ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP tại CÔNG TY cổ PHẦN sữa VIỆT NAM VINAMILK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Môn: THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Tiểu luận ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hồng Vân Mã số sinh viên: 1411210239 Lớp tín chỉ: TMA306(2-1617).3_LT Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hồng Vân Hà Nội, tháng năm 2017 Mục lục LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh kinh tế mở cửa phát triển không ngừng nay, việc cạnh tranh trở nên vô gay gắt Nếu doanh nghiệp không cởi mở, thay đổi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh quản lý khơng thể tồn phát triển bền vững thị trường Ngày việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến yếu tố cần thiết khơng thể thiếu có cơng nghệ tăng suất, giảm nhẹ khối lượng cơng việc tay chân, tiết kiệm thời gian, chi phí cho thấy rõ ràng hiệu công việc Hiện nay, doanh nghiệp hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource planning - ERP ) khơng xa lạ Tuy nhiên, để sử dụng thành thục ERP doanh nghiệp cần phải có đội ngũ nhân viêc giàu kinh nghiệm, lực Thực tế cho thấy Việt Nam, triển khai ERP doanh nghiệp, có 70% số khơng thành cơng, 30% lại thành công thành công phần Điều có nghĩa triển khai ERP cơng việc vơ khó khăn, cần có chiến lược cụ thể, chuẩn bị kỹ lưỡng nhiều mặt.Và thành cơng ERP Vinamilk phần cho ta thấy kinh nghiệm học qua công áp dụng ERP Vinamilk Vì vậy, em xin lựa chọn đề tài để người hiểu rõ thực trạng triển khai ERP nước ta thông qua nghiên cứu hoạt động thực tế Vinamilk Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Sơ lược ERP ERP định nghĩa hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực điều hành tác nghiệp Bản chất ERP hệ thống tích hợp phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực tác nghiệp Giải pháp ERP cung cấp cho nhà quản lý doanh nghiệp khả quản lý điều hành tài – kế tốn, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, công cụ dự báo lập kế hoạch, báo cáo, v.v Thêm vào đó, đặc điểm quan trọng mà giải pháp ERP cung cấp cho doanh nghiệp, hệ thống quản lý với quy trình đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo tác nghiệp nhân viên 1.2 Giới thiệu công ty Vinamlik 1.2.1 Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) thành lập sở định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 Bộ Công nghiệp việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Vốn điều lệ công ty vào khoảng 14.514 tỷ đồng Năm 2016, doanh thu công ty rơi vào khoảng 46.794 tỷ đồng lợi nhuận sau thuế vào khoảng 9.363 tỷ đồng Mức doanh thu lợi nhuận sau thuế công ty tăng theo năm 1.2.2 Hoạt động công ty - Sản xuất kinh doanh sản phẩm từ sữa - Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hoá chất nguyên - liệu, sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, café Kinh doanh nhà, môi giới cho thuê BĐS, kho bãi, bến bãi, vận tải hàng tơ, bốc xếp hàng hố - Bán lẻ thực phẩm đồ uống cửa hàng chuyên doanh 1.2.3 Mục tiêu  Tầm nhìn “Trở thành biểu tượng niềm tin số Việt Nam sản phẩm dinh dưỡng sức khỏe phục vụ sống người “  Sứ mệnh “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng trân trọng, tình u trách nhiệm cao với sống người xã hội”  Giá trị cốt lõi - Chính trực: Liêm chính, Trung thực ứng xử tất giao dịch - Tôn trọng: Tôn trọng thân, tôn trọng đồng nghiệp Tôn trọng Công ty, tôn - trọng đối tác Hợp tác tôn trọng Công bằng: Công với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp bên liên - quan khác Tuân thủ: Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử quy chế, sách, - quy định Công ty Đạo đức: Tôn trọng tiêu chuẩn thiết lập hành động cách đạo đức Chương 2: ỨNG DỤNG ERP TẠI VINAMLIK 2.1 Thực trạng triển khai ERP Vinamilk Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài – kế tốn, quản lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence – BI) Hệ thống ERP Vinamilk đưa vào sử dụng thức từ 1/1/2007 Chiều 7/9/2007, TP.HCM, nhà triển khai Pythis Vinamilk tổ chức lễ bàn giao hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Công việc chuyển giao công nghệ diễn tồn cơng ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy tồn quốc Ơng Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis cho biết ban lãnh đạo Vinamilk cam kết hỗ trợ mạnh mẽ dự án ứng dụng ERP - định hướng đến Vinamilk phân cơng đội ngũ có chun mơn tham gia tích cực vào dự án; đội ngũ CNTT Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc quy củ Ngồi ra, dự án hỗ trợ hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle nhà tư vấn độc lập công ty TNHH KPMG Kinh nghiệm mà Pythis chia sẻ bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle KPMG) xác định rõ mục tiêu không chi tiết vào vấn đề khơng quan trọng, đồng thời ln ln có người đứng giải vấn đề phát sinh 2.1.1 Thực trạng quy trình Quá trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua đợt Vì thế, tồn cơng ty Vinamilk có tình trạng nơi sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên phát sinh vấn đề hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh phân hệ ERP chính, Vinamilk tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thơng minh BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình Vinamilk Đây tài sản trí tuệ lớn thu từ dự án Việc chia nhỏ q trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống dễ dàng hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp cho đợt mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ thành công Thực việc khảo sát mơ tả qui trình : Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon phần mềm microsoft) Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất-thương mại giúp đỡ tận tình nhà triển khai Pythis, cơng ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk 2.1.2 Thực trạng cơng nghệ  Ứng dụng ERP q trình phân phối Vinamilk Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk quản lý có hiệu kênh phân phối sản phẩm Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau triển khai đến 40 nhà phân phối dự kiến tất nhà phân phối khác tích hợp vào hệ thống Hệ thống thông tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối bán hàng chương trình khuyến mại Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thơng tin Chương trình giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối cơng ty qua phần mềm ứng dụng Quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính chuyên nghiệp khả nắm bắt thông tin thị trường tốt nhờ sử dụng thông tin chia sẻ toàn hệ thống.Vinamilk quản lý xuyên suốt sách giá, khuyến hệ thống phân phối Trong đó, đối tượng quan trọng doanh nghiệp khách hàng đầu cuối hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày cải thiện  Ứng dụng EPR kế toán Trong hạch toán, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tốn theo kiểu thủ cơng, cán quản lý Vinamilk khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP Hệ thống SAP xây dựng tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh toàn quốc 2.1.3 Thực trạng nhân lực Vinamilk có quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vô khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân thủ qui trình hoạt động Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời 2.1.4 Thực trạng ngân sách Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn.Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Còn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai Từ năm 2002 đến 2007, Vinamilk đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng triệu đô-la Mỹ.( Một khoản lớn đầu tư cho hệ thống ERP) 2.2 Nhận xét việc triển khai ERP Vinamilk 2.2.1 Thành công đạt Sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài – kế tốn thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước Hạ tầng CNTT kiện tồn, đồng bộ, chuẩn hố củng cố Về cấu tổ chức công ty, việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Vinamilk đặc biệt thành công kênh phân phối Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thông tin 10 Vinamilk thống quy trình kinh doanh với nhà phân phối theo yêu cầu quản lý mang tính hệ thống quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng PDA 2.2.2 Một số hạn chế Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu Khơng riêng Vinamilk mà hầu hết tất doanh nghiệp triển khai ERP gặp khó khăn vấn đề nhân Đặc