Mô hình tổ chức và vận hành hội nghị, tạp chí online

Đề tài nghiên cứu này nhóm tác giả sẽ tập trung tìm hiểu quy trình, các nền tảng phù hợp để phát triển hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu trên. Từ lúc tác giả nộp bài, đến phân công phản biện, chấp nhận và đăng tạp chí online.

4 Journal of Transportation Science and Technology, Vol 30, Nov 2018 MƠ HÌNH TỔ CHỨC VÀ VẬN HÀNH HỘI NGHỊ, TẠP CHÍ ONLINE THE ORGANIZING AND OPERATING MODEL FOR THE CONFERENCE AND ONLINE MAGAZINE Nguyễn Thị Ngọc Mai1 , Đặng Nhân Cách2 , Vũ Ngọc Bích3 1,3 Phịng KHCN – NC&PT, Trung tâm DL&CNTT Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh Tóm tắt: Cùng với xu hướng phát triển công nghệ 4.0, Trường Đại học Giao thơng vận tải Thành phố Hồ Chí Minh ngày áp dụng Công nghệ thông tin cách sâu rộng giáo dục, đào tạo, nghiên cứu phát triển Việc tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học hay vận hành tạp chí trực tuyến (online) liên quan nhiều đến công nghệ thông tin Đề tài nghiên cứu nhóm tác giả tập trung tìm hiểu quy trình, tảng phù hợp để phát triển hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu Từ lúc tác giả nộp bài, đến phân công phản biện, chấp nhận đăng tạp chí online Tất thực thông qua hệ thống này, qua nghiên cứu giúp cho Nhà trường hay tổ chức khác có nhu cầu tương tự lựa chọn tảng tốt phù hợp để áp dụng cho Từ khóa: Tạp chí online, hội thảo, hệ thống thông tin Chỉ số phân loại: 1.4 Abstract: The trend of technology 4.0 development requires Ho Chi M inh City University of Transport to apply information technology extensively in education, training, research and development For example, the operation of an online magazine or the organization of scientific conferences/seminars all relates to information technology Therefore, in this research, authors will focus on the process and development of information systems to meet the demands All processes including submitting, reviewing and accepting paper are carried out through this system This paper will help Ho Chi Minh City University of Transport and other organisations to choose the most appropriate platform of technology to apply Keywords: Online magazine, conference, the information system Classification number: 1.4 Giới thiệu Cùng với xu hướng phát triển, Trường Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh có bước chuẩn bị cho việc xuất Tạp chí Khoa học cơng nghệ Giao thơng vận tải online Việc vận hành tạp chí trực tuyến liên quan đến công nghệ thông tin (CNTT) xây dựng thao tác cho quy trình nộp bài, phân công phản biện, thông báo kết phản biện cuối xuất tạp chí online Vì vậy, nhà trường nên sử dụng công nghệ tảng để xây dựng phát triển hệ thống đáp ứng nhu cầu Từ vấn đề nhóm tác giả tập trung vào nghiên cứu xây dựng hệ thống đáp ứng cho quy trình vận hành hội nghị tảng CNTT để xuất tạp chí online Trước hết nghiên cứu tảng phát triển hệ thống cho quy trình tổ chức vận hành hội nghị khoa học thường niên Nhà trường, sau xuất trực tuyến Tất công đoạn gửi bài, phản biện, trao đổi phát hành báo thực thông