ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực ERP tại tập đoàn XĂNG dầu VIỆT NAM PETROLIMEX

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ERP TẠI TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAMPETROLIMEX HỌ TÊN: PHẠM THỊ HUYỀN MSV: 1512210112 LỚP TÍN CHỈ: TMA306(2-1617).3_LT Mục lục Lời mở đầu I Khái quát Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex .4 Giới thiệu chung .4 a Ngành nghề hoạt động b Doanh thu c Thị phần Petrolimex Những khó khăn quản lý doanh nghiệp trước áp dụng ứng dụng ERP II Triển khai ứng dụng ERP Petrolimex .8 Khái quát ứng dụng ERP 2.Triển khai ERP Petrolimex a Nhà cung cấp tư vấn b Quá trình triển khai ứng dụng ERP Petrolimex Những thành từ việc áp dụng ERP Petrolimex 11 III Bài học kinh nghiệm 14 Cần quan tâm từ xuống .14 Chỉ định quản trị dự án (Project Manager) phù hợp 14 Giảm khối lượng công việc cho nhân viên tham gia dự án 15 Trang bị kiến thức cho nhóm triển khai ERP doanh nghiệp 15 Lời mở đầu Cùng với phát triển cơng nghệ thơng tin (CNTT) thương mại điện tử (TMĐT) ngày phát triển vượt bậc với nhiều ứng dụng hỗ trợ , phục vụ cho doanh nghiệp Hiện nay, thương mại điện tử phát triển nhanh chóng Việt Nam bước đầu phát triển vào giai đoạn phát triển thứ : thương mại cộng tác Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin tồn chu trình từ đầu vào q trình sản xuất việc phân phối hàng hóa Một ứng dụng quan trọng áp dụng để hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nguồn lực doanh nghiệp phần mềm ERP Tại Việt Nam có nhiều doanh nghiệp áp dụng ứng dụng vào quản lý doanh nghiệp có nhiều dự án tiến hành thành cơng.Một ví dụ thành cơng tiêu biểu việc áp dụng thành cơng ứng dụng ERP vào quản trị nguồn lực Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex Bài tiểu luận sau em trình bày :quá trình áp dụng , kết đạt học kinh nghiệp rút từ việc áp dụng ứng dụng ERP vào quản lý nguồn lực Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam Em xin chân thành cám ơn cô xem xét đánh giá tiểu luận em! I Khái quát Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex Giới thiệu chung - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam có tên giao dịch quốc tế Vietnam National Petroleum Group, viết tắt Petrolimex, thành lập ngày 01/12/2011, tiền thân Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, trước Tổng Cơng ty Xăng dầu - mỡ Tổng công ty Xăng Dầu Mỡ thành lập năm 1995 Ngày 28/07/2011: Tập đoàn tổ chức thành công phiên đấu giá cổ phần lần đầu - bên ngồi (IPO) SGD chứng khốn Hà Nội Ngày 01/12/2011: Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam thức hoạt động - hình thức Cơng Ty Cổ Phần với tên gọi Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam 17/08/2012: Tập Đồn trở thành cơng ty Cổ phần đại chúng theo định số - 2946/UBCK-QLPH UBXK NM a Ngành nghề hoạt động Lĩnh vực kinh doanh Petrolimex xuất nhập kinh doanh xăng dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào doanh nghiệp khác để kinh doanh ngành nghề mà Petrolimex kinh doanh ngành nghề kinh doanh - khác theo quy định pháp luật Bên cạnh lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nhờn & sản phẩm hóa dầu, khí hóa lỏng vận tải xăng dầu; Petrolimex đầu tư kinh doanh