CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S TRẦN THU HÀ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ

CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : ĐINH HẢI YẾN

HÀ NỘI - 2018

LỜI CÁM ƠN

Với những kiến thức tích lũy được trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý thầy/cô, cùng với sự nhiệt tình giúp đỡ của Th.s Trần Thu Hà giảng viên khoa Quản trị văn phòng

Đến nay, tôi đã hoàn thành Luận văn tốt nghiệp của mình, với sự trân trọng tôi xin chân thành cảm ơn đến Th.s Trần Thu Hà, người đã trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt thời gian hoàn thành Luận văn Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy/Cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã tận tình cung cấp tài liệu cần thiết và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi hoàn thành Luận văn này

Kính chúc Quý nhà trường đạt được nhiều thành công trong công tác giáo dục

Sinh viên

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp với đề tài “Công tác Soạn thảo

và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Thực trạng và giải pháp”là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, không sao chép

của bất cứ ai

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình !

Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2018

Sinh viên

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Bố cục của đề tài 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ 4

1.1 Một số khái niệm 4

1.1.1 Khái niệm văn bản 4

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 5

1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước 5

1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật: 6

1.2.2 Văn bản hành chính 6

1.2.3 Văn bản chuyên ngành 7

1.3 Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 7

1.4 Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 9

1.4.1 Yêu cầu về nội dung: 9

1.4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản: 11

1.4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ: 12

1.4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản 12

1.5 Vai trò, chức năng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 13

1.5.1 Chức năng thông tin 13

1.5.2 Chức năng quản lý 13

1.5.3 Chức năng pháp lý 14

Tiểu kết 15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN

HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP

VIỆT NAM 16

2.1 Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 16

2.1.1 Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 16

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 16

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 19

2.2 Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 22

2.2.1 Sự chỉ đạo của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đối với Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 22

2.2.2 Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 23

2.2.3 Số lượng các văn bản ban hành 24

2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý 26

2.2.5 Thể thức văn bản 31

2.2.6 Văn phòng hành chính của văn bản 36

2.2.7 Quản lý văn bản 37

2.2.8 Đánh giá Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 41

Tiểu kết 47

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM 48

3.1 Tầm quan trọng của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 48

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 50

3.2.1 Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản: 50

3.2.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 51

3.2.3 Đảm bảo về nội dung của văn bản 52

3.2.4 Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp

luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư 53

3.2.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm Công tác Soạn thảo và quản lý văn bản 54

3.2.6 Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho Công tác văn bản 54

Tiểu kết: 56

KẾT LUẬN 57

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do

đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay

Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng

kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội

Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình

tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi, và những văn bản đó đã, đang

và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước

Qua thời gian học tập và nghiên cứu ở trường ĐH nội vụ Hà Nội và tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở đây Thực

tế vấn đề công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam còn nhiều cấn đề cần quan tâm và đổi mới Hiểu được tầm quan

trọng trong công tác soạn thảo văn bản em xin chọn đề tài : Công tác Soạn

thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Thực trạng và giải pháplàm khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Để thực hiện đề tài “Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý

của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Thực trạng và giải pháp”, tôi thấy

cần tìm hiểu các khái niệm “văn bản”, “quản lý văn bản”, vai trò của công tác

soạn thảo và quản lý văn bản, Vì vậy, tôi đã tìm đọc Giáo trình “Lý luận và

phương pháp công tác văn thư” năm 2012 của tác giả Vương Đình Quyền

Tuy nhiên đây là quyển sách viết chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản, chưa đề cập ở trường hợp cụ thể nên công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.chưa được nghiên cứu

Để thực hiện đề tào, tôi cần tìm hiểu những số liệu, thông tin thực tế tạiviện khoa học lâm nghiệp Bởi vậy, tôi đã tìm được cuốn Báo cáo thực tập

tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác tổ chứ quản lý văn bản ởviện khoa học lâm

nghiệp Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thanh Tuấn năm 2010

Trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên cứu của các tác giả trên và tình hình thực tiễn, trong đề tài nghiên cứu này em sẽ làm rõ các nội dung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Áp dụng kiến thức của mình để tìm hiểu công tác soạn thảo soạn thảo

và ban hành văn bản quản lýcủa Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

- Khái quát tình hình thực tế Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.hiện nay

- Bước đầu đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn

bản quản lý tại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu:

