THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.1.Quá trình hình thành phát triển - Tên giao dịch : CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Địa : xã Bắc Sơn - huyện An Dương – TP.Hải Phòng - Số điện thoại : 0313.850.073 - Fax : 0313.749.497 - Thành lập : ngày 12 tháng 02 năm 1999 - Giấy phép kinh doanh số : 050411, sở kế hoạch & đầu tư thành phố Hải Phòng cấp - Tài khoản số : 0200101001551 - ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải - Hải Phòng - Mã số thuế : 0200424503 GIÁM ĐỐC CÔNG TY: Cử nhân kinh tế: HÀ VĂN PHÚC * Diện tích cơng ty TNHH Phúc Tiến: Tổng diện tích sử dụng : 22.600 m2 (Hai mươi hai ngàn sáu trăm mét vng) Trong : + Cảng bốc xếp vật tư : 2.000m2 (Hai ngàn mét vuông) Địa : km - Quán Toan - Hồng Bàng - Hải Phịng + Mặt văn phịng cơng ty : 100m2 (Một trăm mét vng) + Diện tích sử dụng : 200m2 (Hai trăm mét vuông) + Nhà xưởng + trạm trộn bê tông : 20.000m2 (Hai mươi ngàn mét vuông ) Địa : xã Bắc Sơn - huyện An Dương – TP.Hải Phịng + Diện tích mặt cửa hàng Phúc Tiến: 400m2 (Bốn trăm mét vuông ) * Công ty TNHH Phúc Tiến thành lập năm 1999, năm đầu thành lập công ty gặp nhiều khó khăn: + Cơng ty đặt trụ sở địa bàn phường Quán Toan - quận Hồng Bàng TP.Hải Phòng Giám đốc nhân viên làm việc chung văn phòng với tổng diện 80m2 + Lĩnh vực hoạt động dừng lại việc kinh doanh vật liệu xây dựng, dịch vụ vận tải + Tổng số cán công nhân công ty 20 người, với trang thiết bị phục vụ cho công việc thiếu thốn, lạc hậu, không đáp ứng u cầu cơng việc + Cơng ty có tàu hút cát, máy xúc, ôtô kamas * Năm 2003 công ty mở rộng thêm lĩnh vực hoạt động: Xây dựng cơng trình, san lấp mặt * Năm 2003 công ty xây dựng xưởng sản xuất địa bàn xã Bắc Sơnhuyện An Dương-TP.Hải Phòng với tổng diện tích 20.000 m 2, xây dựng trạm trộn bê tông khu vực xưởng sản xuất công ty đưa vào hoạt động năm 2006 - Năm 2007 công ty định mở rộng địa bàn hoạt động xây dựng thêm trạm trộn bê tông Hải Dương - Năm 2008 xây dựng cửa hàng chuyên cung cấp phụ tùng trang thiết bị ôtô phường Quán Toan - quận Hồng Bàng-TP.Hải Phòng - Các phương tiện vận tải có tổng số 42 ( bao gồm xe chuyên trở vật liệu xây dựng, xe trộn bê tông, xe xúc lật, xe cẩu, xe ủi… đặc biệt cơng ty cịn trang bị xe chỗ ngồi phục vụ cho việc lại Giám đốc nhân viên văn phòng ) - Tổng số nhân viên có 205 nhân viên ( bao gồm nhân viên văn phịng cơng nhân xưởng ) tăng gấp 10 lần so với năm 1999 * Từ năm 2004 trở lại hoạt động chủ yếu công ty khai thác, kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng cơng trình, san lấp mặt bằng, sản xuất bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm * Trong q trình trưởng thành phát triển, cơng ty thực tổ chức thi công công trình địa bàn thành phố Hải Phịng chủ đầu tư đánh giá cao chất lượng công trình đặt nhiều niềm tin vào cơng ty TNHH Phúc Tiến Ví dụ cơng trình sau : + Xây dựng hạng mục cơng trình thuộc cụm cơng nghiệp thép Cửu Long (văn phòng điều hành, hệ thống đường giao thơng nội bộ, hạng mục móng, nhà xưởng…) thi công đạt hiệu cao + Xây dựng hạng mục cơng trình nhà máy gang thép Vạn Lợi + Xây dựng hạng mục cơng trình Cơng ty khí VIDPOL + Xây dựng hạng mục cơng trình cảng Vật Cách + Thi công hệ thống cọc bê tông, hệ thống thoát nước, hệ thống tường bao thuộc nhà máy khí xây dựng Tam Bảo + Xây dựng cơng trình cơng ty thép khí vật liệu Hải Phịng + Xây dựng cơng trình cơng ty cổ phần An Khánh + Xây dựng nhà điều hành hai tầng công ty TNHH Phúc Tiến xã Bắc Sơn - huyện An Dương - TP Hải Phòng + Xây dựng hệ thống đường giao thơng nội bộ, hệ thống nước thuộc công ty TNHH Phúc Tiến xã Bắc Sơn - huyện An Dương –TP.Hải Phịng Các cơng trình công ty TNHH Phúc Tiến tiến hành thi công chủ đầu tư đánh giá cao kĩ thuật, mĩ thuật, tiến độ thi công 1.2.Chức năng, nhiệm vụ Công ty TNHH Phúc Tiến công ty sản xuất sản phẩm cung cấp cho cơng trình xây dựng bê tơng đúc sẵn, bê tông thương phẩm, gạch BLOCK, gạch tự chèn…, hoạt động lĩnh vực xây dựng, thi