Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại hội sở ngân hàng TMCP kỹ thương việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  PHÙNG THỊ PHƢƠNG LIÊN CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƢƠNG VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI, NĂM 2019 - ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHÙNG THỊ PHƢƠNG LIÊN CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƢƠNG VIỆT NAM Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản Trị Văn phòng Mã số: 60340406 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI, NĂM 2019 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Kết cấu luận văn Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1 Những khái niệm đƣợc sử dụng luận văn 1.1.1 Văn phòng 1.1.2 Hoạt động văn phòng 10 1.1.3 Chuẩn hóa 11 1.1.4 Chuẩn hóa hoạt động văn phịng 12 1.2 Cơ sở lý thuyết mục tiêu việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 12 1.2.1 Cơ sở lý thuyết 12 1.2.2 Mục tiêu lợi ích việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 14 1.3 Nội dung mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 15 1.3.1 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng 15 1.3.2 Mục đích, ý nghĩa việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 18 1.3.3 Ngun tắc chuẩn hóa hoạt động văn phịng 19 1.4 Trách nhiệm việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng .20 1.4.1 Trách nhiệm người đứng đầu quan, doanh nghiệp 20 1.4.2 Trách nhiệm người/ phận giao quyền 21 1.4.3 Trách nhiệm người/ phận thực 22 TIẾU KẾT CHƢƠNG 23 Chƣơng THỰC TRẠNG CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƢƠNG VIỆT NAM 24 2.1 Khái quát Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thƣơng Việt Nam 24 2.1.1.Quá trình hình thành phát triển 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Hội sở 27 2.1.3.Bô ̣máy tổ chức Hội sở 28 2.1.4.Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức bên khối Vận hành công nghệ 29 2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trung tâm Hành Văn phịng thuộc khối Vận hành công nghệ 30 2.2 Nhận thức quan điểm lãnh đạo Techcombank Hội sở chuẩn hóa hoạt động văn phòng 32 2.3 Ban hành quy chế, quy định hoạt động văn phòng 33 2.3.1 Về công tác văn thư, lưu trữ 3 2.3.2 Về hoạt động lễ tân 2.3.3 Về hoạt động hội, họp, kiện 38 2.3.4 Về hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang, thiết bị văn phòng 2.3.5 Về hoạt động thiết kế không gian giao dịch 42 2.4 Phổ biến, hƣớng dẫn quy chế, quy định hoạt động văn phòng 43 2.5 Kiểm tra, đánh giá việc thực quy chế, quy định hoạt động văn phòng 47 2.5.1 Kiểm tra, đánh giá việc thực quy chế, quy định 47 2.5.2 Xử lý kỷ luật vi phạm quy chế, quy định 48 2.6 Điều chỉnh, bổ sung quy chế, quy định hoạt động văn phịng 51 2.7 Đánh giá chung chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thƣơng Việt Nam 52 2.7.1 Kết đạt 52 2.7.2 Hạn chế nguyên nhân 61 2.8 So sánh vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thƣơng Việt Nam với số tổ chức tín dụng khác 63 TIỂU KẾT CHƢƠNG 66 Chƣơng ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƢƠNG VIỆT NAM 67 3.1 Nâng cao nhận thức chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở toàn hệ thống 67 3.2 Rà sốt lại tồn quy chế, quy định hoạt động văn phòng Hộ sở đơn vị khác hệ thống 68 3.3 Nghiên cứu ban hành thêm quy chế, quy định 71 3.4 Tiếp tục tăng cƣờng việc truyền thông, hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá 72 3.5 Một số kiến nghị 73 3.5.1 Đối với Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam 73 3.5.2 Đối với sở đào tạo 74 TIỂU KẾT CHƢƠNG 75 KẾT LUẬN 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC 81 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng doanh nghiệp nơi làm việc, trụ sở liên lạc giao dịch thức doanh nghiệp với quan, đối tác bên ngồi Văn phịng coi “Bộ tổng tham mưu”, phận “đầu não” doanh nghiệp, có chức tham mưu, hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị việc ban hành thực định quản lý Hiệu hoạt động Văn phòng doanh nghiệp có ý nghĩa định đến hiệu hoạt động chung tồn doanh nghiệp Chính vậy, bối cảnh nay, Quản trị văn phòng vấn đề nhà quản trị doanh nghiệp đặc biệt quan tâm giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam phát triển bền vững Để cơng tác văn phịng doanh nghiệp vào nếp hiệu quả, vấn đề quan trọng cần chuẩn hóa hoạt động văn phịng Trong vài năm trở lại đây, chuẩn hoá coi yếu tố quan trọng đảm bảo chất lượng, hiệu công việc lĩnh vực hoạt động nào, có cơng tác văn phòng Ngân hàng thương mại cổ phần (TMCP) Kỹ thương Việt Nam (còn gọi Techcombank) ngân hàng TMCP lớn Việt Nam, thành lập năm 1993 với số vốn ban đầu 20 tỷ đồng Qua 25 năm liên tục phát triển, Techcombank đạt nhiều thành công trở thành ngân hàng có vị Việt Nam, với số vốn lên đến 11.655 tỷ đồng (năm 2017) Trong năm qua, nhận thức vai trò tầm quan trọng Văn phòng Quản trị văn phòng, Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam quan tâm đến vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng Nhiều quy chế, quy định hoạt động văn phòng xây dựng, ban hành hướng dẫn thực như: quy định văn thư, lưu trữ, thủ tục hành chính, tổ chức kiện…Tuy nhiên, sau tham gia khóa đào tạo cao học Quản trị Văn phịng, tơi trang bị thêm nhiều kiến thức lý luận, có vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng Liên hệ với Ngân hàng Techcombank, thấy quan tâm có nhiều biện pháp thiết thực, hiệu quả, vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng cịn số tồn tại, hạn chế Ví dụ, có lĩnh vực chưa chuẩn hóa, chuẩn hóa việc phổ biến, kiểm tra, đánh giá lại chưa tốt Vì vậy, với mong muốn đóng góp cho phát triển Ngân hàng Techcombank, đặc biệt đưa hoạt động văn phịng vào nếp, tơi định chọn vấn đề “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam” làm đề tài luận văn thạc sĩ Mục tiêu đề tài Luận văn đặt tập trung giải vấn đề sau: Thứ nhất, hệ thống làm rõ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phịng; Thứ hai, khảo sát đánh giá kết chuẩn hóa số hoạt động Văn phòng Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam, từ hạn chế vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa; hóa Thứ ba, sở đó, đề xuất số vấn đề cần tiếp tục chuẩn hoạt động Văn phòng Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Nhiệm vụ đề tài Để thực mục tiêu trên, đề tài cần giải nhiệm vụ sau: Hệ thống vấn đề lý luận, lý thuyết chuẩn hóa nói chung chuẩn hóa hoạt động văn phịng nói riêng; Khảo sát, hệ thống hoạt động thường xuyên diễn văn phòng Ngân hàng Techcombank; chuẩn hóa lợi ích mà nhân viên nhận áp dụng tiêu chuẩn nên họ rõ quyền lợi hưởng điều kiện cần có để áp dụng tiêu chuẩn cách hiệu b/ Nguyên nhân hạn chế - Ban lãnh đạo ngân hàng chưa coi việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng nhiệm vụ chiến lược kế hoạch phát triển chung Techcombank; - Lãnh đạo Trung tâm Hành Văn phịng chưa xác định việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng nhiệm vụ quan trọng kế hoạch cơng tác hàng năm; - Chuẩn hóa hoạt động văn phịng lĩnh vực nên q trình thực cịn nhiều tồn gặp nhiều khó khăn, kinh nghiệm đạo hạn chế, đặc biệt nội dung tham mưu, lấy ý kiến nhân viên công tác xây dựng quy chế, quy định, tiêu chuẩn gần chưa quan tâm Từ đó, việc nhận thức, thực hoạt động Hội sở Techcombank cịn mang nặng tính hình thức; - Các cán Văn phòng khối Pháp chế Kiểm soát tuân thủ chưa chủ động trực tiếp trao đổi với nhân viên khối cụ thể nhu cầu công việc họ hoạt động chuẩn hóa Hội sở Techcombank nói chung; - Nhận thức nhân viên hạn chế Phần lớn họ quan tâm đến việc cố gắng làm việc thật tốt mà khơng ý đến quyền tham mưu, đóng góp ý kiến 62 2.8 So sánh vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thƣơng Việt Nam với số tổ chức tín dụng khác Để có nhìn tồn diện khách quan vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng Ngoài phạm vi nghiên cứu Hội sở Ngân hàng Techcombank, tác giả khảo sát so sánh thêm số tổ chức tín dụng khác Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng (viết tắt VPbank), Ngân hàng TMCP Quân đội (viết tắt MBbank) để so sánh khẳng định việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng thực Sự phát triển toàn diện tăng trưởng lợi nhuận ngân hàng năm gần ngày khốc liệt việc chuẩn hóa hoạt động ngân hàng cần thiết Trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng quan tâm thực số ngân hàng Cụ thể sau: Nội Techcom dung Lịch sử Ngân hàng T hình thương thành (Techcomba thành lập tháng năm Nhận thức Ban Ngân quan Techcomban điểm nhận thức lãnh văn đạo chuẩn động văn hóa riêng HĐVP Ban Techcomban hành hành QC, chế, quy địn quy định động Văn th hoạt động L HĐVP động hội, họ hoạt động qu sản, sở vậ trang thi phòng; hoạt kết dịch 64 Kiểm tra, Ban hàng đánh giá xác định việc thực cho Văn p quy chế, tra, đánh giá quy định HĐVP quy định hoạt phòng Khi kiểm tra, xác tắc, yêu cầu, phương p tra, đánh giá 65 TIỂU KẾT CHƢƠNG Trên sở hệ thống lý luận Chương 1, Chương 2, tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam qua vấn đề sau:  Nhận thức lãnh đạo Ngân hàng Hội sở Techcombank chuẩn hóa hoạt động văn phịng  Việc ban hành quy chế, quy định hoạt động văn phòng  Việc phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định hoạt động văn phòng  Việc kiểm tra, đánh giá kết thực các quy chế, quy định hoạt động văn phòng  Việc đổi mới, cải tiến quy chế, quy định hoạt động văn phịng Bên cạnh đó, luận văn số hạn chế nguyên nhân việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Đây để tác giả đưa giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam chương 66 Chƣơng ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƢƠNG VIỆT NAM Trên sở khảo sát, đánh giá chương 2, thấy, có kết định, vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở TCB số hạn chế Để khắc phục tiếp tục đẩy mạnh việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở TCB, chúng tơi đề xuất số giải pháp sau: 3.1 Nâng cao nhận thức chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở toàn hệ thống Để nâng cao nhận thức chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở tồn hệ thống trước hết phải nâng cao nhận thức vai trò, trách nhiệm tầm quan trọng việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng đội ngũ lãnh đạo nhân viên, đặc biệt phải quán triệt nhận thức coi việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng trách nhiệm chung Hội sở toàn hệ thống Hai tăng cường lực lãnh đạo nhân viên việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng Trước mắt, đề nghị Văn phòng Hội sở ngân hàng Techcombank lập Đề án nâng cao lực đội ngũ văn phịng tồn ngân hàng Techcombank, quy hoạch tổng thể, điều tra, khảo sát, đánh giá vị trí xem mức độ đáp ứng công việc đội ngũ cán bộ, sở có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng Ba tăng cường kiểm tra, kiểm sốt có chế tài thưởng phạt phù hợp Liên quan đến giải pháp này, đề nghị Trung tâm Hành Văn phịng ngân hàng Techcombank xây dựng quy trình xử lý văn với phân công trách nhiệm cụ thể, xây dựng chế phối hợp hoạt động Trung tâm Hành Văn phịng ngân hàng Techcombank đơn vị ngồi 67 ngân hàng Đối với cơng tác tổng hợp, thư ký, Trung tâm hành Văn phòng Ngân hàng Techcombank đầu mối đạo chuẩn hố hệ thống mẫu văn thống kê tồn ngân hàng Bốn là, cần sớm xây dựng triển khai đề án nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực chung tạo môi trường cảnh quan đẹp, phù hợp với điều kiện, vị yêu cầu nhiệm vụ ngân hàng Techcombank Theo quy hoạch đó, mối quan hệ phối hợp hoạt động dịch vụ cần quy đầu mối; chuyên nghiệp hoá dịch vụ; thống việc phối hợp hoạt động đơn vị ngân hàng Techcombank liên quan đến vấn đề môi trường cảnh quan, an ninh, dịch vụ… 3.2 Rà sốt lại tồn Quy chế, Quy định hoạt động văn phòng Hội sở đơn vị khác hệ thống Trung tâm hành Văn phịng tham mưu cho ban lãnh đạo Ngân hàng việc đạo đơn vị rà soát lại toàn quy chế, quy định hoạt động văn phịng Hội sở Trung tâm hành Văn phịng chủ trì xây dựng Tờ trình, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương rà sốt tổng thể lại toàn quy chế, quy định hoạt động văn phịng Hội sở Techcombank Tờ trình cần nêu rõ nội dung: Nguyên tắc rà soát quy chế, quy định: Bảo đảm tính tồn diện, kịp thời, khách quan, công khai, minh bạch; thẩm quyền, trình tự, thủ tục; Hoạt động rà sốt quy chế, quy định phải tiến hành định kỳ, đồng bộ; Bảo đảm tính thống hệ thống quy chế; quy định Việc rà sốt lại tồn quy chế, quy định hoạt động văn phòng Hội sở đơn vị khác hệ thống phải tiến hành cách khách quan, theo quy định pháp luật, có phối hợp chặt chẽ Phịng ban, Trung tâm, Khối có liên quan 68 Quy chế, quy định sử dụng để rà sốt, hệ thống hóa lại phải theo thứ tự ưu tiên sau: Bản gốc, quy chế; quy định Khơng lợi dụng việc rà sốt quy chế, quy định mục đích truộc lợi cá nhân, gây khó khăn cho hoạt động Ngân hàng Bộ phận văn phịng người có thẩm quyền rà sốt quy chế, quy định, chịu trách nhiệm lập báo cáo kết rà soát * Nội dung rà soát quy chế, quy định: Rà soát thẩm quyền ban hành quy chế, quy định gồm rà sốt thẩm quyền hình thức rà soát thẩm quyền nội dung; Trạng thái quy chế, quy định; - Rà soát nội dung quy chế; quy định; Rà soát ban hành; thể thức, kỹ thuật trình bày; trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành quy chế, quy định - Rà soát trạng thái quy chế, quy định cịn phù hợp hay khơng cịn phù hợp với văn quy phạm pháp luật nhà nước quy chế, quy định nội Ngân hàng Techcombank * Phương thức rà soát quy chế, quy định: Hoạt động rà soát quy chế, quy định tiến hành phương thức sau: - Đầu mối phận nghiệp vụ thuộc Văn phòng tự rà soát quy chế, quy định; - Rà soát quy chế, quy định theo thẩm quyền Ví dụ phận Kiểm sốt chất lượng thuộc Khối Vận hành Cơng nghệ phận Kiểm soát tài liệu nội thuộc Khối Pháp chế Trung tâm Hành Văn phịng thuộc Khối Vận hành Cơng nghệ hay người phân quyền/ủy quyền ký ban hành quy chế; quy định; 69 Kết hợp dự án rà soát tổng thể hệ thống văn Ngân hàng Khối Pháp chế chủ trì thực (từ tháng 3/2018 đến tháng 8/2019), đầu mối đơn vị thuộc Văn phòng tự rà soát quy chế, quy định hoạt động văn phòng Hội sở Techcombank * Các loại quy chế, quy định hoạt động văn phòng cần rà soát 1/ Về hoạt động quản lý hệ thống văn lưu trữ hồ sơ Ví dụ: Quy định số 0042/2011/QĐ ngày 18/10/2011 Chủ tịch Hội đồng quản trị lập hồ sơ quản lý hồ sơ Techcombank; Quy định số 0009/2016/QĐ ngày 13 tháng năm 2016 Chủ tịch Hội đồng quản trị hệ thống văn nội bộ… 2/ Về hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang thiết bị văn phịng Ví dụ; Quy định số 0022/2017/QĐ-CTHĐQT ngày 22/8/2017 Chủ tịch Hội đồng quản trị quản lý tài sản… 3/ Về hoạt động thiết kế khơng gian giao dịch Ví dụ: Quy định số 0198/2016/QT ngày 9/11/2016 Chủ tịch Hội đồng quản trị phối hợp vận hành quản lý hình ảnh Chi nhánh Techcombank… Sau rà soát, phận báo cáo Trung tâm Hành văn phịng có trách nhiệm tổng hợp lập Danh mục sau: - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng ban hành; - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng hiệu lực hết hiệu lực; Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng cần sửa đổi, bổ sung; 70 - Tổng hợp quy chế, quy định hoạt động văn phòng cần ban hành Việc rà soát lại quy chế, quy định hoạt động văn phòng Hội sở đơn vị khác hệ thống nhằm tập hợp liệu để công bố Tập hệ thống hóa quy chế, quy định Ngân hàng Techcombank cịn hiệu lực hay hết hiệu lực, giúp cho việc xây dựng, áp dụng, thi hành quy chế hiệu quả, thuận tiện, tăng cường tính cơng khai, minh bạch hệ thống quy chế, quy định 3.3 Nghiên cứu, ban hành thêm Quy chế, Quy định Quy chế, Quy định có vai trị quan trọng nhằm đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành định hiệu hoạt động quan, tổ chức Do đó, quy chế, quy định soạn thảo ban hành không với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đảm bảo cho việc thực thi, ảnh hưởng đến hoạt động máy quản lý công tác đạo, điều hành Hiện nay, có hoạt động văn phịng Hội sở Techcombank chưa có quy chế, quy định để vận hành Ví dụ, hoạt động Lễ tân; Hoạt động hội, họp, kiện Các hoạt động có hướng dẫn thực hiện, chưa có quy định, quy chế thể nguyên tắc vận hành có sở pháp lý, chặt chẽ Bởi vậy, theo tơi, Trung tâm Hành Văn phòng cần thiết phải tham mưu cho ban lãnh đạo Ngân hàng đạo đơn vị nghiệp vụ xây dựng quy chế, quy định hoạt động lễ tân hoạt động hội, họp, kiện Ngân hàng Các quy chế, quy định cần xây dựng mẫu hóa kịch bản, quy trình, chương trình, kế hoạch, dự tốn kinh phí để áp dụng cho việc tổ chức hội họp, kiện có tính thường xuyên, phổ biến; nghiên cứu, xây dựng mẫu hướng dẫn áp dụng hình thức trang trí, số ghi thức lễ tân khánh tiết cho loại hội họp, kiện có tính thường xun, phổ biến; mẫu hóa số tài liệu sử dụng thường xuyên tổ chức hội họp, 71 kiện như: kịch MC, phát biểu (phổ biến) lãnh đạo, thông tin sử dụng truyền thông… 3.4 Tiếp tục tăng cƣờng việc truyền thông, hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá Ban lãnh đạo Ngân hàng Techcombank xác định phân công cho Trung tâm hành Văn phịng có trách nhiệm tăng cường truyền thơng, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở Ngân hàng Techcombank như: - Về công tác Văn thư Lưu trữ; - Về hoạt động lễ tân; - Về hoạt động hội, họp, kiện; - Về hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang thiết bị văn phịng; - Về hoạt động thiết kế khơng gian giao dịch Thứ nhất, truyền thông cho đầu mối đơn vị nghiệp vụ thấu hiểu cần phải chuẩn hóa hoạt động văn phịng? Nếu hoạt động văn phịng khơng chuẩn hóa dẫn tới khó khăn vấn đề rủi ro gì? Thực tế, trình vận hành hoạt động văn phòng Hội sở, ghi nhận vấn đề khó khăn, lúng túng rủi ro vận hành hoạt động văn phịng Hội sở Techcombank Chính vậy, việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở nói riêng tồn hệ thống nói chung quan trọng Vì hoạt động tạo rủi ro vô nghiêm trọng Ngân hàng khơng chuẩn hóa hoạt động văn phịng Ví dụ, cơng tác văn thư, lưu trữ khơng chuẩn hóa quy chế, quy định, để đơn vị nghiệp vụ vận hành cách tùy tiện xảy rủi ro văn sai 72 thẩm quyền hình thức; sai thẩm quyền mặt nội dung cán văn thư cho phát hành đóng dấu sai thẩm quyền, đóng dấu khống chỉ… Thứ hai, hướng dẫn đơn vị nghiệp vụ chuẩn hóa hoạt động văn phịng mức độ ban hành quy chế, quy định quy trình/hướng dẫn thực hoạt động Hướng dẫn đầu mối đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng xác định rõ hoạt động văn phòng cần ban hành quy chế, quy định Ví dụ, hoạt động văn thư, lưu trữ cần ban hành Quy định công tác văn thư lưu trữ, quản lý sử dụng dấu/Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý sử dụng dấu; Hoạt động lễ tân cần ban hành Quy định Lễ tân/Hướng dẫn nghiệp vụ Lễ tân; Hoạt động hội, họp, kiện cần ban hành Quy định hội, họp, kiện/Hướng dẫn thực hội, họp, kiện; Thứ ba, kiểm tra, đánh giá đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng thực chuẩn hóa hoạt động văn phịng hàng năm, có báo cáo đánh giá khen thưởng, kỷ luật công khai, minh bạch 3.5 Một số kiến nghị 3.5.1 Đối với Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam Thứ nhất, cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng Techcombank Hội sở cần đội ngũ Ban lãnh đạo trọng quan tâm mức Cần đưa vấn đề chuẩn hoá hoạt động văn phịng cụ thể hóa vào văn hay chiến lược phát triển Ngân hàng Thứ hai, thân cán nhân viên cần nhận thức việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng, đề xuất lãnh đạo Trung tâm Hành Văn phịng ban hành quy chế, quy định hoạt động phụ trách hay thực để có sở làm việc khoa học, minh bạch; Thứ ba, ban lãnh đạo ngân hàng cần đạo ban lãnh đạo Khối Vận hành Cơng nghệ áp tiêu chuẩn hóa hoạt động văn phịng vào kế hoạch 73 cơng tác hàng năm Trung tâm Hành Văn phịng đo lường, đánh giá hiệu công việc cuối năm phận Kiểm soát chất lượng – Khối Vận hành cơng nghệ; Thứ tư, Trung tâm Hành Văn phịng áp tiêu chuẩn hóa hoạt động văn phịng vào kế hoạch công công tác đơn vị nghiệp vụ thuộc Văn phòng đo lường, đánh giá Giám đốc Trung tâm Hành Văn phịng hàng năm; Thứ năm, Hội sở Techcombank cần đại hóa cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng, đặc biệt giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0 Cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng phải trọng nâng cao để bắt kịp với xu thời đại Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ tác động lớn đến quy chế, quy định hoạt động văn phịng Ví dụ, ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin Công tác văn thư, lưu trữ; Ứng dụng phần mềm hoạt động quản lý tài sản, sở vật chất trang, thiết bị văn phòng; Ứng dụng phần mềm quản lý phòng họp… 3.5.2 Đối với sở đào tạo Hiện nay, Quản trị văn phòng ngành học triển khai đào tạo bậc đại học cao học, đó, vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng nội dung quan trọng cần thiết Tuy nhiên, trình thực luận văn, thấy hệ thống lý luận lý thuyết vấn đề chưa đề cập nhiều cơng trình nghiên cứu, đặc biệt tập giảng, giáo trình Vì vậy, để giúp quan, doanh nghiệp vấn đề này, sở đào tạo cần nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phịng, viết tài liệu, giáo trình mở rộng quy mô, phạm vi đào tạo 74 ... trạng chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Chương Đề xuất giải pháp tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Chƣơng 1: CƠ SỞ... văn thạc sĩ nghiên cứu chuẩn hóa hoạt động văn phịng nói chung chuẩn hóa hoạt động văn phịng Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam nói riêng Bởi đề tài ? ?Chuẩn hóa hoạt động văn phòng Hội sở. .. CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƢƠNG VIỆT NAM 2.1 Khái quát Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thƣơng Việt Nam 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển a/ Ngân hàng