- Không gian: Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

-Thời gian: giai đoạn: Từ ngày 02/06/2016 đến ngày 31/12/2017

5 Phương pháp nghiên cứu

Bài viết sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý

- Phương pháp thu thập thông tin từ các tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm mục đích tìm ra những khái niệm và tư tưởng cơ bản là lý luận cho đề tài;

- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với phần lý luận và quy định của nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó Từ đó đưa ra một

số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

6 Bố cục của đề tài

Chương 1 Cơ sở lý luận về Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý

bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO

VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá ); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định

Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tếnhư: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ…

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lývà điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo cáo… đều được gọi là văn bản

Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của cáccơ quan, tổ chức Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tínhquyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể Trong thực

tế, văn bản quản lý Nhà nước được sửdụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản

lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, traođổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính – công vụ

1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật Theo Điều 4 của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:

1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật:

“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm

1996 và 2003 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2003)

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015); Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2015) quy định các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị

1.2.2 Văn bản hành chính

- Văn bản hành chính cá biệt:

Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý

do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ

sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể

Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…

- Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức

Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính:

- Văn bản không có tên loại: công văn;

- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…)

1.2.3 Văn bản chuyên ngành

Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng

Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác

1.3 Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý

Nội dung soạn thảo và ban hành VBQL là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan QLNN nhất thiết phải tiến hành trong Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động (4 bước) :

Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo

Xác định mục đích ban hành VB, đối tượng và phạm vi áp dụng của VB

Thu thập và xử lý thông tin

* Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung: đã lôgic chưa, đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban hành VB hay chưa, ý trọng tâm của VB đã nổi bật hay chưa

+ Kiểm tra về thể thức VB, về ngôn ngữ diễn đạt và trình bày

• Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản

Cơ quan, đơn vị soạn thảo VB trình hồ sơ trình duyệt dự thảo VB lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua

Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:

+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo VB

+ Bản dự thảo

+ VB thẩm định (nếu có)

+ Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có)

+ Các văn bản giấy tờ khác liên quan (nếu có)

Trường hợp không có hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp tường trình với thủ trưởng về VB

Đối với VB thông qua theo chế độ tập thể và QĐ theo đa số: các thành viên dự họp phải đúng thành phần, có đủ tư cách và thẩm quyền VB được thông qua khi đảm bảo số phiếu theo quy định của PL

Đối với VB được thông qua theo chế độ một thủ trưởng: trên cơ sở bàn bạc, tìm hiểu, thống nhất ý kiến với ban lãnh đạo, thủ trưởng xem xét ký ban hành và phải chịu trách nhiệm pháp lý về VB mình đã ký

• Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB (thuộc nhiệm

vụ của cán bộ văn thư)

Ghi số, ngày tháng năm ban hành VB

Vào sổ VB đi, sổ lưu VB

Kiểm tra lần cuối về thể thức VB

Nhân VB đủ số lượng ban hành

Đóng dấu cơ quan

Bao gói và chuyển giao VB

Với những VB quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi VB, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận VB

1.4 Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý

1.4.1 Yêu cầu về nội dung:

Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến chất lượng của văn bản.Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh.Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu

Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như

hành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mang lại nó

Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành

Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:

- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự báo cao

- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic

- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản

Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, songkhông ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện

Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản

Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa

vị pháp lý của các chủ thể pháp luật Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là

sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực thi

Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế -

xã hội

1.4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

số 110 / 2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông

tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

1.4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ:

Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự

Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý

1.4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu

- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;

- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp

1.5 Vai trò, chức năng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý

Văn bản quản lý nhà nước có các vai trò quan trọng trong hệ thống văn bản hành chính nhà nước có các chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý

1.5.1 Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:

- Ghi lại các thông tin quản lý

-Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài

- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý

- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác

Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình

Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hộ của tỉnh, các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành

1.5.3 Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:

- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức

- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản là

cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức

- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan Văn bản

và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các

cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình

và quyền hạn được giao

Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành ; giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các sở, ban, ngành

- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các

cơ quan

- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh

Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành

Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức

Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản

Tiểu kết

Chương 1 đề cập đến cơ sở khoa học của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản, khái quát các khái niệm, chức năng của văn bản, các yêu cầu của công tác soạn thảo văn bản Từ đó nhận thức tầm quan trọng của công tác này, tính thiết yếu phải nâng cao hiệu quả của soạn thảo và ban hành văn bản đồng thời làm nền móng để phân tích và đưa ra những nhận xét về thực trạng thực hiện công tác này tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM

2.1 Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

2.1.1 Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

Viện Nghiên cứu Lâm nghiệp là tiền thân của Viện Khoa học Lâm

Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam là tổ chức sự nghiệp khoa học hạng đặc biệt, trực thuộc Bộ NN&PTNT

18/5/2012 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quyết

đi ̣nh số 1656/QĐ-BNN-TCCB ngày 16/7/2012 Quy định Điều lê ̣ tổ chức và

ĐT: 04-38389031Fax: 043.8389722

E-mail: vkhln@hn.vnn.vn; Website: www.vafs.gov.vn

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam như sau:

Lãnh đạo Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam có Giám đốc và các Phó Giám đốc Viện:

Các Ban tham mưu, giúp Giám đốc Viện

- Ban Tổ chức, Hành chính;

- Ban Kế hoạch, Khoa học;

- Ban Đào tạo, Hợp tác quốc tế;

- Ban Tài chính, Kế toán

Sơ đồ cơ cấu tổ chức :

- Các đơn vị sự nghiệp khoa học trực thuộc Viện:

Viện Nghiên cứu Lâm sinh, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội Viện Nghiên cứu Công nghiệp rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội

Viện Nghiên cứu Giống và Công nghệ sinh học Lâm nghiệp, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội

Viện Nghiên cứu Sinh thái và Môi trường rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội

Viện Khoa học Lâm nghiệp Nam Bộ, trụ sở chính đóng tại thành phố

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số 2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam là tổ chức sự nghiệp khoa học hạng đặc biệt, có chức năng nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế, đào tạo sau đại học và tư vấn trong lĩnh vực lâm nghiệp phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về nông nghiệp và phát triển nông thôn

Ngày 18/5/2012, Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ban hành quyết định số 1149/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Trong đó, chức năng, nhiệm

vụ của Viện được quy định như sau:

- Nhiệm vụ :

Nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế, đào tạo

và tư vấn trong lĩnh vực lâm nghiệp phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về nông nghiệp và phát triển nông thôn

- Nhiệm vụ và quyền hạn:

Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các chương trình, dự án của ngành, của Viện về khoa học, công nghệ trong lĩnh vực lâm nghiệp theo quy định; tổ chức thực hiện sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt

Nghiên cứu cơ bản có định hướng và nghiên cứu ứng dụng tổng hợp về lâm nghiệp, bao gồm:

a) Khoa học cơ sở về lý thuyết lâm học các hệ sinh thái rừng nhiệt đới Việt Nam;

b) Kỹ thuật và công nghệ trồng, phục hồi, làm giàu, cải tạo, xúc tiến tái sinh tự nhiên để phát triển và quản lý bền vững rừng tự nhiên, rừng trồng ở Việt Nam và nông lâm kết hợp;

c) Cơ sở khoa học và các biện pháp bảo tồn và phát triển nguồn gen thực vật rừng, động vật rừng;

d) Về giống cây lâm nghiệp, gồm các loại hình rừng giống, vườn giống, chọn tạo giống và nhân giống cây lâm nghiệp, lưu giữ tập đoàn giống công tác lâm nghiệp;

đ) Phát triển và ứng dụng công nghệ sinh học trong lâm nghiệp;

e) Sinh lý, sinh thái cá thể và quần thể, quần xã thực vật rừng và các biện pháp phục hồi hệ sinh thái rừng, bảo vệ, bảo tồn các hệ sinh thái đặc thù;

g) Cơ sở khoa học và biện pháp sử dụng bền vững đất lâm nghiệp; h) Cơ sở khoa học về đánh giá, dự báo tác động môi trường lâm nghiệp, biến đổi khí hậu, quan trắc môi trường;

i) Kỹ thuật nuôi, gây trồng, khai thác, chế biến, bảo quản các loại lâm sản ngoài gỗ;

k) Cơ sở khoa học và biện pháp phòng, trừ sâu bệnh hại rừng; công nghệ phòng, chữa cháy rừng;

l) Khoa học về tổ chức và quản lý lâm nghiệp; cơ chế, chính sách lâm nghiệp; kinh tế tài nguyên và môi trường rừng; thị trường lâm sản; lâm nghiệp cộng đồng;

m) Cơ giới hóa sản xuất giống cây lâm nghiệp, trồng rừng, khai thác, vận xuất, vận chuyển, chế biến, bảo quản lâm sản;

n) Đặc tính công nghệ cơ bản của gỗ và các loại lâm sản phục vụ công nghiệp chế biến;

o) Công nghệ gia công, xử lý, chế biến cơ, hóa lâm sản; bảo quản lâm sản, thuốc bảo quản lâm sản;