công san lấp mặt bằng, phục vụ việc chuyên chở hàng hoá, khai thác nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu kinh tế, góp phần vào phát triển kinh tế Hải Phịng cơng cơng nghiệp hố - đại hố đất nước Cơng ty TNHH Phúc Tiến đơn vị chủ lực chuyên ngành: - Xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, sở hạ tầng, đường giao thông, thuỷ lợi, xây dựng nhà máy xí nghiêp, san lấp mặt - Vận tải thuỷ - - Cung cấp nguyên vật liệu, vật tư cho việc xây dựng cơng trình - Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng - Sản xuất gạch BLOCK- tự chèn - Cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm Công ty lấy chất lượng mẫu mã sản phẩm làm mục tiêu hàng đầu theo yêu cầu khách hàng Vì vậy, tất cơng trình công ty TNHH Phúc Tiến tiến hành thi công đạt chất lượng cao kĩ thuật, mĩ thuật đẹp, mang lại hiệu lớn, góp phần vào phát triển thành phố Hải Phòng thêm đẹp, thêm đại Công ty tổ chức sản xuất kinh doanh điều kiện trang thiết bị chuyên dùng đồng bộ, giới hoá cao, số lượng lớn, không ngừng cải tiến phù hợp với đặc điểm thi cơng cơng trình Đặc biệt cơng ty cịn có cảng bốc xếp tập kết vật tư, hàng hoá cung cấp vật tư kịp thời cho cơng trình thi công không qua khâu trung gian cung cấp vật tư công ty khác Đây yếu tố quan trọng việc thi công cơng trình thuận lợi nhanh chóng chất lượng hiệu cao Công ty TNHH Phúc Tiến đơn vị chấp hành tốt quy định quản lí tài chính, tăng trưởng kinh tế phát triển khá, đảm bảo chế độ quản lí, nộp thuế vào ngân sách Nhà nước, quan quản lí tín nhiệm Các cơng trình cơng ty tổ chức thi cơng đạt chất lượng hiệu quả, kế hoạch đảm bảo thời gian, giá thành hợp lí Cơng ty TNHH Phúc Tiến coi trọng việc phát huy lực kinh nghiệm tổ chức sản xuất, khả điều hành, trang thiết bị đầu tư cải tiến, bảo tồn phát huy nguồn vốn, đảm bảo nâng cao không ngừng đời sống lao động, mạnh dạn áp dụng công nghệ tiên tiến để không ngừng đáp ứng yêu cầu tốt thị trường 1.3.Cơ cấu tổ chức 1.3.1.Sơ đồ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG KĨ THUẬT - ATLĐ PHỊNG KH - VẬT TƯ PHỊNG KẾ TỐN – TÀI VỤ PHỊNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHỊNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ ĐỘI XÂY DỰNG SỐ ĐỘI XÂY DỰNG SỐ ĐỘI BÊ TÔNG MÁY THÀNH PHẨM ĐỘI XE VẬN TẢI ĐỘI XE LU XÚC CẨU ĐỘI ÉP BÊ TÔNG THUỶ LỰC TỔ MỘC CỐP PHA TỔ VSMT TẠI CÔNG TỔ XẤY DỰNG SỐ 1.1 TỔ XÂY DỰNG SỐ 1.2 TỔ XÂY DỰNG SỐ 1.3 TỔ XÂY DỰNG SỐ 2.1 TỔ XÂY DỰNG SỐ 2.2 TỔ XÂY DỰNG SỐ 2.3 1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ phận 1.3.2.1 Giám đốc Giám đốc người đại diện cho công ty, chủ thể điều hành hoạt động công ty, hợp tác quan hệ với đối tác quan quản lí theo chức Nhà nước quy định, kí kết hợp đồng, tổ chức thực dự án, cơng trình giao thầu trúng thầu Là người trực tiếp giao nhiệm vụ thi công cho đội trưởng đội thi cơng cơng trình thơng qua lệnh sản xuất đến đơn vị tổ chức thi cơng 1.3.2.2 Phó giám đốc Phó giám đốc người giúp việc cho Giám đốc điều hành số lĩnh vực hoạt động công ty ( công tác vận hành, sửa chữa, đảm bảo sản xuất ổn định, quản lí vật tư, máy móc thiết bị, phân cơng trực tiếp sản xuất ) theo phân công Giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc pháp luật nhiệm vụ Giám đốc phân công thực 1.3.2.3 Phịng kế tốn - tài vụ Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc nguồn kinh phí kịp thời phục vụ cho việc mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để thi cơng cơng trình đồng thời chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc công ty chuyên mơn nghiệp vụ, kịp thời báo cáo, tốn với khách hàng, cán công nhân viên công ty 1.3.2.4 Phòng kế hoạch - vật tư Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc lĩnh vực quản lí, xây dựng kế hoạch cung cấp, khai thác nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng, giá để kịp thời phục vụ cho q trình thi cơng tiến độ 1.3.2.5 Phịng kĩ thuật - an tồn lao động Chịu trách nhiệm trước công ty mặt kĩ thuật, mĩ thuật