Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THANH TÙNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC HÀ NỘI 12 - 2003 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THANH TÙNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC Luận văn thạc sỹ khoa học Chuyên ngành: Lƣu trữ Tƣ liệu học Mã số: 10 02 Người hướng dẫn khoa học PGS Vƣơng Đình Quyền HÀ NỘI 12 - 2003 MỤC LỤC Phần mở đầu Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài Mục tiêu đề tài Phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ đề tài Các phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn sử liệu Đóng góp luận văn Bố cục luận văn Phần nội dung Chƣơng 1: Tổng quan hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc giai đoạn 1.1 Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước 1.2 Các đơn vị nghiệp thuộc Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước 1.2.1 Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 1.2.2 Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu 1.2.3 Trung tâm Nghiên cứu khoa học 1.2.4 Trung tâm Tin học 1.2.5 Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước 1.2.6 Các trường, sở đào tạo cán lưu trữ 1.3 Tổ chức lưu trữ hành Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ 1.4 Tổ chức lưu trữ chuyên ngành 1.4.1 Lưu trữ Bộ Quốc phòng 1.4.2 Lưu trữ Bộ Công an 1.4.3 Lưu trữ Bộ Ngoại giao 1.5 Hệ thống tổ chức lưu trữ địa phương Tiểu kết chương Chƣơng 2: Tính tất yếu phải hồn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ nhà nƣớc nguyên tắc, yêu cầu đặt cho việc hoàn thiện 2.1 Lý phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước 2.2 Các nguyên tắc yêu cầu đặt cho việc hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước 2.2.1 Các nguyên tắc 2.2.2 Các yêu cầu Tiểu kết chương Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ nhà nƣớc 3.1 Mô hình tổ chức quan quản lý lưu trữ nhà nước TW địa phương 3.1.1 Đối với quan quản lý ngành TW 3.1.2 Đối với quan quản lý lưu trữ địa phương 3.2 Đối tượng nội dung cần hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước 3.2.1 Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước 3.2.2 Các đơn vị nghiệp 3.2.3 Tổ chức lưu trữ hành Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ 3.2.4 Tổ chức lưu trữ chuyên ngành 3.2.5 Hệ thống quan, tổ chức lưu trữ địa phương Phần kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CHXHCN: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa CMT8: Cách mạng tháng HĐBT: Hội đồng Bộ trưởng HĐCP Hội đồng Chính phủ HĐND: Hội đồng nhân dân KHKT: Khoa học kỹ thuật KHXN & NV: Khoa học xã hội nhân văn TW: Trung ương UBND: Uỷ ban nhân dân PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài Tài liệu lưu trữ ký ức văn hố có giá trị nhiều mặt quốc gia, dân tộc Đó di sản phản ánh cách trực tiếp, chân thực, xác thành tựu trình đấu tranh, lao động sáng tạo vật chất tinh thần nhân loại qua thời kỳ lịch sử Nhận thức vai trị, vị trí đặc biệt quan trọng tài liệu lưu trữ, quốc gia có chủ trương biện pháp khác nhằm tổ chức quản lý tốt di sản văn hoá đặc biệt Một biện pháp mang tính định xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ hồn chỉnh, hoạt động có hiệu từ TW đến địa phương Ở Việt Nam vấn đề tổ chức, thiết lập quan quản lý tài liệu lưu trữ sớm quan tâm Dưới triều Nguyễn, quyền Trung ương thiết lập quan chuyên trách lưu trữ tài liệu Nội Bản Chương sở, xây dựng kho lưu trữ mang tính chất cố định Tàng Thư lâu, kho Lưu trữ Thư viện Nội các, Tụ khuê.v.vv Dưới thời thuộc Pháp, với việc thành lập Nha Lưu trữ Thư viện Đơng Dương, kho lưu trữ có tính chất quốc gia vùng lãnh thổ, đưa công tác lưu trữ Việt Nam bước sang trang mới, chấm dứt