CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ GIẢI QUYẾT, HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN KÌ SƠN
3.2. Các giải pháp hoàn thiện quản trị mua nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn
3.2.6. Nâng cao chất lượng nhân sự
Con người chính là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động kinh doanh. Muốn mua nguyên vật kiệu có hiệu quả thì yếu tố tác động trực tiếp đến các hoạt động chính là đội ngũ nhân viên, cán bộ và nhà quản trị của công ty.Công ty cần xây dựng một đội ngũ có trình độ và kiến thức chuyên môn để thực hiện công tác mua hàng. Đồng thời cần có sự thống nhất từ việc ra quyết định đến triển khai các công tác mua hàng để đảm bảo quá trình mua hàng có hiệu quả tốt nhất.
Công ty cần bồi dưỡng thêm kiến thức về quy chuẩn, tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hàng hóa, nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên để tránh sai sót trong quá trình kiểm tra, giao nhận hàng. Khi Giám đốc không thể tự kiểm tra toàn bộ hàng hòa mà chính những nhân viên là người nhận hàng thì họ cần có những kiến thức nhất định để tránh bị lừa, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào tốt.
Công ty cần có thêm những buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm cho nhân viên khi tình hình thị trường đang không ngừng thay đổi như hiện nay. Tạo điều kiện cho những nhân viên có năng lực, trách nhiệm tham gia vào đàm phán, kí kết hợp đồng.
Công ty cần có những biện pháp đãi ngộ nhân lực hợp lý như chính sách về tiền lương và tiền thưởng. Tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Mỗi cá nhân nên được giao phụ trách về một nhiệm vụ cụ thể để tăng trách nhiệm của mỗi người trong hoạt động chung của toàn công ty.
KẾT LUẬN
Quá trình quản trị mua nguyên vật liệu là một trong những hoạt động quan trọng của bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới số lượng hàng hóa tiêu thụ và doanh thu kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Kì Sơn là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các loại vật liệu xây dựng – một trong những mặt hàng thiết yếu cho hoạt động xây dựng, sản xuất. Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã tìm hiểu các hoạt động tác nghiệp của công ty đặc biệt là quá trình quản trị mua nguyên vật liệu. Mặc dù hoạt động quản trị mua nguyên vật liệu hiện tại của công ty đã mang lại thành công nhưng trong tình hình kinh doanh hiện nay quáy trình này tỏ ra kém hiệu quả. Chính bởi điều đó, hoàn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu là hoạt động cấp thiết hiện nay của công ty.
Trong bài khóa luận, em đã cố gắng phân tích những ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân nhằm giúp công ty có những phát hiện, từ đó đưa ra các giải pháp, kiến nghị thiết thực hơn. Do còn nhiều hạn chế về trình độ và thời gian nên bài khóa luận này có thể chưa giải quyết triệt để những vấn đề tồn tại; những giải pháp có thể chỉ dừng ở những bước đầu ý tưởng. Nhưng em rất mong công ty có thể coi đây là tài liệu tham khảo để hoàn thiện mô hình mạng lưới bán hàng trong tương lai một cách hiệu quả hơn.
1. Các tài liệu nội bộ của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn
2. Đỗ Thị Hồng Nhung (2011) – Đề tài Hoàn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu tại công ty thông Quảng Ninh (Luận văn tốt nghiệp) – Đại học Thương Mại.
3. GS. TS Phạm Vũ Luận - Quản trị doanh nghiệp thương mại – NXB Thống kê, 2000
4. Giáo trình Quản trị sản xuất ( bản thảo 8.2016) – Bộ môn Quản trị Doanh nghiệp - Đại học Thương Mại.
5. Một số các website:
- http://khothepxaydung.com - http://vneconomy.vn
- https://cafeland.vn
- http://www.soxaydung.hanoi.gov.vn
6. Nguyễn Hải Bằng (2007) – Đề tài Hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Thăng Long (Luận văn tốt nghiệp) – Đại học Thương Mại
7. TS Thông Thái – PGS.TS An Thị Thanh Nhàn (2011) – Quản trị logistics – NXB Thống Kê.
Kính gửi bà Nguyễn Thị Hồng Hòa – Phó Giám đốc kiêm Kế toán trưởng của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn
Để hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn”. Tôi nghiên cứu đề tài và có một số thắc mắc nên tôi có một số câu hỏi mong bà giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Câu 1: Bà vui lòng cho biết công ty có thực hiện hoạt động quản trị mua nguyên vật liệu theo trình tự như thế nào?
