LIÊN HỆ THỰC TIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10.CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC1.1 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực─Cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra các quyết định quản trị kinh doanh: xây dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất,─Cung cấp dữ liệu quá trình ra các quyết định quản trị nhân lực, hoạch định nhân lực1.1.3 Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực•Chức năng lưu trữ:Hệ thống chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu bảo đảm tính hiện đại, dữ liệu được thiết kế và cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng ở bên ngoài. Dữ liệu hoạt động tại mỗi khối trong quản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống. Hệ cơ sở dữ liệu của hệ thống với thông tin nhân sự làm trung tâm phải đảm bảo: đa chiều, có tính lịch sử, có tính hiện đại. Có 2 hình thức lưu trữ phổ biến là:+ Lưu trữ bằng giấy tờ (bản cứng)+Lưu trữ trên máy tính (bản mềm) bằng việc lưu bằng ổ cứng hoặc phần mềm quản trị nhân lực hoặc trên mạng máy tính internet. Để đảm bảo quá trình lưu trữ có hiệu quả cần có phương pháp lưu trữ phù hợp. Chức năng này là chức năng nền tảng cho việc thực hiện các chức năng khác.•Chức năng tìm kiếmNhu cầu tìm kiếm trong công tác quản trị nhân lực rất đa dạng bao gồm tìm kiếm thông tin hiện tại, tìm kiếm thông tin quá khứ, tìm kiếm thông tin thực tế, tìm kiếm thông tin thực thể đơn giản,…Dựa trên kết quả của chức năng lưu trữ, hệ thống cho phép cán bộ thực hiện tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng với các yêu cầu tìm kiếm từ đơn giản đến phức tạp. Việc tìm kiếm trả ra kết quả là một trong những công tác biến dữ liệu thành thông tin phục vụ cho các hoạt động quản trị trong doanh nghiệp.+ Tìm thông tin các bộ phận phòng ban và thông tin cá nhân+ Tìm các biểu mẫu+ Tìm các thông tin
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC 1.1 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý tổ chức Nó bao gồm người, thiết bị quy trình thu thập, phân tích, đánh giá phân phối thông tin cần thiết, kịp thời, xác cho người soạn thảo định tổ chức 1.1.2 Vai trò hệ thống thơng tin nguồn nhân lực ─ Cung cấp thông tin cho nhà quản trị định quản trị kinh doanh: xây dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất, ─ Cung cấp liệu trình định quản trị nhân lực, hoạch định nhân lực 1.1.3 Các chức hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực Chức lưu trữ: Hệ thống chạy quản trị sở liệu bảo đảm tính đại, liệu thiết kế cấu hình lưu trữ chặt chẽ với thể với mối quan hệ chúng bên Dữ liệu hoạt động khối quản trị nhân lực cập nhật thường xuyên kịp thời vào hệ thống Hệ sở liệu hệ thống với thông tin nhân làm trung tâm phải đảm bảo: đa chiều, có tính lịch sử, có tính đại Có hình thức lưu trữ phổ biến là: + Lưu trữ giấy tờ (bản cứng) +Lưu trữ máy tính (bản mềm) việc lưu ổ cứng phần mềm quản trị nhân lực mạng máy tính internet Để đảm bảo q trình lưu trữ có hiệu cần có phương pháp lưu trữ phù hợp Chức chức tảng cho việc thực chức khác Chức tìm kiếm Nhu cầu tìm kiếm cơng tác quản trị nhân lực đa dạng bao gồm tìm kiếm thơng tin tại, tìm kiếm thơng tin q khứ, tìm kiếm thơng tin thực tế, tìm kiếm thơng tin thực thể đơn giản,… Dựa kết chức lưu trữ, hệ thống cho phép cán thực tìm kiếm liệu cách nhanh chóng với yêu cầu tìm kiếm từ đơn giản đến phức tạp Việc tìm kiếm trả kết công tác biến liệu thành thông tin phục vụ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp + Tìm thơng tin phận phòng ban thơng tin cá nhân + Tìm biểu mẫu + Tìm thông tin Chức thống kê tổng hợp Công tác tổng hợp công tác bắt buộc trước đưa định Việc lưu liệu đầy đủ tảng thiết kế liên kết với cho phép hệ thống thực thống kê phức tạp Hệ thống đóng vai trò người trợ lý cán nhân với công việc như: + Tự động in ấn hợp đồng theo thông tin nhân biểu mẫu lưu hệ thống + Tự động in ấn định khen thưởng, kỉ luật, nâng lương, nghỉ hưu,… + Tự động in ấn kế hoạch tuyển dụng nhân lực, trả công, kế hoạch đào tạo,… 1.1.4 Phân loại hệ thống thơng tin nguồn nhân lực Có loại hệ thống thơng tin nguồn nhân lực doanh nghiệp, thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật thông tin điều hành - Thông tin chiến lược: Là thông tin sử dụng cho chiến lược sách dài hạn doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho nhà quản trị cấp cao dự đoán tương lai Loại thơng tin đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý loại thơng tin thường phân tích từ mơi trường quản trị nhân lực doanh nghiệp Hệ thống thông tin chủ yếu hệ thống thông tin hoạch định chiến lược doanh nghiệp chiến lược nguồn nhân lực doanh nghiệp - Thông tin chiến thuật: Là thơng tin sử dụng cho sách ngắn hạn,chủ yếu phục vụ cho nhà quản trị phòng ban doanh nghiệp Loại thơng tin cần mang tính tổng hợp đòi hỏi phái có độ chi tiết định dạng thống kê Đây loại thông tin cần cung cấp định kỳ Hệ thống thông tin bao gồm: + Hệ thống thơng tin phân tích thiết kế cơng việc + Hệ thống thông tin tuyển dụng nhân lực + Hệ thống thông tin đào tạo phát triển nguồn nhân lực + Hệ thống thông tin đánh giá nhân lực + Hệ thống thông tin lương, thưởng, bảo hiểm, trợ cấp, phụ cấp - Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp): sử dụng cho công tác điều hành doanh nghiệp hàng ngày chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp doanh nghiệp Loại thông tin cần chi tiết, rút từ trình xử lý liệu trongdoanh nghiệp Đây loại thông tin cần cung cấp thường xuyên + Hệ thống thông tin quản lý lương + Hệ thống thơng tin quản lý vị trí cơng việc: Mục tiêu hệ thống xác định vị trí lao đông tổ chức, phạm trù nghề nghiệp vị trí nhân đảm đương vị trí + Hệ thống thơng tin quản lí thơng tin người lao động + Hệ thống thông tin tuyển dụng nhân lực bố trí nhân lực + Hệ thống thơng tin đánh giá tình hình cơng việc: + Hệ thống thông tịn để báo cáo lên cấp trên: 1.1.5 Cấu trúc hệ thống thông tin hoạch định nguồn nhân lực Thơng tin tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh chung doanh nghiệp Thông tin chiến lược thay đổi chiến lược,chính sách,ngành nghề,sản phẩm kinh doanh doanh nghiệp Thông tin hoạt động bán hàng logistic doanh ngiệp Thông tin hoạt động marketing PR doanh nghiệp Thông tin hoạt đống sản xuất R&D doanh nghiệp Thông tin hoạt động tài kế tốn doanh nghiệp Thông tin trạng nguồn nhân lực: + Thông tin sô lượng đội ngũ nhân lực + Thông tin cấu nhân lực theo độ tuổi,giới tính,q qn,trình độ,thâm niên cơng tác,tính chất cơng việc + Thơng tin chất lượng đội ngũ nhân lực: trình độ,kỹ năng,kinh nghiệm,phẩm chất + Thông tin mong muốn kỳ vọng người lao động Thông tin máy cấu tổ chức doanh ngiệp máy quản trị nhân lực doanh nghiệp: loại hình doanh nghiệp,phân cơng chức quyền hạn phận cấu doanh ngiệp,hệ thống vị trí chức danh công việc doanh nghiệp Thông tin hệ thống sách nhân lực;tuyển dung,đào tạo đánh giá,phát triển,trả công Thông tin trạng hoạt động quản trị nhân lực doanh nghiệp như: hoạch định nguồ nhân lực,phân tích cơng việc,tuyển dụng nhân lực,tổ chức định mức lao động,đào tạo phát triển nhân lực,đánh giá nhân lực ,trả công nhân lực,quan hệ lao động,anh toàn vệ sinh lao động… Thơng tin hệ thống giá trị văn hóa doanh nghiệp Thơng tin lực tài trình độ cơng nghệ doanh nghiệp Thơng tin đội ngũ nhà quản trị doanh nghiệp: số lượng,chất lượng,cơ cấu 1.2 Kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực 1.2.1 Kỹ thuật phân tích mơi trường quản trị nhân lực - Kỹ thuật phân tích mơi trường vĩ mơ PEST/PESTEL: Phân tích PEST giúp bạn xác định yếu tố bên ngồi mà có khả hội thách thức doanh nghiệp bạn: P (Politics) - Các yếu tố trị luật pháp tác động tới ngành kinh doanh bạn, ví dụ Luật Doanh nghiệp Luật Đầu tư 2005 E (Economics)- Các yếu tố kinh tế, ví dụ thay đổi giá dầu, GPD tăng trưởng cao S (Social)- Các yếu tố xã hội thay đổi niềm tin thái độ từ việc tăng thu nhập tiếp cận với xu hướng quốc tế T (Technology) - Các yếu tố kỹ thuật tăng việc sử dụng Internet có thêm nhiều thông tin mạng lĩnh vực kinh doanh bạn PEST cơng cụ phân tích liên quan đến yếu tố vĩ mơ, bên ngồi môi trường kinh doanh doanh nghiệp - Kỹ thuật phân tích yếu tố mơi trường bên ngồi EFE ( External Factor Evaluation) Ma trận EFE đánh giá yếu tố bên ngồi, tổng hợp tóm tắt hội nguy chủ yếu môi trường bên ngồi ảnh hưởng tới q trình hoạt động doanh nghiệp Qua giúp nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá mức độ phản ứng doanh nghiệp với hội, nguy đưa nhận định yếu tố tác động bên ngồi thuận lợi hay khó khăn