tổng quan thực trạng thực hợp đồng nhập công ty Centrimex - Chi nhánh Hà Nội Tổng quan công ty Centrimex - Chi nhánh Hà Nội 1.1 Chức năng, sở máy Công ty Centrimex chi nhánh Hà Nội 1.1.1 Lịch sử trình hình thành, phát triển chi nhánh Căn nghị định số 387/HĐBT ngày - 11 - 1990 Hội đồng Bộ trởng qui định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức máy Bộ Thơng nghiệp (nay Bộ Thơng mại) Và qua đề nghị Giám đốc Công ty XNK tổng hợp (Centrimex) đợc Uỷ ban nhân dân thành phố Hà nội chấp thuận công văn số 718/QĐ - UB ngày 16 tháng năm 1993 Bộ trởng Bộ thơng mại đà ký định thành lập văn phòng đại diện Công ty XNK tổng hợp (CENTRIMEX) thành phố Hà Nội (sau gọi tắt văn phòng đại diện) Chi nhánh có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế nội bộ, công ty có tài khoản tiền Việt Nam ngoại tệ ngân hàng có dấu riêng để giao dịch Chi nhánh chịu quản lý trực tiếp, toàn diện công ty XNK Tổng hợp 1.1.2 Cơ cấu tổ chức máy, chức nhiệm vụ hiên chi nhánh: 1.1.2.1 Tổ chức máy chi nhánh - Đứng đầu chi nhánh Giám đốc Giám đốc công ty bổ nhiệm, Giám đốc chi nhánh tổ chức điều hành chi nhánh theo chế độ thủ trởng chịu trách nhiệm toàn diện trớc giám đốc công ty tập thể CBCNV chi nhánh - Giúp việc Giám đốc có phó giám đốc kế toán trởng Giám đốc công ty bỉ nhiƯm - Tỉ chøc cđa chi nh¸nh gåm có: Các chuyên viên, cán sự, kế toán - tài chính, nghiệp vụ - tổng hợp số chức danh khác Có cửa hàng, sở sản xuất - Giám đốc chi nhánh quy định chức nhiệm vụ mối quan hệ công tác đơn vị phù hợp với phân cấp công ty 1.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chi nhánh - Nắm bắt báo cáo kịp thời công ty thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh XNK cuả công ty, thông tin sách - chế quản lý XNK, thông tin tình hình giá thị trờng mặt hàng XNK mà công ty kinh doanh, thông tin đầu t sản xuất chế biến hàng xuất dịch vụ XNK, thông tin khách hàng giao dịch với công ty - Giao dịch với khách hàng nớc đến Hà Nội Qua tìm đối tác để công ty quan hệ hợp tác đầu t, gia công hàng xuất mua bán hàng hoá XNK - Thay mặt công ty ký kết hợp đồng ngoại thơng hợp đồng kinh tế theo qui định cụ thể công ty theo uỷ quyền giám đốc công ty cho Trởng đại diện Hà Nội - Tổ chức giao nhận hàng hoá XNK qua sân bay quốc tế Nội Bài qua cảng Hải Phòng, làm thủ tục liên quan đến Hải quan, kiểm dịch - Qua nhiệm vụ làm tốt công tác tuyên truyền quảng cao cho công ty hoạt động mặt hàng kinh doanh XNK Công ty - Quan hệ tốt với đơn vị thuộc bộ, ngành trung ơng thuộc thành phố Hà Nội nh tỉnh phía Bắc - Thực tốt nhiệm vụ cụ thể công ty giao chất lợng, số lợng thời hạn qui định Chi nhánh có nhiệm vụ sau đây: - Chủ động xây dựng kế hoạch, phơng án kinh doanh chi nhánh thực có hiệu sau công ty duyệt, phù hợp với phạm vi hoạt động kinh doanh công ty luật pháp hành Nhà nớc - Quản lý, sử dụng có hiệu nguồn vốn, tạo nguồn bổ sung vốn theo phân cấp công ty Cân đối xuất nhập khẩu, làm tròn nghĩa vụ Nhà nớc công ty - Tuân thủ luật pháp, sách quản lý kinh tế, tài chính, XNK, giao dịch đối ngoại qui định hành Nhà nớc địa phơng công ty - Thực chịu trách nhiệm cam kết hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh chi nhánh nớc - Nghiên cứu, thực biện pháp để nâng cao chất lợng, tăng khối lợng, chủng loại hàng xuất khẩu, mở rộng thị trờng nội, ngoại Marketing, thu hút ngoại tệ phát triển sản xuất kinh doanh - Thực tốt sách quản lý, sử dụng, đào tạo bồi dỡng, tiền lơng, tiền thởng, phúc lợi CBCNV theo phân cấp công ty - Làm tốt công tác bảo vệ nội tài sản, bảo hộ, an toàn lao động, bảo vệ môi trờng an ninh quốc phòng 1.2 Tình hình kết hoạt động kinh doanh năm gần chi nhánh 1.2.1 Tình hình thực XNK năm 1998 Tỉng kim ng¹ch XNK: 7.000.330,12 USD Kim ng¹ch xt khÈu: 1.674.732,17 USD 1.2.2 Tình hình thực XNK năm 99 - Tỉng kim ng¹ch XNK: 13.035,908 USD - Kim ng¹ch xuÊt khÈu: 54.308,23 USD - Kim ng¹ch nhËp khÈu: 12.981.303 USD Trong ®ã: + NhËp khÈu trùc tiÕp: 11.872.737,31 USD chiÕm 97,62% tỉng kim ng¹ch XNK + NhËp khÈu ủ thác: 228.195,776 USD chiếm 1,88% tổng kim ngạch XNK - Dịch vụ vận chuyển cảnh: 7.000 USD chiếm 0,06 % tỉng kim ng¹ch nhËp khÈu + Doanh thu: 175,789,487,926đ; so với kế hoạch đạt: 188% gấp lần so với năm 98 Trớc đó: doanh thu từ bán hàng: 175.750.578.801 đ Doanh thu từ uỷ thác nhập khẩu: 17.537.625đ Doanh thu khác: 