(Luận văn thạc sĩ) nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ ở văn phòng chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN HÀ NHƢ NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Hà Nội-2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN HÀ NHƢ NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ Chuyên ngành:Lƣu trữ Mã số:60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS ĐÀO XUÂN CHÚC Hà Nội-2015 MỤC LỤC MỞ ĐẦU………………………………………………………………… 05 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ VÀ CƠNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ…………… 13 1.1 Về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn Chính phủ, Thủ Tƣớng Chính phủ………………………………………………………………… 13 1.2 Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phịng Chính phủ … 16 1.2.1 Vị trí chức năng………………………………………………… 19 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn………………………………… ………… 19 1.2.3 Cơ cấu tổ chức…………………………………………… ………… 24 1.3 Khái qt Lƣu trữ Văn phịng Chính phủ……… …………… 25 1.3.1.Tổ chức Lưu trữ Văn phịng Chính phủ……………….…………… 25 1.3.2 Văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ Văn phịng Chính phủ………………………………………………………….……… 27 1.3.3.Đặc điểm tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ 29 1.4 Thành phần, số lƣợng tài liệu lƣu trữ Văn phịng Chính phủ… … 30 1.4.1 Tài liệu hành chính…………………………………………… …… 30 1.4.1.1.Tài liệu từ nguồn văn thư………………………………………… 31 1.4.1.2.Tài liệu từ Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phịng Chính phủ… … 31 1.4.2 Tài liệu ghi âm…………………………………………… ………… 33 1.4.3.Tài liệu khoa học kỹ thuật……………………………… ………… 34 1.4.4.Tài liệu điện tử…………………………………………… ………… 35 1.5 Ý nghĩa tài liệu Lƣu trữ Văn phịng Chính phủ………… 36 1.6 Tình trạng vật lý tài liệu lƣu trữ Văn phịng Chính phủ… 39 1.6.1 Tài liệu giấy………………………………………… ……………… 40 1.6.2 Tài liệu ghi âm 40 1.6.2.1 Ghi âm từ tính……………………………………… …………… 40 1.6.2.2 Ghi âm Laser (đĩa compact)………………………… ………… 41 1.6.3 Tài liệu khoa học kỹ thuật…………………………… …………… 41 1.6.4 Tài liệu điện tử……………………………… ……………………… 42 1.6.5 Nhận xét tình trạng vật lý tài liệu Kho Lưu trữ Văn phịng Chính phủ………………………………………………… ……… 42 1.7 Ngun nhân hƣ hỏng tài liệu………… …………………………… 43 1.7.1.Nguyên nhân điều kiện tự nhiên………………………………… 43 1.7.2 Nguyên nhân điều kiện bảo quản sử dụng………….………… 45 1.8 Sự cần thiết phải có giải pháp bảo quản tài liệu lƣu trữ Văn phịng Chính phủ………………………………………………… 46 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 50 2.1.Một số vấn đề lý luận, pháp lý công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ 50 2.1.1 Khái niệm, ý nghĩa, nội dung công tác bảo quản 50 2.1.2 Quy định Nhà nước công tác bảo quản 52 2.1.3 Quy định Văn phịng Chính phủ bảo quản tài liệu lưu trữ 55 2.2 Thực tế tình hình bảo quản tài liệu lƣu trữ Văn phịng Chính phủ 59 2.2.1.Về kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu 59 2.2.2 Về trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu 66 2.2.3 Về xếp tài liệu kho lưu trữ 67 2.2.4 Về thực biện pháp, kỹ thuật bảo quản 74 2.3 Nhận xét ƣu điểm, hạn chế công tác bảo quản tài liệu VPCP 75 2.3.1 Ưu điểm 75 2.3.2 Nhược điểm 76 2.4 Nguyên nhân 77 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ 80 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn đạo hƣớng dẫn công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ 80 3.1.1 Giải pháp quan quản lý 80 3.1.2 Đối với Văn phịng Chính phủ 80 3.2 Nghiên cứu xây dựng chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu lƣu trữ 84 3.2.1 Yêu cầu mua văn phòng phẩm 84 3.2.2 Các yêu cầu kho bảo quản tài liệu 86 3.2.2.1 Đối với kho tài liệu điện tử 87 3.2.2.2 Xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe nhìn 87 3.2.2.3.