Thực hiện các nhiệm vụ khoa học công nghệ trọng điểm cấp nhà nước Thẩm tra hoặc tham gia thẩm tra về công nghệ, kinh tế, kỹ thuật các dự

án trọng điểm cấp nhà nước về lĩnh vực lâm nghiệp theo quy định của pháp luật

Nghiên cứu và phát triển công nghệ mới, công nghệ cao trong lâm nghiệp

Xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, định mức kinh tế, kỹ thuật lâm nghiệp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo nhiệm vụ được giao và theo quy định của pháp luật

Đào tạo tiến sỹ, liên kết đào tạo thạc sỹ, tham gia bồi dưỡng nguồn nhân lực về khoa học và công nghệ lâm nghiệp và các lĩnh vực khác có liên quan theo quy định của pháp luật

Hợp tác quốc tế, liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân về nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực Lâm nghiệp theo quy định của pháp luật

Thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ; chuyển giao kết quả nghiên cứu khoa học, công nghệ vào sản xuất; triển khai thực nghiệm, sản xuất thử nghiệm trên cơ sở ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học theo quy định của pháp luật

Tổ chức sản xuất, kinh doanh, xuất khẩu, nhập khẩu các sản phẩm và công nghệ lâm nghiệp, nông lâm kết hợp, các sản phẩm phù hợp với lĩnh vực hoạt động chuyên môn của Viện theo quy định của pháp luật

Tư vấn lập dự án; tư vấn giám sát, thẩm tra; tư vấn thẩm định hồ sơ thiết kế, dự toán các chương trình, dự án đầu tư, công trình xây dựng lâm nghiệp theo quy định của pháp luật

Thẩm định, phê duyệt đề cương nghiên cứu, dự toán, quyết toán và nghiệm thu kết quả đề tài nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, dự án sản xuất thử, thử nghiệm công nghệ của các đơn vị trực thuộc Viện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Xuất bản các ấn phẩm, thông tin khoa học, công nghệ và môi trường, phát hành tạp chí, trang thông tin điện tử theo chuyên ngành theo quy định

Quản lý nguồn nhân lực, kinh phí, tài sản và các nguồn lực khác được giao theo quy định của pháp luật

Quyết định việc mời chuyên gia, các nhà khoa học nước ngoài vào Việt Nam và cử cán bộ ra nước ngoài công tác, học tập theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lý cán bộ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Thực hiện nhiệm vụ liên quan đến Công ước về buôn bán quốc tế các loài động vật, thực vật hoang dã nguy cấp (CITES) theo quy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giao

2.2 Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam

2.2.1 Sự chỉ đạo của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đối với Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý

Để đánh giá thực trạng của công tác soạn thảo các loại văn bản phạm

vi đề tài được chọn từ mốc 2014 trở lại đây Thời điểm này cũng tương ứng với thời điểm Viện tiếp tục thực hiện chương trình cải cách hành chính theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ mà Văn phòng Viện là đơn vị tiên phong Trong các kế hoạch thực hiện cải cách hành chính, nâng cao chất lượng soạn thảo các loại văn bản được xác định là một trong những nội dung, mục tiêu quan trọng

Trong hoạt động quản lý và điều hành của Viện, công tác soạn thảo văn bản là một nhiệm vụ trọng điểm và mang tính chất thường xuyên, đặc biệt trong gai đoạn tiếp tục đẩy mạnh chương trình cải cách hành chính

Để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng, Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.đã đưa ra các phương hướng, chỉ đạo đối với người làm công tác soạn thảo phải nắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như:

Các yêu cẩu về soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý

thông tin, xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kỹ năng sử dụng từ ngữ, cách trình bày văn bản phù hợp với từng thể loại văn bản Để hiểu đầy đủ bản chất của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản người ta gọi công tác này là

kỹ thuật soạn thảo văn bản hay kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản

2.2.2 Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng, Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đã thực hiện theo các văn bản quy định của Nhà nước như sau:

Về công tác soạn thảo văn bản:

- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính

phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ

Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 08/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thông tư số 21/2005/TT- BNV ngay 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

Về lĩnh vực đánh máy, in ấn, phát hành văn bản

- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/04/2001 của Chính phủ về

- Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/05/2002 của Bộ Công

an, Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

- Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/09/2002 của Bộ Công

an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

Việc thực hiện theo các văn bản quy định giúp cho công tác này đi vào nền nếp Và để thực hiện tốt hơn Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản, Viện đã căn cứ vào “Công văn số 260/VTLTNN/-NVĐP ngày 18,07/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về viện hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan” để xây dựng Quy chế áp dụng trong toàn Viện Sau các lần sửa đổi, quy chế Văn thư lưu trữ mới nhất của Viện là Quy chế năm 2016( Ban hành kèm theo Quyết định số 2316/QĐ- KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam)

2.2.3 Số lượng các văn bản ban hành

Chỉ tính riêng các loại văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam ban hành (không kể các đơn vị trực thuộc) trong thời gian 03 năm gần đây, số lượng văn bản ban hành cụ thể như sau:

Bảng 1: Số lượng văn bản ban hành của Viện từ năm 2014 đến năm 2016

( Nguồn: Văn phòng Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.)

Như vậy, có thể thấy, số lượng văn bản được một năm khá lớn Vì Viện

là cơ quan có chức năng nghiên cứu tất cả các vấn đề thuộc lĩnh vực khoa học lâm nghiệp nên phạm vi và nội dung văn bản rất đa dạng Năm 2015 tăng 370 văn bản, tương đương với 6,9% so với năm 2014; Năm 2016 là năm có số lượng văn bản ban hành ít nhất trong 3 năm, giảm 280 văn bản so với năm

2015 tương đương với 4.9% so với năm 2015 và tương đương 5.2% so với năm 2014

Như vậy, nhìn chung số lượng ban hành mỗi năm có xu hướng tăng so với năm trước Điều này cho thấy khối lượng công việc của Viện cũng tăng lên nhiều so với năm trước, theo đó số lượng văn bản trao đổi công việc, giao dịch với các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan cũng theo đó mà tăng lên Điều này càng đòi hỏi hơn nữa việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý

đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra của Viện và đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành Khoa học lâm nghiệp

2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý

Trên cơ sở các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo tại Viện được xác định gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản

- Thứ nhất: Căn cứ vào thẩm quyền đã được Chủ tịch Viện phê duyệt, thủ trưởng các đơn vị xác định yêu cầu xây dựng mới hoặc xem xét sửa đổi,

bổ sung các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình

- Thứ hai: Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nảy sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác của Viện Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện được Chính phủ quy định mà xác định yêu cầu xây dựng văn bản theo thẩm quyền để giải quyết công việc

Sau khi xác định yêu cầu đề xuất văn bản, công việc tiếp theo là thu thập và xử lý dữ liệu Tại bước này chuyên viên phải thu thập nhiều nguồn thông tin: thông tin pháp lý (các quy định của pháp luật) nhằm bảo đảm cho những vấn đề được đề cập trong văn bản soạn thảo, đảm bảo cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc, ban hành văn bản phù hợp với pháp luật hiện hành; thông tin thực tiễn để giúp cho văn bản có tính cụ thể, có khả năng ứng dụng cao để văn bản ban hành phù hợp, sát thực, đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn

Trên cơ sở các nguồn thông tin mà chuyên viên cung cấp (qua tiến hành kiểm tra, hệ thống hoá và phân tích thông tin một cách khách quan và khoa học), nếu kiểm định thấy các thông tin đều phù hợp với pháp luật hiện hành, không chồng chéo với các quyết định có liên quan đã ban hành trước