21.371.500đ + Chi phí quản lý: 964.913.130đ + Giá vốn: 171.252.626.400đ + Phụ lục: 2.448.413.001đ + Chi phí trực tiếp: 1.004.956.997đ + Lợi nhuận từ hoạt ®éng kinh doanh: 118.578.398® + Lỵi nhn bÊt thêng: 384.537.810® + Tổng lợi nhuận: 503.116.208đ + Nộp ngân sách : 16.286.976.526đ 1.2.3 Tình hình thực XNK năm 2000 - Kim ngạch XNK: 14.048.018,73 USD đạt 280,97% kế hoạch công ty giao tăng 7,7% so với năm 99 - Kim ng¹ch xt khÈu: 130.142,14 USD chiÕm 1,25% tỉng kim ngạch XNK Trớc đó: Xuất trực tiếp: 91.642,14 USD Xuất uỷ thác: 38.500,00 USD - Kim ngạch nhập khÈu: 13.917.876,59 USD chiÕm 99% tỉng kim ng¹ch XNK + NhËp khÈu ủ th¸c: 57.311,40 USD chiÕm 0,55% tỉng kim ng¹ch XNK + NhËp khÈu trùc tiÕp: 13.860,565,19 USD chiÕm 134,96% tổng kim ngạch XNK - Doanh thu: 203.263.437.072đ So với kế hoạch đợc giao đạt: 240% tăng 15,6% so với năm 1999 + Trớc đó: Doanh thu bán hàng: 203.085.861.316đ Doanh thu từ uỷ thác: 107.510.372đ Doanh thu khác: 70.065.384đ + Chi phí quản lý: 827.620.138đ + Giá vốn: 200.383.303.611đ + Phụ thu: 2.007.385 141đ + Lợi nhuận: 45.128.182đ - Nộp ngân sách: 13.933.517.907đ * Kim ngạch XNK: 12.162.241,316 USD a Kim ng¹ch xuÊt khÈu: 54.308,23 USD chiÕm 0,45% tỉng kim ng¹ch XNK Xt khÈu trùc tiÕp: 54.308,23 USD * Thị trờng Lào: 48.058,23 USD (Siêu thị LAVIINTERSHOP) * Thị trờng Đức: 6.250,00 USD Tình hình kinh doanh XNK năm 1999 Tên hàng Kim ngạch (USD) Doanh số (VND) Hàng tiêu dùng loại 48.058,23 669.731.122 áo len 6.250,00 91.231.836 *** Céng 54.308,23 760.962.958 b Kim ng¹ch nhËp khÈu: 12.981.303 USD NhËp khÈu trùc tiÕp: 11.872.737,31 USD chiÕm 97,62% tổng kim ngạch XNK Tên hàng Số lợng Kim (USD) ngạch Doanh số (VND) I Xe máy 205 261.564,31 5.852.005.595 Spacy & Custom 55ch 108.864,31 2.400.816.005 Wave 100 138ch 140.700 3.180.068.719 Dream 12ch 12.000 271.120.871 II Ph©n bãn 90.338,60 tÊn 11.611.173,00 169.137.610.248 - SA 15.312,40 964.681,20 13.944.410.889 - DAP 23 4.737.766,80 69.283.503,940 - UREA 4.323.225,00 62.950.394.211 - NPK 871.500,00 12.880.970.708 - KALI 714.000,00 10.078.330,500 - NhËp khÈu uû thác: 228.195,776 USD chiếm 1,88 % tổng kim ngạch XNK Tên hàng Số lợng Kim ngạch Doanh số (VND) (USD) Bét nhùa PVC 67 tÊn 33.500,00 2.115.373 S©m Triều Tiên 05 cont 129.768,00 6.166.704 Gỗ thông Lào 642 m3 62.274,776 7.891.912 228.195,776 17.537.625 228.195,776 17.537,625 Dông cụ sửa chữa xe 01 cont máy - Dịch vụ vận chuyển cảnh: 7.000 USD chiếm 0,06% tổng kim ngạch NK Tên hàng Số lợng (chiếc) Kim (USA) UAZ 01 7.000 ng¹ch Doanh sè (VND) 10.599.500 * KÕt kinh doanh XNK năm 2000 Kim ngạch XNK.6.730.000 USD TT A I II B I Tên hàng NhËp khÈu (USD) NhËp tù doanh (USD) Ph©n bãn SA Phân bón Urea Phân bón DAP Phân bón Kali Hàng nhập từ Lào Nhập uỷ thác (USD) Máy móc thiết bị Bột nhựa PVC Sơn công nghiệp Một số mặt hàng Xuất (USD) Xuất TD (USD) Hàng may mặc Cat Hàng may mặc Cat Một số hàng XK sang Lào * Gạo tẻ * Gạo nếp * Phân Urea * Phân NPK * Các loại phân bón khác Số lợng Đơn giá 20.000 SP 5.000 SP Nhiều giá Nhiều giá Trị giá 5.730.000 4.530.000 1.050.000 620.000 1.200.000 660.000 1.000.000 1.200.000 200.000 500.000 400.000 100.000 1.000.000 910.000 40.000 20.000 15.000 tÊn 5.000 tÊn 5.000 tÊn 5.000 tÊn NhiỊu lo¹i 70 USD/tÊn 124 USD/tÊn 240 USD/tÊn 132 USD/tÊn NhiỊu gi¸ 1000 tÊn 500 tÊn 500 tÊn 500 tÊn 500 tÊn 350 USD/tÊn 550 USD/tÊn 190 USD/tÊn 160 USD/tÊn 100 USD/tÊn 350.000 275.000 95.000 80.000 50.000 200.000 USD Nhiều giá Nhiều giá 1.3 Các hình thức nhập công ty Centrimex - chi nhánh Hà Nội Hoạt động kinh doanh nhập hoạt động trực tiếp nhng thực tế tác động điều kiện kinh doanh với động sáng tạo ngời kinh doanh mà đà tạo nhiều hình thức nhập đa dạng khác Hiện Công ty nhập dới hình thức nhập trực tiếp nhập uỷ thác 1.3.1 NhËp khÈu trùc tiÕp NhËp khÈu tù doanh lµ hình thức nhập công ty thực từ khâu đầu tới khâu cuối tức từ việc tìm hiểu nghiên cứu thị trờng để mua hàng tới bán đợc hàng thu tiền đồng thời chia lợi nhuận cho Công ty xem xét nguồn hàng tính toán chi phí phát sinh trình nhập nh: th nhËp khÈu, tiỊn lƯ phÝ kho b·i, tiỊn vận chuyển, tiền bảo hiểm loại phí khác 1.3.2 Nhập uỷ thác: Hoạt động nhập uỷ thác hoạt động nhập có hình thành doanh nghiệp nớc có vốn ngoại tệ riêng có nhu cầu nhập số loại hàng hoá nhng lại quyền tham gia quan hệ xuất nhập trực tiếp không đủ kinh