Đối với kho bảo quản tài liệu hành chính(tài liệu giấy) 88 3.2.3.Vị trí xây dựng kho bảo quản tài liệu 88 3.2.4.Lắp đặt thiết bị 89 3.2.5 Biện pháp trì mơi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu 90 3.2.5.1 Nhiệt độ độ ẩm thích hợp bảo quản tài liệu 90 3.2.5.2.Chống bụi 92 3.2.6.Hệ thống thiết bị an toàn 92 3.2.7.Trang thiết bị bảo quản tài liệu 93 3.2.8 Xây dựng tổ chức luyện tập phương án cháy nổ, khủng bố 94 3.3.Tăng cƣờng số lƣợng,nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán làm công tác văn thƣ lƣu trữ(đặc biệt cán chuyên trách công tác bảo quản tài liệu) 96 3.4 Nghiên cứu xây dựng quy trình nghiệp vụ bảo quản nhằm hạn chế tác hại côn trùng, nấm mốc gây nên 97 3.5 Nghiên cứu xây dựng thực quy trình tu bổ phục chế tài liệu bị hƣ hại 98 3.5.1 Khử trùng 99 3.5.2 Tu bổ tài liệu 99 3.6 Kinh phí cho công tác lƣu trữ 99 3.7 Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản 101 3.8 Thực giải mật tài liệu bảo quản kho Lƣu trữ Văn phịng Chính phủ 102 KẾT LUẬN 104 TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 PHỤ LỤC 113 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phịng Chính phủ quan ngang Bộ, quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ Tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ tài liệu phản ánh q trình hoạt động Chính phủ Văn phịng Chính phủ qua thời kỳ.Tại bảo quản toàn tài liệu hình thành hoạt động Chính phủ Việt Nam từ năm 1950 đến nay, chưa kể đến số văn trước 1950 bảo quản ( trừ hồ sơ vụ việc nộp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III) Khối tài liệu có ý nghĩa quan trọng nhiều mặt kinh tế, trị, văn hóa - xã hội, an ninh, quốc phòng… Việc quản lý, sử dụng có hiệu khối tài liệu góp phần không nhỏ vào công xây dựng bảo vệ tổ quốc Thực tế chứng minh tuổi thọ tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng, áp dụng biện pháp tiên tiến, chế độ bảo quản chặt chẽ giữ cho tài liệu lưu trữ tồn bền lâu Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ cịn nhiều hạn chế: - Văn bản, hồ sơ hình thành hàng năm q trình hoạt động Chính phủ, Văn phịng Chính phủ với khối lượng lớn, Văn phịng Chính phủ chưa có kho tàng bảo quản tài liệu quy chuẩn Trong khối lượng hồ sơ, tài liệu ngày tăng Tài liệu lưu trữ bảo quản kho đại đa số ghi giấy, có phần khơng nhỏ tài liệu ghi âm Trải qua bề dày thời gian, tác động điều kiện khí hậu nên đến tình trạng vật lý tài liệu bị xuống cấp nghiêm trọng mức độ khác Trước tình trạng này, khơng có quan tâm đầu tư kịp thời thời gian khơng xa số tài liệu quý giá tiếp tục bị huỷ hoại phục hồi lại - Bước đầu công nghệ tin học ứng dụng vào công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt từ năm 2012 Văn phịng Chính phủ bắt đầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin q trình xử lý công việc lập hồ sơ môi trường mạng Trách nhiệm việc quản lý, bảo quản tài liệu điện tử thuộc Phòng Lưu trữ Trung tâm Tin học Việc sử dụng phần mềm tin học xử lý công việc tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị với hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy Việc thu thập, quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ, văn điện tử vấn đề khó khăn cán Phịng Lưu trữ Văn phịng Chính phủ chưa ban hành quy định bảo quản, thu thập tài liệu điện tử chưa có nơi bảo quản tài liệu điện tử quy định - Văn phịng Chính phủ chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu Vì cán lưu trữ khơng có sở để lựa chọn xác văn có giá trị để lưu giữ , gây tốn cơng sức, kinh phí để bảo quản tài liệu khơng cịn giá trị Từ thực trạng này, xuất nên yêu cầu cấp thiết phải có giải pháp cụ thể đồng nhằm tổ chức thực tốt biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ Với mong muốn góp phần hồn thiện cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ, tơi chọn đề tài: “Nghiên cứu giải pháp Bảo quản tài liệu Lưu trữ Văn phịng Chính phủ” làm luận văn thạc sỹ Mục tiêu đề tài Đề tài thực với mục tiêu sau: Một là: Nghiên cứu, phân tích đặc điểm giá trị tài liệu hình thành hoạt động Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Văn phịng Chính phủ bảo