Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trường hợp ủy ban nhân dân quận bình thạnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ T HỒ CHÍ MINH Nguyễn Mỹ Hạnh CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BÌNH THẠNH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH Nguyễn Mỹ Hạnh CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BÌNH THẠNH Chuyên ngành : Quản lý công Mã số : 8340403 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS BÙI THỊ THANH TP Hồ Chí Minh – Năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan luận văn “Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban Nhân dân quận Bình Thạnh” cơng trình nghiên cứu tác giả Các số liệu, thông tin, liệu khảo sát, tài liệu tham khảo kết nêu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng TÁC GIẢ LUẬN VĂN Nguyễn Mỹ Hạnh MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TĨM TẮT LUẬN VĂN ABSTRACT CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.3 Câu hỏi nghiên cứu 1.4 Đối tượng nghiên cứu 1.5 Phạm vi nghiên cứu 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.7 Ý nghĩa thực tiễn đề tài 1.8 Kết cấu báo cáo nghiên cứu CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU 2.1 Các khái niệm 2.1.1 Văn hồ sơ 2.1.2 Văn điện tử 2.1.3 Hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử 2.2 Các lý thuyết hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử 2.2.1 Tác động công nghệ thông tin đến tổ chức 2.2.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử 10 2.2.3 Một số chức hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử 12 2.2.4 Mối quan hệ quản lý quy trình cơng việc quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 14 2.3 Sự cần thiết việc áp dụng hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức công 15 2.3.1 Chính phủ điện tử địi hỏi chức hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử có cải tiến tương ứng 15 2.3.2 Lợi ích hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức công 17 2.4 Một số nghiên cứu trước có liên quan 18 2.4.1 Nghiên cứu Nguyên Swatman (2009) 18 2.4.2 Nghiên cứu McLeod cộng (2010) 20 2.4.3 Nghiên cứu Abdulkadhim cộng (2015) 22 2.4.4 Nghiên cứu Haslinda cộng (2014) 24 2.4.5 Nghiên cứu Hans (2003) 25 2.4.6 Tóm tắt số nghiên cứu khác 27 2.5 Mơ hình nghiên cứu đề xuất 29 2.5.1 Sự ủng hộ cấp lãnh đạo 29 2.5.2 Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 30 2.5.3 Sự hợp tác, tham gia phòng ban 31 2.5.4 Nhận thức, thực hành cán công chức 32 2.5.5 Công nghệ 34 2.5.6 Sự thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 35 Tóm tắt chương 36 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 37 3.1 Quy trình nghiên cứu 37 3.1.1 Phương pháp nghiên cứu 37 3.1.2 Kết nghiên cứu định tính 38 3.2 Thang đo 39 3.2.1 Thang đo ủng hộ cấp lãnh đạo 40 3.2.2 Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 41 3.2.3 Thang đo hợp tác, tham gia phòng ban 42 3.2.4 Thang đo nhận thức, thực hành cán công chức 43 3.2.5 Thang đo công nghệ 44 3.2.6 Thang đo thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 45 3.3 Thiết kế nghiên cứu định lượng 46 3.3.1 Thiết kế bảng câu hỏi 47 3.3.2 Thu thập số liệu 47 3.3.3 Phương pháp lấy mẫu xác định cỡ mẫu 47 3.3.4 Phương pháp phân tích liệu 48 Tóm tắt chương 50 CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 51 4.1 Tổng quan UBND quận Bình Thạnh 51 4.1.1 Đặc điểm địa lý, kinh tế, xã hội 51 4.1.2 Cơ cấu tổ chức 52 4.1.3 Thực trạng đội ngũ cán công chức UBND quận Bình Thạnh 52 4.1.4 Định hướng phát triển mục tiêu UBND quận Bình Thạnh giai đoạn 2016 -2020 52 4.2 Hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử dịch vụ hành cơng TP Hồ Chí Minh 53 4.3 Hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử UBND quận Bình Thạnh 54 4.3.1 Tổng quan kiến trúc hệ thống 54 4.3.2 Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin UBND quận Bình Thạnh giai đoạn năm từ 2016 – 2020 55 4.4 Thống kê mô tả 57 4.4.1 Phân bổ theo giới tính theo phịng 57 4.4.2 Phân bổ theo độ tuổi thâm niên công tác 58 4.4.3 Phân bổ theo trình độ học vấn chức danh 58 4.5 Kiểm định độ tin cậy liệu nghiên cứu 59 4.5.1 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Sự ủng hộ cấp lãnh đạo” 59 4.5.2 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” 60 4.5.3 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Sự hợp tác, tham gia phòng ban” 60 4.5.4 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Nhận thức, thực hành cán công chức” 60 4.5.5 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Công nghệ” 60 4.5.6 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Sự thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” 60 4.6 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) 62 4.6.1 Phân tích nhân tố khám phá nhóm biến độc lập 62 4.6.2 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) biến phụ thuộc 63 4.7 Phân tích hồi quy 64 4.7.1 Kiểm định hệ số tương quan 64 4.7.2 Đánh giá phù hợp mơ hình 65 4.7.3 Kiểm định độ phù hợp mơ hình 65 4.7.4 Phân tích hồi quy bội 66 4.7.5 Kiểm định tượng đa cộng tuyến 68 4.7.6 Kiểm định giá trị phần dư chuẩn hóa 68 4.7.7 Kiểm định phân phối chuẩn phần dư 69 4.8 Kiểm định khác biệt biến định tính 70 4.8.1 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử theo giới tính 70 4.8.2 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử nhóm tuổi khác 71 4.8.3 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống văn hồ sơ điện tử theo trình độ học vấn 72 4.8.4 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử theo chức danh 72 4.8.5 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử phòng ban 73 4.8.6 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử với thâm niên công tác 74 4.9 Thảo luận kết nghiên cứu 74 4.9.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 75 4.9.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành cán công chức 77 4.9.3 Về yếu tố hợp tác, tham gia phòng ban 79 4.9.4 Về yếu tố ủng hộ cấp lãnh đạo 82 4.9.5 Về yếu tố công nghệ 84 Tóm tắt chương 86 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ 87 5.1 Kết luận 87 5.2 Một số hàm ý cho nhà quản trị nhằm nâng cao thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử UBND quận Bình Thạnh 88 5.2.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 88 5.2.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành cán công chức 89 5.2.3 Về yếu tố hợp tác, tham gia phòng ban 90 5.2.4 Về yếu tố ủng hộ cấp lãnh đạo 91 5.2.5 Về yếu tố công nghệ 92 5.3 Hạn chế hướng nghiên cứu 93 Tóm tắt chương 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Tiếng Anh PHỤ LỤC 1: TỜ TRÌNH KHẢO SÁT PHỤ LỤC 2: NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH PHỤ LỤC 3: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CHÍNH THỨC PHỤ LỤC 4: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công việc triển khai hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử .19 Bảng 2.2: Các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến thành công việc áp dụng hệ thống EDRMS phủ nước 21 Bảng 2.3: Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công việc áp dụng hệ thống EDRMS phủ 22 Bảng 2.4: Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công việc áp dụng hệ thống EDRMS tổ chức 28 Bảng 3.1: Thang đo ủng hộ cấp lãnh đạo 41 Bảng 3.2: Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 42 Bảng 3.3: Thang đo hợp tác, tham gia phòng ban 43 Bảng 3.4: Thang đo nhận thức, thực hành cán công chức 44 Bảng 3.5: Thang đo công nghệ 45 Bảng 3.6: Thang đo thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 46 Bảng 4.1: Đặc điểm đối tượng khảo sát 59 Bảng 4.2: Kết kiểm định Cronbach’s Alpha 61 Bảng 4.3: Kết kiểm định KMO Barlett 26 biến yếu tố 62 Bảng 4.4: Kết phân tích nhân tố khám phá (EFA) cho biến độc lập 63 Bảng 4.5: Kết phân tích tương quan Pearson .64 Bảng 4.6: Độ phù hợp mơ hình 65 Bảng 4.7: Phân tích phương sai ANOVA 65 Bảng 4.8: Kết phân tích hồi quy bội 66 Bảng 4.9: Tóm tắt kết nghiên cứu 67 Bảng 4.10: Kiểm định khác biệt theo giới tính 71 Bảng 4.11: Kiểm định khác biệt theo nhóm tuổi 71 Bảng 4.12: Kiểm định khác biệt theo trình độ học vấn 72 Bảng 44: Bảng 45: Bảng 46: Bảng 47: Bảng 48: Bảng 49: Bảng 50: Bảng 51: Bảng 52: Bảng 53: Bảng 54: Bảng 55: Bảng 56: Bảng 57: Bảng 58: Bảng 59: Bảng 60: Bảng 61: Bảng 62: Bảng 63: Bảng 64: Bảng 65: Bảng 66: Bảng 67: Bảng 68: Bảng 69: Bảng 70: Bảng 71: Bảng 72: Bảng 73: Bảng 74: Bảng 75: Bảng 76: Bảng 77: Bảng 78: Bảng 79: Bảng 80: Bảng 81: Bảng 82: Bảng 83: Bảng 84: Bảng 85: Bảng 86: Bảng 87: Bảng 88: ... niệm văn bản, hồ sơ điện tử, hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử, lý thuyết, sở lý luận hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, nhu cầu đòi hỏi áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử quan,... định yếu tố ảnh hưởng đến thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử - Xác định mức độ tác động yếu tố đến thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử UBND quận Bình. .. thiện việc áp dụng hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử UBND quận Bình Thạnh? 1.4 Đối tượng nghiên cứu Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử UBND quận Bình