Thực trạng việc kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Dược phẩm Trung ương I

Chuyển sang giai đoạn kinh tế thị trờng từ khi cóquyết định thành lập lại doanh nghiệp và đợc Nhà nớc cấp giấy phép cho xuấtnhập khẩu trực tiếp ngày 5/11/1993 số 1.19.1.013/GP, Công ty D

Thực trạng việc kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Dợc phẩm Trung ơng I

I: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty dợc phẩm trung ơng I (tên giao dịch cpcI) km số 6- đờng Giảiphóng- Thanh xuân- Hà nội

1 Lịch sử hình thành, phát triển và chức năng nhiệm vụ của Công ty:

Ngay sau khi hoà bình lập lại ở miền Bắc năm 1954, cùng với các ngànhnghề kinh tế khác, để phục vụ cho sự nghiệp hàn gắn vết thơng chiến tranh, bảo

vệ và xây dựng miền Bắc XHCN làm hậu thuẫn đắc lực chi viện cho cuộc khángchiến chống Mỹ cứu nớc ở miền Nam Ngành kinh tế Dợc cũng đợc hình thành

và phát triển từ năm 1954 đến nay, tiền thân của Công ty Dợc phẩm TWI trựcthuộc Bộ Nội thơng, cho tới năm 1971 mới chính thức thành lập với tên Công tyDợc phẩm TW trực thuộc Bộ Y tế Sau năm 1975 do nhu cầu thuốc chữa bệnhcho nhân dân phát triển và mở rộng, nhất là ở các tỉnh miền Nam vừa giảiphóng Tổng Công ty Dợc Việt nam trực thuộc Bộ Y tế đã đợc thành lập, đểphân biệt trụ sở chính của các Công ty và Xí nghiệp thành viên Theo sự chỉ đạocủa Nhà nớc các đơn vị trực thuộc ở phía Bắc đều thêm số 1 vào sau tên đơn vị,các đơn vị ở Thành phố Hồ Chí Minh thêm số 2 và một số đơn vị trực thuộc ởmiền Trung( Đà nẵng) thêm số 3 Từ đó Công ty Dợc phẩm TWI đợc hình thành

và tiếp tục các chức năng nhiệm vụ đã đợc giao Cho đến ngày 22/4/1993 Bộ Y

tế có quyết định số 408/BYT-QQĐ theo Nghị định 388HĐBT ngày 9/4/1993của Văn phòng Chính phủ về việc đồng ý cho phép thành lập lại các doanhnghiệp Nhà nớc thuộc Bộ Y tế Công ty Dợc phẩm TWI chính thức đợc tái lậpcho đến ngày hôm nay

Quá trình phát triển của Công ty đợc tóm tắt nh sau:

Tiền thân của nó là một kho thuốc của Nhà nớc do Bộ Y tế quản lý nhằm dựtrữ, bảo quản, cấp phát, phân phối theo lệnh của Cơ quan chủ quản Nguồnthuốc ban đầu chủ yếu bằng nguồn viện trợ từ các nớc Liên xô và Đông âu cũhàng năm tổng trị giá tơng đơng từ 1 đến 3 triệu USD mỗi năm Thuốc sản xuấttrong nớc chủ yếu là đông y và cao đơn hoàn tán, thuốc tân dợc có làm nhngcũng rất ít vì nớc ta không có ngành sản xuất nguyên liệu làm thuốc nh các nớctiên tiến trên thế giới Tuy nhiên do nhu cầu xã hội ngày càng phát triển, do nhucầu phục vụ cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nớc ở cả hai miền Nam bắc,

đặc biệt là chi viện cho miền Nam, Công ty Dợc phẩm TWI đã có một bớc pháttriển nhanh hơn vì trong giai đoạn này cả miền Bắc chỉ tập trung vào một TổngKho của Trung ơng là Công ty Dợc phẩm TWI Từ đây thuốc đợc phân phối chocác tỉnh thành, các Bệnh viện đa khoa đầu ngành, hỗ trợ cho Quân y, chi việncho chiến trờng miền Nam, Lào và Campuchia Tất cả đều theo mệnh lệnh và

kế hoạch của Bộ Y tế từ số lợng, chủng loại thuốc, giá cả và phơng thức giaonhận, vận chuyển Nói tóm lại đặc trng cơ bản cho thời kỳ này là phục vụkhông mang tính kinh doanh Chuyển sang giai đoạn kinh tế thị trờng từ khi cóquyết định thành lập lại doanh nghiệp và đợc Nhà nớc cấp giấy phép cho xuấtnhập khẩu trực tiếp ngày 5/11/1993 số 1.19.1.013/GP, Công ty Dợc phẩm TWImới thực sự chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập theo đúng nghĩa của nó,

tức là tự chịu trách nhiệm bảo toàn vốn, kinh doanh có lãi, nộp đủ nghĩa vụ vớiNgân sách Nhà nớc và đảm bảo thu nhập thực tế cho ngời lao động theo các chế