đó, Chủ tịch Viện nhất trí hoặc ngược lại, nếu xét thấy không cần thiết sẽ bác

bỏ yêu cầu xây dựng văn bản

Như vậy, việc xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng, xử lý thông tin

tốt là điều kiện để loại bỏ được những thông tin trùng thừa, mâu thuẫn giữa các văn bản, là cơ sở để so sánh chọn lựa những thông tin thích hợp, phù hợp vừa đảm bảo tính hiện hành đồng thời mang được tính dự đoán, dự báo; là cơ

sở để đề (đưa) ra các phương án về dự tính phương tiện, biện pháp, thời gian

và thời hạn hiệu lực của văn bản giúp cho việc thực hiện mang tính khả thi cao

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

- Lấy ý kiến cho dự thảo: Dự thảo văn bản được đưa ra thảo luận hoặc lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan Quỳ thuộc vào nội dung văn bản

là đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo để xác định phạm vi lấy ý kiến Việc lấy ý kiến tham gia dự thảo văn bản ở Viện được thực hiện thông qua các hình thức sau: Tổ chức họp góp ý( với những văn bản có tính chất quan trọng, vấn

đề phức tạp) hoặc lấy ý kiến bằng văn bản

Thủ trưởng đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời theo thời hạn ghi trên công văn xin ý kiến( tối đa trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị tham gia ý kiến) Trong trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của Chủ tịch Viện hàn lâm, đơn vị chủ trì soạn thỏa có thể đưa ra thời hạn xin ý kiến ngắn hơn thời hạn nêu trên

Quá thời hạn tham gia ý kiến mà đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến không

có công văn trả lời thì đơn vị, cá nhân đó được xem là đã nhất trí với nội dung

dự thảo Thủ trưởng đơn vị được hỏi ý kiến chịu trách nhiệm trước chủ tịch

nhân soạn thảo đưa ra và các phát sinh( nếu có) liên quan đến nội dung thuộc trách nhiệm quản lý của đơn vị

Sau khi tổng hợp các ý kiến tham gia dự thảo, các đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo phải giải trình tiếp thu ý kiến vầ chỉnh sửa dự thỏa văn bản để báo cáo chủ tịch viện hàn lâm về tiến độ, nội dung, những vấn đề phức tạp có nhiều ý kiến khác nhau để xin ý kiến chỉ đạo

Sau khi chỉnh lại dự thảo theo ý kiến tham gia của các bên có liên quan, đơn vị cá nhân sẽ hoàn thiện dự thảo để trình duyệt và giải trình về các nội dung không chỉnh sửa

Bước 3: Trình, duyệt dự thảo

Đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm trình chủ tịch Viện hàn lâm ký ban hành văn bản Hồ sơ trình ký bao gồm:

- Báo cáo thẩm định của Phòng pháp chế

- Duyệt thể thức của Văn phòng

- Tài liệu có liên quan( nếu có)

Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành

- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu”./.” trước khi trình lãnh đạo Viện hoặc Chánh Văn phòng ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu với các quy định của Viện hàn lâm và pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật

- Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp chủ tịch Viện tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở” Nơi nhận”

- Trình ký văn bản:

+ Văn thư nhận lại văn bản sau khi đã được Chánh Văn phòng kiểm tra,

có đủ chữ ký nháy tắt của Thủ trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng vào bản thảo của văn bản, trình lãnh đạo Viện ký văn bản hoặc ký nháy tắt vào văn bản trình lãnh đạo Viện

+ Đối với văn bản trình lãnh đạo Viện ký, Lãnh đạo đơn vị ký vào phiếu trình giải quyết công việc

Bước 5: Ban hành và phát hành văn bản

+ Ban hành các văn bản do chuyên viên của các đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Viện ký, đã được Văn phòng kiểm tra và đảm bảo về hình thức, kỹ thuật trình bày Sau khi Lãnh đạo Viện ký văn bản, cán bộ được phân công giải quyết công việc hoặc Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển đến Văn thư Viện để làm thủ tục ban hành Trong quá trình nhân bản để phát hành, căn cứ vào đối tượng nhận văn bản và số trang của văn bản để nhân bản số lượng văn bản phù hợp, kịp thời, chính xác

+ Văn thư có trách nhiệm trả lại 01 bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc cá nhân được chỉ định giải quyết công việc, cùng với Phiếu trình và hồ

sơ để lưu hồ sơ công việc của cá nhân đó

- Các bước ban hành và phát hành văn bản:

Văn thư Viện thực hiện các công việc dưới đây:

+ Cấp số văn bản, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản

+ Đóng dấu toàn bộ các bản của văn bản cần ban hành

+ Lưu 01 bản gốc tại Văn thư (bản có chữ ký tắt)

