Tổng Quan Về Quản Lý Dự Án

Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - GIỚI THIỆU  Mục tiêu     Hiểu rõ dự án, nhận diện dự án thực sống công việc Hiểu chức năng, nguyên tắc quản lý dự án Vai trò quản lý dự án triển khai thực chiến lược thực thay đổi Nội dung trình bày  Quan niệm dự án     Dự án đặc trưng Những nhân tố ràng buộc thành công mục tiêu dự án Các giai đoạn dự án Quản lý dự án    Quản lý dự án? Ý nghĩa QLDA Các chức QLDA PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - DỰ ÁN (Project) LÀ GÌ?  Bạn tự xây dựng định nghĩa dự án!  Hãy liên hệ định nghĩa bạn với từ sau:      Ước mơ - Hiện thực! Ý tưởng, ý đồ - Hành động! Năng động, ý chí Thời gian, nguồn lực… Động thái quan trọng dự án  Biến ước mơ thành thực, thực ý tưởng, ý đồ hành động dựa nỗ lực, tâm đầu tư nguồn lực PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - Định nghĩa dự án - Project ?  Định nghĩa   Dự án “Tập hợp công việc tạm thời nhằm tạo một sản phẩm dịch vụ nhất” Lưu ý  Công việc tạm thời:  Mỗi CV có thời hạn bắt đầu – kết thúc,  Toàn dự án phải có điểm bắt đầu – kết thúc  Các công việc chịu ràng buộc chặt chẽ thời gian, nguồn lực  Sản phẩm dịch vụ dự án tạo độc PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - Dự án Hoạt động Các hoạt động Các dự án Toàn thể Duy Hoàn chỉnh Lặp lại   Tất hoạt động thuộc phạm vi tính lặp lại tính nhất, Dự án tập hợp hoạt động nhằm tạo kết PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - So sánh dự án với công việc thường nhật DỰ ÁN CÔNG VIỆC THƯỜNG NGÀY Điều ngoại lệ chức thông thường Được định rõ hoạt động phòng ban Các hoạt động liên quan chặt chẽ với Các hoạt động không liên quan Mục tiêu thời hạn cuối cụ thể Mục tiêu thời hạn cuối không cụ thể Kết mong muốn định rõ Kết mong muốn không định rõ PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - Một số ví dụ      Xây dựng tòa nhà – Vận hành tòa nhà Xây dựng phần mềm – Sử dụng phần mềm Tổ chức buổi lễ cưới – Cuộc sống gia đình Xây dựng phương án sản xuất sản phẩm … PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN Đặc điểm Lưu ý Tính thống 03 ràng buộc Các dự án có khác qui mô, nhiên có thống ràng buộc bản:  Kết  Thời gian  Chi phí  Kết Kết Mong muốn Mục tiêu Tổng hợp Thời gian cho phép Thời gian Chi phí cho phép PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Chi phí Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN Đặc điểm Dự án có mục tiêu rõ ràng (Dự án cần phải tạo mang lại kết số lượng, chất lượng hiệu quả) Dự án có tính ràng buộc chặt chẽ thời gian trình tự (Tính hữu hạn) Lưu ý Mục tiêu thường gắn với thay đổi, tạo kết trước chưa có  Mỗi DA phải có một hệ mục tiêu rõ ràng Dự án kết thúc mục tiêu thực  Mục tiêu DA chịu ràng buộc thời gian ngân sách dành cho dự án  Khi mục tiêu thay đổi tính chất cần phải có dự án   Hoàn thành mục tiêu thời hạn xác định  Trình tự thực công việc chặt chẽ  Thời gian thực công việc toàn dự án phải xác định rõ ràng PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN Có kế hoạch cụ thể Để đạt mục tiêu DA, cần phải có kế hoạch Lập kế hoạch tốt đảm bảo DA hoàn tất khoảng thời gian ngân sách định mang lại kết mong muốn  Kế hoạch tạo khuôn mẫu hướng dẫn chi tiết để dự án đến thành công  Nguồn lực riêng biệt DA phân bổ thời gian, ngân sách, nhân lực tùy theo tính chất giá trị dự án Làm việc theo nhóm DA hoàn thành góp sức nhiều người  Nguồn lực xác định riêng  Nguồn lực hữu hạn QLDA nhằm