quản Kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ Hai là: Qua khảo sát thực tế, phân tích thực trạng, kết đạt được, tồn nguyên nhân công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ( quy định,quy chế, biện pháp…) - Cơ sở hạ tầng, kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản loại tài liệu lưu trữ * Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi đề tài đuợc nghiên cứu Kho lưu trữ tài liệu hành Văn phịng Chính phủ - Nghiên cứu phương pháp bảo quản số quan Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ Tịch nước để so sánh, đối chiếu, từ đưa giải pháp phù hợp với đặc thù khối tài liệu bảo quản kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ Đồng thời tham khảo số phương pháp bảo quản số nước giới Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục đich trên, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định là: Một là: Tìm hiểu số lượng , thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ bảo quản kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ Hai là: Khảo sát phân tích ưu điểm hạn chế công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ ( Kho tàng, trang thiết bị, xây dựng chế độ bảo quản, biện pháp bảo quản…) Ba là: Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ Lịch sử nghiên cứu - Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh bảo quản tài liệu hành - Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đề cập sách chuyên khảo, giáo trình như: “Cơng tác Lưu trữ Việt Nam” Cục Lưu trữ Nhà nước Vũ Dương Hoan làm chủ biên, Nhà xuất Khoa học xã hội Hà Nội năm 1987; “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 Nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội; Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cho Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Nhà xuất Hà Nội ấn hành năm 2006 Bên cạnh đó, mặt thực tiễn luận văn thạc sỹ khoá luận tốt nghiệp sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng đề cập nghiên cứu với số đề tài liên quan như: - “Nghiên cứu ứng dụng biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” luận văn thạc sỹ Phạm Thị Đát năm 2003 - “Tổ chức quản lý tài liệu phim ảnh ghi âm nước ta nay” khóa luận tốt nghiệp sinh viên Lê Thị Vân Anh - “ Nghiên cứu phương pháp bảo quản tài liệu nghe nhìn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” khóa luận tốt nghiệp sinh viên Trần Thị Thu Hà năm 2007 Các đề tài nghiên cứu tác giả chủ yếu tập trung nghiên cứu, tìm hiểu đánh giá quản lý tài liệu giấy Đối với công tác thu thập bảo quản tài liệu ghi âm tài liệu điện tử đề cập phần đề tài nghiên cứu Ngoài ra, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam có nhiều chuyên luận, viết số tác giả đề cập liên quan nhiều tới nội dung luận văn khảo sát số cơng trình khoa học cấp ngành, cấp bảo vệ thành công Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 3.5.1 Khử trùng Nếu thấy xuất tài liệu bị nhiễm bệnh cần phải đưa khỏi khu vực kho tàng Để thực cách có hiệu cơng tác khử trùng, phải áp dụng phương pháp vừa diệt khuẩn nấm mốc vừa diệt trùng Chỉ có chất đáp ứng ba tiêu chuẩn oxit-êty-len Nó sử dụng môi trường chân không nồi hấp để khí thấm sâu vào sách hay cặp tài liệu Nếu khử trùng khối lượng lớn nên th trung tâm khử trùng có chun mơn Ngồi áp dụng phương pháp khử trùng khác, nhiên theo chuyên gia phương pháp khử trùng phương pháp chân không khả thi Trước đưa tài liệu khử trùng vào vị trí cần phải khử trùng kho tàng, giá kệ 3.5.2 Tu bổ tài liệu Kho lưu trữ tài liệu Văn phịng Chính phủ bảo quản khối lượng lớn tài liệu trước năm 1955, dùng giấy pơ luy, mỏng, khơng tránh khỏi rách nát trình sử dụng Để gia cố cho tài liệu, người ta dùng cách bồi thêm đơn giản xen vào hai tờ giấy lớp bảo vệ Trước bồi thêm cần phải giải lỗ thủng giấy cách vá lấp thủ công Lưu ý không dùng bàn để làm cho tài liệu giấy phẳng lại 3.6 Kinh phí cho cơng tác lƣu trữ Căn vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phịng Chính phủ quy định Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng năm 2012 Chính phủ Căn vào Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị Văn phịng Chính phủ 99 Địi hỏi lãnh đạo Vụ Văn thư Hành phải tham mưu, đề xuất với Lãnh đạo Văn phịng Chính phủ để xây dựng Đề án Theo khảo sát tác giả, từ năm 1998 đến 2010 Vụ Văn thư Hành có đề tài cơng tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, chưa xây dựng đề án cụ thể công tác Lưu trữ Đặc biệt kinh phí đảm bảo vật chất cho cơng tác lưu trữ Văn phịng Chính phủ chưa quan tâm mức Tài liệu thu không đủ chỗ để phải tận dụng sàn kho nên ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu tác giả phân tích chương Việc bảo quản tài liệu trọng đến tài liệu nộp vào kho lưu trữ, tài liệu hành đơn vị thuộc Văn phịng Chính phủ chưa có phương tiện bảo quản phù hợp, cán chuyên viên tự bảo quản hồ sơ xử lý Đặc biệt hồ sơ mật chưa có tủ bảo quản riêng, cán bộ, chuyên viên học công tác lại đưa nộp lưu cho lưu trữ trước thời hạn quy định Điều ảnh hưởng đến việc thu thập bảo quản khối hồ sơ liên quan đến kế hoạch thu thập năm tới Cụ thể tác giả muốn đưa giải pháp xây dựng Đề án đảm bảo kinh phí cho cơng tác bảo quản tài liệu Văn phịng Chính phủ gồm: - Kinh phí đào tạo, hướng dẫn cho tồn thể cán bộ, cơng chức Văn phịng Chính phủ quy trình bảo quản tài liệu đơn vị trước nộp lưu trữ quan - Kinh phí xây dựng sở vật chất ,kho tàng, trang thiết bị, đặc biệt cung cấp cho phòng làm việc 01 tủ sắt để bảo quản tài liệu mật tủ đảm bảo an toàn cho bảo quản tài liệu trình xử lý hết làm việc Vì phịng làm việc đơn vị cịn chưa có phương tiện bảo quản an tồn tài liệu - Kinh phí cho số hóa tài liệu bảo quản kho từ năm 1950 đến Việc số hóa tài liệu từ năm 1950 vô quan trọng 100 3.7 Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản Trong trình hoạt động ,Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Văn phịng Chính phủ sản sinh khối lượng tài liệu văn nhiều phản ánh hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phịng, văn hố nghệ thuật… loại tài liệu có giá trị lớn với nhiều nội dung phong phú đa dạng Việc lựa chọn tài liệu phù hợp đưa vào bảo quản kho tài liệu điều cần thiết Bảng thời hạn bảo quản công cụ để giúp cho việc xác định giá trị tài liệu xác Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản hình thành hoạt động Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Văn phịng Chính phủ giúp cán làm công tác văn thư, lưu trữ xác định xác thời hạn bảo quản nhóm tài liệu chủ yếu, quan trọng, tài liệu có giá trị lịch sử để lưu vĩnh viễn loại tài liệu khơng có giá trị đảm bảo cho việc bảo quản tốt, tiết kiệm diện tích kho tàng phương tiện bảo quản Nếu xây dựng bảng thời hạn bảo quản có nhiều lợi ích trước mắt lâu dài Văn phịng phủ nói riêng đất nước nói chung, giải pháp triển khai vào thực tiễn cho công tác chỉnh lý tài liệu Văn phịng Chính phủ lợi ích mang lại là: - Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản giúp cho cán lưu trữ có sở để xác định giá trị tài liệu giảm 50% chi phí kinh phí, cơng sức cho việc bảo quản tài liệu so với chưa có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu - Khơng phải tốn kinh phí để mua sắm trang thiết bị phải xây dựng thêm kho tàng để bảo quản tài liệu khơng có giá trị hết giá trị - Tăng suất lao động, tiết kiệm thời gian cơng sức q trình chỉnh lý tài liệu cán bộ, công chức lưu trữ 101 3.8 Thực giải mật tài liệu bảo quản kho Lƣu trữ Văn phịng Chính phủ Tới thời điểm Đảng Nhà nước ban hành số văn liên quan đến giải mật tài liệu Đây sở pháp lý quan trọng để Văn phịng Chính phủ có vận dụng thực Qua khảo sát nội dung tài liệu bảo quản kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ,khối lượng tài liệu nhiều, tài liệu đóng dấu mật có số lượng lớn Nhiều tài liệu có tình trạng vật lý kém: rách, giịn, nhịe mực, mờ chữ Nếu Văn phịng Chính phủ thực giải mật tài