Vai trò của quản lý dự án trong triển khai thực hiện chiến lược và thực hiện sự thay đổi Nội dung trình bày Quan niệm về dự án Dự án và các đặc trưng của nó.. Thời gian, nguồn
Trang 1Chương 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Trang 2PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 2
GIỚI THIỆU
Mục tiêu
Hiểu rõ về dự án, nhận diện được các dự án đang thực hiện trong cuộc sống và công việc.
Hiểu các chức năng, các nguyên tắc của quản lý dự án.
Vai trò của quản lý dự án trong triển khai thực hiện chiến lược và thực hiện sự thay đổi
Nội dung trình bày
Quan niệm về dự án
Dự án và các đặc trưng của nó
Những nhân tố ràng buộc sự thành công của mục tiêu dự án
Các giai đoạn của dự án
Quản lý dự án
Quản lý dự án?
Ý nghĩa của QLDA
Các chức năng của QLDA
Trang 3DỰ ÁN (Project) LÀ GÌ?
Bạn hãy tự xây dựng một định nghĩa về dự án!
Hãy liên hệ định nghĩa của bạn với các từ sau:
Ước mơ - Hiện thực!
Ý tưởng, ý đồ - Hành động!
Năng động, ý chí
Thời gian, nguồn lực…
Động thái quan trọng của dự án
Biến ước mơ thành hiện thực, thực hiện các ý tưởng, ý đồ bằng các hành động dựa trên nỗ lực, quyết tâm và đầu tư nguồn lực.
Trang 4PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 4
Công việc tạm thời:
Mỗi CV đều có thời hạn bắt đầu – kết thúc,
Toàn bộ dự án phải có điểm bắt đầu – kết thúc
Các công việc chịu sự ràng buộc chặt chẽ về thời gian, nguồn lực.
Sản phẩm hoặc dịch vụ do dự án tạo ra là độc nhất.
Trang 6PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 6
So sánh dự án với công việc thường nhật
Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường Được định rõ trong hoạt động của phòng ban
Các hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau Các hoạt động không hoặc ít liên quan
Mục tiêu và thời hạn cuối cùng cụ thể Mục tiêu và thời hạn cuối cùng không cụ thể
Kết quả mong muốn được định rõ Kết quả mong muốn không được định rõ
Trang 7Một số ví dụ
Xây dựng một tòa nhà – Vận hành tòa nhà.
Xây dựng một phần mềm – Sử dụng phần mềm.
Tổ chức buổi lễ cưới – Cuộc sống gia đình.
Xây dựng phương án sản xuất một sản phẩm mới.
Trang 8PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 8
Thời gian cho phép
Kết quả Mong muốn
Mục tiêu Tổng hợp
Trang 9CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN
Dự án có mục tiêu rõ
ràng
(Dự án cần phải tạo ra hoặc
mang lại các kết quả về số
lượng, chất lượng hoặc hiệu
Hoàn thành mục tiêu trong thời hạn xác định
Trình tự thực hiện các công việc chặt chẽ
Thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án phải được xác định rõ ràng
Trang 10PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 10
Kế hoạch tạo khuôn mẫu và hướng dẫn chi tiết để dự
án đi đến thành công
Nguồn lực riêng biệt
DA được phân bổ thời gian,
ngân sách, nhân lực tùy theo
DA được hoàn thành dưới sự
góp sức của nhiều người
Nhóm DA nhiều người có chuyên môn, trình độ, ý kiến rất khác nhau nhưng có chung mục đích
Làm việc theo nhóm
Người lãnh đạo: dung hòa được mâu thuẫn
Trang 11CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN
Tính chất đặc thù Mỗi DA do tính chất độc nhất của bản thân mà nó có
tính chất đặc thù, chưa có tiền lệ trong quá khứ và không lặp lại trong tương lai
Tính bất định và rủi ro
cao
Môi trường biến động
Liên quan đến nhiều đối tượng có lợi ích rất khác nhau
Đòi hỏi tính chính xác của nghiên cứu cao
Trang 12PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 12
CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN
Tính xác định dần dần Các tham số của dự án được xác định dần dần, từng
bước một qua các giai đoạn của dự án
Khái niệm dự án Nghiên cứu
khái niệm dự án
Thu hẹp khái niệm dự án
Làm rõ khái niệm dự án
Nghiên cứu tiền khả thi – khả
thi Phạm vi dự án
Kế hoạch dự án
Trang 13Những nhân tố ràng buộc sự thành công
Trang 14PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 14
KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA LÀM CÁI GÌ?Xác định TUYÊN BỐ DỰ ÁN
CHU KỲ CỦA DỰ ÁN
Trang 15Mức độ nỗ lực qua các giai đoạn
trong vòng đời dự án
Khởi sự DA Lập kế hoạch Thực hiện dự án Kết thúc DA Thời gian Mức nỗ lực
Trang 16PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 16
Những đặc trưng của dự án thể hiện thế nào trong việc tổ chức cuộc thi này?