tình trạng tự phát, bước sang thời kỳ quản lý tập trung Nhờ bước đầu thiết lập số quan lưu trữ vậy, mà quyền trung ương triều Nguyễn để lại cho hậu khối lượng tài liệu quí giá bao gồm hàng trăm tập châu bản, hàng nghìn mộc v.v nhờ có quản lý Nha Lưu trữ Thư viện Đông Dương, với kho lưu trữ, mà quyền thuộc Pháp giữ lại khối lượng tài liệu lớn có giá trị lịch sử, trị, kinh tế, văn hố Đơng Dưong nói chung Việt Nam thời kỳ cận đại nói riêng Nhưng hạn chế lịch sử, nguyên nhân chủ quan khách quan, tổ chức lưu trữ Việt Nam thời kỳ lịch sử cịn nhiều tồn hạn chế Từ sau Cách mạng tháng năm 1945, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước bước xây dựng kiện toàn Ngày 8/9/1945, Chính phủ Lâm thời ban hành Sắc lệnh số 21/SL bổ nhiệm Ngơ Đình Nhu làm Giám đốc Nha Lưu trữ Cơng văn Thư viện tồn quốc; ngày 3/1/1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thơng đạt số 01/VP “ cấm không tự tiện huỷ bỏ hay bán công văn hồ sơ cũ” khẳng định cơng văn hồ sơ cũ tài liệu “có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” [33;257] Nhưng nhiều thập kỷ, toàn Đảng, toàn dân phải dốc sức vào kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ để giành độc lập dân tộc, nên đến năm 1962 quan quản lý lưu trữ thức thành lập (Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng thành lập Nghị định số 102/CP ngày 04/9/1962 Hội đồng Chính phủ) để quản lý tập trung thống việc lưu trữ hồ sơ Nhà nước Tiếp ngày 28.9.1963 Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 142 – CP ban hành Điều lệ Công tác Công văn giấy tờ Cơng tác Lưu trữ Theo đó, hệ thống tổ chức lưu trữ bước xây dựng Đến nay, sau bốn mươi năm xây dựng phát triển, bên cạnh thành tựu bật đạt như: hình thành hệ thống tổ chức lưu trữ từ TW đến cấp tỉnh, bao gồm quan quản lý ngành, kho, Trung tâm lưu trữ, quan đào tạo nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước bộc lộ số hạn chế, đặc biệt kinh tế chuyển từ chế tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trường Cụ thể như, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước chưa hồn chỉnh chưa có ổn định cao, chức năng, nhiệm vụ số quan chưa quy định đầy đủ hợp lý, có chồng chéo v.v Thực trạng hệ thống tổ chức lưu trữ vậy, làm cho tài liệu lưu trữ nhiều quan không tập trung quản lý, quản lý thiếu khoa học, tình trạng tài liệu bó gói, tích đống phổ biến cấp, ngành, hiệu phục vụ xã hội công tác lưu trữ chưa cao Chính vậy, hồn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ điều kiện nhiệm vụ quan trọng ngành u cầu có tính tất yếu để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ Mặt khác, đến Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước chưa xây dựng quy hoạch hoàn chỉnh phát triển ngành tương lai Đứng trước thực tế đó, chúng tơi chọn đề tài: “HỒN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ CỦA NHÀ NƢỚC ” làm luận văn cao học mình, mong góp tiếng nói nhỏ bé vào cơng tác xây dựng tổ chức ngành, biết vấn đề không chút đơn giản Mục tiêu đề tài Với đề tài này, mong muốn giải hai mục tiêu sau: Một là, đưa tranh khái quát hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước Qua đó, thấy tính tất yếu nhu cầu khách quan phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước giai đoạn Hai là, sở thực trạng hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đề xuất kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện chúng để cơng tác lưu trữ Nhà nước phục vụ có hiệu nghiệp cơng nghiệp hố, đại hóa đất nước Phạm vi nghiên cứu đề tài Hệ thống tổ chức lưu trữ, mạng lưới quan, tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương Trong bao gồm, quan quản lý ngành, Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ chuyên ngành, lưu trữ tỉnh, huyện, xã phường, tổ chức lưu trữ quan từ TW đến địa phương Ngồi ra, cịn có quan nghiên cứu khoa học, trường đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ Những quan, tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả, đáp ứng kịp thời địi hỏi thực tiễn phát triển ngành tương lai phải tổ chức cách khoa học, có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, cấu tổ chức, đội ngũ cán hợp lý, xây dựng sở khoa học, nguyên tắc yêu cầu quản lý chặt chẽ Hiện nước ta, có hai hệ thống tổ chức lưu trữ hoạt động độc lập Đó hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tuy nhiên, theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH ngày 04-4-2001 Uỷ ban thường vụ Quốc hội công bố theo Lệnh số 03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001 Chủ tịch nước (dưới gọi tắt Pháp lệnh Lưu trữ năm 2001), hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam theo mơ hình tổ chức lưu trữ thống Cụ thể, điều 26 Pháp lệnh quy định: “cơ quan lưu trữ TW có chức tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ việc thực quản lý nhà nước lưu trữ”[33;269] Điều có nghĩa là, lưu trữ Đảng lưu trữ Nhà nước đặt quản lý chung quan Đây mơ hình tổ chức có khả đáp ứng yêu cầu tập trung quản lý thống công tác lưu trữ đảm bảo việc tinh giản đầu mối tổ chức quản lý ngành theo yêu cầu cải cách hành Quốc gia Thế nhưng, lý chủ quản khách quan, nên theo thời gian tới mơ hình tổ chức chưa thể thực thi Tổ chức lưu trữ Việt Nam tồn hai hệ thống độc lập lưu trữ Đảng lưu trữ Nhà nước Ở đề tài này, giới hạn phạm vi nghiên cứu vấn đề hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHXHCN Việt Nam không đề cập đến hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng Sở dĩ vì: Do đặc điểm tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quan Đảng, nên tổ chức lưu trữ Đảng nhìn chung đơn giản, tương đối ổn định, hoạt động có hiệu từ TW đến địa phương Ngược lại, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đa dạng với quy mô lớn, tài liệu hình thành có thành phần nội dung đa dạng, phức tạp, chiếm khối lượng lớn Phông Lưu trữ quốc gia, nên nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ quan lưu trữ Nhà nước phức tạp nặng nề, đòi hỏi lưu trữ Nhà nước phải xây dựng hệ thống tổ chức tương ứng bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ có hiệu cho nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước Vì vậy, vấn đề xây dựng hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước coi nhiệm vụ quan trọng cấp thiết ngành Đó sở để tương lai, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước nòng cốt mạng lưới tổ chức lưu trữ thống Việt Nam Trong phạm vi nghiên cứu đề tài, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước thể mặt chức nhiệm vụ, cấu tổ chức, đội ngũ cán quan, đơn vị, bao gồm: -Cơ quan quản lý ngành Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia - Lưu trữ quan Nhà nước từ TW đến địa phương: từ tổ chức lưu trữ Bộ ngành TW đến tổ chức lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc TW, lưu trữ quận, huyện, xã, phường thị trấn -Các quan nghiên cứu khoa học, đào tạo bồi dưỡng cán lưu trữ Hiện nay, quan quản lý ngành lưu trữ giao thêm chức quản lý Nhà nước công tác văn thư Tuy nhiên, điều khơng có nghĩa là, hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước đồng thời hệ thống tổ chức văn thư lưu trữ Nhà nước Vì thực tế, cơng tác văn thư quan TW địa phương hai cơng tác độc lập, có tổ chức riêng Ở Bộ, quan ngang bộ, quan trực thuộc Chính phủ, cơng tác văn thư Phịng Hành phụ trách, cơng tác lưu trữ Phịng Lưu trữ phụ trách Ở tỉnh, thành phố trực thuộc TW, cơng tác văn thư Văn phịng UBND phụ trách, công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh phụ trách Trong phạm vi nghiên cứu đề tài này, chúng tơi nghiên cứu, hồn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước mà không đề cập đến hồn thiện tổ chức quản lý cơng tác văn thư Vì theo chúng tơi, việc quy định thẩm quyền quản lý nhà nước công tác văn thư quan TW địa phương hợp lý Nhiệm vụ đề tài 10 + Xây dựng kế hoạch phát triển công tác lưu trữ tỉnh, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán tổ chức thực kế hoạch sau phê duyệt; + Thực nhiệm vụ ứng dụng khoa học công nghệ, xây dựng kho tàng, trang thiết bị, thủ tục phục vụ nhu cầu độc giả; Với nhiệm vụ cho thấy, công việc cán quản lý cơng việc có tính bao quát, không liên tục phân nhỏ chi tiết địi hỏi đầu tư nhiều trí tuệ, công sức, thời gian Ở phận này, nên bố trí giám đốc phó giám đốc đảm nhiệm phụ trách trực tiếp Đối với trung tâm lưu trữ lớn Trung tâm Lưu trữ Hà nội Thành phố Hồ Chí Minh, cần bố trí biên chế giúp việc giám đốc phó giám đốc Đối với cán làm cơng tác này, địi hỏi phải cán chun trách có trình độ chun mơn để giải tồn nhiệm vụ cơng tác quản lý Ngồi ra, trường hợp cần thiết thực nhiệm vụ kiểm tra tình hình, thống kê, kiểm kê tài liệu, làm thủ tục cấp chứng thực v.v - Bộ phận nghiệp có nhiệm vụ: + Tổ chức thu thập tài liệu hết thời hạn bảo quản quan nguồn nộp vào kho lưu trữ tỉnh theo định kỳ; + + Tổ chức chỉnh lý tài liệu chưa lập hồ sơ kho; Tiến hành xác định giá trị tài liệu để giữ lại tài liệu có giá trị bảo quản tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; + Thực chế độ thống kê, kiển tra thực biện pháp bảo quản an toàn tài liệu; + Tiến hành tu bổ, phục chế kịp thời tài liệu có giá trị bị hư hỏng + Tổ chức hình thức sử dụng phục vụ nhu cầu quan nhân dân Với nhiệm vụ cụ thể trên, muốn xác định biên chế cán làm nhiệm vụ quản lý kho tài liệu Trung tâm lưu trữ tỉnh cần phải vào số nguồn nộp lưu loại quan nộp lưu Vì khối lượng tài liệu tuỳ theo 104 số quan nhiều hay ít, quan có nhiều tài liệu hay khơng loại hình tài liệu, chất lượng tài liệu, giá trị tài liệu Thực tế cho thấy bản, Trung tâm lưu trữ tỉnh không thu tài liệu chỉnh lý hồn chỉnh từ nguồn nộp lưu Do khâu tổ chức khoa học tài liệu thu công việc chiếm nhiều thời gian công sức cán lưu trữ, làm ảnh hưởng đến khâu nghiệp vụ khác Như vậy, với việc hoàn thiện, chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ tỉnh, biên chế cán Trung tâm lưu trữ, dừng lại việc quy định tối thiểu 05 người mà nên định biên theo định mức lao động cụ thể dựa thành phần, khối lượng tài liệu trung tâm lưu trữ tỉnh Theo kết nghiên cứu Đề tài khoa học cấp ngành “Cơ sở khoa học xác định biên chế trình độ nghiệp vụ cán lưu trữ cấp tỉnh” mã số 96 – 98 – 004 nghiệm thu năm 1999 ngồi biên chế làm cơng tác quản lý, biên chế cán phân nghiệp kho lưu trữ tỉnh cần tính theo mét giá tài liệu Cụ thể tính theo cơng thức: Cứ 300m giá (tương đương với 20.000 hồ sơ) bố trí biên chế, sau tăng 150 mét giá (tương đương 10.000 hồ sơ) tăng thêm 01 biên chế * Lưu trữ sở, ban, ngành: Bên cạnh việc hoàn thiện cấu tổ chức trung tâm lưu trữ tỉnh cần ý đến tổ chức lưu trữ sở, ban, ngành trực thuộc UBND tỉnh Hiện hầu hết tỉnh, sở ban ngành khơng có lưu trữ chun trách trừ hai thành phố lớn Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh số sở, ban, ngành có bố trí cán chun trách cơng tác lưu trữ Theo chúng tôi, sở, ban, ngành thuộc tỉnh nên có cán lưu trữ chuyên trách phận lưu trữ trực thuộc Phịng Hành Quản trị Bộ phận lưu trữ sở, ban, ngành có chức năng, nhiệm vụ thu thập bổ sung tài liệu từ chuyên viên vào kho lưu trữ tiến hành chỉnh lý khoa học 10 phục vụ khai thác sử dụng có hiệu khối tài liệu Đến thời