(Tiểu luận FTU) ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại tập đoàn xăng dầu việt nam petrolimex

TR NG Đ I H C NGO I TH ƠNG KHOA QU N TR KINH DOANH TI U LU N Đ tài: ng d ng ho ch đ nh nguồn l c doanh nghi p (Enterprise resource planning – ERP) t i T p đoàn xăng d u Vi t Nam Petrolimex SV th c hi n: Tr n Thanh Ng c MSV: 1412210153 L p: Anh – khối – QT – K53 L p tín ch : TMA306(2-1617).3_LT GV h ng d n: Th.s Nguy n Th Hồng Vân Hà n i, tháng năm 2017 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com M CL C L I MỞ Đ U N I DUNG .4 CH ƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LU N 1.1 Khái ni m ERP 1.2 Vai trò c a ERP qu n lý doanh nghi p .5 1.3 L i ích c a doanh nghi p sử d ng ERP 1.4 Các y u tố quy t đ nh vi c tri n khai ERP thành công CH ƠNG 2: PHÂN TÍCH TH C TR NG, KINH NGHI M VÀ NH N XÉT D ÁN ERP C A PETROLIMEX 2.1 Gi i thi u doanh nghi p 2.1.1 Giới thiệu chung 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh thị trường doanh nghiệp 2.1.3 Mục tiêu 2.2 Ho t đ ng c a doanh nghi p tr c tri n khai ERP 10 2.3 Ho t đ ng c a doanh nghi p sau áp d ng ERP 11 2.3.1 Thực trạng triển khai ERP Petrolimex 11 2.3.1.1 Thực trạng công nghệ 12 2.3.1.2 Thực trạng quy trình 13 2.3.1.3 Thực trạng nhân 14 2.3.1.4 Thực trạng ngân sách 15 2.3.2 Nhận xét dự án ERP Petrolimex 15 2.3.2.1 Lợi ích, thành cơng đạt 15 2.3.2.2 Một số hạn chế 16 CH ƠNG 3: BÀI H C KINH NGHI M .17 3.1 Gi i quy t khó khăn 17 3.2 Lý thành công 18 K T LU N 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com L I MỞ Đ U Môi trư ng kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp ln tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, r hơn, tốt đối th Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hồn thiện cơng tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình sản xuất kinh doanh Với trợ giúp c a công nghệ thông tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày tr nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Tuy vậy, thị trư ng phần mềm ng dụng phổ biến dành cho doanh nghiệp sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế tốn hay quản lý cơng văn giấy t , chưa xuất hệ thống tích hợp có khả bao qt tồn q trình sản xuất kinh doanh c a doanh nghiệp Những năm gần đây, khái niệm giới thiệu Việt Nam - Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) Hiện nay, Việt Nam bước vào giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc toàn diện bao gi hết Chúng ta có quan hệ ngoại giao với 179 quốc gia, có quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với 220 quốc gia vùng lãnh thổ Quá trình hội nhập mang đến nhiều hội đồng th i mang đến thách th c vô lớn, cạnh tranh ngày khốc liệt Đa số tập đoàn hàng đầu giới áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý hoạt động kinh doanh c a xem yếu tố then chốt, chìa khóa cho thành cơng c a doanh nghiệp Các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận áp dụng hệ thống ERP trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu kinh doanh, lực cạnh tranh thị trư ng nước quốc tế Trong tiểu luận đây, em xin phép trình bày cụ thể vấn đề ứng dụng Hệ thống hoạch định Nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Petrolimex LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com N I DUNG CH ƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LU N 1.1 Khái ni m ERP ERP (Enterprise Resource Planning) thuật ngữ dùng liên quan đến loạt hoạt động c a doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý hoạt động ch chốt c a nó, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát c a hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp c a doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tài có sẵn với số lượng đ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch ERP hệ thống ng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, định Với ERP, hoạt động c a công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất cung ng vật tư, quản lý tài nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… thực hệ thống ERP xem giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công giới Nếu triển khai thành công ERP, tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh thêm hội để phát triển vững mạnh Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R P thể trọn v n ý nghĩa c a giải pháp quản trị doanh nghiệp - R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource nguồn lực nói chung bao gồm tài chính, nhân lực cơng nghệ Tuy nhiên, ERP, resource cịn có nghĩa tài nguyên Việc ng dụng ERP vào hoạt động quản trị cơng ty địi hỏi phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể phải: + Làm cho phòng ban có khả khai thác nguồn lực phục vụ cơng ty + Hoạch định xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực c a phận cho phận ln có phối hợp nhịp nhàng + Thiết lập quy trình khai thác đạt hiệu cao + Luôn cập nhật thông tin cách xác, kịp th i tình trạng nguồn lực c a công ty LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, phải trải qua th i kỳ “lột xác”, nghĩa cần thay đổi văn hóa kinh doanh bên ngồi cơng ty - P: Planning (Hoạch định): Planning khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch sao? 1.2 Vai trò c a ERP qu n lý doanh nghi p Trước hết, ERP tính tốn dự báo khả phát sinh trình điều hành sản xuất/kinh doanh c a cơng ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính tốn xác kế hoạch cung ng ngun vật liệu cho đơn hàng dựa tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, suất, khả cung ng… Cách làm cho phép cơng ty ln có đ vật tư sản xuất, mà không để lượng tồn kho q lớn gây đọng vốn ERP cịn cơng cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch cho nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn hoạch định sách giá, chiết khấu, hình th c mua hàng, hỗ trợ tính tốn phương án mua ngun liệu, tính mơ hình sản xuất tối ưu… Đây biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo mối liên kết văn phịng cơng ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban nội phịng ban, hình thành nên quy trình xử lý nghiệp vụ mà nhân viên công ty phải tuân theo Triển khai ERP trình tin học hóa tồn diện hoạt động c a doanh nghiệp dựa qui trình quản lý tiên tiến Mọi hoạt động c a doanh nghiệp phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hố, giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, Mục tiêu tổng quát c a hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp c a doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Đặc điểm bật c a ERP hệ thống phần mềm m rộng phát triển theo th i gian theo loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hư ng đến cấu trúc c a chương trình ERP loại bỏ hệ thống máy tính riêng l phận doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP thay chúng chương trình phần mềm hợp phân chia theo phân hệ phần mềm LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com khác tạo nên mối quan hệ thống với Phần mềm ERP linh động việc cài đặt phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp Các tính kỹ thuật quan trọng cần phải có c a phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều cơng ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả phân tích liệu Drill-Down… 1.3  L i ích c a doanh nghi p sử d ng ERP Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy ERP giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa định dựa s có đầy đ thơng tin.Nếu khơng có hệ thống ERP, cán quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có thơng tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài hoạt động c a cơng ty Ngồi ra, hệ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào s quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia s thông tin với cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không thu thập xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày mà