Bài giảng môn quản lý dư án

Quản lý dự án Tóm tắt giảng mơn học QUẢN LÝ DỰ ÁN Giáo viên: Nguyễn Vũ Bích Uyên Bộ môn : Quản lý công nghiệp Khoa : Kinh tế quản lý http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên Quản lý dự án Chương Dự án quản lý dự án 1.1 Khái niệm đặc tính dự án 1.1.1 Khái niệm Theo Ngân hàng giới “Dự án tổng thể sách, hoạt động chi phí liên quan với thiết kế nhằm đạt mục tiêu định thời gian định” Cũng có tài liệu cho dự án phải nhằm vào việc sử dụng có hiệu đầu vào để thu đầu mục tiêu cụ thể Đầu vào nguồn lao động, vật tư, tiền vốn đất đai Đầu sản phẩm, dịch vụ giảm bớt đầu vào Sử dụng đầu vào thể biện pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức luật lệ Theo Lyn Squire “dự án tổng thể giải pháp nhằm sử dụng nguồn tài nguyên hữu hạn vốn có nhằm đem lại lợi ích thực cho xã hội nhiều tốt” Dự án chuỗi hoạt động liên kết tạo nhằm đạt kết định phạm vi ngân sách thời gian xác định Theo điều lệ quản lý đầu tư xây dựng (ban hành kèm theo Nghị định số 177/CP ngày 20 tháng 10 năm 1994 Chính phủ), dự án đầu tư hiểu sau:"Dự án đầu tư tập hợp đề xuất việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng cải tạo đối tượng định nhằm đạt tăng trưởng số lượng, cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm hay dịch vụ khoảng thời gian xác định." Theo Luật đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 “Dự án đầu tư tập hợp đề xuất bỏ vốn trung dài hạn để tiến hành hoạt động đầu tư địa bàn cụ thể, khoảng thời gian xác định” 1.1.2 Đặc tính dự án Thực dự án xác định thực tổ hợp hành động, định hàng loạt công việc phụ thuộc lẫn chuỗi liên kết nhằm đáp ứng nhu cầu đề ra, chịu ràng buộc kỳ hạn nguồn lực, thực bối cảnh không chắn Trong thực tế, việc xác định dự án thường vấp phải trở ngại lớn với thách thức tính phức tạp nhiều vấn đề nảy sinh cần giải Thực tế có nhiều cơng việc cần thiết cho việc thực thi dự án, lại bị lãng quên trình lập kế hoạch Mỗi dự án bao gồm nhiều công việc đa dạng mà công việc phải kết thúc vật phẩm cụ thể sản phẩm, cơng trình, kế hoạch, báo cáo, hồ sơ tài liệu Từ thực dự án kết thúc dự án, công việc http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên Quản lý dự án địi hỏi định, việc điều hồ yêu cầu với chi phí cần thiết khả chấp nhận rủi ro Các cơng việc có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, tất công việc phục vụ cho thành công dự án Các công việc phụ thuộc lẫn khơng trình tự lơgíc thời gian, mà cịn kết cơng việc tiền đề cho kết công việc khác Vì việc tổ chức cơng việc cách hợp lý tạo hiệu cho trình thực dự án Khơng có dự án lại khơng có thời điểm khởi đầu kết thúc Do đó, dự án đặt vào khoảng thời gian định trước nghiêm ngặt, trễ hạn kéo theo chuỗi biến cố bất lợi vượt chi, tổ chức lại nguồn lực, thay đổi tiến độ cung cấp thiết bị, vật tư tất nhiên không đáp ứng nhu cầu sản phẩm vào thời điểm mà hội xuất dự đoán ban đầu Dự án thường bị ràng buộc nguồn lực Các nguồn lực ràng buộc cách chặt chẽ định hình nên khn khổ dự án Khối lượng tiêu hao nguồn lực cho dự án thông số then chốt phản ảnh mức độ thành công dự án Việc huy động sử dụng nguồn lực cho dự án thường liên quan đến quan hệ: chủ đầu tư, nhà tư vấn nhà thầu với đối tác cung cấp nguồn lực Mọi dự án triển khai môi trường hoạt động biến đổi đầy nghi vấn Vì điều hành dự án bắt buộc phải tính đến tượng để phân tích ước lượng rủi ro, lựa chọn giải pháp cho tương lai bất định Dự kiến trường hợp phòng thủ cần thiết theo dõi, giám sát có phản ứng thích hợp, kịp thời đảm bảo cho dự án đến thành công Những dấu hiệu dự án: Mỗi dự án chứa đựng tính đa ngành đặc điểm riêng đối tượng riêng, dự án có tính độc đáo Tuy nhiên, tồn số dấu hiệu chung: Dấu hiệu “thay đổi” nội dung dự án Trong tiến trình thực dự án nảy sinh thay đổi hệ thống vật chất miền đối tượng Dự án q trình động, ln biến động Dấu hiệu “hạn chế thời gian” Đó ràng buộc thời hạn thực dự án Một dự án phải có điểm khởi đầu kết thúc rõ ràng Sự thành công dự án đánh giá khả thực tiến độ dự án Dấu hiệu “hạn chế ngân sách” Mỗi dự án sử dụng khoản chi phí định 1.2 Các giai đoạn dự án Dự án tổng hợp nhiều giải pháp mà dự án cịn q trình với giai đoạn sau đây: http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên Quản lý dự án 1.2.1 Xác định dự án Là giai đoạn đầu tiên, có nhiệm vụ phát lĩnh vực có tiềm để đầu tư, sở hình thành sơ ý đồ đầu tư Việc xác định sàng lọc ý đồ dự án có ảnh hưởng định tới q trình chuẩn bị thực dự án Dự án thất bại hay không đạt kết mong muốn bất chấp việc thực chuẩn bị dự án tốt đến đâu, ý đồ ban đầu hàm chứa sai lầm 1.2.2 Phân tích lập dự án Phân tích lập dự án giai đoạn nghiên cứu chi tiết ý đồ đầu tư đề xuất phương diện : kỹ thuật, tổ chức - quản lý, thể chế xã hội, thương mại, tài chính, kinh tế Nội dung chủ yếu giai đoạn nghiên cứu cách tồn diện tính khả thi dự án Trong giai đoạn gồm hai bước: nghiên cứu tiền khả thi nghiên cứu khả thi Các dự án lớn quan trọng thường phải thơng qua hai bước này, cịn dự án nhỏ khơng quan trọng giai đoạn cần thực bước nghiên cứu khả thi Thực tế xác nhận tầm quan trọng cơng tác chuẩn bị phân tích dự án Chuẩn bị tốt phân tích kỹ lưỡng làm giảm khó khăn giai đoạn thực hiện, cho phép đánh giá đắn tính hiệu khả thành công dự án 1.2.3 Thẩm định dự án Giai đoạn thường thực với tham gia quan nhà nước, tổ chức tài thành phần khác tham gia dự án, nhằm xác minh lại toàn kết luận dược đưa trình chuẩn bị phân tích dự án Trên sở chấp nhận hay bác bỏ dự án Dự án thông qua đưa vào thực xác nhận có hiệu khả thi Ngược lại, trường hợp cịn có bất hợp lý thiết kế dự án, tùy theo mức độ, dự án sửa đổi hay buộc phải xây dựng lại hoàn toàn 1.2.4.Triển khai thực dự án Giai đoạn triển khai thực dự án khoảng thời gian bắt đầu đưa kinh phí vào đến dự án chấm dứt hoạt động Thực dự án kết trình chuẩn bị phân tích kỹ lưỡng, song thực tế tiến hành họach định Nhiều dự án không đảm bảo tiến độ thời gian chi phí dự kiến, chí số dự án phải thay đổi thiết kế ban đầu giải pháp kỹ thuật khơng thích hợp Nhiều khó khăn biến động thường xảy giai đoạn thực dự án, nên đòi hỏi nhà quản lý dự án phải linh hoạt, thường xuyên đánh giá giám sát trình thực để kịp thời thấy khó khăn http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên Quản lý dự án đề biện pháp giải thích hợp, xem xét điều chỉnh lại mục tiêu phương tiện cần 1.2.5 Nghiệm thu tổng kết giải thể dự án Giai đoạn đánh giá nghiệm thu tiến hành sau thực hiên dự án Đánh giá nghiệm thu khác với việc đánh giá giám sát trình thực dự án Đánh giá nghiệm thu có nhiệm vụ làm rõ thành cơng thất bại tồn q trình xác định, phân tích lập dự án, thực để rút kinh nghiệm học cho quản lý dự án khác tương lai Kết thúc giải thể dự án phải giải việc phân chia sử dụng kết dự án, phương tiện mà dự án cịn để lại, bố trí lại cơng việc cho thành viên tham gia dự án 1.3 Phân loại dự án Có nhiều loại dự án khác mục đích, tính chất, qui mơ, đặc điểm mức độ phức tạp Để phân tích, đánh giá quản lý dự án, người ta tiến hành phân loại dự án đầu tư Có nhiều cách phân loại dự án đầu tư khác tuỳ theo mục đích sử dụng, trình bày số cách phân lọai dự án doanh nghiệp 1.3.1.Phân loại theo qui mô Căn vào qui mô vốn đầu tư ban đầu đưa vào dự án tầm quan trọng dự án, người ta chia hai loại : Dự án lớn Dự án nhỏ 1.3.2.Phân loại theo mục đích Căn vào chức hay mục đích dự án, người ta chia dự án thành bốn loại: Dự án đầu tư thay dự án thay thiết bị có Dự án đầu tư đại hố thiết bị máy móc Dự án đầu tư mở rộng Dự án đầu tư 1.3.3 Phân loại theo mối quan hệ dự án Căn vào mối quan hệ dự án người ta chia làm hai nhóm dự án: Dự án đầu tư độc lập dự án đầu tư phụ thuộc Dự án đầu tư độc lập: Những dự án coi độc lập với mặt kinh tế, dự án chấp thuận hay từ chối khơng ảnh hưởng đến dịng tiền http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên Quản lý dự án mặt dự án khác Khi hai dự án coi độc lập mặt kinh tế có nghĩa định đầu tư dự án không ảnh hưởng đến định đầu tư dự án Dự án đầu tư phụ thuộc: Các dự án phụ thuộc lẫn mặt kinh tế có nghĩa dịng tiền dự án chịu ảnh hưởng định đầu tư dự án khác Trong dự án phụ thuộc người ta chia hai loại: dự án đầu tư bổ sung dự án đầu tư thay Một dự án gọi dự án bổ sung cho dự án khác đầu tư dự án làm tăng lợi ích dự kiến dự án khác Một dự án coi dự án thay dự án khác đầu tư dự án làm cho lợi ích dự kiến thu dự án giảm xuống Trong trường hợp thay cao định đầu tư dự án làm cho lợi ích dự án bị triệt tiêu hoàn toàn hay định đầu tư dự án bác bỏ tất dự án lại, dự án gọi dự án loại trừ Ngoài cách phân loại người ta vào đặc tính dịng tiền để chia dự án thành: dự án đầu tư thông thường dự án đầu tư không thông thường Dự án đầu tư thơng thường dự án có dịng tiền đổi dấu có lần Dự án đầu tư khơng thơng thường dự án có dịng tiền đổi dấu nhiều lần 1.4.Khái niệm chức quản lý dự án 1.4.1.Khái niệm Quản lý dự án huy động nguồn lực tổ chức công việc để thực mục tiêu đề 1.4.2.Chức quản lý: 1.4.2.1.Lập kế hoạch Các nhà quản lý phải