vào ngành nghề: Thiết kế, xây lắp, khí thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, ngân hàng hoạt động thương mại dịch vụ khác; đó, nhiều thương hiệu đánh giá dẫn đầu Việt nam PLC, PGC, PG Tanker, Pjico, b Doanh thu Theo báo cáo, kết sản xuất - kinh doanh 12 tháng năm 2016 Petrolimex sau: *) Tổng doanh thu hợp (của đơn vị thành viên Petrolimex tất lĩnh vực kinh doanh: xăng dầu, gas, dầu mỡ nhờn, vận tải xăng dầu, thiết kế, khí, xây lắp, bảo hiểm,…) là: 123.097 tỷ đồng, 83,8% so với kỳ Doanh thu giảm chủ yếu giá dầu thơ giới (WTI) bình quân12 tháng năm 2015 48,8 usd/thùng, bình quân năm 12 tháng năm 2016 43,32 usd/thùng (bằng 88,7% giá dầu bình quân 12 tháng 2015) *) Tổng lợi nhuận hợp trước thuế 6.300 tỷ đồng, đạt 158% kế hoạch 148% so với kỳ - Trong đó: Xăng dầu: Lợi nhuận trước thuế hoạt động kinh doanh xăng dầu - toàn Tập đoàn 3.848 tỷ đồng, tương đương 61,08% tổng lợi nhuận hợp Với sản lượng xuất bán hợp năm 2016 11.552.602 m3/tấn, tăng 10,3% so với năm 2015 (10.478.446 m3/tấn), sản lượng xuất bán xăng dầu nội địa Cty nước năm 2016 8.344.902 m3/tấn, tăng 5,9% so với - năm 2015 (Riêng dầu mazút đơn vị tính là: Tấn) Các hoạt động kinh doanh xăng dầu, tổng lợi nhuận trước thuế đạt 2.452 tỷ đồng, tương đương 38,92 % tổng lợi nhuận hợp Trong đó: +) Lợi nhuận lĩnh vực hố dầu, nhựa đường, hóa chất đạt 842 tỷ đồng; +) Lợi nhuận lĩnh vực kinh doanh gas đạt 149 tỷ đồng; +) L ợi nhuận lĩnh vực vận tải viễn dương, vận tải đường sông, vận tải đạt 383 tỷ đồng; +) Lợi nhuận lĩnh vực nhiên liệu hàng không đạt 368 tỷ đồng; +) Lợi nhuận lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm, ngân hàng đạt 173 tỷ đồng; +) Lợi nhuận cơng ty nước ngồi đạt 87 tỷ đồng; +) Lợi nhuận lĩnh vực kinh doanh kho đạt 196 tỷ đồng; +) Lợi nhuận lĩnh vực khác xây lắp, thiết kế, hạ tầng… đạt 254 tỷ đồng *) Tổng số phải nộp ngân sách hợp 12 tháng 2016 33.304 tỷ đồng, 100,3% so với kỳ năm 2015 (12 tháng năm 2015 33.208 tỷ đồng) *) Tổng lợi nhuận sau thuế hợp 12 tháng 2016 5.165 tỷ đồng, Lợi nhuận Tập đoàn lợi nhuận hợp 4.665 tỷ đồng *) Tỷ suất lợi nhuận sau thuế vốn chủ sở hữu hợp 22,26% *) Về việc niêm yết cổ phiếu: - Đã hoàn thành hồ sơ theo quy định Thông tư 202/2015/TT-BTC ngày 18/12/2015 Bộ Tài niêm yết chứng khốn Sở giao dịch chứng - khoán Dự kiến thời điểm niêm yết cổ phiếu Sở giao dịch chứng khốn thành phố Hồ Chí Minh cuối tháng 3/2017 Thời điểm cụ thể định sau có chấp thuận niêm yết UBCKNN c Thị phần Petrolimex - Trong lĩnh vực xăng dầu, Petrolimex tiếp tục giữ vai trò chủ đạo thị trường nội địa theo đạo Chính phủ Cùng với 29 doanh nghiệp đầu mối kinh doanh xăng dầu khác 120 thương nhân phân phối xăng dầu (số liệu có đến ngày 12.01.2017), Petrolimex bảo đảm đầy đủ kịp thời chủng loại xăng dầu phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội đất nước, bảo đảm an ninh quốc phòng nhu cầu tiêu dùng nhân dân 43/69 đơn vị thành viên Petrolimex trực tiếp kinh doanh xăng dầu địa bàn 62/63 tỉnh, thành phố Ở nước ngồi, Petrolimex có Công ty TNHH thành viên Petrolimex Singapore, Công ty TNHH thành viên Petrolimex Lào mở Văn phòng - đại diện Petrolimex Campuchia Đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu; số 14.000 cửa hàng xăng dầu