độ chính sách hiện hành kết hợp phục vụ cho sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ chonhân dân theo định hớng của Bộ Y tế trực tiếp chỉ đạo Nói chung mức tăng tr-ởng hàng năm tơng đối đều đặn từ 5 đến 20% trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật

nh doanh số bán ra, nộp Ngân sách, lãi thực hiện và thu nhập của ngời lao

động

Về chức năng nhiệm vụ chủ yếu từ trớc đến nay của Công ty vẫn là lu thôngphân phối và kinh doanh thuốc và các loại nguyên liệu làm thuốc, gần đây nhất

đợc bổ xung thêm chức năng kinh doanh: Hoá chất xét nghiệm, dụng cụ y tế và

vệ sinh cũng nh các loại Mỹ phẩm theo các quy chế, chế độ hiện hành đã đợcNhà nớc và Bộ Y tế ban hành

Ngoài các chức năng mang tính kinh doanh cho đến nay Công ty Dợc phẩmTWI vẫn đợc Nhà nớc giao thêm nhiệm vụ dự trữ thuốc quốc gia, thuốc phòngchống dịch bệnh, bão lụt, thuốc cho các chơng trình kế hoạch hoá gia đình Thực tế trong các năm qua Công ty Dợc phẩm TWI vẫn làm tốt chức năngcung ứng thuốc cho 31 tỉnh thành từ Trị thiên Huế trở ra đặc biệt là các tỉnhmiền núi Tây bắc, Việt bắc Hợp đồng cung ứng thờng xuyên với 32 bệnh việnchuyên khoa đầu ngành của TW, Hà nội và một số tỉnh xung quanh Hà nội Vàcung ứng nguyên liệu cho các xí nghiệp sản xuất trong nớc chủ yếu ở phía Bắc

và một phần ở thành phố Hồ Chí Minh Theo số liệu tổng quát hàng năm Công

ty cung ứng 70% doanh số bán ra của Công ty cho các doanh nghiệp quốc doanh

và 30% cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuốc thuộc các thành phầnkinh tế khác Công ty thờng xuyên quan hệ với nhiều Công ty của 20 nớc trênthế giới đợc Bộ Y tế cho phép bán thuốc vào Việt nam với tổng kim ngạnh trungbình từ 15 đến 20 triệu USD hàng năm với gần 1000 loại hàng hoá nằm trongdanh mục thuốc thiết yếu cho nhu cầu điều trị bệnh của nhân dân đã đợc Bộ Y tế

đa ra theo quy chuẩn hớng dẫn chung của tổ chức Y tế thế giới

2 Cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý của Công ty:

Công ty Dợc phẩm TWI (CPC1) là doanh nghiệp loại 1 đợc thành lập theoNĐ388 của Chính phủ và QĐ408/BYTQĐ của Bộ Y tế, mô hình quản lý theohình thức hạch toán độc lập đồng thời là thành viên của Tổng công ty Dợc Việtnam( Tổng Công ty 90) Toàn bộ hoạt động của Công ty đợc quản lý thống nhấttập trung, hạch toán kế toán, hạch toán kinh doanh xuất nhập khẩu, mua bánnội địa đợc quản lý thông qua các hợp đồng kinh tế theo đúng chế độ hiện hànhdới sự kiểm tra, giám sát của các ngành chức năng của Nhà nớc và trực tiếp là

Bộ Y tế Đặc trng về cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý hiện tại của Công tynhằm đáp ứng các mục tiêu chủ yếu sau đây:

- Tập trung làm tốt khâu nhập khẩu hàng hoá kết hợp nguồn nhập từ nội địatạo quỹ hàng hoá để thoả mãn từng bớc nhu cầu thuốc chữa bệnh của nhân dân

- Tổ chức tốt màng lới bán ra thông qua các hệ thống cửa hàng, chi nhánh,phòng Kế hoạch nghiệp vụ bằng các biện pháp tăng cờng tiếp thị phân tích nhucầu, thị trờng, mô hình bệnh tật từng khu vực, từng địa phơng, từng mùa khácnhau để kịp thời nắm bắt thị trờng đảm bảo kinh doanh có lãi hợp lý

- Tổ chức tốt việc tồn trữ, bảo quản thuốc trong kho để đảm bảo chất lợngthuốc thật tốt, cung ứng thuốc kịp thời, đúng chủng loại, an toàn, hợp lý chongời bệnh.

