TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 2.1.TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6: Công ty Xây dựng số 6 trực thuộc Sở xây dựng Hải Phòng là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập. Được hạch toán toàn bộ đầu ra, đầu vào, lãi, lỗ như một đơn vị hành chính theo luật doanh nghiệp. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán thực hiện công tác kế toán chung của Công ty, tại các đội xây lắp các nhân viên nhân viên kinh tế đội có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh nhưng không tính giá thành các công trình, hạng mục công trình ở đội mình, cuối mỗi tháng tập hợp tất cả các hoá đơn, chứng từ, hợp đồng lao động và bảng dự toán định mức lên phòng Tài chính- Kế toán của Công ty. Kế toán Công ty tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, xác định nghĩa vụ với Nhà nước và báo cáo lên cấp trên có liên quan. Giữa Công ty và đơn vị trực thuộc hạch toán theo cơ chế khoán gọn, các đơn vị hạch toán kết quả riêng. Mô hình bộ máy kế toán tại công ty: Biểu 2.1: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán g công ty xây dựng' title='kế toán tiền lương trong công ty xây dựng'>KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán a công ty xây dựng' title='kế toán tiền lương của công ty xây dựng'>KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán Khấu hao TSCĐ Kế toán Nguyên vật liệu Kế toán thanh toán Phòng tài chính kế toán của Công ty có 6 người: - 1 Kế toán trưởng - 1 Kế toán tổng hợp kiêm kế toán khấu hao TSCĐ - 1 Kế toán tiền lương - 1 Kế toán nguyên vật liệu - 1 Kế toán thanh toán - 1 Thủ quỹ Dưới các đội là các nhân viên kinh tế Các nhân viên trong phòng kế toán được phân chia trách nhiệm rõ ràng: Nhân viên kinh tế đội • Kế toán trưởng là người chỉ đạo, tổ chức các phần hành kế toán. Kiểm tra giám đốc toàn bộ các mặt hoạt động kinh tế tài chính tại Công ty, tham mưu cho giám đốc để có thể đưa ra các quyết định hợp lý. • Kế toán tổng hợp : Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các báo cáo kế toán nộp Công ty và các ban ngành liên quan. • Kế toán khấu hao TSCĐ: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản hiện có tình hình tăng giảm và di chuyển tài sản cố định trong nội bộ Công ty nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, việc bảo quản và sử dụng tài sản cố định tại Công ty - Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn tài sản cố định trong quá trình sử dụng, tính toán, phân bổ hoặc kết chuyển chính xác số khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Tham gia kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thườngTSCĐ, tham gia đánh giá lại tài sản cố định khi cần thiết, tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở Công ty • Kế toán nguyên vật liệu: - Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng và giá cả vật liệu tăng giảm, tồn kho theo yêu cầu quản lý vật liệu. - Chấp hành đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu (thủ tục nhập, xuất) kiểm tra chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiện và ngăn ngừa các trường hợp sở dụng lãng phí, hư hao thất thoát vật liệu. - Cung cấp tài liệu cho phân tích kinh tế về vật liệu. • Kế toán tiền lương: - Tổ chức hạch toán ban đầu: Công tác ghi chép ban đầu, xử lý và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, BHXH .; tổ chức cung cấp thông tin, báo cáo và phân tích chi phí tiền lương, BHXH .; trong chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. - Kết hợp cùng với bộ phận lao động tiền lương của Công ty để vận dụng phương thức trả lương hợp lý. Tổ chức tính toán và xác định tiền lương phải trả cho công nhân viên, trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho từng đối tượng chịu chi phí đúng chính sách, chế độ về lao động, tiền lương quy định. • Kế toán thanh toán: - Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có, tình hình biến động và sử dụng tiền, kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền, chế độ thanh toán không dùng tiền. - Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên kiểm tra đôn đốc, thanh toán kịp thời các khoản nợ phải thu và phải trả. - Phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán và theo từng đối tượng để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp • Nhân viên kinh tế đội: tập hợp chi phí ở các đội và gửi lên phòng kế toán các chứng từ và báo cáo liên quan. 2.2.TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6: 2.2.1.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Để tạo cơ sở pháp lý và hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty đã sử dụng một hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Hệ thống chứng từ của Công ty gồm 36 chứng từ : - Về kế toán lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH, Bảng thanh toán tiền thưởng, Hợp đồng lao động, Biên bản thanh lý hợp đồng - Về kế toán nguyên vật liệu: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho . - Về kế toán tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy xin thanh toán, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Bảng kiểm kê quỹ, Uỷ nhiệm chi, Giấy lĩnh tiền mặt. - Về kế toán TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Về kế toán mua hàng, thanh toán có: Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn GTGT . 2.2.2.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Công ty áp dụng các tài khoản mà nhà nước quy định theo quyết định số1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính. Hệ thống tài khoản Công ty Xây dựng số 6 sử dụng: Tài khoản loại 1: TK 111 (1111), 112 (1121), 121,128, . Tài khoản loại 2: TK 211, 214, 241. Tài khoản loại 3: TK 311, 331, 333, 334, 335, 336, 337, 338 . Tài khoản loại 4: TK 411, 412, 421, 441, 451. Tài khoản loại 5: TK 511, 515. Tài khoản loại 6: TK 621, 622, 623, 627, 632, 635, 642. Tài khoản loại 7: TK 711 Tài khoản loại 8: TK 811 Tài khoản loại 9: TK 911 Tài khoản loại 0: TK 009 Các khoản trích KPCĐ, BHXH, BHYT tính theo tiền lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất và tiền ăn ca của công nhân không hạch toán vào TK 622 mà phản ánh vào TK 627. Công nhân lao động thuê ngoài không trích KPCĐ, BHXH, BHYT. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Công ty Xây dựng số 6 đã mở sổ, ghi chép , quản lý, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán theo đúng các quy định của chế độ sổ kế toán. Các đội xây dựng cũng mở đầy đủ các sổ kế toán và tuân theo các quy định về sổ kế toán. Sổ kế toán áp dụng ở Công ty là hình thức Nhật ký chung. Các loại sổ sách kế toán bao gồm các sổ tổng hợp và sổ chi tiết, cụ thể như sau: Sổ kế toán tổng hợp : - Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái - Sổ Nhật ký thu tiền - Sổ Nhật ký chi tiền - Sổ Nhật ký mua hàng - Sổ Nhật ký bán hàng Sổ kế toán chi tiết: - Sổ tài sản cố định - Sổ chi tiết vật liệu - Thẻ kho - Thẻ TSCĐ - Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh - Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Sổ chi tiết thanh toán . • Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung, lấy số liệu đố ghi vào sổ Cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký chung được chuyển vào sổ Cái ít nhất cho hai tài khoản liên quan. Trong một số trường hợp dùng sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Cuối tháng tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Biểu 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 2.2.4.Tổ chức hệ thông báo cáo tài chính: Công ty Xây dựng số 6 sử dụng các báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp xây lắp bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01- DNXL - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DNXL - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 – DNXL - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DNXL Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính, Công ty còn sử dụng thêm báo cáo thuế. Các báo cáo tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý để phản ánh tình hình tài chính quý đó và niên độ kế toán đó. Ngoài ra Công ty còn lập báo cáo tài chính hàng tháng để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Các báo cáo tài chính được gửi đến cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, Sở kế hoạch đầu tư Hải Phòng. Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán thủ công còn gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý. Tóm lại, nhìn một cách tổng thể thì hệ thống kế toán của Công ty được tổ chức tương đối thống nhất và đầy đủ, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của đơn vị, từ đó thực hiện tốt chức năng cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản trị và góp phần mang lại hiệu quả kinh tế cho Công ty. 2.3.TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ: Xuất phát từ đặc điểm và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, công ty áp dụng hình thức khoán gọn theo giá trị công trình xây dựng cho đội xây dựng. Thường thì tỷ lệ khoán gọn là 90% tổng giá trị quyết toán mà công trình được duyệt giá trị còn lại: Công ty nộp lại 5% thuế GTGT đầu ra và 5% còn lại công ty dùng để chi phí cho bộ máy quản lý công ty. Công ty khoán gọn nhưng không có nghĩa là công ty khoán trắng. Nghĩa là công ty thường xuyên kiểm tra số liệu chứng từ mà các nhân viên kinh tế đội xây dựng gửi về. Nếu chứng từ nào không hơp lý, hợp lệ công ty sẽ loại bỏ các chi phí đó. Các nhân viên kinh tế đội xây dựng có trách nhiêm thống kê toàn bộ chi phí theo từng khoản mục kèm theo các chứng từ liên quan để gửi về phòng kế toán công ty. Trên cơ sở đó, phòng kế toán sẽ hạch toán tập hợp cụ thể. 2.3.1. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương: Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động). Trong đó, lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Để bảo đảm tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Tiền lương là biểu hiện của chi phí lao động sống mà công ty trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho công ty. Hoặc tiền lương là số tiền thù lao Công ty phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương là thu nhập chủ yếu của công nhân viên. Ngoài ra họ còn được hưởng trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp BHXH, BHYT và KPCĐ, mà theo chế độ tài chính hiện hành, các khoản này Công ty phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí tiền lương chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động của Công ty. Tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng khuyến khích công nhân viên chức phấn khởi tích cực lao động, nâng cao hiệu quả công tác. Ở Công ty hiện nay áp dụng hai hình thức trả lương: Lương khoán cho công nhân sản xuất và lương thời gian cho bộ máy quản lý. [...]... lao động và kế toán lương lập bảng chấm công đối với nhân viên quản lý Bộ phận tổ chức cán bộ xây dựng đơn giá, định mức và các quyết định thay đổi cơ cấu lao động Căn cứ vào bảng chấm công và bảng thanh toán lương khoán, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương và phụ cấp cho từng đội xây dựng và tập hợp để lập bảng tổng hợp tiền lương của từng đội Sau khi Kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký,... lên phòng kế toán tài chính của Công ty kèm theo các chứng từ liên quan khác Tại phòng kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và bảng phân bổ công cụ, dụng cụ và vật liệu nhân viên kế toán ghi vào Nhật ký mua hàng và Nhật ký chung Trên cơ sở Nhật ký chung nhân viên kế toán ghi vào sổ Cái TK152, 153 Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm và theo dõi chi tiết cho từng tháng và cho từng... tượng TSCĐ một hồ sơ riêng Kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan vào Hồ sơ TSCĐ Hồ sơ này được giữ tại phòng kế toán làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và chi tiết Căn cứ vào Hồ sơ TSCĐ, kế toán TSCĐ vào thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ Thẻ TSCĐ được lưu ỏ bộ phận kế toán Công ty trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ Để tổng hợp TSCĐ theo từng loại, nhóm TSCĐ, kế toán sử dụng Sổ tài sản cố định” Mỗi loại... toán tiền lương ghi vào sổ chi tiết TK 334, 335, 338 Sau đó cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết đó kế toán lập bảng tổng hợp tiền lương d)Hạch toán tổng hợp: Kế toán tiền lương căn cứ vào các chứng từ gốc về lao động, thanh toán lương, thưởng và các bảng phân bổ kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung, lấy số liệu đó ghi vào sổ Cái các TK 334, 335,... TSCĐ trong Công ty phân bổ cho hai bộ phận là bộ phận quản lý và các đội xây dựng Những TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý, khi trích khấu hao phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp Những TSCĐ dùng cho đội xây dựng, khi trích khấu hao phân bổ vào chi phí sản xuất Kế toán Công ty lập Bảng tính và phân bổ khấu hao theo quy định hiện hành Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toán thì kế toán TSCĐ lập bảng tổng hợp... “Bảng thanh toán tiền lương và BHXH” sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động Từ đó kế toán tiền lương thanh toán các khoản tiền lương và ghi sổ kế toán Kế toán mở sổ chi tiết cho TK 334, 335, 338 để theo dõi việc tính lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho từng đội xây dựng Căn cứ vào các chứng từ gốc về lao động, thanh toán tiền lương, thưởng, và các bảng phân bổ kế toán tiền... thanh toán với người bán Với mỗi nhà cung cấp theo dõi trên một số trang liên tiếp - Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Căn cứ vào chứng từ phản ánh công nợ và chứng từ thanh toán kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán Cuối kỳ cộng sổ lập bảng tổng hợp chi tiết, mỗi người bán được ghi một dòng * Hạch toán tổng hợp: Từ các chứng từ phản ánh công nợ và chứng từ thanh toán kế toán. .. TSCĐ Tại các đội xây dựng hay các phòng ban thuộc Công ty sử dụng Sổ tài sản cố định theo đơn vị sử dụng” để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ do đơn vị mình quản lý và sử dụng Căn cứ ghi sổ này là các chứng từ gốc về tăng, giảm TSCĐ d) Hạch toán tổng hợp: Kế toán sử dụng các loại sổ tổng hợp để hạch toán TSCĐ: - Nhật ký chung - Sổ Cái TK 211, 214 Kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ về tăng, giảm và. .. Hạch toán tổng hợp: Từ các chứng từ phản ánh công nợ và chứng từ thanh toán kế toán thanh toán ghi vào sổ Nhật ký chung Từ sổ Nhật ký chung kế toán vào sổ Cái TK331 Kế toán đối chiếu sổ Cái TK 331 với bảng tổng hợp chi tiíet thanh toán với người bán Cuối kỳ kế toán tổng hợp số liệu trên sổ Cái và lập bảng cân đối số phát sinh, lên báo cáo tài chính ... hao TSCĐ phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và trên cơ sở sổ Nhật ký chung kế toán TSCĐ ghi vào sổ Cái các TK 211, 214 Cuối thàng, cuối mỗi quý, cuối niên độ kế toán thì tổng hợp số liệu trên sổ Cái các TK 211, 214 Trên cơ sở các số liệu đó lập bảng cân đối số phát sinh các TK 211, 214 và lập báo cáo tài chính Biểu 2.4: TRÌNH TỰ KẾ TOÁN TSCĐ Chứng từ về tăng, giảm và khấu hao TSCĐ . TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 2.1.TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6: Công ty Xây dựng số 6 trực. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán Khấu hao TSCĐ Kế toán Nguyên vật liệu Kế toán