nghiệm tự làm hiệu nên đà uỷ thác cho chi nhánh công ty có chức trực tiếp giao dịch ngoại thơng tiến hành nhập theo yêu cầu Chi nhánh phải tiến hành đàm phán với nớc để làm thủ tục nhập hàng hoá theo yêu cầu bên uỷ thác * Chính chi nhánh gặp phải số thuận lợi khó khăn sau: Chi nhánh bỏ vốn, xin hạn ngạch (nếu có), nghiên cứu thị trờng tiêu thụ không tiêu thụ hàng nhập mà đứng để tìm giao dịch với bạn hàng nớc ngoài, ký kết hợp đồng làm thủ tục nhập hàng, nh thay mặt bên uỷ thác khiếu nại, đòi bồi thờng với bên nớc có tổn thất - Khi tiến hành nhập uỷ thác chi nhánh công ty đợc tính ngạch xuất không tính doanh số, không chịu thuế doanh thu - Khi nhập uỷ thác chi nhánh công ty phải lập hợp đồng: + Một hợp đồng mua bán hàng hoá với nớc gọi hợp đồng ngoại + Một hợp đồng bên uỷ thác nhập với chi nhánh công ty đơc gọi hợp đồng nội Phân tích thực trạng qui trình tổ chức thực hợp đồng nhập phân bón công ty Centrimex chi nhánh Hà Nội 2.1 Xin giấy phép nhập Theo Nghị định 57/CP - 1998 phđ c«ng ty Centrimex xin giÊy nhËp khÈu, trêng hợp công ty nhập mặt hàng phân bón, xe hai bánh gắn máy linh kiện lắp ráp đồng bộ, xe ô tô du lịch từ 12 chỗ ngồi trở xuống Đó sách nhập nhà nớc ta việc áp dụng để nhà nớc quản lý hoạt động nhập Giấy phép đợc hiểu quy định nhà nớc số lợng, giá trị mặt hàng đợc nhập từ thị trờng định cho Centrimex Còn số mặt hàng không nằm danh mục xin giấy phép cấm nhập nghị định 57/CP mà công ty kinh doanh xin giấy phép Ví dụ: để nhập mặt hàng phân bón Centrimex cử cán công ty đến phòng cấp giấy phép thuộc Bộ thơng mại để xin giấy phép Để có đợc giấy phép Centrimex trình hồ sơ xin phép gồm có: Đơn xin phép nhập phân bón Bản hợp đồng ký công ty đối tác giấy tờ khác có liên quan 2.2.Mở L/C đôn đốc bên bán giao hàng Hầu hết hợp đồng nhập Công ty thời gian qua quy định toán tiền hàng th tín dụng L/C Để có đợc th tín dụng, Công ty viết đơn xin mở th tín dụng theo quy định hợp đồng tới Ngân hàng (thờng lµ VIETINCOMBA nhËp khÈu, EXIMBA nhËp khÈu) lµm thđ tơc më th tÝn dơng Néi dung cđa th tÝn dơng mở thống với điều khoản hợp đồng nh: Chất lợng, giá cả, quy cách, số lợng, thời hạn giao hàng, thời hạn toán Vì Công ty thờng lấy hợp đồng làm ®a qut ®Þnh ®èi víi tõng ®iỊu kiƯn th tín dụng Thông qua L/C ngân hàng đóng vai trò nh vũ khí quyền lực Công ty ngân hàng không trả tiền cho ngời bán ngời bán cha đáp ứng yêu cầu th tín dụng thơng mại Sau bên bán nhận đợc th tín dụng, cần sửa đổi phải có đồng ý bên công ty Nội dung sửa đổi thờng hay thấp kéo dài kỳ hạn bốc xếp, vận chuyển kỳ hạn có hiệu lực th tín dụng (Bên yêu cầu sửa bên phải chịu chi phí sửa L/C) Quá trình tiến hành nghiệp vụ Centrimex làm đơn xin mở th tín dụng gửi đến ngân hàng phục vụ yêu cầu xin mở th tín dụng cho ngời bán hởng Căn vào yêu cầu nội dung đơn xin mở th tín dụng Ngân hàng EXIM BANK hc VIET IN BANK sÏ lËp mét th tÝn dơng cho phía ngời bán Centrimex Khi đến ngân hàng më th tÝn dơng Centrimex nép cho phßng nhËp khÈu ngân hàng giấy tờ nh: Giấy phép nhập hàng hoá mà Centrimex đợc cấp (đối với trờng hợp mà hàng hoá cần phải có giấy phép) Hợp đồng nhập mà Centrimex ký với khách hàng (có thể sao) Đơn xin mở th tín dụng theo mẫu ngân hàng mà Centrimex xin mở số giấy tờ khác nh giấy phép kinh doanh xt nhËp khÈu trùc tiÕp cđa Centrimex §ång thêi phải nộp cho ngân hàng mở phí mở th tín dụng thờng 0,1% giá trị hợp đồng mét ủ nhiƯm chi ®Ĩ ký q më th tÝn dụng - Đôn đốc bên bán giao hàng Thông thờng Centrimex nhập uỷ thác việc thuê tàu cho phía đối tác Do việc thuê tàu lu cớc đòi hỏi phải có trình độ am hiểu kinh nghiệm, nghiệp vụ, cần phải có thông tin tình hình thị trờng giới tinh thông điều kiện thuê tàu với lý tàu bên Việt Nam cha đạt tiêu chuẩn nên Centrimex phải uỷ nhiệm thuê tàu cho bên nớc Trong trình thực hợp đồng thơng mại quốc tế việc đôn đốc bên bán giao hàng bớc quy trình thực hợp đồng bên mua Nó thiếu đợc việc thực hợp đồng Centrimex Đối với bớc thực đốc thúc bên bán cho biết trớc đặc điểm tàu Các đôn đốc thờng đợc Centrimex thực fax Telex xem bên đối tác đà chuẩn bị nguồn hàng tới đâu thời gian giao hàng có - Công ty khuyến khích học hỏi để nâng cao kỹ nghiệp vụ, xuất nhập trình độ ngoại ngữ công ty xây dựng chế độ khuyến khích vật chất gắn bó chặt chẽ thởng với phạt, thởng phạt vào hiệu công việc mang lại, chế độ thởng có