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc

- Chăm sóc ngày càng tốt hơn nữa đời sống cho ngời lao động trên cơ sở năngsuất, chất lợng và hiệu quả của từng khâu công việc

Tất cả những nội dung cụ thể trên đây đợc thể hiện một phần trên sơ đồ bộmáy tổ chức và mô hình quản lý hiện nay của Công ty:( Sơ đồ trang bên)

Nhìn chung cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý hiện tại của Công ty chathật tinh gọn, còn nhiều đầu mối do vậy hiệu quả sẽ cha thể đạt đợc theo ýmuốn, nhất là trong cơ chế thị trờng Tuy nhiên do năng lực cán bộ và tính đặcthù công việc mang tính chuyên sâu do vậy việc khắc phục tình trạng này cầnphải có thời gian thử nghiệm, đây gần nh là mô hình phổ biến của các Công tyDợc phẩm hiện nay ở Việt nam chúng ta

II Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩucủa Công ty:

A/ KháI quát về tình hình kinh doanh nhập khẩu của công ty CPC.1

1 Tình hình thị trờng mặt hàng dợc phẩm

Hiện nay trên thị trờng thuốc hợp pháp lu hành 3 nguồn:

- Thuốc nhập khẩu chính thức qua các công ty xuất nhập khẩu y tế và thuốc

1999 là 450 triệu USD Với khoảng 8000 mặt hàng thuốc lu hành chính thứctrên thị trờng trong đó nhập khẩu khoảng 4500 mặt hàng Các mặt hàng thuốc cóthể đợc phân loại nh sau:

- Thuốc tim mạch

- Thuốc tác dụng trên hệ thần kinh trung ơng

- Thuốc chống nhiễm khuẩn

- Thuốc vè bộ máy tiêu hoá

- Thuốc tác dụng trên hệ hô hấp

- Thuốc trợ lực:vitamin, dịch truyền…

Theo công ty CPC.1 thì mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là thuốc vànguyên liệu làm thuốc kháng sinh, các thuốc độc AB (thuốc tác động vào timmạch và hệ thần kinh trung ơng)

Trên thị trờng thuốc hiện nay, ngời dân có thể mua thuốc ở mọi nơi Với sự đadạng và phong phú về chủng loại thuốc, ngời thầy thuốc đợc lựa chọn thuốc,ngời dân cũng có thể mua thuốc để tự điều trị cho mình

Với mô hình bệnh tật ở vùng nhiệt đới, bệnh nhiễm khuẩn luôn giữ vị trí hàng

đầu, hàng năm tỉ lệ thuốc kháng sinh chiếm khoảng 30% đến 40% giá trị nhậpkhẩu

Theo nghiên cứu cho thấy nhu cầu thuốc tăng trung bình hằng năm trên 10%.Với lý do chính là sự già hoá dân chúng và ngân sách dành cho bảo vệ sức khoẻtăng lên Tiền thuốc bình quân trên đầu ngời năm 1992 là 1,5USD/ngời, 1993 là2,5 USD, năm 1994 là 3,2 USD

Về tình hình nhà cung cấp: cho đến cuối năm 1999 có khoảng 200 công ty nớcngoài của trên 20 nớc chính thức đợc Bộ Y tế cấp giấy phép bán dợc phẩm vàoViệt Nam đây là một thực tế rất thuận lợi cho việc lựa chọn nhà cung cấp, mặthàng nhập khẩu.thợc tế cho thấy giá trị trung bình một hợp đồng thờng khônglớn mà lý do chính là bên nhập thờng thiếu vốn, thị trờng nhỏ lẻ và tình hình thịtrờng bất ổn định

2 Tình hình kinh doanh của công ty một số năm gần đây.

Theo báo cáo tình hình hằng năm, do ảnh hởng ngày càng nặng của cuộckhủng hoảng tài chính châu á làm tỉ giá ngoại tệ tăng dẫn đến chênh lệch giátrên 3 tỷ đồng Hàng nhập về sau 3 tháng mới thực hiện thực hiện xong một chu

kỳ kinh doanh do đó gặp phải nhiều rủi ro Mặt khác thị trờng trong nớc đang bịthu hẹp do sức mua của dân c về thuốc tăng không nhiều trong khi các nhà sảnxuất trong nớc tự bán, tự khai thác thị trờng ngày càng nhiều, các hãng dợcphẩm ngày càng tỏ ra thông thạo và thâm nhập vào thị trờng rộng khắp từ đồngbằng đến cả vùng sâu vùng xa, họ có biện pháp cạnh tranh rất quyết liệt, rất linhhoạt Năm 1997 kim nghạch nhập khẩu chiếm khoảng 64, 8% tổng giá trị muavào con số đó cho năm 1998 là 64, 6%, 1999 là 60% Những con sồ trên chothấy nhập khẩu là hoạt động mua chủ yếu của công ty Tỉ trọng nhập khẩu năm

1999 có giảm song xét về số tuyệt đói thì lợng giảm này không lớn :từ 209 tỷ

đồng còn 198 tỷ đồng tức giảm 11 tỷ đồng ( Xin xem số liệu bảng sau)

Bảng 1: Thống kê một số chỉ tiêu kinh doanh trong 3 năm qua.

