Ứng dụng hoạch định nguồn lực (ERP) tại công ty cổ phần sữa việt nam (vinamilk)

Giới thiệu chung: Công ty Cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk được thành lập dựa trên cơ sở quyết định số 155/2003QĐ –BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghệ về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

ĐỀ TÀI

ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK

Giảng viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Hồng Vân

Họ và tên: Đào Mai Ngọc MSSV: 1512210170 Lớp: TMA306(2-1617).1_LT

HÀ NỘI, tháng 03 năm 2017

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

NỘI DUNG 4

1 Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần sữa Vinamilk 4

1.1 Giới thiệu chung: 4

1.2 Hoạt động của công ty: 4

1.3 Doanh thu của Công ty Cổ phần Sữa Vinamilk 5

2 Thực trạng chung của công ty trước và sau khi triển khai ERP 5

2.1 Hoạt động của công ty trước khi áp dụng ERP 5

2.2 Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP 6

3 Thực trạng về triển khai ERP tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam 6

3.1 Thực trạng về công nghệ: 6

3.2 Thực trạng về quy trình: 8

3.3 Thực trạng về nhân lực: 9

3.4 Thực trạng về ngân sách: 10

4 Bài học kinh nghiệm qua những thành công và hạn chế trong việc áp dụng ERP tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam 10

4.1 Lợi ích và thành công đạt được 10

4.2 Một số hạn chế khi triển khai ERP 11

4.3 Những khó khăn gặp phải: 11

4.4 Nguyên nhân đi tới thành công: 12

4.5 Bài học kinh nghiệm 13

KẾT LUẬN 14

LỜI MỞ ĐẦU

Trong sự nghiệp đổi mới để đẩy mạnh CNH-HĐH thực hiện chiến lược phát triển kinh tế xã hội của đất nước, các doanh nghiệp có vị trí , vai trò đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nó góp phần đẩy nhanh tốc độ phát triển của các ngành và của cả nền kinh tế; tạo thêm hàng hoá dịch vụ; tạo thêm nhiều việc làm cho người lao động ; tăng thu nhập và nâng cao đời sống; tạo nguồn thu quan trọng cho ngân sách nhà nước và đặc biệt được coi là “chiếc đệm giảm sóc” của thị trường Nhận thức được tầm quan trọng của các doanh nghiệp, Đảng và nhà nước ta đã và đang có những chủ trương, chính sách, biện pháp, phương pháp quản lí nhằm tăng cường khuyến khích đầu tư phát triển các doanh nghiệp Việt Nam Phát triển tốt các doanh nghiệp không những góp phần to lớn vào sự phát triển kinh tế, mà còn tạo sự ổn định chính trị, xã hội trong nước Hơn nữa các doanh nghiệp Việt Nam có lợi thế là chi phí đầu tư không lớn dễ thích ứng vối sự thay đổi của thị trường, phù hợp với sự quản lí của phần lớn các chủ doanh nghiệp ở nước ta hiện nay Ở một nước mà phần lớn lao động làm nông nghiệp như nước ta thì chính doanh nghiệp là tác nhân và động lực thúc đẩy sự nghiệp chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá hiện đại hoá Ở nước ta, các doanh nghiệp tuy cũng đã có môi trường để đầu tư phát triển khá thuận lợi và đạt được những kết quả nhất định, song những kết quả ấy chưa tương xứng với vị trí và vai trò của doanh nghiệp, do phần lớn các doanh nghiệp đó vừa hình thành, còn yếu kém, sự phát triển của chúng cho đến nay vẫn mang tính tự nhiên, chưa theo một chiến lược với những bước đi phù hợp với chiến lược phát triển chung của đất nước

Và để hiệu quả của các doanh nghiệp được cao hơn, trong những năm gần đây, việc ứng dụng hoạch định nguồn lực đang được áp dụng phổ biến mang lại những hiệu quả

nhất định Để làm rõ điều đó hơn, em chọn đề tài “Ứng dụng hoạch định nguồn lực

(ERP) tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)” Đây là một trong những công

ty tiêu biểu về việc áp dụng hoạch định nguồn lực giúp công ty ngày càng khẳng định

vị trí không chỉ trong nước mà còn các nước trên thế giới

NỘI DUNG

1 Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần sữa Vinamilk

1.1 Giới thiệu chung:

Công ty Cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) được thành lập dựa trên cơ sở quyết định số 155/2003QĐ –BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghệ về việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

Các giai đoạn phát triển của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam:

- Năm 1976, lúc mới thành lập, Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) có tên là Công ty Sữa – Cà Phê Miền Nam, trực thuộc Tổng cục Thực phẩm

- Năm 1982, công ty Sữa – Cà phê Miền Nam được chuyển giao về bộ công nghiệp thực phẩm và đổi tên thành xí nghiệp liên hiệp Sữa - Cà phê – Bánh kẹo I Lúc này, xí nghiệp đã có thêm hai nhà máy trực thuộc, đó là:

- Nhà máy bánh kẹo Lubico

- Nhà máy bột dinh dưỡng Bích Chi (Đồng Tháp)

- Tháng 3 năm 1992, Xí nghiệp Liên hiệp Sữa – Cà phê – Bánh kẹo I chính thức đổi tên thành Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) - trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ, chuyên sản xuất, chế biến sữa và các sản phẩm từ sữa

- Năm 1994, Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) đã xây dựng thêm một nhà máy sữa ở Hà Nội để phát triển thị trường tại miền Bắc, nâng tổng số nhà máy trực thuộc lên 4 nhà máy Việc xây dựng nhà máy là nằm trong chiến lược mở rộng, phát triển và đáp ứng nhu cầu thị trường Miền Bắc Việt Nam

- 2003: Công ty chuyển thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Tháng 11)

Mã giao dịch trên sàn giao dịch chứng khoán là VNM

1.2 Hoạt động của công ty:

- Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết

bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, nguyên liệu; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, bến bãi; kinh doanh vận tải bằng ô

tô, bốc xếp hàng hóa,…

- Sản phẩm chính: sản xuất và kinh doanh sữa bột, sữa hộp, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác

1.3 Doanh thu của Công ty Cổ phần Sữa Vinamilk

KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY VINAMILK

Nhìn vào bảng tổng doanh thu của Công ty Cổ phần Sữa Vinamilk ta thấy:

- Tổng doanh thu của Vinamilk tăng theo từng năm từ năm 2011 đến năm 2015

đã tăng khoảng hơn 20000 tỷ đồng

- Vinamilk không chỉ tăng mạnh về doanh thu thị trường trong nước mà còn đẩy mạnh ở thị trường nước ngoài, tăng theo từng năm từ năm 2011 đến năm 2015 tăng 5192 tỉ đồng

- Kể từ năm 2013 đến nay, thị trường nước ngoài là một chiến lược lớn trong tăng trưởng của Vinamilk Doanh nghiệp sữa này đạt hơn 4.400 tỷ đồng doanh thu thị trường nước ngoài vào năm 2013 và đến nay, thị trường này đã lớn bất ngờ, đạt gần gấp đôi sau 2 năm

- Doanh thu thị trường nước ngoài năm 2015 tăng trưởng 38% so với năm 2015 trong khi mức tăng trưởng doanh thu chung chỉ đạt hơn 14%

2 Thực trạng chung của công ty trước và sau khi triển khai ERP

2.1 Hoạt động của công ty trước khi áp dụng ERP

Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành sản xuất sữa tại Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và

còn hướng ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á,… Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp thế giới, quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức

ở Vinamilk vô cùng phức tạp Khi doanh nghiệp chưa áp dụng ERP vào hoạt động thì đã gặp phải một vài khó khăn:

- Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi đó sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân chưa đạt hết công suất, tất cả những điều này đã gây

ra tốn kém trong quá trình sản xuất Vinamilk, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty

- Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn hàng, hạch toán chi phí chưa đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho

- Trong hạch toán, kế toán của Vinamilk vẫn thương gặp những sai sót thường gặp giống như những nhân viên kế toán khác mắc phải Với hạch toán kiểu thu công, các cán bộ cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và quy trình Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thể tránh khỏi những mất mát, hư hạ

2.2 Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP

Để đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, công ty đã không ngừng đổi mới công nghệ trong thời gian qua, đầu tư dây chuyền thiết bị máy móc hiện đại, nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm

- Năm 1992, Vinamilk đã áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 và hiện vẫn đang áp dụng

- Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin hiện đại và ứng dụng thành công phần mềm công nghệ quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM và BI

3 Thực trạng về triển khai ERP tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

3.1 Thực trạng về công nghệ:

Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đối với Vinamilk: Quản lý kênh phân phối luôn là thách thức đối với các doanh nghiệp Hệ thống này vận

hành có hiệu quả không chỉ giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà còn là cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhất nhằm tạo ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, Vinamilk đã quản lý có hiệu quả hơn các kênh phân phối khác Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP và Microsoft và là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đang ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer

Relationship Management-CRM) cyar Sap Đây là dự án giai đoạn hai trong việc triển khai ERP của công ty này Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai

đã được nghiệm thu phần lõi sau khi triển khai đến hơn 40 nhà phân phối và

dự kiến tất cả các nhà phân phối khác sẽ được tích hợp vào hệ thống này Theo

bà Mai Kiều Liên-Tổng Giám đốc Vinamilk: Với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamil mong muốn có một công cụ hỗ trọe nhân viên trong công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk trên cả nước có thể kết nối thông tin trung tâm trong cả hai tình huống online hoặc offline Thông tin tập trung sẽ giúp Vinamilk đưa ra các xử lý kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch Việc thu thập và quản lý các thông tin bán hàng của đại lý

là để có thể đáp ứng kịp thời đem lại sự thoải mãn cho khác hàng ở cấp độ cao hơn

Trước khi có hệ thống SAP CRM: Thông tin ơhaan phối của vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty và các đại lý Hiện nay: Hệ thống thông tin báo cáo ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business

Intelligence-BI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mại Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kể nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Riêng các đại lý dử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch, các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin Chương trình đã giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ toàn hệ

thống Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi trong

hệ thống phân phối Trong khi đó, đối tượng quan trọng của doanh nghiệp là khách hàng đầu cuối cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện

Theo ông Trần Nguyên SƠn, Giám đốc CÔng nghệ thông tin của Vinamilk, cho đến nay hệ thống đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của công ty khi xây dựng dự án Sau khi triển khai và vận hành tại 48 nhà phân phối, Vinamik sẽ

mở rộng hệ thống đến toàn bộ 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008 Ứng dụng ERP trong kế toán: Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm, cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ các nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng doanh thu, công nợ của mỗi nhà phân phối Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể phân tích ình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chi tiêu cũng như lên kế hoạch phân phối hàng chính xác nhất có thể được Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver đã tích hợp thông tin từ

hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có được thông tin chính xác và trực truyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc

3.2 Thực trạng về quy trình:

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/03/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính – kế toán, quản lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence – BI) Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt Nam – Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính Vì thế, trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên đã phát sinh các vấn đề về hệ thống

báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI cho cả 3 phân hệ

đó Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình của Vinamilk Đây cũng là một tài sản trí tuệ lớn thu được từ dự án Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn, cùng các bên liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm quy mô, áp dụng thêm các công nghệ kĩ thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ và thành công hơn

Thực hiện việc khảo sát mô tả quy trình hiện tại: Phòng CNTT của

Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ - cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon Quy trình triển khai ERP tuân theo quy trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất thương mại dưới

sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis tâm sự

“Hệ thống phần mềm triển khai tại 13 địa điểm cách xa nhau Giao diện phần mềm toàn bằng tiếng Anh, điều quan trọng là làm sao cho mọi nhân viên công

ty sử dụng hiểu được để vận hành? Rồi thì, mọi thứ đều phải được huấn luyện, đào tạo và không ít thì nhiều, sẽ có những xáo trộn trong đội ngũ nhân viên của Vinamilk…” Trước bối cảnh đó, phía Pythis đã thành lập đội dự án hơn

20 tư vấn nghiệp vụ và tư vấn kỹ thuật “làm việc với cường độ cao suốt 2 năm trời với dự án”

3.3 Thực trạng về nhân lực:

Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn Nhưng nhà quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu CÔng ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thóng bằng cách cử một nhóm người có trình độ,

có năng lực đi đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực, niềm tin tưởng cho nhân viên cùng vì một mục tiêu chung Cùng với các quy định tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các quy trình hoạt động Về cơ cấu tổ chức của

công ty, ngoài việc nâng cao ý thức tổ chức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng do đó việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời Tuy nhiên, Vinamilk cũng như các doanh nghiệp đang áp dụng ERP tại Việt Nam không thể tránh khỏi những giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, thiếu niềm tin của một số bộ phận nhân viên

3.4 Thực trạng về ngân sách:

Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp cần phải xác định là sẽ tốn một khoản ngân sách khá lớn Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu ERP nằm ở phần triển khai Xác định được rõ những khoản mục chi phí sẽ giúp cho việc triển khai đảm bảo đúng tiến độ, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm khá nhiều mục tùy thuộc vào mỗi công

ty triển khai Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống,…Ngoài ra còn là các chi phí cho

hạ tầng công nghệ thông tin nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng Hiện ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới có thể bỏ

ra khoảng ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP này còn hầu như ở Việt Nam chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ nào có thể triển khai

Từ năm 2002 đến nay, Công ty Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống công nghệ thông tin 4 triệu đô la Mỹ (một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP)

4 Bài học kinh nghiệm qua những thành công và hạn chế trong việc áp dụng ERP tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

4.1 Lợi ích và thành công đạt được

Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể kết luận sơ

bộ về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán Với sự phân cấp, phân quyền rõ rang, công tác kế toán – tài chính đã thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hang, phân phối, điều hành công việc, quan hệ khách hang và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hang và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn Các chức năng theo dõi đều được tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn trước Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ , chuẩn hóa