Bài Giảng Tổng Quan Về Quản Lý Dự Án

Nội dung chính Các thành phần cần quản lý trong dự án  Mục tiêu quản lý công việc  Mục tiêu quản lý nguồn lực  Mục tiêu quản lý thời gian  Mục tiêu quản lý chi phí  Thuật ngữ tiếng

Quản trị dự án trên máy tính

với Microsoft Project

Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ

Hà Nội

Lộ trình môn học

 Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án

 Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

 Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án

 Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc

 Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

 Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực

 Bài 7: Quản lý chi phí dự án

 Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án

 Bài 9: Ôn tập và kiểm tra

BÀI 2

Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

Nội dung chính

 Các thành phần cần quản lý trong

dự án

 Mục tiêu quản lý công việc

 Mục tiêu quản lý nguồn lực

 Mục tiêu quản lý thời gian

 Mục tiêu quản lý chi phí

 Thuật ngữ tiếng Anh cho MSP

 Tổng quan lợi ích/tác dụng công

 Số lượng, phân bố nguồn lực

 Tải công việc

 Bảng phân công nhiệm vụ

 Bảng theo dõi thời gian

 Chi phí làm việc, chạy máy theo giờ

 Chi phí vật tư theo sản phẩm

 Các khoản điện, nước, vận chuyển…

Mục tiêu quản lý công việc

1 Trình tự công việc đúng theo yêu cầu kỹ

4 Đảm bảo quản lý công việc tổng thể đến

chi tiết, việc mẹ-việc con

5 Quản lý được mối quan hệ giữa các công

việc

6 Quản lý thời gian bắt đầu, kết thúc

7 Đảm bảo quản lý các nguồn lực gắn với

công việc

Mục tiêu quản lý nguồn lực

1 Quản lý các loại nguồn lực con người,

5 Quản lý phân công nguồn lực

6 Cân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực

7 Điều chuyển nguồn lực và cập nhật các

thay đổi

Mục tiêu quản lý thời gian

1 Quản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạch

2 Quản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gian

3 Quản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúc

4 Quản lý các giai đoạn, các mốc thời gian dự án

5 Quản lý giờ công đã thực hiện theo từng công

việc, từng nguồn lực

6 Quản lý lịch làm việc cả dự án và từng cá

nhân, nhóm

7 Cập nhật chính xác các thay đổi dây chuyền về

thời gian trong dự án

Mục tiêu quản lý chi phí

1 Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực

2 Quản lý chi phí gắn với từng công việc

3 Quản lý chi phí kế hoạch và chi phí phát

sinh thực tế, sai lệch chi phí

4 Quản lý chi phí theo giờ, chi phí ngoài giờ,

chi phí theo lần sử dụng

5 Quản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo

công suất sử dụng

6 Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án

7 Quản lý giới hạn chi phí

Thuật ngữ tiếng Anh khi sử dụng Microsoft Project

Ribbon Nhóm thanh công cụ

Tab Mục trên nhóm thanh công cụ

Chart Bảng, biểu đồ

Sheet Bảng dữ liệu

Form Màn hình nhập liệu

Planner Công cụ lập kế hoạch

Tracking Theo dõi

Gantt Henry Gantt

View Màn hình hiển thị

Format Định dạng

Entire Toàn bộ

Selected Được chọn

Giới thiệu công cụ MS Project

 Là phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ

trợ người quản trị dự án trong công tác lập kế

hoạch, phân bổ nguồn lực cho các công việc, theo

dõi tiến độ, quản lý ngân quỹ và phân tích tải công

việc dự án.

 Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển

bởi Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard và

Professional

 Phiên bản sử dụng cho môn học: Microsoft Project

Professional 2010

Tổng quan lợi ích MS Project

 Hỗ trợ lập kế hoạch

 Quản lý công việc

 Phân công nguồn lực theo công việc

 Xác định lịch và thời gian cho từng công việc

 Hỗ trợ điều phối nguồn lực

 Quản lý danh sách nguồn lực

 Quản lý chi phí và lịch theo nguồn lực

 Phân bổ và tối ưu hóa nguồn lực

 In các bảng phân công công việc

 In lộ trình tiến độ giải ngân

 Hỗ trợ giám sát dự án

 Ghi lại các điểm chốt

 Theo dõi dữ liệu thực tế về thời gian, chi phí,

tiến độ hoàn thành

 Lập các báo cáo tiến độ, chi phí, nguồn lực

 Cập nhật tự động các thay đổi liên quan

Các thiết lập hệ điều hành cho MS Project

 Công tác lập lịch, khai báo chi phí

và in ấn báo cáo là đặc biệt quan

trọng đối với quản lý dự án

 Đặt lại ngày tháng trong Sort

Date theo khuôn dạng:

dd/MM/yyyy

 Positive currency format = 1.1 $

 Negative currency format = (1.1$)