Đơn vị: tỷ đồng

Chỉ tiêu Thực hiện

năm 1997

Thực hiệnnăm 1998

Thực hiệnnăm 1999

367 tỷ năm 1999 ).

Về tình hình nhập khẩu từng loại mặt hàng thuốc:

- Nhập khẩu nguyên liệu thuốc liên tục tăng Cụ thể là năm 1997 đạt 4, 8triệu USD, 8, 0 triệu USD (1998), 7, 4 triệu USD năm 1999 Tổng giá trịnguyên liệu mua vào năm 1999 giảm không đáng kể so với năm 1998 song kimnghạch nhập khẩu giảm phần chính là do sự biến động của tỉ giá làm tỉ suấthàng nhập khẩu giảm do đó hạn chế nguồn nhập từ bên ngoài

- Về thành phẩm, tổng giá trị mua liên tục giảm những năm gần đây Năm

1997 là 8,7 triệu USD, năm 1998 là 7,5 triệu USD, năm 1999 là 6,7 triệu USD:

Biểu 1: Tổng giá trị nhập khẩu, nguyên liệu, thành phẩm

Đơn vị: triệu USD

Lý do giảmnhập thì cónhiều song phần chính là do:

1 Các mặt hàng nội địa đã phát triển và dần chiếm thị trờng nội địa

2 Do sự đa dạng trong sản phẩm dợc nên có nhiều sản phẩm thay thế, do đócác thuốc có cùng tác dụng cũng dẽ dàng chen chân vào các mặt hàng công ty

 Về nguồn nhập:

Công ty có nguồn nhập từ trên 20 nớc khác nhau Với những mặt hàng có chấtlợng cao công ty thờng nhập từ các nớc châu âu nh Đức, Hungary, Pháp Vớinhững mặt hàng có chất lợng “ bình dân” công ty thờng nhập từ các nớc châu á

nh ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc Dới đây là số liệu một số nguồn nhập chủyếu của công ty:

Biểu đồ 2: Lợi nhuận thực hiện

Đơn vị: tỷ đồng

B/ Hiện trạng kí kết

và thực hiện hợp

đồng nhập khẩu tại công ty CPC.I.

I Hình thức và cơ sở hình thành hợp đồng.

1 Cơ sở hình thành hợp đồng

Để tiến tới kí kết hợp đồng, một nội dung không thể bỏ qua là xác điịnh đ ợc

đối tợng và nội dung nhập Công ty CPC.1 xác định việc đó căn cứ vào mộttrong hai hớng sau:

*Hớng đi chủ động:

Theo hớng này, công ty chủ động tìm kiếm thị trờng tiêu thụ mặt hàng kinhdoanh, thị trờng nhà cung cấp Các bớc cụ thể trong hớng đi này là:

- Nghiên cứu thị trờng để xác định mặt hàng nhập khẩu:

Thuốc chữa bệnh cho dù là một loại hàng hoá đặc biệt, nhng nó cũng phải tuân theo những quy luật chung nhất trong cơ chế thị trờng nói chung Nói một cách tổng quát muốn kinh doanh có lãi phải nghiên cứu kĩ những đặc điểm cơ bản của tình hình thị trờng Công ty dợc phẩm trung ơng I có truyền thống hình thành và phát triển khá lâu so với các doanh nghiệp khác cùng ngành Tuy có nhiều kinh nghiệm có sự hiểu biết về thị trờng tiêu dùng thuốc, nhng cũng chỉ dùng ở mức phân phối, cấp phát theo lệnh là chính, chuyển sang cơ chế thị tr-ờng thì cơ cấu mặt hàng thuốc chữa bệnh đã thay đổi rất nhanh do tác động của nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan

- Tổng quan thị trờng thuốc chữa bệnh ở Việt Nam trong những năm qua củacông ty đợc phân tích tóm tắt nh sau: thị phần dợc phẩm tính bình quân đầu ngờihàng năm ở Việt Nam có tăng trởng khá nhanh từ 3 USD/ Đầu ngời năm 1995

đã tăng lên 5, 5 USD/ đầu ngời năm 1999 Tuy nhiên so với mức khuyến cáotối thiểu của tổ chức y tế thế giới phải có 10 USD/ ngời/ năm mới đáp ứng nhucầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân Tổng kim ngạch nhập toàn ngànhtheocục quản lý Dợc thông báo năm 1999là khoảng 450 triệu USD Vấn đề đặt ra ở

đây là nhập mặt hàng nào, nhập về bán cho ai, tỉ lệ kết cấu nh thế nào là hợp lý

để vừa bảo hộ đợc thuốc sản xuất trong nớc, vừa thực hiện đợc chính sách quốcgia về thuốc của nhà nớc ban hành, chi phí phải hợp lý, bảo toàn vốn và có lãi