cịn nhanh chóng lập phân tích ph c tạp báo cáo đa dạng  Công tác kế tốn xác Phần mềm kế tốn phân hệ kế toán c a phần mềm ERP giúp cơng ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thư ng mắc phải cách hạch toán th cơng Phân hệ kế tốn giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác c a tài khoản Hơn nữa, phân hệ kế toán thiết kế tốt hỗ trợ qui trình kế toán biện pháp kiểm soát nội chất lượng  Cải tiến quản lý hàng tồn kho Phân hệ quản lý hàng tồn kho phần mềm ERP cho phép công ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định m c hàng tồn kho tối ưu, nh mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng th i giúp tăng hiệu sản xuất  Tăng hiệu sản xuất Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất c a phần mềm ERP giúp công ty nhận dạng loại bỏ yếu tố képm hiệu qui trình sản xuất Chẳng hạn, công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất cách th cơng dẫn đến tính tốn sai điều gây nên điểm thắt cổ chai trình sản xuất thư ng sử dụng khơng hết cơng suất c a máy móc cơng nhân LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nói cách khác, điều có nghĩa áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất hiệu làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm  Quản lý nhân hiệu Phân hệ quản lý nhân tính lương giúp xếp hợp lý qui trình quản lý nhân tính lương, làm giảm chi phí quản lý đồng th i giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương  Các qui trình kinh doanh xác định rõ ràng Các phân hệ ERP thư ng yêu cầu công ty xác định rõ ràng qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc rõ ràng giảm bớt rối rắm vấn đề liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày c a công ty 1.4 Các y u tố quy t đ nh vi c tri n khai ERP thành công - Nguồn nhân lực: + Quán triệt tư tư ng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành + Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng Nhân viên phải ngư i có lực + Tinh thần đoàn kết, phối hợp thực mục tiêu chung + Thiết lập chế giám sát, kiểm tra thực cách chặt chẽ - Qui trình: + Thực khảo sát, mơ tả qui trình c a doanh nghiệp trước đưa vào triển khai ERP + Áp dụng qui trình chuẩn c a ERP vào việc ng dụng Qui trình nghiên c u áp dụng rộng rãi nên tự ý thay đổi + Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy - Công nghệ: + Lựa chọn ERP phù hợp với DN (cơ s hạ tầng, trình độ cơng nghệ….) + Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, tiến độ + Giảm thiểu chi phí bảo trì bảo dưỡng - Ngân sách: + Lựa chọn ERP có khả đáp ng nhu cầu c a doanh nghiệp vòng 35 năm mà vừa đáp ng lực khoản ngân sách đầu tư LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Thực phân tích, đánh giá hiệu đầu tư cách chi tiết, nghiêm túc trước đầu tư vào hệ thống ERP CH ƠNG 2: PHÂN TÍCH TH C TR NG, KINH NGHI M VÀ NH N XÉT D ÁN ERP C A PETROLIMEX 2.1 Gi i thi u doanh nghi p 2.1.1 Giới thiệu chung Tập đồn Xăng dầu Việt Nam có tên giao dịch quốc tế Vietnam National Petroleum Group, viết tắt Petrolimex, thành lập ngày 01/12/2011, tiền thân Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, trước Tổng Cơng ty Xăng dầu mỡ thành lập theo Nghị định c a Bộ Thương nghiệp, sau thành lập lại theo Quyết định 828/QĐ-TT ngày 31/5/2011 c a Th tướng Việt Nam Petrolimex doanh nghiệp nhà nước xếp hạng đặc biệt, có quy mơ tồn quốc, bảo đảm phần lớn thị phần xăng dầu nước 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh thị trường doanh nghiệp Lĩnh vực kinh doanh c a Petrolimex xuất nhập kinh doanh xăng dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào doanh nghiệp khác để kinh doanh ngành nghề mà Petrolimex kinh doanh ngành nghề kinh doanh khác theo quy định c a pháp luật Bên cạnh lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nh n & sản phẩm hóa dầu, khí hóa lỏng vận tải xăng dầu; Petrolimex đầu tư kinh doanh vào ngành nghề: Thiết kế, xây lắp, khí thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, ngân