TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY I, Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: 1,Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Bất kỳ 1 doanh nghiệp nào, dù quy mô to hay nhỏ,khi thành lập và đi vào hoạt động đều cần có 1 bộ máy kế toán cho riêng mình. Kế toán ra đời từ rất lâu do yêu cầu quản lý bảo vệ tài sản và quản lý nguồn vốn cũng như tình hình biến động của chúng.Qua các thời kỳ phát triển của sản xuất, trao đổi, lưu thông hay nói cách khác là sự phát triển của hình thái kinh tế xã hội, kế toán ngày càng hoàn thiện về tổ chức, về con người .Vai trò của kế toán trong các doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng và trở nên không thể thiếu. Các chủ doanh nghiệp muốn nắm được tình hình tài sản và nguồn vốn của mình phải thông qua bộ máy kế toán.Cũng như tất cả những doanh nghiệp khác, công ty dược phẩm Việt Anh có 1 bộ máy kế toán khá vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ. Nó thực hiện chức năng xử lý,thu nhận và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các bộ phận, đối tượng có liên quan. Bộ máy kế toán của công ty đồng thời giúp cho ban giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh. Nó giống như nhà tham mưu chiến lược, cánh tay phải đắc lực của ban giám đốc. Nhìn chung, chức năng cụ thể của nó có thể tóm gọn như sau: - Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản với nguồn vốn của công ty. - Lập và trình bày các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định của nhà nước. - Tổ chức công tác phân tích tài chính của công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý. - Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của pháp luật. - Tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mới được ban hành. - Hướng dẫn bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. 2, Mô hình bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: a, Mô hình bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được thiết kế khá khoa học và gọn nhẹ.Thực tế quy mô công ty không lớn, chỉ gồm 70 người nên việc tổ chức bộ máy như vậy giúp chi phí giảm đi rất nhiều. Bộ máy gồm: - 1 kế toán trưởng - 1 Kế toán tổng hợp - 1 Kế toán bán hàng - 1 kế toán mua hàng - Thủ quỹ - Thủ kho - Kế toán tài sản cố định Sơ đồ bộ máy kế toán: Kế toáncông nợ Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ kiêm Kế toán tiền lương Kế toán trưởng b,Chức năng của từng bộ phận: mỗi vị trí trong bộ máy kế toán lại nắm giữ những vai trò khác nhau. Sự chuyên môn hóa theo công việc giúp việc hạch toán kế toán diễn ra dễ dàng hơn: * Kế toán trưởng: Đây là vị trí cao nhất và nhiều trách nhiệm nhất bộ máy kế toán. Kế toán trưởng đảm nhận những chức năng sau: - Giám đốc về tài chính của doanh nghiệp, đồng thời là kiểm soát viên của nhà nước tại doanh nghiệp. Nóinhư vậy vì người kế toán trưởng phải nắm và hiểu được các luật thuế, luật doanh nghiệp, luật sản xuất kinh doanh, luật ngân hàng, luật lao động .