BC-331-Thực trạng công tác mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH Phú Lộc

Nguyễn Thị Yến Nhi LỜI CẢM ƠN ******* Qua thời gian thực tập công ty TNHH Phú Lộc, quan tâm giúp đỡ ban lãnh đạo công ty phòng kinh doanh, với hướng dẫn nhiệt tình giáo viên hướng dẫn, em hồn thành báo cáo tốt nghiệp Mặc dù cố gắng nổ lực hạn chế mặt kiến thức, khả vận dụng lí thuyết vào thực tế kinh nghiệm thực tiễn cịn q nên q trình làm khơng tránh khỏi sai sót, em kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy phịng kinh doanh để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Cao Đẳng Thương Mại truyền đạt kiến thức kinh nghiệm cho em thời gian theo học trường đặc biệt giáo viên hướng dẫn tận tình hướng dẫn em hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Em cảm ơn cô chú, anh chị công ty, đặc biệt anh chị phịng kinh doanh tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập hoàn thành báo cáo Cuối em xin chúc quý thầy cô trường Cao Đẳng Thương Mại, cô anh chị công ty lời chúc sức khỏe, hạnh phúc thành công công việc.Chúc công ty TNHH Phú Lộc ngày phát triển có chỗ đứng ngày vững thị trường Đà Nẵng, tháng năm 2015 Sinh viên thực Nguyễn Thị Yến Nhi Nguyễn Thị Yến Nhi Danh mục viết tắt Q Quận TP Thành phố P Phường KCN Khu công nghiệp VLXD Vật liệu xây dựng TNDN Thuế thu nhập doanh nghiệp XNK Xuất nhập Nguyễn Thị Yến Nhi Danh mục bảng biểu Bảng 2.1 Tổng kim ngạch xuất tháng đầu năm 2013 2014 Bảng 2.2 Danh sách nhà cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên cho công ty Bảng 2.3 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh từ năm 20122014 Bảng 2.4 Yêu cầu kỷ thuật quặng sắt làm chất oxy hóa Bảng 2.5 Thành phần gang thỏi luyện thépcủa công ty Bảng 2.6 Thành phần hợp kim silicômangan công ty Bảng 2.7 Nhu cầu nguyên vật liệu năm 2014 Bảng 2.8 Tình hình nhập thép phế liệu công ty năm 2013 2014 Nguyễn Thị Yến Nhi Danh mục sơ đồ Sơ đồ 1.1 Sơ đồ mô tả giai đoạn lựa chọn nhà cung ứng Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức máy công ty Sơ đồ 3.1 Tổ chức phận khâu mua nguyên vật liệu Nguyễn Thị Yến Nhi LỜI MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Như biết, chế thị trường bán hàng khâu định phần lớn kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều người quên có khâu khơng phần quan trọng, làm tiền đề, đặt móng, tạo lượng hàng ban đầu để doanh nghiệp triển khai toàn hệ thống kinh doanh mình, hoạt động mua ngun vật liệu Thực tế cho thấy, khâu bán hàng khó mua hàng, hành vi hay bị mắc sai lầm lại hành vi mua hàng, nghiệp vụ mua ngun vật liệu có vị trí quan trọng doanh nghiệp sản xuất Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, cạnh tranh ngày khốc liệt cơng tác mua ngun vật liệu trở nên quan trọng, ví vũ khí chiến lược giúp doanh nghiệp chiến thắng đối thủ cạnh tranh Đối với doanh nghiệp sản xuất việc mua nguyên vật liệu đầu vào khâu quan trọng ảnh hưởng đến tất hoạt động khác kinh doanh Hồn thiện cơng tác mua nguyên vật liệu việc cần thiết nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa mua vào, tiết kiệm tối đa chi phí mua hàng đảm bảo an tồn cho việc bán Vì vậy, với nhận thức tầm quan trọng công tác mua nguyên vật liệu qua tìm hiểu thực tế công ty, em định chọn đề tài nghiên cứu: “Thực trạng công tác mua nguyên vật liệu công ty TNHH Phú Lộc” Bố cục bài báo cáo Bài báo cáo chi làm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tácmua nguyên vật liệu doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác quản trị mua nguyên vật liệu công ty TNHH Phú Lộc Chương 3: Kết luận kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt độngmua nguyên vật liệu công ty TNHH Phú Lộc Nguyễn Thị Yến Nhi CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP 1.2 TỔNG QUAN VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.2.1 Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu đối tượng lao động mua tự chế biến cần thiết trình hoạt động sản xuất doanh nghiệp thể dạng vật hoá như: sắt, thép doanh nghiệp khí chế tạo, sợi doanh nghiệp dệt, da doanh