hàng hoạt động thương mại dịch vụ khác; đó, nhiều thương hiệu đánh giá dẫn đầu Việt nam PLC, PGC, PG Tanker, Pjico, Trong lĩnh vực xăng dầu, Petrolimex tiếp tục giữ vai trò ch đạo thị trư ng nội địa theo đạo c a Chính ph Cùng với 29 doanh nghiệp đầu mối kinh doanh xăng dầu khác 120 thương nhân phân phối xăng dầu (số liệu có đến ngày 12.01.2017), Petrolimex bảo đảm đầy đ kịp th i ch ng loại xăng dầu phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội c a đất nước, bảo đảm an ninh quốc phòng nhu cầu tiêu dùng c a nhân dân 43/69 đơn vị thành viên Petrolimex trực tiếp kinh doanh xăng dầu địa bàn 62/63 tỉnh, thành phố nước ngồi, Petrolimex có Cơng ty LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TNHH thành viên Petrolimex Singapore, Công ty TNHH thành viên Petrolimex Lào m Văn phòng đại diện Petrolimex Campuchia Đối với hoạt động bán l xăng dầu; số 14.000 cửa hàng xăng dầu thuộc tất thành phần kinh tế (số liệu có đến 30.11.2015), Petrolimex s hữu 2.352 (số liệu có đến ngày 24.11.2015)cửa hàng diện khắp nước tạo điều kiện thuận lợi để ngư i tiêu dùng sử dụng hàng hoá, dịch vụ Petrolimex trực tiếp cung cấp Tại vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn đặc biệt khó khăn - nơi hiệu kinh doanh thấp ý nghĩa trị- xã hội cao, Petrolimex có thị phần cao so với thị phần bình quân c a tồn Tập đồn Tính chung phạm vi nước c sản lượng xăng dầu thực xuất bán thị trư ng nội địa (tại Việt Nam) năm 2013, thị phần thực tế c a Petrolimex khoảng 50% Bên cạnh mặt hàng xăng dầu, cửa hàng xăng dầu Petrolimex cịn có hàng hóa, dịch vụ khác dầu mỡ nh n, gas, bảo hiểm, ngân hàng, v.v… đơn vị thành viên Petrolimex sản xuất, cung cấp Petrolimex doanh nghiệp áp dụng phương th c bán xăng dầu toán th Flexicard với nhiều tiện ích triển khai dịch vụ chuyển tiền nhanh Việt Nam 2.1.3 Mục tiêu  Tầm nhìn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Gía trị thương hiệu + Di sản: Tự hào Việt Nam + Nhân bản: Đặt ngư i trọng tâm hành động + Phát triển: Không ngừng vươn lên đổi + Đa dạng: Đánh giá cao khác biệt phong phú  Tính cách thương hiệu + Lạc quan: Luôn tin vào tương lai sáng lạn + Trách nhiệm: Quan tâm đến nhân viên, khách hàng, môi trư ng cộng đồng xung quanh + Nhiệt huyết: Yêu thích làm + Tin cậy: Ln ln “giữ l i” 2.2 Ho t đ ng c a doanh nghi p tr c tri n khai ERP Petrolimex doanh nghiệp lớn ngành xăng dầu Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần nước hướng thị trư ng Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì mà quy trình sản xuất máy tổ ch c c a Petrolimex vô ph c tạp Khi doanh nghiệp chưa ng dụng ERP vào hoạt động cơng ty gặp phải số khó khăn sau: - Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn th cơng, điều dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ q chậm hay việc sử dụng máy móc cơng nhân chưa đạt hết công suất… tất điều gây tốn trình sản xuất c a Petrolimex, trực tiếp ảnh hư ng đến lợi nhuận c a công ty - Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho - Trong hạch toán, kế tốn th cơng Petrolimex thư ng gặp phải sai sót mà nhân viên thư ng mắc phải Với hạch tốn theo kiểu th cơng, cán quản lý c a Petrolimex khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Lượng giấy t phải lưu trữ lớn, nhiều trư ng hợp tránh khỏi việc mát hư hại - Hệ thống thông tin phân phối c a Petrolimex ch yếu thực Công ty đại lý 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trước áp dụng ERP, Petrolimex sớm đưa công nghệ thông tin vào quản lý điều hành từ năm đầu thập kỷ 1990 Tuy nhiên, với biến động ph c tạp c a thị trư ng xăng dầu giới yêu cầu quản lý nhà nước thị trư ng xăng dầu nội địa năm gần đây, việc quản trị hoạt động kinh doanh xăng dầu c a Tập đoàn địi hỏi thơng tin minh bạch, kịp th i chuẩn xác; hệ thống quản lý phân tán, liệu r i rạc tiếp tục nâng cấp phát triển để đáp ng nhu cầu mới, việc triển khai ERP yêu cầu cấp bách, xuất phát từ nội Petrolimex 2.3 