CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN KÌ SƠN
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn
2.2.2. Phân tích thực trạng tổ chức mua nguyên vật liệu
a. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Nhà cung cấp là yếu tố quan trọng để đảm bảo nguồn hàng đủ về số lượng, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu,.. nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hiện tại, nguồn cung ứng của công ty khá ổn định với những bạn hàng lâu năm ở Hòa Bình, Phú Thọ,..Do đặc tính của nguyên vật liệu là có thời hạn sử dụng rất lâu, có nhiều nhà cung ứng trên thị trường nên giá cả khá cạnh tranh, công ty đã lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín, chât lượng nguyên vật liệu ổn định và là bạn hàng lâu năm nên công ty được mua với giá ưu đãi hơn và thường được ưu tiên giao hàng để đảm bảo cho các đơn hàng của công ty. Trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, công ty đã dựa trên các mục tiêu như: tiêu chuẩn chất lượng, giá cả, mức độ thuận lợi trong việc giao hàng, dịch vụ vận chuyển, tiềm lực của nhà cung cấp, các dịch vụ hậu mãi,..để xem xét, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu.
Mỗi loại nguyên vật liệu công ty lại lấy ở một nhà cung cấp khác nhau do đặc thù sản xuất của các loại mặt hàng nên công ty có mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp.
Công ty thường mua theo từng đơn đặt hàng nên khi kí kết được hợp đồng thì công ty sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để đặt hàng và xác định thời gian giao hàng. Do mỗi mặt hàng được đặt mua ở những nhà cung cấp khác nhau nên khiến cho chi phí vận chuyển công ty phải trả tăng lên.
Bên cạnh mối quan hệ làm ăn lâu dài với những bạn hàng quen thuộc, công ty cũng thường tìm kiếm thêm những nhà cung cấp mới để biết thêm những loại hàng hóa khác nhau với chất lượng và giá cả khác nhau từ đó để đưa ra các so sánh, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp.
Dưới đây là các bước xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn:
Bước 1: Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá.
Căn cứ vào các chỉ tiêu sau đây:
- Chất lượng.
- Năng lực của nhà cung cấp.
- Tình hình tài chính của nhà cung cấp.
- Các đặc tính kỳ vọng của sản phẩm.
- Uy tín của nhà cung cấp.
Bước 2: Xác định thang điểm cho các chỉ tiêu.
Công ty xây dựng thang điểm từ 1 -> 5 trong đó 1 là điểm có độ quan trọng nhỏ nhất và tăng dần tới 5 là độ quan trọng lớn nhất
Bước 3: Cụ thể hóa từng chỉ tiêu và xác định thang điểm cho các chỉ tiêu con Trong mỗi chỉ tiêu lớn thì công ty xây dựng thêm các chỉ tiếu chi tiết hơn mà công ty muốn xác định để từ đó đưa ra thang điểm phù hợp.
Bước 4: Xác định thang điểm cho mỗi chỉ tiêu con.
Dựa trên mức độ của từng yếu tố với mỗi mặt hàng công ty tùy theo giá cả, chất lượng,.. mà công ty đánh giá các mức độ quan trọng của các chỉ tiêu thông qua thang điểm.
Bước 5: Sơ loại dựa trên các tiêu chuẩn dễ nhận biết.
Công ty dựa trên những yêu cầu mà công ty đặt ra để loại luôn những nhà cung ứng không đáp ứng đủ nhu cầu trên cơ sở những yếu kém dễ nhận thấy ngay của nhà cung ứng.
Bước 6: Cho điểm cho các nhà cung cấp theo từng chỉ tiêu.
Sau khi đã thực hiện qua bước sơ loại, tất cả các nhà cung cấp đã qua được vòng 1 sẽ được đánh giá và chấm điểm dựa trên các chỉ tiêu, các thang điểm mà công ty đã xây dựng được ở các bước trước. Trong quá trình đánh giá, một số các chỉ tiêu định lượng có thể được đánh giá một cách khá chính xác, ngược lại một số các chỉ tiêu có tính định tính thì lại phụ thuộc nhiều vào chủ quan của công ty.
Bước 7: Tính điểm tổng cộng và lựa chọn.
Đây là bước cuối cùng trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Công ty tính điểm tổng cộng bằng cách lấy điểm của từng chỉ tiêu cộng lại. Kết quả ra bao nhiêu sẽ là số điểm cuối cùng của nhà cung cấp đó. Cuối cùng người ta chọn nhà cung cấp là người có tổng điểm cao nhất. Hoặc tùy theo từng yêu cầu của mỗi mặt hàng để công ty đưa ra quyết định phù hợp.