cho hoạt động quản trị nhân lực công ty - Kỹ thuật phân tích yếu tố mơi trường bên IFE ( Internal Factor Evaluation) Yếu tố nội xem quan trọng chiến lược kinh doanh mục tiêu Dn đề NQT xem xét yếu tố để xem khả đáp ứng Dn nhằm khai thác điểm mạnh điểm yếu DN Tận dụng điểm mạnh để đáp ứng hội khắc phục điểm yếu bên Dn tìm phương thức cải tiến điểm yếu - Kỹ thuật SWOT/TOWS Mơ hình phân tích SWOT cơng cụ hữu dụng sử dụng nhằm hiểu rõ Điểm mạnh ( Strengths), Điểm yếu ( Weaknesses), Cơ hội ( Opportunities) Nguy ( Threats) DN Thông qua phân tích SWOT, doanh nghiệp nhìn rõ mục tiêu yếu tố ngồi tổ chức ảnh hưởng tích cực tiêu cực tới mục tiêu mà doanh nghiệp đề 1.2.2 Kỹ thuật dự báo nhu cầu nhân lực Vấn đề dự báo nhu cầu nnl doanh nghiệp thường áp dụng cho mục tiêu, kế hoạch dài hạn thực sở dự báo về: khối lượng CV, thay đổi cấu, tổ chức, ngành nghề, tỉ lệ nghỉ việc hay yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm, nhân viên…Các tổ chức sử dụng kỹ thuật dự báo nhu cầu nhân viên: Phương pháp tính theo lượng lao động hao phí: Phương pháp tính theo suất lao động: Phương pháp tính theo tiêu chuẩn định biên: Phương pháp tính theo nhu cầu đơn vị: Phương pháp ước lượng trung bình: Phương pháp tính theo tiêu chuẩn hoa phí lao động đơn vị sản phẩm: Phương pháp phân tích hồi quy tuyến tính: Phương pháp chuyên gia: Phương pháp dự đoán xu hướng: Phương pháp dự đốn theo tiêu chuẩn cơng việc: 1.2.3 Kĩ thuật dự báokhả cung ứng nhân lực - Phương pháp điều tra xã hội học Áp dụng phương pháp điều tra xã hội học doanh nghiêp, nhà quản trị muốn nắm bắt nguồn dư luận đó, tiếp thu ý kiến NLĐ nhắm đánh giá hiệu số vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực từ nhằm điều chỉnh, thực trì hỗn số chủ trương, sách nhằm hồn thiện cơng tác quản trị nhân - Phương pháp thống kê phân tích Phương pháp thường dựa số liệu thống kê phân loại theo năm thành chuỗi thời gian Nhà quản trị phân tích cung nhân lực qua năm mà có nhận định cung nhân lực tương lai từ đưa định - Phương pháp chuyên gia Bản chất phương pháp chuyên gia lấy ý kiến đánh giá chuyên gia để làm dự báo Phương pháp xác sử dụng nhiều chuyên gia tổng hợp ý kiến chuyên gia theo phương pháp toán học - Phương pháp nghiên cứu tình Phương pháp góp phần rèn luyện kỹ phân tích, lựa chọn thơng tin phân tích gia tang khả phán đốn vấn đề - Một số phương pháp khác nữa… CHƯƠNG : LIÊN HỆ THỰC TIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10 2.1 Khái quát công ty cổ phần may 10 -Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần May 10 -Tên giao dịch quốc tế : GARMENT 10 JOINT STOCK COMPANY -Tên viết tắt : GARCO 10 -Trụ sở : Phường Sài Đồng, quận Long Biên, Hà Nội -Logo May10 thiết kế với ý tưởng cách điệu từ chữ M10 với bố cục chặt chẽ nét uốn lượn dải lụa thể phát triển Doanh nghiệp ln có hướng vươn lên cách bền vững Màu xanh Logo nói lên hồ bình, tinh thần đồn kết trí cao doanh nghiệp tinh thần hợp tác chặt chẽ tạo niềm tin với đối tác khách hàng Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần May 10 công ty chuyên ngành may mặc thuộc Tổng Công ty Dệt May Việt Nam, thành lập từ 60 năm nay, chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần từ năm 2004 Từ xưởng may quân trang (X10) thời kỳ kháng chiến chống Pháp, bước sang giai đoạn xây dựng kinh tế thời bình, May 10 Nhà nước giao làm hàng may gia công xuất Công ty May 10 số doanh nghiệp Tổng Công ty Dệt may Việt Nam nghiên cứu áp dụng mã số mã vạch quản lý, kinh doanh từ năm 2000 Chức năng, nhiệm vụ công ty: Công ty cổ phần May 10 hoạt động lĩnh vực sau: - Sản xuất kinh doanh loại quần thời trang nguyên phụ liệu ngành may mặc - Kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ, công nghiệp thực phẩm công nghiệp tiêu dùng khác - Kinh doanh văn phòng, bất động sản, nhà cho công nhân - Đào tạo nghề - Xuất nhập trực tiếp Trong đó, lĩnh vực hoạt động chủ yếu công ty sản xuất kinh doanh hàng dệt may Cơ cấu tổ chức sản xuất: Cơng ty cổ phần May 10 có đơn vị sản xuất bao gồm 11 xí nghiệp thành viên, có xí nghiệp May 10, xí nghiệp địa phương, cơng ty liên doanh, phân xưởng phụ trợ Có phân xưởng sản xuất phụ bao gồm phân xưởng: - Phân xưởng thêu in giặt: Có trách nhiệm thêu, in họa tiết vào chi tiết sản phẩm theo hình dáng, vị trí, nội dung