Hoàn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn

i LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập trường Đại học Thương Mại, chuyên ngành Quản trị kinh doanh, dạy dỗ, tận tình bảo giúp đỡ bạn bè cô đơn vị thực tập, em hồn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài : “ Hoàn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn” Em biết ơn ủng hộ giúp đỡ quý báu từ thầy cô, anh chị công ty Trước tiên em xin trân trọng cảm ơn Tiến Sĩ Trần Văn Trang tận tình hướng dẫn giúp đỡ em suốt q trình thực khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn thầy cô công tác trường Đại học Thương Mại tạo điều kiện cho em học tập, rèn luyện, nghiên cứu môi trường chuyên nghiệp, động Qua thời gian năm học tập đây, hướng dẫn thầy em có thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm q báu để hồn thành khóa luận Trong trình thực đề tài, em xin chân thành cảm ơn bác Lê Anh Dũng – Giám đốc cơng ty Nguyễn Thị Hồng Hòa – Phó Giám đốc kiêm Kế tốn trưởng cơng ty, cô giúp đỡ em thực tập công ty cung cấp số liệu, tham gia trả lời câu hỏi vấn để giúp em hồn thành q trình nghiên cứu đề tài Trong q trình làm bài, em cố gắng hồn thành cách tốt song thời gian lực thân có hạn viết khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý q thầy để viết em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! ii MUC LỤC LỜI CẢM ƠN i MUC LỤC ii DANH MỤC BẢNG iv DANH MỤC HÌNH v PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài khóa luận CHƯƠNG 1: MT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm có liên quan 1.1.1 Khái niệm mua hàng 1.1.2 Khái niệm nguyên vật liệu .5 1.1.3 Khái niệm quản trị mua nguyên vật liệu 1.2 Nội dung nghiên cứu quản trị mua nguyên vật liệu 1.2.1 Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu 1.2.2 Tổ chức mua nguyên vật liệu 1.2.3 Kiểm soát mua nguyên vật liệu 12 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị mua nguyên vật liệu doanh nghiệp 16 1.3.1 Các nhân tố bên doanh nghiệp 16 1.3.2 Các nhân tố bên doanh nghiệp 17 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN KÌ SƠN ……… 19 2.1 Giới thiệu khái quát doanh nghiệp 19 2.1.1 Vài nét Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn 19 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh doanh nghiệp 20 iii 2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 21 2.1.4 Kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp giai đoạn 2015 – 2017: 22 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị mua nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn 23 2.2.1 Phân tích thực trạng lập kế hoạch mua nguyên vật liệu 23 2.2.2 Phân tích thực trạng tổ chức mua nguyên vật liệu .24 2.2.3 Phân tích thực trạng kiểm soát mua nguyên vật liệu 27 2.2.4 Phân tích ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác quản trị mua nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn .28 2.3 Các kết luận thực trạng quản trị mua nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn: .31 2.3.1 Ưu điểm: 31 2.3.2 Nhược điểm nguyên nhân gây ra: 31 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ GIẢI QUYẾT, HỒN THIỆN Q TRÌNH QUẢN TRỊ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN KÌ SƠN .33 3.1 Phương hướng hoạt động Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn thời gian tới: 33 3.2 Các giải pháp hoàn thiện quản trị mua nguyên vật liệu công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn: 34 3.2.1.Tổ chức thực tốt xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu công ty 34 3.2.2 Tiếp tục làm tốt cơng tác tìm lựa chọn nhà cung cấp .35 3.2.3 Nâng cao chất lượng, hiệu công tác thương lượng đặt hàng 35 3.2.4 Hoàn thiện công tác kiểm tra giao nhận hàng 36 3.2.5 Cải tiến công tác đánh giá kết mua hàng .37 3.2.6 Nâng cao chất lượng nhân 38 KẾT LUẬN 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC iv STT DANH MỤC BẢNG Tên bảng Bảng 2.1: Kết hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn (2015-2017) Bảng 3.1: Chỉ tiêu kế hoạch doanh thu lợi nhuận công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn giai đoạn 2018 – 2020 Bảng 2.2: Mức sản lượng dự kiến tiêu thụ Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn Số trang 22 33 23 