bài giảng môn quản lý dự án phần 2

KHÁI NIỆM  Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, xác định công việc cần làm, nguồn lực và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đ

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Phần 3

MỤC TIÊU

Kết thúc chủ đề này, học viên sẽ có khả năng tốt hơn trong việc:

 Xác định được những lợi ích của việc hoạch định dự án và khung hoạch định

KHÁI NIỆM

 Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức

dự án theo một trình tự lôgic, xác định công việc cần làm, nguồn lực

và thời gian làm những công việc

đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu

đã xác định của dự án

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

 Góp phần đạt được mục tiêu

 Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực

 Giúp cho việc kiểm soát và giám sát tiến trình dự án

 Gia tăng sự giao tiếp/phối hợp

 Tạo động cơ thúc đẩy mọi người

 Đạt được sự tài trợ đối với dự án

Khung hoạch định cơ bản

Hoạch định tiến độ

Hoạch định kiểm soát

Hoạch định phạm vi dự án

Hoạch định phạm vi dự án

 Hoạch định phạm vi dự án là

mô tả các yêu cầu mà nhóm

dự án phải chịu trách nhiệm thực hiện để đáp ứng kết quả kỳ vọng

THIẾT LẬP WBS

Thu thập yêu cầu

 Thu thập yêu cầu

Là tiến trình thu thập và xác lập những mong đợi của các bên liên quan đến

dự án

 Các phương pháp thu thập

technique

Thiết lập mục tiêu dự án

 Dưới dạng các kết quả cuối

cùng được mong đợi đáp

 S pecific Rõ ràng, cụ thể

 M easurable Có thể đo lường được

 A greed upon Có thể thỏa thuận được

 R ealistic Có thể thực hiện được

 T ime-Bound Có giới hạn về thời gian

Yêu cầu đối với mục tiêu

Xác định mục tiêu dự án

Các câu hỏi đặt ra:

 Ai sẽ hưởng lợi từ kết quả này?

 Mục tiêu của các thành viên liên quan

sẽ khác nhau như thế nào?

 Tiêu chuẩn nào các thành viên có liên quan sử dụng để đánh giá sự thành

công của dự án?

Các cấp độ mục tiêu dự án

 Mục tiêu tổng thể (Goal / Overall Objective / Long-term objective)

 Một mục tiêu thuộc cấp độ cao

 Trình bày định hướng tổng quát để từ đó chỉ ra những mục đích, những hoạt động và những nhiệm vụ

 Mục tiêu dự án (Project objective / Purpose)

 Là những mô tả chính xác cái gì được làm để hoàn thành mục tiêu tổng thể

 Đây là điều chúng ta muốn đạt được sau khi dự án thực hiện có kết quả

 Kết quả dự án (Project outputs / Results)

 Sản phẩm trực tiếp và hữu hình của các hoạt động dự án

Xác định phạm vi công việc

 Tiến trình soạn thảo một bản mô tả chi tiết công việc nào sẽ được làm để đạt mục tiêu dự án

 Phân biệt các hoạt động phải thực hiện và các kết quả phải đạt được tiếp theo các hoạt động đó

 Làm rõ những công việc nào có liên quan với nhau để có thể tiến hành kiểm soát chúng trong suốt quá trình thực hiện dự án

 Mục tiêu cần đạt được là Bản Tuyên bố Phạm

vi dự án – Project Scope Statement nhằm mô tả

một cách chi tiết những kết xuất phải được tạo ra

từ dự án và các công việc cần thiết để tạo ra các kết xuất đó

 Tuyên bố thường bao gồm : Mục tiêu dự án, Mô

tả đặc tính kết quả dự án; Các phần kết xuất công việc; Các yêu cầu; Các tiêu chí đánh giá kết quả

dự án

Xác định phạm vi công việc

Thiết lập WBS

 WBS (Work Breakdown Structure) -

Cơ cấu phân chia công việc là một

cấu trúc phân chia theo thứ bậc các

công việc và các sản phẩm cuối cùng

phải được hoàn tất để kết thúc dự án

 Thiết lập Cơ cấu phân chia công việc – WBS là việc thực hiện tiến trình chia những kết xuất của dự án và công việc

có qui mô lớn trong dự án thành nhiều phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn

 Từ điển cơ cấu phân chia công việc – WBS Dicnationary là một tài liệu được tạo ra từ qui trình thiết lập WBS và nhằm mục đích hỗ trợ cho WBS và chi tiết hóa nội dung WBS

Thiết lập WBS

 Là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện dự án trong từng thời

kỳ Thiết lập WBS

 Các nguyên lý cơ bản tạo WBS

 Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi

 Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các công việc dưới nó

 Một mục WBS có một người chịu trách nhiệm chính

 WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc

phát triển WBS

 Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm

Thiết lập WBS

Phát triển và ấn định mã số quản lý Phân rã các WBS ở cấp độ cao thành chi tiết Xác lập cấu trúc, phương thức tổ chức WBS Xác định các kết xuất phải được chuyển giao

Thẩm định tính đầy đủ và hợp lý của WBS

Các bước thiết lập WBS

 Dạng Sơ đồ tổ chức – Dự án xây dựng nhà

Cấu trúc của WBS

Ngôi nhà 1.0.0

Công trình

xây dựng

1.1.0

HT điện 1.3.0

HT nước 1.2.0

Xây móng

1.1.1

Xây Tường/trần 1.1.2

Cấp nước 1.2.1

Thoát nước 1.2.2

Lắp đặt Thiết bị 1.3.2

Lắp đặt Dây dẫn 1.3.1

 Dạng đề cương/đề mục/liệt kê Outline – Ví dụ: Dự

1.2.0 Hệ thống nước

1.2.1 Cấp nước 1.2.2 Thoát nước

1.3.0 Hệ thống điện

1.3.1 Lắp đặt dây dẫn 1.3.2 Lắp đặt Thiết bị

Cấu trúc WBS dự án trồng hoa trong khuôn viên trường

1000 Hoàn thành việc trồng hoa

 Dạng Mind – Mapping

Cấu trúc của WBS

Công việc chính 1

Công việc chính 2

Công việc chính 3

Công việc chính 4

Kết quả chuyển giao 1 Kết quả chuyển giao 2

Dự

án

Tự điển WBS

WBS CÔNG ViỆC KẾT QuẢ

KỲ VỌNG

NGƯỜI CHỊU TRÁCH

NHIỆM CHÍNH

THỜI GIAN THỰC HiỆN

NGÂN SÁCH

YẾU TỐ RỦI RO

Tự điển WBS

WBS CÔNG ViỆC KẾT QuẢ

KỲ VỌNG

NGƯỜI CHỊU TRÁCH

NHIỆM CHÍNH

THỜI GIAN THỰC HiỆN

NGÂN SÁCH

YẾU TỐ RỦI RO

1 Viết báo cáo

nghiên cứu thị trường

Báo cáo nghiên cứu thị trường

Nguyễn Văn A …

ngày

… triệu đồng

, …

Gói công việc trong WBS

(Work package in WBS)

Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS Một gói công việc

được xác định một cách rõ ràng sẽ có những đặc điểm sau :

 Định nghiã được công việc (Cái gì – What)

 Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc (Bao lâu – How

Tiêu chuẩn của WBS tốt

 Thực trạng và sự hoàn thành cuả dự án có thể được đo lường một cách dễ dàng

 Nó quen thuộc với đội dự án Thời gian, chi phí và những nguồn lực khác có thể được ước lượng môt cách dễ dàng

 Nó bao gồm các công việc mà có thể quản

lý, có thể đo lường và các công việc này độc lập với các công việc trong những hoạt động khác

 Thông thường, nó sẽ tạo thành một dòng công việc liên tục từ khi bắt đầu đến khi kết thúc