 No of digits after decimal = 0

 Bấm Apply - OK

Khái niệm Task, Duration, Resource, Cost

 Task là đối tượng để quản lý

công việc, điểm mốc trong dự

 Được gắn với từng task cụ thể

để tính toán chi phí, thời gian

 Cost là đối tượng quản lý chi

phí trong dự án, là một dạng Resource

 Tồn tại dưới dạng danh mục giá trị sẽ được nhập theo từng công việc

Gantt Chart

 Do Henry Gantt phát minh vào những năm 1910

 Liệt kê các công việc trong dự án

và biểu thị mối quan hệ giữa các công việc một cách trực quan

 Độ dài thời gian và lịch trình cũng được biểu diễn trực quan cho từng công việc.

 Được hiển thị mặc định cho các

dự án mới

Hãy tìm hiểu các thành phần của Gantt Chart

Biểu diễn quan

hệ và lịch trình Danh sách

công việc

Bài tập Gantt Chart

1 Xác định mối quan hệ giữa việc 2 và việc 3?

2 Làm phôi sản phẩm có bao nhiêu việc con?

3 Việc 17 "Trang trí đĩa" sẽ phải làm sau khi xong việc nào?

4 Sau khi xong việc 3 - "Mua thạch cao" sẽ có những việc nào có thể bắt đầu?

5 So sánh sự khác nhau giữa việc 11 và việc 12?

6 Xác định các công việc đã hoàn thành?

7 Nhận xét sự khách nhau giữa việc 6 và 7

8 Giai đoạn làm phôi sản phẩm kéo dài bao nhiêu ngày?

9 Giai đoạn "Làm phôi " và "Trang trí " giao nhau bao nhiêu ngày?

Task Usage

 Là bảng thể hiện mức độ sử dụng

nguồn lực của từng công việc

hoạch, thực tế, lũy kế

Công việc - Task

Nguồn lực

Chi phí sử dụng Thời gian sử dụng Trục thời gian

Task Usage

Bài tập Task Usage

1 Xác định các nguồn lực của TASK 12 - "Nặn 500 bát ăn cơm"

2 Xác định số giờ sử dụng của 'Bàn xoay' cho việc "Nặn 200 đĩa lớn" vào ngày 27/4

3 Biết đơn vị của vật liệu Thạch cao tính theo Kg, tính tổng lượng Thạch cao sử dụng

4 Lập danh sách các công việc sử dụng bàn xoay và tổng số giờ sử dụng bàn xoay với từng việc

5 Lập danh sách công việc cần tới điện, tính tổng chi phí tiền điện

6 Tính tổng số giờ công của thợ nặn gốm ngày 20-21/4/2014

7 Tính tổng tiền công thợ nặn gốm ngày 22/4

8 Lập biểu đồ mức tiêu thụ thạch cao cho việc Nặn đĩa từ ngày 18 đến ngày 23/4

Team Planner

 Là công cụ cho phép quan sát trực quan công việc của từng nguồn lực

 Cho phép người quản lý dễ dàng nắm được tải nguồn lực

và tiến hành điều phối tải bằng thao tác kéo thả

 Công cụ cũng thể hiện trạng thái của các công việc đã

xong chưa xong, dở dang và thể hiện các công việc chưa lập lịch, chưa được phân công cho ai, chưa được gắn với bất

kỳ nguồn lực nào

Phân bố các công việc theo nguồn lực và thời

gian Danh sách nguồn lực

Việc chờ phân công Việc chờ chưa có lịch

Team Planner

Bài tập Team Planner

1 So sánh việc trạng thái, màu sắc của việc "Tìm nguồn thạch cao" và "Nặn 100 bình hoa"

2 Đâu là công việc thiếu thợ vẽ

3 Xác định khung thời gian có thể giao việc "Trang trí bình hoa" cho các 'Thợ vẽ'

4 Cho biết tình trạng tải của Máy phun men và bàn xoay

5 Có bao nhiêu việc vẫn chưa được phân công

6 Đội ngũ 'Thợ vẽ' đang được phân bao nhiêu việc

7 Những công việc nào thiếu bàn xoay

8 Việc nào đang chưa được đặt lịch?

Resource Sheet

 Là bảng khai báo các nguồn lực

cho dự án bao gồm nguồn lực con

người, vật tư, chi phí, máy móc

thiết bị

 Bảng này cũng giúp định nghĩa

lịch làm việc của từng cá nhân

hoặc máy móc

 Giá làm việc trong giờ, ngoài giờ

hay theo lần sử dụng cũng được

Bài tập Resource Sheet

1 Một người thợ vẽ làm việc từ 2h chiều đến 8h tối, tiền công phải trả là bao nhiêu?

2 Dự án có tối đa bao nhiêu thợ nặn gốm?

3 Dự án có tối đa bao nhiêu cái bàn xoay?

4 Mẻ gốm thứ 1 nung trong 3 ngày, tiền gas hết 2 triệu, tiền điện hết 3 triệu Cho biết chi phí điện-gas phát sinh vào ngày thứ 1 và ngày thứ 3?

5 Trong đợt làm lọ hoa, bàn xoay được sử dụng 3 lần, lần thứ nhất 8h, lần thứ hai 5h, lần thứ ba 6h Hãy tính chi phí sử dụng bàn xoay?

6 Bấm tab VIEW bấm nút tam giác cạnh Tables chọn lần lượt các bảng Entry / Summary / Usage / Work => nhận xét sự khác nhau Cost /

 Màn hình hiển thị

các công việc dưới dạng lịch làm việc

 Hỗ trợ kiểm tra

lịch làm việc theo thời gian

 Hữu dụng cho

những tình huống có sự kiện bất

thường xảy ra vào một thời điểm => cần xác định thời điểm đó có việc gì?

theo thời gian

 Cho biết chi tiết

Bài tập Network Diagram – Calendar – Resource Usage

1 Cho biết tổng chi phí tiền điện trong dự án?

2 Việc “Trang trí bình hoa” có phải là việc trọng yếu trong dự án không?

3 Điện lực địa phương báo mất điện ngày 19/5 và 20/5 cho biết những công việc bị ảnh hưởng? (sử dụng Calendar view)

4 Cho biết giờ công lũy kế của ‘Thợ nặn gốm’ tính đến ngày 22/4

5 Cho biết ngày làm việc “nặng” nhất (nhiều giờ nhất) của ‘Thợ nặn gốm’?

6 Chủ xưởng đi vắng ngày 28/4, hãy dùng view Calendar, chế độ Week xác định những công việc nào được thực hiện ngày 28/4 để chủ xưởng nhờ

người trông coi

lượng tối đa.

Bấm View \ Entire Project

để xem toàn dự án

Số nguồn lực cần sử dụng theo từng ngày

Trục thời gian dự án

Vạch chỉ số lượng tối

đa

Nguồn lực

Thanh cuộn để chuyển xem nguồn lực khác

Quá tải

Biểu diễn các điểm mốc dự án

 Trình bày vòng đời dự án theo trục thời gian

 Thể hiện các điểm mốc và những công việc chính yếu

 Thể hiện ngày bắt đầu và kết thúc dự án

 Dùng kết hợp với Gantt Chart để hỗ trợ xem lịch dự án

Những công việc chính Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

(màu đỏ)

Bài tập Resource Graph – Timeline – Tracking Gantt

1 Thống kê số ngày quá tải với từng nguồn lực?

2 Tổng số ngày bị quá tải nguồn lực trong dự án là bao nhiêu?

3 Liệt kê các nguồn lực không bị quá tải?

4 Điểm mốc “Trang trí xong” xảy ra khi nào?

5 Hãy cho biết tình trạng hoàn thành của việc “Mua khí đốt” và toàn bộ giai đoạn “Chuẩn bị sản xuất”?

6 Việc “Mua thạch cao” đã bị lệch so với kế hoạch ban đầu mấy ngày?

7 Liệt kê danh sách ID (số hiệu) của các công việc trọng yếu trong dự án thể hiện trên biểu đồ Tracking Gantt?

Resource Form

 Màn hình nhập

liệu

master-detail, kê chi

tiết công việc

Bấm Next / Previous

để chuyển nguồn lực

Bấm Next / Previous

để chuyển nguồn lực

Task Sheet

 Màn hình nhập

liệu dạng bảng, tương

tự như Gantt Chart nhưng không có phần biều đồ trực quan

 Thích hợp cho

việc thiết kế các trường thông tin tự định nghĩa để phục vụ các mục tiêu quản lý khác như quản lý yêu cầu, quản

lý rủi ro

Bài tập Resource Form – Task Form – Task Sheet

1 Cho biết chi phí còn lại của công việc “Nặn 100 bình hoa”?

2 Cho biết số lượng từng loại nguồn lực của việc “Nặn 500 bát ăn cơm”?

3 Thợ vẽ có bao nhiêu công việc?

4 Xác định việc tốn nhiều thời gian nhất, ít thời gian nhất của thợ vẽ?

5 Cột “Add new column” có ý nghĩa như thế nào trong Task Sheet?

6 So sánh khả năng lọc dữ liệu trên Task Sheet với Excel?

Bài tập về nhà

view, tìm hiểu Format cho Gantt Chart, Tracking Gantt, Resource Sheet và Team Planner