Ho t đ ng c a doanh nghi p sau áp d ng ERP 2.3.1 Thực trạng triển khai ERP Petrolimex Petrolimex Tập đoàn Việt Nam ng dụng thành cơng ERP nhằm thực hóa chiến lược phát triển giai đoạn mới; phù hợp với mơ hình Cơng ty đại chúng tiến trình tái cấu trúc sau cổ phần hóa Cơng ty Hệ thống Thơng tin FPT (FPT IS), thành viên c a Tập đoàn FPT, lựa chọn làm tổng thầu - nhà tư vấn triển khai Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Petrolimex theo hình th c trọn gói, với thiết bị phần c ng c a HP giải pháp c a SAP (SAP nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu giới; triển khai thành cơng cho tập đồn dầu khí toàn cầu ExxoMobil, BP, Total, Gazprom, Chevron ) Th i gian triển khai dự án kéo dài năm (2010 – 2012) với m c chi phí kỷ lục 16 triệu USD (lớn Việt Nam nay) Đây dự án huyết mạch giúp quản trị tốt nguồn lực, nâng cao khả cạnh tranh thị trư ng Các phân hệ ng dụng ERP bao gồm: Kế tốn tài chính, kế tốn quản trị, quản lý kho bể mua hàng, quản lý bán hàng đặc thù kinh doanh nguồn xăng dầu quản lý hàng hóa thuộc khối cơng ty kinh doanh xăng dầu Từ tháng 7.2012, công tác chuẩn bị cho Go-Live dự án ERP Công ty Xăng dầu Khu vực (Petrolimex Hà Nội) th c kh i động Với quy mô c a đơn vị, khối lượng công việc vô lớn Ban đạo dự án c a Công ty đưa kế hoạch lộ trình thực cụ thể cho giai đoạn Việc rà sốt, huy động nhân lực thơng qua việc thành lập Tổ triển khai tiến hành song song với việc rà soát, bổ sung nâng cấp, tiếp nhận hạ tầng kỹ thuật để đáp ng yêu cầu c a dự án Các cán bộ, chuyên viên giao 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nhiệm vụ tích cực nghiên c u tài liệu, tham gia khóa đào tạo tăng cư ng thực hành để nắm bắt nhanh kiến th c chương trình Ngày 16.9 Petrrolimex Hà Nội tổ ch c kiểm thử thành cơng việc tích hợp ERP-SAP với phân hệ tự động hóa xuất hàng, tự động hóa xếp phương tiện vào họng xuất Tổng kho Xăng dầu Đ c Giang Sự kết hợp chuẩn mực c a chương trình ERP với quy trình tiên tiến Cơng ty áp dụng tạo Qui trình quản trị cấp xuất xăng dầu khép kín, đại, minh bạch văn minh Đây bước thử nghiệm quan trọng chuẩn bị cho chương trình Go-Live th c vào ngày 01.10.2012 2.3.1.1 Thực trạng công nghệ  ng dụng c a ERP trình phân phối Petrolimex Quản lý kênh phân phối thách th c doanh nghiệp Hệ thống vận hành có hiệu khơng giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp th i mà cách tiếp cận ngư i tiêu dùng nhanh nhằm tạo ưu cạnh tranh c a doanh nghiệp thị trư ng Nh ng dụng CNTT, Petrolimex quản lý có hiệu kênh phân phối sản phẩm Petrolimex ng dụng đồng th i ba giải pháp ERP quốc tế c a Oracle, SAP Microsoft, số doanh nghiệp Việt Nam ng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) c a SAP Đây dự án giai đoạn hai việc triển khai ERP c a công ty Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau triển khai đến 40 nhà phân phối dự kiến tất nhà phân phối khác tích hợp vào hệ thống Với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Petrolimex mong muốn có cơng cụ hỗ trợ nhân viên công việc, cho phép mạng phân phối Petrolimex nước kết nối thơng tin với trung tâm hai tình online offline Thông tin tập trung giúp Petrolimex đưa xử lý kịp th i hỗ trợ xác việc lập kế hoạch Việc thu thập quản lý thông tin bán hàng c a đại lý để đáp ng kịp th i, đem lại thỏa mãn cho khách hàng cấp độ cao Trước có hệ thống SAP CRM : Thông tin phân phối c a Petrolimex ch yếu tập hợp theo dạng th công công ty đại lý Hiện nay: Hệ thống thông tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối bán hàng chương trình khuyến mại Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đư ng truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình th c offline sử dụng phần mềm Solomon c a Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thơng tin Chương trình giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối c a công ty qua phần mềm ng dụng Quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính chuyên nghiệp khả nắm bắt thông tin thị trư ng tốt nh sử dụng thông tin chia s toàn hệ thống Petrolimex quản lý xuyên suốt sách giá, khuyến hệ thống phân phối Trong đó, đối tượng quan trọng c a doanh nghiệp khách hàng đầu cuối hư ng lợi nh chất lượng dịch vụ ngày cải thiện Cho đến hệ thống đáp ng yêu cầu đặt c a công ty xây dựng dự án Sau triển khai vận hành 48 nhà phân phối, Petrolimex m rộng hệ thống đến toàn 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008  ng dụng EPR kế tốn Trong hạch tốn, kế tốn th cơng Petrolimex thư ng gặp phải sai sót mà nhân viên thư ng mắc phải Với hạch toán theo kiểu th công, cán quản lý không dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Từ lý cụ thể này, Petrolimex tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Với hệ thống máy ch chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, s liệu quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, cơng nợ c a nhà phân phối Trên s đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xác Hệ thống SAP xây dựng tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Petrolimex, NetWeaver tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ng dụng NetWeaver tích hợp thành hệ thống 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thơng minh, giúp ban lãnh đạo có thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh toàn quốc 2.3.1.2 Thực trạng quy trình Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite c a Oracle Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài - kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Cơng việc chuyển giao cơng nghệ diễn tồn Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex với 13 địa điểm, bao gồm trụ s TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy tồn quốc Q trình triển khai ERP Petrolimex thực chất trải qua đợt Vì thế, tồn cơng ty có tình trạng nơi sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên phát sinh vấn đề hệ thống báo cáo, điều hành cơng ty Bên cạnh phân hệ ERP chính, Petrolimex cịn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình c a Petrolimex Đây tài sản trí tuệ lớn thu từ dự án Việc chia nhỏ q trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống dễ dàng hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp cho đợt m rộng thêm qui mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu r i ro, suôn s thành công Thực việc khảo sát mô tả qui trình : Phịng CNTT c a Petrolimex thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy ch - s liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon phần mềm c a microsoft) Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất-thương mại giúp đỡ tận tình c a nhà triển khai Pythis, cơng ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Petrolimex 2.3.1.3 Thực trạng nhân Petrolimex có quán triệt tư tư ng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vơ khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tiêu Công ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm ngư i có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tư ng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân th qui trình hoạt động Về cấu tổ ch c c a công ty, việc nâng cao kiến th c c a nhân viên, hệ thống đáp ng tốt nhu cầu c a ngư i sử dụng Việc quản lý tr nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hư ng kịp th i Tuy nhiên, Petrolimex doanh nghiệp áp dụng ERP Việt Nam khơng tránh khỏi giây phút nản lịng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin c a số phận nhân viên 2.3.1.4 Thực trạng ngân sách Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn.Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thư ng chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngồi chi phí cho hạ tầng ng dụng CNTT nói chung phần c ng, hạ tầng mạng Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Còn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai Từ năm 2002 đến nay, Petrolimex đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng triệu đô-la Mỹ.( Một khoản lớn đầu tư cho hệ thống ERP) 2.3.2 Nhận xét dự án ERP Petrolimex 2.3.2.1 Lợi ích, thành cơng đạt Petrolimex Tập đoàn Việt Nam ng dụng thành cơng ERP nhằm thực hóa chiến lược phát triển giai đoạn mới; phù hợp với mô hình Cơng ty đại chúng tiến trình tái cấu trúc sau cổ phần hóa Dự án ERP triển khai thành cơng Petrolimex có ý nghĩa với nhà tư vấn ERP Việt Nam; b i lần công ty Việt Nam làm tổng thầu dự án ERP với quy mô lớn Điều làm thay đổi quan niệm trước đối tác nước đ lực làm tổng thầu dự án lớn Hệ thống ERP th c vận hành Petrolimex 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com quy mơ tồn quốc từ ngày tháng năm 2013 Đây kiện quan trọng đánh dấu bước phát triển c a doanh nghiệp Việt Nam việc cung cấp ng dụng thành công ERP quy mô lớn, phạm vi rộng nghiệp vụ ph c tạp Giải pháp ERP c a SAP (gồm phân hệ: quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho bể, kế tốn tài chính, kế tốn quản trị, ) triển khai lĩnh vực kinh doanh xăng dầu từ Cơng ty m (Tập đồn Xăng dầu Việt Nam) đến 42 cơng ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm tích hợp với hệ thống quản lý 2.200 cửa hàng xăng dầu toàn quốc Những kết bước đầu áp dụng ERP Petrolimex, sau: - Đáp ng nhu cầu ch động khai thác, phân tích thơng tin từ hệ thống liệu tập trung Công ty m ; bảo đảm u cầu: đầy đ , xác, nhanh chóng, kịp th i để định Điều khắc phục tình trạng Cơng ty m nhiều th i gian công s c để tổng hợp báo cáo từ đơn vị thành viên, dẫn đến thông tin tổng hợp bị chậm nhịp lạc hậu với thực tế - Kiểm soát theo sát th i gian thực liệu hàng hóa, kế tốn, tài chính; từ đó, rút ngắn th i gian lập báo cáo tốn tài chính, đáp ng chuẩn mực, chế độ kế tốn th i gian cơng bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp công ty đại chúng - Ch động kiểm soát phát lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp th i, bảo đảm tính tn th quy trình c a cá nhân tham gia hệ thống; cần truy cập tới ch ng từ gốc để xem xét thơng tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm - Bảo đảm tính tin cậy cao số liệu doanh thu, tồn kho, giá vốn,… để điều hành doanh nghiệp, báo cáo quan quản lý nhà nước, thực mục tiêu lớn cân đối vĩ mô Với phát triển c a công nghệ thông tin nay, áp dụng ERP - lãnh đạo Petrolimex khai thác thông tin lúc nơi để điều hành kiểm soát họat động c a doanh nghiệp 2.3.2.2 Một số hạn chế Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu Khơng riêng Petrolimex mà hầu hết tất doanh nghiệp triển khai ERP gặp khó khăn vấn đề nhân Đặc biệt Nguồn nhân lực thiếu kiến th c 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chun mơn ERP Vì mà hầu hết doanh nghiệp phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn Chi phí đầu tư lớn: Tuy Petrolimex doanh nghiệp lớn hàng đầu c a Việt Nam, ERP hệ thống đắt tiền doanh nghiệp, Petrolimex tốn khoản chi phí lớn cho việc đầu tư CH ƠNG 3: BÀI H C KINH NGHI M 3.1 Gi i quy t khó khăn Tuy Pythis doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp phần mềm Việt Nam khả đáp ng c a Pythis cho toàn trình ERP c a Petrolimex chưa đ Có thể thấy, nhà cung cấp hàng đầu nguồn nhân lực, công nghệ lực c a Pythis có hạn Tầm c a Pythis đối tác chiến lược c a Oracle Việt Nam để hoàn toàn phát huy hết khả c a Oracle doanh nghiệp lớn Petrolimex chưa thể Do đó, Petrolimex mua giải pháp phần mềm c a Oracle SAP để hồn thiện khả quản lý cơng nghệ m c cao Có thể Petrolimex muốn mua giải pháp c a Oracle cho lực quản lý lõi riêng CRM (Customer relationship Management) c a SAP để c ng cố khả quản lý khách hàng m c đó, ch c ERP c a Oracle m c cao Oử mảng CRM chưa phát huy, phần lực, nhân lực khơng đ (mà ngun nhần Pithis), điều khiến cho chi phí c a ERP Petrolimex lại bị đội lên lần Đồng th i, khả đồng hóa cho q trình quản lý c a giải pháp bị giảm đáng kể Những số liệu từ khách hàng nhà cung cấp đưa vào thông qua