ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN lực tại CÔNG TY cổ PHẦN sữa VIỆT NAM – VINAMILK

Để đảm bảo cho sự hài lòng của khách hàng, các doanh nghiệp luôn nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.. Với sự tr

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-*** -TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

ĐỀ TÀI:ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM – VINAMILK

Họ và tên sinh viên: Trịnh Bích Ngọc

Mã sinh viên: 1314230054 Lớp: TMA306(2 – 1617).1_LT Giáo viên giảng dạy: ThS Nguyễn Thị Hồng Vân

Hà Nội, tháng 3 năm 2017

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 4

1 Sơ lược về hệ thống ERP: 4

2 Lợi ích của hệ thống ERP: 5

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI VÀ NHẬN XÉT VỀ HỆ THỐNG ERP CỦA DOANH NGHIỆP VINAMILK 6

1 Giới thiệu công ty Vinamilk: 6

1.1 Lĩnh vực kinh doanh của công ty: 6

1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây: 6

1.3 Thực trạng nguồn nhân lực của công ty: 7

1.4 Thị trường kinh doanh của công ty: 7

2 Thực trạng triển khai ERP tại công ty Vinamilk: 8

2.1 Trước khi triển khai ERP: 8

2.2 Sau khi triển khai ERP: 8

2.2.1 Công tác triển khai: 8

2.2.2 Kết quả: 9

3 Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk: 10

CHƯƠNG III: BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP VINAMILK 11

KẾT LUẬN 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại kinh tế mở cửa, việc cạnh tranh trong giới kinh doanh trở nên vô cùng gay gắt và cam go Các doanh nghiệp luôn phải thích nghi, theo kịp xu hướng mới, tạo ra các sản phẩm tốt hơn, giá rẻ hơn, dịch vụ chất lượng hơn để có thể đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Để đảm bảo cho sự hài lòng của khách hàng, các doanh nghiệp luôn

nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp

ERP hay tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning, có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Đây là một phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ) Đối với các doanh nghiệp, hệ thống ERP cũng không hoàn toàn xa lạ chút nào Tuy nhiên, vì chưa hiểu đúng và đầy đủ tính năng ưu việt của nó nên nhiều doanh nghiệp chưa phát huy được hết tác dụng vốn có của hệ thống này, thậm chí còn gặp rất nhiều khó khăn và trắc trở khi áp dụng

Thực tế cho thấy khi triển khai hệ thống ERP trong các doanh nghiệp Việt Nam thì chỉ có 30% trong số đấy thành công hoặc đạt được một phần kết quả tốt, còn lại thì đa phần đều thất bại Điều đó có nghĩa là việc vận dụng hệ thống ERP vào các công ty Việt Nam là một công việc rất khó khăn, cần có một chiến lược cụ thể và bài bản cũng như sự chuẩn bị, tìm hiểu kỹ lưỡng về mọi mặt

Chính vì thế, em lựa chọn đề tài “Thực trạng kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp Vinamilk” để phân tích kỹ thành công của công ty này trong công cuộc

áp dụng ERP vào việc điều hành và phát triển doanh nghiệp, từ đó rút ra được những bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp bán lẻ tại Việt Nam

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC

DOANH NGHIỆP (ERP)

1 Sơ lược về hệ thống ERP:

ERP hay còn được gọi là hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp (Enterprise Resource Planning) là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản suất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hóa các quy trình quản lý Mọi hoạt động chủ chốt của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác,…đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mểm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

 Kế toán tài chính (Finance)

 Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

 Quản lý mua hàng (Purchase Control)

 Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

 Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

 Quản lý dự án (Project Management)

 Quản lý dịch vụ (Service Management)

 Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

 Báo cáo quản trị (Management Reporting)

 Báo cáo thuế (Tax Reports)

2 Lợi ích của hệ thống ERP:

- Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định: Được ứng dụng các công nghệ

tiên tiến trong ngành Công nghệ thông tin, hệ thống ERP cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp nhanh chóng Có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn được phân bổ

- Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp: Yêu cầu quan trọng

mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải đáp ứng chính là khả năng đồng bộ dữ liệu & tích hợp dữ liệu Các nguồn dữ liệu trong doanh nghiệp dù nằm ở đâu nếu được đồng bộ thì sẽ làm giảm sự trùng lặp và tăng tính thống nhất cho dữ liệu Từ các hệ thống khác có thể truy cập vào cùng một dữ liệu và việc thay đổi dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ

- Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh: Quy trình kinh doanh thường bị

gián đoạn bởi sự chậm trễ trong quá trình xử lý và báo cáo giữa các bộ phận Hệ thống ERP đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyển thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