quy định Đồng thời tiến hành giặt sản phẩm trước đưa vào đóng gói quy định hợp đồng - Phân xưởng điện: Có trách nhiệm phụ trợ, trì nguồn điện cho sản xuất, đồng thời bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị có cố xảy - Phân xưởng bao bì: Có trách nhiệm cung cấp loại bao bì carton phần phụ liệu (bìa lưng, khoang cổ giấy) phục vụ cho đóng gói sản phẩm 2.1 Thực trạng hệ thống thông tin nguồn nhân lực công ty may 10 2.1.1 Hệ thống thông tin máy, cấu, tổ chức DN Tại công ty cổ phần may 10 hệ thống thơng tin máy cấu hoạt động phần mềm hệ thống thông tin bảo mật dễ dàng sử dụng cho người lao động quản lý -Các trang web bảo mật công ty trang web : http://garco10.vn/home/ trang web cung cấp thông tin hoạt động kinh doanh công ty sản phẩm, thông tin lịch sử, quy mơ, tầm nhìn, giá trị cốt lõi công ty may 10 -Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS: Human resource information systems) kết hợp tất thông tin mà tổ chức cần lưu trữ nhân viên vị trí -Các phần mềm phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, Các PM phục vụ cho hoạt động phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế tốn, phòng nhân nhân sự,…) -Phần mềm quản trị hệ thống: Các hệ thống điều hành, hệ thống quản trị CSDL, phần mềm hỗ trợ hệ thống Có vai trò sau đây: Xử lý cách hiệu giao dịch kinh doanh, Điều khiển tiến trình cơng nghiệp (thí dụ q trình chế tạo sản phẩm), Hỗ trợ việc giao tiếp cộng tác tồn xí nghiệp, Cập nhật CSDL cấp Cơng ty Đối với nhà quản trị trợ giúp nhà quản lý việc định Chúng cung cấp thông tin hỗ trợ để định quản lý, nhiệm vụ phức tạp nhà quản trị nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực - Cung cấp thông tin dạng báo cáo theo mẫu định sẵn, trình bày chúng cho nhà quản lý chuyên gia khác doanh nghiệp -Cung cấp trực tiếp hỗ trợ mặt tính tốn cho nhà quản lý trình định (không theo mẫu định sẵn, làm việc theo kiểu tương tác, theo định kỳ), - Cung cấp thơng tin có tính định từ nguồn khác nhau, nội từ bên ngoài, hình thức dễ dàng sử dụng cho cấp quản lý điều hành 2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân người lao động Hệ thống thơng tin quản lý vị trí cơng việc quản lý thông tin cá nhân người lao động: - Hệ thống thơng tin quản lý vị trí công việc cho phép Ban Giám Đốc, quản lý phòng nhân nắm cấu trúc vị trí nhân phận phòng ban người đảm nhận vị trí - Giúp cơng ty theo dõi trình điều chuyển nhân nội công ty thông qua định bổ nhiệm, điều chuyển - Giống công ty sản xuất kinh doanh khác, công ty sử dụng phần mềm HRMan - Phần mềm ứng dụng quản lý hồ sơ nhân giúp May 10: • Quản lý hồ sơ: - Theo mẫu hồ sơ nhân lưu hành với chức cập nhật thông tin (thêm, sửa, xóa), tìm kiếm, xếp (theo thứ tự bảng chữ tiếng Việt) - Cơ cấu tổ chức đơn vị thể dạng phân cấp, Giám đốc nhân tự thiết lập hệ thống xếp thứ tự phận theo mô hình tổ chức cụ thể cơng ty - Thực số thao tác nghiệp vụ quản lý như: thuyên chuyển công tác, lưu trữ hồ sơ nghỉ việc, thống kê danh sách CBCNV đến hạn lên lương Ngoài giúp May 10 khai thác thơng tin: - In ấn: lý lịch nhân viên, thẻ nhân viên (có thể sử dụng mã vạch phục vụ công tác quản lý) (11) Sớm: Số phút sớm so với quy định (12) Ca đêm: - Mục đích: Tính thời gian quẹt thẻ làm cơng nhân có tính đến yếu tố hậu sản Quản lý trực tiếp xác nhận thời gian làm - Do Quản lý trực tiếp nhân viên - Cách thức thực hiện: Xác nhận thời gian làm tháng cho nhân viên - Mục đích: Xác định thời gian làm ngồi cho nhân viên Tính cơng ngày :Do Nhân viên phòng nhân phụ trách sau quản lý trực tiếp xác nhận ngòai Sau nhân viên nhân tính cơng tháng cho nhân viên Phần mềm quản lý công việc chấm công hàng ngày, báo cáo bảng lương - Bảng chấm công bao gồm: Họ tên nhân lực, số ngày làm việc, số làm thêm, số ngày nghỉ có phép khơng có phép, số muộn, làm thêm, công ngày, công tháng Sử dụng bảng chấm cơng giúp nhân viên nhân lực tổng hợp thơng tin xác nhanh chóng nhất.Sau hồn thành bảng chấm cơng thực cơng tác đối chiếu với báo cáo.Nếu xác tự động cập nhật vào bảng lương để tính lương - Bảng lương bao gồm: Họ tên, phận, lương bản, lương tính,… Trong May 10 việc quản lý lương tùy theo tính chất cơng việc phận nhân lực làm việc: • Quản lý tiền lương cho lao động gián tiếp: - Áp dụng tính lương cho nhân viên văn phòng làm