Công ty đã làm khá tốt trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp vì hiện nay công ty đang hợp tác với các nhà cung cấp một các khá chặt chẽ và hợp tác lâu dài, các nhà cung cấp đều đáp ứng đầy đủ các tiêu chí mà công ty đặt ra.
b. Thương lượng và đặt hàng
Các loại nguyên vật liệu đều có khối lượng và giá trị tương đối lớn, với những công trình quan trọng, thì số lượng đặt hàng càng lớn và giá trị càng cao. Chính vì vậy,
giám đốc công ty luôn là người đi gặp nhà cung cấp đề thương lượng và đặt hàng.
Những năm gần đây, công ty đã xây dựng được tên tuổi và uy tín trên thị trường, tạo được mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp lâu năm nên công ty có thuận lợi trong việc thương lượng và đặt hàng, và cả trong hình thức chi trả, vì quy mô của công ty là không lớn nên với lượng hàng hóa nhiều, có giá trị cao, công ty không thể trả hết tiền hàng luôn mà cần trả làm nhiều lần và cần nhận được tiền hàng của khách hàng thì mới có thể hoàn thành hết chi phí của hợp đồng. Bên cạnh đó, công ty vẫn gặp phải những khó khăn trong quá trình đặt hàng khi các nhà cung cấp lâu năm không đủ nguyên vật liệu để cung cấp khiến cho thời hạn giao hàng bị kéo dài làm chậm chễ hoạt động bán hàng của công ty.
Công ty đã có những mối quan hệ lâu năm với nhà cung cấp với sự tin tưởng nhất định nên đôi khi công tác thương lượng không còn được chú trọng mà mặc định làm theo các quy tắc từ những hợp đồng trước đây, chỉ thay đổi về số lượng đặt hàng.
Điều này làm cho giá cả đơn đặt hàng không được tối ưu và công ty cung cấp có thể lơ là các điều khoản thực hiện gây hậu quả hợp đồng không được triển khai một cách hiệu quả.
Công ty cần có những nhà cung ứng dự phòng để đảm bảo khi các nhà cung cấp quen thuộc không đủ nguồn hàng để đáp ứng thì công ty có thể nhanh chóng đặt hàng từ các bạn hàng khác, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tránh tình trạng bỏ lỡ các cơ hội do thiếu hụt hàng hóa.
c. Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng
Công tác này được Giám đốc, Xưởng trưởng và các nhân viên kĩ thuật đảm nhiệm. Với mỗi đơn đặng hàng, công ty đều kiểm tra hàng hóa về số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã của sản phẩm trước khi nhập kho. Đối với các nguyên vật liệu như sắt, thép được các nhân viên kiểm tra cẩn thận tránh tình trạng méo mó , không đảm bảo về kích thước, tiêu chuẩn. Khi tiến hành giao nhận hàng hóa, các nhân viên của hai bên cũng phải xuất trình đầy đủ các hóa đơn, hợp đồng mua bán hợp lệ. Khi có hàng hóa không đủ tiêu chuẩn chất lượng, hay thiếu sót công ty vẫn có quyền đổi trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp.
Khi giao nhận hàng hóa, các nhân viên phải xuất trình và kiểm tra các giấy tờ sau:
- Hợp đồng mua bán vật tư.
- Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
- Biên bản nghiệm thu vật tư.
- Phiếu thanh toán vận chuyển vật tư.
- Phiếu nhập kho vật tư.
- Phiếu công tác phí của nhân viên giao hàng.
Các chứng từ này phải hợp lệ và tuân theo quy định của nhà nước và hợp đồng giữa hai bên.
Tuy nhiên, công ty chưa có các tiêu chuẩn chung về quy chuẩn của hàng hóa để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra. Các yếu tố về chất lượng vẫn bị chủ quan theo ý kiến của người giám sát. Điều này gây hạn chế cho việc đảm bảo chất lượng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng. Các quy chuẩn chung về chất lượng hàng hóa chưa được công ty thường xuyên cập nhật cho nhân viên nên đôi khi vẫn còn xảy ra những sai sót.
Công tác này đã được công ty thực hiện tốt vì đã thực hiện khá sát sao quá trình giao, nhận hàng hóa. Đảm bảo đủ hàng hóa về số lượng, chất lượng, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra thuận lợi.