nghiệp đóng giầy, vải doanh nghiệp may mặc,… nguyên vật liệu tham gia vào chu kỳ kinh doanh định toàn giá trị chuyển hết lần vào chi phí kinh doanh kỳ Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất định tham gia vào trình sản xuất, tác động lao động, chúng bị tiêu hao tồn thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm Về mặt giá trị, tham gia vào chu kỳ sản xuất nên giá trị vật liệu tính hết lần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Do đặc điểm mà nguyên vật liệu xếp vào loại tài sản lưu động doanh nghiệp 1.2.3 Phân loại nguyên vật liệu Trong Doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế cơng dụng tính lý hố khác nhau.Để quản lý nguyên vật liệu cách chặt chẽ đạt hiệu cao đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu 1.2.2 Mỗi Doanh nghiệp tính chất đặc thù sản xuất kinh doanh nên sử dụng loại vật liệu khác phân loại nguyên vật liệu việc nghiên cứu xếp loại vật tư theo nội dung, cơng dụng tính chất thành phần chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị Doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh yêu cầu quản lý vật liệu kế toán chi tiết Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý hạch toán chi tiết, cụ thể Doanh nghiệp mà loại nguyên vật liệu ln chia hành nhóm, quy cách khác ký hiệu riêng Nhìn chung nguyên vật liệu phân chia theo cách sau đây: 1.2.3.1 Theo vai trò tác dụng nguyên vật liệu Trong thực tế công tác quản lý hạch toán doanh nghiệp, tiêu thức dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng theo vai trò tác dụng nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh Theo tiêu thức này, nguyên vật liệu doanh nghiệp phân loại sau: - Nguyên vật liệu ( bao gồm bán thành phẩm mua ): loại nguyên vật liệu tham gia vào trình sản xuất thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất sản phẩm gạo, Malt doanh nghiệp sản xuất bia, tôn, silic, sắt…trong chế tạo động - Nguyên vật liệu phụ: Là thứ có tác động phụ trợ sản xuất chế tạo sản phẩm nhằm làm tăng chất lượng nguyên vật liệu tăng chất lượng sản phẩm sản xuất dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rò rỉ, hương liệu, xà phòng Nguyễn Thị Yến Nhi - Nhiên liệu: Là thứ sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho phương tiện vật chất, máy móc thiết bị q trình sản xuất kinh doanh - Phụ tùng thay thế: Là chi tiết phụ tùng dùng để thay sữa chữa thay cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải - Thiết bị xây dựng vật kết cấu: Bao gồm vật liệu thiết bị cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu khác Doanh nghiệp phục vụ mục đích đầu tư xây dựng - Vât liệu khác: Là toàn vật liệu cịn lại q trình sản xuất chế tạo sản phẩm phế liệu thu hồi từ lý tài sản cố định Việc phân chia vật liệu cách tỷ mỉ chi tiết doanh nghiệp sản xuất thực sở xây dựng lập sổ danh điểm vật liệu.Trong đó, vật liệu chia thành loại nhóm thứ hệ thống ký hiệu chữ số để thay cho tên gọi nhãn hiệu, quy cách vật liệu Những ký hiệu gọi danh điểm vật liệu áp dụng thống phạm vi toàn Doanh nghiệp, giúp cho phận Doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ công tác quản lý vật liệu Mỗi loại vật liệu sử dụng số danh điểm vật liệu, sổ danh điểm vật liệu xây dựng sở số liệu nhóm đặc tính cơng dụng chúng Tuỳ theo nhóm, thứ vật liệu mà kết cấu số liệu gồm 1,2, chữ số 1.2.3.2 Theo nguồn gốc nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu mua - Nguyên vật liệu tự chế th ngồi gia cơng chế biến - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh đơn vị khác cấp phát biếu tặng - Nguyên vật liệu thu hồi vốn góp liên doanh - Nguyên vật liệu khác kiểm kê thừa, vật liệu khơng dùng hết 1.2.3.3 Theo mục đích nội dung nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác phục vụ quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng quản lý doanh nghiệp 1.3 1.3.1 Tổng quan mua nguyên vật liệu Khái niệm mua nguyên vật liệu Theo cách tiếp cận trình: Quản trị mua nguyên vật liệu trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành kiểm soát hoạt động mua nguyên