việc theo hành - Cập nhật ngày cơng thực tế làm việc, ngày nghỉ, nghỉ ốm, học,… dựa hệ thống chấm cơng Hệ thống có cài đặt chương trình tự động tính khoản lương, thưởng • Quản lý tiền lương cho người lao động hưởng lương khoán doanh thu - Áp dụng cho phận hưởng lương theo tỉ lệ doanh thu thực hiệu công tác sản xuất kinh doanh - Cập nhật doanh thu phân bổ theo phận - Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm,… dựa hệ thống chấm công vân tay, thẻ nhân viên - Hệ thống có chương trình tự tính tốn phân bổ khoản lương, thưởng theo hệ số hưởng lương doanh thu nhân viên • Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm - Áp dụng cho phận hưởng lương theo chế độ khoán sản phẩm - Cập nhật giá trị tiền lương hưởng theo số lượng đơn giá sản phẩm hoàn thành thực phận - Cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, học dựa hệ thống chấm cơng • Quản lý lương cho lao động trực tiếp - Áp dụng cho phận trực tiếp sản xuất, hưởng lương theo kết hoàn thành công đoạn sản xuất - Cập nhật số lượng cơng đoạn hồn thành cho nhân viên - Cập nhật ngày công thực tế, ngày nghỉ - Tự động tính tốn phân bổ lương theo số lượng, đơn giá công đoạn tiền lương cho nhân viên • Quản lý tiền lương cho phận đạo sản xuất - Áp dụng cho cán đạo, chức danh quản lý dây chuyền sản xuất - Cập nhật giá trị toán tiền lương phận sản xuất - Cập nhật ngày công thực tế, ngày nghỉ - Tự động tính tốn phân bổ lương theo tỉ lệ hưởng lương hệ số công việc cho nhân viên Hệ thống đánh giá tình hình thực cơng việc: Trong cơng ty May 10, cơng tác đánh giá tình hình thực công việc người lao động thực theo cách: tổ trưởng sản xuất theo dõi công việc hàng ngày, khối quản lý phục vụ, cán lãnh đạo cấp công ty, hai tự cá nhân người lao động đánh giá Do tổ trưởng sản xuất theo dõi trình thực công việc hàng ngày, khối quản lý phục vụ cán lãnh đạo cấp công ty: Để đánh giá tình hình thực cơng việc người lao động, công ty sử dụng phương pháp thang đo đánh giá đồ họa Các tiêu chuẩn đánh giá thang đo lượng hóa theo hệ thống điểm Các phân loại lao đông dựa vào tiêu chuẩn là: tiêu chuẩn suất lao động khối lượng công việc; tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm chất lượng công việc; tiêu chuẩn thực ngày công sản xuất, công tác; tiêu chuẩn chấp hành nội quy, chế độ sách Với tiêu chuẩn lại có phương pháp tính điểm riêng =>Căn số điểm mà người lao động nhận được, người đánh giá xếp lạo họ thuộc loại A, B, C, D khơng xếp loại Từ có bảng tổng hợp kết phân loại lao động phòng ban công ty May 10 Do cá nhân tự đánh giá: CBNV tự đánh giá trình làm việc thời gian qua cho ý kiến đề xuất CBNV đánh giá theo bảng biểu mẫu cho điểm theo tiêu chí Sau xếp loại theo tổng điểm Kết công tác đánh giá thực cộng việc bảng đánh giá gửi phòng nhân + Phòng nhân xem xét lại tiêu chuẩn đánh giá từ dò xét lại q trình phân tích cơng việc hợp lý chưa Sau báo cáo với cấp để có điều chỉnh cho phù hợp =>phục vụ phân tích cơng việc + Các thơng tin đánh giá tình hình thực công việc giúp nhân viên tiềm nhân viên yếu Những nhân viên tiềm cơng ty tạo điều kiện cho họ học thêm nâng cao kiến thức, tay nghề,… Còn với nhân viên lực cơng ty tổ chức đào tạo họ để đáp ứng yêu cầu công việc.=> phục vụ cho đào tạo phát triển nhân lực + Các thông tin phản ánh trình độ lực, thái đọ làm việc cá nhân, qua cơng ty định hướng vị trí nghề nghiệp cho họ bố trí sử dụng Những nhân viên có lực tốt bó trí sang vị trí mới, cao hơn, nhân viên chưa tốt chuyển sang vị trí phù hợp sa thải =>phục vụ bố trí sử dụng lao động + Cơng ty vào kết hồn thành cơng việc vủa người lao động để trả lương, khen thưởng, xét chọn công nhân giỏi, cán quản lý, …và hình thức khuyến khích lao động khác Tạo cơng trả cơng, góp phần tạo động lực làm việc cho người lao động họ gắn bó lâu dài vs cơng ty =>phục vụ cho đãi ngộ nhân lực trả công Hệ thống thông tin để báo cáo lên cấp Hàng tháng liệu hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý lao động đánh giá thực công việc báo cáo lên cấp Cụ thể báo cáo sau: + quản lý lao động: báo cáo muộn, sớm, báo cáo biến động nhân sự, báo cáo tình hình nhân theo trình độ, theo phòng ban, danh sách ứng viên dự tuyển, ứng viên đến vấn, ứng viên trúng tuyển vào làm thức, báo cáo kỷ luật, … + quản lý lương: báo cáo quy trình tăng lương theo nhân sự, báo cáo danh sách nhận lương qua tài khoản, tiền mặt, bảng lương, phiếu lương cá nhân, bảng lương trích nộp thuế thu nhập cá nhân, bảng lương nộp bảo hiểm xã hội, định lương, thưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm ,… +thống kê nhân viên theo trình độ, theo độ tuổi, thống kê tăng giảm nhân viên chi tiết tổng hợp Ngồi ra, hệ thống thông báo thông tin đến người dùng như: hợp đồng hết hạn, đến sinh nhật ai… - Hệ thống có chương trình tự động tính tốn phân bổ khoản lương, thưởng theo hệ số công việc nhân viên Hệ thống thông tin tuyển dụng bố trí nhân lực: - Các thơng báo tuyển dụng đăng website tổng Cơng ty May 10 sau nhân viên nhân Với hệ thống quản lý May 10 đo lường lượng hồ sơ nộp vào công ty; quản lý chi tiết thông tin hồ sơ ứng viên dự tuyển - Theo dõi trạng thái hồ sơ ứng viên: liên hệ, vấn, thông báo trúng tuyển, không trúng tuyển - Bộ phận tuyển dụng dễ dàng xếp thông tin để gửi cho giám đốc - Sau trúng tuyển thông tin ứng viên vị trí cơng việc tự động cập nhật vào hệ thống quản lý nhân viên công ty 2.2 Kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực cơng ty may 10 Ma trận phân tích yếu tố ngoại vi nguồn nhân lực công ty may 10 Đây ma trận đánh giá yếu tố bên ngồi, tổng hợp tóm tắt hội nguy chủ yếu mơi trường bên ngồi ảnh hưởng tới q trình hoạt động DN Qua giúp NQT cơng ty May 10 nắm bắt mức độ phản ứng DN tới hội thách thức cho công ty Mức độ phản ứng DN xếp loại từ đến với phản ứng tốt nhất, phản ứng trung bình, phản ứng trung bình, phản ứng yếu MA TRẬN EFE STT Các yếu tố bên Trọng số Xếp loại Tính điểm Điều kiện kinh tế 0.1 0.2 Dân số lực lượng LĐ 0.05 0.1 Vị trí địa lý 0.04 0.08 Môi trường ngành 0.07 0.14 Xu hướng tồn cầu hóa 0.08 0.24 Tỷ lệ thất nghiệp 0.05 0.1 Khoa học công nghệ 0.1 0.3 Quy định pháp luật 0.05 0.1 Nền trị 0.03 0.06 10 Thị trường lao động 0.1 0.4 11 Đối thủ cạnh tranh 0.12 0.36 12 Nhà cung cấp 0.09 0.18 13 Khách hàng 0.12 0.48 Tổng cộng 2.74 Qua ma trận ta thấy tổng điểm 2.74 cho thấy cơng ty trung bình với hội thách thức Ma trận phân tích yếu tố nội vi nguồn nhân lực công ty may 10 Yếu tố nội vốn xem quan trọng chiến lược DN Sau xem xét tới yếu tố nội bộ, NQT công ty May 10 nắm bắt điểm mạnh điểm yếu cơng ty Từ đưa chiến lược nhân lực phù hợp với công ty Mức độ phản ứng DN xếp loại từ đến với phản ứng tốt nhất, phản ứng trung bình, phản ứng trung bình, phản ứng yếu MA TRẬN IFE STT Các yếu tố bên Trọng số Xếp loại Tính điểm Văn hóa DN 0.05 0.1 Chiến lược kinh doanh 0.08 0.16 Hiện trạng nguồn nhân lực 0.1 0.3 Cơ cấu tổ chức 0.08 0.32 Nhà quản trị DN 0.15 0.45 Trình độ chun mơn 0.12 0.24 Thái độ, phẩm chất 0.07 0.14 Uy tín, thương hiệu 0.1 0.3 Năng lực tài 0.15 0.3 10 Các hoạt động KD, Marketing… 0.1 0.3 Tổng cộng 2.6 Qua ma trận ta thấy tổng điểm 2.74 cho thấy cơng ty phản ứng mức trung bình với điểm mạnh điểm yếu công ty - Ma trận SWOT cho công ty cổ phần may 10 Cơ hội (O) - O1: Việt Nam gia nhập WTO, mở rộng hợp tác quốc tế -O2: Công nghệ ngành ngày phát triển - O3: Thị trường lao động dồi -O4: Mức sống người dân ngày nâng cao -O5: Chính trị Việt Nam ổn định, pháp luật lao động quy định chặt chẽ Điểm mạnh (S) - S1: Vị trí cao thị trường, thương hiệu uy tín, hình ảnh tốt - S2: Nhân viên có trình độ tay nghề cao - S3: Trang thiết bị sản xuất đại - S4: Quy mô lớn mạnh - S5: Sản phẩm chất lượng tốt, đa dạng, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng - S6: Ngành nghề kinh doanh đa dạng - S7: Văn hóa cơng ty mạnh - S8: Mạng lưới phân phối rộng khắp tiện lợi - S9: Triết lý kinh doanh, sứ mạng kinh doanh rõ ràng - S10: Tài mạnh Điểm yếu (W) - W1: Chưa chủ động công nghệ - W2: Chưa chủ động Nguyên vật liệu đầu vào - W3: Hoạt động Marketing chưa chuyên nghiệp -W4: Công tác nghiên cứu phát triển sản phẩm chưa đạt kết cao - W5: Vẫn thiếu nguồn nhân lực có tay nghề giỏi - S1S3S10, O1: Chiến lược mở rộng quy mô nguồn nhân lực - S9S10, O1O2: Chiến lược nâng cao trình độ, tay nghề Người lao động - S2S4S7, O3O5: Chiến lược thu hút giữ chân nhân tài - W1W5, O1O2: Chiến lược nâng cao trình độ, tay nghề Người lao động - W3W4, O1O4: Chiến lược nâng cao lực đội ngũ lãnh đạo, quản lý công ty - W5, O3: Chiến lược thu hút nguồn nhân lực có trình độ, tay nghề cao Thách