để từ đó áp dụng cho doanh nghiệp, đảm bảo tuân theo đúng luật định, tránh vi phạm và làm sai, có thể gây ảnh hưởng lớn đến công ty. Đơn cử như luật lao động. Nếu không hiểu đúng, hiểu sâu mà áp dụng sai, gây thiệt hại đến lợi ích người lao động thì sự tin tưởng và tinh thần làm việc của họ đối với công việc sẽ không được bảo đảm. Trong khi họ là lực lượng chính, trực tiếp làm ra lợi nhuận của doanh nghiệp. - Kế toán trưởng tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán. Đây là người đứng đầu, ra mệnh lệnh và chỉ huy công việc chung - Chịu trách nhiệm về tổ chức thực hiện các quá trình kinh doanh: mua, bán, tính toán chi phí sao cho hợp lý và hợp chế độ. - Mở sổ sách theo dõi quá trình kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng luật kế toán thống kê hiện hành. - Hàng tháng, quý, năm làm báo cáo kịp thời, chính xác - Cùng giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế -Tổ chức lưu giữ chứng từ sổ sách theo đúng chế độ hiện hành va lưu khoa học, theo trình tự thời gian để việc tìm kiếm hồ sơ sổ sách dễ dàng. * Kế toán tổng hợp: Công việc đơn giản hơn và it trách nhiệm hơn so vớikế toán trưởng nhưng trên tất cả những bộ phận còn lại. Kế toán tổng hợp thực hiện những chức năng, nhiệm vụ sau: - Tổng hợp toàn bộ các phát sinh về tài chính, kế toán, trong tháng,quý, năm để cùng kế toán trưởng thực hiện đúng với chế độ hiện hành. - ghi chép, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: ghi chép vào sổ chi tiết theo từng nội dung kinh tế phát sinh. Tổng hợp các số liệu ghi vào sổ Cái. đối chiếu các chỉ tiêu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp để tránh sai sót do việc chuyển sổ. - Theo dõi tình hình thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội. Quyết toán thu, chi theo chế độ quy định của ngành, Bộ lao động thương binh và xã hội. *Kế toán bán hàng: - Cập nhật sự thay đổi của giá cả các mặt hàng trong nga ỳ để nhanh chóng thông báo cho khách hàng. - Tập hợp yêu cầu của khách hàng. Viết phiếu xuất kho cho kế toán bán hàng trên máy xuất hóa đơn tài chính. Kế toán bán hàng trên máy sau đó chuyển hóa đơn xuống bộ phận kho xuất kho giao hàng cho khách hàng - Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ. *Kế toán mua hàng: - Cập nhật giá cả thường xuyên, lệnh,chỉ đạo của giám đốc điều hành. Đối chiếu hàng tồn kho để đặt hàng với người bán theo giá cả mà công ty đã chỉ đạo. - Tiếp nhận hóa đơn. Cùng thủ kho đối chiếu hàng nhận giữa thực tế với hóa đơn. Nếu có thiếu sót, kế toán mua hàng sẽ lập biên bản và thông báo cho các bên liên quan. - Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ *Kế toán công nợ: Đây là phần hành quan trọng ở 1 công ty thương mại như công ty Việt Anh. Người đảm nhận vị trí này sẽ có chức năng: - Nhận hóa đơn chứng từ từ kế toán bán hàng, kế toán mua hàng rùi định khoản vào các sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Mỗi khách hàng lớn sẽ được chi tiết riêng trên sổ. Từ các sổ chi tiết, kế toán công nợ sẽ vào Sổ Cái. - Nhận hóa đơn, chứng từ của các cửa hàng, quầy thuốc để vào sổ chi tiết. - Tổng hợp phiếu Thu, phiếu Chi. - Theo dõi tình hình thu nợ, trả nợ của công ty. *Thủ quỹ: - Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi( theo quy định của công ty) thủ quỹ thu tiền và xuất tiền. Lưu giữ chứng từ vào sổ quỹ cẩn thận, cập nhật nhanh chóng, kịp thời. - Kiểm tra giữa tồn quỹ trên sổ sách và trên thực tế số tiền trong két. Kiểm tra chữ k ý của thủ quỹ và kế toán trên kế toán đối chiếu số dư. - Lấy chứng từ ở ngân hàng thông qua nộp, rút tiền mặt tại ngân hàng - Phát lương cho cán bộ nhân viên đồng thời hạch toán lương. *Thủ kho: Ngườigiữ vị trí thủ kho có trình độ chuyên môn cao, hiểu rõ về các loại thuốc. Căn cứ vào hóa đơn hợp lệ nhận được, thủ kho kiểm tra lượng hàng nhập, xuất ra khỏi kho. Kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã để phân loại theo mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng. Tránh việc sắp xếp lẫn lộn, va không khoa học, dễ gây nhầm lẫn khi xuất. - Sắp xếp hàng hóa sao cho thoáng, khoa học, dễ thấy, dễ lấy. cuối ngày vào sổ, thẻ kho kịp thời. - cuối tháng tổ chức các tổ đi kiểm kê thực tế hàng hóa. Thủ kho thực hiện đối chiếu kết quả kiểm kê số hàng hóa tồn kho thực tế với số trên sổ sách. Nếu có chênh lệch lập biên bản và tìm nguyên nhân, báo cáo với cấp trên. đối với hàng hỏng, hàng kém phầm chất cũng lập biên bản đề xuất xử lý. *Kế toán tài sản cố định: Hàng tháng, kế toán mở sổ sách theo dõi về tài sản cố định để khấu hao. ghi tăng, giảm tài sản cố định khi có biến động theo đúng chế độ hiện hành. II, Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong công ty: 1. Những chính sách kế toán chung: - Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 1141/TC/QD/CĐKT của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư, quyết định sửa đổi bổ sung có liên quan. - Năm tài chính: năm tài chính công ty bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm cho đến 31/12. Hầu hết các công ty Việt Nam đều theo năm tài chính này. - Đơn vị tiền tệ công ty áp dụng là đồng tiền Việt Nam: Việt Nam đồng. Vì phạm vi thị trường công ty chỉ trong nước là chủ yếu và công ty không nhập khẩu mặt hàng từ nước ngoài nên ngoại tệ là không có. - Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. - Hàng tồn kho được kiểm tra theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp tính giá hàng tồn kho là fifo- nhập trước xuất trước. Giá trị khi mua về nhập kho là giá bao gồm cả chi phí thu mua và các chi phí khác. Giá trị hàng tồn kho trong kỳ và cuối kỳ là giá thực tế đích danh. - tài sản cố định khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ. Thuế cho mặt hàng thuốc chủ yếu là 5% - Thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng là 28%. 2. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Công ty Việt Anh áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC . Cụ thể như sau: *Các tài sản nội bảng + TK 111 (TK 1111, TK 1112) - Tiền mặt tại quỹ. + TK 112 (TK 1121, TK 1122) -Tiền gửi ngân hàng. + TK 131 _ phải thu khách hàng. + TK 133 _ Thuế GTGT được khấu trừ. + TK 141 _ Tạm ứng. + TK 142 _ chi phí trả trước. + TK 153 _ Công cụ, dụng cụ. + TK 156 _ Hàng hoá. + TK 211 _ TSCĐ hữu hình. + TK 213 _ TSCĐ vô hình. + TK 2141 _ Khấu hao TSCĐ hữu hình. + TK 2143 _ Khấu hao TSCĐ vô hình. + TK 242 _ chi phí trả trước dài hạn. + TK 331 _ phải trả người bán. + TK 333 _ Các khoản nộp Nhà nước. + TK 334 _ phải trả công nhân viên. + TK 338 _ phải trả phải nộp khác. + TK 411 _ Ngồn vốn kinh doanh. + TK 413 _ Chênh lệch tỷ giá. + TK 415 _ Quỹ dự phòng tài chính. + TK 421 _ lợi nhuận chưa phân phối. + TK 431 _ Quỹ khen thưởng phúc lợi. + TK 511 _ Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ. + TK 622 _ chi phí nhân công trực tiếp. + TK 632 _ Giá vốn hàng bán. + TK 635 _ chi phí tài chính. + TK 641 _ chi phí bán hàng. + TK 642 _ chi phí quản lý doanh nghiệp. + TK 911 _ Xác định kết quả kinh doanh. 