Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước được thể hiện trên các mặt về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của từng cơ quan, đơn vị, bao gồm:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Chương 1: Tổng quan về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trong

giai đoạn hiện nay

11

1.2 Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước 16

1.2.6 Các trường, cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ 31

1.3 Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan

Chương 2: Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà

nước và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện

40

2.1 Lý do phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước 40

2.2 Các nguyên tắc và yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện hệ thống tổ chức

Chương 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước 72

3.1 Mô hình tổ chức các cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước ở TW và địa

phương

72

3.1.2 Đối với cơ quan quản lý lưu trữ địa phương 74

3.2 Đối tượng và nội dung cần hoàn thiện trong hệ thống tổ chức lưu trữ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài

Tài liệu lưu trữ là ký ức văn hoá có giá trị nhiều mặt của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc Đó là di sản phản ánh một cách trực tiếp, chân thực, chính xác những thành tựu trong quá trình đấu tranh, lao động sáng tạo cả về vật chất và tinh thần của nhân loại qua các thời kỳ lịch sử

Nhận thức được vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ, mỗi quốc gia đều có những chủ trương biện pháp khác nhau nhằm tổ chức quản lý tốt nhất đối với những di sản văn hoá đặc biệt này Một trong những biện pháp mang tính quyết định đó là xây dựng một hệ thống tổ chức lưu trữ hoàn chỉnh, hoạt động có hiệu quả từ TW đến địa phương Ở Việt Nam vấn đề tổ chức, thiết lập các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ đã sớm được quan tâm Dưới triều Nguyễn, chính quyền Trung ương đã thiết lập cơ quan chuyên trách lưu trữ tài liệu của Nội các như Bản Chương sở, xây dựng các kho lưu trữ mang tính chất cố định như Tàng Thư lâu, kho Lưu trữ Thư viện Nội các,

Tụ khuê.v.vv Dưới thời thuộc Pháp, với việc thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, các kho lưu trữ có tính chất quốc gia và vùng lãnh thổ,

đã đưa công tác lưu trữ Việt Nam bước sang một trang mới, chấm dứt tình trạng tự phát, bước sang thời kỳ quản lý tập trung

Nhờ bước đầu thiết lập được một số cơ quan lưu trữ như vậy, mà chính quyền trung ương triều Nguyễn đã để lại cho hậu thế một khối lượng tài liệu quí giá bao gồm hàng trăm tập châu bản, hàng nghìn tấm mộc bản v.v và cũng nhờ có sự quản lý của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, cùng với các kho lưu trữ, mà chính quyền thuộc Pháp đã giữ lại được một khối lượng tài liệu lớn có giá trị về lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hoá ở Đông Dưong nói chung và Việt Nam thời kỳ cận đại nói riêng Nhưng do những hạn chế về lịch sử, do những nguyên nhân chủ quan và khách quan, tổ chức lưu trữ Việt Nam trong các thời kỳ lịch sử đó vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế

Từ sau Cách mạng tháng 8 năm 1945, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đã từng bước được xây dựng và kiện toàn Ngày 8/9/1945, Chính phủ Lâm thời đã ban hành Sắc lệnh số 21/SL bổ nhiệm Ngô Đình Nhu làm Giám đốc Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc; ngày

3/1/1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01/VP “cấm không

được tự tiện huỷ bỏ hay bán các công văn hồ sơ cũ” và khẳng định những

công văn hồ sơ cũ đó là những tài liệu “có giá trị đặc biệt về phương diện

kiến thiết quốc gia” [33;257] Nhưng do trong nhiều thập kỷ, toàn Đảng,

toàn dân phải dốc sức vào cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ để giành độc lập dân tộc, nên đến năm 1962 cơ quan quản lý về lưu trữ mới chính thức được thành lập (Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập bởi Nghị định số 102/CP ngày 04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ) để quản lý tập trung thống nhất việc lưu trữ hồ sơ của Nhà nước Tiếp đó ngày 28.9.1963 Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 142 – CP ban hành Điều lệ về Công tác Công văn giấy tờ và Công tác Lưu trữ Theo đó, hệ thống tổ chức lưu trữ đã từng bước được xây dựng

Đến nay, sau hơn bốn mươi năm xây dựng và phát triển, bên cạnh những thành tựu nổi bật đã đạt được như: đã hình thành một hệ thống tổ chức lưu trữ từ TW đến cấp tỉnh, bao gồm cơ quan quản lý ngành, các kho, Trung tâm lưu trữ, các cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước cũng đã bộc lộ một số hạn chế, đặc biệt khi nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường Cụ thể như, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước chưa hoàn chỉnh và chưa có sự ổn định cao, chức năng, nhiệm vụ của một số cơ quan chưa được quy định đầy đủ và hợp lý, có sự chồng chéo v.v Thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ như vậy, đã làm cho tài liệu lưu trữ ở nhiều cơ quan không được tập trung quản lý, hoặc quản lý thiếu khoa học, tình trạng tài liệu bó gói, tích đống phổ biến ở mọi cấp, mọi ngành, hiệu quả phục vụ xã hội của công tác lưu trữ chưa cao Chính vì vậy, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu

trữ trong điều kiện mới luôn là nhiệm vụ quan trọng của ngành và là yêu cầu

có tính tất yếu để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ hiện nay Mặt khác, đến nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vẫn chưa xây dựng được quy hoạch hoàn chỉnh về phát triển ngành

trong tương lai Đứng trước thực tế đó, chúng tôi đã chọn đề tài: “HOÀN

THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ CỦA NHÀ NƯỚC” làm luận văn cao

học của mình, mong góp tiếng nói nhỏ bé vào công tác xây dựng tổ chức của ngành, dẫu biết rằng đây là vấn đề không chút đơn giản

2 Mục tiêu của đề tài

Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được hai mục tiêu cơ bản sau:

Một là, đưa ra bức tranh khái quát về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước Qua đó, thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trong giai đoạn hiện nay

Hai là, trên cơ sở thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước

đề xuất những kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện chúng để công tác lưu trữ của Nhà nước phục vụ có hiệu quả sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước

3 Phạm vi nghiên cứu đề tài

Hệ thống tổ chức lưu trữ, là một mạng lưới các cơ quan, tổ chức lưu trữ

từ trung ương đến địa phương Trong đó bao gồm, cơ quan quản lý ngành, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ chuyên ngành, lưu trữ các tỉnh, huyện, xã phường, các tổ chức lưu trữ cơ quan từ TW đến địa phương Ngoài ra, còn có

cơ quan nghiên cứu khoa học, các trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về lưu trữ Những cơ quan, tổ chức này muốn hoạt động có hiệu quả, đáp ứng kịp thời những đòi hỏi của thực tiễn và sự phát triển của ngành ở hiện tại và trong tương lai thì phải được tổ chức một cách khoa học, có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ hợp lý, được xây dựng trên cơ sở những căn cứ khoa học, những nguyên tắc và yêu cầu quản lý chặt chẽ