đạt mục tiêu tối đa giới hạn nguồn lực hạn chế  Nhóm DA nhiều người có chuyên môn, trình độ, ý kiến khác có chung mục đích   Làm việc theo nhóm  Người lãnh đạo: dung hòa mâu thuẫn PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 10 CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN Tính chất đặc thù  Mỗi DA tính chất độc thân mà có tính chất đặc thù, chưa có tiền lệ khứ không lặp lại tương lai Tính bất định rủi ro  Môi trường biến động cao  Liên quan đến nhiều đối tượng có lợi ích khác Tính bất biến kết  Đòi hỏi tính xác nghiên cứu cao  Nếu có sai lầm trình thực sai lầm sửa chữa  Khả dự báo việc kiểm tra, giám sát kết có ý nghĩa lớn PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 11 CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN Tính xác định  Các tham số dự án xác định dần dần, bước qua giai đoạn dự án Khái niệm dự án Nghiên cứu khái niệm dự án Thu hẹp khái niệm dự án Phạm vi dự án Nghiên cứu tiền khả thi – khả thi Làm rõ khái niệm dự án Kế hoạch dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 12 Những nhân tố ràng buộc thành công mục tiêu dự án Sự đánh giá Khách hàng Phạm vi dự án Mục tiêu Dự án Ngân sách Thời gian dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 13 CHU KỲ CỦA DỰ ÁN ĐẦU VÀO Giai đoạn KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA Giai đoạn LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Giai đoạn TRIỂN KHAI Giai đoạn KẾT THÚC KẾ HOẠCH DỰ ÁN ĐẦU RA Xác định LÀM CÁI GÌ? Xác định LÀM NHƯ THẾ NÀO • Thực • Kiểm tra, giám sát • Điều chỉnh … TUYÊN BỐ DỰ ÁN KẾ HOẠCH DỰ ÁN KẾT QuẢ • Đánh giá KẾT QUẢ • Nghiệm thu, Bàn giao • Rút kinh nghiệm, học, • Giải sau DA PGS.TS Nguyễn Trường Sơn BÁO CÁO Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 14 Mức độ nỗ lực qua giai đoạn vòng đời dự án Mức nỗ lực Khởi DA Lập kế hoạch Thực dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Kết thúc DA Thời gian Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 15 Trao đổi  Tháng năm 2010, Đà Nẵng tổ chức thi bắn pháo hoa quốc tế     Đó có phải dự án hay không? Mục tiêu dự án? Những đặc trưng dự án thể việc tổ chức thi này? Các hoạt động dự án này?  Hãy xác định xem, tổ chức hay doanh nghiệp Anh/Chị thực dự án nào?  Anh/Chị đánh giá lại công việc mình, từ xác định lại có việc nên giải dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 16 QUẢN LÝ DỰ ÁN (PM – Project Management)  Định nghĩa Quản lý dự án trình quản lý việc tổ chức xây dựng dự án, thiết lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án (phát triển chức quản trị cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách, nguồn lực duyệt đạt yêu cầu định PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 17 CÁC CHỨC NĂNG CỦA PM CHỌN LỰA ĐỊNH NGHĨA HOACH ĐỊNH KIỂM SOÁT KẾT THÚC Quản lý rủi ro Quản lý chất lượng Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 18 QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG QL Phạm vi Lập DA QL Cung ứng QL Thời gian QLDA QL Rủi ro QL chi phí QL Chất lượng QL Thông tin QL nhân lực PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 19 QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO QUÁ TRÌNH Điều chỉnh Xác định, lựa chọn Tổ chức DA • Điều phối thực • Kiểm soát Hoạch định Điều chỉnh cho DA PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Kết thúc Học hỏi cho DA tương lai Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 20 Ưu Hạn chế QLDA  Ưu