chất lượng cơng trình mà trực tiếp thi cơng, đồng thời có trách nhiệm triển khai học an tồn lao động kiểm tra đơn đốc khơng để xảy an toàn lao động trình thi cơng 1.3.2.6 Phịng tổ chức nhân Xây dựng kế hoạch tổ chức nhân đảm bảo đủ trình độ chun mơn nghiệp cụ cho cơng tác quản lí thi cơng khơng để xảy thiếu nhân sự, yếu lực công tác đồng thời chịu trách nhiệm quản lí đạo trực tiếp phận thu dọn vệ sinh môi trường công trình mà cơng ty thi cơng 1.3.2.7.Phịng hành - quản trị Phịng hành - Quản trị có nhiệm vụ nắm chế độ sách, đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề cán công nhân viên, lập lịch công tác cho ban Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc chế dộ sách liên quan đến người lao động Làm công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ, tiếp khách, quản lí xe con…Tổ chức chăm sóc sức khoẻ, khám chữa bệnh cho cán công nhân viên công ty Chịu trách nhiệm mua sắm trang thiết bị, vật dụng cho toàn khối văn phòng, chuẩn bị sơ vật chất thiết bị cho họp, hội nghị… 1.3.2.8 Các tổ, đội sản xuất Các đội cơng trình, đội xe giới tổ đội khác nhận nhiệm vụ tổ chức thực thi cơng cơng trình đạt chất lượng theo yêu cầu thiết kế, tổ chức lực lượng lao động, tiếp nhận thiết bị vật tư sử dụng vào cơng trình, đảm bảo an tồn thi cơng Tiếp nhận xử lí kịp thời yêu cầu kĩ thuật, chất lượng tiến độ chủ đầu tư công ty để thực thi công có hiệu Các tổ, đội có trách nhiệm quản lí lao động trực tiếp cơng trình, điều hành tiến độ thi công đảm bảo yêu cầu thiết kế nhiệm vụ khác công ty 1.4.Nguồn lực lao động 1.4.1.Cơ sở vật chất kĩ thuật Hiện tổng diện tích cơng ty 22.600 m2 đó: + 400m2 diện tích cửa hàng Phúc Tiến chuyên cung cấp sửa chữa loại phụ tùng xe vận tải, xe chuyên dùng số 205 phường Quán Toan quận Hồng Bàng – Tp Hải Phòng + 2.000m2 diện tích cảng bốc xếp vật tư khu vực cảng Vật Cách + 20.200m2 diện tích văn phịng, nhà xưởng trạm trộn bê tơng xã Bắc Sơn - huyện An Dương – Tp Hải phòng Được xây dựng vào năm 1999 thời gian hoạt động 10 năm công ty nhanh chóng mở rộng phát triển quy mơ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Phúc Tiến cơng ty có uy tín lĩnh vực xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, đường giao thông, san lấp mặt bằng, sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm…Hiện khối lượng đơn đặt hàng ngày nhiều, để đáp ứng nhu cầu khách hàng công ty không ngừng mua mới, sữa chữa nhiều loại trang thiết bị, phương tiện để phục vụ có hiệu cho công việc Dưới bảng danh mục thiết bị, phương tiện vận chuyển thiết bị đo lường: STT Tên thiết bị I 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 II Thiết bị sản xuất Trạm trộn bê tông Xe bơm bê tông Xe bơm bê tông Xe trộn bê tông Xe trộn bê tông Xe trộn bê tông Xe trộn bê tông Xe trộn bê tông Xe trộn bê tông Xe trộn bê tông Xe tải ben dofeng 18 T Xe tải ben dofeng 18 T Xe tải ben Tấn Xe cẩu tự hành Tấn Xe cẩu 16 Tấn Xe lu 13 Xe lu 15 Xe ủi Xe xúc lật Xe xúc đào SOLA200W Xe xúc đào SOLA200W Xe xúc đào SOLA130W Máy trộn bê tông 500L Máy trộn bê tông 500L Xe nâng hang Máy ép cọc bê tông Cần trục Máy phát điện 125KVA Xe trộn bê tông Xe trộn bê tông Xe trộn bê tông Xe kamaz Xe kamaz Xe bơm bê tông Xe bơm bê tông Xe téc chở xi măng Xe téc chở xi măng Thiết bị đo lường Cân cốt liệu cát, đá trạm trộn Cân cốt liệu xi măng trạm trộn Cân cốt liệu nước trạm trộn Cân điện tử ô tô 100 Phương tiện vận chuyển Tàu thuỷ 100 Sà lan chở Vật liệu xây dựng 01 III Năm sản xuất Nước sản xuất Mã số TBSX01 1671 1622 2029 2312 1276 2321 2282 4265 9604 9717 0287 0439 2157 4391 TBSX02 TBSX03 TBSX04 0159 TBSX05 TBSX06 TBSX07 TBSX08 TBSX09 0120 TBSX10 TBSX11 TBSX12 8923 8931 8756 4026 3473 1333 4035 0202 1132 2006 1991 1991 1991 1991 1991 1991 2007 2007 2007 2008 2008 1990 1991 1990 1990 1991 1991 1991 1995 1995 1993 2000 2000 1993 1993 2004 2002 2008 2008 2008 2008 2008 2008 2008 2008 2008 Tình trạng Nơi quản lí Việt Nam Hàn Quốc Hàn Quốc Hàn Quốc Hàn Quốc Hàn Quốc Hàn Quốc Hàn Quốc Hàn Quốc Hàn Quốc Trung Quốc Trung Quốc Đức Hàn Quốc Nga Nhật Bản Nhật Bản Nhật Bản Nhật Bản Hàn Quốc Hàn Quốc Hàn Quốc Việt Nam Việt Nam Nhật Bản Việt Nam Việt Nam Nhật Bản Trung Quốc Trung Quốc Trung Quốc Trung Quốc Trung Quốc Hàn Quốc Hàn Quốc Trung Quốc Trung Quốc Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Tốt Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty TBĐL01 Việt Nam Tốt Bãi công ty TBĐL02 Việt Nam Tốt Bãi công ty TBĐL03 TBĐL04 Việt Nam Việt Nam Tốt Tốt Bãi công ty Bãi công ty HP-1517 HP-3401 Việt Nam VIệt Nam Tốt Tốt Sà lan chở vật liệu xây dựng 02 Sà lan chở hàng số 01 Sà lan chở hàng số 02 HP-3519 Việt Nam Tốt HP-4275 HP-1429 Việt Nam Việt Nam Tốt Tốt 1.4.2.Cơ cấu lao động - Năm 1999 công ty TNHH Phúc Tiến thành lập với tổng số nhân viên 20 người Sau 10 năm thành lập với việc mở rộng địa bàn hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh số lượng công nhân viên cua công ty tăng lên gấp 10 lần so với năm 1999, số lượng công nhân viên công ty 205 người ( số liệu phòng nhân cung cấp ) - Trong khủng hoảng kinh tế năm 2008, công ty bị ảnh hưởng nhiều mở rộng quy mô hoạt động biện pháp xây dựng trạm trộn bê tông địa bàn tỉnh Hải Dương nên công ty cắt giảm nhân cơng, số lượng cơng nhân trì + Tổng số cán cơng nhân viên cơng ty là: 205 người Trong đó: Lao động trực tiếp: 169 người, tăng 36 người so với năm 2007 Lao động gián tiếp: 36 người, giảm người so với năm 2007 Qua tìm hiểu mặt số liệu em thấy lao động gián tiếp công ty năm 2008 giảm người so với năm 2007 Chứng tỏ máy quản lí cơng ty thu gọn, ban Giám đốc công ty áp dụng biện pháp tối ưu hoá việc sử dụng người, giảm bớt lực lượng lao động khơng cần thiết, bồi dưỡng nâng cao trình độ nhân viên văn phịng để kiêm nhiệm nhiều cơng việc + Độ tuổi bình qn: Độ tuổi lao động ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc Cơng ty TNHH Phúc Tiến với tính chất đặc thù cơng việc địi hỏi phải có sức khoẻ tốt cơng nhân cơng ty có độ tuổi trung bình 28 tuổi độ tuổi phù hợp với công việc mang tính chất nặng nhọc, cần nhiều đến sức khoẻ công ty TNHH Phúc Tiến + Do đặc điểm lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tính chất cơng việc nên công ty TNHH Phúc Tiến lao động chủ yếu nam giới, cụ thể năm 2009: +) Lao động nữ: 32 người, chiếm 15,6% tổng số cán công nhân viên + Hợp đồng + Báo cáo + Giấy đề nghị + Giấy mời + Giấy giới thiệu + Thông báo + Nội quy, quy định - Nơi nhận quan quản lí Nhà nước quan thuế, quan kiểm định tiêu chuẩn chất lượng, quan kiểm tốn Nhà nước…Ngồi ngân hàng, bạn hàng, đối tác làm ăn công ty - Để thuận tiện cho cơng việc giải cách nhanh chóng hiệu cơng ty TNHH Phúc Tiến văn phịng ban, đơn vị phịng ban tự soạn thảo, sau soạn thảo xong chuyển lên cho nhân viên văn thư để nhân viên văn thư trình lên Giám đốc phê duyệt Nhân viên văn thư soạn thảo văn ban Giám đốc văn phịng Hành Quản trị * Quy trình giải văn đi: - Tất văn sau soạn thảo xong nhân viên văn thư trình lên Giám đốc phó Giám đốc để xin chữ kí - Sau có chữ kí lãnh đạo nhân viên văn thư đóng dấu lên văn theo quy định Nhà nước, dấu cơng ty đóng trùm lên phần ba chữ kí phía bên trái, cịn dấu chức danh đóng chữ kí phía bên phải Có gửi nhân viên văn thư đóng nhiêu dấu khơng có tình trạng bỏ sót, hay đóng ngược đóng mờ - Ghi số ngày tháng lên văn - Tiếp theo nhân viên văn thư vào sổ đăng kí văn đi: + Cũng vào sổ đăng kí văn đến, yêu cầu sổ đăng kí văn nhân viên văn thư ghi chép cách đầy đủ, rõ ràng, xác bút mực bút bi, khơng có tượng sử dụng loại mực dễ phai hay dập xố vào sổ đăng kí văn + Số thứ tự văn ghi từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm + Bìa sổ đăng kí văn : CƠNG TY TNHH PHÚC TIẾN SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN Đi Từ số ………đến số …… Từ ngày ……đến ngày …… Quyển số … Nội dung sổ đăng kí văn công ty sau: ST T Nơi gửi P.HC-QT Số văn 027 Ngày ban hành văn 01/03/2009 Ngày gửi văn 01/03/2009 12 16 P.HC-QT 012 05/03/2009 