ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN lực (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP) tại CÔNG TY VINAMILK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG BỘ MÔN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ -*** TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP) TẠI CÔNG TY VINAMILK Sinh viên: Nguyễn Hải Phong Mã sinh viên: 1412230092 Lớp: TMA306(2-1617).3_LT Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Vân Hà Nội, tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Với trợ giúp công nghệ thông tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Một ứng dụng nhiều nhà quản trị quan tâm việc điều hành công ty có khơng doanh nghiệp đã, chuẩn bị triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất nguồn lực doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện tư liệu sản xuất ) Nhưng nhiều nguyên nhân, số doanh nghiệp chưa phát huy tác dụng vốn có hệ thống này, chí gặp nhiều khó khăn Ngồi chức quản lý, ERP đảm nhận ln nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu nhà quản trị Cùng với đề tài mình, em xin trình bày thực trạng ứng dụng hệ thống ERP công ty Vinamilk NỘI DUNG Giới thiệu hệ thống ERP 1.1 Khái niệm ERP ERP-Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) giải pháp cơng nghệ thơng tin có khả tích hợp tồn ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhằm tự động hóa quy trình quản lý, làm cho phòng ban có khả khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp 1.2 Lịch sử hình thành ERP Khái niệm ERP có từ năm 60 kỷ 20 Lúc ERP đóng vai trò hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ tới nay, hệ thống ERP ln cải tiến, mở rộng chức vai trò quản lý doanh nghiệp với giai đoạn sau này: Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên liệu (MRP-Meterial Requirements Planning) Ra đời từ năm 60 với mục tiêu nâng cao hiệu việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể tìm phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu thành phần cách tốt với câu hỏi như: ¬ Sản xuất gì? ¬ Để sản xuất cần gì? ¬ Hiện có tay gì? ¬ Những cần phải có để sản xuất? Giai đoạn 2: Hoạch định nhu cầu nguyên liệu khép kín (Closed-loop MRP) Ở giai đoạn này, không đơn hoạch định ngun vật liệu, hệ thống có hàng loạt chức nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp công cụ nhằm độ ưu tiên khả cung ứng nguyên vật liệu Đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu việc thực kế hoạch Sau thực kế hoạch hệ thống có khả nhận liệu, dự trù phản hồi ngược trở lại với kế hoạch Sau cần thiết kế hoạch sửa đổi có điều kiện thay đổi theo hiệu lực độ ưu tiên Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất (Menufacturing Resource PlanningMRPII) Giai đoạn mở rộng giai đoạn Closed-loop MRP nhằm hoạch định tài nguyên cơng ty, nhà máy sản xuất có hiệu Ở giai đoạn hệ thống việc hoạch dịn tới đơn vị, lập kế hoạch tai có khả mơ khả cung ứng nhằm trả lời câu hỏi như: “Cái sẽ…Nếu…?” Hệ thống có nhièu chưc liên kết chặt chẽ với nhau: Lập kế hoạch kinh doanh, lạp kế hoạch hoạt động bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch đinh khả cung ứng hỗ trợ thực hin khả cung ứng nguyên vật liệu Kết chức tích hợp báo cáo tài như: Kế hoạch kinh doanh, báo cáo cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng… Giai đoạn 4: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) Đây giai đoạn cuối trình phát triển ERP cho phép mở rọng phạm vi quản lý quản lý hiệu doanh nghiệp có nhiều đơn vị phòng ban Hệ thống tài tích hợp chặt chẽ hơn, cơng cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ công ty kinh doanh đa quốc gia… Mục tiêu ERP nhằm giảm chi phí đạt hiệu kinh doanh thơng qua tích hợp quy trình nghiệp vụ, tăng hiệu thông qua hợp tác dựa dây chuyền cung ứng (SCM), tạo giá trị hợp tác kinh doanh thông qua cộng tác kinh doanh 1.3 Ưu, nhược điểm hệ thống ERP *Ưu điểm: • Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: Với hệ thống ERP phòng ban sử dụng chung hệ thống thời gian thực Hẹ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thông tin với cách dễ dàng Nên đảm bảo tính minh bạch, xác thơng tin • tránh nghi ngờ, thắc mắc phòng ban Giảm lượng hàng tồn kho: Theo dõi lượng hàng tồn kho xác định lượng hàng tồn kho • tối ưu Nhờ đó, giảm lượng vốn lưu động đồng thời tăng hiệu kinh doanh Chuẩn hóa thơng tin nhân sự: Hệ thống ERP giúp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân tiền lương Tăng sử dụng hiệu nhận sự, giam bớt sai sót gian lận tính lương.Hơn nữa, ERP hỗ trợ nhà quản lý nhân theo dõi giấc cong • nhân,hướng dẫn họ nghĩa vụ quyền lợi Cơng tác kế tốn xác hơn: ERP giúp công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng, dễ dàng kiểm tra tính xác • tài khoản, hỗ trợ quy trình kế tốn biện pháp kiểm sốt nội chất lượng Tích hợp thơng tin đặt hàng khách hàng: Với ERP, đơn hàng khách hàng theo lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn • hàng giao hàng cho khách hàng phận Tài xuất hóa đơn Chuẩn hóa tăng hiệu sản xuất: Hệ thống ERP giúp loại bỏ yếu tố hiệu quả, tránh sai sót việc lên kế hoạch sản xuất giảm chi phí sản xuất đơn • vị sản phẩm Quy trình kinh doanh xác định rõ ràng hơn: Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc rõ ràng, chi tiết giảm bớt rối rắm vấn đề liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày doanh nghiệp *Nhược điểm: • Đòi hỏi cơng ty phần mềm phải có kiến thức cơng nghệ thơng tin am hiểu • hoạt động doanh nghiệp nhiều lĩnh vực kinh doanh khác Vì hệ thống ERP tích hợp tất tính quản lý q trình sản xuất, kinhdoanh doanh nghiệp Nên chi phí để triển khai hệ thống cao nhiều so với phần mềm đơn lẻ cộng lại 1.4 Yêu cầu cần thiết hệ thống ERP ¬ Được thiết kế theo phần nghiệp vụ (module): Ứng với chức kinh doanh có module phần mềm tương ứng Ví dụ, phòng mua hàng có module đặt hàng(Parchase) Phòng bán hàng có module phân phối bán hàng (Sale & Distribution)… Mỗi module đảm nhiệm nghiệp vụ Với thiết kế module, doanh nghiệp mua ERP theo giai đoạn tùy khả ¬ Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp module cho phép kế thừa thong tin phòng, ban Đảm bảo đồng thông tin Giảm vệc cập nhật, xử lý liệu nhiều nơi, cho phép thiết lập quy trình luân chuyển nghiệp vụ phòng ban ¬ Có khả phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu sản xuất kinh doanh ¬ Tính mở: Tính mở hệ thống đánh giá thơn qua lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ Tùy thuộc vào thực tế cần thiết lập thơng số để thích ứng với thực tế( cấu hình hệ thống) Thơng qua thay đổi tham số, người dung thiết lập quy trình quản lý doanh nghiệp Với cách này, doanh nghiệp thêm, mở rộng quy trình quản lý cần Tính mở thể khả kết nối liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều doanh nghiệp khác hệ thống Ngoài ra, hệ thống ERP có khả sửa chữa, khai thác thơng tin Do đó, với quy trình vận hành ERP có tính hướng dẫn (driver) cho phép doanh nghiệp học tập quy trình quản lý doanh nghiệp chương trình Từ đó, thiết lập quy trình quản lý hoạch định quy trình dự kiến tương lai 1.5 Triển khai hệ thống ERP Các bước thực hiện: Lập danh sách chi tiết nhiệm vụ chính: Danh mục nhiệm vụ chính, thời gian người thực Thời gian triển khai: Thờ gian trung bình để triển khai hệ thống ERP tháng, bao gồm cài đặt, hạy thử Thời gian triển khai đặc biệt phụ thuộc vào động người thực Chuẩn bị tài nguyên: Để triển khai hệ thống cần ập kế hoạch tài nguyên càn thiết( Material Requirement-MRP) hệ thống hoactj đọng trơn tru Bên cạnh cần phải lập kế hoạch xử lý trường hợp thiếu linh kiện, danh sách nhà cng cấp thay cần thiết nhân để xử lý tình thiếu hụt linh kiện, thiế bị Đồng thời kiểm tra tính xáccủa thiết bị, đòi hỏi độ xác thiét bị đến 98% Báo cáo lưu kho-Inventory Records: đòi hỏi độ xác hàng hóa kho đến 95% Lịch trình- Lead Times: Xác định mốc thời gian cụ thể cho tiểu dự án Thông tin nhà cung cấp-Vendor-Information: Thông tin xác đầy đủ người cung cấp Thông tin khách hàng- Customer Information: Hệ thống thiết lập xử lý đơn hàng thong tin khách hàng khong xác làm sai lệch hệ thống bán hang Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard: Hệ thống sử dụng để phân nhân viên đánh giá hiệu Do vạy, têu chuẩn nhân viên phải xác Nếu tiêu chuẩn khơng thể thơng tin xác khơng có tác dụng làm sai lệch thơng tin nguồn nhân lực Hệ thống mạng: Cần xậy dựng đồng bọ với thống ERP 10 Phần cứng: sử dụng biện pháp để đảm bao hẹ thống phần cứng cài đặt đủ khả đáp ứng yêu cầu nười sử dụng sau thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau 11 Đào tạo: Đào tạo quy trình triển khai vấn đề cần lưu ý trình triển khai lập kế hoạch tài ngyen cần thiét(MRP), lập kế hoạch suất cần thiết(CRP), cấu trúc tài nguyên (BOM), quản lý lưu kho…Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốtvà hiểu qua cần đào tạo 70%-80% nhân tồn bô tỏ chức Nhiệm vụ đào tạo cần đề cập rõ trình thương lượng với nhà cung cấp giải pháp 12 Chuyển đổi tải liệu: Trước thực phải hiểu rõ tầm quan công việc Sau thông tin số phải tải vào hệ thống gợi ý cho doanh nghiệp: • Cân đối hàng lưu kho • Địa điểm kho hàng • Hóa đơn ngun vật liệu • Giao thức • Dữ liệu khách hàng • Dữ liệu nhà cung cấp • Lịch trình • Đơn hàng • Thơng tin tài kế tốn 13 Quy trìn hoạt động: xậy dựng quy trình hoạt động với hệ thống 1.6 Các yếu tố định để triển khai ERP thành công 1.6.1 Nguồn nhân lực ¬ Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành ¬ Lãnh đạo phải người có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải người có lực ¬ Tinh thần đồn kết, phối hợp thực mục tiêu chung ¬ Thiết lập chế giám sát, kiểm tra thực cách chặt chẽ 1.6.2 Quy trình ¬ Thực khảo sát mơ tả quy trình doanh nghiệp trước đưa vào triển khai hệ thống ERP ¬ Áp dụng quy trình chuẩn ERP vào việc ứng dụng Quy trình nghiên cứu dụng rộng rãi nên tự ý thay đổi ¬ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy 1.6.3 Cơng nghệ ¬ Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ( sở hạ tầng, trình độ cơng nghệ…) ¬ Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, quy trình triển khai nhanh chóng, tiến độ ¬ Giam thiểu chi phí bảo trì, bảo dưỡng 1.6.4 Ngân sách ¬ Lựa chọn ERP có khả đáp ứng nhu cầu doanh nghiêp vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng lực khoản ngân sách đầu tư ¬ Thực phân tích đánh giá hiệu đầu tư cách chi tiết, nghiêm túc trước đầu tư vào hệ thống ERP Phân tích thực trạng triển khai ERP Vinamilk 2.1 Giới thiệu công ty 2.1.1 Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam( Vinamilk) thành lập sở định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 Bộ Công nghiệp việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh Công ty số 4103001932 Sở kế hoạch đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 01/12/2003, Công ty doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp Vốn điều lệ đăng ký công ty 1.59 tỷ đồng, cổ đơng Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội chiếm 13,10% cổ đông ben ngồi chiếm 36,89% 2.1.2 Hoạt động cơng ty Ngành, nghề kinh doanh sản phẩm chính: Sản xuất kinh doành sữa hộp, sữa bột, bột dinh dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát sản phẩm từ sữa khác Ngồi ra, cơng ty Vinamilk kinh doanh thực phẩm cơng nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, ngun liệu, ngồi kinh doanh nhà, mơi giới cho th bất động sản, kinh doanh kho bến bãi, kinh doanh vận tải tơ, bốc xếp hàng hóa 2.2 Hoạt động công ty trước triển khai ERP Công ty cổ phần sữa Việt Nam(Vinamilk) doanh nghiệp lớn ngành công nghiệp sản xuất sữa Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần nước hướng thị trường giới việc xuất sản phẩm Vinamilk sang nước khu vự Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì mà quy trình sản xuất máy tổ chức Vinamilk vô phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP hoạt động cơng cơng ty gặp phải số khó khắn sau: • Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn thủ cơng, điều dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ chậm hay việc sử dụng máy móc cơng nhân chưa đạt hết công suất , tất điều gây tốn trình sản xuất Vinamilk, trực tiếp • ảnh hưởng đến lợi nhuận cơng ty Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xứ lý đơn hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng dẫn • đến việc gia tăng chi phi sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tóa theo kiểu thủ cơng, cán quản lý khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Lượng giáy tờ phải lưu trữ lớn, nhiều trường hợp không thẻ tránh khỏi mát, hư hại 2.3 Hoạt động công ty sau áp dụng ERP Để áp dụng nhu cầu ngày cao người tiêu dùng, thời gian qua, Vianmilk không ngừng đổi công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị đại, nâng cao công tác quản lý chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 áp dụng Bên cạnh đó, Vinamilk tập trung đầu tư mạnh vào cơng nghệ thông tin đại, ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM BI 2.4 Thực trạng việc triển khai ERP vinamilk 2.4.1 Thực trạng Công nghệ Ứng dụng ERP trình phân phối Vinamilk Quản lý kênh phân phối thách thức doanh nghiệp Hệ thống vận hành có hiệu khơng giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhằm tạo ưu cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk quản lý có hiệu kênh phân phối sản phẩm Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP Microsoft Làm để làm chủ tích hợp ba giải pháp này? Thay đổi quy trình phân phối Vinamilk số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) SAP Đây dự án giai đoạn hai việc triển khai ERP công ty Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau triển khai đến 40 nhà phân phối dự kiến tất nhà phân phối khác tích hợp vào hệ thống Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có công cụ hỗ trợ nhân viên công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk nước kết nối thông tin với trung tâm hai tình online o_ine Thơng tin tập trung giúp Vinamilk đưa xử lý kịp thời hỗ trợ xác việc lập kế hoạch Việc thu thập quản lý thông tin bán hàng đại lý để đáp ứng kịp thời, đem lại thỏa mãn cho khách hàng cấp độ cao Trước có hệ thống SAP CRM : Thông tin phân phối Vinamilk chủ yếu tập hợp theo dạng thủ công công ty đại lý Hiện nay: Hệ thống thông tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối bán hàng chương trình khuyến mại Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức o_ine sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thơng tin Chương trình giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối công ty qua phần mềm ứng dụng Quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính chuyên nghiệp khả nắm bắt thông tin thị trường tốt nhờ sử dụng thơng tin chia sẻ tồn hệ thống.Vinamilk quản lý xuyên suốt sách giá, khuyến hệ thống phân phối Trong đó, đối tượng quan trọng doanh nghiệp khách hàng đầu cuối hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày cải thiện Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin (CNTT) Vinamilk, hệ thống đáp ứng yêu cầu đặt công ty xây dựng dự án Sau triển khai vận hành 48 nhà phân phối, Vinamilk mở rộng hệ thống đến toàn 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008 Ứng dụng EPR kế toán Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tốn theo kiểu thủ cơng, cán quản lý Vinamilk khơng dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Mơ hình ứng dụng ERP ngành dịch vụ Ngân Hàng) Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, sở liệu quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thong tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, cơng nợ nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xác Hệ thống SAP xây dựng tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thong minh, giúp ban lãnh đạo có thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh tồn quốc 2.4.2 Thực trạng quy