hạn nộp lưu nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh Biên chế: Lưu trữ sở ban ngành phải có cán lưu trữ chuyên trách Tuy nhiên, số lượng biên chế phải tuỳ thuộc vào qui mô hoạt động quan, khối lượng tài liệu cần bảo quản Khơng nên có quy định cứng nhắc số lượng biên chế cố định b Lưu trữ cấp huyện: Hiện theo quy định Nhà nước cấp huyện bố trí từ đến cán làm cơng tác lưu trữ Tuy nhiên, chưa có quy định thiết lập tổ chức lưu trữ cấp huyện Theo chúng tôi, cấp huyện nên thiết lập lưu trữ bảo quản cố định tài liệu Căn chủ yếu để đưa phương án sau: + Một là: Như trình bày chương 2, huyện cấp quản lý tồn diện hoạt động trị, kinh tế, văn hố địa bàn tương đối rộng, có hệ thống quan quyền tương đối hồn chỉnh Vì vậy, hoạt động quyền cấp huyện hình thành nhiều tài liệu có giá trị phản ánh tồn diện q trình lịch sử huyện Những tài liệu chứa đựng nhiều thông tin cần thiết cho hoạt động quan, đoàn thể cấp huyện, việc nghiên cứu lịch sử địa phương Do đó, phận Phông lưu trữ Quốc gia, tập trung bảo quản huyện - nơi hình thành chúng thuận tiện cho việc nghiên cứu sử dụng vào nhiều mục đích phục vụ nhiều đối tượng Hiện nay, tài liệu lưu trữ hình thành huyện nhìn chung cịn để phân tán quan, đơn vị Do phận không nhỏ bị hư hỏng, mát Hai là: Khi xem xét tổ chức lưu trữ cấp huyện cần phải tính đến mối quan hệ lưu trữ huyện lưu trữ xã Do khối lượng tài liệu xã không đáng kể, tổ chức bảo quản cố định xã nảy sinh nhiều bất hợp lý, phải xây cất nhà kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản, phải có cán lưu trữ chuyên trách có khả làm việc độc lập, với gần 10.000 đơn vị cấp xã nước nay, ngân sách nhà nước ngân sách địa phương vào lưu trữ cấp xã khoản kinh phí 10 không nhỏ Mặt khác, tài liệu lưu trữ bảo quản manh mún, hiệu quản sử dụng không cao Do đó, tài liệu có giá trị hình thành cấp xã, tốt nên giao nộp vào lưu trữ huyện Trong trường hợp này, lưu trữ huyện, nguồn tài liệu quan cấp huyện giao nộp cịn có nguồn tài liệu bổ sung từ cấp xã + Ba là: giả thiết rằng, lưu trữ huyện không bảo quản cố định tài liệu, làm nhiệm vụ trung chuyển Có nghĩa tất tài liệu có giá trị lịch sử hình thành cấp huyện xã đến thời hạn quy định phải nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh Nếu tổ chức theo mơ hình này, có ưu điểm giảm phần kinh phí xây dựng nhà kho, mua sắm trang thiết bị, tài liệu bảo quản tốt Tuy nhiên, đặt hoàn cảnh cụ thể kinh tế xã hội, điều kiện tự nhiên huyện nước mơ hình thật khơng hợp lý Vì với mơ hình đó, khơng dễ đáp ứng đầy đủ yêu cầu sử dụng tài liệu nhiều quan, cán nhân dân huyện xã Chẳng hạn, cán bộ, nhân dân huyện muốn nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan phải tìm đến Trung tâm Lưu trữ tỉnh cách xã hàng chục chí hàng trăm số Qua phân tích trên, chúng tơi cho cấp huyện cần tổ chức lưu trữ cố định để bảo quản tài liệu có giá trị hình thành quan đoàn thể huyện xã Về tổ chức phạm vi quản lý hẹp, quy mô tổ chưc lưu trữ không lớn, lưu trữ huyện khơng thiết phải có phân biệt rạch rịi quản lý, đạo với công tác bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Có nghĩa lưu trữ huyện cần tổ chức với tên gọi Trung tâm lưu trữ huyện với chức là:giúp UBND, văn phòng UBND huyện thực quản lý nhà nước công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phạm vi toàn huyện c Lưu trữ cấp xã: xã cấp sở cuối Mặt dù số lượng văn hàng năm nhận ban hành chiếm số lượng không lớn tài liệu sản sinh q trình hoạt động quyền xã tài 10 liệu phản ánh trực tiếp đời sống vật chất, tinh thần nhân dân, hiệu việc thực chủ trương, đường lối sách Đảng Nhà nước Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ xã sở để đảm bảo tính hồn chỉnh Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam Tuy nhiên, theo mơ hình tổ chức lưu trữ cấp quận huyện chúng tơi trình bày, lưu trữ xã coi lưu trữ hành, sau thời hạn định tài liệu nộp vào trung tâm lưu trữ huyện Về biên chế cán bộ, UBND xã cần bố trí cán phụ trách chung cơng tác văn thư lưu trữ Để theo dõi nắm tình hình tốt, cán tốt khơng thay đổi theo nhiệm kỳ UBND xã Để lưu trữ xã hoạt động có hiệu quả, Trung tâm lưu trữ tỉnh cần có văn hướng dẫn chuyên môn cụ thể, tiến hành kiểm tra công tác văn thư lưu trữ địa phương khoảng tháng đến năm lần, thu nhận tài liệu theo thời hạn quy định 10 KẾT LUẬN Cơng cc đổi mới, địi hỏi ngành, cấp, tổ chức cần phải nhanh chóng tự đổi Công tác lưu trữ thường coi tĩnh lặng, chịu ảnh hưởng chao đảo đời sống xã hội, song khơng mà u cầu đổi mới, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ không đặt ta cách xúc khẩn trương Vì nhân tố định cho phát triển công tác lưu trữ - mắt xích guồng máy hoạt động Nhà nước Khi nói tổ chức ngành lưu trữ người ta thường quan tâm đến tầm cỡ tổng cục hay cục, phịng hay sở tổ chức thuộc đâu Thực mặt Vấn đề đáng quan tâm xây dựng hoàn thiện hệ thống tổ chức định mô hình tổ chức lưu trữ thống tồn quốc có quy chế bắt buộc để mơ hình tổ chức thực có mơ hình thống cần có quy định điều lệ hoạt động, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn số lượng biên chế cần có cho tổ chức Để phát huy hiệu nhằm đạt đến mục tiêu hoạt động quản lý cơng tác lưu trữ q trình hồn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ đòi hỏi phải tuân thủ nguyên tắc phải đạt yêu cầu định Đó sở để đề tài đề xuất nội dung hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ trình bày Chương Để thực mục tiêu trên, theo cần thực nội dung sau: + Nâng cao nhận thức quan, tổ chức máy nhà nước vai trị vị trí cơng tác lưu trữ nói chung tài liệu lưu trữ nói riêng nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước Xem việc hồn thiện tổ chức lưu trữ nội dung cải cách hành ngành, khẳng định, để công tác lưu trữ phát triển đáp ứng nhu cầu thực tiễn yêu cầu cốt yếu phải có hệ thống tổ chức đủ mạnh, hoạt động có hiệu từ TW đến địa phương 10 + Xác định lại chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức lưu trữ sở rà sốt kiện tồn hệ thống tổ chức lưu trữ Đây nội dung giải pháp quan trọng không nhằm xếp tinh giản hợp lý hệ thống quan, tổ chức mà cịn có ý nghĩa đợt tổng duyệt chất lượng trình hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của tổ chức chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức quan Việc rà sốt phải tiến hành theo quy trinh chặt chẽ nghiêm túc dồng cấp ngành + Căn vào tiêu chí cơng việc để hồn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Theo giải pháp này, vào tiêu chí quan, tổ chức giải cơng việc tốt hay khơng tốt, nhanh chóng, kịp thời hay ùn tắc để đánh giá, xử lý mức độ thực thi thẩm quyền, trách nhiệm quan đến đâu Khơng chấp nhận lý khách quan, chủ quan chung chung mà phải vào tiêu chí cơng việc để buộc quan, tổ chức nâng cao trách nhiệm, chất lượng hiệu hoạt động Căn vào tiêu chí cơng việc quản lý tiêu chí cơng việc làm rõ xử lý nhiều vấn đề khác thuộc vị trí cơng tác, chức danh, tiêu chuẩn, biên chế cấu công chức quan, tổ chức sở công việc đảm nhận.Thực chất tiêu chí vừa thể chuẩn hố cơng việc vừa đánh giá mức độ thực thi thẩm quyền trách nhiệm quan, vị trí cơng tác thông qua công việc giải chưa giải giải + Chất lượng hố chun mơn hố đội ngũ cán công chức: cần thay phương thức quản lý chủ yếu kinh nghiệm chủ nghĩa, sử dụng người theo kiểu cào bằng, sống lâu lên lão làng phương thức quản lý thật dân chủ, theo pháp luật, khoa học công bằng, hiệu sở định tính, định lượng tiêu chí hồn thành cơng tác đến cá nhân công