qua hệ thống Phần lớn hệ thống phát triển web để thuận tiện việc triển khai vận hành với đầy đủ tính sau [1]: • Nộp tóm tắt báo tác giả; • Xét duyệt ban tổ chức; • Quản lý phản biện; • Phân cơng báo cho phản biện; • Theo dõi trình phản biện; • Trao đổi qua mạng; • Thơng báo chấp nhận hay từ chối; • Gửi email thơng báo Tác giả người đánh giá theo dõi tiến độ báo lúc TẠP CHÍ KHOA HỌC CƠNG NGHỆ GIAO THƠNG VẬN TẢI, SỐ 30-11/2018 nơi nào, họ có kết nối Internet Ngồi ra, người quản trị hệ thống (ở ban biên tập, hội đồng biên tập) quản lý hiệu báo phê bình phản hồi ý kiến khiếu nại từ tác giả Ngoài phần giới thiệu tổng quan, báo bố cục sau: Phần giới thiệu phân tích tảng liên quan để phát triển hệ thống; phần lựa chọn tảng để xây dựng phát triển hệ thống cho Nhà trường; cuối đánh giá kết luận Các vấn đề liên quan Trong năm gần đây, nhiều tảng để phát triển hệ thống yêu cầu phát triển ứng dụng cho việc quản lý báo, phân công phản biện đăng phát online Những tảng giới sử dụng đánh sau: Easy Chair [3] hệ thống quản lý hội nghị dễ sử dụng đăng ký Nó có nhiều tính linh động phù hợp nhiều loại hội nghị khác Có thể nói thuận tiện việc tổ chức quản lý báo tác giả, phân công phản biện thông tin đến tác giả hay phản biện ConfTool [4] hệ hống quản lý kiện web phát triển để tổ chức hội nghị, hội thảo, seminar chuyên đề Nó giúp cho 1000 nhà tổ chức thực kiện thành công EDAS [5] quản lý nộp bài, phản biện trình đăng ký báo cho hội nghị, hội thảo tạp chí Nó hỗ trợ tất quy trình hội nghị nộp bài, phản biện, thảo luận định, đăng ký, quyền, khoản trợ cấp lại, CD-ROM, chương trình phù hiệu EDAS dịch vụ cung cấp EDAS Conference Services EDAS thường trường đại học lớn, uy tín sử dụng Tuy nhiên, việc đăng ký xét duyệt khó nhiều so với Easy Chair Open Conference Systems (OCS) [6] Open Journal Systems (OJS) [7] phát triển vào năm 1998 xem công cụ hỗ trợ tổ chức hội nghị đăng tạp chí trực tuyến tiện ích, dễ thao tác hẳn Hai công cụ thực web cho phép tổ chức tạo hội nghị, hội thảo hay tạp chí Sau kết thúc hội nghị, tổ chức đăng tạp chí, kỷ yếu báo với dạng tìm kiếm phù hợp START V2 [8] hệ thống tích hợp thân thiện với người dùng cho phép quản lý hội nghị khoa học Nó hệ thống chuyên biệt hỗ trợ nhiều người dùng khác tổ chức hội nghị, hội thảo đơn vị xã hội tài trợ cho hội nghị hội thảo Ngồi cịn có hệ thống khác hoạt động theo cách thức tương tự đáp ứng nhu cầu Nhà trường như: Conference Online-Management System (COMS) [9]; Congrex [10]; CyberChair [11]; TrackChair [12]; iChair [13]; Academics [14]… Tuy nhiên lượng sử dụng hệ thống để dùng hạn chế Trong cơng cụ Easy Chair phổ thơng nhất, có lượng người dùng nhiều tiện lợi (hình 1) EDAS, nhiều trường đại học lớn dùng muốn sử dụng phải qua nhiều xét duyệt Trong công cụ giới thiệu Open Conference Systems linh động chủ động cho phép cài đặt máy chủ nhà trường có thêm phiên cho tạp chí online Hình 1.Các tảng dùng [2] Mơ hình tổ chức quản lý Trong nghiên cứu này, nhóm tác giả tập trung phân tích triển khai hai phần là: Mơ hình tổ chức - vận hành hội nghị khoa học mơ hình tổ chức - vận