biệt Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chuyên mơn ERP Vì mà hầu hết doanh nghiệp phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk doanh nghiệp lớn hàng đầu Việt Nam, ERP hệ thống đắt tiền doanh nghiệp, Vinamilk tốn khoản chi phí lớn cho việc đầu tư 11 Chương 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM Các doanh nghiệp thường e dè tiếp nhận công nghệ áp dụng chúng vào quy trình quản lý, kinh doanh doanh nghiệp Lý cho trạng chi phí thay đổi, ứng dụng cơng nghệ cao; doanh nghiệp khơng cởi mở việc thay đơi cấu tổ chức công ty Tuy nhiên, thực tế chứng minh việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất, kinh doanh quản lý doanh nghiệp mang lại lợi ích lớn nhiều so với doanh nghiệp bỏ Vậy từ doanh nghiệp trước thành công Vinamilk, ta rút học kinh nghiệm để doanh nghiệp khác học hỏi ứng dụng thành cơng ERP với hiệu tốt nhất, chi phí thấp thời gian ngắn Sau số học kinh nghiệm để triển khai ERP thành công: - Lựa chọn giải pháp lựa chọn đơn vị triển khai Hệ thống ERP có nhiều giải pháp triển khai với mức chi phí khác đơn vị khác cung cấp Doanh nghiệp cân nhắc để chọn giải pháp phù hơp - với tình hình nguồn lực họ Lập kế hoạch dự án cách cẩn thận Thực tế cho thấy việc lập kế hoạch triển khai dự án ERP quan trọng việc áp dụng ERP khó chi phí đầu tư vô lớn, doanh nghiệp cần chắn đảm bảo ERP áp - dụng thành cơng Tập trung vào lợi ích xác định Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu triển khai ERP tập trung vào mục tiêu đó, tránh việc tham lam q nhiều lợi ích khiến nguồn lực bị chia sẻ, dẫn đến việc tải việc ứng dụng ERP bị thất bại 12 - Lựa chọn đội ngũ dự án với thành viên phù hợp Triển khai ERP khó, mà đội ngũ dự án cần người có lực, có tinh thần học hỏi kiên - trì đến cùng, lòng tin vào thành cơng dự án Đảm bảo có cam kết từ cấp lãnh đạo Dự án ERP thành công khơng có cam kết ủng hộ từ cấp lãnh đạo ERP làm thay đôi cấu trúc toàn doanh nghiệp tiêu tốn số vốn chi phí đầu vào lớn Nếu khơng có - ủng hộ cấp lãnh đạo, ERP triển khai suôn sẻ Hạ tần CNTT cần phải đồng hóa, chuẩn hóa củng cố Ứng dụng ERP ứng dụng cơng nghệ, mà yếu tố công nghệ đạt tiêu chuẩn vô - quan trọng Có thể nói tiền đề cho việc triển khai ERP Cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn ERP ứng dụng cơng nghệ mới, doanh nghiệp chưa thực am hiểu lĩnh vực Chính tư vấn từ nhà tư vấn quan trọng, giúp doanh nghiệp hướng hiệu 13 KẾT LUẬN Việc triển khai ERP dần trở thành điều thiết yếu doanh nghiệp Các doanh nghiệp cần lựa chọn triển khai hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp để đem lại hiệu kinh doanh tốt Việc học hỏi kinh nghiệm từ doanh nghiệp trước, thành công thất bại, vô quan trọng Doanh nghiệp cần linh hoạt học hỏi điều tốt doanh nghiệp trước, đồng thời tránh phạm phải sai lầm gương thất bại Có doanh nghiệp thời đại Qua tìm hiểu việc ứng dụng ERP công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk, em hi vọng doanh nghiệp rút cho học kinh nghiệm tương lai tất doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng thành công ERP phát triển doanh nghiệp vững mạnh, góp phần củng cố kinh tế nước nhà 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS.NGƯT Nguyễn Văn Hồng, TS Nguyễn Văn Thoan, 2013, Giáo trình Thương mại điện tử bản, NXB Bách Khoa, Hà Nội ThS.Nguyễn Văn Điểm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quản, 2007, Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Website Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk https://www.vinamilk.com.vn/ Website Chứng khốn Tài Kinh tế http://finance.vietstock.vn/VNM-ctcp-sua-viet-nam.htm 15 ... 01/10/2003 Bộ Công nghiệp việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 Sở Kế hoạch Đầu tư... quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo tác nghiệp nhân viên 1.2 Giới thiệu công ty Vinamlik 1.2.1 Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) thành lập sở định số 155/2003QĐ-BCN... cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk, em hi vọng doanh nghiệp rút cho học kinh nghiệm tương lai tất doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng thành công ERP phát triển doanh nghiệp vững mạnh, góp phần củng cố kinh