Câu 2: Công ty có thường xuyên tìm kiếm và thay đổi nhà cung ứng hay không?
Câu 3: Ai là người thưởng đảm nhiệm trách nhiệm gặp đối tác và thương lượng?
Công ty thường trao đổi với nhà cung ứng như thế nào?
Câu 4: Trong quá trình quản trị mua nguyên vật liệu thì quá trình nào hay gặp khó khăn nhất?
Câu 5: Khi nhập nguyên vật liệu thì yếu tố nào khiến công ty quan tâm nhất? Vì sao?
Câu 6: Khi gặp những khó khăn thì công ty thường làm gì để giải quyết những khó khăn đó?
Câu 7: Công ty dựa trên những tiêu chí gì để lựa chọn nhà cung cấp?
Câu 8: Công ty có những ưu tiên gì với những nhà cung ứng lâu năm?.
Chân thành cảm ơn những câu trả lời giải đáp thắc mắc của bà!
Kính gửi ông Nguyễn Văn Minh – Trưởng Xưởng sản xuất của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn. Để hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn”. Tôi nghiên cứu đề tài và có một số thắc mắc nên tôi có một số câu hỏi mong ông giúp đỡ. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Câu 1: Ông thấy quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa của công ty hiện nay được thực hiện như thế nào?
Câu 2: Chất lượng hàng hóa có được đảm bảo không? Công ty có những xử lý như thế nào đối với những hàng hóa không đảm bảo chất lượng?
Câu 3: Lượng hàng hóa công ty nhập về có đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng và nhu cầu sản xuất của công ty hay không?
Câu 4: Công ty thường nhập hàng hóa theo hình thức gì?
Câu 5: Công ty có thường xuyên tìm và thay đổi nhà cung cấp hay không?
Chân thành cảm ơn những câu trả lời giải đáp thắc mắc của ông!
Kính gửi ông Bùi Văn Hà –Thủ kho của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn. Để hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn”. Tôi nghiên cứu đề tài và có một số thắc mắc nên tôi có một số câu hỏi mong ông giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Câu 1: Hàng hóa của công ty trước khi nhập kho phải kiểm tra khi nhận hàng những yếu tố gì?
Câu 2: Công ty có hay bị thiếu nguyên vật liệu không? Nguyên nhân dẫn đến điều đó là gì?
Câu 3: Những quy định của công ty về quản lý nguyên vật liệu trong kho là gì?
Câu 4: Quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa của công ty hiện nay như thế nào?
Chân thành cảm ơn những câu trả lời giải đáp thắc mắc của ông!
Phỏng vấn bà Nguyễn Thị Hồng Hòa, Phó Giám đốc kiêm Kế toán trưởng của công ty với các nội dung như sau:
- Quy trình mua nguyên vật liệu của công ty hiện nay : Theo bà Nguyễn Thị Hồng Hòa cho biết “ Từ khi sau khi công ty thành lập và đi vào hoạt động ổn định, công ty đã áp dụng quy trình mua nguyên vật liệu như sau: Căn cứ vào lượng hàng sản xuất và lượng hàng khách đặt, công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, sau đó là giao nhận hàng và thanh toán, cuối cùng là đánh giá kết quả mua hàng.
Vì công ty có quy mô không quá lớn nên hình thức này phù hợp với hoạt động của công ty. Sau khi ổn định sản xuất kinh doanh thì công ty có tìm kiếm thêm vài nhà cung cấp để mở rộng mối quan hệ và tìm thêm khách hàng mới”.
- Những khó khăn trong quá trình mua hàng: “ Quá trình vận chuyển hàng hóa là quá trình khó khăn nhất vì hàng hóa chủ yếu là nguyên vật liệu xây dựng nên khá cồng kềnh và khối lượng lớn, đây cũng là khâu chiếm nhiều chi phí của công ty”.