Hiện nay ở nước ta, có hai hệ thống tổ chức lưu trữ hoạt động độc lập

Đó là hệ thống tổ chức lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống tổ chức lưu trữ của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tuy nhiên, theo tinh thần của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH ngày 04-4-2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội được công bố theo Lệnh số 03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001 của Chủ tịch nước (dưới đây được gọi tắt là Pháp lệnh Lưu trữ năm 2001), hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam sẽ theo mô hình tổ chức lưu trữ thống nhất Cụ thể, tại điều 26 của Pháp lệnh quy định:

“cơ quan lưu trữ TW có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm

trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ”[33;269]

Điều này có nghĩa là, lưu trữ Đảng và lưu trữ Nhà nước đặt dưới sự quản lý chung của một cơ quan Đây là mô hình tổ chức có khả năng đáp ứng yêu cầu tập trung quản lý thống nhất công tác lưu trữ và đảm bảo việc tinh giản đầu mối tổ chức quản lý của các ngành theo yêu cầu của cải cách nền hành chính Quốc gia Thế nhưng, vì những lý do chủ quản và khách quan, nên theo chúng tôi trong thời gian tới mô hình tổ chức này chưa thể thực thi

Tổ chức lưu trữ Việt Nam vẫn tồn tại hai hệ thống độc lập là lưu trữ Đảng và lưu trữ Nhà nước

Ở đề tài này, chúng tôi chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong vấn đề hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHXHCN Việt Nam chứ không đề cập đến hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng Sở dĩ như vậy là vì:

Do đặc điểm về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, nên tổ chức lưu trữ Đảng nhìn chung đơn giản, tương đối ổn định, hoạt động

có hiệu quả từ TW đến địa phương Ngược lại, do hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đa dạng và với quy mô lớn, tài liệu hình thành có thành phần nội dung đa dạng, phức tạp, chiếm khối lượng lớn trong Phông Lưu trữ quốc gia, nên nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan lưu trữ Nhà nước rất phức tạp và nặng nề, đòi hỏi lưu trữ Nhà nước phải xây dựng một hệ thống tổ chức tương ứng thì mới có thể bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ

quốc gia và phục vụ có hiệu quả cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Vì vậy, vấn đề xây dựng và hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước vẫn được coi là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết của ngành Đó cũng là

cơ sở để trong tương lai, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước sẽ là nòng cốt trong mạng lưới tổ chức lưu trữ thống nhất ở Việt Nam

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước được thể hiện trên các mặt về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của từng cơ quan, đơn vị, bao gồm:

- Cơ quan quản lý ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

- Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia

- Lưu trữ của các cơ quan Nhà nước từ TW đến địa phương: từ tổ chức lưu trữ của các Bộ ngành TW đến tổ chức lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, lưu trữ của quận, huyện, xã, phường thị trấn

- Các cơ quan nghiên cứu khoa học, đào tạo bồi dưỡng cán bộ về lưu trữ Hiện nay, cơ quan quản lý ngành lưu trữ được giao thêm chức năng quản

lý Nhà nước về công tác văn thư Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là, hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước đồng thời cũng là hệ thống tổ chức văn thư lưu trữ Nhà nước Vì trên thực tế, công tác văn thư tại các cơ quan TW và địa phương vẫn là hai công tác độc lập, có tổ chức riêng Ở các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, công tác văn thư do Phòng Hành chính phụ trách, công tác lưu trữ do Phòng Lưu trữ phụ trách Ở các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, công tác văn thư do Văn phòng UBND phụ trách, công tác lưu trữ do Trung tâm Lưu trữ tỉnh phụ trách Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, chúng tôi chỉ nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước mà không đề cập đến hoàn thiện tổ chức quản lý công tác văn thư Vì theo chúng tôi, việc quy định thẩm quyền quản lý nhà nước về công tác văn thư ở các cơ quan TW và địa phương như hiện nay là hợp lý

4 Nhiệm vụ của đề tài

Một là, tìm hiểu toàn diện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trên các mặt từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức Qua đó, chỉ rõ tính tất yếu và các nguyên tắc, yêu cầu để hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước ở Việt Nam, nhằm nâng cao chất lượng quản lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống các cơ quan lưu trữ từ TW đến địa phương

Hai là, đề ra được những kiến nghị hợp lý dựa trên những căn cứ khoa học, phù hợp với thực tiễn quản lý công tác lưu trữ ở Việt Nam nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước, giúp cơ quan quản lý xây dựng chiến lược phát triển ngành lưu trữ theo kế hoạch dài hơi hơn

5 Các phương pháp nghiên cứu:

Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã dựa trên cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học, đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Đồng thời trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi có sử dụng các phương pháp nghiên cứu khác như phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, phân tích mô tả, điều tra khảo sát để tổng hợp, xử lý các nguồn tư liệu đã thu thập được Cụ thể như, đối với phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, chúng tôi vận dụng khi nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của mạng lưới tổ chức lưu trữ Việt Nam Phương pháp điều tra, khảo sát được chúng tôi vận dụng khi cần thu thập những thông tin từ thực tế Với phương pháp này, các số liệu, nhận xét được đưa ra trong luận văn có tính thực tiễn cao hơn Cũng bằng phương pháp trên, chúng tôi đã thu thập được nhiều thông tin cần thiết mà không thể thấy trong các nguồn tư liệu

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu vấn đề tổ chức lưu trữ không phải là hướng đề tài nghiên cứu mới Tuy nhiên, đây cũng không phải là hướng đề tài được nhiều nhà khoa học và nhà quản lý ngành lưu trữ quan tâm Cụ thể từ năm 1962 đến nay, vấn đề tổ chức lưu trữ Việt nam mới chỉ có một đề tài cấp ngành được

nghiên cứu đó là “Lý luận và thực tiễn tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở

Việt Nam” Đề tài được thực hiện bởi một nhóm các tác giả và do PGS

Vương Đình Quyền làm chủ nhiệm, được thực hiện vào năm 1990 Đề tài là một công trình nghiên cứu khoa học nghiêm túc có ý nghĩa lý luận và thực tiễn cao đối với việc xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam Đề tài