v DANH MỤC HÌNH STT Tên hình Hình 1.1: Sơ đồ trình quản trị mua nguyên vật liệu n Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn Số trang 21 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Nền kinh tế Việt Nam có bước chuyển mạnh mẽ, sách điều lệ bổ sung, cải thiện nhằm tạo cho doanh nghiệp điều kiện để phát triển Sự hội nhập với tổ chức kinh tế khu vực giới mở cho kinh tế Việt Nam hội mới, bên cạnh hàng loạt thách thức mà doanh nghiệp phải đối đầu có gia nhập kinh tế lớn mạnh khắp năm châu Đặc biệt ngành xây dựng vận tải, doanh nghiệp có thêm nhiều hội doanh nghiệp nước đầu tư dự án lớn bên cạnh u cầu khắt khe trình độ, chất lượng lao động, cạnh tranh hàng loạt đối thủ thị trường Môi trường kinh doanh không ngừng biến đổi, khó dự đốn trước khó khăn, rủi ro phía trước Thực tế hoạt động doanh nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên đối mặt với thách thức nhiều mức độ khác thách thức có ảnh hưởng định tới hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu hoạt động doanh nghiệp Do vậy, nhà quản trị cần phải nhận dạng, dự đốn, xác định xác rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải, đo lường mức độ thiệt hại gây cho doanh nghiệp để từ có biện pháp phòng tránh, khắc phục có rủi ro xảy để giúp cho doanh nghiệp hoạt động cách tốt nhất, đạt mục tiêu doanh nghiệp việc vô cần thiết doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn doanh nghiệp đa ngành, hoạt động lĩnh vực xây dựng vận tải Doanh nghiệp chun xây dựng cơng trình, sản xuất sản phẩm từ phế liệu xây dựng, vận tải hàng hóa cung cấp số dịch vụ kèm, Nhờ vào hoạt động phân phối, cơng ty có vai trò hoạt động lưu thơng hàng hóa - hoạt động thương mại, cầu nối sản xuất tiêu dùng Công ty tham gia vào khâu vận chuyển, bán hàng tới người tiêu dùng Vì cơng ty sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu nên việc thực trình quản trị mua nguyên vật liệu quan trọng công tác chưa quan tâm tới, điều làm cho hoạt động mua nguyên vật liệu công ty chưa hợp lý Nhằm hạn chế tối thiểu lãng phí hay thiếu sót nguyên vật liệu để đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có biện pháp, đo lường hiệu để tránh rủi ro nhập nguyên vật liệu xảy Nhận thấy vấn đề vô quan trọng cần thiết doanh nghiệp nói chung cơng ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn nói riêng Dưới hướng dẫn thầy Trần Văn Trang em thực khóa luận với chun đề “Hồn thiện cơng tác quản trị mua nguyên vật liệu công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn” Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài - Đề tài: “Hồn thiện q trình mua ngun vật liệu thông công ty Cổ phần Thông Quảng Ninh” – Tác giả Đỗ Thị Hồng Nhung – Khoa Đào tạo quốc tế – Trường Đại học Thương Mại - Đề tài: “Hồn thiện quản trị mua hàng cơng ty Cổ phần Thăng Long – Tác giả Nguyễn Hải Bằng – Khoa Kinh doanh thương mại – Trường Đại học Thương Mại - Đề tài: “ Quản trị mua nguyên vật liệu cơng ty Cổ phần mía đường Lam Sơn” – Tác giả Lê Thị Đài Trang – Trường Đại học Thương Mại - Đề tài: “Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng công ty Thương mại Dịch vụ tổng hợp Hà Nội” – Tác giả Đỗ Thị Yến – Khoa Quản trị doanh nghiệp - Trường Đại học Thương Mại Mục tiêu nghiên cứu chung đề tài hệ thống, tổng hợp, phân tích đánh giá trình mua hàng doanh nghiệp Trên sở đó, vận dụng kiến thức học để đưa kiến nghị, giải pháp hòa thiện q trình mua hàng doanh nghiệp Làm rõ thực trạng quản lý công tác mua hàng đơn vị thực tập Từ đưa biện pháp nhằm tăng cường hiệu lực quản trị mua hàng doanh nghiệp Việc nghiên cứu đề tài “Hồn thiện cơng tác quản trị mua nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn” nhằm đạt mục đích: - Thứ nhất, giúp cơng ty tìm kiếm, lựa chọn nhà cung ứng phù hợp, giữ mối quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác tin cậy, đồng thời mở rộng mối quan hệ với bạn hàng để thâm nhập vào thị trường nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị mua hàng công ty - Thứ hai, đạt hiệu cao trình đàm phán, thương lượng với đối tác để mang lại lợi ích cao cho công ty - Thứ ba, lựa chọn nguồn nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng, trình giao nhận hàng khoa học giúp cho hoạt động công ty