d) Hạch toán tổng hợp:
2.3.4. Tổ chức hạch toán thanh toán:
2.3.4.1.Kế toán vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền của Công ty là một bộ phận tài sản lưu động làm chức năng vật ngang giá chung trong các mối quan hệ mua bán trao đổi gồm: tiền mặt tại quỹ tiền mặt, tiền gửi ỏ ngân hàng.
a) Kế toán tiền mặt:
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ tiền mặt của Công ty, bao gồm: tiền Việt Nam, ngân phiếu.
Công ty chỉ giữ một lượng tiền mặt nhất định để phục vụ cho việc chi tiêu hàng ngày. Số tiền thường xuyên có tại quỹ được tính toán định mức hợp lý căn cứ vào các nghiệp vụ thu chi tiền mặt hàng ngày của công ty. Số còn lại phải được gửi vào ngân hàng.
* Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Giấy lĩnh tiền mặt * Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111 “Tiền mặt”
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng tiền của doanh nghiệp Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm tiền của doanh nghiệp Dư Nợ: Phản ánh số tiền hiện có.
* Hạch toán chi tiết:
Kế toán tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi dựa trên các chứng từ liên quan (như hoá đơn GTGT, giấy tạm ứng...) thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 và 3 dùng để luân chuyển giữa kế toán, thủ quỹ, người nhận tiền hoặc người nộp tiền.
Mọi khoản thu chi, quản lý và bảo quản tiền mặt của Công ty đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ không trực tiếp mua, bán vật tư, kiêm
nhiệm công tác tiếp liệu và công tác kế toán. Các khoản thu, chi tiền mặt này phải có phiếu thu, phiếu chi và phải có đủ chữ ký của người thu, người nhận, người cho phép nhập quỹ, xuất quỹ (Giám đốc Công ty, kế toán trưởng). Sau khi đã thu, chi tiền, thủ quỹ đóng dấu “đã thu tiền” hoặc “đã chi tiền” vào chứng từ. Cuối ngày, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ thu, chi để ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Sổ quỹ tiền mặt được mở 2 liên, ghi chép và khoá sổ hàng ngày. Cuối tháng lập báo cáo quỹ , tờ kê chi tiết kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán.
Kế toán tiền mặt sau khi nhận được sổ quỹ tiền mặt có kèm theo các chứng từ gốc do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản. Sau đó phân loại chứng từ theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi quỹ tiền mặt và ghi vào bảng phân loại bên Có TK 111. Cuối ngày kế toán tập hợp chứng từ xin kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng tiến hành kiểm tra từng chứng từ và ký vào phiếu kể cả liên 1. Kế toán bảo quản chứng từ trong năm và lưu trữ khi kết thúc niên độ.
* Hạch toán tổng hợp:
Kế toán tiền mặt căn cứ vào các chứng từ và báo cáo quỹ tiền mặt do thủ quỹ nộp ghi vào sổ Nhật ký thu, chi tiền mặt. Sau đó ghi vào sổ Cái TK 111(1111), cuối kỳ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.