liệu giải pháp hữu hiệu nhằm đưa chế độ bảo quản phù hợp Tuy nhiên, trước mắt theo tác giả giải pháp vơ khó khăn cho người làm cơng tác lưu trữ Văn phịng Chính phủ 102 Tiểu kết chƣơng 3: Tài liệu lưu trữ đựơc bảo quản kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ nguồn tư liệu quý giá phản ánh trình hoạt động Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ lãnh đạo Văn phịng Chính phủ Tuy nhiên, cơng tác bảo quản loại hình tài liệu cịn số tồn tại, hạn chế như: chưa xây dựng kho bảo quản tài liệu ảnh ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật…; nghiệp vụ bảo quản tài liệu chưa thực phù hợp;… Những hạn chế ảnh hưởng khơng nhỏ tới mức độ an tồn tuổi thọ tài liệu Nghiên cứu đề xuất giải pháp tạo môi trường điều kiện tối ưu để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi chúng ta, đặc biệt người làm công tác lưu trữ Văn phịng Chính phủ phải so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp để góp phần đưa cơng tác bảo quản tài liệu Văn phịng Chính phủ thực yêu cầu quy định chung 103 KẾT LUẬN Hồ sơ lưu trữ phản ánh trình hoạt động Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ từ thành lập nước đến bảo quản kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ khối lượng lớn Song hầu hết khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ làm phương pháp thủ công từ thu thập, chỉnh lý, làm công cụ tra cứu, phục vụ khách đến nghiên cứu sử dụng tài liệu đến công tác bảo quản, cơng chức lưu trữ Văn phịng Chính phủ vất vả thực tốt cơng việc Hiện nay, bước đầu cơng nghệ tin học ứng dụng vào công tác lưu trữ, nhiên tình trạng chưa ổn định Hơn muốn áp dụng công nghệ tin học, trước tiên tài liệu phải chỉnh lý, xếp gọn gàng theo quy định nghiệp vụ công tác lưu trữ, công việc máy móc thay Trên sở nghiên cứu sở pháp lý thực trạng cơng tác lưu trữ Văn phịng Chính phủ, tác giả kiến nghị giải pháp cụ thể cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ, với u cầu đặt ra, địi hỏi phải có hướng phù hợp với đặc thù tài liệu hình thành hoạt động Lãnh đạo Chính phủ Văn phịng Chính phủ Đó di sản kiến thức lớn, phản ánh trí tuệ kinh nghiệm tích lũy qua trình hoạt động Chính phủ Văn phịng Chính phủ Nguồn di sản quý giá cần bảo quản với giá trị đích thực Trong năm qua, quan tâm, đạo lãnh đạo Văn phịng Chính phủ, cơng tác bảo quản tài liệu kho lưu trữ Văn phòng đạt số thành công định Tuy nhiên, cơng tác bảo quản tài liệu Văn phịng Chính phủ số tồn tại, hạn chế như: chưa xây dựng hệ thống văn quy định bảo quản tài liệu; nghiệp vụ bảo quản tài liệu chưa thực phù hợp; kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản chưa đầy đủ đáp ứng yêu cầu bảo quản tài liệu;… Những hạn chế ảnh hưởng không nhỏ tới mức độ an tồn tuổi thọ tài liệu 104 Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng như: quan tâm chưa đồng lãnh đạo Văn phịng; cơng tác thống kê, quản lý tài liệu chưa thực thường xuyên, bản; chưa bố trí cán chuyên trách thực nghiệp vụ bảo quản tài liệu;…Muốn loại bỏ nguyên nhân để khắc phục hạn chế nêu trên, giải pháp trình bày chương ,Văn phịng Chính phủ cần thực đồng số giải pháp sau: Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn quy định công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Thứ hai, bố trí cải tạo kho tàng phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu Thứ ba, trì mơi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu Thứ tư, đầu tư hệ thống trang thiết bị phù hợp phục vụ bảo quản tài liệu Thứ năm, thực đầy đủ, khoa học biện pháp nghiệp vụ tài liệu Thứ sáu, bố trí đào tạo cán thực công tác bảo quản tài liệu Những giải pháp mang tính gợi mở nêu chương luận văn sở cho định hướng để nhằm nâng cao lực công tác lưu trữ Văn phịng Chính phủ thời gian tới Muốn công tác bảo quản tài liệu thực cách có hiệu quả, Văn phịng Chính phủ cần phải có quan tâm, đầu tư mức Sự quan tâm thể trước hết việc xây dựng chiến lược, kế hoạch cụ thể cho cơng