05/03/2009 Nơi nhận Trích yếu Cơng ty cổ phần thép Cửu Long Công ty TNHH Minh Nguyệt Biên đối chiếu khối lượng sắt Hợp đồng mua bê tông Người kí văn Giám đốc Ghi Phó Giám đốc - Cuối nhân viên văn thư cho văn vào phong bì, dán kín, sau ghi rõ địa tên người nhận ngồi bì thư dán tem + Bì Thư cơng ty làm giấy dày,dai, góc bên trái bì thư có in biểu tượng cơng ty TNHH Phúc Tiến chữ “pt” + Những thơng tin bên ngồi bì thư nhân viên văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ, xác khớp với thông tin ghi văn + Đối với văn có nội dung quan trọng nhân viên văn thư lập phiếu gửi, gửi kèm với văn bì thư Mẫu phiếu gửi: Cơng ty TNHH Phúc Tiến Số: … Cơng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Hải phòng, ngày….tháng….năm… PHIẾU GỬI Kính gửi: ……………………………………………… Tên tài liệu:……………………………………… Ngày….tháng… năm… Người kí nhận Phịng Hành chính-Quản trị Dấu đơn vị Chữ kí Họ tên, chức vụ Đề nghị nhận văn gửi lại phiếu - Gửi văn đi: Văn công ty TNHH Phúc Tiến gửi nhiều phương thức: + Thứ nhất: Văn gửi qua đường bưu điện + Thứ hai: Chuyển văn trực tiếp đến quan tổ chức địa bàn lãnh thổ Nhưng dù văn gửi hình thức cần đảm bảo nhanh chóng, xác, kịp thời địa *Sơ đồ quy trình văn đi: Người thực hiên Cơng việc Dự thảo văn Lấy ý kiến Duyệt văn Cán chuyên môn Lãnh đạo đơn vị Giám đốc Trưởng phòng HC-QT Nhân viên văn thư Kiểm tra Nhân Kí văn Đăn kí văn Gửi Lưu 2.5.2.Cơng tác quản lí sử dụng dấu Cơng ty TNHH Phúc Tiến có loại dấu sau: + Dấu công ty + Dấu chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phịng, Kế tốn trưởng + Dấu đăng kí văn đến - Nguyên tắc quản lí sử dụng dấu cơng ty: + Nhân viên văn thư trực tiếp quản lí dấu Con dấu để công ty nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên văn văn có chữ kí lãnh đạo Khơng đóng dấu khống vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ kí cấp có thẩm quyền đóng dấu vào văn giấy tờ chưa có nội dung + Con dấu đặt hộp gỗ hình chữ nhật, có lớp vải mềm đáy hộp để đảm bảo dấu không bị hư hại biến dạng Thông thường nhân viên văn thư có mặt phịng làm việc hộp dấu đặt mặt bàn nhân viên văn thư, sau kết thúc làm việc hộp dấu cất két sắt, hạn chế tình trạng người khác sử dụng dấu khơng trách nhiệm quy định + Công ty sử dụng mực đỏ loại tốt để đóng dấu, nhân viên văn thư khơng đóng dấu cơng ty vào phần chữ kí văn cấp đơn vị, trường hợp cần thiết nhân viên văn thư đóng dấu treo phần tên cơng ty ban hành đóng dấu xác nhận chữ kí + Khi đóng dấu nhân viên văn thư thực theo quy định Nhà nước việc đóng dấu ln đóng rõ nét, trùm lên phần ba chữ kí bên trái Nếu đóng mờ nhân viên văn thư khơng đóng lại, khơng đóng trùm lên dấu cũ mà đóng phía bên trái dấu cũ 2.5.3.Hoạt động cơng tác lưu trữ công ty Hai công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với Tại công ty TNHH Phúc Tiến, nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm vụ lưu trữ Hàng năm, số văn đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số văn công ty tiếp nhận ban hành Do để thực tốt công tác lưu trữ, nhân viên văn thư phải thực nghiệp vụ lưu trữ Về nguyên tắc tất giấy tờ, tài liệu lưu trữ công ty phải lưu trữ tập trung để đảm bảo tính khách quan trân thực tài liệu Tại công ty TNHH Phúc Tiến công ty, công ty chưa xây dựng nhà kho lưu trữ riêng việc soạn thảo văn tài liệu đơn vị phịng ban phịng ban tự lưu trữ bảo quản Phịng Hành - Quản trị lưu trữ tài liệu ban Giám đốc phòng Hành - Quản trị Ví dụ: + Chứng từ gốc kế tốn năm 2007 phịng Kế tốn tài vụ lưu trữ + Hồ sơ thi cơng cơng trình phịng Kĩ thuật an tồn lao động luư trữ + Biên họp đánh giá nội phịng Hành - Quản trị lưu trữ 2.5.3.1.Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trên sở văn lưu phận văn thư nhân viên lưu trữ phân loại tài liệu cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ Công ty phân loại tài liệu theo mặt hoạt động chủ yếu công ty: + Báo cáo tổng hợp + Các mặt hoạt động chun mơn + Tổ chức + Tài + Nhân + Trang bị sơ vật chất + Xây dựng + Các hoạt động nội khác Do công ty tổ chức lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu lưu trữ phịng ban chun mơn Phịng hành - quản trị lưu trữ bảo quản tài liệu liên quan đến mặt: báo cáo tổng hợp, trang thiết bị - sở vật chất, hoạt động nội Tài liệu, hồ sơ phòng ban tự bảo quản, phân loại xếp Cách phân loại giúp cho công ty tổ chức lưu trữ cách khoa học giúp cho đối tượng sử dụng cách có hiệu tài liệu 2.5.3.2.Xác định giá trị tài liệu Nhân viên văn thư – lưu trữ công ty xác định giá trị tài liệu, quy định thời gian bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động cơng ty sở lựa chọn đưa vào bảo quản phòng tài liệu có giá trị Nhân viên lưu trữ công ty dựa vào mức độ quan trọng tài liệu để xác định thời gian bảo quản cho tài liệu lưu trữ Đối với tài liệu mang tính chất tham khảo sách báo, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn ( hàng tuần, hàng tháng ) bảo quản tạm thời Đối với hồ sơ tài liệu phản ánh hoạt động công ty thời gian dài ( tháng, năm ) như: báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm mặt kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay tài liệu q trình xây dựng phát triển cơng ty bảo quản dài hạn Qua việc đánh giá giá trị tài liệu nhân viên lưu trữ loại tài liệu hết giá trị phương diện để tiêu huỷ giữ gìn tài liệu có giá trị nâng cao chất lượng công tác lưu trữ công ty 2.5.3.3.Sắp xếp hồ sơ lưu trữ - Trước đưa vào lưu trữ nhân viên lưu trữ kiểm tra lại việc xếp văn hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn - Nhân viên lưu trữ xác định hồ sơ thuộc: + Lưu trữ tạm thời + Lưu trữ dài hạn - Với hồ sơ tạm thời hồ sơ chưa kết thúc lưu trữ Hồ sơ xếp cặp đựng hồ sơ làm nhựa cứng màu xanh bên ngồi phần đường gân có ghi tên hồ sơ Hàng năm vào ngày 31 tháng 12 nhân viên văn thư kết thúc hồ sơ Nhân viên văn thư trực tiếp tiến hành phân loại, xếp lại văn theo tiêu chí định sau xếp vào cặp hồ sơ lưu trữ để lưu trữ dài hạn - Với hồ sơ lưu trữ dài hạn: Là loại hồ sơ phân loại rõ nội dung bảo quản cẩn thận phụ thuộc vào giá trị tài liệu Tại công ty TNHH Phúc Tiến năm nhân viên văn thư lại kiểm tra lập hồ sơ lưu trữ lần 2.5.3.3.Bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ tồn cơng việc thực nhằm đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Cơng ty có quy định việc bảo quản tài liệu lưu trữ gửi đến phòng ban để nghiêm chỉnh thực Tài liệu lưu trữ phòng ban cơng ty để nơi thơng thống khơng ẩm mốc, tài liệu ln đảm bảo an tồn Tài liệu xếp vào cặp hồ sơ, bên cặp có dán nhãn ghi đầy đủ thơng tin dễ thống kê tra tìm.Tài liệu xếp lên giá theo trật tự số lưu trữ ghi cặp.Giá để hồ sơ đặt cách tường 20 cm, cách trần nhà 80 cm, cách sàn nhà 30 cm Nhân viên lưu trữ công ty phổ biến cho phòng ban số phương pháp bảo quản thông thường: + Chống mốc cách quét chải bụi thường xuyên, sử dụng hoá chất diệt nấm mốc + Chống mọt giấy: sử dụng phương pháp chống ẩm + Chống gián: sử dụng long não + Chống mối: sử dụng hoá chất diệt mối 2.5.3.4.Tổ chức sử dụng tài liệu Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu cao, nhân viên lưu trữ công ty tiến hành xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn nhân viên công ty cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu Cơng ty đưa quy định đối tượng việc sử dụng tài liệu lưu trữ, đặt nội quy chặt chẽ với loại tài liệu khác Công ty đưa quy định nhân viên làm công tác lưu trữ, xếp tài liệu cách khoa học, nắm rõ quy định sử dụng tài liệu lưu trữ công ty đảm bảo tài liệu lưu trữ sử dụng cách khoa học mục đích 2.5.3.2.Sao lục tài liệu Theo quy định chung cơng ty người ngồi cơng ty khơng mượn hay chụp tài liệu cơng ty Nếu nhân viên phịng ban muốn chụp tài liệu phải đồng ý Giám đốc phó Giám đốc 2.5.3.3.Tiêu huỷ giấy tờ tài liệu Để giải phóng chỗ để, giảm bớt số lượng giấy tờ tài liệu phải lưu trữ bảo quản quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung cơng ty TNHH Phúc Tiến nói riêng tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị khơng cịn hiệu lực mặt pháp lí Do việc lưu trữ khơng tập trung nên tiến hành tiêu huỷ tiêu huỷ lúc tất tài liệu hết giá trị Mà việc tiêu huỷ thực nhiều lần phòng ban, cán nhân viên phòng ban tự tiêu huỷ có xác nhận Giám đốc, sau đánh giá giá trị tài liệu Sau xác định giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng đánh giá giá trị tài liệu lập biên tài liệu hết giá trị, sau ban hành định văn hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị, bị trùng lặp hay hết thời hạn bảo quản Việc tiêu huỷ tài liệu công ty TNHH Phúc Tiến có chứng kiến ban Giám đốc cơng ty, trưởng phịng nhân viên phịng đó, cơng ty quy định khơng phịng ban hay nhân viên tự huỷ giấy tờ, tài liệu chưa có đồng ý Giám đốc Cơng ty thường xuyên sử dụng hình thức huỷ tài liệu cách đốt tài liệu Sau tiêu huỷ có biên tiêu huỷ tài liệu có chữ kí nhân viên lưu trữ lãnh đạo chứng kiến việc tiêu huỷ tài liệu Sau bảng danh mục số hồ sơ công ty: DANH MỤC HỒ SƠ ST T Tên hồ sơ/biểu mẫu Chứng từ gốc kế toán 2007 Phiếu xuất bê tơng Báo cáo thống kê Quyết tốn cơng trình Nơi lưu Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Thời gian lưu 20 năm 10 năm 10 năm 20 năm Trách nhiệm quản lí Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế toán Phê duyệt huỷ tài liệu Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Tờ khai thuế GTGT 2007 Hợp đồng mua hàng 2007 Hợp đồng bán hàng 2007 Báo cáo hàng tồn kho 2007 Báo cáo xuất bê tông trạm Chi tiết phải thu 2007 Chi tiết phải trả năm 2007 Báo cáo TH doanh nghiệp Hồ sơ vay vốn HĐ tín dụng NH cơng thương HĐ tín dụng NH Hàng Hải Hồ sơ nhân Hồ sơ xin việc CBCNV Sổ BHXH & BHYT Báo giá cọc bê tông Hồ sơ thi cơng cơng trình Hồ sơ cơng trình Cửu Long Hồ sơ cơng trình Vạn Lợi Sổ theo dõi văn đến Sổ theo dõi văn Phản hồi khách hàng Hồ sơ theo dõi nhà cung cấp Biên họp đánh giá nội Hồ sơ ISO Hồ sơ thực ISO Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số2 tầng Tủ tài liệu số2 tầng Tủ tài liệu số2 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số3 tầng Tủ tài liệu số3 tầng Tủ tài liệu số3 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số1 tầng Tủ tài liệu số tầng Tủ tài liệu số tầng 20 năm 10 năm 10 năm năm năm năm năm năm 20 năm 20 năm 20 năm năm 10 năm 20 năm 20 năm 10 năm 10 năm năm năm 10 năm 10 năm 5năm 10 năm Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng kế tốn Phịng nhân Phịng nhân Phòng nhân Phòng KTKT Phòng KTKT Phòng KTKT Phòng KTKT Phịng hành Phịng hành Phịng hành Phịng hành Phịng hành Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Tủ tài liệu số tầng Tủ tài liệu số tầng 10 năm 10 năm Phịng hành Phịng hành Giám đốc Giám đốc 2.6.Nhận xét chung công tác văn thư-lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tổ chức hoạt dộng cơng ty nói chung cơng tác văn thư - lưu trữ nói riêng, em nhận thấy cơng tác văn thư - lưu trữ công ty tiến hành cách nhịp nhàng, tuân thủ theo quy định Nhà nước *Ưu điểm Công tác xây dựng văn thực phòng ban giảm nhẹ khối lượng cơng việc cho phận văn thư Các văn gửi đến cơng ty nhân viên văn thư xử lí nhanh chóng, kịp thời theo quy định Việc phân loại văn rõ ràng, giúp ban lãnh đạo cơng ty cần tra cứu nhanh chóng, thuận tiện Đối với văn đi: thủ tục tiến hành đầy đủ trước đóng dấu, ban hành văn Các trang thiết bị cho phận văn thư tương đối đầy đủ: máy vi tính, máy in, máy photo … Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc đại hoá với máy điện thoại, máy fax…công việc nhân viên văn thư - lưu trữ thuận tiện Công tác lưu trữ cơng ty nhìn chung tiến hành cách khoa học, đáp ứng yêu cầu thông tin tra cứu ban Giám đốc phòng ban cơng ty Các phịng ban, đơn vị có trách nhiệm xếp lại văn bản, bước thực quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo quy định Nhà nước Công tác lưu trữ ban Giám đốc công ty quan tâm mực, thể chỗ công ty cử nhân viên văn thư - lưu trữ học lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ *Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư - lưu trữ công ty cịn tồn khơng hạn chế cần quan tâm giúp đỡ ban Giám đốc để bước hồn thiện cơng tác + Nhân viên văn thư - lưu trữ không đào tạo cách quy, trình độ chun mơn nghiệp vụ cịn hạn chế, nhân viên văn thư – lưu trữ cơng ty có trình độ trung cấp lĩnh vực văn thư lưu trữ, khơng đào tạo cách quy, bồi dưỡng thêm làm việc theo cảm tính, chưa vận dụng thành khoa học kĩ thuật vào công việc: sử dụng máy vi tính soạn thảo văn bản, chưa khai thác hết tính máy vi tính, nhân viên văn thư sử dụng máy fax + Nhân viên văn thư - lưu trữ làm việc theo kiểu thói quen, đơi cịn bỏ qua số quy định gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu + Nhân viên văn thư - lưu trữ phải làm việc chung phòng Hành chính-Quản trị nên mơi trường làm việc khơng n tĩnh, khơng có khoảng khơng gian riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ khó khăn khơng đảm bảo an tồn, bí mật cho tài liệu + Nhân viên văn thư ngồi cơng tác cịn phải kiêm nhiệm thêm số công việc như: lưu trữ văn tài liệu, trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho phòng ban khác…nên nhiều việc chuyển giao, xử lí văn bản, tài liệu cịn chậm trễ thiếu sót + Ban Giám đốc cơng ty chưa có quy định cụ thể việc tổ chức thực cơng tác lưu trữ cho tồn cơng ty chưa có lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu thống phòng ban công ty + Công tác văn thư - lưu trữ cịn mang tính chất thủ cơng, cịn sử dụng nhiều mẫu sổ viết tay thẻ giấy in + Cơng ty chưa bố trí cho phận văn thư - lưu trữ phòng riêng để thuận lợi cho việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ + Công tác bảo quản tài liệu cịn chưa khoa học cịn mang tính chất thủ cơng, sử dụng loại hố chất ảnh hưởng đến phịng nên tài liệu thường hay mau hỏng, mờ nhoèn bị mối mọt + Công ty chưa xây dựng kho lưu trữ cho tồn cơng ty mà chủ yếu tài liệu phận phận tự lưu trữ *Nguyên nhân dẫn đến hạn chế công tác văn thư - lưu trữ Trong thời gian qua công tác văn thư - lưu trữ công ty có bước tiến đáng kể Tuy nhiên tồn số nhược điểm yếu tố chủ quan lẫn khách quan mang lại Trong năm gần công ty quan tâm đến công tác văn thư - lưu trữ, công ty có đầu tư cho lĩnh vực khía cạnh người sở vật chất kĩ thuật Tuy nhiên đầu tư chưa tương xứng với vai trị cơng tác văn thư – lưu trữ hoạt động công ty Cơ sở vật chất cịn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách quản lí cơng việc chưa chặt chẽ Máy tính phịng trang bị đầy đủ việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế, chưa khai thác hết khả mà tin học đem lại cho công tác văn thư - lưu trữ Bên cạnh cịn có vướng mắc nguyên nhân nằm yếu tố người Nhân viên văn thư – lưu trữ công ty cán chuyên môn mà đào tạo ngắn hạn Do lực thực thi điều hành chưa đáp ứng yêu cầu cơng tác văn thư - lưu trữ Q trình xử lí văn bản, giấy tờ đơi cịn mang tính chất thủ cơng cịn sử dụng mẫu sổ viết tay Nhân viên văn thư vào sổ văn cịn có tượng ghi chép tuỳ tiện, viết tắt không theo quy định Công ty chưa bố trí cho phận văn thư – lưu trữ vị trí làm việc riêng, nơi làm việc nhân viên văn thư - lưu trữ chưa xếp khoa học, loại giấy tờ, tài liệu, văn phòng phẩm đặt khơng vị trí cần sử dụng lại thời gian tìm kiếm Cơng ty chưa có phịng lưu trữ riêng nên việc bảo quản lưu trữ tài liệu gặp nhiều khó khăn Cơng tác bảo quản tài liệu chưa khoa học, mang tính chất thủ cơng, sử dụng loại hố chất sử dụng ảnh hưởng đến hoạt động phòng Hiện việc bảo quản lưu trữ tài liệu phận, phịng ban phịng ban, phận tự quản lí khó quản lí, lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cách thống an tồn, bí mật ... Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty. .. Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty Bãi công ty. .. cơng tác lưu trữ công ty Hai công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với Tại công ty TNHH Phúc Tiến, nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm vụ lưu trữ Hàng năm, số văn