trình: Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài - kế toán, quản lý mua sắm quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao công nghệ diễn tồn cơng ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy tồn quốc Q trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua đợt Vì thế, tồn cơng ty Vinamilk có tình trạng nơi sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên phát sinh vấn đề hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh phân hệ ERP chính, Vinamilk tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thơng minh BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình Vinamilk Đây tài sản trí tuệ lớn thu từ dự án Việc chia nhỏ q trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống dễ dàng hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp cho đợt mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ thành công Thực việc khảo sát mơ tả qui trình : Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon phần mềm microsoft) Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất-thương mại giúp đỡ tận tình nhà triển khai Pythis, cơng ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis tâm sự: “Hệ thống phần mềm triển khai 13 địa điểm cách xa Giao diện phần mềm toàn tiếng Anh, điều quan trọng cho nhân viên công ty sử dụng hiểu để vận hành? Rồi thì, thứ phải huấn luyện, đào tạo khơng nhiều, có xáo trộn đội ngũ nhân viên Vinamilk…” Trước bối cảnh đó, phía Pythis thành lập đội dự án 20 tư vấn nghiệp vụ tư vấn kỹ thuật “làm việc với cường độ cao suốt năm trời với dự án” 2.4.3 Thực trạng nhân lực Vinamilk có quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vơ khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân thủ qui trình hoạt động Về cấu tổ chức công ty, việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Tuy nhiên, vinamilk doanh nghiệp áp dụng ERP Việt Nam không tránh khỏi giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin số phận nhân viên 2.4.4 Thực trạng ngân sách: Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn.Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Còn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng triệu đơ-la Mỹ.( Một khoản lớn đầu tư cho hệ thống ERP) Nhận xét việc triển khai ERP Vinamilk 3 Kết luận 3.1 Lợi ích thành cơng đạt Sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk kết luận sơ hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn Với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác kế tốn – tài thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành công việc, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển Các chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao trước Hạ tầng CNTT kiện toàn, đồng , chuẩn hóa củng cố Bà Trang – Phó giám đốc cơng ty cho biết từ năm 2002 đến Vinamilk đầu tư cho CNTT tổng cộng triệu đơla (trong bao gồm ERP) khẳng định, nhờ đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu giải pháp lớn Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức cho nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt kịp thời Vinamilk đặc biệt thành công kênh phân phối Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thông tin Vinamilk thống quy trình kinh doanh với nhà phân phối theo yêu cầu quản lý mang tính hệ thống quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng PDA 3.2 Một số hạn chế triển khai ERP • Thiếu nguồn nhân lực: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu Khơng riêng Vinamilk mà hầu hết doanh nghiệp gặp phải khó khăn vấn đề nhân triển khai ERP Đặc biệt thiếu nguồn nhân lực có kiến thức chun mơn ERP Vì mà hầu hết doanh nghiệp phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn • Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk doanh nghiệp lớn hàng đầu Việt Nam, ERP hệ thống đắt tiền với doanh nghiệp Vinamilk tốn khoản chi phí lớn cho đầu tư 3.3 Những khó khăn gặp phải Tuy Pythis doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp phần mềm Việt Nam khả đáp ứng Pythis cho toàn trình triển khai ERP Vinamilk chưa đủ Có thể thấy việc cung cấp nguồn nhân lực, công nghệ nhân lực hàng đầu Pythis có giới hạn Pythis đối tác chiến lược Oracle Việt Nam để phát huy hoàn toàn khả Oracle doanh nghiệp lớn Vinamilk Pythis chưa đủ Do đó, Vinamilk mua giải pháp phần mềm Oracle SAP để hồn thiện khả quản lý cơng nghệ mức tối đa Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp Oracle cho nhiệm vụ quản lý lõi CRM SAP để củng cố khả quản lý khách hàng mức cao Ở mức chức ERP Oracle mảng CRM chưa phát huy, phần lực, nhân lực không đủ(mà nguyên nhân Pythis) Điều này, khiến cho chi phí ERP Vinamilk lại bị đội lên lần Đồng thời, khả đồng hóa cho q trình quản lý giải pháp giảm đáng kể Chi phí để đầu tư cho ERP đưa vào hoạt động hồn chỉnh tương đối lớn, yêu cầu không lực phần cứng, phần mềm mà lực người Hệ thống phần cứng đầu tư lớn để chạy tất Module Hệ thống phần mềm cần phải thường xuyên cập nhật phiên việc quản lý hiệu Khi hệ thống phần cứng, phần mềm mua vấn đề khác nhắc tới mà lại vấn đề quan trọng then chốt Đó lực, nhân lực cần có để sử dụng hệ thống Việc đầu tư cho nhân lực, ngày một, ngày hai mà trình dài Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP khơng phải đầu tư cho sở hạ tầng mà phải đầu tư cho nhân lực để triển khai hệ thống Nguồn nhân lực am hiểu tình hình chung Vinamilk mà phải đủ khả để vận hành hệ thống Phần triển khai CRM phân phối(distribution) cho đại lý(vender) Module khác hẳn lõi trung tâm(core central) mà Vinamilk mua Ngoài ra, đặc điểm Vinamilk triển khai đồng thời ba giải pháp ERP Oracle, SAP Microsoft Dó đó, làm cách để triển khai đồng thời ba giải pháp cách hiệu thách thức 3.4 Nguyên nhân tới thành cơng • Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ ban lãnh đạo Vinamilk, định hướng đăn tâm đến • Vinamilk có đội ngũ nhân viên CNTT chun nghiệp, ham học hỏi nhanh chóng tiếp cận cơng nghệ • Dự án hỗ trọ hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle, SAP nhà tư vấn độc lập cơng ty TNHH KPMG • Kinh nghiệm mà Pythis chia sẻ bên tham gia(Pythis, Oracle, Vinamilk, KPMG) xác định rõ mục tiêu không chi tiết vào vấn đề không quan trọng, đồng thời ln ln có người đứng giải vấn đề phát sinh 3.5 Bài học kinh nghiệm Các doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc tiếp thu công nghệ mới; thay đổi quy trình doanh nghiệp để phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cấu tổ chức công ty Bài học kinh nghiệm từ việc triển khai ERP vinamilk học cho doanh nghiệp khác muốn triển khai, là: • Lựa chọn giải pháp • Lựa chọn đơn vị triển khai • Lập kế hoạch triển khai dự án cách chi tiết • Tập trung vào lợi ích xác định • Lựa chọn đội triển trai dự án với nhân viên có trình độ chun mơn • Đảm bảo có ủng hộ, cam kết hỗ trợ từ ban lãnh đạo • Hạ tầng CNTT cần đồng hóa, chuẩn hóa củng cố • Cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn KẾT LUẬN Đối với nhà quản lý doanh nghiệp, ERP công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn hoạt động sản xuất kinh doanh ERP giúp doanh nghiệp đánh giá dịch vụ vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng khách hàng tiềm Lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp lớn TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng Thương mại điện tử, TS Nguyễn Văn Thoan Giáo trình thương mại điện tử - Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội – 2012 Webiste: https://www.vinamilk.com.vn/en ... thực trạng ứng dụng hệ thống ERP công ty Vinamilk NỘI DUNG Giới thiệu hệ thống ERP 1.1 Khái niệm ERP ERP -Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) giải pháp công nghệ... khai ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất nguồn lực doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện... nhau: Lập kế hoạch kinh doanh, lạp kế hoạch hoạt động bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch đinh khả cung ứng hỗ trợ thực hin khả cung ứng nguyên