+ Chuyển trả cho đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo 01 bản để lưu

+ Để lại Văn phòng những bản cần gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân

+Văn thư nhập vào hệ thống quản lý văn bản của Viện: Loại văn bản,

số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, ngày gửi, người ký, nơi nhận, trích yếu nội dung văn bản, đính kèm file văn bản đã scan

đi với nhân viên Bưu điện

+ Mức độ khẩn mật của văn bản do chuyên viên được phân công xác định đóng trước khi gửi đi, có ý kiến đồng ý của Chủ tịch Viện

- Lưu văn bản

+ Văn phòng lưu bản gốc của văn bản ban hành và các phụ lục kèm theo (nếu có)

+ Cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm giải quyết công việc lưu văn bản

và Hồ sơ công việc

+ Hồ sơ khi chưa có yêu cầu nộp lưu vào lưu trữ Viện được giữ lại tại đơn vị soạn thảo hoặc người chịu trách nhiệm soạn thảo

Trên đây là quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Trên thực tế, tùy thuộc vào nội dung, tính chất công việc và thực tế, các bước này có thể được đơn giản hóa hoặc thêm một số bước nhỏ khác, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo đúng chức năng thẩm quyền và đúng với các quy định khác của pháp luật

2.2.5 Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp rất nhiều các thành phần cấu thành văn bản, gồm có Quốc hiệu, Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số và ký hiệu của văn bản; Địa danh ngày tháng năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung của văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật và các thành phần thể thức khác

Thực hiện đầy đủ các quy định về thể thức văn bản giúp văn bản được thống nhất và chuẩn hóa, nâng cao tính thuyết phục và khả năng thực thi của văn bản trong thực tiễn Nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà tin học được ứng dụng rộng rãi và phổ biến, yêu cầu chuẩn hóa hệ thống văn bản càng đặt

ra một cách bức thiết, không chỉ chuẩn hóa trong phạm vi một cơ quan mà còn phải chuẩn hóa liên ngành, chuẩn hóa quốc gia Mọi khâu liên quan đến thể thức văn bản từ công tác soạn thảo, kiểm duyệt, đến phát hành đều phải được hết sức quan tâm chú ý

Nhìn chung, thể thức văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.,ngày càng đi vào khuôn mẫu và thống nhất, đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản Các thành phần thể thức luôn thể hiện theo quy định của từng loại hình văn bản đúng như mẫu ban hành Đặc biệt là từ năm

2011 đến nay, thực hiện theo Thông tư Thông tư số 01/2011/TT- BNVngày

19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thể thức văn bản của Viện đi vào thống nhất và chi tiết đến từng vấn đề như lề trái, lề phải, cỡ chữ, phông chữ Mỗi loại văn bản được thể hiện phù hợp với thể thức quy định Các yếu tố khác như nơi nhận cũng thể hiện đúng quy cách, chức vụ và thẩm quyền ký văn bản được thể hiện phù hợp với từng chức danh như ký thừa lệnh, ký thay, ký thừa ủy quyền….Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp lật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính có sự thay đổi, điều chính thì áp dụng theo văn bản sửa đổi đó Các thành phần chính của văn bản được trình bày như sau:

*Quốc hiệu

Quốc hiệu là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế độ Nhà nước của quốc gia đó thực thi Quốc hiệu được trình bày ở dòng đầu góc phải phía trên của văn bản, trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, cỡ chữ 12-13, tiêu ngữ trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, cỡ chữ 13-14, bên dưới có đường kẻ nét liền kéo dài hết dòng chữ Chữ cái đầu các cụm từ trong tiêu ngữ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang

Ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

*Tên cơ quan ban hành văn bản

Là tên của cơ quan ban hành, ở đây là Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam., được trình bày ở dòng đầu tiên của văn bản ở phía bên trái, ngang với dòng Quốc hiệu, phông chức Vn.TimeH, cỡ chữ 12 đứng đậm, có đường kẻ ngang nét liền

Ví dụ:

VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM

*Số, ký hiệu của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Viện ban hành trong một năm, được đánh số liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12 của năm

Ký hiệu của văn bản hành chính có tên loại như: Quyết định, báo cáo,

tờ trình, thông báo,… bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt văn bản và chữ viết tắt của Viện