điểm      Xúc tiến thực công việc thời hạn phạm vi ngân sách cho phép Rút ngắn thời gian để phát triển, giảm thiểu rủi ro Sử dụng nguồn lực hiệu … Hạn chế   Những mâu thuẫn chia nguồn lực đơn vị, quyền lợi trách nhiệm nhà quản lý dự án số trường hợp đầy đủ Vấn đề hậu (hay ''bệnh'') dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 21 Sự khác QLSX QLDA Quản lý sản xuất Quản lý dự án Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục Nhiệm vụ tính lặp lại liên tục mà có tính chất mẻ Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao Sản xuất hàng loạt Sản xuất đơn Thời gian tồn công ty lâu dài Thời gian tồn dự án có giới hạn Các số liệu thống kê sẵn có hữu ích việc định Các số liệu thống kê sử dụng hạn chế quản lý dự án Không tốn chuộc lại lỗi lầm Phải trả giá đắt cho định sai lầm Tổ chức theo tổ nhóm hình thức phổ biến Nhân cho dự án Trách nhiệm rõ ràng điều chỉnh qua thời gian Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất dự án Môi trường làm việc tương đối ổn định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 22 SUY NGẪM!  Tại phải tổ chức công việc theo dự án?  Năng lực quản lý dự án lực chiến lược hay chiến thuật tổ chức? PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 23 CÔNG TY ĐƯỢC DẪN DẮT BỞI DỰ ÁN   Quan điểm:  Khi công ty dẫn dắt dự án, khả quản lý quán thành thạo dự án thay đổi từ khả chiến thuật sang khả chiến lược Đặc trưng công ty dẫn dắt dự án  Mục tiêu chiến lược cụ thể hóa qua dự án  Có quy trình quản lý danh mục dự án  Có phương pháp kỹ thuật quản lý dự án  Có văn phòng quản lý dự án cấu tổ chức PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 24 TẠO MÔI TRƯỜNG CHO DỰ ÁN THÀNH CÔNG 10 Thay đổi thành tổ chức hoạt động theo dự án Nhấn mạnh mối liên hệ chiến lược dự án Xây dựng nhóm hệ thống trọng tâm Áp dụng khải niệm QLDA vào tổ chức cần đến Hiểu ảnh hưởng quản lý cấp cao Đóng góp ý kiến cho việc quản lý dự án Phát triển hệ thống thông tin quản lý DA Tổ chức cho việc quản lý dự án Xây dựng tổ chức mang tính học tập Xây dựng KH cho việc chọn lựa phát triển nhà QLDA PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 25 [...]... bởi dự án  Mục tiêu chiến lược được cụ thể hóa qua các dự án  Có quy trình quản lý danh mục dự án  Có phương pháp và kỹ thuật quản lý dự án  Có văn phòng quản lý dự án trong cơ cấu tổ chức PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 24 TẠO MÔI TRƯỜNG CHO DỰ ÁN THÀNH CÔNG 1 2 4 10 Thay đổi thành các tổ chức hoạt động theo dự án Nhấn mạnh mối liên hệ giữa chiến lược và dự án Xây dựng... những dự án nào?  Anh/Chị hãy đánh giá lại công việc của mình, từ đó xác định lại có việc nào nên được giải quyết như là một dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 16 QUẢN LÝ DỰ ÁN (PM – Project Management)  Định nghĩa Quản lý dự án là quá trình quản lý việc tổ chức xây dựng dự án, thiết lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án. .. dự báo và việc kiểm tra, giám sát kết quả có ý nghĩa lớn PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 11 CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN Tính xác định dần dần  Các tham số của dự án được xác định dần dần, từng bước một qua các giai đoạn của dự án Khái niệm dự án Nghiên cứu khái niệm dự án Thu hẹp khái niệm dự án Phạm vi dự án Nghiên cứu tiền khả thi – khả thi Làm rõ khái niệm dự án Kế hoạch dự. .. Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 22 SUY NGẪM!  