSS : Decision Support System ) Hệ tự động hoá văn phòng (OAS : Office Automation System) Hệ xử lý tác nghiệp (TPS :Transactions Processing System) II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN II.2 ng dụng công nghệ thông tin hành chánh văn phòng Sự xuất mạng Internet mạng máy tính tạo cách mạng hoạt động văn phòng Biên tập soạn thảo văn hành chánh việc thường xuyên đòi hỏi công sức nhân viên thư ký, sử dụng phần mềm soạn thảo văn tăng hiệu soạn thảo giảm tối đa thời gian sửa chữa, biên tập văn II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN Hệ quản trò sở liệu cho phép lưu trữ sử dụng liệu thông tin cho hoạt động nghiệp vụ văn phòng, tin học hoá tự động hoá công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu Thư tín điện tử phương tiện liên lạc nhanh chóng rẻ tiền liên lạc nhanh chóng với giới bên ngoài, tăng khả tiếp cận giải công việc văn phòng hàng ngày II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN II.3 Các yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin hành chánh văn phòng Có hiểu biết thích đáng phát triển khả áp dụng công nghệ thông tin Nâng cao trình độ khả xử lý thông tin nhân viên Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm trang thiết bò thông tin Phải chuẩn hoá thủ tục xử lý tin III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III.1 Khái niệm TQM ISO TQM - Total Quality Management :là phương pháp quản lý đònh hướng vào chất lượng, dựa tham gia thành viên nhằm đem lại thành công dài hạn thông qua việc thỏa mãn khách hàng lợi ích thành viên tổ chức xã hội Quan điểm “làm từ đầu” III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP ISO International Standards Organisation Chất lượng sản phẩm hệ thống chất lượng quản trò đònh Làm từ đầu, với phương châm lỗi Phòng ngừa Đề cao quản trò trình (MBP) III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III.2 Khả áp dụng TQM ISO hành Vấn đề : 1.Có áp dụng TQM & ISO hành văn phòng không ? 2.Nếu có nên áp dụng hay không? Các sở áp dụng TQM & ISO hành văn phòng doanh nghiệp gì? III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Lợi ích TQM ISO hành  Nâng cao chất lượng giảm chi phí hoạt động hành  Tạo tính trách nhiệm chủ động nhân viên công việc  Nâng cao tính sáng tạo khả giải vấn đề hành  Hỗ trợ cho trình áp dụng công nghệ hành văn phòng III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III.2 Các bước xây dựng hệ thống chất lượng hành chánh văn phòng MÔ HÌNH ÁP DỤNG TQM Viết cần làm : Thiết lập thủ tục cho công việc, phận, phòng ban Mô tả hệ thống chất lượng văn Làm theo viết ; Thực công việc theo qui trình, theo hướng dẫn viết công bố III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Đánh giá làm : So sánh công việc làm với nội dung mô tả hướng dẫn Điều chỉnh khác biệt : Sửa chữa điều chỉnh sai sót so với qui trình, phòng ngừa sai sót III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Giai đoạn : Các bước chuẩn bò Tạo cam kết thực hệ thống tiêu chuẩn ISO mức lãnh đạo cao doanh nghiệp Thành lập ban đạo Tiến hành huấn luyện tiêu chuẩn ISO cho tất cán nhân viên Tiến hành khảo sát phân tích trạng thực hệ thống chất lượng hoạt động hành chánh III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Giai đoạn : Viết tài liệu hệ thống chất lượng Văn hoá trình tự, thủ tục cần thiết (sổ tay chất lượng; thủ tục chung; Các dẫn công việc) Phổ biến đào tạo nội dung chất lượng văn hoá cho tất nhân viên phận, bảo đảm cho họ hiểu áp dụng điều dẫn III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Giai đoạn : Triển khai áp dụng Những văn chất lượng cần phải lãnh đạo phê duyệt công bố áp dụng thức Tiến hành đánh giá chất lượng nội để xác đònh phù hợp tính hiệu lực hệ thống chất lượng xây dựng Đánh giá nội lập lại nhiều lần điều chỉnh nhằm hoàn thiện hệ thống chất lượng [...]... trong hành chính văn phòng không ? 2.Nếu được thì có nên áp dụng hay không? Các cơ sở áp dụng TQM & ISO trong hành chính văn phòng doanh nghiệp là gì? III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Lợi ích của TQM và ISO trong hành chính  Nâng cao chất lượng và giảm chi phí các hoạt động hành chính  Tạo ra tính trách nhiệm và chủ động của các nhân viên trong công việc  Nâng cao tính sáng tạo...II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN II.3 Các yêu cầu khi ứng dụng công nghệ thông tin trong hành chánh văn phòng Có sự hiểu biết thích đáng về sự phát triển và khả năng áp dụng của công nghệ thông tin Nâng cao trình độ và khả năng xử lý thông tin của nhân viên Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm các trang... quá trình áp dụng những công nghệ mới trong hành chính văn phòng III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III.2 Các bước xây dựng hệ thống chất lượng trong hành chánh văn phòng MÔ HÌNH ÁP DỤNG TQM Viết những gì cần làm : Thiết lập thủ tục cho từng công việc, từng bộ phận, từng phòng ban Mô tả hệ thống chất lượng bằng văn bản Làm theo những gì đã viết ; Thực hiện công việc theo những qui... lượng; những thủ tục chung; Các chỉ dẫn công việc) 2 Phổ biến và đào tạo các nội dung chất lượng đã được văn bản hoá cho tất cả các nhân viên và các bộ phận, bảo đảm cho họ hiểu và áp dụng đúng những điều đã chỉ dẫn III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Giai đoạn 3 : Triển khai áp dụng 1 Những văn bản chất lượng cần phải được lãnh đạo phê duyệt và công bố áp dụng chính thức 2 Tiến hành... từng phòng ban Mô tả hệ thống chất lượng bằng văn bản Làm theo những gì đã viết ; Thực hiện công việc theo những qui trình, theo những hướng dẫn đã viết và công bố III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Đánh giá những gì đã làm : So sánh công việc đã làm với những nội dung đã mô tả trong hướng dẫn Điều chỉnh những khác biệt : Sửa chữa và điều chỉnh sai sót so với qui trình, phòng ngừa những... tiêu chuẩn ISO ở mức lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp 2 Thành lập ban chỉ đạo 3 Tiến hành huấn luyện về tiêu chuẩn ISO cho tất cả các cán bộ nhân viên 4 Tiến hành khảo sát và phân tích hiện trạng thực hiện hệ thống chất lượng hiện nay trong các hoạt động hành chánh III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Giai đoạn 2 : Viết tài liệu của hệ thống chất lượng 1 Văn bản hoá những trình tự,... lại sự thành công dài hạn thông qua việc thỏa mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của tổ chức và của xã hội Quan điểm chính “làm đúng ngay từ đầu” III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP ISO International Standards Organisation Chất lượng sản phẩm do hệ thống chất lượng quản trò quyết đònh Làm đúng ngay từ đầu, với phương châm không có lỗi Phòng ngừa là chính Đề cao quản trò