MỤC LỤC
Căn cứ vào những số liệu trên thấy rằng công ty đang phát triển rất đúng hướng, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều đem lại lợi nhuận, các kế hoạch được triển khai thực hiện, hoàn thành một cách nhanh chóng, vượt kế hoạch đề ra. Trên đây chỉ là một số công trình công ty đã thi công và khách hàng đã thanh toán hết hợp đồng cho công ty, còn rất nhiều các hợp đồng khác có quy mô lớn nhưng do khách hàng chưa thanh toán cho công ty nên không thống kê vào danh sách này.
Nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Công ty chưa chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên do vậy chưa đáp ứng được với sự thay đổi của môi trường kinh tế. Mọi hoạt động của bộ phận văn thư - lưu trữ đều thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của phòng Hành chính - Quản trị.
Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra đo các yếu tố của môi trường lao động và có biện pháp nhằm đảm bảo điều kiện môi trường lao động theo tiêu chuẩn quy định. - Luôn có mặt để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động, cùng các đơn vị liên quan định kì tổ chức huấn luyện cách sơ cấp cứu cho người lao động.
- Làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. - Sau khi điều trị xong hoàn chỉnh hồ sơ để giám định tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động hưởng chế độ theo quy định hiện hành.
Do được bố trí cùng với các bộ phận khác trong phòng Hành chính - Quản trị nên về cơ sở vật chất kĩ thuật và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ phải sử dụng trang thiết bị trong phòng chung với các bộ phận khác. Máy in, máy fax, máy photo được đặt trên bàn phía tay phải cán bộ văn thư -lưu trữ sử dụng chung cả phòng nhưng chỉ có nhân viên văn thư - lưu trữ thường xuyên sử dụng nên về cơ bản vẫn do cán bộ văn thư - lưu trữ phụ trách.
Nhân viên văn thư - lưu trữ được trang bị đầy đủ những đồ dùng về văn phòng phẩm để phục vụ cho công việc như: bút viết, mực, giấy, cặp hồ sơ, dao, kéo, keo dán, băng dính, bì thư có in logo của công ty…. Công ty còn trang bị cho nhân viên văn thư - lưu trữ một quyển lịch để bàn để theo dừi thời gian, ngày, thỏng đảm bảo cho việc vào sổ văn bản đến, ghi ngày tháng lên văn bản đi, soạn thảo và chuẩn bị văn bản.
Các tủ đựng hồ sơ tài liệu được đặt sát tường sau các bàn làm việc. Nhưng hầu hết các tủ này đều phục vụ cho công việc của nhân viên văn thư - lưu trữ. Máy in, máy fax, máy photo được đặt trên bàn phía tay phải cán bộ văn thư -lưu trữ sử dụng chung cả phòng nhưng chỉ có nhân viên văn thư - lưu trữ thường xuyên sử dụng nên về cơ bản vẫn do cán bộ văn thư - lưu trữ phụ trách. Trong phòng có 2 máy vi tính thì được đặt ở bàn của trưởng phòng và đặt ở bàn của cán bộ văn thư - lưu trữ. Nhân viên văn thư - lưu trữ được trang bị đầy đủ những đồ dùng về văn phòng phẩm để phục vụ cho công việc như: bút viết, mực, giấy, cặp hồ sơ, dao, kéo, keo dán, băng dính, bì thư có in logo của công ty…. Công ty còn trang bị cho nhân viên văn thư - lưu trữ một quyển lịch để bàn để theo dừi thời gian, ngày, thỏng đảm bảo cho việc vào sổ văn bản đến, ghi ngày tháng lên văn bản đi, soạn thảo và chuẩn bị văn bản. Công ty TNHH Phúc Tiến là một công ty có quy mô vừa nên số lượng văn bản hàng năm mà bộ phận văn thư tiếp nhận được không nhiều. Các văn bản mà bộ phận văn thư đã nhận được chủ yếu là công văn, chỉ thị, quyết định, thông báo của cơ quan thuế, công ty kiểm toán, các ngân hàng …Các hợp đồng kinh tế, đơn chào hàng, các hoá đơn yêu cầu thanh toán chi phí điện thoại, hoá đơn thanh toán tiền nước, điện …. - Mọi văn bản giấy tờ gửi đến công ty do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều đã đưa qua bộ phận văn thư, nhân viên văn thư đã xử lí văn bản theo đúng trình tự các bước. - Tất cả văn bản tài liệu đến công ty đều đã được nhân viên văn thư trình lên ban lãnh đạo hoặc trưởng phòng Hành chính xem xét và cho ý kiến trước khi phân phối cho phòng ban hoặc cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo, được nhân viên văn thư chuyển tới tận tay người có trách nhiệm giải quyết. - Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa nhân viên văn thư với các