đã tập trung lý giải những căn cứ, cơ sở khoa học để tổ chức thiết lập mạng lưới các kho từ TW đến địa phương Tuy nhiên, đề tài mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu mạng lưới các kho lưu trữ chứ chưa nghiên cứu một cách toàn diện cơ sở lý luận nhằm tổ chức thiết lập và hoàn thiện mạng lưới tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương bao gồm hệ thống các cơ quan quản lý, các đơn vị sự nghiệp Bên cạnh đề tài nghiên cứu trên, vấn đề tổ chức lưu trữ cũng được đề cập từng phần trong các công trình nghiên cứu khác Ví dụ

trong đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu

trữ” do TS Dương Văn Khảm (chủ nhiệm), được thực hiện năm 2001 Trong

đề tài này, tổ chức lưu trữ đã được tiếp cận theo hướng xây dựng các biện pháp nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ chứ không nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ

Ngoài ra, vấn đề tổ chức lưu trữ cũng được một vài tác giả quan tâm nghiên cứu Tuy nhiên, đó mới chỉ là những bài viết đơn lẻ được đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam Ví dụ như bài viết của tác giả Hà Quảng “Bàn về tổ chức lưu trữ cấp tỉnh”, Hà Huề: “Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh như thế nào cho hợp lý” (Tạp chí Lưu trữ Việt nam số 3 năm 1994 và số 4 năm 1995)

Song song với những đề tài nghiên cứu cấp ngành, những bài viết được đăng trên các tạp chí chuyên ngành, một số sinh viên chuyên ngành Lưu trữ lịch sử Khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà nội nay là Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học KHXH & NV cũng đã bước đầu quan tâm nghiên cứu về vấn đề này Cụ thể như luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Văn Nghiệp: “Một vài ý kiến về tổ chức hệ thống các Trung tâm lưu

trữ TW nước CHXHCNVN”, luận văn của Nguyễn Thị Lan Anh “Một vài ý

kiến bước đầu về tổ chức lưu trữ chuyên ngành ở nước ta hiện nay” Báo cáo

tốt nghiệp của Nguyễn Thị Chinh “Mạng lưới các kho, trung tâm lưu trữ Nhà

nước qua chặng đường 40 năm hình thành và phát triển (1962 – 2002) Các

đề tài này, đã bước đầu nghiên cứu những cơ sở khoa học và tình hình thực tế

về xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ qua các thời kỳ lịch sử Qua đó, đánh giá những thành tựu và hạn chế trong tổ chức và hoạt động của ngành Tuy nhiên, những đề tài này vẫn mang tính chất tản mạn chưa nghiên cứu thành hệ thống và cách tiếp cận chủ đề cũng có sự khác biệt Nếu như luận văn của Nguyễn Văn Nghiệp và Nguyễn Thị Lan Anh mang tính lý luận, và những thông tin trong đề tài đã lạc hậu, thì luận văn của Nguyễn Thị Chinh có tính mới mẻ hơn, nhưng đây là đề tài được triển khai theo hướng tổng kết lịch sử chứ chưa đặt vấn đề nghiên cứu xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước xuất phát từ những đòi hỏi thực tiễn quản lý

7 Các nguồn tư liệu được sử dụng

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa vào các nguồn tài liệu chủ yếu sau:

- Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (do Bộ môn Lưu trữ Lịch sử – Trường Đại học Tổng hợp biên soạn năm 1990)

- Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ

và công tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay Đây là nguồn tư liệu rất quan trọng Bởi vì, nó cung cấp cho chúng tôi những thông tin về c hủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước trong xây dựng, tổ chức công tác lưu trữ nói chung và mạng lưới các cơ quan quản lý, sự nghiệp của ngành nói riêng Cụ thể như:

+ Nghị định số 142/CP ngày 28 – 9 – 1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ

+ Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982

+ Thông tư số 40/1998/TT – TCCP ngày 24.01.1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp + Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001

+ Quyết định số 177/2003/ QĐ - TTg ngày 1.9.2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

+ Các báo cáo công tác của các cơ quan, đơn vị trong ngành lưu trữ Đây là nguồn tư liệu cung cấp cho chúng tôi những căn cứ thực tiễn, xác định khối lượng công việc ở từng cơ quan đơn vị làm cơ sở xây dựng định biên, thiết lập tổ chức

- Các công trình nghiên cứu khoa học, các bài viết liên quan được đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành

- Cuối cùng là một số luận văn tốt nghiệp của sinh viên khoa Sử và Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

8 Đóng góp của luận văn

Đề tài nếu được triển khai và thực hiện tốt, sẽ có những đóng góp nhất định:

Thứ nhất, về thực tiễn quản lý, đề tài cho chúng ta thấy toàn cảnh thực trạng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức lưu trữ Nhà nước Qua đó, thấy được tính tất yếu khách quan phải tiến hành cải cách, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ

Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài cả về mặt lý luận và thực tiễn có thể giúp các cơ quan có thẩm quyền tham khảo để tiến hành hoàn thiện mạng lưới tổ chức lưu trữ Nhà nước

Đó là những đóng góp, lợi ích trước mắt Về lâu dài với đề tài này, sẽ là

cơ sở, tạo tiền đề và điều kiện thuận lợi cho việc hợp nhất hai hệ thống tổ chức Vì khi chúng ta có hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước khoa học, hợp lý thì khi hợp nhất hai hệ thống tổ chức sẽ không gây xáo trộn gì lớn

9 Bố cục của luận văn:

Ngoài phần mở đầu nêu rõ mục đích, ý nghĩa nghiên cứu của đề tài Phần nội dung chính của đề tài được chia thành 3 chương

Chương 1: Tổng quan về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trong giai đoạn hiện nay

Đây là chương mang tính dẫn luận cho phần nội dung chính ở các chương sau Qua chương này, bức tranh tổng quan về hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam được phác hoạ một cách chi tiết, cụ thể và đầy đủ Qua đó, chúng ta

có căn cứ để đánh giá thực trạng, nhận thấy tính cấp thiết cần phải hoàn thiện mạng lưới tổ chức nếu muốn ngành phát triển và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của thực tiễn quản lý

Chương 2: Tính tất yếu của việc hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện đó

Đây là một trong hai chương chính của luận văn, tại chương này, chúng tôi trình bày tính cấp thiết phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ, trên cơ sở đánh giá, phân tích những nguyên nhân khách quan và chủ quan xuất phát từ thực tiễn tổ chức của hệ thống lưu trữ Nhà nước Qua đó, chúng tôi mạnh dạn đưa ra những nguyên tắc, yêu cầu trong hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Đây được coi là những cơ sở lý luận đảm bảo yêu cầu quản lý công tác lưu trữ

và tài liệu lưu trữ trong hoàn cảnh mới

Chương 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước

Tổng kết thực tiễn từ chương 1 và chương 2, trong chương này chúng tôi

đề xuất các phương án hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước từ việc xây dựng mô hình tổ chức cơ quan quản lý lưu trữ ở TW và địa phương đến những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ câú tổ chức, đội ngũ cán bộ, của từng cơ quan, đơn vị tổ chức

Phần cuối cùng của luận văn là phần kết luận Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, chúng tôi đưa ra những nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn về tổ chức lưu trữ nhà nước ở Việt nam

Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khai thác tư liệu Đặc biệt là các tài liệu, tư liệu liên quan đến tổ chức lưu trữ chuyên ngành của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao Bởi lẽ, đây là những tài liệu thuộc danh mục tài liệu mật của các cơ quan Ngoài ra do phạm vi nghiên cứu rộng đã không cho phép chúng tôi có điều kiện thời gian và vật chất để khảo sát trực tiếp toàn bộ cơ cấu tổ chức,

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đội ngũ cán bộ của tất cả các cơ quan Bên cạnh những khó khăn khách quan, về mặt chủ quan do trình độ bản thân tác giả còn nhiều hạn chế, vì vậy, mặc dù đã rất cố gắng, nhưng do đây là một

đề tài khó và phức tạp nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý của các nhà nghiên cứu, bạn bè

và những người quan tâm để luận văn đạt chất lượng tốt hơn

Nhân đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến nhà giáo ưu tú, PGS Vương Đình Quyền, các cán bộ, công chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ một số bộ, ngành TW.v.v đã hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành bản luận văn này

Hà nội, ngày 24 tháng 12 năm 2003

Tác giả Trần Thanh Tùng

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TRONG

GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

Ngay sau khi Cách mạng tháng 8 năm 1945 thành công, Đảng và Nhà nước đã quan tâm đến công tác lưu trữ Ngày 8/9/1945, thay mặt Chính phủ lâm thời, Bộ trưởng Bộ Nội vụ, ông Võ Nguyên Giáp đã ký Sắc lệnh số 21/SL

bổ nhiệm ông Ngô Đình Nhu làm Giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục Ngô Đình Nhu là người đã tốt nghiệp Trường Lưu trữ và Cổ tự học ở Pháp và trước CMT8 là giám đốc Lưu trữ và Thư viện Trung kỳ ở Thuận Hoá Việc lựa chọn Ngô Đình Nhu làm giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc đã thể hiện nhận thức của Chính phủ trước yêu cầu phải có cán bộ có trình độ chuyên môn trong quản lý đối với công tác lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động của Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc rất mờ nhạt, không phát huy được hiệu quả trong hoạt động quản lý Vì ông Ngô Đình Nhu đã không ra Hà Nội để nhận nhiệm sở và Chính phủ cũng không có quyết định bổ nhiệm người khác thay thế Do đó, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc không có người lãnh đạo cao nhất Mặt khác, trong hoàn cảnh chiến tranh, hệ thống tổ chức lưu trữ chưa được thiết lập, các cơ quan, tổ chức không có cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ Thậm chí có những nơi chưa đặt công tác lưu trữ thành một vấn đề trong công tác lãnh đạo hàng ngày, nên tài liệu bị huỷ hoại, mất mát phân tán là hậu quả khó tránh khỏi

Hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước chỉ thực sự được hình thành khi Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập theo Nghị định số 102/CP của Hội Đồng Chính phủ ngày 4/9/1962 và khi Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác Lưu trữ được ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội Đồng Bộ trưởng Từ đó đến nay, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước ngày càng được xây dựng và củng cố Hiện nay, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước bao gồm:

1.1 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước:

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiền thân là Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập bởi Nghị định 102/CP ngày 4/9/1962 của Hội đồng Chính phủ Đến năm 1984, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng được nâng cấp thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội Đồng Bộ trưởng với nhiệm vụ:

“giúp HĐBT quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ Quốc gia, xây dưng

và phát triển ngành lưu trữ trong cả nước” [7;16] Năm 1991, với chủ trương cải cách nền hành chính, tinh giản đầu mối các cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ, ngày 27.10.1991 Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 06/HĐCP chuyển Cục Lưu trữ Nhà nước thành cơ quan trực thuộc Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nôị vụ) Đến năm 2003, một lần nữa tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước lại có sự thay đổi Trong Nghị định số 45/2003/NĐ - CP của Chính phủ ngày 9/5/2003 quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ đã có quy định, đổi tên cơ quan quản lý ngành lưu trữ từ Cục Lưu trữ Nhà nước thành Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và ngày 01.9.2003 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 177/2003/QĐ/TTg về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Theo Quyết định này, chức năng, nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như sau:

Về vị trí, chức năng: “Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan của

Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ

và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt nam Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có con dấu có hình quốc huy” [28;1]

Nhiệm vụ và quyền hạn:

+ “Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch hàng tháng

và hàng năm về văn thư, lưu trữ

+ Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước về văn thư, lưu trữ;

+Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phát luật về văn thư, lưu trữ;

+ Quản lý tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; thực hiện thống kê nhà nước về lưu trữ;

+ Tổ chức, thực hiện kế hoạch, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

+ Quyết định và chỉ đạo thực hiện Chương trình cải cách hành chính các

tổ chức, đơn vị trực thuộc Cục theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

+ Quản lý biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ công chức thuộc quyền quản lý; quản lý tài chính, tài sản được giao theo chế

độ chung của nhà nước.” [28;2]

+ Cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được quy định tại điều 3 của Quyết định 177/2003/ QĐ - TTg ngày 01/9/2003 như sau:

1, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có Cục trưởng và các Phó Cục trưởng Cục trưởng và các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm

2, Các tổ chức giúp Cục trưởng quản lý nhà nước:

- Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW: có nhiệm vụ hướng dẫn,

kiểm tra các cơ quan TW thực hiện các quy định của Nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ; phối hợp với Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương xây dựng và trình Bộ Nội vụ ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ ở các Trung tâm lưu trữ Quốc gia; tham mưu giúp Cục trưởng trong việc giải quyết các yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của người nước ngoài; phối hợp với các đơn vị có liên quan để thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế, đào tạo, bồi dưỡng và quản lý cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan

TW

- Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương: cũng với những

nhiệm vụ như Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW Nhưng giới hạn phạm vi đối tượng là công tác văn thư lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực thuộc TW

- Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: có nhiệm vụ thanh tra,

kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật nói chung đối với các cơ quan, đơn vị, thuộc thẩm quyền quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ

- Phòng Tổ chức cán bộ: có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng cải tiến hệ

thống tổ chức của ngành lưu trữ, xây dựng tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ tài liệu ở các ngành, các cấp; nghiên cứu xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các đơn vị trực thuộc phù hợp với xu thế phát triển chung của đất nước và của ngành lưu trữ; tổ chức thực hiện quản lý và quy hoạch cán bộ lưu trữ theo phân cấp quản lý; quản lý công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ theo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, lưu trữ, trực tiếp quản lý công tác đào tạo cán

bộ có trình độ trung học và đào tạo học nghề ở hai trường trung học lưu trữ.v.v

- Phòng Kế hoạch – Tài chính: “Nghiên cứu xây dựng quy hoạch tổng

thế phát triển ngành lưu trữ; hướng dẫn tổng hợp kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch hàng năm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; tổ chức công tác thống kê và tổng hợp số liệu thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Quốc gia trong toàn quốc; quản lý công tác tài chính, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các chế độ tài chính đối với các đơn vị thuộc Cục; tham mưu giúp Cục trưởng quản lý công tác đầu tư xây dựng cơ bản và quản

lý vật tư, trang thiết bị tài sản của Cục ”

- Văn phòng: có nhiệm vụ “theo dõi, tổng hợp điều hoà, phối hợp xử lý

thông tin các mặt hoạt động của Cục, quản lý công tác thi đua khen thưởng của nhà nước”

+ Về biên chế cán bộ: Theo số liệu thống kê mới nhất do Phòng Tổ chức

Cán bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cung cấp tháng 8.2003, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có 41 cán bộ, được biên chế tại các phòng ban như sau:

Tên phòng ban Số lượng Trình độ Ngạch bậc

1.2 Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

1.2.1 Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia:

Hiện nay, lưu trữ Nhà nước có các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thực hiện nhiệm vụ tập trung quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc của Nhà nước Đó là, Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ

1.2.1.1 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

+ Trung tâm lưu trữ Quốc gia I tiền thân là Kho lưu trữ Hà Nội được

thành lập theo Nghị định ngày 26/12/1918 của Toàn quyền Đông Dương Albert Saraut cùng với bốn Kho lưu trữ khác ở Đông Dương là: Kho lưu trữ

Phủ Thống Đốc Nam kỳ ở Sài gòn, Kho lưu trữ Phủ Khâm xứ Trung kỳ ở Huế, Kho lưu trữ Phủ Khâm xứ Ai Lao ở Viên Chăn và Kho lưu trữ Phủ Thống xứ Cao Miên ở Phnômpênh

Sau CMT8 năm 1945, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục, trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Hà Nội

Trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp, Kho Lưu trữ Hà Nội thuộc quyền quản lý của chính quyền Thực dân Pháp Năm 1954, cuộc kháng chiến chống Pháp giành thắng lợi, Kho Lưu trữ Hà Nội được giao cho Bộ Tuyên truyền (nay là Bộ Văn hoá - Thông tin) quản lý Ngày 04/9/1962 Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập, Kho Lưu trữ Hà Nội đã được giao lại cho Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và được đổi tên thành Kho Lưu trữ TW Đến ngày 01/3/1984 Hội Đồng Bộ trưởng, đã ban hành Nghị định số 34/HĐBT đổi tên Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc HĐBT và trực tiếp quản lý Kho lưu trữ TW Cũng căn cứ vào Nghị định này, Kho Lưu trữ TW được đổi tên thành Kho lưu trữ Nhà nước TW Hà Nội và trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước

Ngày 8/8/1988 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số 223/CT

về các Trung tâm lưu trữ Quốc gia Căn cứ vào Quyết định này, ngày 06.9.1988, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 385/QĐ - TC đổi tên các Kho lưu trữ Nhà nước TW thành các Trung tâm lưu trữ Quốc gia Theo quyết định này, Kho Lưu trữ Nhà nước TW Hà Nội được đổi tên thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, với nhiệm vụ: “hướng dẫn, kiểm tra hồ sơ của các cơ quan có tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm; tổ chức quản lý các Phông lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc thời kỳ trước và sau Cách mạng tháng 8 năm 1945; phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu do Trung tâm lưu trữ Quốc gia I bảo quản vào những mục đích chính đáng của xã hội [25;1]

Năm 1995, sau khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 77/QĐ - TCCB ngày 17/7/1995

quy định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia I như sau:

*Chức năng: là đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng

thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc thời kỳ lịch

sử từ CMT8 năm 1945 trở về trước Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có tài khoản và con dấu riêng

*Nhiệm vụ, quyền hạn

+ “Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ hình thành từ tháng 8 năm

1945 trở về trước của các cơ quan, tổ chức xã hội và cá nhân trong ngoài nước

+ Phân loại, chỉnh lý, xác định, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu đã nộp vào Trung tâm, lập Phông bảo hiểm đối với tài liệu quý hiếm có giá trị đặc biệt

+ Thống kê, kiểm tra xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Lưu trữ Nhà nước

+ Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng công nghệ mới và những thành tựu khoa học vào thực tiễn của Trung tâm, tổ chức lao động khoa học nhằm nâng cao hiệu quả công tác được giao

+ Quản lý tổ chức biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư tài sản và kinh phí của Trung tâm theo đúng quy định của Nhà nước” [7; 28]

* Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I:

Trải qua nhiều lần tiếp nhận và bàn giao tài liệu, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đang quản lý tài liệu theo quy định tại Quyết định số 13/QĐ – LTNN của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 23/02/2001 Theo Quyết định này, Trung tâm có thẩm quyền, thu thập và quản lý khối tài liệu sau:

+ “Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc thời kỳ Phong kiến đã từng tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam (trữ tài liệu Mộc bản)

+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng trên lãnh thổ Bắc kỳ từ năm 1858 đến năm 1945 và Bắc Việt (1945 – 1954) + Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thân phát xít Nhật có trụ sở đóng trên lãnh thổ Bắc kỳ từ năm 1940 đến 1945” [33;402]

* Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

Theo Quyết định số 22/BT ngày 23/3/1963 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng thì Kho Lưu trữ Hà Nội là một đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ chưa có quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức

Sau khi đổi tên thành Kho Lưu trữ TW, ngày 23/3/1963 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 18/QĐ - TC quy định cơ cấu tổ chức Kho lưu trữ TW gồm các bộ phận:

- Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức

- Phòng Khai thác

- Phân Kho tài liệu trước Cách mạng tháng 8 năm 1945

- Phân Kho tài liệu sau Cách mạng tháng 8 năm 1945

Năm 1985, thành lập thêm ba bộ phận mới: phân Kho tài liệu Văn học - Nghệ thuật, Tổ Bảo quản và Đội Bảo vệ Năm 1986 thành lập thêm Tổ Khoa học nghiệp vụ

Sau khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập, ngày 17/7/1995 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 77/QĐ - TCCB quy định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Theo Quyết định này, tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bao gồm:

- Phòng Thu thập – Chỉnh lý

- Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu

- Kho Bảo quản tài liệu

- Xưởng Tu bổ – Phục chế tài liệu

- Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức

Năm 1995, theo đề nghị của Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

I, ngày 11/11/1995, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ra Quyết định số 121/QĐ sát nhập Kho Bảo quản tài liệu với Xưởng Tu bổ phục chế tài liệu thành Phòng Bảo quản

Ngày 05/01/2000 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 01/QĐ - LTNN thành lập Phòng Lưu trữ tài liệu Hán Nôm Hiện nay, tổ chức của Trung tâm gồm 6 phòng trực thuộc:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

* Biên chế cán bộ: Dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám đốc, Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia I đang hoạt động với 6 Phòng chức năng Biên chế của Trung tâm gồm 31 cán bộ Trong đó, cán bộ có trình độ trên đại học về lưu trữ 01, chiếm 3,2%, cán bộ có trình độ đại học lưu trữ 03 người (nhưng đều tốt nghiệp tại chức), chiếm 9,6%, cán bộ có trình độ trung cấp lưu trữ 08 người chiếm 25,8% Như vậy, trong tổng số 31 cán bộ của Trung tâm, chỉ có

12 cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ

Trình độ cán bộ được thể hiện qua bảng tồng hợp sau:

Trình độ chuyên môn Số lượng

Trên đại học về lưu trữ 01

Phòng Thống kê

Phòng Bảo quản tài liệu

Phòng HC- Quản trị –

1.2.1.2 Trung tâm lưu trữ Quốc gia II

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tiền thân là Kho lưu trữ TW II Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập bởi Quyết định số 252/BT ngày 29/11/1976

của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ tướng Theo Nghị định số 34/CP ngày 01/3/1984, Kho Lưu trữ TW II được đổi tên thành Kho Lưu trữ Nhà nước TW Thành phố Hồ Chí Minh Cũng giống như Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Kho Lưu trữ Nhà nước TW thành phố Hồ Chí Minh được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II bởi Quyết định số 358/ QĐ - TC ngày 06/9/1988 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước

*Chức năng của Trung tâm là thu thập, bổ sung, sưu tầm tiếp nhận, bảo

quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu của Nha Văn khố cũ và chính quyền Mỹ Nguỵ ở Sài gòn, kho lưu trữ tài liệu Mộc bản ở Đà lạt, tài liệu của các cơ quan Nhà nước TW đóng tại địa bàn miền Nam và tài liệu của Mặt trận Dân tộc Giải phóng miền Nam của cách mạng miền Nam trước đây

Trung tâm lưu trữ Quốc gia II có nhiệm vụ:

+ “Hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra hồ sơ tài liệu của các cơ quan Nhà nước

là nguồn bổ sung vào Trung tâm

+ Bảo quản an toàn tuyệt đối tài liệu tại Trung tâm

+ Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu do Trung tâm bảo quản vào các mục đích chính đáng của xã hội

+ Ứng dụng các tiến bộ KHKT vào công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

+ Thực hiện chế độ thống kê tài liệu lưu trữ, báo cáo định kỳ và đột xuất

về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với Cục Lưu trữ Nhà nước

+ Xây dựng kết hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức tại Trung tâm để đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn của Trung tâm

+ Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho tàng, mua sắm thiết bị,

dự trù kinh phí thường xuyên cho hoạt động của Trung tâm” [7; 31]

* Thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu

Theo Quyết định số 13/QĐ - LTNN ngày 23/02/2001 (đã nêu) thì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có thẩm quyền quản lý, sưu tầm và thu thập những khối tài liệu sau:

+ “Khối tài liệu Mộc bản;

+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng trên lãnh thổ Trung kỳ, Nam kỳ từ năm 1858 đến năm 1945 và Trung Việt từ năm 1945 đến năm 1954;

+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thân phát xít Nhật có trụ sở đóng trên lãnh thổ Trung kỳ và Nam kỳ từ 1940 đến 1945;

+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức TW của Nguỵ quyền Sài Gòn từ năm

+ Khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức TW của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng trị trở vào phía Nam sau tháng 5/1975” [33;402]

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

* Biên chế cán bộ: Trung tâm lưu trữ Quốc gia II được biên chế 42 cán

bộ, nhưng thực tế Trung tâm có 41 cán bộ, số cán bộ có trình độ đại học về lưu trữ là 08 người, chiếm 19,5%, 12 người có trình độ trung học về lưu trữ, chiếm 29% Như vậy, nếu so với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, số lượng cán

bộ có trình độ nghiệp vụ về lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã nhiều hơn, tổng số 20/41 chiếm gần 50%

Trình độ cán bộ của Trung tâm được thể hiện qua biểu đồ sau

Trình độ chuyên môn Số lượng

Phòng Chỉnh lý tài liệu

Phòng

HC Quản trị – Tổ chức

Phòng

Bảo quản tài liệu

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng

Thu thập –

Bổ sung

1.2.1.3 Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

Vào những năm 90 của thế kỷ XX, đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và tiến hành công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, tài liệu sản sinh ra trong các cơ quan, tổ chức ngày càng nhiều, kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quá tải, không có khả năng thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu Khắc phục tình trạng đó, Trung tâm lưu trữ Quốc Gia III đã được thành lập trên cơ sở tách bộ phận lưu trữ tài liệu thời kỳ sau Cánh mạng tháng 8 năm 1945 từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, được thành lập bởi Quyết định 118 TC/CP ngày 10/6/1995 của Bộ trưởng Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ Tiếp đó, ngày 26/6/1995 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số 54/QĐ/TCCB quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm

* Chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Thu thập, bổ sung

bảo quản an toàn và tổ chức có hiệu quả tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ CMT8 năm 1945 đến nay

* Để thực hiện chức năng trên, Trung tâm có nhiệm vụ cụ thể là:

+ “Thu thập, bổ sung tài liệu từ các cơ quan, cá nhân là nguồn nộp lưu vào Trung tâm

+ Kiểm tra, đôn đốc hướng dẫn các cơ quan, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III theo đúng quy định của Nhà nước

+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ các tài liệu đã nộp vào Trung tâm, lập Phông bảo hiểm đối với tài liệu có giá trị đặc biệt

+ Thống kê, kiểm tra, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu và báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ lên Cục Lưu trữ Nhà nước

+ Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng công nghệ mới và những thành tựu khoa học đã nghiên cứu trong, ngoài nước vào thực tế công tác của Trung tâm

+ Quản lý tổ chức biên chế, cơ sở vật chất, kỹ thuật, vật tư tài sản và kinh phí của Trung tâm theo đung quy định của Nhà nước và Cục Lưu trữ Nhà nước [7; 33]

* Thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Theo Quyết định số 13/QĐ - LTNN (đã nêu) thì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thẩm quyền thu thập, sưu tầm và quản lý các khối tài liệu sau: + “Tài liệu của các cơ quan, tổ chức TW của nước Việt nam Dân chủ Cộng hoà và Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra Bắc

+ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khi, khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã tồn tại từ năm 1945 đến năm 1976” [33; 403]

* Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Theo Quyết định số 54/QĐ - TCCB ngày 26/6/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước thì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có các Phòng, Ban chức năng sau:

- Phòng Thu thập và Bổ sung

- Phòng Chỉnh lý

- Phòng Tổ chức sử dụng

- Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu

- Phòng Quản lý kho tài liệu

- Xưởng Tu bổ phục chế

- Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức

Để kiện toàn tổ chức bộ máy theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm, ngày 22/3/1999 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số

22/ QĐ - LTNN giải thể Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu, bỏ Xưởng Tu

bổ phục chế tài liệu và thành lập Phòng Lưu trữ phim ảnh, ghi âm

Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III bao gồm sáu phòng chức năng là: Phòng Thu thập – Bổ sung, Phòng Lưu trữ Phim ảnh ghi âm; Phòng Chỉnh lý tài liệu, Phòng Tổ chức sử dụng, Phòng bảo quản, Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức và Phòng Tin học

Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

* Đội ngũ cán bộ: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được giao 50 biên

chế, nhưng theo thống kê của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đến hết tháng 8 năm 2003, Trung tâm thực có 41 cán bộ Trình độ chuyên môn của cán bộ Trung tâm được thể hiện qua biểu đồ sau:

Trình độ chuyên môn Số lượng

Phòng Chỉnh lý

tài liệu

Phòng

HC Quản trị – Tổ chức

Phòng

Bảo quản tài liệu

Phòng Tin học

1.1.1.4 Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia: được thành lập

theo Quyết định số 52/2001 – QĐ - BTCCBCP ngày 06/9/2001 của Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ

* Chức năng của Trung tâm: tiếp nhận, bảo quản an toàn, phục vụ khai

thác sử dụng tài lliệu bảo hiểm của các Trung tâm lưu trữ Quốc gia và các tổ chức lưu trữ khác

*Các nhiệm vụ chính của Trung tâm

+ “Lập quy hoạch, kế hoach dài hạn và ngắn hạn về bảo hiểm tài liệu lưu trữ trình Cục duyệt;

+ Chủ trì và phối hợp với các Trung tâm lưu trữ Quốc gia và các đơn vị chức năng đề xuất với Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước quyết định thành lập những phông, những sưu tập tài liệu quý hiếm phải lập phông bảo hiểm;

+ Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học, thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật để bảo quản an toàn, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu của các phông bảo hiểm;

+ Quản lý cán bộ, công chức và tài sản kinh phí được Cục lưu trữ giao theo chế độ hiện hành” [7; 36]

*Đội ngũ cán bộ Trung tâm: Theo thống kê của chúng tôi đến hết tháng

8 năm 2003, Trung tâm có 07 cán bộ, trong đó có 01 cán bộ có trình độ sau đại học, và 01 cán bộ có trình độ đại học về lưu trữ

Trình độ cán bộ cụ thể của Trung tâm được thê hiện qua biểu bảng sau:

Chuyên môn đào tạo Số lượng

- Lưu trữ 03

- Trình độ khác

1.2.2 Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ

Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu là một Trung tâm mới được thành lập theo Quyết định số 63/2003/QĐ - BNV ngày 01/10/2003 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hiện nay, Trung tâm được hoạt động trên cơ sở tiếp quản về cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ của Xưởng Tu bổ phục chế tài liệu của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Chức năng của Trung tâm là tiếp nhận, tu bổ và p hục chế tài liệu lưu trữ theo yêu cầu nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu

Việc thành lập một Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ là cần thiết vì tài liệu lưu trữ của nước ta hiện bị lão hoá nhanh do môi trường khí hậu nhiệt đới, nóng ẩm Trước đây, các đơn vị tu bổ phục chế được thành lập

ở rải rác tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia nên việc đầu tư thiết bị tu bổ phục chế tài liệu không tập trung, thiếu đồng bộ, gây lãng phí, kém hiệu quả Trong năm 2002, Chính phủ Nhật đã tài trợ 47 triệu Yên mua sắm các máy móc hiện đại phục vụ công tác tu bổ và phục chế tài liệu Để phát huy tối đa các tính năng của máy móc và yêu cầu tu bổ phục chế tài liệu của các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, cần phải thành lập một trung tâm tu bổ phục chế riêng Bên cạnh việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ, Trung tâm Tu bổ phục chế còn có nhiệm vụ tu bổ phục chế các sách, báo của các thư viện và các hiện vật của bảo tàng

1.2.3 Trung tâm Nghiên cứu khoa học

Tiền thân của Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ là Phòng Khoa học Kỹ thuật thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm nghiên cứu khoa học Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 223/CT ngày 08.8.1988 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng và ngày 29/9/1988 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà

nước đã ban hành Quyết định số 211/QĐ – TC quy định chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm như sau:

+ “Nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn thuộc lĩnh vực khoa học,

kỹ thuật văn thư, lưu trữ và các ngành khoa học có liên quan

+ Nghiên cứu ứng dụng và triển khai các thành tựu khoa học và tiến bộ

kỹ thuật trong và ngoài ngành, kể cả quốc tế, vào các mặt hoạt động của công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước

+ Quản lý công tác nghiên cứu khoa học, công tác tiên chuẩn hoá, đo lường, chất lượng, sáng kiến, cải tiến trong ngành lưu trữ;

+ Xây dựng dự báo phát triển khoa học công nghệ, quản lý, tổ chức thực hiện công tác thông tin khoa học công nghệ và phục vụ tư liệu về nghiệp vụ văn thư lưu trữ;

+ Thực hiện và mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư lưu trữ [7; 26]

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm có:

1 Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức;

2 Ban Quản lý khoa học kỹ thuật;

3 Ban Nghiên cứu khoa học,

4 Ban Hợp tác quốc tế,

5 Trung tâm thông tin tư liệu

Đội ngũ cán bộ của Trung tâm: Theo thống kê do Cục Văn thư Lưu trữ

Nhà nước cung cấp, đến tháng 8 năm 2003, Trung tâm được biên chế 12 cán

bộ nhưng thực có 11 cán bộ với trình độ cán bộ như sau

- Đại học Sư phạm ngoại ngữ

- Đại học Tài chính

01

01

1.2.4 Trung tâm Tin học: được thành lập theo Quyết định số 19/2002/

QĐ - BTCCBCP ngày 15/4/2002 của Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ Trung tâm Tin học là đơn vị sự nghiệp có chức năng giúp Cục trưởng chỉ đạo, triển khai, ứng dụng và xây dựng dữ liệu thông tin theo các nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Các nhiệm vụ chính của Trung tâm: “Lập kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm và kế hoạch dài hạn trình Cục Lưu trữ Nhà nước phê duyệt; xây dựng các phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng, phát triển và duy trì mạng lưới nội bộ của Cục Lưu trữ Nhà nước và Website của ngành; tham gia bồi dưỡng, tập huấn kiến thức tin học cho cán

bộ, công chức của ngành lưu trữ; quản lý các thiết bị công nghệ thông tin của Cục Lưu trữ” „[7;44]

Hiện nay cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm:

- Phòng Công nghệ và Dữ liệu thông tin

- Phòng Hành chính – Quản trị

Biên chế cán bộ: Trung tâm có 01 giám đốc và 06 nghiên cứu viên Tất

cả các cán bộ của Trung tâm đều đã tốt nghiệp đại học về tin học Đó là một thế mạnh rất quan trọng của Trung tâm Nhưng cán bộ của Trung tâm lưu trữ vẫn còn một hạn chế rất lớn đó là thiếu trình độ chuyên môn về lưu trữ

1.2.5 Tạp chí Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Tạp chí Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiền thân là Tạp chí Lưu trữ Việt Nam Tạp chí đã trải qua một quá trình phát triển và thay đổi tên gọi: từ năm

1966 – 1969 là Nội san nghiên cứu Công tác Lưu trữ; từ năm 1970 – 1972 là Tập san Công tác Lưu trữ Hồ sơ; từ năm 1973 – 1985 là Văn thư - Lưu trữ, từ năm 1986 đến 2003 là Tạp chí Lưu trữ Việt nam, tháng 12 năm 2003 Bộ

trưởng Bộ Nội vụ đã ký Quyết định số 67/2003/QĐ - BNV đổi tên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam thành Tạp chí Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Trong suốt gần 40 năm xây dựng và phát triển, Tạp chí luôn trung thành với tôn chỉ mục đích được giao, truyển tải đầy đủ các thông tin chủ yếu về hoạt động của ngành đến với đông đảo bạn đọc trong cả nước và là diễn đàn khoa học của cán bộ lưu trữ Việt Nam

Đội ngũ cán bộ: hiện nay Tạp chí được biên chế 03 cán bộ bao gồm 01 Tổng biên tập do Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ đảm nhiệm, 02 chuyên viên (trong đó 01 tốt nghiệp đại học lưu trữ , 01 tốt nghiệp đại học văn)

1.2.6 Các Trường đào tạo cán bộ lưu trữ

Hiện nay, trong hệ thống đào tạo cán bộ về lưu trữ, chúng ta có hệ đào tạo trung cấp, đại học và trên đại học Thế nhưng, nếu xét trong hệ thống các

cơ quan, tổ chức lưu trữ nhà nước thì hệ thống đào tạo đại học và trên đại học không nằm trong hệ thống này Nó thuộc hệ thống giáo dục đào tạo Quốc gia Như vậy, xét trên hệ thống chính thức, cơ quan đào tạo trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chỉ có Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW I và Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW II

Tiền thân của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW I là Trường Trung học Văn thư Lưu trữ, được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng và Trường được đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I theo Quyết định số 72/TCCP – TC ngày 25/4/1996 của Bộ trưởng Trưởng Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ, kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2003, Trường lại được đổi tên thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW I, theo Quyết định số 177/2003/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính phủ

Tiền thân của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW II là Phân hiệu Trường Trung học Văn thư - Lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập ngày 30/4/1977 theo Quyết định của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng Từ năm

1992, Phân hiệu được nâng cấp thành Trường Trung học Văn thư - Lưu trữ

theo Quyết định số 01/QĐ ngày 8/01/1992 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước Đến năm 1996, Trường được đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ

và Nghiệp vụ Văn phòng II theo Quyết định số 72/TCCP – TC ngày 25/4/1996 của Bộ trưởng Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, kể từ ngày 01/9/2003, Trường lại được đổi tên thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW II theo Quyết định 177/2003/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính phủ

Mặc dù, hai trường có sự thay đổi về tên gọi nhưng chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức vẫn được giữ nguyên theo Quyết định số 72/TCCP ngày 25/4/1996 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước

Theo Quyết định này, hai Trường Trung học có nhiệm vụ: “đào tạo trung học chuyên nghiệp và dạy nghề văn thư, lưu trữ, các nghiệp vụ văn phòng cho mọi đối tượng đủ điều kiện làm việc tại văn phòng các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang từ TW đến địa phương” [7;39]

Cơ cấu ngành nghề:

Trường có hai hệ đào tạo: hệ trung học và hệ học nghề

- Hệ trung học gồm có các chuyên ngành:

+ Trung học lưu trữ

+ Trung học hành chính văn thư

+ Trung học thư ký văn phòng

+ Trung học hành chính văn phòng

- Hệ học nghề

+ Nghề kỹ thuật viên đánh máy chữ, vi tính

+ Nghề văn thư đánh máy

+ Nghề thư ký

Với những chuyên ngành được đào tạo nói trên, cho thấy hai Trường đã

có sự phân ngành đào tạo khá cụ thể, không còn đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ chung chung như giai đoạn giữa thập kỳ 90 của thế kỷ XX trở về trước

Hiện nay, cơ cấu tổ chức của hai Trường cơ bản giống nhau, gồm có

+ Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng

+ Trung tâm thực hành các nghiệp vụ văn phòng

Về đội ngũ cán bộ cán bộ giảng dạy của hai Trường:

1.3 Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ

Theo Thông tư số 40/1998/TT – TCCP ngày 24/1/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) thì tổ chức lưu trữ của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ (sau đây gọi tắt là các bộ) là các Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng

Chức năng của phòng lưu trữ Bộ là giúp Chánh văn phòng và lãnh đạo

Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi bộ và các đơn vị trực thuộc

Nhiệm vụ của Phòng lưu trữ Bộ

+ “Căn cứ vào các văn bản của Nhà nước, chủ trương của bộ biên soạn các văn bản chỉ thị công tác lưu trữ trình Bộ trưởng ban hành

+ Hướng dẫn kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện thống nhất các chế độ, quy định về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

+ Tổ chức thu nhận tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào các kho lưu trữ bộ, tổ chức bảo quản an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi kho lưu trữ bộ;

+ Thực hiện chế độ thống kê nhà nước và báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị cho hoạt động của phòng lưu trữ bộ và các

cơ quan đơn vị trực thuộc;

+ Thực hiện định kỳ nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia theo quy định của Nhà nước” [33;549]

Về tổ chức và biên chế: Theo Thông tư số 40/1998/TT - TCCP, Phòng Lưu trữ các bộ có một trưởng phòng, tuỳ theo khối lượng và yêu cầu công tác

có thể có phó trưởng phòng

Biên chế của phòng lưu trữ bộ có tối thiểu là hai người có trình độ trung học lưu trữ trở lên

1.4 Tổ chức lưu trữ chuyên ngành