Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại công ty cổ phần sữa việt nam vinamilk

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG Khoa Quản Trị Kinh Doanh ---  ---Tiểu luận môn: Thương mại điện tử Đề tài: Ứng dụng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Sữa V

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG Khoa Quản Trị Kinh Doanh

- 

-Tiểu luận môn: Thương mại điện tử

Đề tài: Ứng dụng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam- Vinamilk

Sinh viên thực hiện:

Mã sinh viên:

Giảng viên hướng dẫn:

Lớp tín chỉ:

Nguyễn Thị Thu Thủy 1512230087

Ths Nguyễn Thị Hồng Vân TMA306.1

Hà Nội, 3/2017

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

NỘI DUNG I.Những lý luận chung về hệ thống ERP- Hoạch định nguồn nhân lực 4

1 Khái niệm 4

2 Các phân hệ của ERP 5

II.Ứng dụng Hoạch định nguồn nhân lực- ERP tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)6 1 Giới thiệu về doanh nghiệp 6

1.1 Ngành nghề kinh doanh 6

1.2 Thị trường 7

2 Hoạt động và những khó khăn gặp phải trước khi Vinamilk ứng dụng ERP 8

2.1 Hoạt động của công ty 8

2.2 Khó khăn 9

3 Hoạt động của công ty trong và sau khi ứng dụng hệ thống ERP 9

3.1 Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và nhân lực 9

3.2 Hoạt động của công ty trong quá trình triển khai 10

3.3 Kết quả đem lại 11

3.4 Hoạt động nổi bật phía công ty sau khi ứng dụng thành công ERP cho tới nay 12

4 Bài học kinh nghiệm 13

4.1 Yếu tố đảm bảo thành công 13

4.2 Bài học kinh nghiệm 13

5 Kết luận 15

KẾT LUẬN 16

LỜI MỞ ĐẦU

ERP là viết tắt của từ tiếng Anh “Enterprises Resource Planning” có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Trước tiên, có thể nói một cách đơn giản hơn, ERP chính là hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp

ERP có thể là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam khi

mà thị trường bán lẻ Việt Nam được nhận định là sôi động hơn bao giờ hết với tiềm năng lớn về sức mua Các doanh nghiệp có thể có một cơ chế kiểm soát thông tin chặt chẽ, đồng bộ hỗ trợ toàn bộ các cấp trong mô hình kinh doanh Một hệ thống ERP toàn diện nhằm tích hợp hệ thống thông tin, loại bỏ dữ liệu dư thừa và cung cấp các báo cáo kịp thời

Vì muốn tìm hiểu thêm để hiểu được bản chất của hệ thống ERP này, vai trò cũng như thực trạng ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp bán lẻ tại

Việt Nam, em đã lựa chọn đề tài: “Ứng dụng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

nghiệp tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam- Vinamilk”.

Trong quá trình nghiên cứu, em đã có sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, minh hoạ và phương pháp thực chứng kinh tế để có thể đánh giá một cách toàn diện về thực trạng triển khai hệ thống ERP tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk từ đó nêu lên một số bài học kinh nghiệm, yếu tố đảm bảo thành công nhằm rút ra kinh nghiệm, bài học để phát triển hệ thống này trong ngành sản xuất sữa cũng như các ngành sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ khác

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng song do khả năng cũng như những hiểu biết của bản thân còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em luôn mong chờ nhận được sự góp ý từ phía cô giáo và các bạn để có một bài làm hoàn thiện hơn, phục vụ tốt hơn cho các bài tiểu luận sau này

NỘI DUNG

I Những lý luận chung về hệ thống ERP- Hoạch định nguồn nhân lực

1 Khái niệm

ERP ( Enterprise Resouces Planning- Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt các hoạt động của doanh nghiệp, được hỗ trợ bởi phần mềm máy tính để giúp doanh nghiệp có khả năng quản lý các hoạt động chủ yếu tại doanh nghiệp mình

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên

ERP là sự phát triển hoàn thiện hơn của hệ thống MRP II (Manufacturing Resource Planning- Phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất) với các chức năng ưu việt hơn như hoạch định nguồn nhân lực, hỗ trợ đưa ra quyết định, quản lý chuỗi cung cấp, hỗ trợ về bảo trì, bảo hành, chất lượng sản phẩm, các tiêu chuẩn về an toàn và sức khoẻ cho người lao động

Thuật ngữ ERP chính là viết tắt của Enterprise Resource Planning Việc ứng dụng ERP vào quản trị đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực sẵn có của mình thành tài nguyên nhằm sử dụng có hiệu quả và có khả năng cải thiện hoạt động về mọi mặt của doanh nghiệp

Dễ dàng nhận thấy, ERP là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp Về hình thức, một giải pháp ERP là một tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp Đây là sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin với kinh nghiệm quản lý

Hình 1: Hệ thống ERP được ứng dụng tại doanh nghiệp

2 Các phân hệ của ERP

Một đặc trưng không thể không nhắc tới của hệ thống ERP đó chính là việc ERP

có cấu trúc nhiều phân hệ, mỗi phân hệ đảm nhiệm một chức năng riêng và có phần mềm riêng lẻ Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống hoạt động mạnh hơn Hiện nay các nhà cung cấp hệ phần mềm ERP đưa ra rất nhiều loại sản phẩm phù hợp với nhiều đối tượng doanh nghiệp khác nhau Một hệ thống ERP có các phân hệ cơ bản sau:

Hình 2: Module cơ bản của hệ thống ERP

Các hoạt động ERP có thể hỗ trợ bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,…

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP

II Ứng dụng Hoạch định nguồn nhân lực- ERP tại Công ty Cổ phần Sữa Việt

Nam (Vinamilk)

1 Giới thiệu về doanh nghiệp

Đôi nét giới thiệu chung : Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

Vốn điều lệ : 14.514.534.290.000 đồng (tính hết 31/12/2016)

4103001932 ngày 20 tháng 11 năm 2003

0300588569 ngày 18 tháng 1 năm 2017

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam được thành lập vào năm 1976 tiền thân là Công ty Sữa, Café Việt Nam trực thuộc Tổng Cục Công nghiệp Thực phẩm với 2 đơn vị trực thuộc là Nhà máy Sữa Thống Nhất và Nhà máy Sữa Trường Thọ Sau nhiều năm hoạt động, liên doanh, mở mới nhiều Chi nhánh, cơ sở trên khắp cả nước đến tháng 11/2003, mới chính thức chuyển đổi hình thức sang Công ty Cổ phần và đổi tên thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

1.1 Ngành nghề kinh doanh

Những hoạt động chính tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho Công ty có thể kể đến như: Chế biến, sản xuất và kinh doanh; Chăn nuôi

Chế biến, sản xuất và kinh doanh với hơn 250 sản phẩm từ sữa như sữa tươi, sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bột ăn dặm, sữa chua, sữa đặc, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác

Bên cạnh đó, Vinamilk còn có các trang trại chăn nuôi bò sữa Hoạt động chăn nuôi này nhằm mục đích chính là cung cấp sữa tươi nguyên liệu đầu vào cho sản xuất các sản phẩm từ sữa của Công ty

1.2 Thị trường

1.2.1 Thị trường trong nước

Cho tới thời điểm hiện tại, Vinamilk vẫn giữ vị trí là doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam về sản xuất sữa và các sản phẩm từ sữa Tính đến 31/12/2015, Vinamilk chiếm khoảng 65% thị phần toàn quốc; có 243 nhà phân phối độc quyền trên hệ thống phân phối sản phẩm Vinamilk và có trên 212.000 điểm bán lẻ được phục vụ trực tiếp bởi nhà phân phối Đồng thời Vinamilk còn thực hiện bán sản phẩm của mình thông qua hệ thống siêu thị và chuỗi cửa hàng lớn nhỏ, có mặt ở 1.069 siêu thị lớn nhỏ và hơn 575 cửa hàng tiện lợi trên toàn quốc ( Theo Báo cáo thường niên Vinamilk 2016)

Hình 3: Hệ thống phân phối của Vinamilk áp dụng đối với thị trường trong nước

1.2.2 Thị trường quốc tế

Tính đến hết tháng 12/2015, công ty đã xuất khẩu các sản phẩm của mình đi hơn

40 quốc gia và vùng lãnh thổ Công ty đã duy trì xuất khẩu đi các thị trường truyền thống tại khu vực Trung Đông và Đông Nam Á Có thể nói, vị thế của Vinamilk đã dần được khẳng định không chỉ tại Việt Nam mà còn trên phạm vi thế giới Công ty tập trung khai

phá các thị trường tiềm năng ở khu vực Châu Phi và đặc biệt các thị trường đòi hỏi sản phẩm chất lượng cao như Nhật Bản, Canada

2 Hoạt động và những khó khăn gặp phải trước khi Vinamilk ứng dụng ERP 2.1 Hoạt động của công ty

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành công nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam Cũng bởi chiếm thị phần lớn nhất cả nước khoảng gần 65%, hướng ra thị trường thế giới và đang tận dụng để tập trung khai thác các thị trường tiềm năng như Ba Lan, Nhật Bản thì quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp

Hình 4: Cơ cấu quản lý của Vinamilk

2.2 Khó khăn

Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra phần nào chỉ mang tính thủ công Một số hậu quả gây ra nằm ở lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng cơ sở vật chất (máy móc,…) và nguồn nhân lực (công nhân) chưa đạt được hết công suất, vẫn chưa thực sự đem lại hiệu quả ước tính, Tất cả khiến chi phí mà Vinamilk phải bỏ ra trong cả quá trình sản xuất Biểu hiện:

Hình 5: Tổng chi phí của Vinamilk các năm 2005, 2006, 2007 ( Nguồn: Báo cáo thường niên Vinamilk 2005, 2006, 2007)

Chi phí chung của doanh nghiệp có xu hướng giảm đáng kể tuy nhiên nó phần nào

bù đắp cho việc doanh nghiệp đầu tư triển khai ứng dụng hệ thống ERP vô cùng đắt đỏ trên phạm vi toàn doanh nghiệp Kể từ năm 2006, khả năng sinh lời từ chi phí đang dần được cải thiện Tính riêng năm 2006, Vinamilk đã đầu tư vào hệ thống ERP 14.079 triệu đồng và con số cho hệ thống ERP bổ sung năm 2007 là 21.896 triệu đồng

Trong hạch toán, kế toán thủ công của Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót

mà mỗi kế toán thông thường dễ dàng mắc phải Với lối hạch toán này, các cán bộ quản

lý của Vinamilk cũng gặp nhiều khó khăn khi tiến hành kiểm tra các bước hạch toán và các quy trình

3 Hoạt động của công ty trong và sau khi ứng dụng hệ thống ERP

3.1 Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và nhân lực

Có thể nói, trước khi bước vào cuộc chiến bất kỳ nào đó, điều đầu tiên chúng ta cần làm đó chính là sự chuẩn bị cần thiết về mọi mặt Phòng Công nghệ thông tin của Vinamilk được thành lập riêng với 26 nhân viên được chia thành các nhóm, trong đó:

nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ một phần mềm của Microsoft với tên gọi Solomon Ngoài ra, Vinamilk đã hợp tác với IBM để có thể xây dựng và triển khai cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin theo yêu cầu bao gồm máy chủ chạy bộ vi xử lý lõi Intel; hệ thống lưu trữ; 2 máy chủ điều khiển- Vinamilk chính là khách hàng đầu tiên “chịu chi” 2.5 triệu USD cho riêng hệ thống này; hệ thống phục hồi sự cố và phần mềm quản lý ứng dụng

3.2 Hoạt động của công ty trong quá trình triển khai

Vinamilk xem hệ thống CNTT hiện đại là một phần không thế thiếu trong chiến lược kinh doanh dài hạn của công ty Hệ thống quản lý sản xuất và phân phối trước đây đã không thể đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời phục vụ cho quy trình sản xuất, quản lý hàng tồn kho và marketing tại công ty

15/3/2005: Pythis bắt đầu triển khai hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle cho Vinamilk

1/1/2007: Hệ thống ERP tại Vinamilk đà được đưa vào sử dụng chính thức

7/9/2007: Tại TP.HCM, nhà triền khai Pythis đã cùng đơn vị ứng dụng Vinamilk

tổ chức lễ bàn giao hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

15/7/2013: Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS) đã ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ triển khai nâng cấp phần mềm quan trị doanh nghiệp Oracle ERP cho Công ty

Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)

21/2/2013: Vinamilk đã ký kết hợp đồng triển khai hệ thống quan lý bán hàng do Viettel cung cấp

Quá trình triển khai ứng dụng ERP tại Vinamilk đã trải qua ba đợt chính.

Ngày 15/03/2005, giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle được sử dụng cho

hệ thống ERP do Pythis bắt đầu triển khai gồm các phân hệ chính là tài chính- kế toán, quản lý mua sắm- quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động BI (Business Intelligence) Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty Cổ phần Sữa Việt Nam với 13 địa điểm, bao gồm cả trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy của Vinamilk trên toàn quốc

Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty có thể dần dần tiếp cận hệ thống được dễ dàng, hiệu quả hơn Bên cạnh đó, tận dụng được mối quan hệ, cùng các bên có liên quan tranh thủ giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm quy mô, áp dụng thêm các công nghệ kĩ thuật tiên tiến, mới hơn sẽ phần nào giảm thiểu, hạn chế được rủi ro, công ty có thể hoạt động suôn sẻ và thành công hơn

Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP

và cả của Microsoft Các hệ thống này được Vinamilk lựa chọn phù hợp cho từng yêu cầu

cụ thể, tùy theo các chức năng, đặc điểm riêng của từng hệ thống cho các công việc cụ thể Do đó, có thể dễ dàng tích hợp và làm chủ đồng thời cả ba giải pháp tốt nhất nhằm hỗ trợ đắc lực giải quyết bài toán kinh doanh

3.3 Kết quả đem lại

Sau hơn 8 tháng ứng dụng ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tính được rủi ro trong công tác kế toán- tài chính, giúp công việc này thuận tiện hơn rất nhiều so với trước đây; các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng

và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm thiểu, hạn chế đáng kể rủi ro; ciữa bán hàng và phân phối có sự ứng biến nhịp nhàng, uyển chuyển và năng động hơn; các chức năng theo dõi điều tiến hành theo thời gian thực

Được trau dồi kỹ năng và kiến thức đặc biệt mới có thể ứng dụng ERP vào sản xuất kinh doanh bởi vậy trình độ nhân viên Công nghệ thông tin tại Vinamilk đã dần được cải thiện so với trước Hạ tầng công nghệ thông tin được điều chỉnh, nâng cấp, đồng bộ, chuẩn hóa và củng cố đáng kể

Theo công ty cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho công nghệ thông tin khoảng 4 triệu USD (trong đó có phần để đầu tư ứng dụng ERP tại doanh nghiệp) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời

3.4 Hoạt động nổi bật phía công ty sau khi ứng dụng thành công ERP cho tới nay

Ngay khi triển khai thành công hệ thống Microsoft Dynamics SL, Vinamilk đã đồng thời đưa ERP và giải pháp bán hàng bằng PDA cho các nhà phân phối để củng cố năng lực quản lý.Đã có 33 nhà phân phối của Vinamilk trên Lucious Nero toàn quốc tham gia vào mạng lưới triển khai ERP- PDA Vinamilk đã triển khai Microsoft Dynamics SL

và Palm Z22 cho 10 nhà phân phối trên địa bàn Hà Nội và 23 nhà phân phối tại TP.HCM Hơn 16 nhà phân phối khác ở khu vực Đông Nam Bộ đang trong giai đoạn hoàn tất cài đặt phần mềm (Tính đến hết 31/12/2016)

Tính đến nay, Vinamilk vẫn tiếp tục tiến hành sử dụng hệ thống ERP trên quy mô lớn hơn

Về tài chính, năm 2016, tăng cường công tác quản lý, kiểm soát chi phí; Tiếp tục triển khai áp dụng hệ thống quản lý ERP đối các công ty con tại nước ngoài, hướng đến

sự đồng bộ thông tin dữ liệu trong toàn tập đoàn Đối với báo cáo tài chính, công ty đã triển khai sử dụng chương trình quản lý tổng thể ERP cho các trang trại bò và nâng cao chất lượng của báo cáo tài chính riêng và hợp nhất, đảm bảo kịp thời tiến độ mong đợi

Nhận thức tầm quan trọng của nguồn nhân lực - tài sản vô hình vô cùng quan trọng- hàng loạt các chương trình dự án quan trọng và có tính hệ thống đã được khởi động, triển khai và thực thi như: Nhân sự kế thừa, Quản trị nhân tài, Quản trị viên tập sự

2016 (đợt 2), với nhiều cột mốc đáng kể

Với vai trò là đầu tàu dẫn dắt, tất cả các cấp quản lý đã được huấn luyện hay tái huấn luyện chương trình Mô thức lãnh đạo - một phần rất quan trọng cho sự thành công của Vinamilk trong tương lai Cụ thể, các giá trị thực hành được kỳ vọng, “Coaching”,

“What to stop”, “6 nguyên tắc & 7 hành vi” về văn hóa và lãnh đạo đã đem lại nhiều lợi ích thiết thực trong việc cụ thể hóa các giá trị đạo đức và thực hành trong giai đoạn mới Ngoài ra, việc hoàn tất và triển khai Bộ năng lực chung cùng với các cải tiến trong chính

sách đào tạo là hành trang cần thiết cho việc hoạch định nguồn nhân lực vững mạnh trong giai đoạn phát triển tiếp theo 2017-2021.