Hoạch định tổ chức

Hoạch định tổ chức đội dự án

 Xác định các tương tác của dự án

 Tương tác tổ chức

 Tương tác kỹ thuật

 Tương tác giữa các cá nhân

 Xác định nhu cầu nhân sự

 Tuyển dụng giám đốc dự án và đội dự án

 Tổ chức đội dự án

thành viên trong đội dự án

viên có liên quan đến dự án

Vai trò Nhiệm vụ

Trách nhiệm Quyền hạn OBS

Ma trận phân giao trách nhiệm (RAM)

 Việc phân giao trách nhiệm đối

với các công việc là một cách sử

dụng quan trọng khác của WBS

 Mỗi công việc cần thực hiện

được giao cho một người nhất

định có trách nhiệm hoàn thành

công việc ấy Việc phân giao này

được liệt kê trong một mẫu biểu

riêng, gọi là Ma trận Phân giao

Trách nhiệm (RAM)

Hoạt động Tuấn Đông Hồng Hoa Tuệ

Tiếp nhận và theo dõi bản câu hỏi trả về R S

R : Chịu trách nhiệm S : Hổ trợ

Đội dự án

Ma trận phân giao trách nhiệm (RAM) một dự án NC thị trường

 OBS là một cơ cấu tổ chức chức năng để thực hiện công việc xác định bởi WBS

 OBS được dùng để phân giao trách nhiệm đối với từng phần việc của WBS để đạt mục tiêu của dự án

 OBS được dùng để tích hợp cơ cấu tổ chức với WBS nhằm mục đích phân giao trách nhiệm theo chức năng đối với những công việc cần phải thực hiện

Cơ cấu phân chia tổ chức - OBS

1.1.2 Lên kịch bản và tìm người thuyết trình

1.1.3 Chuẩn bị tài liệu

1.1.3.1 Nhận tài liệu

1.1.3.2 Chuẩn bị và in ấn số tay Hội nghị

1.2 Lựa chọn ngày và nơi tổ chức Hội nghị

1.3.3 Thiết lập hộp thư hội nghị

1.3.4 Tiếp nhận Danh sách đăng ký

Ví dụ minh họa OBS

Kế hoạch tổ chức Hội nghị khách hàng

PHÒNG BÁN HÀNG

1.1 Soạn thảo chương trình

1.1.1 Thiết lập chủ đề và đề bài 1.1.2 Lên kịch bản và tìm người thuyết trình 1.2.1 Chọn ngày Hội nghị

1.3.3 Thiết lập hộp thư HN 1.3.4 Tiếp nhận Danh sách đăng ký

Hoạch định tiến độ

2 Ý nghĩa hoạch định tiến độ dự án

 Đặt các hoạt động dự án vào

khung thời gian cụ thể để triển

khai thực hiện và kiểm soát

 Kết quả cuối cùng là tạo ra Biểu đồ tiến độ dự án (Gantt, mạng) với các hoạt động tới hạn; Các điểm mốc; Các kế hoạch khác có liên quan đến tiến độ để đảm bảo khả năng hoàn thành dự án đúng hạn, đạt chất lượng

3 Quy trình hoạch định tiến độ dự án

 Bước 1 Xác định các công việc cần làm

(Activity definition)

 Bước 2 Xác định thứ tự ưu tiên của các công

việc (Activity sequencing)

 Bước 3 Ước tính thời gian cho mỗi công việc

(Activity duration estimating)

 Bước 4 Phát triển lịch trình (Schedule

development)

3.1 Xác định các công việc cần làm

Cơ sở để thực hiện:

 Bản báo cáo phạm vi (Scope

statement) và cấu trúc phân chia công việc (WBS): cung cấp thông tin về những công việc cần làm

3.1 Xác định các công việc cần làm

 Mục đích: Hiểu rõ về các công

việc cần làm để có thể ước tính thời gian thực hiện công việc một cách chính xác

 Kết quả: Danh mục các công

việc cần làm

3.2 Xác định thứ tự ưu tiên các công việc

 Xem xét lại các công việc và xác định các mối quan hệ

giữa các công việc liên quan:

 Sự liên hệ có tính bắt buộc (logic cứng): vốn có trong bản chất công việc

 Sự liên hệ có tính tùy nghi (logic mềm): được xác định bởi nhóm dự án

 Mục đích: Xác định rõ các mối liên hệ công việc để sử

dụng phân tích lộ trình tới hạn và quản lý các công việc quan trọng

3.2 Xác định thứ tự ưu tiên các công việc

Kỹ thuật phân tích:

 Sơ đồ mạng là kỹ thuật được ưa

thích để trình bày trình tự sắp xếp

các họat động dưới dạng biểu đồ

 Hai kỹ thuật vẽ sơ đồ mạng

– Phương pháp sơ đồ mạng AON (Activity-On-Node) - Hoạt động trên nút công việc

– Phương pháp sơ đồ mạng AOA (Activity-On-Arrow) - Hoạt động trên mũi tên

Phương pháp sơ đồ mạng AON

 Sử dụng điểm nút (nodes) hoặc hộp (boxes)

để đại diện cho công việc

 Mũi tên (arrow) biểu diễn cho mối liên hệ

giữa các công việc

3.2 Xác định thứ tự ưu tiên các công việc

 Có 4 mối liên hệ trong sơ đồ mạng

đầu trước khi việc B kết thúc

3.2 Xác định thứ tự ưu tiên các công việc

Các nguyên tắc cơ bản trong việc phát triển sơ đồ mạng AON

 Các hoạt động trong sơ đồ mạng hướng từ trái sang phải,

không được tạo thành vòng lặp;

 Mũi tên trên sơ đồ mạng chỉ ra mối liên hệ có trước hoặc tiếp theo sau hoạt động;

 Mỗi hoạt động nên có một số nhận dạng duy nhất, hoạt động đứng sau có số nhận dạng lớn hơn hoạt động nào đứng trước nó;

 Kinh nghiệm chỉ ra rằng khi có nhiều hoạt động bắt đầu thì một điểm nút bắt đầu được sử dụng để chỉ rõ sự bắt đầu; tương tự một điểm nút kết thúc để chỉ rõ sự kết thúc dự án

3.2 Xác định thứ tự ưu tiên các công việc

Bài tập

Vẽ sơ đồ mạng AON của dự án với thông tin như sau

 Dự án đơn giản gồm các công việc: a, b, c, d, e

 Điều kiện:

 a và b bắt đầu đồng thời

 d bắt đầu sau khi hoàn thành b

 c bắt đầu sau khi hoàn thành a

 e bắt đầu sau khi hoàn thành d và c

Phương pháp sơ đồ mạng AOA

 Mũi tên (arrows) dùng để đại diện cho công việc

 Điểm nút (nodes) hay vòng tròn (circles) đại diện

cho điểm bắt đầu và kết thúc các công việc

3.2 Xác định thứ tự ưu tiên các công việc

Cách vẽ sơ đồ mạng AOA

 Sự kiện/nút (Event): sự kết thúc của một/một số công việc &

là điều kiện để bắt đầu một/một số công việc tiếp sau

 Công việc/công tác (activity): Hoạt động giữa 2 sự kiện

 Công việc thực - Ký hiệu:

 Công việc giả: dùng chỉ mối liên hệ giữa các công việc, không

đòi hỏi thời gian & nguồn lực - Ký hiệu:

Sự kiện xuất phát i Sự kiện kết thúc j

Các nguyên tắc cơ bản trong việc phát triển sơ đồ mạng AOA

 Sơ đồ mạng không được tạo thành vòng lặp

 Đánh số các sự kiện theo trình tự từ trên xuống dưới, từ trái sang phải

 Sự kiện ở đầu mũi tên mang số lớn hơn sự kiện ở đuôi mũi tên

3.2 Xác định thứ tự ưu tiên các công việc

Bài tập

Vẽ sơ đồ mạng AOA của dự án với thông tin như sau

 Dự án đơn giản gồm các công việc: a, b, c, d, e

 Điều kiện:

 a và b bắt đầu đồng thời

 d bắt đầu sau khi hoàn thành b

 c bắt đầu sau khi hoàn thành a

 e bắt đầu sau khi hoàn thành d và c

Vẽ sơ đồ mạng AOA, AON của một dự án xây nhà với

thông tin được cho như sau Công việc Công việc tiền nhiệm

Vẽ sơ đồ mạng AON, AOA của dự án

lắp đặt thiết bị lọc không khí

trước

Thời gian (tuần)