nhập tay từ nhân viên nghiệp vụ c a nhận ch ng từ c a nhân viên nghiệp vụ đối tác Do vậy, có độ trễ thiếu xác Chi phí đầu tư ERP để đưa vào hoạt động hồn chỉnh tương đối lớn không lực phần c ng, phần mềm mà lực ngư i Hệ thống phần c ng cần đầu tư lớn để có khả chạy tất module Hệ thống phần mềm cần thư ng xuyên cập nhập phiên dùng cho việc quản lý cách hiệu Một vấn đề khác cần nhắc đến vấn đề quan trọng nhất, then chốt, lực, nhân lực cần có để sử dụng hệ thống Việc đầu tư cho nhân lực cần trình dài Petrolimex muốn sử dụng hệ thống P 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com khơng đầu tư cho s hạ tầng mà phải trọng đến nguồn nhân lực có đ trình độ để triển khai hệ thống Nguồn nhân lực phải am hiểu tình hình chung c a Petrolimex mà phải đ khả vận hành hệ thống Muốn Petrolimex phải đào tạo nhân lực đ trình độ để sử dụng hệ thống thêm vào đưa nhân viên c a thực hành hệ thống thật để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt hiệu cao sử dụng ERP Phần triển khai CRM distribution cho vendor module khác hẳn module core central mà Petrolimex mua Nghiệp vụ vươn để kiểm soát thị trư ng, kiểm soát lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh đối th , điều xa lạ với nhân viên nhà tư vấn triển khai ERP thông thư ng Ngồi ra, điểm đặc biệt c a Petrolimex cơng ty ng dụng đồng th i ba giải pháp ERP quốc tế c a Oracle, SAP Microsoft Do đó, làm cách để kết hợp ba giải pháp hiệu thách th c 3.2 Lý thành công - Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo Petrolimex – Định hướng đến - Petrolimex phân công đội ngũ có chun mơn tham gia tích cực vào dự án - Đội ngũ CNTT c a Petrolimex chuyên nghiệp, làm việc quy c - Ngoài ra, dự án hỗ trợ b i hệ thống quản lý sản xuất c a Petrolimex, c a SAP FPT - Kinh nghiệm bên tham gia xác định rõ mục tiêu không chi tiết vào vấn đề không quan trọng, đồng th i ln ln có ngư i đ ng giải vấn đề phát sinh 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com K T LU N ng dụng hệ thống quản lý ERP xu tất yếu lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp lớn Bên cạnh ERP cịn cơng cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh, đồng th i giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Doanh nghiệp ng dụng ERP từ quy mơ cịn nhỏ có thuận lợi, dễ triển khai sớm vào nề nếp Doanh nghiệp chậm trễ ng dụng tự gây khó khăn cho tạo lợi cho đối th Áp dụng hệ thống quản lý ERP ln q trình khơng q ph c tạp đơn giản Việc làm địi hỏi nhiều nguồn lực c a doanh nghiệp, nhận th c tâm cao c a ban lãnh đạo doanh nghiệp Khi doanh nghiệp áp dụng thành cơng, điều khơng hỗ trợ nhân viên, nhà quản lý mà trợ giúp ban lãnh đạo định đắn kịp th i Dự án ERP triển khai thành cơng Petrolimex có ý nghĩa với nhà tư vấn ERP Việt Nam; b i lần công ty Việt Nam làm tổng thầu dự án ERP với quy mô lớn Bên cạnh tập đồn, cơng ty áp dụng thành cơng ERP Việt Nam, cịn nhiều cơng ty gặp khó khăn triển khai Hệ thống Từ kinh nghiệm tiên phong “dẫn đư ng” c a Petrolimext, rút học cho doanh nghiệp muốn ng dụng Hệ thống ERP: Xây dựng chiến lược/ kế hoạch mục tiêu c a doanh nghiệp - Đánh giá lựa chọn giải pháp - Hợp tác kiểm soát chặt chẽ trình triển khai hệ thống - Vận hành, trì hệ thống, bảo trì, nâng cấp cải tiến - Tăng cư ng hạ tầng s doanh nghiệp 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... Trong tiểu luận đây, em xin phép trình bày cụ thể vấn đề ứng dụng Hệ thống hoạch định Nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Petrolimex LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com... tập đoàn hàng đầu giới áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý hoạt động kinh doanh c a xem yếu tố then chốt, chìa khóa cho thành công c a doanh nghiệp Các doanh nghiệp. .. , chưa xuất hệ thống tích hợp có khả bao qt tồn q trình sản xuất kinh doanh c a doanh nghiệp Những năm gần đây, khái niệm giới thiệu Việt Nam - Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise