Slide bài giảng môn quản lý học: Chương 7: Kiểm soát

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ MỤC TIÊU Môn học: QUẢN LÝ HỌC Sau học xong chương 7, sẽ:  Tại phải thực hoạt động kiểm soát tổ chức Chương  Khái niệm kiểm soát, chất, nội dung kiểm soát KIỂM SOÁT Trình bày hình thức kiểm soát  Phân tích quy trình kiểm tra  Liên hệ quy trình kiểm soát vào hoạt động thực tế tổ chức Giảng viên: TS Nguyễn Hữu Xuyên Email: huuxuyenbk@gmail.com NHX_KHQL_NEU_2014 NHX_KHQL_NEU_2014 KIỂM SOÁT CÂU HỎI KHỞI ĐỘNG Kiểm soát có nghĩa không tin nhau? Căn để kiểm soát gì? Kiểm soát trình xem xét hoạt động nhằm mục đích làm cho hoạt động đạt kết tốt hơn, đồng thời giúp phát sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho hoạt động thực hướng Kiểm soát đâu? Kiểm soát trình giám sát, đo lường, đánh giá điều Ki u ch chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo thực theo kế hoạch Ai kiểm soát kiểm soát ai? NHX_KHQL_NEU_2014 NHX_KHQL_NEU_2014 TẠI SAO LẠI PHẢI KIỂM SOÁT? BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT (1) Kiểm soát hệ thống phản hồi kết hoạt động (1) Nhằm hoàn thiện định quản lý (2) Đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao (3) Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý người lãnh đạo hệ thống KIỂM SOÁT (5) Tạo tiền đề cho trình hoàn thiện đổi Kết mong Kết thực Đo lường kết So sánh với muốn tế thực tế tiêu chuẩn Thực Xây dựng chương trình điều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai lệch điều chỉnh (4) Giúp hệ thống theo sát đối phó với thay đổi môi trường NHX_KHQL_NEU_2014 Nhược điểm? Xác định sai lệch Độ trễ thời gian   Gây tốn cho tổ chức  có tác dụng việc nâng cao Ít ch lượng trình hoạt động chất NHX_KHQL_NEU_2014 BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT (tiếp)? BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT(tiếp)? (2) Kiểm soát hệ thống phản hồi dự báo (3) Hệ thống kiểm soát có hiệu phải kết hợp kiểm soát kết cuối kiểm soát dự báo Đầu vào Quá trình thực Đầu Đầu vào Hệ thống kiểm soát Đầu Hệ thống kiểm soát Xây dựng? NHX_KHQL_NEU_2014 Quá trình thực VÍ DỤ? NHX_KHQL_NEU_2014 ĐẶC ĐIỂM & NGUYÊN TẮC CỦA KIỂM SOÁT NỘI DUNG KIỂM SOÁT Các câu hỏi cần trả lời? Nguyên tắc: Đặc điểm:  hoạt động Là ng mang tính  K.soát h.động thiết yếu quy lực quyền điểm k.soát thiết yếu  hoạt động có tính Là  Tuân thủ pháp luật m đích mục  Chính xác, khách quan  hoạt động gắn với chủ Là ủ th định thể  hoạt động gắn với Là m đối tượng cụ thể  Công khai, minh bạch Kiểm soát cần tập trung nỗ lực vào khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu  Mang tính đồng  Phải hiệu Kiểm soát yếu tố hoạt động gây hoang mang làm nản lòng nhân viên, làm giảm uy tín nhà quản lý, gây lãng phí thời gian tiền bạc hệ thống NHX_KHQL_NEU_2014 YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VD ? (2) Mang tính đồng bộ, công khai, xác khách quan (3) Phù hợp với tổ chức người NHX_KHQL_NEU_2014 Liệu có phải kiểm soát không? Kiểm soát gì? Tần suất kiểm soát? Sai lệch đâu? Sai lệch có nghiêm trọng không? Điều chỉnh sai lệch cách nào? NHX_KHQL_NEU_2014 10 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT (1) Được thiết kế theo kế hoạch Yêu cầu hệ thống kiểm soát (4) Linh hoạt có độ đa dạng cần thiết (5) Kiểm tra phải có trọng điểm Chủ thể kiểm soát (7) Kiểm tra phải có hiệu cực tiểu chi phí Công cụ kỹ thuật k.soát (6) Kiểm tra theo số liệu báo cáo nơi hoạt động Hệ thống kiểm soát PP hình thức k.soát Qui trình kiểm soát 11 NHX_KHQL_NEU_2014 12 HÌNH THỨC KIỂM SOÁT HÌNH THỨC KIỂM SOÁT (tiếp) (1) Xét theo cấp độ hệ thống kiểm soát (2) Xét theo trình hoạt động Kiểm soát chiến lược hoạt động kiểm soát không hướng vào việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý tổ chức mà nhằm phân tích, đánh giá khả phát triển tương lai tổ chức Kiểm soát lường trước hình