chức, ủng hộ phát minh – sáng kiến cơng việc Có quy chế xác định 110 rõ trách nhiệm pháp lý, thẩm quyền trách nhiệm cá nhân công tác, phối hợp làm việc, cải tiến sách đãi ngộ cơng chức Cơ chế quản lý cán phải đổi nhu cầu, khối lượng công việc, Nhà nước phải xây dựng chế độ đãi ngỗ hợp lý cán lưu trữ nhằm khuyết khích cán tận tâm với công việc, thực tốt nhiệm vụ giao Hiện mặt lương cán cơng chức ngành lưu trữ cịn thấp so với đơn vị hành nghiệp nói chung Trong ngành lưu trữ ngành mà cơng việc mang tính độc hại Hệ thống tổ chức hoàn thiện sở, sức mạnh đảm bảo hiệu hoạt động công tác lưu trữ từ TW đến địa phương Cuối cùng, chúng tơi phải nói thêm rằng, nghiên cứu hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước vấn đề khó, tác giả, với tuổi đời trẻ, chưa có kinh nghiệm quản lý Vì vậy, với đề tài này, tác giả mong muốn gợi ý bước đầu để quan nhà nước có thẩm quyền tham khảo để tiếp tục đầu tư nghiên cứu sâu hơn, nhằm xây dựng hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước đáp ứng yêu cầu quản lý tương lai 111 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Lan Anh: Một số ý kiến bước đầu tổ chức chuyên ngành nước ta Luận văn tốt nghiệp cử nhân khoa học chuyên ngành lưu trữ lịch sử – khoá 1991 – 1995 Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phong Báo cáo số 65/ BC- LTNN ngày 12 tháng 02 năm 2001 Cục Lưu trữ Nhà nước công tác văn thư lưu trữ từ năm 1997 đến năm 2000 phương hướng nhiệm vụ đến hết năm 2002 Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Báo cáo số 403/BC – LTNN ngày 30.8.2002 Cục Lưu trữ Nhà nước năm thực Chỉ thị 726 – TTg Thủ tướng Chính phủ tăng cường đạo công tác lưu trữ thời gian tới năm thi hành Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Báo cáo số 143/BC – TTII rà soát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ Quốc gia II, Thành phố Hồ Chí Minh Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Nguyễn Thị Chinh: Mạng lưới kho, trung tâm lưu trữ Nhà nước qua chặng đường 40 năm hình thành phát triển Khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học Quản trị văn phịng khố 1998 – 2002 Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm: Lý luận Thực tiễn công tác lưu trữ: Nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 1990 Cục Lưu trữ Nhà nước: Quá trình phát triển trưởng thành Nhà xuất Chính trị Quốc gia năm 2002 Phạm Thanh Dũng: Xây dựng kho lưu trữ tỉnh yêu cầu cấp bách: Lưu trữ Việt nam số 4, năm 1996 Hồ sơ việc mở trường Trung học Văn thư lưu trữ năm 1971 – 1973 Phông Cục Lưu trữ Nhà nước Hồ sơ số 258 – Trung tâm lưu trữ Quốc gia III 112 10 Nghiêm Kỳ Hồng: Mấy suy nghĩ định hướng hoàn thiện đổi công tác lưu trữ nay: Lưu trữ Việt Nam số 2, 1996 11 Ngô Thiếu Hiệu: Q trình hồn thiện máy tổ chức, quy chế hoạt động Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Lưu trữ Việt nam số 4, năm 2003 12 Nguyễn Ngọc Hiến (chủ biên): Các giải pháp thúc đầy cải cách hành Việt Nam Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà nội 2001 13 Nguyễn Xuân Hoà: Mấy ý kiến quản lý tài liệu lưu trữ Quốc phịng Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số năm 1999 14 Dương Văn Khảm (chủ nhiệm): Cơ sở khoa học để xây dựng luật lưu trữ Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 15 Dương Văn Khảm: Công tác lưu trữ Nhà nước xây dựng hệ thống quan lưu trữ TW địa phương.Tổ chức Nhà nước số 8, 2002 16 Kế họạch số 547/LTNN – KH ngày 30.11.2002 Cục Lưu trữ Nhà nước phát triển ngành lưu trữ năm (2001 – 2005) Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 17 Kỷ yếu hội nghị khoa học kho lưu trữ cố định Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà nội, 1997 18 Nghị định Hội đồng trưởng