LV Thạc sỹ_công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại ban quản lý dự án 85 bộ giao thông vận tải giai đoạn 2010 2015

LỜI CẢM ƠN Nhờ giúp đỡ tận tình thầy, cô giáo, bạn bè đồng nghiệp, với cố gắng nỗ lực thân, Luận văn với Đề tài: “Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Ban Quản lý dự án 85, Bộ Giao thông vận tải giai đoạn 20102015” hồn thành Nhân dịp này, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viên trường Đại học Kinh tế quốc dân, người truyền đạt cho tri thức Đặc biệt xin trân trọng cảm ơn PGS.TS … - Giáo viên hướng dẫn khoa học tận tâm hướng dẫn bảo tơi suốt q trình thực Luận văn Tơi khơng thể hồn thành Luận văn khơng có quan tâm, giúp đỡ thầy giáo Khoa Kinh tế đầu tư – Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Lãnh đạo Ban Quản lý dự án 85 – Bộ Giao thông vận tải người thân gia đình ln tạo điều kiện cổ vũ hồn cảnh Tơi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC Phßng KHDA1 39 Phßng KHDA2 40 DANH MỤC BẢNG, HÌNH, SƠ ĐỒ Danh mục bảng Phßng KHDA1 39 Phßng KHDA2 40 * Công tác lập thẩm định dự án đầu tư XDCT: 56 * Công tác quản lý thi công: 101 * Công tác giám sát quản lý dự án: 102 Danh mục hình Phßng KHDA1 39 Phßng KHDA2 40 * Công tác lập thẩm định dự án đầu tư XDCT: 56 * Công tác quản lý thi công: 101 * Công tác giám sát quản lý dự án: 102 Danh mục sơ đồ Phßng KHDA1 39 Phßng KHDA2 40 * Công tác lập thẩm định dự án đầu tư XDCT: 56 * Công tác quản lý thi công: 101 * Công tác giám sát quản lý dự án: 102 Ch¬ng Tổng quan đề tài nghiên cứu I Tớnh cấp thiết đề tài Sau 20 năm đất nước đổi mới, việc tổ chức tiếp nhận, quản lý nguồn vốn từ ngân sách ODA từ tổ chức quốc tế để phát triển hạ tầng giao thông vận tải (GTVT) gặt hái thành to lớn, chưa đáp ứng nhu cầu vận tải tăng nhanh tốc độ phát triển kinh tế - xã hội, đặc biệt từ cuối năm 2006, Việt Nam thức trở thành thành viên Tổ chức thương mại giới (WTO), mở đầu cho trình hội nhập sâu rộng kinh tế Việt Nam vào kinh tế khu vực giới Do loạt dự án đầu tư xây dựng “Chiến lược phát triển giao thông vận tải” tiến hành thời gian tới “Quy hoạch đường cao tốc Việt Nam đến 2020” Một vấn đề quan trọng lưu ý tiến hành thực dự án đầu tư cơng tác quản lý dự án Cơng tác quản lý giữ vai trò thiết yếu tồn q trình hình thành thực dự án đầu tư, xuyên suốt giai đoạn kể từ xuất hội đầu tư, lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thẩm định, đàm phán ký kết hợp đồng… dự án vào thi cơng thức đưa vào hoạt động Hiệu dự án đầu tư đảm bảo khâu quản lý dự án thực tốt Ngược lại, việc quản lý thiếu chặt chẽ nhân tố gây ảnh hưởng nhiều tới tiến độ, chất lượng, nguyên nhân gây lãng phí thời gian, chi phí ảnh hưởng tới hiệu đầu tư chung Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng ngành giao thơng vận tải cịn nhiều điều bất cập tính chất dự án đầu tư xây dựng ngành giao thơng vận tải thường có quy mô vốn đầu tư lớn, thời gian tiến hành đầu tư kéo dài, công nghệ phức tạp… Điều dẫn đến tiến độ kế hoạch thời gian, chi phí chất lượng bị ảnh hưởng Do việc nghiên cứu, tìm hiểu cơng tác quản lý dự án phương diện khoa học thực tiễn cần thiết Bên cạnh đó, năm trở lại đây, ngày nhiều vụ tham ô, tham nhũng phận lãnh đạo Ban quản lý dự án phát hiện, kèm theo hàng loạt cơng trình xây dựng khơng đảm bảo chất lượng gây thất lãng phí nghiêm trọng nguồn lực đất nước Thực trạng khiến không người hoài nghi chất lượng hoạt động Ban quản lý dự án Việt Nam Đây thách thức lớn Ban quản lý dự án nói chung Ban Quản lý dự án 85 nói riêng Xuất phát từ tầm quan trọng việc nghiên cứu công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng Ban quản lý dự án 85 – Bộ Giao thông vận tải từ yêu cầu hoàn thiện lý luận quản lý dự án đầu tư xây dựng, tác giả chọn đề tài: “Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Ban Quản lý dự án 85 – Bộ Giao thông vận tải giai đoạn 2006 - 2015” để nghiên cứu, với mong muốn nhằm góp phần xây dựng lý luận quản lý dự án đầu tư Ban Quản lý dự án, sở giải vấn đề thực tiễn nêu II Mục đích nghiên cứu đề tài: - Nghiên cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận dự án đầu tư xây dựng quản lý dự án đầu tư xây dựng Ban Quản lý dự án Những nghiên cứu lý luận sở để định hướng tiếp cận phân tích thực trạng đề xuất giải pháp - Đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư Ban Quản lý dự án 85 Phân tích tồn cơng tác quản lý dự án đầu tư nguyên nhân - Xây dựng hệ thống quan điểm đề xuất giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư thuộc Ban quản lý dự án 85 III Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Nghiên cứu công tác quản lý dự án đầu tư Ban Quản lý dự án 85 - Thời gian nghiên cứu: 2006 - 2010 IV Cơ sở khoa học thực tiễn đề tài - Cơ sở khoa học: Xuất phát từ lý thuyết quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình có giới Việt Nam, đối chiếu với công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Ban Quản lý dự án 85 - Cơ sở thực tiễn: Nhận thức tầm quan trọng vai trị cơng tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Mặt khác, trình quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Ban Quản lý dự án 85 khơng phải khơng có hạn chế cần khắc phục Xuất phát từ thực tiễn trên, việc nghiên cứu đề tài cần thiết nhằm giải vấn đề khó khăn, vướng mắc công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Ban Quản lý dự án 85 V Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp vật biện chứng vật lịch sử chủ nghĩa Mác-Lê nin - Phương pháp tổng hợp, phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê kết hợp với khảo sát thực tế VI Những cơng trình nghiên cứu liên quan Công tác quản lý dự án đấu từ quan tâm nghiên cứu nhiều ngành, lĩnh vực khác Do ®ã, đà có nhiều đề tài nghiên cứu lĩnh vực điển hình có đề tài nghiên cứu số tác giả: Phm Gia Ngha - Đại học Giao thụng ti: đề tài nghiên cứu Công tác quản lý dự án đầu t theo hình thøc X©y dung – Kinh doanh – Chun giao (BOT) giai đoạn chuẩn bị đầu t đà mô tả thực trạng công tác quản lý dự án BOT giai đoạn chuẩn bị đầu t Việt Nam đề xuất số giải pháp; Tác giả Đỗ Vũ Bảo với đề tài nghiên cứu Nghiên cứu số nội dung quản lý chất lợng công trình đờng công tác soạn thảo dự án đầu t xây dung, Tác giả Lê Thị Hiền với đề tài Công tác quản lý dự án Ban Quản lý dự án nhiệt điện Tập đoàn Điện Lực Việt Nam”… VII Kết cấu Đề tài Ngoài lời mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo Đề tài trình bày thành ba chương Chương 1: Một số vấn đề lý luận chung quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Chương 2: Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Ban Quản lý dự án 85 – Bộ Giao thông vận tải giai đoạn 2005 - 2010 Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Ban Quản lý dự án 85 giai đoạn 2011 – 2015 CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH 1.1 Dự án đầu tư xây dựng cơng trình 1.1.1 Khái niệm dự án đầu tư xây dựng cơng trình Trước tìm hiểu dự án đầu tư XDCT tác giả muốn khái lược số khái niệm dự án để người đọc hình dung dự án Theo từ điển Oxford Anh định nghĩa Dự án (Project) ý đồ, nhiệm vụ đặt ra, kế hoạch vạch để hành động Theo tiêu chuẩn Australia (AS 1379 - 1991) định nghĩa: Dự án dự kiến cơng việc nhận biết được, có khởi đầu, có kết thúc bao hàm số hoạt động có liên hệ mật thiết với Theo định nghĩa tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa ISO tiêu chuẩn ISO 9000:2000 Việt Nam chấp thuận tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000: Dự án trình đơn nhất, gồm tập hợp hoạt động có phối hợp kiểm sốt, có thời hạn bắt đầu kết thúc, tiến hành để đạt mục tiêu phù hợp với yêu cầu quy định, bao gồm ràng buộc thời gian, chi phí nguồn lực Theo Luật đấu thầu Việt Nam (29/11/2005): “Dự án” tập hợp đề xuất để thực phần hay tồn cơng việc nhằm đạt mục tiêu yêu cầu thời gian định dựa nguồn vốn xác định Theo Luật Đầu tư Việt Nam (29/11/2005): Dự án đầu tư tập hợp đề xuất bỏ vốn trung dài hạn để tiến hành hoạt động đầu tư địa bàn cụ thể, khoảng thời gian xác định Hầu hết dự án lập ra, thực cần có đầu tư nguồn lực Nếu đầu tư tiền bạc, cải hữu hình phải đầu tư chất xám, công sức Trước năm 2003 chưa có khái niệm dự án đầu tư XDCT hoàn chỉnh Đến năm 2003, Luật