định cần phải làm Nó bao gồm việc đặt mục tiêu hình thành cơng cụ để đạt mục tiêu đề giới hạn nguồn lực phù hợp với môi trường hoạt động 1.4.2.2.Tổ chức Nhà tổ chức phải định công việc tiến hành Huy động xếp nguồn lực Xây dựng cấu trúc tổ chức, hệ thống thông tin phục vụ cho quản lý dự án 1.4.2.3.Lãnh đạo Nhà quản lý hướng dẫn khuyến khích đội ngũ nhân viên hăng say cơng việc để đạt mục tiêu đề http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên Quản lý dự án 1.4.2.4.Kiểm soát Xây dựng hệ thống thông tin hữu hiệu để thu thập xử lý số liệu chi phí, tiến độ tiêu chuẩn khác 1.4.2.5.Điều chỉnh Điều chỉnh kế hoạch, hoạt động, tiêu chuẩn có thay đổi http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên Quản lý dự án Chương Đánh giá dự án 2.1.Yêu cầu đánh giá dự án Làm rõ điểm mạnh điểm yếu dự án Cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết giúp cho người có quyền định 2.2.Nội dung công việc đánh giá dự án 2.2.1 Phân tích kinh tế Phân tích kinh tế tập trung làm rõ hiệu tốt xấu dự án quan điểm tổng thể quốc gia 2.2.2.Phân tích tài Phân tích tài tập trung vào xem xét dự án với quan điểm tổ chức cá nhân đầu tư cho dự án 2.2.3.Phân tích phân bổ lợi ích Phân tích lợi ích bất lợi dự án mang lại cho nhóm cư dân khác 2.2.4 Phân tích trị Xem xét ảnh hưởng áp lực có lực trị dự án Đưa lời khuyên cần thiết để người chịu trách nhiệm định dự án có biện pháp làm giảm chống đối bất lợi 2.2.5.Phân tích luật lệ Xem xét thủ tục hành q trình lập dự án có phù hợp với quy định quyền hay khơng Phân tích xem q trình hoạt động dự án có vi phạm luật pháp đất nước hay khơng 2.3.Các tiêu đánh giá 2.3.1.Nhóm tiêu biểu tiền Đó nhóm tiêu quan trọng,sẽ giải thích kỹ chương 2.3.2.Nhóm tiêu khơng biểu tiền Có nhiều khía cạnh dự án khơng thể lượng hóa tiền : vấn đề môi trường, vấn đề nâng cao đời sống văn hóa tinh thần nhóm cư dân Đối với dự án nhà trị hoạt động xã hội quan tâm, nhóm tiêu nhiều lúc trở nên quan trọng http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên Quản lý dự án 2.4.Trình tự đánh giá Phân tích tình hình trị, kinh tế, sách Xác định chi phí dự án Dự báo sản phẩm nguồn đầu vào Xác định lợi ích dự án Lợi ích tiền Đánh giá hiệu đầu tư Lợi ích khơng tính tiền Phân tích nhiều tiêu 2.5.Yếu tố thời gian đánh giá dự án 2.5.1 Xác định lợi ích chi phí dự án theo thời gian Lợi ích làm tăng mục tiêu dự án Chi phí làm giảm mục tiêu Để xác định lợi ích chi phí dự án, người ta dùng phép so sánh có khơng có dự án Trái lại so sánh trước sau dự án lại không phản ảnh thay đổi sản xuất vốn xuất dự án dẫn đến nhận định sai lầm lợi ích coi dự án http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên Quản lý dự án Có dự án Lợi ích dịng Lợi ích dịng tăng thêm Khơng có dự án năm Những hướng dẫn cụ thể nhận dạng lợi ích chi phí dự án Tính kết tăng thêm (Lợi ích thêm chi phí thêm từ dự án phải tính, mà khơng phải tổng chi phí hay tổng lợi ích) Phân biệt tổng lợi ích (hay chi phí) thay đổi trong lợi ích (hay chi phí).Các lợi ích thêm kết đạt cách thực dự án Chi phí thêm tránh cách khơng làm dự án Ví dụ : Hiện năm doanh nghiệp cung ứng 100 triệu SP, thay thế, hiên đại hóa thiết bị dây chuyền cung ứng 200 triệu SP Lợi ích dự án đại hóa thiết bị 100 triệu SP tăng thêm tổng 200 triệu SP Loại trừ kết chìm Chi phí chìm (Sunk Costs) chi phí xảy định khứ (Không thu lại được) Việc phân tích hiệu dự án xét đến chi phí lợi ích định gây Các chi phí lợi ích chìm khơng làm thay đổi lợi ích rịng dự án mới, chúng phải loại trừ Các chi phí phát sinh hay lợi ích nhận trước dự án bắt đầu khơng thể tránh hay thay đổi được.Ta gọi chi phí chi phí chìm lợi ích chìm chúng phát sinh rồi.Đối với người định, kết chìm khơng ảnh hưởng đến lợi ích rịng phương án tiềm năng, chúng phải bị loại trừ Ví dụ : Cải tạo đường ray xe lửa, chắn liên quan đến việc di chuyển số đường ray cơng trình xây dựng Những chi tiêu trước để xây dựng cơng trình lắp đặt đường ray chi phí chìm Những chi tiêu khơng thể lấy lại rõ ràng khơng phí hội dạng thu nhập tương lai bị có phương án sử dụng khác khoản http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên 10 Quản lý dự án 14 44000 7000 51000 6.4.4.Lập ngân sách dự án VÍ dụ : Thời hạn chi phí hoạt động Hoạt động Thời hạn(tuần) Chi phí(nghìn $) A 1.5 B 3.0 C 3.3 D 4.2 E 5.7 F 6.1 G 7.2 Tổng chi phí 31.0 Dịng tiền kế hoạch triển khai sớm A B C D E F G phí CP tuần lũy Chi tích 300 1000 814 2114 2114 300 1000 814 2114 4229 300 1000 814 2114 6343 300 814 1114 7457 300 814 1114 8571 413 600 814 1827 10398 413 600 814 1827 12225 413 600 1013 13238 413 600 1013 14250 10 413 600 1013 15263 11 413 600 1013 16275 http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên 86 Quản lý dự án 12 413 13 600 1013 413 17288 412.5 17700 14 1525 1525 19225 15 1525 1525 20750 16 1525 1525 22275 17 1525 1525 23800 18 1440 1440 25240 19 1440 1440 26680 20 1440 1440 28120 21 1440 1440 29560 22 1440 1440 31000 1500 3000 3300 4200 5700 6100 7200 31000 Kế hoạch phân chia ngân sách cho đơn vị Hoạt động Bộ phận Bộ phận A 1500 B 3000 C 3300 D 4200 E 5700 F 6100 G 7200 Tổng 20800$ 10200$ 6.5 Kiểm sốt dự án 6.5.1.Đánh giá tình hình thực dự án tiến độ Để đánh giá tình hình thực dự án tiến độ ta so sánh chi phí theo khối lượng thực với chi phí dự tính kỳ SV = Chi phí theo khối lượng thực - chi phí theo kế hoạch - SV> Thực nhanh so với tiến độ http://www.ebook.edu.vn Nguyễn Vũ Bích Uyên 87 Quản lý dự án - SV = Thực tiến độ SV< Chậm tiến độ SI = chi phí theo khối lượng thực / chi phí theo kế hoạch = Ckl /Ckh - SI >1 Nhanh so với kế hoạch SI < Chậm tiến độ SI = Đúng tiến độ 6.5.2.Đánh giá tình hình thực dự án chi phí Để đánh giá tình hình thực dự án chi phí ta so sánh chi phí thực tế phát sinh với chi phí theo khối lượng thực kỳ CV = chi phí theo khối lượng thực - chi phí thực tế - CV = Đúng kế hoạch - CV< Vượt chi - CV> Tiết kiệm chi phí CI= chi phí theo khối lượng thực / chi phí thực tế = Ckl /Ctt - CI >1 Tiết kiệm chi phí CI