thức kiểm soát ngăn ngừa biết trước nhằm không cho xảy Kiểm soát tác nghiệp hoạt động kiểm soát tập trung vào chuyên đề, vụ việc, kiện cụ thể nhằm đưa tiêu chuẩn cho việc thực KH mong muốn nhằm để so sánh kết thực tế sản phẩm, dịch vụ tiêu chuẩn dạng số lượng, chất lượng, thời gian chi phí Kiểm soát hoạtt Ki đ động hình thứcc giám sát nhà quản n lý đưa hoạt động ng điều chỉnh giám sát Kiểm soát đồng hệ thống kiểm soát sử dụng để kiểm soát toàn hoạt động tổ chức cách tổng thể NHX_KHQL_NEU_2014 13 HÌNH THỨC KIỂM SOÁT (tiếp) NHX_KHQL_NEU_2014 (4) Xét theo tần suất Kiểm soát phận Kiểm soát định nh kỳ Kiểm soát cá nhân NHX_KHQL_NEU_2014 14 HÌNH THỨC KIỂM SOÁT (tiếp) (3) Xét theo phạm vi, quy mô Kiểm soát toàn diện Kiểm soát kết hình Ki th thức đo lường kết cuối ối hoạt động, nguyên nhân sai lệch so với tiêu chuẩn KH XĐ chỉnh cho h.động điều ng t tương tự tương lai Kiểm soát đột xuất Kiểm soát thường xuyên 15 NHX_KHQL_NEU_2014 16 QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT (tiếp) XĐ mụ mục tiêu, nộ nội dung kiể kiểm soát (1) Xây dựng hệ th thốống tiêu chu chuẩẩn Tiêu chu chuẩẩn ki kiểểm tra nh nhữ ững chu chuẩẩn mức mà cá nhân, tập th thểể doanh nghi nghiệệp ph phảải th thự ực hi hiệện để đảm bảo cho toàn doanh nghi nghiệệp ho hoạạt động có hi hiệệu qu quảả Xác đị định hệ hệ th thố ống tiêu chuẩ chuẩn kiể kiểm soát Giám sát, đo lường đánh giá hoạt động Sự thực hoạt động phù hợp với tiêu chuẩn Có Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra bao gồm:  Các mục tiêu DN, lĩnh vực, phận người  Các tiêu chất lượng sản phẩm dịch vụ  Các định mức kinh tếtế-kỹ thuật  Các tiêu chuẩn nguồn lực, thu nhập, v.v Không cần điều chỉnh Không Tiến hành điều chỉnh sai lệch Đưa sáng kiến đổi NHX_KHQL_NEU_2014 17 QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT (tiếp)  Cần tiến hành điểm thiết yếu đầu vào, đầu trình hoạt động động  Sử dụng công cụ đo lường, tần suất phù hợp dạng hoạt động bị kiểm tra  Xây dựng mối quan hệ người tiến hành đo lường với người đánh giá định điều chỉnh, v.v 18 QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT (tiếp) (2) Đo lường đánh giá thực Đo lường lường:: NHX_KHQL_NEU_2014 Đánh hiện:: (3) Điều chỉnh hoạt động giá thực  So sánh kết đo lường với hệ tiêu chuẩn  Nếu phù hợp → không cần điều chỉnh  Nếu không phù hợp → phân tích nguyên nhân hậu → định có cần điều chỉnh không? Nếu có xây dựng chương trình điều chỉnh có hiệu quả Điều chỉnh tác động bổ sung trình quản trị để khắc phục sai lệch thực hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động Các câu hỏi cần trả lời:  Điều chỉnh gì? Có cần thiết phải điều chỉnh không?  Ai điều chỉnh?  Khi điều chỉnh?  Điều chỉnh bao lâu?  Biện pháp công cụ điều chỉnh gì? (4) Đưa sáng kiến đổi NHX_KHQL_NEU_2014 19 NHX_KHQL_NEU_2014 20 THẢO LUẬN Hãy xác định tên tổ chức mà bạn quan tâm? •Những tiêu chuẩn nhà quản lý sử dụng để kiểm soát đánh giá hoạt động tổ chức •Nhà quản lý sử dụng hình thức kiểm soát trình kiểm soát hoạt động tổ chức •Hệ thống kiểm soát tổ chức bộc lộ ưu điểm, nhược điểm nào? •Hãy đưa số sáng kiến để hoàn thiện, đổi hệ thống kiểm soát cho tổ chức đó? NHX_KHQL_NEU_2014 21 ... NHX_KHQL_NEU_2014 BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT (tiếp)? BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT(tiếp)? (2) Kiểm soát hệ thống phản hồi dự báo (3) Hệ thống kiểm soát có hiệu phải kết hợp kiểm soát kết cuối kiểm soát dự báo Đầu vào... thống kiểm soát PP hình thức k .soát Qui trình kiểm soát 11 NHX_KHQL_NEU_2014 12 HÌNH THỨC KIỂM SOÁT HÌNH THỨC KIỂM SOÁT (tiếp) (1) Xét theo cấp độ hệ thống kiểm soát (2) Xét theo trình hoạt động Kiểm. .. •Những tiêu chuẩn nhà quản lý sử dụng để kiểm soát đánh giá hoạt động tổ chức •Nhà quản lý sử dụng hình thức kiểm soát trình kiểm soát hoạt động tổ chức •Hệ thống kiểm soát tổ chức bộc lộ ưu