vật liệu doanh nghiệp thương mại nhằm thực mục tiêu đề Theo cách tiếp cận tác nghiệp : Quản trị mua nguyên vật liệu trình bước công việc xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu, tìm lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng, kiểm tra việc giao nhận hàng hố Q trình mua ngun vật liệu q trình phân tích để đến định mua nguyên vật liệu gì?của ai, với số lượng Đây trình phức tạp lặp đi,lặp lại thành chu kì, liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố quản lí, cung ứng Nguyễn Thị Yến Nhi 1.3.2 Chức mua nguyên vật - Dự trữ nguồn hàng cho trình sản xuất - Cung cấp kịp thời đảm bảo cho trình sản xuất trì - Góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm tăng lực cạnh - Tạo cho công ty tư chủ động sản xuất sản phẩm chu kỳ kinh 1.3.3 Vai trò ý nghĩa hoạt động mua nguyên vật liệu 1.3.3.1 Vai trò Mua nguyên vật liệu hoạt động nhằm tạo yếu tố đầu vào cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, quy cách chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu khách hàng kế hoạch bán doanh nghiệp Dưới góc độ nhà quản trị mua ngun vật liệu hồn tồn trái ngựơc với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa tạo nhu cầu sản phẩm hàng hoá dịch vụ cách có hệ thống tìm cách làm tăng ý thức nhu cầu mua ngun vật liệu phủ nhận đình hỗn nhu cầu tìm điều kiện mua tốt Thực chất,mua nguyên vật liệu biểu mối quan hệ người với người Mua nguyên vật liệu hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp sau xem xét, tìm hiểu chủ hàng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực thủ tục mua bán, toán nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cấu đáp ứng nhu cầu dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp 1.3.3.2 Ý nghĩa Quản trị mua nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp thể chỗ phải tổ chức, đạo, kiểm soát hoạt động mua nguyên vật liệu cho mua đơn hàng thường xuyên, đặn kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu sốlượng, cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá hợp lí Quản trị mua nguyên vật liệu phản ánh thông qua việc phân tích bước q trình mua ngun vật liệu việc phân tích, lựa chọn để đến định mua Đây trình phức tạp lặp đi, lặp lại thành chu kì Nó liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố quản lí cung ứng như: đánh giá môi trường chung tương lai, thực trạng cung cầu hàng hố thị trường, cung cầu thị trường sản phẩm, giá hành dự báo, thời hạn giao hàng điều kiện, điều khoản, tình hình tài chính, lãi suất nước ngồi, chi phí lưu kho hàng loạt vấn đề khác Tổ chức tốt việc mua sở để thực mục tiêu quản trị mua nguyên vât liệu nói rộng doanh nghiệp 1.3.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua nguyên vật liệu 1.3.4.1 Nhân tố bên Năng lực mua nguyên vật liệu khả mua nguyên vật liệu doanh nghiệp Nhân tố bao gồm khả nghiên cứu thị trường, khả lựa chọn nhà cung ứng, khả tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu cần thu mua doanh nghiệp Tình hình tài doanh nghiệp: nhân tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến công tác mua nguyên vật liệu doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp có Nguyễn Thị Yến Nhi khả tài tốt q trình mua nguyên vật liệu gặp thuận lợi hơn; doanh nghiệp có tình hình tài yếu gặp nhiều khó khăn q trình mua ngun vật liệu, tốn tiền ngun vật liệu Cơng tác dự báo: khâu thiếu thông tin kinh tế tiền đề kế hoạch hóa hoạt động kinh doanh Dự báo báo trước khả xảy cho kỳ tương lai số liệu thống kê cụ thể Công tác dự báo ảnh hưởng trực tiếp đến công tác thu mua nguyên vật liệu doanh nghiệp, dự đoán xác thay đổi nhu cầu thị trường doanh nghiệp dự trữ lượng ngun vật liệu phù hợp với nhu cầu sử dụng doanh nghiệp Giới hạn phạm vi mua nguyên vật liệu khối lượng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp cần có khả mua 1.3.4.2 Nhân tố bên ngồi - Công nghệ biến đổi nhanh doanh nghiệp không áp dụng cơng nghệ vào sản xuất sản phẩm doanh nghiệp doanh nghiệp khác giá chất lương,… - Trạng thái có nhà cung cáp hay độc quyền bán: thường trường hợp sản phẩm có giá cao buộc doanh nghiệp phải mua với mức giá - Thông tin thị trường: thông tin nguồn cung ứng, nói thơng tin kinh tế quan trọng quan tâm toàn xã hội; khơng có thơng tin thị trường khơng thể có định đắn sản xuất, kinh doanh, định cấp quản lý - Cơ chế, sách Nhà nước ảnh hưởng đến cơng tác mua ngun vật liệu 1.3.5 Quy trình mua nguyên vật liệu 1.3.5.1 Xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu Xác định nhu cầu nguyên vật liệu hoạt động sản xuất bước việc lập kế hoạch cung ứng vật tư Trong đó, kế hoạch cung ứng vật tư phận quan trọng thiếu kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, phản ánh toàn giải pháp giải vật tư nhằm đảm bảo cho hoạt động củas doanh nghiệp tiến hành liên tục, nhịp nhàng theo tiến độ định Để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, doanh nghiệp vào kế hoạch sản xuất-kinh doanhvà mức sử dụng nguyên vật liệu Kế hoạch sản xuất- kinh doanh hiểu việc xác định danh mục số lượng sản phẩm cần sản xuất kỳ kế hoạch phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp Mức sử dụng nguyên vật liệu lượng hao phí nguyên vật liệu cần thiết cho phép để sản xuất đơn vị sản phẩm (hoặc hoàn thành khối lượng công việc) đạt tiêu chuẩn chất lượng quy định, điều kiện sản xuất kỳ kế hoạch Để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, ta có cơng thức chung sau: N=Qxm Trong đó: N: Nhu cầu nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm kỳ kế hoạch; Nguyễn Thị Yến Nhi Q: số sản phẩm cần sản xuất kỳ kế hoạch; m: Mức sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm Trong trường hợp cụ thể, ta sử dụng công thức chi tiết để xác định nhu cầu nguyên vật liệu a) Mua loại nguyên vật liệu áp dụng cho loại sản phẩm Một loại nguyên vật liệu sản xuất loại sản phẩm, ta áp dụng công thức chung trên: N=Qxm b) Mua loại nguyên vật liệu áp dụng cho nhiều loại sản phẩm/bộ phận/chi tiết Doanh nghiệp xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết đến loại sản phẩm/bộ phận/chi tiết mức sử dụng nguyên vật liệu cho sản phẩm/bộ phận/chi tiết nhu cầu nguyên vật liệu xác định theo công thức: N i= 𝑚 𝑗 =1 Q j x m ij Ni: Nhu cầu nguyên vật liệu I để thực kế hoạch sản xuất; Qi: Số lượng sản phẩm j/số phận j/số chi tiết j cần sản xuất kỳ kế hoạch; mij: Mức sử dụng nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm j/số phận j/số chi tiết j Sau xác định nhu cầu vật tư ( nguyên vật liệu) phận, nhân viên phòng cung ứng tổng hợp nhu cầu vật tư toàn doanh nghiệp cách : + Nhận phiếu nhu cầu vật tư từ phận (nếu không sử dụng phiếu yêu cầu vật tư sử dụng bảng dự toán nhu cầu vật tư doanh mục vật tư kỹ thuật) + Kiểm tra mức độ hoàn chỉnh xác phiếu + Tổng hợp nhu cầu cho loại vật tư theo công thức : Nhu cầu vật tư cần mua = Tổng nhu cầu vật tư tất phận - Tồn kho(nếu có) – Lượng vật tư tự sản xuất 1.2.5.2 Xác định thời điểm phương thức mua nguyên vật liệu a) Xác định thời điểm mua Doanh nghiệp thường tiến hành mua nguyên vật liệu khi: - Có định đặt mua nguyên vật liệu bổ sung dự trữ tùy thuộc vào mơ hình kiểm tra dự trữ áp dụng; - Khai thác hội thị trường (tận dụng biến động giá thị trường…) Thời điểm mua nguyên vật liệu có ảnh hưởng đến giá cả, chi phí vận chuyển, chi phí đảm bảo dự trữ Vì cậy doanh nghiệp cần cân nhắc trước đưa định lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu hợp lý 10 ... công tácmua nguyên vật liệu doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác quản trị mua nguyên vật liệu công ty TNHH Phú Lộc Chương 3: Kết luận kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt độngmua nguyên vật liệu. .. liệu công ty TNHH Phú Lộc Nguyễn Thị Yến Nhi CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP 1.2 TỔNG QUAN VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.2.1 Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật. .. sách Nhà nước ảnh hưởng đến công tác mua nguyên vật liệu 1.3.5 Quy trình mua nguyên vật liệu 1.3.5.1 Xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu Xác định nhu cầu nguyên vật liệu hoạt động sản xuất bước