3. Hệ thống chứng từ sử dụng: Tất cả các doanh nghiệp, khi tuyên bố thành lập và tiến hành hoạt động đều phải ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày,quý, năm… Hệ thống chứng từ chính là cơ sở cho hạch toán kế toán.Những chứng từ gốc được kế toán phần hành ghi sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ và vào sổ Cái. Đây được coi là bằng chứng cho những gì thực sự phát sinh và hoàn thành của công ty. Hệ thống chứng từ công ty dược phẩm Việt Anh tương đối đầy đủ, hợp lý, hợp pháp, hợp lệ theo đúng quy định của bộ tài chính. Cụ thể như sau: - Chỉ tiêu lao động tiền lương: bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, giấy đi đường, bảng thanh toán thuê ngoài, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Chỉ tiêu hàng tồn kho: gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá… - Chỉ tiêu bán hàng: hoá đơn giá trị gia tăng… - Chỉ tiêu tiền tệ: Bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ( dùng cho VND), bảng kê chi tiền. - Chỉ tiêu tài sản cố định: Biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, thẻ TSCĐ. Hoá đơn giá trị gia tăng của công ty là hoá đơn do công ty tự in ấn với sự cho phép của Cục thuế TP HN. Mẫu như sau: Công ty dược phẩm Việt Anh Mẫu số: 01GTKT- 3LL-01 ĐT: . Fax: Được sử dụng theo công văn sổ 23588/CT-AC Hóa đơn( GTGT) Liên 2: Giao khách hàng ký hiệu: AA/2005 T Ngày… tháng năm Số hóa đơn: 022439 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh Địa chỉ: Ngách 64/49 Nguyễn Lương Bằng- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản:10201 0000 69513 Ngân hàng công thương Đống Đa Hà Nội Chng t gc B/C tichinh Bảng cân đối tàikhoản Bảng tổng hợp số liệu chitiết Sổ cái Sổ /k CTGS CTGS S th k toỏn chitit Bảng tổng hợp chứng từ gốc (1) (1) (1) (3a) (hoc) hoc (3b) (5) (4) (6) (7) (7) (8) (8) Mó s thu: 0100374993 H tờn ngi mua hng: n v: a ch: S ti khon: Hỡnh thc thanh toỏn. Mó s thu: STT Tờn hng húa, quy cỏch n v tớnh Slg n giỏ Thnh tin A B C 1 2 3= 1x2 Gyterbac 90ml l 280 1350 378.000 Gentamicin 40mg/ml ng 3000 518,7 1.556.100 Gluco C gúi viờn 18000 67 1.206.000 Cng tin hng Thu sut GTGT 5% Tin thu GTGT Tng cng tin thanh toỏn S tin vit bng ch: . ngi mua hng ngi bỏn hng Th trng n v 4. T chc vn dng h thng s k toỏn: Hin ti cụng ty Vit Anh ghi s theo hỡnh thc Chng t ghi s.Hỡnh thc ny thớch hp vi cụng ty quy mụ nh Vit Anh. Kt cu s n gin, d ghi chộp, phự hp vi c k toỏn mỏy l u im ca hỡnh thc ghi s ngy. Tuy nhiờn, nhc im l vic ghi chộp cũn trựng lp. Do ú, vic lp bỏo cỏo d b chm tr. Trỡnh t hch toỏn theo hỡnh thc chng t ghi s [...]... hợp • Về phần mềm kế toán máy: Công ty thực hiện kế toán trên sổ sách là chủ yếu nhưng riêng phần hành mua, bán hàng hóa được thực hiện trên máy III, Một số phần hành kế toán chủ yếu: 1 Kế toán lương và các khoản trích theo lương: Lương được trả cho người lao động theo từng tháng dựa trên số ngày làm việc thực tế trong tháng và cấp bậc của họ Nhân viên có thể xin tạm ứng lương trước và cuối tháng khi... toán thanh toán công nợ sẽ phản ánh số dư đầu ky, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ và lập bảng tổng hợp thanh toán với người mua, người bán Bảng tổng hợp này để xem xét đối chiếu và so sánh với sổ Cái Các sổ tổng hợp bao gồm: chứng từ ghi sổ, đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản 131,331 Hạch toán trên sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ: Hóa đơn giá trị gia tăng Sổ chitiết thanh toán Sổ quỹ... thanh lý hợp đồng… c, Hạch toán trên sổ kế toán: Hàng ngày, kế toán máy căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với những hóa đơn giá trị gia tăng phản ánh vào bảng tổng hợp tình hình thanh toán Ở công ty Việt Anh việc này được thực hiện trên máy qua mẫu phiếu nhập, phiếu xuất( hay đầu vào, đầu ra) : Phiếu nhập Ngày tháng Diễn giải 10/5 Công ty sản xuất bơm tiêm dùng một lần Bơm 5ml tài khoả n Đơn... 315: Thanh toán các khoản phải trả Có TK 111: chi tiền mặt tại quỹ Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 111: Rút tiền ngân hàng về quỹ Nợ TK 211, 213…: Mua TSCĐ bằng TGNH Nợ TK 311, 315… Thanh toán các khoản nợ Nợ TK 141 : Tạm ứng cho nhân viên đi công tác Có TK 112: chi tiền gửi ngân hàng Căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 112: Có TK 111: gửi tiền vào ngân hàng... nợ 5, Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản sử dụng: TK 911: Xác định kết quả Hạch toán: - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu bán hàng thuần: Nợ Tk 511 Có TK 911 - cuối ký kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 - cuối kỳ kết chuyển doanh thu tài chính và thu nhập khác: Nợ TK 711, 515 Có TK 911 - Cuối kỳ kết chuyển chi phí tài chính và chi phí khác: Nợ TK 911 Có TK 811, 635 - Cuối kỳ kết... Hộp Tổng giá trị hàng hóa: 2000 40.000 40.000 80.000.000 Thuế GTGT 5%: 4.000.000 Tổng tiền thanh toán: 84.000.000 Mẫu phiếu xuất giống như mẫu phiếu nhập, khác nhau ở tài khoản: 131,3331, 511 Từ phiếu nhập, phiếu xuất này, kế toán thanh toán công nợ vào các sổ chi tiếp thanh toán với người mua, người bán.Sổ chi tiết này được chi tiết theo từng khách hàng, nhà cung cấp Từ sổ chi tiết, hàng tháng kế toán. .. tài khoản cả năm và lập các báo cáo tài chính Mẫu báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Bảng cân đối tài khoản - Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính - Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp Kế toán quản trị ở công y dường như không được chú trọng Thường niên kế toán trưởng là người thông báo tình hình biến động cho ban giám đốc và đưa ra những... lương TK 141 TK 334 Các khoản khấutrừ vào lương TK 642 Trích lương vào CP TK 335 Lương thực tếPhảitrả TK 338 Trích trướclương phép BHXH,BHYTDo CNV đóng TK 338 Trích BHVào chiphí TK 111,112 Thanh toánCho CNVBHXH phảitrảTT cho CNV TK 111,112 Nộp BHXH,BHYT Chihộ,vượtđược hoàn lại 2 Kế toán tài sản cố định: Đặc điểm về tài sản cố định của công ty: tài sản cố định của công ty gồm 2 nhóm chính: - Kho hàng -... thanh toán cho khách hàng Nợ TK 3331: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 131: phải thu khách hàng - khi khách hàng trả nợ kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: Thu tiền nợ Nợ TK 311: Thu nợ và thanh toán vay ngắn hạn Có TK 131: phải thu khách hàng - Trường hợp khách hàng ứng tiền trước: Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131: phải thu khách hàng 4 Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán :... TGNH Dựa vào phiếu thu và một số chứng từ có liên quan kế toán ghi; Nợ TK 111: Thu tiền mặt nhập quỹ Có TK 511, 512: doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK 711, 515: Thu nhập từ hoạt động tài chính Có TK 141, 131, 136 : Thu hồi các khoản nợ Có TK 112: Rút tiền ngân hàng về quỹ Dựa vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 112: gửi tiền mặt vào ngân hàng Nợ TK 211, 152, 153: Mua TSCĐ, công cụ . TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY I, Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: 1,Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Bất kỳ 1 doanh. viên kế toán. 2, Mô hình bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: a, Mô hình bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được thiết kế khá khoa học và gọn