- Giảm chi phí vô lý: Tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý bằng một hệ thống phân

tích toàn diện mọi mặt trong một tổ chức Hệ thống ERP giúp các quy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và các kết quả xử lý sẽ luôn được sẵn sàng cho một quy trình khác

- Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh: Hệ thống ERP đáp ứng tốt

cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp Các thành phần trong hệ thống có thể được thêm vào hoặc bớt ra cho phù hợp với mục đích sử dụng

- Tăng cường khả năng bảo trì hệ thống: Nhà phân phối và triển khai các hệ thống

ERP thường ký kết với doanh nghiệp các hợp đồng hỗ trợ dài hạn như là một phần của việc mua hệ thống Điều này sẽ giúp nhà phân phối và triển khai bám sát các yêu cầu thay đổi hệ thống từ phía doanh nghiệp

- Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống: Các hệ thống ERP thường được yêu cầu có

khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh nghiệp hoặc những hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hay hệ thống quản lý chuỗi cung ứng

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG, KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI VÀ NHẬN XÉT VỀ HỆ THỐNG ERP CỦA DOANH NGHIỆP VINAMILK

1 Giới thiệu công ty Vinamilk:

Thành lập ngày 20 tháng 8 năm 1976, đến nay Vinamilk đã trở thành doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam về chế biến và cung cấp các sản phẩm về sữa Theo thống

kê của Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc, đây là công ty lớn thứ 15 tại Việt Nam vào năm 2007 Vinamik không những chiếm lĩnh 75% thị phần sữa tại Việt Nam mà còn

mở rộng mạng lưới quốc tế của mình sang các khu vực lớn như Mỹ, Pháp, Đức, Ba Lan,

… Sau hơn hàng chục năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay Vinamilk đã xây dựng được

8 nhà máy, 1 xí nghiệp và đang xây dựng thêm 3 nhà máy mới, cộng thêm sự đa dạng về sản phẩm, Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa tiệt trùng, thanh trùng và các sản phẩm được làm từ sữa

1.1 Lĩnh vực kinh doanh của công ty:

- Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡ ng và các sản phẩm từ sữa khác

- Sản xuất và kinh doanh bánh, sữa đậu nành và nước giải khát

- Kinh doanh thực phẩm công nghệ , thiết bị phụ tùng, vật tư , hoá chất và nguyên liệu

- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của Pháp luật

- Sản xuất và kinh doanh bao bì

- In trên bao bì

- Sản xuất, mua bán các sản phẩm nhựa (trừ tái chế phế thải nhựa)

1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây:

Tổng doanh thu của Vinamilk tiếp tục tăng, năm 2015, công ty đạt tổng doanh thu 40.223 tỷ đồng – tăng 14% và lợi nhuận sau thuế 7.770 tỷ đồng – tăng 28% so với năm

2014 Kết quả này đạt được là nhờ sức mua của người tiêu dùng về sản phẩm sữa tăng lên, đồng thời giá sữa bột nguyên liệu nhập khẩu giảm

Trước tình hình cạnh tranh gay gắt, Vinamilk đã mạnh tay chi cho hoạt động bán hàng, quảng cáo, khuyến mại… và tăng thêm thị phần ở 4 ngành sữa nước, sữa chua

uống, sữa bột trẻ em Thị phần ngành hàng sữa đặc có đường tăng nhẹ còn thị phần sữa chua ăn được giữ ổn định

Năm 2016, mức doanh thu và lợi nhuận của Vinamilk ước tính gấp lần lượt khoảng 12 lần và 20 lần so với năm 2004 khi doanh nghiệp sữa hàng đầu Việt Nam này

cổ phần hóa Vinamilk đã đặt kế hoạch doanh thu 44.560 tỷ đồng – tăng 11% so với năm

2015 và lợi nhuận sau thuế 8.266 tỷ đồng – tăng 6% Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp của VNM dự kiến ở mức 17,5%

1.3 Thực trạng nguồn nhân lực của công ty:

Tổng số lao động của công ty tính đến thời điểm 31/05/2011 là 4.122 người Cơ cấu lao động phân theo trình độ được thể hiện dưới bảng sau:

Phân theo trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ (%)

Cán bộ có trình độ đại học và trên đại học 1480 35,9

1.4 Thị trường kinh doanh của công ty:

Công ty thực hiện chiến lược chiếm lĩnh 75% thị phần toàn quốc: mở rộng thị trường ra nước ngoài nhưng lấy thị trường nội địa làm trung tâm

Đẩy mạnh và phủ đầu điểm bán lẻ trên tất cả mọi vùng, địa bàn lãnh thổ của cả nước với mạng lưới rất mạnh bao gồm 183 nhà phân phối, 94.000 điểm bán hàng phủ đều 64/64 tỉnh, thành phố

