Slide bài giảng môn quản trị dự án: Chương 6: Quản lý việc bố trí và điều hòa nguồn lực thực hiện dự án

6.1 BỐ TRÍ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN  Cần tuân thủ theo các nguyên tắc ưu tiên sau Khi bố trí nguồn lực :  - Ưu tiên các công việc găng  - Ưu tiên các công việc mà có thời gia

Chương 6

QUẢN LÝ VIỆC BỐ TRÍ VÀ

ĐIỀU HÒA NGUỒN LỰC

THỰC HIỆN DỰ ÁN

6.1 BỐ TRÍ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC

HIỆN DỰ ÁN

 Cần tuân thủ theo các nguyên tắc ưu tiên sau Khi bố trí nguồn

lực :

 - Ưu tiên các công việc găng

 - Ưu tiên các công việc mà có thời gian dự trữ là nhỏ nhất

 - Ưu tiên các công việc có thời gian thực hiện dài nhất

 - Ưu tiên các công việc có thời điểm khởi công hay hoàn

thành sớm nhất

 - Ưu tiên các công việc đòi hỏi phải hoàn thành trước

 - Ưu tiên các công việc vì mục đích chính trị, xã hội hoặc tạo

uy tín thương hiệu cho công ty

6.1.1 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ GANTT

với từng công việc dự án

trục tung phần dưới gốc tọa độ Bố trí nguồn

lực thực hiện dự án ở phía dưới trục hoành

b Thí dụ

“Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp” với bảng phân tích

công việc như dưới đây:

TT Tên công việc Ký hiệu Độ dài thời

gian (tuần) Thời điểm bắt đầu

TT Tên công việc Thời gian (tuần lễ)

4 3

 Như vậy thời gian cao điểm trong bố trí

sử dụng nguồn lực nằm ở 4 tuần đầu Đây

là điều bất hợp lý, vì mới bắt đầu dự án đã yêu cầu sử dụng nhiều nguồn lực Có

nghĩa là trong 4 tuần đầu, nhu cầu nguồn lực là “căng thẳng”: 6 đơn vị nguồn

lực/tuần, 8 tuần còn lại nhu cầu nguồn lực

“nhàn rỗi”: 2 đơn vị nguồn lực/tuần

6.1.2 BỐ TRÍ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC

TRÊN SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN

 Bước 1 Vẽ sơ đồ PERT của dự án với các công việc và thời gian

của từng công việc

 Bước 2 Vẽ hệ trục toạ độ hai chiều với trục hoành biểu thị thời

gian thực hiện các công việc trên từng tiến trình Trục tung thể

hiện tuần tự các tiến trình của sơ đồ PERT

 Bước 3 Vẽ sơ đồ PERT cải tiến lên hệ trục toạ độ hai chiều, bằng

cách: vẽ tiến trình dài nhất (tức tiến trình tới hạn) trước, sau đó đến các tiến trình ngắn dần Tiến trình dài nhất cũng là tiến trình nằm thấp nhất, sau đó cao dần lên

6.1.2 BỐ TRÍ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC TRÊN SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN

 Bước 4 Bố trí nguồn lực thực hiện dự án trên sơ đồ PERT cải tiến bằng

cách căn cứ vào các tiến trình theo nguyên tắc:

 - Trục hoành biểu diễn thời gian của từng tiến trình

 - Trục tung biểu diễn các tiến trình và hao phí nguồn lực của từng công

việc

 - Loại bỏ công việc cùng tên trong các tiến trình khác nhau, chỉ để lại

công việc đó trong một tiến trình duy nhất.

 - Bố trí nguồn lực cho các công việc theo từng tiến trình trên sơ đồ

PERT cải tiến

 Bước 5 Nhận dạng sự “căng thẳng” hay “nhàn rỗi” trong bố trí nguồn

lực huy động dự án để từ đó có biện pháp điều hoà sử dụng nguồn lực

 b Thí dụ

 Trở lại thí dụ “ Dự án lắp ghép khu nhà công

nghiệp”

4 3

Bước 1 Vẽ sơ đồ PERT (đã có)

Sơ đồ PERT này có ba tiến trình: AFE, BCE và DGE

Bước 2 và 3 Vẽ hệ trục toạ độ hai chiều với trục hoành biểu thị thời

gian, trục tung thể hiện các tiến trình và vẽ sơ đồ PERT cải tiến lên

hệ trục toạ độ hai chiều đó

Bước 4 Bố trí nguồn lực thực hiện dự án trên sơ đồ PERT cải

tiến

 Qua sơ đồ PERT cải tiến ta thấy: cũng giống như đối

với sơ đồ GANTT, trong 4 tuần đầu, nhu cầu nguồn lực là “căng thẳng”: 6 đơn vị nguồn lực/tuần, 8 tuần còn lại nhu cầu nguồn lực là “nhàn rỗi”: 2 đơn vị

nguồn lực/tuần

 Một trong những nhiệm vụ của quản lý dự án là

phải điều hòa nguồn lực trong việc thực hiện dự án.

6.2 ĐIỀU HOÀ NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN

6.2.1 Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của

công việc

6.2.2 Các phương án điều hòa nguồn lực thực

hiện dự án

6.2.1 Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công

việc

dự trữ

 Thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công việc

(TS) là khoảng thời gian mà ta có thể điều chỉnh thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc công việc đó

Thời gian nhàn rỗi chỉ có ở các công việc không nằm trên tiến trình tới hạn (đường găng) và là cơ

 Bước 1 Vẽ sơ đồ PERT của dự án với các công việc được

ký hiệu hóa

 Bước 2 Xác định thời gian bắt đầu của công việc (TB)

 TB là tổng thời gian hao phí cho các công việc khác xảy ra

trước công việc đó Lưu ý rằng: TB của công việc đầu tiên trong tiến trình bao giờ cũng bằng 0

 Bước 3 Xác định thời gian hoàn thành tiến trình sau công

việc (TC)

 TC bằng tổng thời gian của một tiến trình trừ thời gian bắt

đầu của công việc đó

 Bước 4 Xác định thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc (TE)

giữa các tiến trình mà có sự tham gia của tiến trình này Đây cũng chính là thời gian bắt đầu dài nhất của công việc đó và là một trong các căn cứ để xác định thời gian dự trữ.

 Bước 5 Xác định thời gian hoàn thành tiến trình sau công việc dài

việc trong từng tiến trình

 Bước 6 Xác định thời gian bắt đầu chậm nhất của công việc

b Thí dụ

Trở lại thí dụ dự án “Lắp ghép khu nhà công nghiệp”

Bước 1 Vẽ sơ đồ PERT (đã có)

Các *T B = Thời gian bắt đầu Thời gian Thời gian Thời gian Thời công *T C =∑tei - T B = Thời gian hoàn bắt đầu hoàn bắt đầu gian việc

thành tiến trình sau hoạt động sớm thành chậm dự

của A-F-E B-C-E D-G-E nhất dài nhất nhất trữ

Bước 2, 3, 4, 5, 6, 7 được thể hiện trong bảng sau đây:

XÁC ĐỊNH THỜI GIAN DỰ TRỮ CỦA DỰ ÁN

SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN CỦA DỰ ÁN

4

6.2.2 Các phương án điều hòa nguồn lực thực

hiện dự án

 Có nhiều phương án điều hòa nguồn lực, tùy theo

thời gian dự trữ của từng công việc Phương án tốt

nhất là phương án mà có đường điều hòa nguồn lực là đường thẳng hoặc gần thẳng xấp xỉ với mức bình quân

về nguồn lực trong một đơn vị thời gian Các phương

án còn lại có đường điều hòa nguồn lực càng giống

đường Parabol càng tốt Đỉnh của Parabol phải nằm vào khoảng giữa của thời gian thực hiện dự án

Phương án 1: Bắt đầu công việc D chậm 1 tuần so với

dự tính

BÓ TRÍ NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN THEO

PHƯƠNG ÁN 1

Nguồn Lực 6

5 C Đường điều hòa

4 nguồn lực

1 A E

 Qua sơ đồ này nhu cầu nguồn lực trong từng tuần lễ như sau:

 Tuần đầu nhu cầu nguồn lực cho thực hiện công việc A và B

là 4 đơn vị nguồn lực

 Tuần thứ 2 đến hết tuần thứ 4 nhu cầu nguồn lực thực hiện

công việc A, D, C là 6 đơn vị nguồn lực/tuần

 Tuần thứ 5 có nhu cầu nguồn lực để thực hiện công việc A,

D là 4 đơn vị nguồn lực

 Tuần thứ 6 đến hết tuần thứ 12 nhu cầu nguồn lực thực hiện

công việc E là 2 đơn vị nguồn lực/tuần

 Như vậy so với cách bố trí đầu tiên, cách bố trí nguồn lực

trong phương án 1 đã tốt hơn Cụ thể đường điều hòa nguồn lực

DGE

A5

B1

Phương án 2 Bắt đầu công việc D và B chậm 1 tuần so với dự

tính ban đầu

SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN CỦA DỰ ÁN THEO PHƯƠNG ÁN 2

BỐ TRÍ NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN THEO PHƯƠNG ÁN 2

 Qua sơ đồ này nhu cầu nguồn lực trong từng

tuần lễ như sau:

 Tuần đầu nhu cầu nguồn lực cho thực hiện công việc

A là 2 đơn vị nguồn lực

 Tuần thứ 2 đến hết tuần thứ 5 nhu cầu nguồn lực cho

thực hiện công việc A, D, B, C là 6 đơn vị nguồn lực/tuần

 Tuần thứ 6 đến hết tuần thứ 12 nhu cầu nguồn lực để

thực hiện công việc E là 2 đơn vị nguồn lực/tuần.

 Đây là cách bố trí nguồn lực hợp lý nhất Bởi vì, mới tuần

đầu thực hiện dự án nhu cầu nguồn lực chỉ là 2 đơn vị Sau đó tăng lên 6 đơn vị trong 4 tuần kế tiếp và 7 tuần cuối cùng nhu cầu nguồn lực chỉ là 2 đơn vị nguồn lực/tuần Hai nhánh của đường điều hòa nguồn lực đã cân đối hơn Do thời gian dự trữ của từng công việc ngắn, nên đối với dự án này ta không thể san bằng nhu cầu nguồn lực theo hướng thẳng được mà chấp nhận theo đường Parabol

2

7

65

4

1

A,4,8 B,2,6

D,6,5

E,3,6 F,12,7

G,4,8

I,4,10

K,3,4 C,4,5

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

20 15 10 5 0

4-5 2-5

3-5 4-7

20 15 10

13

10 12

11 12

3-5 28