thuộc tất thành phần kinh tế (số liệu có đến 30.11.2015), Petrolimex sở hữu 2.352 (số liệu có đến ngày 24.11.2015)cửa hàng diện khắp nước tạo điều kiện thuận lợi để người tiêu dùng sử dụng hàng hoá, dịch vụ Petrolimex trực tiếp cung cấp Tại vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn đặc biệt khó khăn - nơi hiệu kinh doanh thấp ý nghĩa trị- xã hội cao, Petrolimex có thị phần cao so với thị phần bình qn tồn Tập đồn Tính chung phạm vi nước sản lượng xăng dầu thực xuất bán thị trường nội địa (tại Việt Nam) năm 2013, thị phần thực tế - Petrolimex khoảng 50% Tổng công ty Xăng dầu Vệt Nam có: 41 Cơng ty thành viên, 34 Chi nhánh Xí nghiệp trực thuộc Cơng ty thành viên 100% vốn Nhà nước, 23 Công ty cổ phần có vốn góp chi phối Tổng cơng ty, Cơng ty Liên doanh với nước - ngồi Chi nhánh Singapore Là doanh nghiệp nhà nước trọng yếu, xếp hạng đặc biệt, có quy mơ tồn quốc, bảo đảm 60% thị phần xăng dầu nước; Petrolimex ln phát huy vai trò chủ lực, chủ đạo bình ổn phát triển thị trường xăng dầu, sản phẩm hoá dầu đáp ứng nhu cầu tiêu dùng nhân dân, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế đất nước bảo đảm an ninh quốc phòng Những khó khăn quản lý doanh nghiệp trước áp dụng ứng dụng ERP - Petrolimex tập đồn lớn khó khăn việc quản lý nguồn lực công ty Các báo cáo tài tình hình hoạt động công ty - thường lượng thời gian tương đối lớn để thông duyệt Nhắc lại q khứ, ơng Nguyễn Văn Sâm, Trưởng Phòng Quản trị ERP Petrolimex kể: "Trước đây, muốn có báo cáo tồn kho toàn hệ thống, “Báo cáo nhanh”, đơn vị phải lấy số liệu tồn kho sổ sách gửi fax e-mail để cập nhật, tổng hợp, vừa chậm vừa có sai số q trình cập nhật số liệu từ đơn vị gửi Còn báo cáo toán “Báo cáo tồn kho cuối kỳ”, kho, cửa hàng phải dùng thước dây đo trực tiếp chiều cao xăng dầu tồn thời điểm đó, dùng nhiệt kế đo nhiệt độ thực tế xăng dầu, tra ba-rem tính tốn lên thành số liệu lại gửi báo cáo fax e-mail để cập nhật, tổng hợp thông tin, số liệu, nhiều thời gian Bên cạnh đó, phần mềm cũ chạy LAN, có tính mở nên đơn vị thành viên lại có phát triển riêng theo nhu cầu quản lý mình, đơn vị sử dụng ngơn ngữ lập trình khác khơng đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống phạm vi toàn tập đoàn" II Triển khai ứng dụng ERP Petrolimex Khái quát ứng dụng ERP - ERP phần mềm (PM) máy tính tự động hố tác nghiệp đội ngũ nhân viên DN nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lý tồn diện DN Nói cách khác, ERP PM phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp Đây cách nhìn “dễ hiểu” khái niệm ERP - Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn phạm vi hoạch định nguồn lực, nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) tài lực (tài chính) Khối lượng cơng việc hoạch định sử dụng nguồn lực DN chiếm phần lớn toàn hoạt động DN nên ERP hệ thống PM lớn 2.Triển khai ERP Petrolimex a Nhà cung cấp tư vấn - Ngày 13 tháng 11 năm 2009 Hà Nội, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FIS) ký Hợp đồng “Triển khai ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam” Trong dự án này, Petrolimex lựa chọn giải pháp ERP SAP  Thông tin FIS: Công ty Hệ thống thông tin FPT (FPT Information System – FIS) thành viên tập đoàn FPT FIS hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần, với công ty thành viên trực thuộc, với gần 2.000 cán bộ, kỹ sư chuyên sâu lĩnh vực: phát triển phần mềm ứng dụng, dịch vụ ERP, dịch vụ cơng nghệ thơng tin, tích hợp hệ thống, gia cơng quy trình doanh nghiệp dịch vụ điện tử ngành tài chính, ngân hàng, viễn thơng, phủ, an ninh quốc phòng, quản lý doanh nghiệp, giáo dục, y tế… - Am hiểu nghiệp vụ khách hàng, chuyên sâu ngành kinh tế, chia sẻ kinh ngiệm để phát triển, đội ngũ chuyên nghiệp chìa khóa để đưa FIS tới thành cơng ngày hôm Trên đường phấn đấu trở thành nhà Tích hợp hệ thống, Phát triển phần mềm cung cấp dịch vụ CNTT hàng đầu khu vực, FIS cam kết trì mối quan hệ đối tác lâu dài, tận tụy với khách hàng Chi tiết tham khảo www.fis.com.vn  Thông tin SAP - SAP giải pháp phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có thị phần lớn giới SAP hỗ trợ giải pháp quản trị đặc thù cho 25 ngành cơng nghiệp, Xăng dầu ngành mũi nhọn Giải pháp mang đầy đủ chức chuyên biệt nghiệp vụ quản lý Ngành từ thượng nguồn, quản lý hoạch định chuỗi cung ứng, lọc dầu, hạ nguồn, quản lý thiết bị & tài sản, đến hoạt động quản trị hỗ trợ như: tài chính, nhân sự, phân tích, kiểm sốt, v.v Hiện có khoảng 500 cơng ty Ngành sử dụng giải pháp SAP Danh sách bao gồm tất công ty xăng dầu thuộc Top-50 “Global 500” tạp trí Fortune b Quá trình triển khai ứng dụng ERP Petrolimex  FPT IS( FIS) triển khai giải pháp ERP trọn gói phần mềm phần cứng Dịch vụ triển khai ERP bao gồm phần hệ : kế tốn tài (FI), kế toán quản trị(CO) , quản lý mua hàng (MM) , bán hàng (SD) gói nghiệm vụ đặc thù kinh doanh nguồn xăng dầu SAP  Giải pháp ERP SAP gồm phân hệ: quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho bể, kế toán tài chính, kế tốn quản trị,… triển khai lĩnh vực kinh doanh xăng dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 cơng ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm tích hợp với hệ thống quản lý 2.200 cửa hàng xăng dầu toàn quốc  Thời gian , tiến trình hồn thiện dự án gồm giai đoạn : chuẩn bị dự án , phân tichcs thiết kế, thiết lập hệ thống kiểm thử , triển khai hệ thống, vận hành hỗ trợ hệ thống  Giai đoạn 1: chuẩn bị dự án: - Giai đoạn đoạn đầu thực dự án gặp nhiều khó khăn Việc phân tích để áp dụng SAP cho cấu tổ chức kinh doanh xăng dầu công ty mẹ xuống công ty thành viên theo đặc thù Petrolimex phức tạp , đồng thời mặt hàng kinh doanh dầu hàng hóa đặc thù với nhiều tính chất riêng biệt  Giai đoạn 2: phân tích thiết kế: - Thiết kế cấu trúc kho hợp lý áp dụng chung cho toàn 42 công ty xăng dầu - Tiến hành so dánh tìm hiểu chức triên hệ thống SAP nhằm đưa giải pháp cấu trúc kho tốt nhât, đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản trị , phù hợp với cách thức quản lý kinh doanh hàng hóa - Hồn tất cấu trúc kho, việc thiết kế quy trình nghiệp vụ khác, từ quản lý, kho bề ,bán hàng, vận tải quy trình tài kế tốn  Giai đoạn 3: thiết lập hệ thống kiểm thử: - Giải pháp đồ sộ bao gồm phân hệ( tài kế tốn, kiểm soát, quản lý nguyên liệu, bán hàng- phân phối hàng hóa khác) với 186 quy trình phê duyệt  Giai đoạn 4: triển khai hệ thống: - Sau có giải pháp thống nhất, đội dự án triển khai hệ thống cho công ty mẹ toàn boojj 42 coongn ty xăng dầu thành