Đổi mới công tác tiếp thị và các hoạt động Marketing có hiệu quả Đối với thị trường ngoài nước, công ty tích cực xúc tiến quan hệ đối ngoại, tìm kiếm thị trường mới

để xuất khẩu đồng thời giữ vững thị trường truyền thống Hiện Vinamilk đã xuất khẩu ra thế giới tại 23 quốc gia , trong đó có Mỹ, Úc, Canada, Nhật Bản, Thái Lan, Hàn Quốc, Thổ Nhĩ Kỳ, Sri Lanka, Hàn Quốc, các nước khu vực Trung Đông,…

2 Thực trạng triển khai ERP tại công ty Vinamilk:

2.1 Trước khi triển khai ERP:

Với cương vị là một doanh nghiệp hàng đầu trong ngành công nghiệp sản xuất sữa

và các chế phẩm từ sữa tại Việt Nam, Vinamilk không chỉ chiếm lĩnh một vị thế quan trong thị phần nước nhà mà còn vươn ra các khu vực trên thế giới như Trung Đông, Đông

Âu, Đông Nam Á Mạng lưới phủ song rộng lớn đến vậy nên không khó hiểu khi quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk rất phức tạp Bởi vậy, trước khi triển khai hệ thống ERP, công ty Vinamilk đã gặp phải một số bất cập như sau:

- Quy trình quản lý các sản phẩm đầu vào cũng như đầu ra hoàn toàn là theo phương pháp truyền thống, thủ công nên dễ phát sinh tình trạng lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi hàng đầu ra lại tiêu thụ với một tốc độ quá chậm, chưa kể đến việc các máy móc và lực lượng lao động chưa được sử dụng hết công suất Điều này dẫn đến những tổn thất trong việc sinh lợi nhuận của Vinamilk do sự tốn kém trong quá trình sản xuất của công ty

- Trong vấn đề hạch toán sổ sách, với phương pháp thủ công nên các kế toán viên gặp phải nhiều khó khăn trong việc kiểm tra các bước hạch toán và quy trình tính toán Với một quy mô lớn như công ty Vinamilk, lượng sổ sách phải lưu trũ là rất lớn, trong nhiều trường hợp không thể tránh khỏi mất mát, hư hỏng

2.2 Sau khi triển khai ERP:

2.2.1 Công tác triển khai:

Trước nhu cầu ngày càng gia tăng của người tiêu dùng, Vinamilk không thể duy trì mãi phương pháp thủ công lạc hậu gây ra những cản trở trong việc phát triển vị thế của công ty Vinamilk đã đi đến quyết định áp dụng một hệ thống quảng lý mới và không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền, máy móc, thiết bị hiện đại, nâng cao công tác quản lý và chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 và hiện vẫn đang hoạt động theo hệ thống này Ngoài ra, công ty còn tập trung vào công nghệ thông tin, ứng dụng

thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM và BI

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI) Theo các chuyên gia nhận định, hệ thống ERP của Vinamilk hiện thời

có quy mô lớn nhất Việt Nam tính đến hiện tại Công việc chuyển giao công nghệ mới này diễn ra trên toàn 13 địa điểm mà công ty Vinamilk đặt trụ sở và chi nhánh tại đó, bao gồm cả trụ sở chính của công ty tại TP Hồ Chí Minh Việc chia nhỏ quá trình đổi mới này giúp công ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn, chưa kể có thể cùng các bên liên quan nắm bắt và giải quyết được nhanh chóng những vấn đề phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm quy mô, áp dụng được các công nghệ kỹ thuật mới, giúp giảm thiểu rủi ro, bất cập và đi vào hoạt động một cách suôn sẻ, trơn tru hơn Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ ngày 1/1/2007

2.2.2 Kết quả:

Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính - kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên công nghệ thông tin tại công ty đã được nâng cao hơn trước Hạ tầng công nghệ thông tin được kiện toàn, đồng

bộ, chuẩn hóa và củng cố vững vàng Với số vốn đầu tư vào các hệ thống công nghệ thông tin (bao gồm cả ERP) lên tới 4 triệu USD, nên công ty đã có thể đủ sức tiếp thu những giải pháp lớn Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập

3 Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk:

Bên cạnh những khó khăn sau khi triển khai ERP vào công ty Vinamilk như việc học để tiếp thu công nghệ, thay đổi quy trình trong công ty cho phù hợp với quy trình phần mềm, thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty, thì lý do khiến Vinamilk áp dụng thành công hệ thống này bao gồm:

- Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk: họ đã định hướng đúng và đi đến cùng quy trình này

- Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tay nghề vững chắc tham gia tích cực vào dự án

- Đội ngũ kỹ thuật của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và qui củ

- Dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG Kinh nghiệm chính

mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh