- Số đến Ngày đến
2.6.Nhận xét chung về công tác văn thư-lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến
Phúc Tiến
Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tổ chức hoạt dộng của công ty nói chung cũng như công tác văn thư - lưu trữ nói riêng, em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ của công ty đã được tiến hành một cách nhịp nhàng, tuân thủ theo các quy định của Nhà nước.
*Ưu điểm
Công tác xây dựng văn bản được thực hiện ngay tại các phòng ban vì vậy đã giảm nhẹ được khối lượng công việc cho bộ phận văn thư.
Các văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên văn thư xử lí nhanh chóng, kịp thời theo đúng quy định.
Việc phân loại văn bản rõ ràng, đã giúp ban lãnh đạo công ty khi cần tra cứu được nhanh chóng, thuận tiện.
Đối với văn bản đi: các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước khi đóng dấu, ban hành văn bản.
Các trang thiết bị cho bộ phận văn thư tương đối đầy đủ: máy vi tính, máy in, máy photo …
Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc cũng được hiện đại hoá hơn với máy điện thoại, máy fax…công việc của nhân viên văn thư - lưu trữ được thuận tiện hơn.
Công tác lưu trữ tại công ty nhìn chung được tiến hành một cách khoa học, đáp ứng mọi yêu cầu về thông tin tra cứu của ban Giám đốc và các phòng ban trong công ty. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, đang từng bước thực hiện quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước. Công tác lưu trữ đã được ban Giám đốc công ty quan tâm đúng mực, thể hiện ở chỗ công ty đã cử nhân viên văn thư - lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
*Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư - lưu trữ tại công ty còn tồn tại không ít những hạn chế cần được sự quan tâm giúp đỡ của ban Giám đốc để từng bước hoàn thiện công tác này.
+ Nhân viên văn thư - lưu trữ không được đào tạo một cách chính quy, bài bản do đó trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty cótrình độ trung cấp nhưng không phải về lĩnh vực văn thư - lưu trữ, không được đào tạo một cách chính quy, tuy đã được bồi dưỡng thêm nhưng đôi khi vẫn làm việc theo cảm tính, vẫn chưa vận dụng được những thành quả của khoa học kĩ thuật vào trong công việc: chỉ sử dụng máy vi tính trong soạn thảo văn bản, chưa khai thác hết được tính năng của máy vi tính, nhân viên văn thư rất ít khi sử dụng máy fax.
+ Nhân viên văn thư - lưu trữ làm việc theo kiểu thói quen, đôi khi còn bỏ qua một số quy định gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu.
+ Nhân viên văn thư - lưu trữ phải làm việc chung trong phòng Hành chính-Quản trị nên môi trường làm việc không được yên tĩnh, không có khoảng không gian riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn và không đảm bảo an toàn, bí mật cho tài liệu.
+ Nhân viên văn thư ngoài công tác này còn phải kiêm nhiệm thêm một số công việc như: lưu trữ văn bản tài liệu, trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho các phòng ban khác…nên nhiều khi việc chuyển giao, xử lí văn bản, tài liệu còn chậm trễ thiếu sót.
+ Ban Giám đốc công ty chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho toàn công ty do đó chưa có được sự lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu thống nhất giữa các phòng ban trong công ty.
+ Công tác văn thư - lưu trữ vẫn còn mang tính chất thủ công, vẫn còn sử dụng nhiều mẫu sổ viết tay hoặc các thẻ bằng giấy in.
+ Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư - lưu trữ một phòng riêng để thuận lợi cho việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ.
+ Công tác bảo quản tài liệu còn chưa được khoa học vẫn còn mang tính chất thủ công, ít sử dụng được các loại hoá chất vì sẽ ảnh hưởng đến cả phòng nên các tài liệu thường hay mau hỏng, mờ nhoèn và bị mối mọt
+ Công ty chưa xây dựng kho lưu trữ cho toàn công ty mà chủ yếu là tài liệu của bộ phận nào thì bộ phận đó tự lưu trữ.
*Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác văn thư - lưu trữ
Trong thời gian qua công tác văn thư - lưu trữ trong công ty đã có những bước tiến đáng kể. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số nhược điểm do các yếu tố chủ quan lẫn khách quan mang lại.
Trong những năm gần đây công ty đã quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ, công ty đã có sự đầu tư cho lĩnh vực này trên các khía cạnh con người cũng như cơ sở vật chất kĩ thuật. Tuy nhiên sự đầu tư này còn chưa tương xứng với vai trò của công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động của công ty. Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách quản lí công việc chưa chặt chẽ. Máy tính của các phòng được trang bị đầy đủ nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, đôi khi chưa khai thác hết những khả năng mà tin học đem lại cho công tác văn thư - lưu trữ. Bên cạnh đó còn có những vướng mắc nguyên nhân nằm ở yếu tố con người. Nhân viên văn thư – lưu trữ của
công ty không phải là cán bộ chuyên môn mà chỉ được đào tạo ngắn hạn. Do đó năng lực thực thi và điều hành còn kém chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư - lưu trữ. Quá trình xử lí văn bản, giấy tờ đôi khi còn mang tính chất thủ công vẫn còn sử dụng những mẫu sổ viết tay. Nhân viên văn thư khi vào sổ văn bản còn có hiện tượng ghi chép tuỳ tiện, viết tắt không theo quy định.
Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư – lưu trữ một vị trí làm việc riêng, nơi làm việc của nhân viên văn thư - lưu trữ chưa được sắp xếp khoa học, các loại giấy tờ, tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí do đó khi cần sử dụng thì lại mất thời gian tìm kiếm.
Công ty chưa có phòng lưu trữ riêng nên việc bảo quản và lưu trữ tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. Công tác bảo quản tài liệu chưa khoa học, mang tính chất thủ công, ít sử dụng được các loại hoá chất vì khi sử dụng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của cả phòng. Hiện nay trong việc bảo quản và lưu trữ thì tài liệu của bộ phận, phòng ban nào thì phòng ban, bộ phận đó tự quản lí vì vậy rất khó có thể quản lí, lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng được tài liệu lưu trữ một cách thống nhất và an toàn, bí mật.