Các hoạt động cơ bản của dự án này?
Hãy xác định xem, tổ chức hay doanh nghiệp của Anh/Chị
đang thực hiện những dự án nào?
Anh/Chị hãy đánh giá lại công việc của mình, từ đó xác định lại
có việc nào nên được giải quyết như là một dự án.
Trang 17QUẢN LÝ DỰ ÁN (PM – Project Management)
Định nghĩa
Quản lý dự án là quá trình quản lý việc tổ chức xây dựng
dự án, thiết lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực
và giám sát quá trình phát triển của dự án (phát triển các chức năng quản trị cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn , trong phạm vi ngân sách,
nguồn lực được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định.
Trang 18HOACH ĐỊNH
KIỂM SOÁT KẾT THÚC ĐỊNH NGHĨA
PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 18
Trang 19QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG
Lập DA
QL
Rủi ro
QL Thông tin
QL nhân lực
QL Chất lượng
QL chi phí
QL Thời gian
QL Phạm vi
QL
Cung ứng
QLDA
Trang 20QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO QUÁ TRÌNH
PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 20
Điều chỉnh
Điều chỉnh cho DA hiện tại cho DA tương lai Học hỏi
Trang 21Ưu và Hạn chế của QLDA
Ưu điểm
Xúc tiến thực hiện công việc đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép.
Rút ngắn thời gian để phát triển, giảm thiểu rủi ro.
Sử dụng nguồn lực hiệu quả.
Hạn chế
Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị, quyền lợi và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không thể hiện đầy đủ
Vấn đề hậu (hay ''bệnh'') dự án.
Trang 22PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 22
Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA
Quản lý sản xuất Quản lý dự án
Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có
tính chất mới mẻ.
Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao
Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn
Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với
việc ra quyết định Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong quản lý dự án.
Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm
Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến Nhân sự mới cho mỗi dự án
Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua
thời gian Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất của từng dự án Môi trường làm việc tương đối ổn định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi
Trang 23SUY NGẪM!
Tại sao phải tổ chức công việc theo dự án?
Năng lực quản lý dự án là năng lực chiến
lược hay chiến thuật của tổ chức?
Trang 24CÔNG TY ĐƯỢC DẪN DẮT BỞI DỰ ÁN
Quan điểm:
Khi các công ty được dẫn dắt bởi các dự án, khả năng quản lý nhất quán và thành thạo các dự án đang được thay đổi từ khả năng chiến thuật sang khả năng chiến lược.
Đặc trưng của một công ty dẫn dắt bởi dự án
Mục tiêu chiến lược được cụ thể hóa qua các dự án
Có quy trình quản lý danh mục dự án.
Có phương pháp và kỹ thuật quản lý dự án.
Có văn phòng quản lý dự án trong cơ cấu tổ chức.
PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 24
Trang 25TẠO MÔI TRƯỜNG CHO DỰ ÁN THÀNH CÔNG
4
Xây dựng một nhóm hệ thống trọng tâm
10
Áp dụng các khải niệm QLDA vào bất
cấp cao
9
Đóng góp những ý kiến cho việc quản
lý dự án
6
Phát triển một hệ thống thông tin quản lý DA
8
Xây dựng một tổ chức mang tính học tập
7
Xây dựng một KH cho việc chọn lựa và phát triển các nhà