khác biệt giá trị hợp đồng, khuyến khích nhân viên công ty học hỏi để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn trình tiến hành thực hợp đồng nhập cha xảy sai sót dẫn đến đến khiếu nại hội đồng trọng tài nh đà phần tiết kiệm đợc chi phí, nâng cao doanh lợi hiệu toàn thơng vụ giao dịch - Phân bón mặt hàng mạnh mà công ty đợc phép nhập Vì đem lại cho công ty nguồn lợi không nhỏ từ nhập 3.2 Những khó khăn mà công ty gặp phải Bên cạnh thuận lợi, kết mà công ty Centrimex đạt đợc tồn mặt hạn chế, khó khăn định mà nguyên nhân chủ yếu là: * Nguyên nhân khách quan: - Cơ chế thị trờng tạo nhiều thuận cho hoạt động nhập máy móc, thiết bị vật t cho nhu cầu nớc nhng mặt khác tạo khó khăn tất yếu cho công ty phải chịu cạnh tranh 8000 đơn vị kinh doanh xuất nhập nớc cha kể tới doanh nghiệp sản xuất nớc khác Trên thị trờng xuất lợng không nhỏ hàng nhập lậu, hàng không nộp thuế nhập (xe máy) - Chính sách nhà nớc: Cơ chế xuất nhập nhà nớc ta số vấn đề giải mà nhiều đơn vị kinh doanh quan tâm, thủ tục hành rờm rà, sách nhà nớc có thay đổi thờng xuyên làm cho trình thực hợp đồng nhập công ty phải đáp ứng cách vất vả * Những tồn công ty: - Cũng giống nh hầu hết đơn vị nhập khác trình độ hiểu biết thuê tàu lu cớc công ty yếu nên trình thực hợp đồng nhập công ty thờng phải uỷ thác thuê tàu cho bạn hàng - Do công ty cha có nhân viên chuyên sâu vào lĩnh vực bảo hiểm nên trờng hợp công ty mua hàng theo điều kiện CNF Hải phòng, công ty phải uỷ thác cho khai thác để họ làm công việc - Khó khăn vấn đề vốn kinh doanh, công ty từ lúc hình thành đà đợc cấp vốn kinh doanh nhng số vốn chi có gần tỷ nhỏ nhoi để hoạt động thơng mại quốc tế Vì công ty phải tự tìm nguồn vốn, tự chịu trách nhiệm hoạt động mình, phải bỏ vốn để nhập trực tiếp máy móc thiết bị, vật t từ nớc Mà nh đà biết máy móc, thiết bị vật t có giá trị lớn, đòi hỏi công ty phải có lợng vốn tơng ứng để thực khâu toán với khách hàng nớc - Để hội nhập với kinh tế giới, quan hệ thơng mại quốc tế đòi hỏi phải tuân thủ theo luật lệ, quy định quốc tế Điều đòi hỏi nỗ lực lớn từ phía công ty nâng cao trình độ nghiệp vụ ngoại thơng - Cuộc khủng hoảng tài khu vực Đông Nam nhiều ảnh hởng đến tình hình tài nh nỊn kinh tÕ níc ta Nã cịng ¶nh hëng nhiều tới trình hoạt động nh thực hợp đồng nhập công ty năm võa qua Do nỊn kinh tÕ cđa c¸c níc kh¸c phải chịu ảnh hởng, việc sản xuất họ gặp nhiều khó khăn nên xuất hàng hoá họ sang nớc khác nhiều hạn chế Chơng III Những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập phân bón công ty centrimex chi nhánh hà nội Qua phần nghiên cứu sở lý luận thực trạng trình nhập công ty Centrimex phần hiểu rõ cần thiết nhập để phơc vơ cho tiªu dïng cđa níc ta hiƯn Hoạt động cần thiết tất yếu trình đổi kinh tế nớc nhà, đóng góp phần công sức to lớn công công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc Bởi trớc kinh tế phát triển nh ViƯt Nam, nhËp khÈu m¸y mãc vËt t thiÕt bị nhanh chóng đa sở hạ tầng phát triển đến công nghệ đại nớc tiên tiến giới đồng thời giúp sản xuấta với hiệu cao hơn, phát huy tiềm sẵn có đất nớc nh: tài nguyên ngời Hoạt động nhập máy móc vật t thiết bị giúp cho ngành công nghiệp đổi phát triển đại nâng cao suất chất lợng, phù hợp với phát triĨn chung cđa nỊn kinh tÕ khu vùc Qua nghiªn cứu phân tích thấy rõ lợi ích nhập Cùng với để hoạt động nhập công ty Centrimex có hiệu tốt cần có cố gắng nỗ lực từ phía, từ thân công ty từ quản lý đạo nhà nớc Phơng hớng mục tiêu công ty thời gian tới Cơn bÃo khủng hoảng tài tiền tệ năm 1997 ảnh hởng khu vực mà toàn giới Việt Nam không nằm lốc Sự đầu t nớc vào Việt Nam giảm sút Tỷ giá đôla tăng cao khiến cho việc nhập số ngành gặp nhiều khó khăn, phần lớn đối tác công ty nớc khu vực Đông Đông Nam Sự ảnh hởng làm cho giá thành nhập máy móc vật t thiết bị, hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng nớc tăng lên ảnh hởng tới tình trạng đọng vốn doanh nghiệp Mặc dù cố gắng vơn lên công ty trì đợc hoạt động mà phát huy đợc hiệu tích cực Trên sở kết kinh doanh đà đạt đợc công ty có nhận định diễn biến tình hình tỷ giá ngoại tệ phức tạp, xu cạnh tranh ngày gay gắt Vì công ty cần tăng cờng nắm bắt khách hàng mới, giữ vững khách hàng thị trờng cũ, đâỷ mạnh liên doanh liên kết, đầu t vốn sản xuất để tạo thêm nguồn hàng xuất Đặc biệt trọng công tác toán hợp