suôn sẻ, không bị gián đoạn - Thứ tư, hồn thiện tồn q trình quản trị mua nguyên vật liệu công ty Qua q trình tìm hiểu, chưa có tác giả tiến hành nghiên cứu vấn đề quản trị mua nguyên vật liệu công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn Vì mà đề tài: “Hồn thiện cơng tác quản trị mua ngun vật liệu Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn” khơng trùng lặp với cơng trình nghiên cứu từ trước đến Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu tổng quát: Tìm giải pháp để hồn thiện cơng tác quản trị mua nguyên vật liệu công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn thời gian tới Mục tiêu cụ thể: - Thứ nhất: Hệ thống lý luận công tác quản trị mua nguyên vật liệu doanh nghiệp - Thứ hai: Phân tích, đánh giá cơng tác quản trị mua ngun vật liệu công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn - Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị số giải pháp hồn thiên cơng tác quản trị mua nguyên vật liệu công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác quản trị mua nguyên vật liệu cơng ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: Hoạt động công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn chủ yếu tỉnh Hòa Bình, cơng ty có vận chuyển ngun vật liệu xây dựng cho cơng trình thủy điện Sơn La, Lai Châu, đó, phạm vi nghiên cứu không gian giới hạn thị trường miền Bắc - Phạm vi thời gian: Thực trạng hoạt động quản trị mua nguyên vật liệu từ năm 2015 đến năm 2017, đồng thời đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị mua ngun vật liệu giai đoạn 2018 – 2020 Phương pháp nghiên cứu  Phương pháp thu thập liệu sơ cấp qua quan sát, điều tra, vấn nhân viên công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn - Mục đích: Thu thập thơng tin cần thiết vấn đề cần hiểu rõ để nắm bắt thông tin cách chi tiết vấn đề cần nghiên cứu - Các bước thực hiện: + Bước 1: Xây dựng bảng câu hỏi vấn (các câu hỏi liên quan trực tiếp đến vấn đề thắc mắc chưa giải quyết) + Bước 2: Hẹn lịch vấn + Bước 3: Tiến hành vấn + Bước 4: Ghi chép, xếp lại nội dung vấn để phục vụ cho đề tài nghiên cứu  Phương pháp thu thập liệu thứ cấp qua báo cáo kết kinh doanh, thống kê, khóa luận sinh viên khóa trước, báo, số trang web, - Bước 1: Thu thập báo cáo kết kinh doanh công ty năm gần - Bước 2: Thu thập tài liệu, khóa luận liên quan sinh viên khóa trước để tham khảo - Bước 3: Tổng hợp, đánh giá lựa chọn tài liệu phù hợp phục vụ cho q trình viết đề tài  Phương pháp phân tích, xử lý liệu: thông tin, liệu xử lý phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích so sánh Thu thập báo cáo công ty tiến hành phân tích góc độ xem xét, nhận dạng để đánh giá rủi ro q trình mua ngun vật liệu mà doanh nghiệp gặp phải So sánh số liệu năm gần (2015 – 2017) để có nhìn đánh giá xác q trình mua ngun vật liệu doanh nghiệp Kết cấu đề tài khóa luận Chương 1: Một số lý luận quản trị mua nguyên vật liệu doanh nghiệp Chương 2: Phân tích đánh giá thực trạng quản trị mua nguyên vật liệu công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn Chương 3: Đề xuất kiến nghị để giải quyết, hồn thiện q trình quản trị mua nguyên vật liệu công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn CHƯƠNG 1: MT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm có liên quan 1.1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng hành vi mà người tiêu dùng (người mua) nhận lượng hàng hóa định thỏa mãn nhu cầu hay phần nhu cầu họ phải trả lượng tiền định cho người bán Mua hàng hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp thương mại nhằm tạo nguồn hàng hóa để đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, quy cách chủng loại đáp ứng nhu cầu khách hàng Xuất phát từ nhu cầu hàng hóa thị trường mà doanh nghiệp nghiên cứu nguồn hàng, khả cung ứng từ nhà cung cấp, đàm phán giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian, giao hàng, toán, để đến kí kết hợp đồng mua bán 1.1.2 Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu đối tượng lao động thay đổi lao động có ích tác động vào Ngun vật liệu đối tượng lao động đối tượng lao động nguyên vật liệu mà điều kiện đối tượng lao động mà lao động làm hình thành nguyên vật liệu Nguyên vật liệu đối tượng lao động thể dạng vật hoá, vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh định toàn giá trị vật liệu chuyển hết lần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Hay phát biểu nguyên vật liệu tài sản lưu động mua sắm, dự trữ để phục vụ cho trình sản xuất kinh doanh nguồn vốn lưu động Nguyên vật liệu ba yếu tố trình sản xuất kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị sản phẩm dịch vụ tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp sản xuất giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớnnguyên chủ yếu Lập kế hoạch mua vật liệu giá trị sản phẩm 1.1.3 Khái niệm quản trị mua nguyên vật liệu Theo cách tiếp cận trình: Quản trị mua nguyên vật liệu trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành kiểm sốt hoạt động mua hàng doanh nghiệp Tìmtiêu lựa thương mại nhằm thực mục bánchọn hàng.nhà cung cấp Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua nguyên vật liệu quản trị bước công việc xác định nhu cầu, tìm lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi kiểm Thương lượng nhằm đặt hàng tra việc giao nhận, đánh giá kết mua hàng đạt mục tiêu xác định Các bước tiến hành quản trị mua nguyên vật liệu theo cách tiếp cận tác nghiệp: Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng Kiểm soát mua nguyên vật liệu 32 - Giám đốc người trực tiếp kiểm tra nguyên vật liệu mà Thủ kho Trưởng xưởng kĩ thuật nên nắm bắt hết đươc tình trạng nguyên vật liệu, số lượng, chất lượng nên không tránh chi phí phát sinh rủi ro Ngun nhân: Đôi lượng hàng lớn nên lãnh đạo công ty bao quát hết kiểm tra lô hàng nên tránh khỏi sai sót - Cơng ty khơng thường xun tìm thay đổi nhà cung cấp nên công ty bị thiệt có cơng ty có nguyên vật liệu với chất lượng tương đương giá thành lại rẻ hơn, nên cơng ty khơng có hội để tham gia vào thị trường bạn hàng giới thiệu Nguyên nhân: Cơng ty muốn giữ uy tín mối làm ăn với nhà cung ứng lâu dài để hỗ trợ nhiều hoạt động để tránh rủi ro xảy với nhà cung cấp - Quá trình lập kế hoạch thường bị phá vỡ Ngun nhân: Cơng ty lập kế hoạch mua nguyên vật liệu cho sản phẩm công ty sản xuất bán nguyên vật liệu công ty nhập để phân phối cho thị trường khác cơng ty khơng thể lường trước hết nên phải thường xuyên thay đổi kế hoạch CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ GIẢI QUYẾT, HỒN THIỆN Q TRÌNH QUẢN TRỊ MUA NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN KÌ SƠN 3.1 Phương hướng hoạt động Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn thời gian tới: Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn cơng ty chun kinh doanh, sản xuất ngành vật liệu xây dựng Công ty hoạt động lâu có tên tuổi thị trường Nhưng thay đổi lớn phân khúc ngành xây dựng 33 tập đoàn lớn có đe dọa định đến thị phần cơng ty Để phát triển đứng vững thị trường, công ty cần đề mục tiêu mới, có biện pháp quản trị hợp lý, phương hướng hoạt động rõ ràng để công ty tận dụng tối đa nguồn lực để đạt mục tiêu Hiện nay, cơng ty thường xuyên mở rộng quan hệ với đối tác nhà cung ứng để có thêm thị trường mới, trì mối liên hệ với khách hàng lâu năm Biết khó khăn mà cơng ty gặp phải có thêm đối thủ cạnh tranh lĩnh vực nên công ty xây dựng mục tiêu cụ doanh thu lợi nhuận để làm nguồn động lực phấn đấu cho tồn nhân viên cơng ty Bảng 3.1: Chỉ tiêu kế hoạch doanh thu lợi nhuận công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn giai đoạn 2018 – 2020 ( Đơn vị :VNĐ ) Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 2020 Doanh thu 9.925.560.000 10.150.420.000 10.310.125.000 Lợi nhuận 580.365.000 595.452.000 625.795.000 ( Nguồn: Phòng Tài Vụ ) Việc đặt mục tiêu cao giúp cho cơng ty có điểm đích lộ trình cụ thể để đạt mục tiêu  Phương hướng thực mục tiêu: - Một là, tìm thêm nhà cung cấp có chất lượng tương đương giá thành thấp để tiết kiệm chi phí - Dùng quảng cáo để đưa tên tuổi cơng ty tiến gần với khách hàng, từ tìm kiếm thêm thị trường - Cân đối trình mua nguyên vật liệu cho tiết kiệm số lần vận chuyển để giảm thiểu chi phí - Sử dụng ngun vật liệu hợp lí q trình sản xuất để tránh gây lãng phí 3.2 Các giải pháp hoàn thiện quản trị mua nguyên vật liệu cơng ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn: 3.2.1.Tổ chức thực tốt xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu công ty Công tác xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu yếu tố giúp cho doanh nghiệp đảm bảo cho trình kinh doanh diễn thuận lợi Do vậy, muốn nâng cao hiệu hoạt động xác định nhu cầu nguyên vật liệu, công ty phải tiến 34 hành nghiên cứu thị trường yếu tố: cung, cầu, giá cả, đối thủ cạnh tranh Khi xác định nhu cầu tiêu thụ kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung ứng diễn đạt hiệu Các nghiên cứu thị trường công ty cần phải tập trung vào yếu tố sau: - Xác định phân khúc thị trường mà cơng ty hướng đến - Thu tập thông tin, nhu cầu thị trường xếp tầm quan trọng nhu cầu theo mục tiêu công ty - Xác định nguồn thơng tin, tập hợp, phân tích xử lý để đưa định đắn Công ty nên cập nhật thường xuyên thông tin biến động thị trường xây dựng, dự đốn, phân tích chuyên gia xu hướng tiêu dùng tương lai Tối ưu hóa lượng hàng lần đặt hàng để tiết kiệm chi phí Cơng ty cần xếp, lên kế hoạch cụ thể cho lần đặt hàng cho tận dụng tối đa không gian phương tiện, thời gian vận chuyển, thời gian xếp kho giao nhận Nếu làm vậy, công ty tiết kiệm nhiều chi phí hoạt động logistics Cơng ty cần có kế hoạch theo quý để mua hàng tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa để sẵn sàng nắm bắt hội tới Tuy cơng ty chủ yếu mua nguyên vật liệu đơn đặt hàng cần phải có lượng hàng hóa có sẵn định để tránh phải vận chuyển nhiều lần Dự trữ trước hàng hóa giúp cơng ty giảm thời gian giao hàng đến tay khách hàng, tăng lợi cạnh tranh tận dụng hội để nắm bắt thời hàng hóa trở nên “sốt” thu nguồn lợi lớn 3.2.2 Tiếp tục làm tốt cơng tác tìm lựa chọn nhà cung cấp Trong thời điểm tại, công ty làm tốt công tác tìm lựa chọn nhà cung cấp có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp truyền thống Cơng ty cần liên tục cập nhật tình hình chất lượng hàng hóa, giá cả, chất lượng dịch vụ kèm để đưa điểm đánh giá phù hợp tránh tình trạng nhà cung cấp truyền thống mắc nhiều sai lỗi, làm ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất công ty Đối với nhà cung ứng truyền thống, cơng ty nên có hoạt động quan tâm, nắm bắt nhu cầu nhà cung cấp để trì mối quan hệ tốt đẹp, tăng lợi ích cơng tác mua hàng cho cơng ty Bên cạnh cơng ty nên thường xun tìm hiểu thêm nhà cung cấp để phòng ngừa rủi ro mà nhà cung cấp xảy Một nhà cung cấp có uy tín đơi xảy rủi ro thiên tai ( bão lũ, hỏa hoạn, ) hay bị đối 35 tác khác bùng tiền hàng khiến công ty khơng thể sản xuất tiến độ Vì vậy, cơng ty cần có nhà cung cấp dự phòng sẵn để thay đổi kinh hoạt rủi ro xảy đảm bảo cho kế hoạch hoạt động công ty thông suốt 3.2.3 Nâng cao chất lượng, hiệu công tác thương lượng đặt hàng Trong thời gian vừa qua, công ty chủ yếu đặt hàng với nhà cung cấp truyền thống nên công tác thương lượng đặt hàng thường Giám đốc cơng ty thực Vì vậy, cơng tác đặt hàng diễn đơn giản, lần đặt hàng, công ty cần xem lại giá cả, đặt số lượng hàng cần thiết yếu tố khác tiêu chuẩn chất lượng, phương thức toán, điều kiện giao hàng có thay đổi cơng ty có ưu đãi định từ nhà cung cấp lợi việc thương lượng đặt hàng diễn nhanh chóng Kết trình thương lượng thể qua hợp đồng mua bán Tuy việc thực hiên đặt hàng thương lượng có diễn nhanh chóng thuận lợi công ty phải ý đến điều khoản hợp đồng Hợp đồng mua bán sở đế bên chuẩn bị thực nghĩa vụ mình, để phân xử trách nhiệm bên có tranh chấp xảy xử lý vi phạm Vì vậy, hợp đồng công ty cần kiểm tra rõ ràng cụ thể điều khoản sau: - Số lượng hàng hóa Tiêu chuẩn chất lượng Thời gian giao hàng Phương tiện vận chuyển Địa điểm giao nhận hàng hóa, xếp dỡ, vận chuyển Đồng tiền toán, phương thức thời gian tốn Bảo hiểm giám định hàng hóa Trách nhiệm bên vi phạm hợp đồng Tuy nhiên, việc Giám đốc thương lượng, đặt hàng nắm rõ điều khoản thỏa thuận hai bên hạn chế có trường hợp không may xảy Giám đốc công tác, hay đau ốm, Công ty cần đào tạo thêm cho nhân viên nắm rõ điều khoản cần thiết để đặt hàng, tiêu chuẩn hàng hóa, đào tạo cho họ có ý thức việc tìm kiếm thơng tin, nắm bắt nhu cầu thị trường để có thêm linh hoạt cơng tác đảm bảo cho hoạt động mua hàng đạt kết cao Nhà quản trị công ty phải thường xuyên trau dồi, cập nhật tình hình mới, nâng cao trình độ để tận dụng hội, hạn chế rủi ro từ 36 yếu tố mơi trường kinh doanh từ tạo thời kinh doanh cho hoạt động mua hàng Nhà quản trị nắm bắt nhiều thông tin, giúp cho công ty có nhiều chiến lược kinh doanh đắn, tăng khả tự chủ nguồn nguyên vật liệu cung cấp cho khách hàng, nắm bắt thời kinh doanh Qua đó, nhà quản trị lựa chọn hình thức mua nguyên vật liệu phù hợp với tiềm lực, khả bán cơng ty 3.2.4 Hồn thiện công tác kiểm tra giao nhận hàng Công tác công ty thực chặt chẽ thời gian qua, loại vật liệu xây dựng (đặc biệt sắt thép có tiêu chuẩn kiểm định riêng) bị hư hỏng, méo mó q trình vận chuyển cần phải kiểm tra chu đáo Công ty cần theo dõi thường xuyên quy trình thực hợp đồng nhà cung ứng Nắm bắt thơng tin tình hình nhà cung ứng yếu tố quan trọng để đảm bảo cho nguồn hàng công ty Cơng ty nên theo dõi thường xun tình hình biến động giá thị trường để xem giá nhà cung ứng có chênh lệch nhiều hay khơng Trong q trình giao nhận hàng hóa, cơng ty phải yêu cầu nhân viên phải nắm rõ thông tin hợp đồng, làm thủ tục, quy định đảm bảo số lượng, chất lượng nguyên vật liệu hợp đồng mua bán kí kết Để kiểm tra chất lượng hàng hóa, cơng ty cần cử nhân viên có kinh nghiệm, trình độ để kiếm tra quy cách hàng hóa, chất lượng loại nguyên vật liệu giám sát q trình nhập hàng Cơng ty nên xây dựng tiêu chuẩn kiểm sốt hàng hóa thống cho loại nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng hàng hóa quy trình giao nhận hàng diễn nhanh chóng Sau xuất trình loại giấy tờ, nhân viên giám sát phải kiểm tra tính hợp lệ giấy tờ, kiếm sốt kĩ mục giấy tờ :số lượng, chất lượng, điều khoản toán, địa điểm giao nhận hàng, Nếu có thiếu sót cần báo cho Giám đốc nhân viên giao hàng nhà cung cấp để bổ sung có biện pháp xử lý kịp thời 3.2.5 Cải tiến công tác đánh giá kết mua hàng Để thực công tác đánh giá kết mua hàng cách hiệu hơn, công ty cần xây dựng tiêu chuẩn riêng để đưa đánh giá khách quan như: - Số lượng hàng hóa 37 - Chất lượng hàng hóa Tiến độ thực hợp đồng nhà cung cấp Giá nhà cung cấp so với mặt thị trường Chi phí thực hợp đồng (so sánh theo năm) Lợi nhuận từ hợp đồng so với kế hoạch đặt Công ty cần làm tốt công tác này, đưa thêm tiêu chuẩn đánh giá, đánh giá cách khách quan, nắm rõ khả nhà cung cấp từ lên kế hoạch cho việc lựa chọn nhà cung cấp thay nhà cung cấp Ngồi cơng ty cần xem xét yếu tố bên ngồi như: uy tín, ổn định, dịch vụ kèm nhà cung cấp so với mặt chung để đưa định Nếu nhà cung cấp đáp ứng đủ điều kiện tìm nhà cung cấp tiềm tiếp tục trì mối quan hệ với họ Còn nhà cung cấp khơng có khả đáp ứng đủ nhu cầu cơng ty cơng ty nên chấm dứt hợp tác với họ Đánh giá kết mua hàng không cần xét đến yếu tố phía nhà cung cấp mà phải xét đến trình độ, khả thực nhiệm vụ đội ngũ cán giao nhiệm vụ công ty Căn vào nhân viên thực cơng ty cần có điều chỉnh, bổ sung thêm kiến thức cho nhân viên để họ hồn thiện cơng tác cách hoàn chỉnh 3.2.6 Nâng cao chất lượng nhân Con người yếu tố định thành công hay thất bại hoạt động kinh doanh Muốn mua nguyên vật kiệu có hiệu yếu tố tác động trực tiếp đến hoạt động đội ngũ nhân viên, cán nhà quản trị công ty.Công ty cần xây dựng đội ngũ có trình độ kiến thức chuyên môn để thực công tác mua hàng Đồng thời cần có thống từ việc định đến triển khai công tác mua hàng để đảm bảo q trình mua hàng có hiệu tốt Công ty cần bồi dưỡng thêm kiến thức quy chuẩn, tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hàng hóa, nâng cao lực chun mơn cho nhân viên để tránh sai sót q trình kiểm tra, giao nhận hàng Khi Giám đốc tự kiểm tra tồn hàng hòa mà nhân viên người nhận hàng họ cần có kiến thức định để tránh bị lừa, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào tốt 38 Công ty cần có thêm buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm cho nhân viên tình hình thị trường không ngừng thay đổi Tạo điều kiện cho nhân viên có lực, trách nhiệm tham gia vào đàm phán, kí kết hợp đồng Cơng ty cần có biện pháp đãi ngộ nhân lực hợp lý sách tiền lương tiền thưởng Tạo động lực làm việc cho nhân viên Mỗi cá nhân nên giao phụ trách nhiệm vụ cụ thể để tăng trách nhiệm người hoạt động chung tồn cơng ty 39 KẾT LUẬN Quá trình quản trị mua nguyên vật liệu hoạt động quan trọng doanh nghiệp thương mại Nó ảnh hưởng trực tiếp tới số lượng hàng hóa tiêu thụ doanh thu kinh