phòng ban hoặc giữa nhân viên văn thư với cá nhân trong công ty đều có kí nhận,trong đó bao gồm người nhận là Giám đốc. Sau đây là trình tự các bước xử lí văn bản của nhân viên văn thư tại công ty TNHH Phúc Tiến:. a) Kiểm tra sơ bộ văn bản. Mọi văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên văn thư kiểm tra xem văn bản đó có đúng gửi cho công ty hay không? Trường hợp nhầm địa chỉ nhân viên văn thư đã gửi trả lại nơi gửi hoặc trả lại nhân viên bưu điện. Khi thấy bì văn bản có dấu hiệu bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì nhân viên văn thư đã lập biên bản và có sự chứng kiến của người đưa thư. b)Phân loại và bóc bì văn bản. - Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới phần số và kí hiệu. - Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản. d) Vào sổ đăng kí văn bản đến. CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN. Theo quy định của công ty thì văn bản đến ngày nào thì đều được vào sổ ngay trong ngày đó, tuyệt đối không được để sang ngày hôm sau để tránh thất lạc hoặc mất mỏt. Trước khi tiến hành vào sổ nhõn viờn văn thư xỏc định rừ loại vào sổ và loại không phải vào sổ:. + Loại phải vào sổ đăng kí: Bao gồm tất cả các loại văn bản giấy tờ gửi cho công ty như: quyết dịnh, chỉ thị, thông báo, công văn…. +) Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán mới. +) Thông báo lãi suất cho vay của ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải. + Loại không phải vào sổ đăng kí: gồm thư riêng, báo đọc, hoá đơn thu tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại…nhân viên văn thư không phải vào sổ đăng kí mà trực tiếp chuyển đến tay cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Bìa sổ đăng kí văn bản đến như sau:. CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Từ số ……đến số……. Nội dung trong sổ như sau:. Số, kí hiệu văn bản. Ngày tháng văn bản. Trích yếu nội dung văn bản. Lưu hồ sơ số. Nơi nhận hoặc người nhận. cho vay 1 Phòng kế. Chỉ định tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá. * Sau khi vào sổ văn bản đến bước tiếp theo nhân viên văn thư chuyển giao văn bản đến và lưu văn bản. e) Chuyển giao văn bản và lưu văn bản.
Thông thường khi nhân viên văn thư có mặt trong phòng làm việc thì hộp dấu được đặt trên mặt bàn của nhân viên văn thư, sau khi kết thúc giờ làm việc hộp dấu được cất trong két sắt, do đó đã hạn chế được tình trạng người khác sử dụng con dấu không đúng trách nhiệm quy định. + Công ty đã sử dụng mực đỏ loại tốt để đóng dấu, nhân viên văn thư không đóng dấu công ty vào phần chữ kí của văn bản cấp đơn vị, trong trường hợp cần thiết thì nhân viên văn thư đã đóng dấu treo ở phần tên công ty ban hành hoặc đóng dấu xác nhận chữ kí.
Nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty đã xác định giá trị tài liệu, quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và trên cơ sở đó đã lựa chọn và đưa vào bảo quản trong các phòng những tài liệu có giá trị. Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động chính của công ty trong thời gian dài ( 6 tháng, 1 năm ) như: báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm về các mặt kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay những tài liệu cơ bản về quá trình xây dựng phát triển của công ty đã được bảo quản dài hạn.
+ Nhân viên văn thư - lưu trữ không được đào tạo một cách chính quy, bài bản do đó trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế, nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty cótrình độ trung cấp nhưng không phải về lĩnh vực văn thư - lưu trữ, không được đào tạo một cách chính quy, tuy đã được bồi dưỡng thêm nhưng đôi khi vẫn làm việc theo cảm tính, vẫn chưa vận dụng được những thành quả của khoa học kĩ thuật vào trong công việc: chỉ sử dụng máy vi tính trong soạn thảo văn bản, chưa khai thác hết được tính năng của máy vi tính, nhân viên văn thư rất ít khi sử dụng máy fax. + Nhân viên văn thư ngoài công tác này còn phải kiêm nhiệm thêm một số công việc như: lưu trữ văn bản tài liệu, trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho các phòng ban khác…nên nhiều khi việc chuyển giao, xử lí văn bản, tài liệu còn chậm trễ thiếu sót.