Tổng Quan Về Quản Lý Dự Án

 Vai trò của quản lý dự án trong triển khai thực hiện chiến lược và thực hiện sự thay đổi  Nội dung trình bày  Quan niệm về dự án  Dự án và các đặc trưng của nó..  Thời gian, nguồn

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 2

GIỚI THIỆU

 Mục tiêu

 Hiểu rõ về dự án, nhận diện được các dự án đang thực hiện trong cuộc sống và công việc.

 Hiểu các chức năng, các nguyên tắc của quản lý dự án.

 Vai trò của quản lý dự án trong triển khai thực hiện chiến lược và thực hiện sự thay đổi

 Nội dung trình bày

 Quan niệm về dự án

 Dự án và các đặc trưng của nó

 Những nhân tố ràng buộc sự thành công của mục tiêu dự án

 Các giai đoạn của dự án

 Quản lý dự án

 Quản lý dự án?

 Ý nghĩa của QLDA

 Các chức năng của QLDA

DỰ ÁN (Project) LÀ GÌ?

 Bạn hãy tự xây dựng một định nghĩa về dự án!

 Hãy liên hệ định nghĩa của bạn với các từ sau:

 Ước mơ - Hiện thực!

 Ý tưởng, ý đồ - Hành động!

 Năng động, ý chí

 Thời gian, nguồn lực…

 Động thái quan trọng của dự án

 Biến ước mơ thành hiện thực, thực hiện các ý tưởng, ý đồ bằng các hành động dựa trên nỗ lực, quyết tâm và đầu tư nguồn lực.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 4

 Công việc tạm thời:

 Mỗi CV đều có thời hạn bắt đầu – kết thúc,

 Toàn bộ dự án phải có điểm bắt đầu – kết thúc

 Các công việc chịu sự ràng buộc chặt chẽ về thời gian, nguồn lực.

 Sản phẩm hoặc dịch vụ do dự án tạo ra là độc nhất.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 6

So sánh dự án với công việc thường nhật

Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường Được định rõ trong hoạt động của phòng ban

Các hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau Các hoạt động không hoặc ít liên quan

Mục tiêu và thời hạn cuối cùng cụ thể Mục tiêu và thời hạn cuối cùng không cụ thể

Kết quả mong muốn được định rõ Kết quả mong muốn không được định rõ

Một số ví dụ

 Xây dựng một tòa nhà – Vận hành tòa nhà.

 Xây dựng một phần mềm – Sử dụng phần mềm.

 Tổ chức buổi lễ cưới – Cuộc sống gia đình.

 Xây dựng phương án sản xuất một sản phẩm mới.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 8

Thời gian cho phép

Kết quả Mong muốn

Mục tiêu Tổng hợp

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

Dự án có mục tiêu rõ

ràng

(Dự án cần phải tạo ra hoặc

mang lại các kết quả về số

lượng, chất lượng hoặc hiệu

 Hoàn thành mục tiêu trong thời hạn xác định

 Trình tự thực hiện các công việc chặt chẽ

 Thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án phải được xác định rõ ràng

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 10

 Kế hoạch tạo khuôn mẫu và hướng dẫn chi tiết để dự

án đi đến thành công

Nguồn lực riêng biệt

DA được phân bổ thời gian,

ngân sách, nhân lực tùy theo

DA được hoàn thành dưới sự

góp sức của nhiều người

 Nhóm DA nhiều người có chuyên môn, trình độ, ý kiến rất khác nhau nhưng có chung mục đích

 Làm việc theo nhóm

 Người lãnh đạo: dung hòa được mâu thuẫn

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

Tính chất đặc thù  Mỗi DA do tính chất độc nhất của bản thân mà nó có

tính chất đặc thù, chưa có tiền lệ trong quá khứ và không lặp lại trong tương lai