thức (T) -T1: Cạnh tranh ngành ngày gay gắt - T2: Yêu cầu khách hàng ngày gia tăng - T3: Sự xâm nhập hãng thời trang nước -T4: Vấn đề hàng giả mang thương hiệu May 10 - T5: Rào cản xuất nhập - S1S3S4S10, T1T2: Chiến - W3W4W5, T1T2T3: Chiến lược nâng cao tay nghề lược nâng cao lực đội NLĐ lực đội ngũ quản lý ngũ quản lý -S2, T1: Chiến lược giữ chân nhân tài Qua ma trận này, ta thấy chiến lược nhân lực cần thiết để DN phân tích, đánh giá, lựa chọn một vài chiến lược phù hợp với trạng công ty 2.2 Kỹ thuật dự báo nhu cầu nhân lực cho công ty may 10 Tại công ty cổ phần may 10, áp dụng số phương pháp dự báo sau để dự báo nhu cầu nhân lực cho DN: Phương pháp xác định nhu cầu theo lượng hao phí lao động: Số lượng lao động năm 2015 8000 lao động Thời gian làm việc 52 tuần/năm, 8h/ngày, ngày/1 tuần, 22 ngày nghỉ lễ Bảng sô liệu STT Sản phẩm Kế hoạch sản xuất Sơ mi Jacket Quần kaki Veston Quần sooc Váy Bảo hộ lao 30,000,000 400,000 1,000,000 200,000 700,000 1,000,000 800,000 Tổng lượng hao phí Lượng lao động hao để sản xuất sản phí cho đơn vị SP phẩm 0.7 21,000,000 0.9 360,000 0.4 400,000 0.9 180,000 0.5 350,000 0.6 600,000 0.7 560,000 động Đồng phục 800,000 công sở Đồng phục 700,000 học sinh 0.6 480,000 0.6 420,000 Tổng số sản lượng lao động hao phí để sản xuất sản phẩm là: 420,000+480,000+560,000+600,000+350,000+180,000+400,000+360,000+21,000,000= 24,350,000 ( sản phẩm ) Dự tính năm 2016 suất lao động đạt 115%: ��=1.15 Quỹ thời gian làm việc bình quân lao động là: ��= (52 x6 - 22) × = 2320 (giờ) Nhu cầu nhân lực cho công ty may 10 năm 2016 là: D == = 9,127(người) Phương pháp tính theo suất lao động Tổng sản lượng năm kế hoạch : Q = 30,000,000+400,000+1,000,000+200,000+700,000+1,000,000 + 800,000+800,000+ 700,000 = 35,600,000 (sản phẩm) Năng suất người năm kế hoạch : 3900 sản phẩm Nhu cầu lao động là: D=Q/W=35,600,000/3900= 9,128(lao động) 2.3 Kỹ thuật dự báo khả cung ứng nguồn nhân lực công ty May 10 Việc xác định tình hình cung nhân lực công ty May 10 sử dụng phương pháp thống kê, phân tích để dự báo khả cung ứng nhân lực cho công ty Cung nội - Về số lượng Hiện có 8000 lao động làm việc công ty Với số lượng lao động cơng ty hồn tồn đáp ứng đơn hàng xuất số lượng lớn, thời gian giao hàng ngắn - Độ tuổi – giới tính - Độ tuổi 25 chiếm 68% tổng nguồn lực cơng ty, tiếp độ tuổi từ 25 – 35 chiếm 18,3% độ tuổi 35 chiếm 3,9% - số nhỏ Trình độ học vấn chun mơn Với đặc thù công việc tỷ lệ lao động phổ thông công ty lớn, chiếm tới 87% Cung thị trường - Quy mô, cấu lao động xã hội Theo Tổng cục thống kê, quý I/2015, quy mô lực lương lao động (LLLĐ) đạt 53,64 triệu người, tăng 0,12% so kỳ Tại thời điểm 01/01/2016, lực lượng lao động từ 15 tuổi trở lên nước 54,61 triệu người; Tỷ lệ thất nghiệp lao động độ tuổi lao động năm 2015 2,31%, Tỷ lệ thiếu việc làm lao động độ tuổi lao động năm 2015 1,82% Về quy mô, nguồn lao động dồi dào, cần cù, chăm chỉ, sáng tạo, mong muốn có việc làm, mà khơng đòi hỏi thu nhập cao, mơ ước nhiều nước giới Với dân số Việt Nam khoảng 90 triệu người, lực lượng lao động trẻ chiếm 50% lực lượng lao động Việt Nam hứa hẹn cung cấp cho ngành may lượng lớn lao động - Chất lượng nguồn nhân lực Theo thống kê, kết khảo sát Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), gần 50% chủ sử dụng lao động phản ánh tình trạng người lao động khơng có kỹ họ cần Báo cáo thị trường lao động tháng năm 2016, nhu cầu tuyển dụng ngành Dệt may – Giày da chiếm 5,01%; nhu cầu tuyển dụng lao động có tay nghề chiếm 86,86% Phân tích tương quan cung cầu - Nhìn tổng thể thị trường lao động nước ta thị trường dư thừa lao động Với 8000 lao động công ty so với tổng số lao động quý I/2015 53.64 triệu người khơng đáng kể Nguồn cung dồi với uy tín thương hiệu mình, May 10 hồn tồn tuyển dụng nhân viên phù hợp với yêu cầu - - Với đặc thù ngành may, cơng ty May 10 có gần 85% lao động nữ, nhiên Việt Nam lại nước có tỷ lệ nữ giới tham gia vào lực lượng lao động 48,6% Điều đảm bảo nguồn cung lao động doanh nghiệp Mặc dù lực lượng lao động lớn chất lượng chưa tương xứng, ngành dệt may đứng trước tình trạng thiếu lao động kỹ thuật đào tạo Nhu cầu tuyển dụng lao động có tay nghề ngành dệt may chiếm tới 86,86 % qua thấy ngành Dệt may Việt Nam thiếu nhân lực có tay nghề Do đó, khó khăn thách thức May 10 công cạnh tranh với doanh nghiệp may khác tìm kiếm nhân lực có chất lượng CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN NNL VÀ KỸ THUẬT HOẠCH ĐỊNH NNL TẠI CÔNG TY MAY 10 3.1 Những ưu điểm công tác hệ thống thông tin NNL kỹ thuật hoạch định NNL công ty Đối với hệ thống thông tin nguồn nhân lực - Việc đánh giá cơng việc, tính lương cho cơng nhân viên đảm bảo độ xác, hồn chỉnh, từ tìm sai lệch để có biện pháp khắc phục kịp thời, đồng thời có cách tạo động lực cho người lao động - Một số phần mềm áp dụng công tác quản lý cung cấp thơng tin kịp thời xác giúp thuận tiện công tác quản lý tổ chức - Hệ thống thông tin NNL công ty giúp nhà quản trị nắm rõ, tìm kiếm thơng tin cách nhanh chóng, phục vụ tốt cơng tác quản lý DN Đối với kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực - Công ty áp dụng số kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực Pestel, ma trận IFE ma trận EFE , ma trận SWOT…điều giúp phân tích số lượng, cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, lực làm việc, thái độ làm việc phẩm chất cá nhân làm việc cơng ty tìm điểm mạnh, điểm yếu nguồn lực DN Từ đưa biện pháp khắc phục kịp thời - Việc thu thập thông tin dự báo nhu cầu nguồn nhân lực: xác định dự báo đúng, kịp thời, xác vấn đề, đe dọa hội với nhân công ty, sử dụng phương pháp dự báo cách tương đối xác nhanh chóng 3.2 Những hạn chế cơng tác hệ thống thông tin NNL kỹ thuật hoạch định NNL công ty Đối với hệ thống thông tin nguồn nhân lực - Hệ thống thông tin quản lý nhân nhiều hạn chế chưa bao quát hết tình hình nhân biến động xuất - Về hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân người lao động: + Chưa theo dõi q trình cơng tác người lao động, liệu phát sinh định thay đổi vị trí cơng tác người lao động + Chưa theo dõi trình đào tạo chi phí thực cơng tác đào tạo + Chưa theo dõi trình tạm ứng tốn chi phí đào tạo nhân viên - Về hệ thống chấm cơng đánh giá tình hình thực cơng việc: Cơng ty chưa có hệ thống đánh giá tình hình thực cơng việc nên phải tiến hành thủ cơng, tốn chi phí, tốn thời gian chưa đạt hiệu Còn xảy trường hợp nhầm lẫn sai sót 3.3 Giải pháp để hồn thiện cơng tác hệ thống thơng tin NNL kỹ thuật hoạch định NNL công ty - Về kỹ thuật hoạch định nguồn nhân lực Kĩ thuật dự báo nhu cầu nguồn nhân lực : Để việc dự báo nhu cầu nhân lực có kết xác hơn, cơng ty sử dụng kết hợp nhiều phương pháp dự báo khác như: Phương pháp quy hồi tuyến tính: Kết hợp với phương pháp cơng ty có kết xác Phương pháp chuyên gia: Để có kết xác cơng ty nên sử dụng nhiều chun gia tổng hợp ý kiến chuyên gia theo phương pháp toán học lựa chọn chuyên gia có trình độ cao Cơng ty có kết dự báo mang tính định hướng Ngồi việc kết hợp phương pháp dự báo thu thập đầy đủ, xác lưu trữ cẩn thận số liệu thống kê, thông tin khứ công ty phục vụ cho công tác dự báotrong tương lai Cụ thể thơng tin là: Khối lượng cơng việc cần phải thực Trình độ trang thiết bị khả thay đổi mặt công nghệ làm việc Năng suất lao động Sự thay đổi chất lượng nguồn nhân lục Các kỹ thuật hoạch định dùng dùng Kĩ thuật dự báo cung nhân lực: Công ty nên sử dụng phương pháp thống kê phân tích để có kết dự báo xác so với phương pháp mà công ty sử dụng Đồng thời kết hợp phương pháp chuyên gia phương pháp cho kết nhanh chóng Bên cạnh đó, cơng ty cần xác định nguồn cung nội nguồn cung bên cách cụ thể Ngoài cần liên tục cập nhật thông tin thị trường lao động, cấu dân số Kĩ thuật phân tích mơi trường quản trị: Ma trận SWOT mà công ty lập hoạch định chiến lược cần thực nhiên cần kết hợp với phương pháp khác để đánh giá lựa chọn chiến lược hiệu Đối với kĩ thuật PESTEL cần phải liên tục cập nhật thơng tin yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến công ty - Về hệ thống thông tin nguồn nhân lực Trước hết, để cải thiện hệ thống thông tin nguồn nhân lực công ty cần tiến hành kế hoạch tuyển dụng, đào tạo để có lực lượng cán nhân có chuyên mơn, trình độ cán nhân cơng ty thiếu biểu nhiều yếu Những thông tin chiến thuật thông tin điều hành công ty phải lưu hành nội thật rõ ràng rành mạch để cá nhân nắm bắt thơng tin Sử dụng phần mềm cải thiện tính hệ thống thơng tin nhằm theo dõi kiểm sốt thơng tin mà hệ thống thông tin công ty chưa thực q trình đào tạo, chi phí đào tạo,…