Xây dựng đời với nghị định hướng dẫn thi hành Luật, khái niệm dự án đầu tư XDCT hình thành: “Dự án đầu tư XDCT tập hợp đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng cải tạo cơng trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, trì, nâng cao chất lượng cơng trình sản phẩm, dịch vụ thời hạn định Dự án đầu tư XDCT bao gồm phần thuyết minh phần thiết kế sở” Như vậy, nói tới dự án đầu tư XDCT, cần nhớ tới hoạt động có liên quan tới việc bỏ vốn Vốn không nên hiểu tiền mặt mà vốn bao gồm cải (vàng, bạc, quyền sử dụng đất, thương hiệu, …) sức lực người bỏ Một dự án đầu tư XDCT phải gắn với nhiều mục đích cụ thể, khơng có dự án đầu tư XDCT mà khơng có mục đích, có điều mục đích sai, phù hợp hay khơng phù hợp Hơn nữa, để thực dự án đầu tư XDCT cần phải xác định rõ thời gian bắt đầu kết thúc vào Chỉ rõ khoảng thời gian bắt đầu kết thúc giúp cho dự án có kế hoạch triển khai cụ thể để đạt mục đích đề Một dự án mà khơng thời gian bắt đầu kết thúc triển khai, nhóm dự án lúng túng dự án bị “treo” 1.1.2 Đặc điểm dự án đầu tư xây dựng cơng trình Dự án đầu tư XDCT có đặc điểm sau: Thứ nhất, dự án đâu tư XDCT có tính Mỗi dự án có đặc trưng riêng biệt, lại thực điều kiện khác biệt địa điểm, không gian, thời gian môi trường thay đổi tạo nên tính cho dự án Cũng đặc điểm khiến cho dự án hàm chứa rủi ro Những sai lầm việc lập dự án, sai lầm chủ trương đầu tư thường hay gây nên nhiều hậu to lớn, khó sửa chữa tồn lâu dài Thứ hai, dự án đầu tư XDCT thường có quy mơ đầu tư xây dựng lớn, đòi hỏi vốn đầu tư lớn Trong trình thực nhu cầu vốn cần thiết Thứ ba, dự án bị hạn chế thời gian quy mô Mỗi dự án phải có điểm khởi đầu điểm kết thúc xác định Sự thành công quản lý dự án thường đánh giá khả có đạt thời điểm kết thúc định trước hay khơng tổng chi phí khơng vượt q tổng mức đầu tư, tổng dự toán dự toán duyệt Thứ tư, dự án đầu tư XDCT thường đòi hỏi diện tích sử dụng lớn Điều có ảnh hưởng tới nhiều bên liên quan phải đền bù giải phóng mặt phương án tái định cư Do cơng tác giải phóng mặt phương án tái định cư có ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực dự án Thứ năm, tính chất phức tạp dự án đầu tư XDCT nên dự án có liên quan nhiều đến tư vấn nhà thầu nước Thứ sáu, dự án đầu tư XDCT liên quan đến nhiều nguồn lực khác Việc quản lý nguồn lực dự án trạng thái biến động phức tạp trình sản xuất thường ngày trạng thái ổn định đơn vị sản xuất chế tạo Thứ bảy, dự án đầu tư XDCT có tính thay đổi Quản lý dự án trình quản lý thay đổi dự án trình phức tạp nhiều so với việc quản lý công việc thường ngày công ty sản xuất chế tạo Bởi lẽ, công việc thường ngày cơng việc có tính lặp lặp lại, diễn theo quy tắc chặt chẽ xác định rõ ràng Công việc dự án thay đổi có xu hướng q trình “một lần” nhất, không xác định rõ ràng bất thường Đó chất đặc trưng dự án đầu tư xây dựng Thứ tám, dự án đầu tư XDCT có tính đa mục tiêu Trong dự án thường tồn hai loại mục tiêu mục tiêu cơng khai mục tiêu bí mật Các mục tiêu công khai mục tiêu xác định rõ từ bắt đầu dự án nhằm đạt thay đổi theo mong muốn Các mục tiêu khơng tương hợp với nhau, 119 nhà thầu, đại diện quan quản lý nhà nước, người hưởng lợi, … Nó xem công cụ thông tin phục vụ cho trình quản lý dự án Một báo cáo giám sát khác hình thức, mức độ phức tạp dự án, cần đảm bảo nội dung chủ yếu sau: + Phần giới thiệu mô tả ngắn gọn, rõ ràng dự án Sự cần thiết dự án, mục tiêu nguồn lực Nếu dự án lớn phức tạp, cần có giải thiết cần thiết kèm theo + Phần thực trạng: cần trình bày số khía cạnh dự án đến thời điểm lập báo cáo chi phí, tiến độ thời gian, kết hợp thời gian với chi phí nguồn lực, chất lượng Đối với phần chi phí, báo cáo cần làm rõ thực trạng qui mơ vốn, nguồn vốn tình hình sử dụng vốn dự án Cần so sánh chi phí thực tế với chi phí dự tốn theo giai đoạn đầu tư, theo mốc thời gian quan trọng Báo cáo tập trung phân tích khoản mục chi phí trực tiếp, đồng thời làm rõ tổng chi phí, khoản chi phí gián tiếp dự án Các số liệu chi tiết cần trình bày bảng phần phụ lục Đối với tiến độ thời gian, báo cáo rõ khối lượng cơng việc hồn thành, phần trăm khối