Tính bất định và rủi ro

cao

 Môi trường biến động

 Liên quan đến nhiều đối tượng có lợi ích rất khác nhau

 Đòi hỏi tính chính xác của nghiên cứu cao

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 12

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

Tính xác định dần dần  Các tham số của dự án được xác định dần dần, từng

bước một qua các giai đoạn của dự án

Khái niệm dự án Nghiên cứu

khái niệm dự án

Thu hẹp khái niệm dự án

Làm rõ khái niệm dự án

Nghiên cứu tiền khả thi – khả

thi Phạm vi dự án

Kế hoạch dự án

Những nhân tố ràng buộc sự thành công

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 14

KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA LÀM CÁI GÌ?Xác định TUYÊN BỐ DỰ ÁN

CHU KỲ CỦA DỰ ÁN

Mức độ nỗ lực qua các giai đoạn

trong vòng đời dự án

Khởi sự DA Lập kế hoạch Thực hiện dự án Kết thúc DA Thời gian Mức nỗ lực

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 16

 Những đặc trưng của dự án thể hiện thế nào trong việc tổ chức cuộc thi này?

 Các hoạt động cơ bản của dự án này?

 Hãy xác định xem, tổ chức hay doanh nghiệp của Anh/Chị

đang thực hiện những dự án nào?

 Anh/Chị hãy đánh giá lại công việc của mình, từ đó xác định lại

có việc nào nên được giải quyết như là một dự án.

QUẢN LÝ DỰ ÁN (PM – Project Management)

 Định nghĩa

Quản lý dự án là quá trình quản lý việc tổ chức xây dựng

dự án, thiết lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực

và giám sát quá trình phát triển của dự án (phát triển các chức năng quản trị cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn , trong phạm vi ngân sách,

nguồn lực được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định.

HOACH ĐỊNH

KIỂM SOÁT KẾT THÚC ĐỊNH NGHĨA

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 18

QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG

Lập DA

QL

Rủi ro

QL Thông tin

QL nhân lực

QL Chất lượng

QL chi phí

QL Thời gian

QL Phạm vi

QL

Cung ứng

QLDA

QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO QUÁ TRÌNH

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 20

Điều chỉnh

Điều chỉnh cho DA hiện tại cho DA tương lai Học hỏi

Ưu và Hạn chế của QLDA

 Ưu điểm

 Xúc tiến thực hiện công việc đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép.

 Rút ngắn thời gian để phát triển, giảm thiểu rủi ro.

 Sử dụng nguồn lực hiệu quả.

 Hạn chế

 Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị, quyền lợi và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không thể hiện đầy đủ

 Vấn đề hậu (hay ''bệnh'') dự án.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 22

Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA

Quản lý sản xuất Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có

tính chất mới mẻ.

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn

Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với

việc ra quyết định Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong quản lý dự án.

Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm

Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến Nhân sự mới cho mỗi dự án

Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua

thời gian Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất của từng dự án Môi trường làm việc tương đối ổn định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi

SUY NGẪM!

 Tại sao phải tổ chức công việc theo dự án?

 Năng lực quản lý dự án là năng lực chiến

lược hay chiến thuật của tổ chức?

CÔNG TY ĐƯỢC DẪN DẮT BỞI DỰ ÁN

 Quan điểm:

 Khi các công ty được dẫn dắt bởi các dự án, khả năng quản lý nhất quán và thành thạo các dự án đang được thay đổi từ khả năng chiến thuật sang khả năng chiến lược.

 Đặc trưng của một công ty dẫn dắt bởi dự án

 Mục tiêu chiến lược được cụ thể hóa qua các dự án

 Có quy trình quản lý danh mục dự án.

 Có phương pháp và kỹ thuật quản lý dự án.

 Có văn phòng quản lý dự án trong cơ cấu tổ chức.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 24

TẠO MÔI TRƯỜNG CHO DỰ ÁN THÀNH CÔNG

4

Xây dựng một nhóm hệ thống trọng tâm

10

Áp dụng các khải niệm QLDA vào bất

cấp cao

9

Đóng góp những ý kiến cho việc quản

lý dự án

6

Phát triển một hệ thống thông tin quản lý DA

8

Xây dựng một tổ chức mang tính học tập

7

Xây dựng một KH cho việc chọn lựa và phát triển các nhà