tác Có vậy, tồn tại, hạn chế sớm khắc phục, phương pháp, biện pháp khoa học ứng dụng giúp bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Khoa học Công nghệ,1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 ,Công bố Tiêu chuẩn quốc gia : bìa hồ sơ lưu trữ,hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ Bộ Nội vụ, 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007, Hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Bộ Nội vụ ,15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011,Quy định định mức kinh tế-kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy Các báo cáo tham luận công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (1984), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2,tr 19-23 Chính phủ ,111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004,Nghị định phủ quy định chi tiết thi hành số điều pháp lệnh lưu trữ quốc gia Chính phủ ,08/2012/NĐ-CP ngày 16/2/2012,Nghị định ban hành Quy chế làm việc Chính phủ Chính phủ ,74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012,Nghị định Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Chính phủ Cục Lưu trữ Nhà nước,02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 , Ban hành mẫu “Sổ nhập tài liệu lưu trữ áp dụng cho Trung tâm Kho lưu trữ nhà nước cấp Cục Lưu trữ Nhà nước, 111/NVĐP ngày 04/4/1995,Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ 10 Cục Lưu trữ Nhà nước,72/QĐ-QHTK ngày 02/3/1997, Ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ” 11 Cục Lưu trữ Nhà nước, 73/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu chuẩn ngành “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ” 106 12 Cục Lưu trữ Nhà nước, 74/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu chuẩn ngành “Cặp đựng tài liệu” 13 Cục Lưu trữ Nhà nước, 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000, Hướng dẫn lập dự án kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ 14 Cục Lưu trữ Nhà nước ,246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 ,Ban hành quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ 15 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước,262/QĐ-VTLTNN ngày 17/12/2008, Ban hành quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy 16 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước,203/VTLTNN-TCCB ngày 23/3/2010 , Tăng cường cơng tác phịng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu 17 Đặng Anh Đào (1978 ),Một số ý kiến bước đầu công tác bảo quản phục vụ khai thác băng ghi âm từ tính ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1, tr 17-23 18 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm(1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 19 Đào Xuân Chúc(2003),Lưu trữ tài liệu nghe nhìn nước giới - lịch sử tổ chức, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, tr 01-05 20 Đào Xuân Chúc( 2006), Tập giảng bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ, Khoa Lưu trữ học quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội 21 Hạnh Dung, Ths.Trần Việt Hà (2010), Một số đề xuất việc thực đề án”Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10, tr 15-17 22 Hoàng Quốc Tuấn(1979),Chống vi sinh vật gây hại hồ sơ tài liệu lưu trữ , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam ,số 4,tr 17-18 107 23 Hội đồng nhà nước,08-LCT/HDDNN7 ngày 30/11/1982,Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia 24 Lê Nguyên Ngọc(1991),Một số nấm mốc chủ yếu hại tài liệu giấy phương pháp phịng chống ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 25 Lê Nguyên Ngọc (1996),Sự ảnh hưởng môi trường đến tài liệu giấy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 26 Lê Thị Lộc(2009), Nghiên cứu giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ giấy Trung tâm lưu trữ Bộ Quốc phịng, Khóa luận,Tư liệu khoa Lưu trữ học quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội 27 Lê Văn Năng,Vũ Xuân Thắng(2000),Giải pháp công nghệ việc lưu trữ quản lý tài liệu ghi âm Trung tâm lưu trữ quốc gia III,Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2,tr 10-12 28 Ngô Hiếu Chi(2008),Phim,băng từ nhiễm mốc.Vì sao, phải làm gì?, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 9,tr 6-8 29 Nguyễn Cảnh Đương (1992), 30 năm công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu Trung tâm lưu trữ quốc gia I, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 30 Nguyễn Hồng Nhung(2013),Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ Cục lưu trữ quốc gia Anh điều kiện mới,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12,tr 67-69 31 Nguyễn Hồng Phong(1988), Vài nét công tác bảo quản tài liệu phim ảnh kho lưu trữ nhà nước Trung ương ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 32 Nguyễn Lan Phương(2004), Công tác lưu trữ tài liệu ghi âm Trung tâm lưu trữ quốc gia III - Thực trạng giải pháp,Khóa luận, Tư liệu khoa Lưu trữ học quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội 108 33 Nguyễn Thị Hà (2009), Lựa chọn trang thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm cho kho lưu trữ chuyên dụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11, tr 6-7 34 Nguyễn Thị Hà(2010) , Hoạt động hệ thống điều hịa khơng khí số kinh nghiệm nước sử dụng chúng kho lưu trữ chuyên dụng , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7,tr 33-36 35 Nguyễn Thị Phương Hoa (1992), Ảnh hưởng ô nhiễm môi trường việc bảo quản tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 36 Nguyễn Thị Tâm(2003),Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ quốc gia,Luận văn thạc sỹ, Tư liệu khoa Lưu trữ học quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội 37 Nguyễn Thị Tâm(2007),Thông tư hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng - Những vấn đề cần quan tâm, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12,tr 3-4 38 Nguyễn Thị Thúy Bình(2002), Cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn đài truyền hình - thực trạng giải pháp,Luận văn, Tư liệu khoa Lưu trữ học quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội 39 Nguyễn Trọng Biên (2004), Giấy việc nghiên cứu giải pháp bảo quản tài liệu giấy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 40 Phạm Thanh Hà(2007),Các yêu cầu chung thông số kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ thư viện, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 2,tr 26-28 41 Phạm Thị Đát(2003),Nghiên cứu ứng dụng biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy Trung tâm lưu trữ quốc gia,Luận văn thạc sỹ,Tư liệu khoa Lưu trữ học quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội 109 42 Quốc hội,01/2011/QH13 ngày 11/11/2011,Luật lưu trữ 43 Quốc Thắng(2009),Thu thập, bảo quản khai thác tài liệu khoa học công nghệ -một yêu cầu cấp thiết cơng tác lưu trữ ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 1,tr 8-10 44 Thiên Hương (2007), Một số kinh nghiệm đánh số hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 12,tr 28-29 45 Thủ tướng Chính phủ,726/TTg ngày 04/9/1997,Tăng cường đạo cơng tác lưu trữ thời gian tới 46 Thủ tướng Chính phủ,184/2005/QĐ-TTg ngày 21/7/2005,Phê duyệt đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đến 2010 47 Thủ tướng Chính phủ,05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007,Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ v/v tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 48 Trần Thị Thu Hà(2007), Nghiên cứu phương pháp bảo quản tài liệu nghe nhìn trung tâm lưu trữ quốc gia III,Khóa luận, Tư liệu khoa Lưu trữ học quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội 49 Trịnh Thị Hà(2013), Tiêu chuẩn trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ cần thiết xây dựng tiêu chuẩn quốc gia ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5,tr 13-16 50 Ủy ban thường vụ quốc