đồng mua bán thu hồi công nợ để có vốn cho kinh doanh cần thiết phải giải vớng mắc trình thực hợp đồng để tránh lÃng phí, nâng cao hiệu kinh doanh Công ty đề phơng hớng cho hoạt động kinh doanh năm tới nh sau: Hớng kinh doanh chủ yếu máy móc thiết bị, vật t nguyên liệu phục vụ cho sản xuất xây dựng, phụ tùng thay để phục vụ đờng lối công nghiệp hoá - đại hoá đất nớc Ngoài công ty tiến hành mở rộng phát triển số mặt hàng phục vụ tiêu dùng phân bón Hình thức kinh doanh xuất nhập công ty gồm: xuất nhập uỷ thác, xuÊt nhËp khÈu tù doanh nhá h¬n xuÊt nhËp khÈu trực tiếp, liên doanh liên kết sản xuất xuất nhập khẩu, hoạt động t vấn Để làm tốt định hớng công ty phải nhạy bén nắm bắt nhu cầu phát triển kinh tế, nhu cầu khách hàng nớc, nắm vững sách xuất nhập khẩu, luật thơng mại để ứng dụng vào công tác cụ thể Đồng thời với việc thực nhiệm vụ trớc mắt công ty cần phải trọng đến dự án tơng lai Để thực đợc phơng án trên, công ty đà đề cho số chiến lợc nh sau: - Việc tiêu thụ hàng công ty đợc tiến hành thông qua: Công ty chọn Hà Nội Hải Phòng nơi để thâm nhập thị trờng từ để tìm hiểu đợc thị hiếu yêu cầu ngời tiêu dùng đơn vị mua hàng, tổ chức mạng lới tiêu thụ bán hàng ngời địa phơng + Công ty cho đại lý vay vốn với lÃi suất thấp trờng hợp hạn trả tiền hàng cho công ty, mạng lới mạng lới thờng xuyên quan hệ với công ty điều chỉnh hàng đại lý với cho khách hàng mà đảm bảo có lÃi cho đại lý Chính đại lý làm sở vững cho thông tin, đảm bảo cho việc tiêu thụ hàng công ty bắt đầu nhập hàng coi nh công ty đà bán đợc 50% số hàng nhập 50% đa cho đại lý, điểm bán lẻ cửa hàng không thờng xuyên Bên cạnh công ty coi trọng vai trò cá nhân sở làm trung gian để giới thiệu mua hàng mà công ty nhập - Bám sát giá thị trờng thông tin kinh tế kịp thời tới đơn vị, chi nhánh giá cả, nguồn hàng biến động thị trờng, đẩy mạnh công tác quảng cáo phơng tiện thông tin đại chúng với nhiỊu lÜnh vùc phong phó vµ hÊp dÉn - Tõng bớc mở rộng phạm vi hoạt động thị trờng thị trờng giới Trong kinh tế thị trờng chiến lợc nghiên cứu thị trờng quan trọng công ty công ty chuẩn bị phơng án cụ thể mặt hàng mà công ty kinh doanh - Tăng cờng quan hệ với bạn hàng truyền thống: Italia, Nhật, Đức, mở rộng bạn hàng nớc láng giềng ASEAN - Chuẩn bị phơng án cụ thể sở nghiên cứu thị trờng nớc nớc, xây dựng kế hoạch chi tiết nhận hàng nhập Tiếp tục thực chế khoán với số phận hoạt động kinh doanh độc lập Những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập phân bón công ty centrimex chi nhánh hà nội Trong năm qua hoạt động công ty nói chung nh trình thực hợp đồng nhập nói riêng công ty đà đạt đợc kết đáng khích lệ Qua phân tích thực trạng nhập công ty Centrimex đồng thời từ việc đề phơng hớng hoạt động kinh doanh công ty, thấy việc tìm giải pháp để góp phần nâng cao hiệu thực hợp đồng công ty cao để phần làm giảm chi phí không cần thiết vấn đề quan trọng Việc tìm giải pháp để góp phần nâng cao hiệu kinh doanh công ty điều cần thiết Sau giải pháp đóng góp nhằm nâng cao hoàn thiện hiệu chuyên môn kinh doanh nhập công ty Centrimex chi nhánh 2.1 Nâng cao hiệu sử dụng vốn hoạt động kinh doanh Một thực tế công ty gặp khó khăn vốn Vốn phần quan trọng góp phần chiến thắng mang lại lợi nhuận chế Rõ ràng công ty khó trông chờ vào nhà nớc Do công ty cách huy động nguồn vốn đợc sử dụng cách có hiệu Nguồn vốn mà công ty huy động từ ngân hàng, đơn vị tổ chức kinh tế khác vốn cán công nhân viên công ty Muốn sử dụng vốn có hiệu công ty phải giải tốt công việc nh thu hồi nợ từ đơn vị khác, giải phóng hàng tồn kho nhanh chóng, ý đầu t chiều sâu, đầu t vào hoạt động có khả đem lại hiệu thu hồi vốn nhanh Cùng với sử dụng vốn có hiệu việc tiết kiệm chi tiêu chống lÃng phí hành chính, tập trung vốn trọng điểm Để quản lý vốn có hiệu cần phải chia vốn theo tính chất hoạt động nó: - Vốn cố định: Đây loại vốn tham gia vào trình sản xuất nhiều lần Vốn cố định đợc thể tài sản cố định phục vụ cho hoạt động quản lý hoạt động sản xuất trực tiếp Vốn cố định phục vụ cho quản lý góp phần không nhỏ cho việc nâng cao hiệu kinh doanh công ty nói chung hoạt động nhập nói riêng điều thể xu hớng ngày hầu hết công ty trang bị văn phòng đại tốn làm tăng suất làm việc nhân viên văn phòng Đối với vốn cố định phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất cần khai thác triệt để cố gắng rút ngắn thời gian khấu hao - Vốn lu động: xác định vốn lu động cần thiết cho thời kỳ Trong giai đoạn kinh doanh nhằm huy động nguồn vốn bổ sung, xác định không nhu cầu vốn dẫn đến tình trạng huy động thừa gây lÃng phí thiếu vốn gây khó khăn toán 2.2 Lập quỹ thởng phạt việc thực hợp đồng nhập Lập quỹ thởng phạt việc làm cần thiết nhằm khuyến khích cán trực tiếp làm công tác nhập phạt vi phạm ảnh hởng đến kết thực hợp đồng nhập khÈu C¸n bé kinh doanh thêng quen víi lèi kinh doanh thời kỳ bao cấp hay ỷ lại vào nhà nớc Vì áp dụng trách nhiệm cần phải có thời gian làm quen, đào tạo nghiệp vụ Xong việc khen thởng phải lợi ích thiết thực, tránh tình trạng khen thởng giấy tờ hay hô hào sáo rỗng 2.3 Hoàn thiện hoạt động nghiệp vụ hải quan Để rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan, tránh gây rắc rối xảy ra, hải quan kiểm tra hàng hoá, công ty cần phải chuẩn bị đầy đủ kịp thời giấy từ, chứng từ hợp lệ, cần xếp hàng hoá cã trËt tù, thn lỵi cho viƯc kiĨm tra cđa hải quan tránh tình trạng gây khó khăn cho hải quan việc kiểm tra 2.4 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng Thông tin quan trọng cho doanh nghiệp hoạt động thiếu thông tin doanh nghiệp hoạt động hiệu mà xảy hậu khó lờng trớc đợc Phần lớn công ty cần phải cẩn thận thành lập hệ thống tài liệu hợp đồng Nhng có công ty cẩn thận nhng lại bị lÃng quên có trình trao đổi công văn liên quan đến hợp đồng Các tài liệu thờng có giá trị cho lÃnh đạo cấp xem xét luật Nhng công việc trao đổi công văn đợc tiến hành mà xem xét kỹ lỡng cả, việc trao đổi công văn có nguy làm hại cho công ty nghiệp ngơì quản lý hợp đồng Khi tiến hành soạn thảo tài liệu hợp đồng, công ty cần phải chuẩn bị lại danh mơc kiĨm tra Danh mơc kiĨm tra cã thĨ bao gồm điểm quan trọng tài liệu đợc thành lập Các vấn đề có tính chuyên môn phức tạp cao bao nhiều nội dung từ ngữ để soạn thảo hợp đồng khó nhiêu Nói chung, câu cú, đoạn văn ngắn thông tin cách viết rõ ràng nhiêu Thiết lập sổ sách nguồn thông tin quan trọng để quản lý hợp đồng có hiệu Một vấn đề công ty phải có cách thu nhập thông tin thị trờng, đối tác, dự báo đợc biến động xảy trình kinh doanh Có thể lấy thông tin qua điện thoại, fax, qua hệ thống chuyển phát nhanh DHL trình thực hợp đồng để xử lý sai sót cần thiết quan trọng, đảm bảo xảy tranh chấp hợp đồng 2.5 Lựa chọn thị trờng nhập Đối với nhà doanh nghiệp Việt Nam việc mua bán sản phẩm thị trờng quốc tế công việc dễ dàng lý do: - Trớc thờng nhập từ nớc Liên Xô Đông Âu cũ theo đờng hiệp định mậu dịch, buôn bán mang tính bao cấp - Do míi "më cưa" kinh tÕ cho nªn ta cha thùc thơ am hiĨu nhiỊu vỊ phong tơc tËp qu¸n, sách ngoại thơng đối tác - Do trình độ doanh nhân ta yếu, đặc biệt ngoại ngữ, kinh nghiệm giao dịch với ngời nớc Để thành công kinh doanh thơng mại quốc tế nói chung nhập nói riêng công ty cần phải: + Phân loại thị trờng nhằm hiểu biết quy luật hoạt động thị trờng mặt: loại sản phẩm họ có, điều kiện trị, thơng mại, tập quán buôn bán, hệ thống pháp luật + Gạn lọc sơ thị trờng không thích hợp, thị trờng xa, chi phí nhập cao 2.6 Giải pháp lựa chọn nhà cung ứng tối u: Nếu công tác nhập mà không xác định kỹ hàng hoá nhà cung ứng xảy nhiều hậu nh lÃng phí, tồn đọng hàng việc có nhiều nguyên nhân: Sự yếu kế hoạch tìm nguồn hàng, nhÃng trách nhiệm mua hàng, thủ tục hành rờm rà Tuy nhiên, nguyên nhân thiếu hiểu biết, có thông tin nhà cung ứng, thiếu hiểu biết nghiệp vụ ngoại thơng thủ pháp chiến thuật giao dịch đàm phán Do vậy, công tác nhập công ty Centrimex - chi nhánh thông tin hoàn hảo nhà cung cấp, gồm u điểm khuyết điểm Nhợc điểm nhà cung cấp thông tin quan trọng khác giúp công ty hoàn thành tốt công tác nhập với yêu cầu đặt Để có đợc nhà cung ứng tốt Công ty cần phái tiến hành bớc lựa chọn sau: Không mua Xác định nhà cung ứng Thông báo cho nhà cung ứng Ký kết hợp đồng Đánh giá nhà cung ứng Quyết định mua Tuỳ theo trờng hợp cụ thể mà công ty áp dụng linh hoạt Với mặt hàng cần thiết phải áp dụng đầy đủ bớc với thông tin bên để đánh giá Còn với mặt hàng nhập có lặp lại, bỏ số bớc, mục đích xác định giá điều kiện kèm theo, giảm giá, chiết khấu, số lợng 2.6.1 Xác định nhà cung ứng Công ty vào hợp đồng nhu cầu dự đoán để đánh giá chi tiết tính chất hàng hoá cần nhập Dựa vào đánh giá vào thông tin nhà cung ứng Bản danh