doanh doanh nghiệp thương mại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Kì Sơn công ty chuyên sản xuất kinh doanh loại vật liệu xây dựng – mặt hàng thiết yếu cho hoạt động xây dựng, sản xuất Trong q trình thực tập cơng ty, tơi tìm hiểu hoạt động tác nghiệp cơng ty đặc biệt trình quản trị mua nguyên vật liệu Mặc dù hoạt động quản trị mua nguyên vật liệu công ty mang lại thành cơng tình hình kinh doanh qy trình tỏ hiệu Chính điều đó, hồn thiện cơng tác quản trị mua ngun vật liệu hoạt động cấp thiết cơng ty Trong khóa luận, em cố gắng phân tích ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân nhằm giúp cơng ty có phát hiện, từ đưa giải pháp, kiến nghị thiết thực Do nhiều hạn chế trình độ thời gian nên khóa luận chưa giải triệt để vấn đề tồn tại; giải pháp dừng bước đầu ý tưởng Nhưng em mong cơng ty coi tài liệu tham khảo để hồn thiện mơ hình mạng lưới bán hàng tương lai cách hiệu DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các tài liệu nội công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn Đỗ Thị Hồng Nhung (2011) – Đề tài Hồn thiện cơng tác quản trị mua nguyên vật liệu công ty thông Quảng Ninh (Luận văn tốt nghiệp) – Đại học Thương Mại GS TS Phạm Vũ Luận - Quản trị doanh nghiệp thương mại – NXB Thống kê, 2000 Giáo trình Quản trị sản xuất ( thảo 8.2016) – Bộ môn Quản trị Doanh nghiệp - Đại học Thương Mại Một số website: - http://khothepxaydung.com - http://vneconomy.vn - https://cafeland.vn - http://www.soxaydung.hanoi.gov.vn Nguyễn Hải Bằng (2007) – Đề tài Hoàn thiện quản trị mua hàng công ty Cổ phần Thăng Long (Luận văn tốt nghiệp) – Đại học Thương Mại TS Thông Thái – PGS.TS An Thị Thanh Nhàn (2011) – Quản trị logistics – NXB Thống Kê PHỤ LỤC 1: PHIẾU CÂU HỎI PHỎNG VẤN Kính gửi bà Nguyễn Thị Hồng Hòa – Phó Giám đốc kiêm Kế tốn trưởng Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn Để hồn thiện khố luận tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện cơng tác quản trị mua ngun vật liệu công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn” Tơi nghiên cứu đề tài có số thắc mắc nên tơi có số câu hỏi mong bà giúp đỡ Tôi xin chân thành cảm ơn! Câu 1: Bà vui lòng cho biết cơng ty có thực hoạt động quản trị mua nguyên vật liệu theo trình tự nào? Câu 2: Cơng ty có thường xun tìm kiếm thay đổi nhà cung ứng hay không? Câu 3: Ai người thưởng đảm nhiệm trách nhiệm gặp đối tác thương lượng? Công ty thường trao đổi với nhà cung ứng nào? Câu 4: Trong trình quản trị mua ngun vật liệu q trình hay gặp khó khăn nhất? Câu 5: Khi nhập nguyên vật liệu yếu tố khiến cơng ty quan tâm nhất? Vì sao? Câu 6: Khi gặp khó khăn cơng ty thường làm để giải khó khăn đó? Câu 7: Cơng ty dựa tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp? Câu 8: Cơng ty có ưu tiên với nhà cung ứng lâu năm? Chân thành cảm ơn câu trả lời giải đáp thắc mắc bà! PHỤ LỤC 2: PHIẾU CÂU HỎI PHỎNG VẤN Kính gửi ơng Nguyễn Văn Minh – Trưởng Xưởng sản xuất Công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn Để hồn thiện khố luận tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu cơng ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn” Tơi nghiên cứu đề tài có số thắc mắc nên tơi có số câu hỏi mong ông giúp đỡ Tôi xin chân thành cảm ơn! Câu 1: Ơng thấy quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa cơng ty thực nào? Câu 2: Chất lượng hàng hóa có đảm bảo khơng? Cơng ty có xử lý hàng hóa khơng đảm bảo chất lượng? Câu 3: Lượng hàng hóa cơng ty nhập có đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng nhu cầu sản xuất công ty hay không? Câu 4: Cơng ty thường nhập hàng hóa theo hình thức gì? Câu 5: Cơng ty có thường xun tìm thay đổi nhà cung cấp hay không? Chân thành cảm ơn câu trả lời giải đáp thắc mắc ông! PHỤ LỤC 3: PHIẾU ĐIỀU TRA PHỎNG VẤN Kính gửi ơng Bùi Văn Hà –Thủ kho Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn Để hồn thiện khố luận tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện cơng tác quản trị mua ngun vật liệu công ty Cổ phần Đầu Tư Phát Triển Kì Sơn” Tơi nghiên cứu đề tài có số thắc mắc nên tơi có số câu hỏi mong ông giúp đỡ Tôi xin chân thành cảm ơn! Câu 1: Hàng hóa cơng ty trước nhập kho phải kiểm tra nhận hàng yếu tố gì? Câu 2: Cơng ty có