Kiểm tra và thử nghiệm

_ _

3.3 Ước tính thời gian cho mỗi hoạt động

 Xây dựng các giả thiết liên quan đến nguồn lực, các sự kiện

ngẫu nhiên;

 Xác định các nguồn lực có thể huy động trong kế hoạch;

 Xác định phương pháp ước lượng thời gian

- Phương pháp ngẫu nhiên

- Phương pháp tất định

3.3 Ước tính thời gian cho mỗi hoạt động

 Thời gian thực hiện (D) bao gồm thời gian làm việc thực tế trên mỗi hoạt động cộng với thời gian trôi đi

 Nổ lực là số ngày làm việc hoặc số giờ làm việc được yêu cầu để hoàn thành một công việc Nổ lực không

bằng với thời gian thực hiện

3.4 Phát triển lịch trình

 Phát triển lịch trình sử dụng kết quả của

những bước khác trong quá trình hoạch định tiến độ để xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc cũng như của cả dự

án

 Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một một lịch trình

dự án thực tế, một kế hoạch cho dự án có tính khả thi để làm cơ sở giám sát tiến trình

của dự án trong một khuôn khổ thời gian nhất định

Các công cụ và kỹ thuật để phát triển lịch trình

Sơ đồ GANTT (Gantt Charts)

 Được phát triển từ 1917 bởi Henry L Gantt

 Sơ đồ GANTT thể hiện các tiến trình công việc theo

hoạch định và thực tế đã thực hiện dưới dạng biểu

đồ thời gian thanh ngang

 Cung cấp một dạng chuẩn cho việc thể hiện thông tin về

kế hoạch dự án bằng:

 Liệt kê các công việc của dự án (trục tung)

 Ngày bắt đầu, ngày kết thúc tương ứng của các công việc theo lịch (trục hoành)

3.4 Phát triển lịch trình

Dự án lắp đặt thiết bị lọc không khí

trước

Thời gian (tuần)

Kiểm tra và thử nghiệm

_ _

SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN LẮP ĐẶT THIẾT BỊ LỌC KHÔNG KHÍ

4 Đổ bê tông và xây khung

7

Lắp đặt thiết bị lọc khí

8

Kiểm tra và thử nghiệm

Khối lượng công việc hoàn thành Mốc thời gian đánh giá

Công tác găng Công tác không găng

3.4 Phát triển lịch trình

SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN LẮP ĐẶT THIẾT BỊ LỌC KHÔNG KHÍ THEO

KẾ HOẠCH VÀ THỰC TẾ

Ưu điểm của sơ đồ Gantt

 Đơn giản và dễ hiểu:

 Dễ nhìn thấy từng công việc cần làm

 Thứ tự thực hiện công việc

 Thời gian cho mỗi công việc

 Thấy rõ tổng tiến độ thực hiện dự án

 Cơ sở phân phối nguồn lực

3.4 Phát triển lịch trình

Nhược điểm của sơ đồ Gantt

 Không thể hiện rõ mối quan hệ giữa các công

việc, đặc biệt trong dự án có nhiều công việc

 Không thể hiện rõ công việc nào là chủ yếu có tính

quyết định đối với tổng tiến độ thực hiện dự án

3.4 Phát triển lịch trình

Phát triển lịch trình theo sơ đồ mạng

Các phương pháp phân tích sơ đồ mạng :

 Phương pháp CPM (Critical Path Method)

 Thời gian hoàn thành mỗi công việc là hằng số

 Nhấn mạnh đến sự đánh đổi giữa thời gian và chi phí

 Phương pháp PERT (Program Evaluation and Review

Technique)

 Nhấn mạnh đến việc ước lượng thời gian hoàn thành công việc không chắc chắn

3.4 Phát triển lịch trình