- Số đến Ngày đến
32 02/04/09 NHTMCP Hàng Hải 982 28/03/2009 Thông báo lãi suất cho vay 1 Phòng kế toán
33 03/04/09 Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội 12 31/03/2009 Chỉ định tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá 2 Phó Giám đốc
* Sau khi vào sổ văn bản đến bước tiếp theo nhân viên văn thư chuyển giao văn bản đến và lưu văn bản
e)Chuyển giao văn bản và lưu văn bản
Sau khi vào sổ đăng kí nhân viên văn thư đã trình văn bản lên Giám đốc để xin ý kiến phân phối văn bản.
Theo ý kiến của Giám đốc, nhân viên văn thư đã nhân bản văn bản đó và chuyển cho các bộ phận phòng ban có liên quan.
Thực hiện theo quy định của công ty trong quá trình phân phối văn bản nhân viên văn thư đã tận tay chuyển văn bản đến các phòng ban và cá nhân có liên quan để giải quyết, không nhờ cá nhân, bộ phận chuyển hộ hoặc nhận hộ văn bản.
*Nội dung sổ chuyển giao văn bản:
Ngày chuyển Số, kí hiệu văn
bản Số lượng vănbản Cá nhân, đơn vị nhậnvăn bản Kí nhận Ghichú
1 2 3 4 5 6
*Quy trình tiếp nhận chuyển giao văn bản đến
Người thực hiện Công việc
Nhân viên
văn thư Trưởng phòngHC-QT Giám đốc Lãnh đạo đơn vị
Cán bộ
chuyên môn Lưu trữ Tiếp nhận văn bản
Phân loại bóc bì Đóng dấu đến Choý kiến phân phối Đăng kí văn bản Nhân bản Người giải quyết Phương pháp giải quyết Lưu
2.5.1.2.Quy trình xử lí văn bản đi
- Các loại văn bản mà công ty ban hành như: + Quyết định
+ Kế hoạch + Biên bản
+ Hợp đồng + Báo cáo + Giấy đề nghị + Giấy mời + Giấy giới thiệu + Thông báo
+ Nội quy, quy định
- Nơi nhận là các cơ quan quản lí Nhà nước như cơ quan thuế, cơ quan kiểm định tiêu chuẩn chất lượng, cơ quan kiểm toán Nhà nước…Ngoài ra còn là những ngân hàng, những bạn hàng, đối tác làm ăn của công ty.
- Để thuận tiện cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả thì tại công ty TNHH Phúc Tiến văn bản của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban đó tự soạn thảo, sau khi soạn thảo xong đều đã chuyển lên cho nhân viên văn thư để nhân viên văn thư trình lên Giám đốc phê duyệt. Nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản của ban Giám đốc và văn bản của phòng Hành chính - Quản trị.
* Quy trình giải quyết văn bản đi:
- Tất cả văn bản sau khi soạn thảo xong nhân viên văn thư đã trình lên Giám đốc hoặc phó Giám đốc để xin chữ kí.
- Sau khi đã có chữ kí của lãnh đạo nhân viên văn thư đóng dấu lên văn bản theo đúng quy định của Nhà nước, dấu công ty được đóng trùm lên một phần ba chữ kí về phía bên trái, còn dấu chức danh đóng dưới chữ kí về phía bên phải. Có bao nhiêu bản gửi thì nhân viên văn thư đóng bấy nhiêu dấu không có tình trạng bỏ sót, hay đóng ngược hoặc đóng mờ.
- Ghi số và ngày tháng lên văn bản.
- Tiếp theo nhân viên văn thư vào sổ đăng kí văn bản đi:
+ Cũng như vào sổ đăng kí văn bản đến, các yêu cầu trong sổ đăng kí văn bản đi đã được nhân viên văn thư ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác bằng bút mực hoặc bút bi, không có hiện tượng sử dụng loại mực dễ phai hay dập xoá khi vào sổ đăng kí văn bản đi.