Đây là bài toán rất khó cho doanh nghiệp kinh doanhthuốc chữa bệnh trong nớchiện nay Qua kinh nghiệm tích luỹ từ thực tế năm công ty dợc phẩm trung ơng I

đã đa ra định hớng chiến lợc tổng quát nh sau:

Quyết tâm duy trì giữ vững và phát triển thị trờng truỳên thống của công ty đó

là: các công ty thực phẩm tuýên tỉnh, các xí nghiệp sản xuất trong nớc (bánnguyên liệu cho họ ) và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của trung ơng,

Hà Nội và các tỉnh xung quanh Thực tế công ty đã có mối quan hệ truyền thốnggắn bó với 32 tỉnh từ Thừa thiên -Huế trở ra, cộng với 32 bệnh viện lớn và hơn

10 xí nghiệp sản xuất trong nớc Tổng kết hàng năm doanh số bán ra cho 3 đối ợng khách hàng là họ đều là thành phần kinh tế quốc doanh, một số đồng vốnphải dùng kinh phí từ nguồn vốn ngân sách cấp là chủ yếu ( nhất là 9 tỉnh miềnnúi Tây Bắc và Việt Bắc )số tỉnh khác có sử dụng thêm nguồn kinh phí bảo hiểm

t-y tế, nói chung họ đợc chính qut-yền địa phơng giúp đỡ và bảo hộ bằng những cơchế riêng tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể của từng tỉnh Do vậy ít rủi ro, tuy nhiên

do thiếu vốn nên công nợ thờng kéo dài cũng là nhân tố làm giảm hiệu quả kinh

tế của công ty Ngoài ra công ty cũng rất chú ý đến thị trờng bán cho các đối ợng khác thuộc thành phần kinh tế khác, tuy chỉ chiếm 30% tỉ trọng nhng lànơi rất năng động linh hoạt do vậy khi tiếp xúc với họ công ty học đợc nhiềukinh nghiệm và nâng cao năng lực cho cán bộ nghiệp vụ kinh doanh, đồng thờinắm bắt thị trờng nhanh chóng hơn

t-Từ những thực tế kinh nghiệm công ty đã xác địmh đợc bốn nhóm mặt hàngchủ lực để nhập khẩu là:

- Thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh

- Thuốc và nguyên liệu làmg thuốc Vitamine

- Thuốc hớng thần

- Thuốc bổ, dịch truyền

Trong các nhóm hàng công ty phân ra những mặt hàng chủ lực cụ thể chiếm

số lợng lớn, tỷ trọng cao, thống kê kinh nghiệm cho thấy thời điểm nào cầnnhập Bởi vì, Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, gió mùa, nóng ẩm,

đất nớc trải dài ba miền có nhiều đặc trng khác nhau và thay đổi thờng xuyên.Bệnh tật diễn biến theo mùa, theo vùng lãnh thổ và thói quen sử dụng thuốccũng rất khác nhau Tất cả những yếu tố khách quan trên cần phải đợc xem xét

để đi trớc và đón đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và không bị ứ đọng Vìthuốc có đặc điểm là có hạn dùng, để lâu là phải bỏ do vậy sẽ gây lãng phí vàthiệt hại kinh tế rất lớn trong 4 nhóm hàng chủ lực trên đây, công ty luôn xemtrọng nhóm kháng sinh và nhóm độc AB (thuốc hớng thần), vì đây là nhóm th-ờng chiếm 70% giá trị hàng hoá và rất cần cho mọi phác đồ điều trị các bệnhsôts nhiễm khuẩn phổ biến ở nớc ta hiện nay Tuy nhiên, công ty không ngừng

mở rộng nhập các nhóm thuốc chuyên khoa biệt dợc khác, thông qua các hìnhthức tiếp thị, các đơn hàng của bệnh viện từ đó sẽ có các số liệu tơng đối chuẩnxác cho việc xây dựng kế hoạch mặt hàng nhập khẩu hàng năm Một khía cạnhcần chú ý mà công ty đã xác định đợc là địa chỉ và tên nhà sản xuất cũng nh nhàphân phối các loại thuốc cần dùng Đồng thời với việc tập hợp các thông tin sốliệu đã có đợc về nhu cầu, về số lợng, chủng loại mặt hàng cần nhập, công ty

đã xúc tiến sao cho phù hợp với ngời tiêu dùng trong nớc Lúc nào công ty cũngtìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá,

điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyển hàng hoá Tất nhiên, mọi

điều kiện đều phải dựa trên cơ sở “ chất lợng “ thuốc phải là hàng đầu Ngoàiviệc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, công ty cũng có một đội ngũ chuyên

môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, tác dụng của các loại sản phẩmtơng tự với các Giáo s, Bác sĩ chuyên khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnhnhân để hợp tác cùng vì mục tiêu cung ứng thuốc an toàn, hợp lý cho ngời bệnh,tranh lạm dụng thuốc gây tốn kém cho bệnh nhân.