sách gồm thông tin tổng thể nhà cung ứng nh trình độ sản xuất, lực tài chính, uy tín thị trờng công ty thu thập đợc nhiều thông tin tốt để đánh giá phân tích vừa lựa chọn nhà cung ứng, xác định xem họ có thoả mÃn có thoả mÃn đợc yêu cầu hay không Việc thành lập danh sách nhà cung ứng công việc lâu dài bền bỉ phải đợc tiến hành cách liên tục Các thông tin cập nhật có biến động kinh tế, trị, xà hội mà thông tin trở nên lạc hậu không phản ánh thực tế, gây ảnh hởng xấu đến hoạt động công ty Để có đợc nhà cung cấp tốt, công ty cần tham khảo tài liệu từ số nguồn sau: + Quảng cáo hÃng hoạt động ngành thiết bị + Các văn bản, tài liệu hội chợ, triển lÃm có liên quan + Những khách hàng mà công ty đà tiêu dùng sản phẩm + Thông tin từ phòng thơng mại 2.6.2 Thông báo cho nhà cung ứng Công ty Centrimex cần có thông báo ý định mua khẳng định cách chi tiết khả ký kết hợp đồng thiết lập mối quan hệ mua bán Thông thờng công ty thông báo cho họ yêu cầu hàng hoá tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhà cung cấp khuyến khích công ty mua hàng Để có đợc tin tởng ban đầu công ty phải cung cấp cho họ thông tin thân nh tình hình hoạt động, xu hớng phát triển Đây thông tin quan trọng kinh doanh Vì không hiểu rõ công ty giao dịch hai bên gặp nhiều khó khăn 2.6.3 Đánh giá ngời cung ứng: Sau công ty Centrimex phải đánh giá nhà cung ứng để làm sở lựa chọn nhà cung ứng mà đủ khả đáp ứng cho nhu cầu công ty Khi đánh giá công ty cần ý điểm sau: - Đề phòng nhận phải thông tin sai lệch - Tìm kiếm thông tin hữu ích nhà cung ứng mang tính chất kịp thời bảo đảm độ tin cậy - Lấy thông tin từ nhiều ngời khác nhau, sau tổng hợp, lựa chọn xem xét, đánh giá Sau đánh giá nhà cung ứng xong Công ty chọn đợc nhà cung ứng tối u đến định mua, tiến hành hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết thực hợp đồng 2.7 Đối với trình thơng lợng ký kết hợp đồng Trong kinh tế thị trờng, thơng lợng việc làm diễn hàng ngày Thông qua thơng vụ buôn bán, tùy vào đặc điểm thơng vụ mà có nhiều kiểu, nhiều cách thơng lợng khác nhng tất chốt lại điều khoản ký kết hợp đồng bên Tuy nhiên thơng lợng có số đặc trng sau: - Xung đột quyền lợi bên tức số điều khoản hợp đồng đợc bên trí không đến thống - Không có giải pháp cho xung đột bên phải tự tìm biện pháp giải cách đàm phán, thơng lợng điều khoản thoả mÃn đợc yêu cầu bên bên ngợc lại Công ty tiến hành trình đàm phán ký kết hợp đồng theo trình tự sau: * Chuẩn bị thơng lợng: Sự chuẩn bị nhằm vào việc lựa chọn thành phẩm tham gia thơng lợng hoàn cảnh thơng lợng Những thành phần tham gia thơng lợng cần đợc lựa chọn xuất phát từ số tính cách cá nhân nh: cần phải trung thực, có khả giao tiếp, có khả nắm bắt tình hình cách nhanh nhạy để giải khúc mắctrong thơng lợng, mục tiêu thơng lợng hầu nh đợc xác định trớc phải xác định đợc giới hạn vấn đề đợc thảo luận thơng lợng Công ty cần phải đánh giá đắn vị trí vai trò thơng lợng để phục vụ cho việc kinh doanh Công ty cần phải có chiến lợc nhợng tạo thuận lợi cho liên kết trongmột chiến lợc quán Nó cần đợc chuẩn bị tiến hành trớc tiến hành đàm phán, thơng lợng, ký kết hợp đồng Hoàn cảnh thơng lợng tạo điều kiện thuận lợi va tạo khó khăn cho đàm phán Do vậy, công ty cần phải nắm bắt nhanh đợc hoàn cảnh thơng lợng * Trong trìnhb thơng lợng Công ty tiếp cận đợc với khách hàng tơng lai thông qua việc giới thiệu thành phần tham gia đàm phán Trong cần trình bày điều khoản thông tin cần thiết có tính thuyết phục để gây đợc lòng tin cho đối tác Đồng thời bên cần phải có nhợng bộ, thoả thuận trí với điều khoản hợp đồng tham gia thơng lợng * Ký kết hợp đồng: Trên sở thoả thuận đạt đợc trình thơng lợng, bên tham gia đàm phán ký kết hợp đồng thành văn có hiệu lực Trên trình đàm phán, thơng lợng ký kết hợp đồng theo hình thức gặp gỡ trực tiếp, dới hình thức dự thảo hợp đồng mà bên gửi cho đối tác nghiên cứu Bên A Đồng ý Dự thảo hợp đồng ký Bên B Xem xét - đánh giá thống sửa đổi hợp đồng Gặp gỡ trực tiếp thống điều khoản - điều kiện 2.8 Đối với việc giao nhận - vËn chun hµng Thêi gian giao hµng lµ lóc di chuyển rủi ro tổn thất hàng hoá từ ngời bán sang ngời mua Trong lúc Centrimex phải trực tiếp kiểm tra số lợng hàng có Nếu số hàng giao nhiều số lợng quy định Centrimex có quyền tiếp nhận nhng toán theo số lợng hàng đà quy định hợp đồng mà cha phải trả