lượng thực công việc chưa hồn thành, thời điểm tại, dự tính thời gian cịn lại để thực cơng việc Viết báo cáo nên dựa vào mốc thời gian quan trọng xác định lịch trình kế hoạch Việc báo cáo kết hợp thời gian với chi phí nguồn lực nên trình bày với mục tiêu So sánh khối lượng cơng việc hồn thành với khối lượng kế hoạch, xét mối quan hệ với nguồn lực sử dụng, đặc biệt tiền vốn Trên sở đó, dự tính thời gian kết thúc dự án quy mô tiền vốn nguồn lực khác cần phải có để thực cơng việc cịn lại Biểu đồ “phân tích giá trị thu được” cơng cụ hữu hiệu để trình bày nội dung Phần báo cáo chất lượng phải tình hình thực tiêu chất lượng, tiêu chuẩn chất lượng ghi hợp đồng Báo cáo cần làm rõ 120 phương pháp quản lý chất lượng, hệ thống đảm bảo chất lượng mà dự án áp dụng + Phần kết luận kiến nghị chun mơn: phần trình bày kết luận kiến nghị liên quan đến kế hoạch tiến độ ngân sách công việc chưa hoàn thành dự án quan điểm chun mơn Trong số tình bất thường, báo cáo nên đề cập đến công việc thực tế hồn thành, khơng kiến nghị giải pháp kỹ thuật cơng việc chưa hồn thành chưa điều tra xác định rõ nguyên nhân + Phần kiến nghị giải pháp quản lý: phần trình bày khoản mục mà cán quản lý nhận thấy cần phải quản lý chặt chẽ nhà quản lý cấp Đồng thời, cần giải thích ngắn gọn mối quan hệ khoản mục với mục tiêu dự án Báo cáo nên giải thích thêm mối quan hệ đánh đổi ba mục tiêu thời gian, chi phí hồn thiện giúp nhà quản lý cấp có đủ thơng tin để định tương lai dự án + Phần phân tích rủi ro: báo cáo phân tích rủi ro tác động đến mục tiêu thời gian, chi phí hồn thiện dự án Đồng thời cần dự báo rủi ro tiềm tàng xảy tương lai cơng việc cịn lại dự án 3.3.3 Đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Ở tổ chức nào, nhân lực lực lượng quan trọng định đến việc thực mục tiêu tổ chức Trong công tác quản lý dự án điều kiện nay, tiến kỹ thuật xây dựng công nghệ thông tin ứng dụng quản lý phát triển mạnh mẽ, thay đổi hàng ngày với thay đổi liên tục quy định Nhà nước cơng tác đầu tư xây dựng cơng trình Do đó, việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực yêu cầu thường xuyên Ban QLDA85 nói chung cán làm công tác quản lý dự án đầu tư XDCT nói riêng Bảng 3.1: Bảng kê khai trình độ cán cơng nhân viên Ban QLDA85 121 STT Cán chuyên môn kỹ thuật theo nghề Thạc sỹ cầu đường Thạc sỹ kinh tế Kỹ sư xây dựng Cử nhân kinh tế Trung cấp Công nhân kỹ thuật Số lượng người 13 55 20 10 24 Theo thâm niên công tác Trên Trên năm năm 15 năm 10 35 15 12 (Nguồn: Báo cáo sơ kết tháng đầu năm 2011) Yêu cầu đội ngũ nhân viên làm cơng tác quản lý dự án là: Nắm vững chế độ sách đầu tư xây dựng bản, quy trình thực đầu tư, nội dung quy trình đó, có trình độ chun mơn kế tốn, tài xây dựng (tùy vào phịng chức năng), nhiệt tình cơng tác, cẩn thận, có trách nhiệm, Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cần thực công tác sau: a) Cần xây dựng quy trình đào tạo bản: Nhằm xây dựng cách có hệ thống kế hoạch hoạt động đào tạo tạo đội ngũ cán đủ lực, kiến thức, đảm đương nhiệm vụ Ban QLDA85 công tác quản lý dự án đầu tư XDCT Sơ đồ 3.2: Sơ đồ quy trình đào tạo TT Trách nhiệm Văn phịng Tổng hợp, trưởng phận phòng ban Văn phòng Tổng hợp, trưởng phận phòng ban Hoạt động Xác định nhu cầu Tham chiếu Xem bước Lập kế hoạch đào tạo Lãnh đạo Ban Duyệt Các sở đào tạo Đào tạo Văn phòng Tổng hợp, trưởng phận phòng ban Tổng kết, đánh giá hiệu Văn phòng Tổng hợp Lưu hồ sơ Xem bước Xem bước Xem bước 122 Xem bước Bước 1: Xác định nhu cầu Văn phòng Tổng hợp, trưởng phận phòng ban nghiệp vụ xác định nhu cầu đào tạo dựa trên: - Tình hình kinh tế - xã hội, yêu cầu phát triển nguồn nhân lực tương lai Xem bước - Nhiệm vụ định hướng đầu tư phát triển Ban QLDA85 - Dự báo nhu cầu đào tạo, xu phát triển nguồn nhân lực - Cân đối số lượng cán công nhân viên đơn vị khối lượng công việc đơn vị - Yêu cầu công việc cụ thể - Nhu cầu nâng cao trình độ chun mơn, kỹ thuật nghiệp vụ cho cán viên chức công nhân viên lĩnh vực cụ thể - Khi có nhu cầu đào tạo, trưởng phận gửi văn phòng Đối với đào tạo định kỳ cần lập nhu cầu vào cuối