Tại sao phải tổ chức công việc theo dự án?  Năng lực quản lý dự án là năng lực chiến lược hay chiến thuật của tổ chức? PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 23 CÔNG TY ĐƯỢC DẪN DẮT BỞI DỰ ÁN   Quan điểm:  Khi các công ty được dẫn dắt bởi các dự án, khả năng quản lý nhất quán và thành thạo các dự án đang được thay đổi... niệm dự án Kế hoạch dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 12 Những nhân tố ràng buộc sự thành công của mục tiêu dự án Sự đánh giá của Khách hàng Phạm vi dự án Mục tiêu Dự án Ngân sách Thời gian dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 13 CHU KỲ CỦA DỰ ÁN ĐẦU VÀO Giai đoạn 1 KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA Giai đoạn 2 LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Giai đoạn 3 TRIỂN KHAI... QLDA vào bất cứ tổ chức nào khi cần đến 3 9 6 Hiểu về sự ảnh hưởng của quản lý cấp cao Đóng góp những ý kiến cho việc quản lý dự án Phát triển một hệ thống thông tin quản lý DA 5 Tổ chức cho việc quản lý dự án 8 7 Xây dựng một tổ chức mang tính học tập Xây dựng một KH cho việc chọn lựa và phát triển các nhà QLDA PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 25 ... Khởi sự DA Lập kế hoạch Thực hiện dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Kết thúc DA Thời gian Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 15 Trao đổi  Tháng 3 năm 2010, Đà Nẵng sẽ tổ chức cuộc thi bắn pháo hoa quốc tế     Đó có phải là một dự án hay không? Mục tiêu của dự án? Những đặc trưng của dự án thể hiện thế nào trong việc tổ chức cuộc thi này? Các hoạt động cơ bản của dự án này?  Hãy xác định xem, tổ chức... ''bệnh'') dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 21 Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA Quản lý sản xuất Quản lý dự án Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có tính chất mới mẻ Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao Sản xuất hàng loạt Sản xuất đơn chiếc Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài Thời gian tồn tại của dự án có... năng quản trị cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách, nguồn lực được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 17 CÁC CHỨC NĂNG CỦA PM CHỌN LỰA ĐỊNH NGHĨA HOACH ĐỊNH KIỂM SOÁT KẾT THÚC Quản lý rủi ro Quản lý chất lượng Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve... đoạn 4 KẾT THÚC KẾ HOẠCH DỰ ÁN ĐẦU RA Xác định LÀM CÁI GÌ? Xác định LÀM NHƯ THẾ NÀO • Thực hiện • Kiểm tra, giám sát • Điều chỉnh … TUYÊN BỐ DỰ ÁN KẾ HOẠCH DỰ ÁN KẾT QuẢ • Đánh giá KẾT QUẢ • Nghiệm thu, Bàn giao • Rút kinh nghiệm, bài học, • Giải quyết sau DA PGS.TS Nguyễn Trường Sơn BÁO CÁO Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 14 Mức độ nỗ lực qua các giai đoạn trong vòng đời dự án Mức nỗ lực Khởi sự DA ... Ch1 – Tong quan ve QTDA – 20 09 - 14 Mức độ nỗ lực qua giai đoạn vòng đời dự án Mức nỗ lực Khởi DA Lập kế hoạch Thực dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Kết thúc DA Thời gian Ch1 – Tong quan ve QTDA. .. Ch1 – Tong quan ve QTDA – 20 09 - 22 SUY NGẪM!  Tại phải tổ chức công việc theo dự án?  Năng lực quản lý dự án lực chiến lược hay chiến thuật tổ chức? PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan. .. Ch1 – Tong quan ve QTDA – 20 09 - 12 Những nhân tố ràng buộc thành công mục tiêu dự án Sự đánh giá Khách hàng Phạm vi dự án Mục tiêu Dự án Ngân sách Thời gian dự án PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1