hội,34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/04/2001,Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 51 Văn phịng Chính phủ ,1044/ QĐ-VPCP ngày 14/11/2000, Quyết định Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ đề án chống nguy hủy hoại, bảo vệ an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ 52 Văn phịng Chính phủ ,1095/ QĐ-VPCP ngày 01/6/2005, Quyết định Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước Văn phịng Chính phủ 110 53 Văn phịng Chính phủ ,26/QĐ-VPCP ngày 09/01/2012,Quyết định Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn Văn phịng Chính phủ 54 Văn phịng Chính phủ ,242/QĐ-VPCP ngày 22/3/2012, Quyết định Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy chế làm việc Văn phịng Chính phủ 55 Văn phịng Chính phủ ,1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012,Quyết định Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Cục thuộc Văn phịng Chính phủ 56 Văn phịng Chính phủ ,104/ QĐ-HC ngày 27/5/2013, Quyết định Vụ Văn thư Hành chính, Văn phịng Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nguyên tắc làm việc cán bộ, công chức thuộc Vụ Văn thư Hành 57 Văn phịng Chính phủ ,716/QĐ-VPCP ngày 14/6/2013,Quyết định Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ Quy định việc lập, nộp, bảo quản sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ 58 Việc áp dụng phương pháp khoa học phương tiện kỹ thuật để bảo quản hoàn chỉnh tài liệu ở Viện lưu trữ Nhà nước Liên Xơ( 1978),Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2,tr 29-31 59 Võ Văn Sáu(1968), Tổ chức chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ phim ảnh, ảnh ghi âm ( nhận thức bước đầu) , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 60 Vũ Hữu Vân(1979),Một số ý kiến chế độ biện pháp xử lý nhiệt, ẩm để bảo quản tài liệu lưu trữ giấy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1,tr.11-14 111 61 Vũ Hữu Vân(1980) , Sử dụng phương pháp ép màng mỏng(Laminato) để bảo vệ tài liệu ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 62 Vũ Thị Minh Hương (2007), Giới thiệu văn xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng Pháp, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11, tr 33-37 63 Xuân Lâm(1979),Bảo quản tài liệu phim điện ảnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3,tr.9-10 112 PHỤ LỤC Chính phủ ,74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012,Nghị định Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng Chính phủ Nội quy bảo quản kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ Văn phịng Chính phủ ,242/QĐ-VPCP ngày 22/3/2012, Quyết định Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ quy chế làm việc Văn phịng Chính phủ Văn phịng Chính phủ ,1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012, Quyết định Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Cục thuộc Văn phịng Chính phủ Văn phịng Chính phủ ,104/ QĐ-HC ngày 27/5/2013, Quyết định Vụ Văn thư Hành chính, Văn phịng Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nguyên tắc làm việc cán bộ, công chức thuộc Vụ Văn thư Hành Văn phịng Chính phủ ,716/QĐ-VPCP ngày 14/6/2013,Quyết định Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ Quy định việc lập, nộp, bảo quản sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ 113 ... nộp, bảo quản sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu Văn phịng Chính phủ 28 Điều quy định nêu: “Hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ Vụ Hành quản lý, bảo quản Kho lưu. .. với tài liệu lưu trữ hành Đóng góp đề tài - Trên sở nghiên cứu sở pháp lý thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ, tác giả đưa giải pháp cụ thể cho công tác bảo quản tài. .. Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Văn phịng Chính phủ - Nghiên cứu nguyên nhân dẫn đến hư hỏng, mát tài liệu Văn phịng Chính phủ để từ đưa giải pháp cho cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ hành Văn