hay bị thiếu ngun vật liệu khơng? Ngun nhân dẫn đến điều gì? Câu 3: Những quy định cơng ty quản lý nguyên vật liệu kho gì? Câu 4: Quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa công ty nào? Chân thành cảm ơn câu trả lời giải đáp thắc mắc ông! PHỤ LỤC 4: BÚT KÝ PHỎNG VẤN Phỏng vấn bà Nguyễn Thị Hồng Hòa, Phó Giám đốc kiêm Kế tốn trưởng cơng ty với nội dung sau: - Quy trình mua nguyên vật liệu công ty : Theo bà Nguyễn Thị Hồng Hòa cho biết “ Từ sau cơng ty thành lập vào hoạt động ổn định, công ty áp dụng quy trình mua nguyên vật liệu sau: Căn vào lượng hàng sản xuất lượng hàng khách đặt, công ty lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng, sau giao nhận hàng toán, cuối đánh giá kết mua hàng Vì cơng ty có quy mơ khơng q lớn nên hình thức phù hợp với hoạt động công ty Sau ổn định sản xuất kinh doanh cơng ty có tìm kiếm thêm vài nhà cung cấp để mở rộng mối quan hệ tìm thêm khách hàng mới” - Những khó khăn trình mua hàng: “ Quá trình vận chuyển hàng hóa q trình khó khăn hàng hóa chủ yếu nguyên vật liệu xây dựng nên cồng kềnh khối lượng lớn, khâu chiếm nhiều chi phí cơng ty” - Cơng tác tìm kiếm nhà cung ứng mới: “Trước đây, công ty hoạt động với quy mô nhỏ nên khơng thường xun tìm nhà cung ứng mới, từ sau kí kết hợp đồng vận chuyển nguyên vật liệu cho cơng ty Thủy điện Sơn La cơng ty tìm thêm nhiều nhà cung ứng để hợp tác, mở rộng thêm sản xuất đa dạng hóa sản phẩm cơng ty sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường” - Các hình thức trao đổi với nhà cung ứng: “ Công ty liên hệ với nhà cung ứng chủ yếu qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp để thương lượng qua email” - Người đại diện công ty gặp mặt nhà cung ứng: “Người đại diện bác Lê Anh Dũng – Giám đốc công ty, Phó Giám đốc cử thay” - Cách khắc phục khó khăn cơng ty: “ Khi có khó khăn, Ban lãnh đạo cơng ty ngồi lại bàn luận để tìm mấu chốt vấn đề từ đưa giải pháp khắc phục hạn chế tối đa ảnh hưởng với cơng ty” - Cơng ty dựa tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp: “ Chất lượng yếu tố ưu tiên hàng đầu, sau giá thành, uy tín dịch vụ kèm nhà cung cấp Công ty đặt yếu tố chât lượng quan trọng để khẳng định uy tín với khách hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa mà cơng ty sản xuất ra” - Cơng ty có ưu tiên với nhà cung ứng lâu năm như: “ Với đơn hàng lớn, họ người gọi điện đặt hàng đầu tiên, phần chất lượng sản phẩm có uy tín, cơng ty hưởng triết khấu cao Vào dịp lễ cơng ty có tổ chức gặp mặt để tăng tính đồn kết cơng ty nhà cung ứng” Phỏng vấn ông Nguyễn Văn Minh – Trưởng Xưởng sản xuất cơng ty với nội dung tóm tắt sau: - Quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa gần vào nề nếp quy trình kiểm tra tơi nắm rõ - Chất lượng hàng hóa đảm bảo tơi người kiểm tra giám sát loại nguyên vật liệu trước đưa vào kho dùng để sản xuất - Lượng hàng công ty nhập đủ cho nhu cầu sản xuất theo quý khơng có kho bãi rộng để lưu kho hàng hóa nhiều Nhưng đơn hàng bán cơng ty thiếu nhiều thường xun đặt thêm - Cơng ty nhập hàng hóa theo hình thức nhập theo đơn đặt hàng chủ yếu, có nhập dư để phục vụ cho xưởng sản xuất - Cơng ty có tìm hiểu khơng thường xuyên thay đổi nhà cung cấp Phỏng vấn ông Bùi Văn Hà –Thủ kho công ty với nội dung tóm tắt sau: - Hàng hóa công ty nhận hàng phải kiểm tra số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn, mặt hàng xi măng cần kiểm tra bao bì xem có lỗi hay không, kiểm tra giấy tờ liên quan đến hàng hóa - Cơng ty nhập hàng theo hợp đồng từ phía khách hàng nên thiếu thường xuyên, lần nhập hàng cơng ty nhập dư số lượng để giảm chi phí thuê kho bãi - Quy định cơng ty phải ln kiểm sốt chất lượng, đảm bảo số lượng, nhập vào hay xuất phải có giấy tờ, ngày nhập hay xuất, lí xuất nhập hàng rõ ràng, kiểm kê phải đảm bảo số lượng hàng hóa phụ trách - Quy trình kiểm tra giao nhận hàng công ty + Đối với nhận hàng: Cơng ty u cầu bên giao hàng xuất trình giấy tờ liên quan, kiểm tra số lượng chất lượng hàng, sau tốn theo quy định hợp đồng tiến hành nhập kho lưu trữ hàng hóa + Đối với giao hàng: Cơng ty u cầu bên nhận hàng xuất trình giấy tờ liên quan, tiến hành thủ tục xuất kho theo số lượng mà hợp đồng thỏa thn, sau kí kết biên với người nhận hàng giao hàng