số 34 – HĐBT ngày 1.3.1984 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn tổ chức Cục Lưu trữ nhà nước – Phụ lục công báo số năm 1984 19 Nghị định số 45/2003/NĐ - CP ngày 09.5.2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu Bộ Nội vụ Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nưước 20 Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội 1982 21 Đỗ Ngọc Phác: Tổ chức phòng hay kho lưu trữ địa phương Nội san nghiên cứu Công tác lưu trữ số năm 1967 113 22 Vương Đình Quyền , chủ trì: Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức kho lưu trữ Việt Nam Đề tài khoa học cấp ngành Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà nội 1990 23 Vương Đình Quyền: Tập trung bảo quản tài liệu lưu trữ quan đồn thể cấp tỉnh Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3, 1999 24 Quyết định số 223/CT ngày 08.8.1988 Chủ tịch HĐBT trung tâm lưu trữ Tư liệu Cục Văn thư -Lưu trữ Nhà nước 25 Quyết định số 385/QĐ ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Tư liệu tham khảo Trung tâm NCKH lưu trữ 26 Quyết định số 211/QĐ - TC ngày 29.9.1988 Cục Lưu trữ Nhà nước việc tổ chức Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ 27 Quyết định số 226 – TCCB ngày 11 tháng 11 năm 1988 Cục Lưu trữ Nhà nước thành lập Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 28 Quyết định số 177/2003/QĐ - TTg ngày 01.9.2003 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức cảu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 29 Sự nghiệp lưu trữ Trung Quốc ngày nay, (bản dịch), Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 30 Tiếu Hồng Sỹ: Một số ý kiến củng cố kiện toàn tổ chức máy biên chế Trung tâm lưu trữ tỉnh, Lưu trữ Việt nam số 1, 2000 31 Nguyễn Thị Tâm: Nghiên cứu quy định thẩm quyền quản lý tài liệu cảu Trung tâm lưu trữ Quốc gia Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nưước, Hà Nội 1998 32 Nguyễn Thị Tâm: Vài nét hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam từ năm 1962 – 1992, Tạp chí Lưu trữ Việt nam, Hà Nội, 1994 114 33 Nguyễn Văn Thâm – Nghiêm Kỳ Hồng (tuyển chọn): Những văn đạo, hướng dẫn soạn thảo văn công tác văn thư - lưu trữ Nhà xuất trị Quốc gia, Hà Nội 2001 34 Thực tiễn lưu trữ Pháp - tập 1– (bản dich), 1993 Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 35 Thông tư số 221 – LT/ TT ngày 05.11.1984 Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phòng lưu trữ thuộc Bộ, uỷ ban nhà nước, quan khác thuộc HĐBT Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 36 Thông tư số 222- LT/ TT ngày 05.11.1984 Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phòng lưu trữ thuộc UBND tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc TW Tư liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 37 Văn hành công tác văn thư công tác lưu trữ, Nhà xuất Lao động, Hà Nội 1996 38 Nguyễn Như ý (chủ biên): Đại từ điển Tiếng Việt, Nhà xuất Văn hố Thơng tin, Hà Nội 1998 115 ... hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước ngày xây dựng củng cố Hiện nay, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước bao gồm: 1.1 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước: Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tiền thân Cục Lưu trữ. .. phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước giai đoạn Hai là, sở thực trạng hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đề xuất kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện chúng để công tác lưu trữ Nhà nước. .. hai hệ thống độc lập lưu trữ Đảng lưu trữ Nhà nước Ở đề tài này, giới hạn phạm vi nghiên cứu vấn đề hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHXHCN Việt Nam không đề cập đến hệ thống tổ chức