tiền cho số hàng thừa Vào thời gian công ty phải kiểm tra chất lợng hàng hoá, thực cách: Dựa sở chứng từ xác định chất lợng hàng giao so với thoả thuận ghi hợp đồng, kiểm tra chất lợng giao thực tế thời điểm nhận hàng Với việc giao hàng có số lợng lớn, công ty đòi hỏi bên bán giao nhiều đợt để giảm chi phí bảo quản, làm tồn đọng hàng Trong hợp đồng phải định xác địa điểm nhận hàng, cho bên bán biết đợc thông tin để tàu cập đợc (tránh tình trạng tàu mắc cạn) Bên cạnh kế hoạch giao nhận công ty phải đợc thiết lập sở đơn đặt hàng khách hàng từ có phơng pháp bán phơng tiện vận chuyển phù hợp Công ty nên vận dụng phơng pháp bán hàng nhờ thể giảm đợc chi phí vận chuyển xếp dỡ, bảo quản, rút ngắn thời gian vận động giảm bớt khâu trung gian không cần thiết, mặt hàng phân bón phơng tiện giao hàng mặt hàng số lợng nhiều có quy trình vận chuyển khó khăn, với điều kiện liên quan đợc quy định hợp đồng, công ty nên quy định rõ chế độ giao nhận toán cụ thể Công ty áp dụng sơ đồ quy định giao nhận vận chuyển sau Nhận giấy báo hàng Xây dựng kế hoạch vận chuyển Lùa chän ph¬ng thøc vËn chun Lùa chän ph¬ng tiƯn vận chuyển Lựa chọn đờng vận chuyển Xây dựng phơng án vận chuyển tối u Thực thi điều chỉnh phơng án 2.9 Đối với việc toán Hầu hết hợp đồng nhập công ty thời gian qua quy định toán tiền hàng th tín dụng L/C Để có đợc th tín dụng, công ty phải viết đơn xin mở th tín dụng L/C Để có đợc th tín dụng, công ty phải viết đơn xin mở th tín dụng theo quy định hợp đồng tới ngân hàng làm thủ tơc më th tÝn dơng Trong néi dung cđa th tín dụng cần phải thống với điều khoản hợp đồng nh chất lợng, giá quy cách, số lợng, kỳ hạn giao hàng, kỳ hạn, kỳ hạn toán, điều kiện bốc xếp, Công ty cần lấy hợp đồng làm Thời gian mở th tín dụng phải khít với hợp đồng Trong nghiệp vụ toán công ty có phơng thức toán phơng thức tín dụng chứng từ phơng thức đảm bảo chắn cho trình thực hợp đồng nhập công ty Tuy nhiên trờng hợp hai bên mua bán có quan hệ lâu dài, tin cậy lẫn áp dụng phơng pháp cứng nhắc nhiều thời gian nh tốn thêm khoản chi phí mở L/C cho công ty Vì với khách hàng truyền thống đà có tiếp cận công ty nên có số phơng thức toán khác hợp lý Ví dơ nh: ph¬ng thøc chun tiỊn TTR, hay ph¬ng thøc L/C trả chậm đảm bảo chắn bên phía bạn hàng phải thực nghĩa vụ đầy đủ xác 2.10 Đối với việc uỷ nhiệm thuê tàu đôn đốc bên bán giao hàng - Khi uỷ nhiệm thuê tàu công ty phải đa yêu cầu cho chuyến tàu nh: + Độ tuổi tàu phải nhỏ 20 tuổi nhằm để bảo đảm cho trình vận chuyển hàng hoá + Yêu cầu bên bán thuê tàu thoả mÃn điều kiện, chi tiêu tàu đến Việt Nam - Đôn đốc bên bán hàng giao hàng: + Đôn thúc bên bán giao hàng thời điểm + Đòi hỏi bên bán thông báo về: Lịch trình tàu, yêu cầu họ cung cấp giấy tờ cần thiết, vận đơn đờng biển, khối lợng thùng hàng, copy hoá đơn thơng mại Kiến nghị 3.1 Kiến nghị với Tổng công ty - Công ty tạo điều kiện cho chi nhánh mua đất xây nhà để ổn định phát triển lâu dài cách cho giữ lại lợi nhuận năm 2001 nguồn bổ sung vốn lu động Vấn đề công nhân đà kiến nghị nhiều lần, nhng cha đợc giải 3.1.1 Giải pháp Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu cao chi nhánh cần phải có giải pháp đắn thị trờng bạn hàng, huy động ngoại tệ nh đầu t cho sở vật chất CBCNV 3.1.2 Giải pháp thị trờng bạn hàng Bạn hàng thị trờng hai yếu tố vô quan trọng định tồn phát triển mét doanh nghiƯp nỊn kinh tÕ thÞ trêng BÊt doanh nghiệp muốn kinh doanh đợc tốt cần thiết lập đợc mối quan hệ thị trờng bạn hàng Nghiên cứu thị trờng đợc coi trình quan trọng hoạt động kinh doanh chi nhánh Do đó, nắm bắt đợc thị trờng chi nhánh xây dựng đợc phơng án kinh doanh tìm đợc khoảng trống thị trờng Nhờ có sách nghiên cứu thị trờng cách kỹ nhu cầu thị trờng mà chi nhánh đà có phơng pháp tiếp cận, thích nghi định hớng đợc phơng thức kinh doanh Chi nhánh sau năm hoạt động đà thiết lập đợc mối quan hệ buôn bán chặt chẽ đáng tin cậy với nhiều bạn hàng Tuy nhiên việc thiết lập quan hệ buôn bán lâu dài đa phơng chi nhánh đẩy mạnh tìm thêm bạn hàng thị trờng cung cấp nhằm mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh Chi nhánh tìm hiểu khách hàng qua nhiều kệnh khác nh: + Thông qua tổ chức xúc tiến thơngmại + Thông qua đàm phán trực tiếp với đối tác + Qua công ty điều tra thờng xuyên 3.1.3 Giải pháp huy động đảm bảo nguồn ngoại tƯ ®Ĩ nhËp khÈu