viên trải dài 111 điểm khắp nước 13 tháng, chia thành giai đoạn nhỏ: - + giai đoạn 1: triển khai văn phòng Tổng Cơng ty 11 công ty thành viên - + giai đoạn 2: triển khai 30 cơng ty thành viên lại - Triển khai hệ thống ERP không đơn áp dungj1 giải pháp phần mềm mà thay đổi lớn tổ chức công việc phòng ban, phận đơn vị tập đoàn Petrolimex, thay đổi thức quen tác nghiệp ngày người dùng  Giai đoạn 5: vận hành hỗ trợ hệ thống: - Những ngày đầu vận hành hệ thống, liệu chưa quen thao tác, giao dịch lỗi cảnh báo nhiều Sau đó, hệ thống dần cải thiện áp dụng hôm Sau năm triển khai dự án vượt qua cột mốc quan trọng bối cảnh hoạt động kinh doanh toàn ngành gặp nhiều khó khăn, thách thức bộn bề cơng việc phục vụ cổ phần hóa đảm bảo tiến độ: - + tháng 1/1/2012: vận hành hệ thống SAP ERP công ty mẹ - + tháng 17/2012: Vận hành hệ thống SAP ERP taifj công ty xăng dầu đầu mối lớn Công Ty Xăng dầu B12( Quảng Ninh) Công ty Xăng dầu KV2( Tp HCM) - + tháng 1/9/2012: Triển khai diện rộng đợt , vận hành hệ thống SAP ERP cơng ty xăng dầu khu cặc miền núi phía Bắc 10 - Tháng 1/10/2012: triển khai diện rộng đợt 3, vận hành hệ thống SAP ERP tài công ty xăng dầu khu vực đồng Bắc Bộ miền Trung - Tháng 1/12/2012: triển khai diện rộng đợt , vận hành hệ thống SAP ERP 12 công ty xăng dầu Bắc Trung Bộ, Tây Nguyên - Tháng 1/1/2013 : triển khai diện rộng đợt , vận hành hệ thống SAP ERP 13 công ty xăng dầu miền Tây Nam Bộ Đánh dấu thời điểm tồn 42 cơng ty xăng dầu thuộc hệ thống Petrolimex giao dịch đồng hệ thống ERP- SAP Những thành từ việc áp dụng ERP Petrolimex - Đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác, phân tích thơng tin từ hệ thống liệu tập trung Công ty mẹ; bảo đảm u cầu: đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời để định Điều khắc phục tình trạng Cơng ty mẹ nhiều thời gian công sức để tổng hợp báo cáo từ đơn vị thành viên, dẫn đến thông tin tổng hợp bị chậm nhịp lạc hậu với thực tế - Kiểm soát theo sát thời gian thực liệu hàng hóa, kế tốn, tài chính; từ đó, rút ngắn thời gian lập báo cáo tốn tài chính, đáp ứng chuẩn mực, chế độ kế toán thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp công ty đại chúng - Chủ động kiểm soát phát lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời, bảo đảm tính tn thủ quy trình cá nhân tham gia hệ thống; cần truy cập tới chứng từ gốc để xem xét thơng tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm - Bảo đảm tính tin cậy cao số liệu doanh thu, tồn kho, giá vốn,… để điều hành doanh nghiệp, báo cáo quan quản lý nhà nước, thực mục tiêu lớn cân đối vĩ mô 11 - Như vậy, với phát triển công nghệ thông tin nay, áp dụng ERP - lãnh đạo Petrolimex khai thác thơng tin lúc nơi để điều hành kiểm soát họat động doanh nghiệp  Hiệu mặt quản lý: - Nâng cáo hiệu hoạt động ngày, ERP giúp tăng lên liên kết , tăng tính độ xá thông tin , nâng cao ý thức làm việc nhân viên.Mọi hoạt động cảu doanh nghiệp đua vào hệ thống online, thông tin sai lệch bị phát có biện páp xử lý nhanh chóng - Thơng tin xác , kịp thời , tìm người cần.ccs tơng tin doanh thu, lợi nhuận, tồn kho , công nợ… cập nhập online.ERP ghi nhận nghiệp vụ phát sinh tự động hạch tốn Độ xác cao: tất số lieu tính tốn tự động khơng thể sửa đổi - Kiểm