Tóm lại, để xác định đợc những mặt hàng cần nhập khẩu, công ty đã đồngthời tiến hành các bớc nghiên cứu thị trờng trong nớc và ngoài nớc, trên cơ sở

đó mà đi đến các quyết định hình thành các nội dung ký kết hợp đồng nhập khẩu

có hiệu quả Tuy nhiên, do lợng thông tin, khả năng tiếp thị, tiền vốn của công

ty mới cung ứng đợc cho thị trờng thuốc nói chung một lợng cha lớn lắm, còncần phải đầu t nhiều hơn nữa

- Lập phơng án kinh doanh nhập khẩu

Muốn có phơng án kinh doanh nhập khẩu tốt, công ty Dợc phẩm trung ơng I

đã rút ra kinh nghiệm là phải có đầu ra tốt, tức là phải có địa chỉ tiêu thụ cụ thểcả về chủng loại, giá cả, số lợng và chất lợng Mặt khác, phải có thông tin dựbáo từ nhu cầu thị trờng trong nớc và thế giới, phải có kiến thức cơ bản về môhình bệnh tật, kết hợp tốt giữa Y và Dợc thì mới có phơng án phù hợp, sát thực

tế, phục vụ đợc ngời bệnh Thứ tự quy trình lập phơng án kinh doanh nhậpkhẩu của công ty đợc thực hiện qua các bớc sau:

+ Hàng năm công ty phân tích kết quả thực hiện năm trớc để xác định rõ nhucầu cho từng đối tợng và chủng loại một cách chi tiết

+ Sau đó lên kế hoạch tổng quát, thông thờng là 10% so với cùng kì năm

tr-ớc

+ Tiếp theo là việc phân chia ra kế hoạch quý, tháng, mùa vụ trên cơ sở sốliệu lịch sử cộng dự báo tăng trởng do các nhân tố chủ quan và khách quanmang lại, không nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chí có loại phải bỏ, hoặcnhập ít đi, có loại tăng lên

+ Các kế hoạch năm, tháng, quý đều đợc cụ thể hoá bằng các chi tiết để kýcác hợp đồng kinh tế Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhân viêntrong phòng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất, tổnghợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra u khuyết trong quá trình thực hiện

+ Trong phơng án kinh doanh nhập khẩu công ty luôn bám sát thị trờng truyềnthống đồng thời thờng xuyên tìm cách mở rộng thị trờng

+ Chú ý thị trờng và mặt hàng chủ lực, lấy mục tiêu hiệu quả để thu hút kháchhàng, nhà cung cấp trên tinh thần bình đẳng đôi bên cùng có lợi

+ Trong phơng án luôn có dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệthại khi có sự cố xảy ra

Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác.Công ty cũng xác định cho dù phơng án có khả thi đến đâu đi chăng nữa, đócũng chỉ mới là kế hoạch, quá trình thực thi luôn phải theo dõi, quan sát và đôn

đốc thực hiện, cỉ khi hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có đợc hiệuquả Muốn đạt đợc kết quả mong muốn, phơng án kinh doanh nhập khẩu phải

đợc sự tập trung lãnh đạo của Giám đốc và sự hỗ trợ của tất cả các phòng, ban,kho xởng của công ty, không thể khoán trắng cho phòng xuất nhập khẩu tự làm Thực tế tình hình này ỏ công ty mấy năm qua đã có nhiều tiến bộ đạt kết quảkhá nhng cha cao, cha tơng xứnh với tầm vóc của một công ty lớn trong ngành

Tự công ty thấy cũng phải nâng cao trình độ và cải tiến phơng thức lập kế hoạchhiệh nay trên tinh thần nhanh, nhạy và chính xác hơn nữa nắm bắt đợc nhu cầuthuốc rất sôi động hiện nay.

- Tiến hành hỏi giá và đặt hàng

Lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng, gửi th hỏi giá đến các nhà cungcấp này Mục đích của gửi th hỏi giá là tìm kiếm đợc nhà cung cấp tốt nhất Trong hỏi giá, công ty đa ra các điều khoản nh : tên hàng, phẩm chất, số lợng,nhãn mác, bao gói, thanh toán, giao hàng …

Đáp lại lời hỏi giá của công ty, ngời xuất khẩu sẽ đa ra một thông báo giá(quotation ) Trong đó nêu rõ các nội dung nh: tên hàng, phẩm chất, số lợng,giá cả, điều kiện và thời gian giao hàng, nhãn mác bao gói và thanh toán

Nếu công ty đồng ý với các điều khoản mà ngời xuất khẩu đa ra trong báo giá,công ty có thể tiến hành đặt hàng bằng hai cách :

+ Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báogiá tới nhà cung cấp Nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo xác nhận bán (SaleConfirmation), thông báo này đợc coi nh hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bánhàng hoá

+ Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơ bản

nh đã đợc thoả thuận trớc đó, và có thể đa thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳtừng thơng vụ làm ăn Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu đợc thực hiện qua thtín, fax Rất hiếm khi ngời xuất khẩu và công ty trực tiếp gặp gỡ nhau để kýkết, trừ phi đây là mối quan hệ làm ăn lần đầu

Nếu công ty vẫn cha thoả mãn với thông báo giá của ngời xuất khẩu thì sẽ tiếptục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác Nhungtrong hầu hết các trờng hợp, do mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên, công

ty sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dungcủa bản báo giá, mà chủ yếu là nhũng nội dung có liên quan đến giá cả và thanhtoán

Cả chấp nhận bán và hợp đồng đều đợc lập thầnh văn bản, ghi bằng tiếng Anh

và phải có chữ kí của hai bên Trong đó phải ghi đầy đủ các điều kiện cần thiếtcủa một hợp đồng Trong chấp nhận bán thì ngời ta thờng loại bỏ các điều kiện

về miễn trách, trọng tài khiếu nại, bồi thờng, phạt

Phân loại hợp đồng theo hớng ký kết

Đ.v:bản

Hợp đồng kí theo hớng chủ động 347 439 700Hợp đồng kí theo hớng thụ động 295 268 220

 Hớng kí kết thụ động

- Do tác động của nhà cung cấp:

Theo hớng này, các nhà cung cấp nớc ngoài sẽ gửi các chào hàng hoặc trựctiếp tới chào hàng tại công ty Hớng dẫn tối việc kí kết hợp đồng này có nộidung nh sau:

Nhận đợc chào hàng từ phía nhà cung cấp nớc ngoài : việc tiếp nhận các chàohàng này thông thờng là qua đờng th tín, fax, chiếm khoảng 80% các chào

hàng nhận đợc Số còn lại là các công ty, các nhà cung cấp nớc ngoài trực tiếp

đến chào hàng, chủ yếu là các đối tác mới

- Ngiên cứu thị trờng : Có đợc các thông tin về nguồn hàng, mặt hàng và các

điều kiện giao dịch Lúc này công ty mới tiến hành nghiên cứu thị trờng, màchủ yếu là thị trờng trong nớc : đánh giá thăm dò thị trờng trong nớc : đánh giáthăm dò thị trờng trong nớc bằng cách gửi các bản chào hàng tới các khách hàngtrong nớc

- Lập phơng án kinh doanh : Trên cơ sở những nội dung chào hàng của nhàcung cấp, kết hợp giá cả có thể chấp nhận đợc của khách hàng và nhu cầu củathị trờng Tính toán các chi phí có thể có để từ đó công ty đi đến quyết định có

kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp dựa trên các điều khoản đã nêu haykhông

Hớng đi này làm cho công ty luôn bị động về thi trờng, mặt hàng và cả vấn đề

đàm phán ki kết hợp đồng, gây bất lợi cho công ty Thế nhng, đây lại là phơnghớng chiếm từ 20% đến 50% số hợp đồng nhập khẩu đợc kí kết hàng năm

- Do tác động của bên uỷ thác mua:

theo hớng này công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của bên uỷ thác để lựa chọnnhà cung cấp, sau đó tiến hành đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng Vớihợp đồng này trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty chỉ đóng vai trò là ng-

ời trung gian ký kết và thực hiện hợp đồng với danh nghĩa của mình nhng bằngchi phí của bên uỷ thác sau khi hàng về công ty giao hàng luôn cho bên đặthàng và nhận hoa hồng

Qua phân tích thống kê cho thấy phần lớn những hợp đồng đợc ký kết theo ớng thụ động là những hợp đồng thành phẩm, còn ở hợp đồng nguyên liệu sốhợp đồng uỷ thác hằng năm rất ít ( khoảng 10 hợp đồng )

h-Số hợp đồng ký theo hớng thụ động giảm nhiều phản ánh sự cố gắng rất nhiềucủa công ty trong việc tìm hiểu thị trờng, đặt mối quan hệ với các bạn hàng( ngời mua ) Tỉ trọng loại hợp đồng này giảm từ 45% năm 1997 còn 38% năm

1998, và 28% năm 1999

2 Các hình thức nhập khẩu của Công ty:

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Công ty nh các phần trên đã trình bày

đồng thời căn cứ vào những diễn biến và nhu cầu của thị trờng thuốc trong thời

điểm cụ thể mà Công ty lựa chọn hình thức nhập khẩu sao cho có hiệu quả,

đúng quy chế và pháp lệnh hiện hành Tuy nhiên ngay từ đầu Công ty xác nhậnnhập khẩu trực tiếp là chủ yếu và hàng năm thờng chiếm tỷ lệ trên 80% tổngkim ngạch Để nhập khẩu trực tiếp có hiệu quả, Công ty cần phải có đầy đủ cácyếu tố cơ bản nh sau:

- Trớc hết phải có kế hoạch kinh doanh một cách toàn diện tức là phải xác

định đợc kế hoạch bán ra từng tháng, từng quý và cả năm, thông thờng lấy sốliệu cùng kỳ năm trớc cộng với mức tăng 15 đến 20% để lập kế hoạch Sau khitrừ đi tồn kho là có số liệu nh cầu nhập ( tất nhiên có loại trừ phần mua trong n-

hoạch về vốn xem nguồn tự có, nguồn vay ( trong đó vay bằng ngoại tệ baonhiêu, tiền Việt nam bao nhiêu) Tất cả sự tính toán đến dựa vào chỉ tiêu kếhoạch lợi nhuận định kỳ.

- Bớc sau cùng của việc nhập khẩu sẽ là tìm lựa chọn khách hàng để ký kếtcác hợp đồng nhập khẩu, theo các nội dung yêu cầu và hàng hoá chất lợng, giácả, điều kiện thanh toán, khiếu nại đúng quy chế hiện hành

- Hình thức nhập khẩu uỷ thác chủ yếu phải xem xét khả năng pháp lý của đơn

vị đề nghị nhập, khả năng tiền vốn của họ cũng nh bản chất hoạt động kinhdoanh của đơn vị đó xem họ có gây cản trở cho Công ty hay không?

Đối với nhập khẩu dợc phẩm, muốn nhập uỷ thác phải là những Công ty, đơn

vị có chức năng và giấy phép kinh doanh dợc phẩm do Sở Y tế địa phơng và Sở

kế hoạch đầu t cấp Họ chỉ đợc nhập những mặt hàng trong phạm vi đợc Bộ Y tếcho phép bán hàng vào Việt nam, những mặt hàng cụ thể phải đợc cấp Sở đăng

ký cho phép lu hành tại Việt nam Riêng về nguyên liệu để sản xuất trong nớc,chỉ những đơn vị có mặt hàng đã đợc cấp phép sản xuất trong nớc, có đủ tiêuchuẩn và dây truyền công nghệ mới đợc đề nghị nhập uỷ thác nguyên liệu Kểcả Công ty Dợc phẩm TWI tự nhập về cũng chỉ đợc bán cho các Xí nghiệp đợcphép sản xuất trong nớc của Bộ Y tế tóm lại nguyên liệu làm thuốc không đợckinh doanh tự do mà phải có điều kiện cho phép của Bộ Y tế

Qua các năm hoạt động, Công ty chỉ nhập khẩu thuốc thành phẩm cho một

số Công ty trách nhiệm hữu hạn đã đợc Bộ Y tế cho phép và họ đã có mối quan

hệ và uy tín với một số Công ty ở nức ngoài, nói chung họ chỉ bán một số ít mặthàng phù hợp với khả năng của họ vì lý do thị trờng và tiền vốn của các Công tynày còn rất nhỏ về nguyên liệu chủ yếu nhập cho các Xí nghiệp quốc doanhtrung ơng và địa phơng các thành phần ngoài quốc doanh hiệnnay gần nh cha có

Xí nghiệp sản xuất tân dợc

Tóm lại hình thức nhập khẩu trực tiếplà chủ yếu, hình thức nhập uỷ thác củaCông ty còn rất ít, do thiếu kinh nghiệm vì cha mở rộng Nếu làm tốt việc nhậpkhẩu uỷ thác và các hình thức nhập khẩu cũng đem lại hiệu quả kinh tế choCông ty nhất là giảm giá lu thông, tạo công ăn việc làm cho ngời lao động gópphần tăng lợi nhuận cho Công ty

tr-ty kinh doanh Cũng nh năng lực về vốn, kĩ thuật, các kênh phân phối và các

điều kiện có liên quan

- Sự hợp pháp và năng lực của nhà cung cấp

- Sự tự nguyện của hai bên

Hầu hết các nhà cung cấp đều ở rất xa công ty, có đợc các thông tin chính xác

về họ là rất khó Nhng rủi ro không tìm hiểu kĩ đợc nhà cung cấp là rất rễ xẩy

ra : đạo đức kinh doanh của họ, khả năng thực hiện hợp đồng Để an toàn,công ty phải xem xét đến lịch sử của họ, để từ đó mà có biện pháp xây dựnghợp đồng chặt chẽ, tránh các rủi ro có thể xẩy ra Chỉ các công ty đợc Bộ Y Tế