quý Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo Văn phòng Tổng hợp, trưởng phận phòng ban nghiệp thực công việc sau: - Nắm bắt nhu cầu, xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn, ngắn hạn - Thống kê lập kế hoạch đào tạo Bước 3: Phê duyệt: - Chánh văn phòng, trưởng phận phòng ban nghiệp trình Lãnh đạo Ban phê duyệt đưa vào thực - Nếu tình hình thực tế có phát sinh yêu cầu đào tạo mà kế hoạch đào tạo chưa đề cập đến dự thảo kế hoạch đưa trả lại để Văn phòng Tổng hợp, trưởng phận phòng ban nghiệp sửa đổi, bổ sung hoàn thiện đến lãnh đạo Ban phê duyệt Bước 4: Thực đào tạo Văn phòng Tổng hợp, trưởng phận phịng ban nghiệp thực cơng việc sau: - Liên hệ với sở đào tạo nước nước để gửi cán học - Thông báo tới trưởng phận lịch đào tạo cụ thể chuyên ngành - Nhận thơng báo đào tạo đơn vị có tổ chức đào tạo để gửi cán dự học - Phối hợp với phòng, ban nghiệp vụ tổ chức lớp đào tạo Ban 123 - Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cho cán công nhân viên - Đàm phán đề xuất ký hợp đồng đào tạo Bước 5: Tổng kết cơng tác đào tạo: Văn phịng Tổng hợp, trưởng phận phịng ban nghiệp thực cơng việc sau: - Báo cáo kết đào tạo - Báo cáo tổng kết lớp học Ban mở tổ chức Bước 6: Lưu hồ sơ: Hồ sơ nhu cầu, kế hoạch đào tạo, chứng đào tạo lưu Văn phòng Tổng hợp; thời gian lưu trữ theo quy định hành Nhà nước b) Một số biện pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Thứ nhất, vấn đề tuyển dụng: Cần có chế thu hút sinh viên giỏi chuyên ngành xây dựng, tài kế tốn, đầu tư người có kinh nghiệm lĩnh vực đầu tư xây dựng làm việc chế độ thi tuyển công khai, công kèm với cam kết lương, phụ cấp, phúc lợi, Thứ hai, vấn đề bố trí cán bộ: Căn vào tính chất phức tạp dự án trình độ cán cơng nhân viên mà bố trí cơng việc cách hợp lý Cần tăng cường thêm cán để giải tình trạng “quá tải” nay, tránh để người phải kiêm nhiệm nhiều dự án phức tạp Phân công công việc rõ ràng gắn với trách nhiệm cụ thể với chế độ khen thưởng rõ ràng Thứ ba, bồi dưỡng cán bộ: - Tạo điều kiện cho cán nhân viên học nâng cao trình độ - Kết hợp với tổ chức đào tạo tiến hành mở lớp đào tạo để phổ biến kiến thức ngành - Tổ chức buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm phòng ban nghiệp vụ Thứ tư, chế độ đãi ngộ: Do cán quản lý dự án phải thường xuyên bám sát công tác thực dự án, trường, liên hệ với quan có liên quan như: Văn phịng Chính phủ, Bộ GTVT, Kho Bạc Nhà nước, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch đầu tư, nên cần tạo điều kiện thuận lợi chi phí lại, phương tiện làm việc 3.3.4 Một số giải pháp khác a) Ban hành sổ tay Ban quản lý dự án: 124 Nhằm mục đích thống hoạt động Ban QLDA, làm sở để Ban QLDA điều hành dự án theo mơ hình chung đáp ứng u cầu cơng tác quản lý, tác giả nhận thấy Ban QLDA85 cần ban hành sổ tay ban quản lý dự án, với nội dung sau: - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ban: Trong nội dung cần nhấn mạnh trách nhiệm quyền hạn Lãnh đạo Ban, Trưởng phòng Ban nghiệp vụ, Ban điều hành dự án trách nhiệm quyền lợi thành viên tham gia quản lý dự án - Cơ cấu tổ chức Ban - Quy trình thực quản lý dự án đầu tư XDCT - Các biểu mẫu thường sử dụng b) Quản lý hồ sơ dự án: Với mục đích thiết lập việc kiểm sốt việc nhận biết, thu thập, lập ký mã hiệu, bảo quản, lưu trữ hủy bỏ hồ sơ, Ban QLDA85 nên hình thành quy trình quản lý hồ sơ dự án theo sơ đồ sau: TT Trách nhiệm Trưởng phận phòng ban nghiệp vụ Hoạt động Tham chiếu Nhận dạng, thu thập, lập danh mục Xem bước Lưu hồ sơ Cán phân công Bảo quản Xem bước Truy cập, sử dụng Bộ phận liên quan Xử lý hồ sơ Xem bước Sơ đồ 3.3: Sơ đồ q trình kiểm sốt hồ sơ Cán liên quan Xem bước cán lưu trữ 125 Xem bước Bước 1: Nhận dạng, thu thập, lập danh mục: Trưởng phận/phòng ban quy định loại hồ sơ tối thiểu cần trì cho dự án theo quy định thủ tục, hướng dẫn triển khai cơng việc phận/phịng ban tùy theo đặc điểm dự án cụ thể, trưởng dự án thu thập, lập danh mục hồ sơ cần trì (nếu cần) cho dự án giao triển khai khơng loại hồ sơ tối thiểu theo quy định Danh mục hồ sơ phải có thông tin tối thiểu sau: - Số thứ tự; - Tên hồ sơ; - Ký mã hiệu; - Trách nhiệm lưu; - Thời gian lưu; - Cách thức lưu (theo thời gian, theo khách hàng, …) Bước 2: Lưu hồ sơ: Sau nhận dạng phân loại hồ sơ, thư ký hay người phân công tiến hành lập file lưu trữ Cách thức lưu trữ tùy thuộc vào đặc điểm loại hồ sơ mục đích sử dụng cho dễ tìm, dễ lấy Mỗi file hồ sơ phải có nhãn nhận dạng bao gồm thông tin sau: - Tên file số hiệu để nhận dạng loại hồ sơ chứa đựng file; - Thời gian bắt đầu lưu trữ; - Các thông tin cần thiết khác, … Đối với loại hồ sơ dự án vẽ, sơ đồ kỹ thuật hồ sơ với số lượng lưu vào file, đựng thùng hồ sơ, bìa sơ mi, bao thư, … Trên thùng, bìa sơ mi, bao thư, … phải có nhãn nhận dạng danh mục liệt kê loại hồ sơ bên Đối với hồ sơ dự án thời gian lưu trữ 10 năm kể từ ngày lập file Bước 3: Bảo quản: 126 Các file, bìa sơ mi, thùng hồ sơ phải bảo quản tủ, kệ phù hợp, nơi khô để tránh hư hỏng, mát, thất lạc Các hồ sơ sau thời gian sử dụng thường xuyên, lưu trữ tiếp nơi riêng biệt (có thể kho hành chính) để truy cập cần Các hồ sơ phải có danh mục thể nơi lưu trữ nội dung lưu trữ Trước gửi xuống kho hành chính, hồ sơ phải đóng thùng carton, có nhãn nhận dạng bên thùng ký giao nhận với phịng hành Bước 4: Truy cập, sử dụng: Các thành viên khác có nhu cầu truy cập, phải có đồng ý trưởng phận phịng ban nghiệp vụ Khi có nhu cầu chụp mượn hồ sơ khỏi phạm vi lưu trữ, phải chấp thuận trưởng phận phòng ban nghiệp vụ Việc mượn hồ sơ thư ký phòng ghi nhận vào sổ cho mượn hồ sơ/tài liệu với chi tiết ngày mượn, người mượn, nội dung hồ sơ, số lượng, ký mượn, ký trả, … Bước 5: Xử lý hồ sơ: Mỗi loại hồ sơ xác định thời gian lưu trữ, người phân công định kỳ xem xét lập danh sách hồ sơ hết hạn lưu trữ, báo cáo cho Lãnh đạo Ban để phê duyệt xác định phương pháp hủy Đối với tài liệu hủy bỏ, cần lập biên hủy tài liệu theo biểu mẫu c) Sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ: * Sử dụng phần mềm: Khoa học công nghệ ngày phát triển mạnh mẽ cho đời nhiều sản phẩm phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh tế Những dự án Ban QLDA85 hầu hết dự án lớn, gồm nhiều hạng mục, gói thầu Mỗi gói thầu lại có quy mơ khác nhau, địi hỏi kỹ thuật, tiến độ, chi phí khác Do đó, Ban cần phải sử dụng phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dự án Hiện nay, Cơng ty có phần mềm sau ứng dụng vào công tác quản lý dự án: Microsoft Project, Microsoft Excel, phần mềm kế toán máy, … 127 Sử dụng phần mềm tiên tiến quản lý dự án để lập kế hoạch tối ưu khả thi việc sử dụng nhân lực, vật tư, thiết bị Có phần mềm giúp điều chỉnh kế hoạch kịp thời phục vụ tốt công tác giám sát, kiểm tra tiến độ, khối lượng, chi phí, … đánh giá tình hình thực dự án thời điểm Mặt tích cực việc sử dụng phần mềm thể rõ ràng, minh bạch, tính khoa học đại quản lý đồng thời tạo thống cách thức quản lý dự án khác Ban Trong thi công sử dụng giải pháp kỹ thuật, công nghệ đại cách mạng để thay công nghệ cũ kết hợp công nghệ thi công cũ mang lại hiệu cao từ thời gian thi cơng, hao phí lao động cuối hiệu kinh tế * Sử dụng công cụ hỗ trợ: - Trong quản lý tiến độ: Trong quản lý tiến độ sử dụng nhiều công cụ giúp cho việc quản lý tiến độ dự án hiệu quả, đạt tiến độ dự kiến ban đầu Các cơng cụ là: + Kế hoạch tiến độ: Càng lập chi tiết việc quản lý tiến độ thực dự án thuận lợi; + Nhật ký thi công:  Danh sách cán kỹ thuật nhà thầu thi cơng xây dựng cơng trình;  Diễn biến tình hình thi cơng ngày, loại cơng việc, chi tiết tồn q trình thực hiện;  Mơ tả vắn tắt phương pháp thi cơng;  Tình hình thực tế nguyên vật liệu sử dụng;  Những sai lệch với vẽ thi công, ghi lại nguyên nhân, biện pháp;  Nội dung bàn giao ca trước so với ca sau  Nhận xét phận quản lý chất lượng trường chất lượng thi cơng xây dựng cơng trình + Sử dụng báo cáo phạm vi dự án sơ đồ phân tách cấu công việc 128 + Sử dụng biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, sơ đồ Pert để xác định thời gian dự trữ tự tồn phần cho cơng việc Khoảng thời gian có tác dụng đề phịng có cố bất ngờ: mưa, bão, lũ lụt, làm chậm tiến độ thi công dự án - Trong quản lý chất lượng: + Lưu đồ Flowchart hay biểu đồ trình: Lưu đồ cho phép