sốt tốt quy trình hoạt động , quy trình chặt chẽ, tự động kiểm soát giảm đáng kể việc phụ thuộc vào cán thực - Cải thiện quản lý dòng tiền, với hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp dự báo dòng tiền theo ngày, tuần , tháng, năm, giúp tối ưu sử dụng dòng tiền có hiệu Các nguồn thu quản lý chặt chẽ quy trình hoạt động doanh nghiệp , liệu kiểm tra đối chiếu nghiệp vụ làm cho liệu báo xác có sở Kinh doanh điện tử hợp tác tồn cầu - Kiểm sốt thực tốt kế hoạch kinh doanh, hệ thống báo cacos phân tích thơng tinn đa chiều giúp nhà quản trị nắm bắt tức thời tình hình hoạt động doanh nghiệp.Ban lãnh đạo có thoongn tin cần thiết để định điều chỉnh kịp thời để đảm bảo thực tốt chiến lược kinh doanh đề  Hiệu mặt kinh tế *) Giảm chi phí quản lý: 12 + khơng thơng tin trùng lặp: làm giảm chi phí nhập liệu xử lý thơng tin + quy trình quản lý chặt chẽ liên thông với nhau: làm tăng suất lao động * giảm đầu tư Công nghệ thông tin: + giảm chi phi nâng cấp bảo trì, chi phí nhân IT + giảm chi phí đầu tư phần cứng + giảm chi phí có thêm công ty , chi nhánh * giảm chi phí giấy tờ:+ giảm chi phí giấy tờ , thời gian tổng hợp thông tin xuống mức thấp + giảm 70% chi phí in báo cáo , luân chuyển báo cáo *giảm chi phí nhân sự:+ tác nghiệp quy trình hóa vhuyeen mơn hóa theo chức danh hệ thống nên việc đào tạo chuyển giao công nghệ dễ dàng nhanh chóng, khơng toaans nhiều chi phí, đặc biệt nhân viên *giảm thời gian chuẩn bị báo cáo tài chính: quy trình kiểm soát chặt chẽ, bút toán định nghieax trước hạch tốn có giao dịch phát sinh Đối chiếu số liệu, chuẩn bị báo cáo nhanh Từ cho thấy ERP rút ngắn chuẩn bị báo cáo III Bài học kinh nghiệm - Trong bối cảnh Việt Nam mở cửa giới nhu cầu thiết phải hội nhập với kinh tế toàn cầu, ERP trở thành công cụ quản lý để điều hành DN Con người nhân tố dẫn tới thành công dự án ERP Đây nơi xảy rủi ro nhiều quản trị dự án kinh tế phát triển nhanh Dựa kinh nghiệm rút từ việc triển khai ERP Tập đoàn 13 Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex năm gần đây, trình bày học kinh nghiệm sau: Cần quan tâm từ xuống - Triển khai ERP đòi hỏi phối hợp tồn DN hợp tác nhiều người cương vị khác DN Lẽ thường, nhiều người nghĩ triển khai ERP xảy phận CNTT hay phòng kế tốn Do vậy, dự án thường khơng nhận quan tâm từ thành viên cao cấp Để đảm bảo đủ ngân sách nhân lực cho dự án thành công, nhà tài trợ cho dự án phải tư sẵn sàng định nhanh chóng - Thành cơng dự án nhiệm vụ riêng đội dự án Các cấp lãnh đạo cao phải đảm bảo mục tiêu dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược cơng ty có hành động thể quan tâm trách nhiệm với dự án Các giám đốc điều hành phải thu xếp nhân tham gia vào dự án, thu thập thông tin, đánh giá thường xuyên nhận thành công hay thất bại Họ phải tạo động lực cho nhóm, hỗ trợ giải vấn đề giữ cho nhóm ln hoạt động mạnh Chỉ định quản trị dự án (Project Manager) phù hợp - Thông thường, vai trò quản trị dự án thường rơi vào giám đốc CNTT hay kế toán trưởng Tuy nhiệm vụ CIO IT manager gần giống nước phương Tây, CIO thường thành viên hội đồng quản trị người đứng thứ hai ba công ty với nhiệm vụ quyền hạn bao quát IT manager Việt Nam nhiều Để CIO phù hợp với vị trí quản trị dự án ERP IT manager Hầu