hành tạp chí online Từ đề xuất với đơn vị liên quan, Trường Đại học Giao thông Journal of Transportation Science and Technology, Vol 30, Nov 2018 vận tải Thành phố Hồ Chí Minh hệ thống vận hành áp dụng cho hội nghị tạp chí trực tuyến Mơ hình chi tiết sau: 3.1 Tổ chức vận hành hội nghị Với phần nhóm tập trung vào tổ chức vận hành báo từ lúc đăng ký đến lúc xét duyệt chấp nhận báo trình bày hội nghị Về quy trình tổ chức quản lý viết chung hội nghị tạp chí mơ phỏng: Hình Quy trình nộp phản biện i) ii) iii) Trang quản lý gửi tiếp nhận báo Trang quản lý phản biện - Phân công phản biện; - Phản hồi phản biện:Chấp nhận/ Từ chối phản biện; - Tiếp nhận ý kiến nhận xét báo: Sửa trình lại/khơng trình lại phản biện, Chấp nhận/Khơng chấp nhận đăng bài, Ý kiến bổ sung Trang quản lý đăng tải báo Nguồn: Tác giả Với số phân tích trên, nhóm đề xuất Trường áp dụng theo hai hướng sau: Với hội nghị khoa học thường niên Nhà trường triển khai tảng Easy Chair, phần lớn nhà khoa học có tài khoản hệ thống nên thuận tiện triển khai Cịn tạp chí trực tuyến Nhà trường phát triển dựa tảng Open Conference System (OCS) đặt tài khoản server Trường, thuận tiện cho việc chủ động nội dung chỉnh sửa Nhóm nghiên cứu cho triển khai thử nghiệm để đánh giá tính hiệu mà tảng mang lại Trong kì hội nghị khoa học cấp Trường trước, Nhà trường thực qui trình quản lý báo, tác giả phản biện cách thủ công, tất bước thông qua trao đổi thư điện tử (đây hướng thực cho Tạp chí Khoa học cơng nghệ Giao thơng vận tải năm qua) Điều tiêu tốn nhiều thời gian, tiểu ban khoa học tự tạo dựng địa mail chủ động liên hệ với tác giả, phản biện, đơi lúc có bỏ sót mail đến, tác giả phải chờ TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI, SỐ 30-11/2018 đợi thơng báo kết phản biện Qua tình hình trên, nhóm tác giả đề xuất hướng giải ứng dụng hệ thống Easy chair Điển hình, Hội nghị khoa học công nghệ giao thông lần IV – 05/2018, áp dụng Easy Chair nhận thấy nhiều tiện ích, khơng tiêu tốn nhiều thời gian, phân ban khoa học, tác giả phản biện chủ động hệ thống – mối, không phụ thuộc lẫn (giữa ban tổ chức tiểu ban khoa học) Easy chair nhiều nhà khoa học tín dụng có khơng hội nghị khoa học ưa chuộng Người sử dụng đăng ký tài khoản hệ thống để cá nhân tự chủ động quản lý, bảo mật thông tin mình, thao tác đăng ký dễ dàng phân công cho phản biện cửa sổ thống kê hệ thống cài đặt thời gian phản biện hồi âm nhận xét trở lại Các phản biện nhận thông báo đến từ hệ thống hệ thống cung cấp thông tin báo, tải tập tin xem Phản biện phản hồi chấp nhận hay từ chối phản biện báo hội nghị Khi chấp nhận phản biện báo, người phản biện nhận mẫu nhận xét với mục cần chọn hay điền thông tin: + Chấp nhận, từ chối đăng báo hay yêu cầu tác giả sửa lại trình khơng trình lại phản biện nhận xét; + Viết góp ý thêm cho báo Hình Cửa sổ đăng ký tài khoản [3] Qui trình tổ chức quản lý báo hội nghị gồm:  Gửi viết đến hội nghị: Khi cập nhật vào hệ thống, yêu cầu người sử dụng cung cấp thông tin tác giả hay nhóm tác giả, có cửa sổ cho phép người sử dụng nhập tựa đề, tóm tắt, từ khóa, chọn lĩnh vực nghiên cứu báo, cuối đăng tải tập tin báo nhấp gửi Thao tác rõ ràng bước khơng gây khó khăn cho người sử dụng Trong hệ thống Easy Chair hội nghị tiếp nhận báo, người quản trị dễ dàng theo dõi chi tiết báo vừa gửi đến cửa sổ thống kê hệ thống  Phân công phản biện: Sau tiếp nhận báo, người quản trị hệ thống hội nghị vào lĩnh vực báo để phân công cho phản biện theo tài khoản có sẵn vốn cập nhật hệ thống, đính kèm mẫu phản biện thiết lập hệ thống Người quản trị theo dõi Hình Cửa sổ phản biện hồi âm đến ban tổ chức chấp nhận hay từ chối phản biện báo [3]  Phản hồi tác giả: Người quản trị nhận thông báo từ phản biện qua hệ thống hồi âm cho tác giả kết qua mail tác giả cung cấp gửi hệ thống 3.2 Tổ chức vận hành tạp chí Dựa tiện ích hệ thống quản lý báo Easy Chair Nhóm nghiên cứu hệ thống tổ chức vận hành báo tạp chí online thiết lập với hỗ trợ Open Journal Systems (OJS), qua nhóm xây dựng trang vận hành: journal.ut.edu.vn  Gửi báo Hệ thống cung cấp tính đăng ký tài khoản để thực gửi báo hệ thống Với tab Make a submission, tác giả tiến hành gửi bài, hệ thống có hiển thị lĩnh vực báo cập nhật trước dựa Journal of Transportation Science and Technology, Vol 30, Nov 2018 số phân loại lĩnh vực Nhà Cửa sổ New Review Round xuất cho phép gửi đến mail hay tài khoản phản biện trường qui định cập nhật trước Mỗi tab Round  Phân cơng phản biện tương ứng phản biện Hệ thống tự động Phản biện tự tạo lập tài khoản hay khai cài đặt nội dung gửi đến phản biện trực báo với người quản trị địa mail để liên hệ tiếp gửi tập tin báo cần phản biện công tác tạp chí Khi tiếp nhận báo, Với tính nay, người quản trị hệ thống thông báo file báo vừa gửi đến, người quản trị hệ thống tiến hành bận tâm cho việc lưu nhớ thông chức send to review (gửi phản biện) tin phản biện nội dung thư Hình Tạp chí Khoa học cơng nghệ Giao thơng vận tải trực tuyến Nguồn: journal.ut.edu.vn Hình Trang quản lý công tác phản biện báo Nguồn: journal.ut.edu.vn TẠP CHÍ KHOA HỌC CƠNG NGHỆ GIAO THƠNG VẬN TẢI, SỐ 30-11/2018  Thiết lập thơng báo Hệ thống tích hợp thêm đăng thơng báo, chun viên tạp chí thiết lập viết thể lệ đăng bài, hạn gửi bài, cung cấp thông tin cần thiết tạp chí đến tác giả, độc giả Phần lớn tác giả, độc giả quan tâm đến hạn gửi thể lệ đăng Khi chưa có hệ thống thơng tin trao đổi qua mail điện thoại, khối lượng vấn đề cần giải đáp cho chuyên viên tăng lên, người quan tâm chưa thật thỏa mãn lượng thông tin cung cấp Nếu qui mối thông báo hệ thống, người quan tâm theo dõi thuận tiện Hình Cửa sổ thiết lập thơng báo Tạp chí online Nguồn: journal.ut.edu.vn  Đăng tải báo phát hành Các số Tạp chí Khoa học cơng nghệ Giao thơng vận tải phát hành đặn bốn quý năm Bản thảo Ban biên tập hiệu đính theo qui định định dạng đăng Nhà trường Do kinh phí mức cho phép, bên cạnh tạp chí khoa học đăng tải cơng trình khoa học khơng lợi nhuận nên số lượng in chưa đáp ứng nhu cầu đến độc giả, nhà nghiên cứu chuyên môn hay sinh viên – học viên thuộc lĩnh vực liên quan Hệ thống có tích hợp thêm tính tải tệp báo phát hành, nhóm chọn đăng tải tập tin PDF Mỗi mục số Tạp chí liệt kê tập tin báo xếp theo lĩnh vực thuộc hệ thống số phân loại lĩnh vực Tạp chí Nhà trường Các nhà nghiên cứu chuyên môn, sinh viên – học viên tìm kiếm báo với lĩnh vực nghiên cứu để tham khảo Bản quyền hoàn toàn thuộc Tạp chí Nhà trường Trước có hệ thống điều trở thành mối quan ngại chuyên viên tạp chí số lượng tác giả, nhà khoa học liên hệ đến Ban biên tập việc yêu cầu lưu giữ tập tin báo phát hành nhiều, chuyên viên phải tìm kiếm trở lại báo gửi tập tin đến mail tác giả Các nhà khoa học, học viên – sinh viên tìm nguồn tham khảo từ Tạp chí trở thành vấn đề cần suy xét, giảm khả tiếp cận độc giả, dẫn đến sức ảnh hưởng Tạp chí đến độc giả ngày giảm Hình Trang đăng tải báo phát hành Nguồn: journal.ut.edu.vn 10 Journal of Transportation Science and Technology, Vol 30, Nov 2018 Kết luận Trong báo này, nhóm tác giả tìm hiểu phân tích tảng dùng để xây dựng tổ chức hội nghị, tạp chí khoa học Từ nhóm đề xuất quy trình tổ chức quản lý áp dụng cho trường Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh Thơng qua quy trình đó, nhóm phát triển hệ thống để vận hành Với nghiên cứu hy vọng trở nên hữu ích cho trường áp dụng công nghệ thông tin phục vụ cho khoa học công nghệ  Tài liệu tham khảo [1] Di Mauro, N., T.M Basile, and S Ferilli Grape: An expert review assignment component for scientific conference management systems in International Conference on Industrial, Engineering and Other Applications of Applied Intelligent Systems 2005 Springer, page 789 798 [2] Parra, L., et al Comparison of online platforms for the review process of conference papers in The Fifth International Conference on Creative Content Technologies, 2013, page 16 - 22 [3] Easy Chair Website http://www.easychair.org/ [4] ConfTool Website http://www.conftool.net [5] EDAS Website https://edas.info/doc/ [6] Open Conference System (OCS) Website http://pkp.sfu.ca/?q=ocs [7] Open Journal Systems (OJS) Website https://pkp.sfu.ca/ojs/ [8] START V2 Website http://www.softconf.com/ [9] COMS Website http://www.conference- service.com/index.html [10] CONGREX Website http://www.congrex.com/index.asp x [11] CyberChair Website http://www.borbala.com/cyberchair/ [12] TrackChair Website http://www.trackchair.com/ [13] iChair Website http://lasecwww.epfl.ch/iChair/ [14] Academics Website http://www.acamedics.com/index.html Ngày nhận bài: 11/10/2018 Ngày chuyển phản biện: 15/10/2018 Ngày hoàn thành sửa bài: 5/11/2018 Ngày chấp nhận đăng: 12/11/2018 ... phố Hồ Chí Minh hệ thống vận hành áp dụng cho hội nghị tạp chí trực tuyến Mơ hình chi tiết sau: 3.1 Tổ chức vận hành hội nghị Với phần nhóm tập trung vào tổ chức vận hành báo từ lúc đăng ký đến... triển vào năm 1998 xem công cụ hỗ trợ tổ chức hội nghị đăng tạp chí trực tuyến tiện ích, dễ thao tác hẳn Hai công cụ thực web cho phép tổ chức tạo hội nghị, hội thảo hay tạp chí Sau kết thúc hội nghị,. .. cho tạp chí online Hình 1.Các tảng dùng [2] Mơ hình tổ chức quản lý Trong nghiên cứu này, nhóm tác giả tập trung phân tích triển khai hai phần là: Mơ hình tổ chức - vận hành hội nghị khoa học mô