- Công tác tìm kiếm những nhà cung ứng mới: “Trước đây, công ty hoạt động với quy mô nhỏ nên không thường xuyên tìm những nhà cung ứng mới, từ sau khi kí kết được hợp đồng vận chuyển nguyên vật liệu cho công ty Thủy điện Sơn La thì công ty đã tìm thêm nhiều nhà cung ứng mới để hợp tác, mở rộng thêm sản xuất và đa dạng hóa các sản phẩm do công ty sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường”.
- Các hình thức trao đổi với nhà cung ứng: “ Công ty liên hệ với nhà cung ứng chủ yếu qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp để thương lượng và qua email”.
- Người đại diện của công ty gặp mặt nhà cung ứng: “Người đại diện chính là bác Lê Anh Dũng – Giám đốc công ty, thỉnh thoảng sẽ là Phó Giám đốc được cử đi thay”.
- Cách khắc phục những khó khăn của công ty: “ Khi có những khó khăn, Ban lãnh đạo công ty sẽ cùng ngồi lại bàn luận để tìm ra mấu chốt của vấn đề và từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục hoặc hạn chế tối đa những ảnh hưởng của nó với công ty”.
- Công ty dựa trên những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp: “ Chất lượng là yếu tố được ưu tiên hàng đầu, sau đó là giá thành, uy tín và các dịch vụ đi kèm của nhà cung cấp. Công ty luôn đặt yếu tố chât lượng là quan trọng nhất để khẳng định uy tín của mình với các khách hàng và đảm bảo chất lượng của hàng hóa mà công ty sản xuất ra”.
hàng lớn, họ luôn là những người được gọi điện đặt hàng đầu tiên, một phần vì chất lượng sản phẩm có uy tín, và công ty cũng được hưởng triết khấu cao hơn. Vào các dịp lễ công ty có tổ chức gặp mặt để tăng tính đoàn kết giữa công ty và nhà cung ứng”.
Phỏng vấn ông Nguyễn Văn Minh – Trưởng Xưởng sản xuất của công ty với các nội dung tóm tắt như sau:
- Quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa hiện nay thì gần như đã đi vào nề nếp vì các quy trình kiểm tra tôi đều đã nắm rõ.
- Chất lượng hàng hóa được đảm bảo vì tôi là người kiểm tra và giám sát các loại nguyên vật liệu trước khi đưa vào kho và dùng để sản xuất.
- Lượng hàng công ty nhập về đủ cho nhu cầu sản xuất theo quý vì không có kho bãi rộng để lưu kho hàng hóa quá nhiều. Nhưng đối với đơn hàng bán đi thì công ty thiếu nhiều và thường xuyên đặt thêm.
- Công ty nhập hàng hóa về theo hình thức nhập theo đơn đặt hàng là chủ yếu, vẫn có nhập dư nhưng chỉ để phục vụ cho xưởng sản xuất.
- Công ty vẫn có tìm hiểu nhưng không thường xuyên thay đổi nhà cung cấp.
Phỏng vấn ông Bùi Văn Hà –Thủ kho của công ty với các nội dung tóm tắt như sau:
- Hàng hóa của công ty khi nhận hàng phải kiểm tra về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn, đối với mặt hàng xi măng thì cần kiểm tra cả bao bì xem có lỗi hay không, kiểm tra các giấy tờ liên quan đến hàng hóa.
- Công ty nhập hàng theo hợp đồng từ phía khách hàng nên thiếu thường xuyên, mỗi lần nhập hàng công ty nhập dư số lượng ít để giảm chi phí thuê kho bãi.
- Quy định của công ty là phải luôn kiểm soát chất lượng, đảm bảo số lượng, khi nhập vào hay xuất ra đều phải có giấy tờ, ngày giờ nhập hay xuất, lí do xuất hoặc nhập hàng rõ ràng, khi kiểm kê phải đảm bảo được số lượng hàng hóa phụ trách.
- Quy trình kiểm tra giao nhận hàng của công ty hiện nay là
+ Đối với nhận hàng: Công ty yêu cầu bên giao hàng xuất trình các giấy tờ liên quan, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng, sau đó thanh toán theo quy định trong hợp đồng và tiến hành nhập kho lưu trữ hàng hóa.
+ Đối với giao hàng: Công ty yêu cầu bên nhận hàng xuất trình các giấy tờ liên quan, tiến hành thủ tục xuất kho theo số lượng mà hợp đồng đã thỏa thuân, sau đó kí kết các biên bản với người nhận hàng và giao hàng.