hết CIO có tầm nhìn xun suốt hoạt động DN CIO thường phải làm việc mơi trường khó tiên liệu có q nhiều biến cố thay đổi liên tục; họ phải đối phó với tình xảy ra, nắm giữ người có trách nhiệm với cơng việc, quản lý, mang lại kết lớn với nguồn lực hạn chế, theo dõi chi phí chất lượng Vì dự án ERP dự án đổi toàn diện DN nên lãnh đạo việc triển 14 khai thay đổi đòi hỏi kỹ khơng hồn tồn giống với kỹ điều hành hoạt động Giảm khối lượng công việc cho nhân viên tham gia dự án - Các công ty muốn thực ERP nghiêm túc phải giảm tối thiểu 50% khối lượng công việc hàng ngày cho thành viên đội dự án chuyên trách họ Những người chọn phải có khả tập trung vào dự án, khơng tập trung chuyên trách, kết trông chờ từ dự án bầu nhiệt huyết thành viên dự án bị mai - Những thành viên nhóm phải đánh giá thưởng mức đánh giá hàng năm họ để khuyến khích tinh thần làm việc tích cực dự án Xét cho cùng, thành viên tác nhân thay đổi hệ thống mới, người chủ hệ thống người dùng thành thạo hệ thống Trang bị kiến thức cho nhóm triển khai ERP doanh nghiệp - Thông thường đội triển khai ERP yêu cầu công ty tư vấn bên ngồi giúp đỡ kiến thức chun mơn phần mềm kinh nghiệm triển khai Vậy thành viên nhóm triển khai cần chuẩn bị gì? - Trước tiên, thành viên nhóm phải hiểu rõ hoàn toàn kế hoạch chiến lược kinh doanh cơng ty Nhiều định q trình triển khai ảnh hưởng đến hoạt động lâu dài cơng ty Ví dụ, họ phải biết cách công ty bắt đầu trình cổ phần hóa ý định ảnh hưởng đến cấu trúc phân hệ tài quản lý đầu tư hầu hết phần mềm ERP - Thứ hai, thành viên nhóm phải có đầy đủ kiến thức lĩnh vực chịu trách nhiệm họ cần có hiểu biết xun suốt phòng, ban Khơng có kiến thức này, định q trình triển khai gây xung đột làm dự án bị ngưng trệ Chia sẻ kiến thức nhiều chức khác bắt buộc trước chọn phần mềm ERP tất giải pháp 15 ERP tích hợp chặt chẽ với nhau, thay đổi nhỏ phân hệ làm tổn hại đến chức phân hệ khác - Cuối cùng, chưa phải hết, người chủ tương lai hệ thống ERP phải thiết lập chương trình huấn luyện sẵn sàng tiếp thu lượng kiến thức khổng lồ Các công ty thường đánh giá thấp khối lượng thông tin mà phần mềm ERP đưa đến khơng chuẩn bị để hấp thu hết điều mẻ hay phần mềm ERP - Triển khai ERP hành trình gian nan cho tồn cơng ty Nó chắn phức tạp cam go, với tầm tác động ảnh hưởng mức tồn DN Tuy nhiên, mức độ lợi ích rủi ro thường cân xứng với Cách cho dự án thành công chuẩn bị – sẵn sàng thay đổi – chấp nhận thay đổi Phần loạt nói “quản lý thay đổi” để giúp cơng ty thích ứng với tác động triển khai ERP Triển khai ERP khơng phải quy trình tiến hóa thụ động, cách mạng quản lý DN bạn 16 17 ... ứng dụng ERP vào quản lý nguồn lực Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam Em xin chân thành cám ơn cô xem xét đánh giá tiểu luận em! I Khái quát Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex Giới thiệu chung - Tập. .. áp dụng thành công ứng dụng ERP vào quản trị nguồn lực Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex Bài tiểu luận sau em trình bày :quá trình áp dụng , kết đạt học kinh nghiệp rút từ việc áp dụng ứng. .. khăn quản lý doanh nghiệp trước áp dụng ứng dụng ERP II Triển khai ứng dụng ERP Petrolimex .8 Khái quát ứng dụng ERP 2.Triển khai ERP Petrolimex a Nhà cung cấp