nhận biết công việc thừa loại bỏ, cơng việc cần sửa đổi, cải tiến hoàn thiện, sở xác định, vai trị thành viên tham gia q trình quản lý chất lượng + Biểu đồ xương cá: Liệt kê nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng, xác định nguyên nhân cần xử lý trước + Biểu đồ kiểm soát thực hiện: Là phương pháp đồ họa theo thời gian kết q trình thực cơng việc, kết hợp đồ thị đường giới hạn kiểm soát để xác định xem q trình có nằm tầm kiểm sốt hay khơng sở xác định biện pháp điều chỉnh, giúp giám sát biến động chi phí tiến độ thời gian Có loại: biểu đồ kiểm sốt định tính kiểm soát định lượng - Biểu đồ phân bố mật độ: Là cơng cụ để tổng hợp, phân tích thể số liệu thống kê Là phương pháp phân loại, biểu diễn số liệu theo nhóm - Trong quản lý chi phí: Cơng cụ cho mục tiêu việc giám sát chặt chẽ chi tiêu dự án so sánh chi tiêu với dự trù chi phí cho ngân sách dự án Các giải pháp kiểm sốt chi phí: + Kiểm sốt giải ngân cho nhà thầu tư vấn, nhà thầu xây lắp + Kiểm soát yêu cầu thay đổi nội dung dự án + Kiểm sốt chi phí hành lại, sử dụng xe cộ, … + Kiểm sốt chi tiêu nhân kiểm sốt cơng việc nhân viên dịch vụ + Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu để tránh gây lãng phí 129 + Hàng tháng cần lập dự tốn chi phí, cần tổ chức họp định kỳ để kiểm sốt chi phí giao nhiệm vụ kiểm sốt chi phí cho cán chun mơn + Cần nắm rõ hình thức tốn hợp đồng, lựa chọn hình thức tốn thích hợp để đưa vào hợp đồng, đảm bảo lập dự trù xác d) Quản trị rủi ro: Dự án có rủi ro Dự án lớn, rủi ro nhiều Nếu biết trước rủi ro xảy chủ động để đối phó xử lý kịp thời Quản trị rủi ro trình xác định rủi ro tìm cách quản lý, hạn chế rủi ro Một cách tổng quát, trình xem xét tồn hoạt động tổ chức, xác định nguy tiềm ẩn khả xảy nguy đó, từ có chuẩn bị hành động thích hợp để hạn chế rủi ro mức thấp Do vậy, Ban nên đưa quy trình quản lý rủi ro cho dự án, gồm bước sau: Bước 1: Lập kế hoạch quản lý rủi ro (Quyết định tiếp cận hoạch định công việc quản lý rủi ro cho dự án nào) Bước 2: Nhận dạng rủi ro (Xác định yếu tố rủi ro ảnh hưởng tới dự án tài liệu đặc điểm chúng) Bước 3: Phân tích định tính (Liệt kê rủi ro tiềm ẩn, xem xét khả xảy ra) Bước 4: Phân tích định lượng (Đo lường hậu rủi ro xảy ra) Bước 5: Kế hoạch đối phó (phịng tránh, giảm thiểu, san sẻ, chấp nhận) Bước 6: Kiểm tra kiểm soát rủi ro (Giám sát rủi ro nảy sinh, nhận biết rủi ro mới, cắt giảm rủi ro đánh giá hiệu việc cắt giảm rủi ro) Quá trình quản lý rủi ro phải thực nhiều lần suốt thời gian triển khai dự án, đặc biệt vào thời điểm sau: - Trước thiết kế, mời thầu - Giai đoạn xây dựng - Giai đoạn nghiệm thu bàn giao e) Kiến nghị đơn vị phối hợp liên quan: 130 * Đối với UBND thành phố, tỉnh có dự án qua: Chỉ đạo Hội đồng bồi thường, hỗ trợ tái định cư giải dứt điểm công tác GPMB dự án Ban quản lý, cụ thể: - Chỉ đạo Hội đồng bồi thường, hỗ trợ tái định cư họp hộ dân bị ảnh hưởng đến công tác GPMB dự án lấy ý kiến, sau hồn thiện hồ sơ phương án bồi thường, hỗ trợ tái định cư trình cấp có thẩm quyền thẩm định phê duyệt - Trên sở phương án bồi thường hỗ trợ, tái định cư phê duyệt, kế hoạch vốn bố trí, Hội đồng bồi thường cần nhanh chóng tiến hành chi trả cho hộ dân đồng ý với phương án bồi thường, hỗ trợ tái định cư, khẩn trương bàn giao mặt để nhà thầu tiến hành thi công Đặc biệt thời gian tới thời tiết bắt đầu vào mưa bão bàn giao chậm ảnh hưởng nhiều đến việc tổ chức thi công * Đối với chủ đầu tư (VEC, UBND tỉnh Quảng Ngãi, Tổng Cục đường Việt Nam), Bộ GTVT: - Đề nghị Chủ đầu tư, Bộ GTVT xử lý nhanh, kịp thời vấn đề phát sinh kỹ thuật, biện pháp thi cơng q trình triển khai dự án - Đề nghị Chủ đầu tư, Bộ GTVT làm việc quan có thẩm quyền nhanh chóng bố trí kịp thời nguồn vốn để thực Hiện tình trạng thiếu vốn nguyên nhân dẫn đến dự án bị kéo dài tiến độ thi cơng - Có kiến nghị kịp thời đến Bộ, Sở ban ngành Nhà nước bình ổn giá vật liệu để dự án tiếp tục triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng đề - Nên thành lập đoàn giám sát chuyên nghiệp để giúp Ban QLDA85 việc giám sát thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị công trình KẾT LUẬN 131 Qua q trình nghiên cứu cơng tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình Ban QLDA85 giai đoạn 2006 - 2010, luận văn có đóng góp quan trọng hệ thống hóa sở lý luận dự án đầu tư xây dựng cơng trình, quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình vai trị công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Trên sở lý luận đó, tác giả vận dụng để phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Ban QLDA85 giai đoạn 2006 - 2010 Từ đó, tác giả đề xuất số giải pháp để hồn thiện cơng tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình cho Ban QLDA85, giúp Ban nâng cao chất lượng cơng trình xây dựng, góp phần đẩy mạnh thương hiệu Ban QLDA85 thời gian tới Tuy nhiên, nội dung công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình rộng, luận văn chưa có điều kiện để sâu phân tích chi tiết tất nội dung mà dừng việc phân tích số nội dung Do đó, q trình nghiên cứu hồn thiện, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong muốn nhận ý kiến đóng góp xây dựng thầy bạn Một lần nữa, tác giả xin trân trọng cảm ơn thầy cô Khoa Kinh tế đầu tư - Trường Đại học Kinh tế quốc dân, đặc biệt giúp đỡ thầy PSG.TS , Ban lãnh đạo tập thể cán công nhân viên Ban QLDA85, người thân bạn bè Xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 132 Nguyễn Văn Đáng (2004), Quản lý dự án xây dựng, NXB tổng hợp Đồng Nai Đinh Tuấn Hải (2008), Quản lý dự án xây dựng, NXB Xây dựng Lê Công Hoa (2010), Quản trị xây dựng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Bùi Mạnh Hùng (2006), Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình, NXB Khoa học kỹ thuật PGS.TS Từ Quang Phương (2008), Quản lý dự án, NXB Đại học Kinh tế quốc dân Bùi Ngọc Toàn (2009), Quản lý dự án xây dựng - Lập thẩm định dự án, NXB Xây dựng Bùi Ngọc Toàn (2009), Quản lý dự án xây dựng - Thiết kế, đấu thầu thủ tục trước xây dựng, NXB Xây dựng Bùi Ngọc Toàn (2009), Quản lý dự án xây dựng - Giai đoạn thi cơng xây dựng cơng trình, NXB Xây dựng Viện nghiên cứu đào tạo quản lý (2007), Quản lý dự án cơng trình xây dựng, NXB Lao động - Xã hội 10 Luật số 16/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam xây dựng 11 Luật số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đấu thầu 12 Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 08 tháng 07 năm 1999 Chính phủ việc ban hành Quy chế quản lý đầu tư xây dựng 13 Nghị định 12/2000/NĐ-CP ngày 05 tháng 05 năm 2000 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Quy chế quản lý đầu tư xây dựng ban hành kèm theo Nghị định 52/1999/NĐ-CP 14 Nghị định 07/2003/NĐ-CP ngày 30 tháng 01 năm 2003 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Quy chế quản lý đầu tư xây dựng ban hành kèm theo Nghị định 52/1999/NĐ-CP Nghị định 12/2000/NĐ-CP 133 15 Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009 Chính phủ quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình 16 Công văn số 7011/BGTVT-KHĐT ngày 7/10/2010 Bộ Giao thơng vận tải trình kế hoạch năm 2011-2015 17 Quyết định số 1826/QĐ-BGTVT ngày 29/6/2010 Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải giao nhiệm vụ quyền hạn Ban Quản lý dự án trực thuộc Bộ 18 Báo cáo thường niên Ban QLDA85 năm 2006, 2007, 2008, 2009 2010 19 Báo cáo tổng kết tình hình thực cơng tác quản lý dự án Ban QLDA85 giai đoạn 2006-2010 phương hướng thực nhiệm vụ giai đoạn 2011-2015 20 Báo cáo thực giám sát đầu tư dự án Ban QLDA85 năm 2010 21 Hồ sơ dự án hầm đường qua đèo Hải Vân ... Ban quản lý dự án 85 – Bộ Giao thông vận tải từ yêu cầu hoàn thiện lý luận quản lý dự án đầu tư xây dựng, tác giả chọn đề tài: ? ?Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Ban Quản lý dự án. .. Giai đoạn đầu t nguồn vốn trái phiÕu ChÝnh phđ 2.2.3 Quy trình chế quản lý dự án đầu tư Ban Quản lý dự án 85 2.2.3.1 Quy trình quản lý dự án đầu tư Ban Quản lý dự án 85 Quy trình quản lý dự án. .. VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH 1.1 Dự án đầu tư xây dựng cơng trình 1.1.1 Khái niệm dự án đầu tư xây dựng cơng trình Trước tìm hiểu dự án đầu tư XDCT tác giả