ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP ERP vào CÔNG TY cổ PHẨN sữa VIỆT NAM VINAMILK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  Tiểu luận môn Thương mại điện tử Đề tài: ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP VÀO CÔNG TY CỔ PHẨN SỮA VIỆT NAM VINAMILK Họ tên: Thiều Thị Hồng Hà MSSV: 1412210069 Lớp tín chỉ: TMA306(2-1617).3_LT Giảng viên: ThS Nguyễn Thị Hồng Vân Hà Nội, tháng 03 năm 2017 Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà MỞ ĐẦU Vấn đề quản lý doanh nghiệp; làm để có phối hợp ăn ý phòng ban; vấn đề quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý hàng tồn kho… ln vấn đề gây đau đầu cho nhà quản trị Tuy nhiên đây, công nghệ thông tin ngày phát triển, có đời khái niệm mà giải hầu hết vấn đề nan giải nêu trên, hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP - Enterprise Resource Planning Bài tiểu luận ví dụ điển hình cho việc triển khai áp dụng ERP vào doanh nghiệp – dự án ERP Công ty cổ phẩn Sữa Việt Nam Vinamilk Q trình tìm hiểu làm nhiều thiếu sót, mong bạn góp ý để làm em hoàn thiện Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà MỤC LỤC MỞ ĐẦU MỤC LỤC NỘI DUNG I CÔNG TY CỔ PHẨN SỮA VIỆT NAM VINAMILK VÀ KHÁI NIỆM ERP Tổng quang Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk .4 Khái niệm ERP II Quá trình triển khai dự án ERP Tình hình công ty Vinamilk trước ứng dụng ERP .9 Quá trình thực dự án ứng dụng ERP Kết dự án 11 III ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 12 Khó khăn trình thực .12 Lý thành công 13 Bài học kinh nghiệm 14 KẾT LUẬN 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà NỘI DUNG I CÔNG TY CỔ PHẨN SỮA VIỆT NAM VINAMILK VÀ KHÁI NIỆM ERP Tổng quang Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk Vinamilk tên gọi tắt Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, đời ngày 20/08/1976 sở hợp nhà máy sản xuất sữa từ chế độ cũ Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân nhà máy Foremost), Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân nhà máy Cosuvina) Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân nhà máy sữa bột Nestle') ( Thụy Sỹ)  Tầm nhìn : “Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam sản phẩm dưỡng sức khỏe dinh phục vụ sống người“  Sứ mệnh : “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng chất lượng cao cấp hàng đầu trân trọng, tình yêu trách nhiệm cao với sống người xã hội”  Giá trị cốt lõi : “Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam sản phẩm dinh dưỡng sức khỏe phục vụ sống người “ Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà  Triết lý kinh doanh : Vinamilk mong muốn trở thành sản phẩm u thích khu vực, lãnh thổ Vì tâm niệm chất lượng sáng tạo người bạn đồng hành Vinamilk Vinamilk xem khách hàng trung tâm cam kết đáp ứng nhu cầu khách hàng  Chính sách chất lượng : Ln thỏa mãn có trách nhiệm với khách hàng cách đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ, đảm bảo chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm với giá cạnh tranh, tôn trọng đạo đức kinh doanh tuân theo luật định Lĩnh vực kinh doanh Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà Sản phẩm mà cơng ty Vinamilk cung cấp cho thị trường sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữ tươi, sữa đậu nành, nước giải khát sản phẩm từ sữa khác Vinamilk Cty sữa lớn Việt Nam Vinamilk chiếm khoảng 53% thị phần ngành hàng sữa nước, 84% thị phần sữa chua 80% thị phần sữa đặc Ngoài ra, cơng ty tham gia kinh doanh thực phẩm cơng nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, nguyên liệu; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, bến bãi; kinh doanh vận tải tơ, bốc xếp hàng hóa; sản xuất mua bán rượu bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, café…; sản xuất kinh doanh số ngành nghề khác phạm vi cho phép pháp luật Nguồn nhân lực Tính đến năm 2016, Vinamilk có khoảng 25 đơn vị trực thuộc, 13 nhà máy sản xuất Việt Nam với gần 6.000 nhân viên toàn quốc Thị trường Sản phẩm Vinamilk phục vụ chủ yếu cho thị trường Việt Nam với tất dòng sản phẩm Thị trường nội địa chiếm khoảng 86% doanh thu Vinamilk Vinamilk cơng ty đánh giá có mạng lưới phân phối mạnh rộng khắp nước, giúp người tiêu dùng tiếp cận đến sản phẩm cách thuận tiện, nhanh chóng điều kiện tốt Các sản phẩm Vinamilk đến tay người tiêu dùng thông qua hệ thống đối tác phân phối kênh phân phối trực tiếp từ Vinamilk:  Hệ thống đối tác phân phối ( Kênh General Trade – GT): tính đến cuối năm 2013, đối tác phân phối Vinamilk 266 nhà phân phối ( năm 2012: 250 nhà phần phối) khoảng 224.000 ( năm 2012: 196.000) điểm bán lẻ  Các chuỗi hệ thống siêu thị toàn quốc ( Kênh Modern Trade- MT): Vinamilk bán hàng trực tiếp đến 600 siêu thị toàn quốc  Hệ thống Cửa hàng Giới thiệu bán sản phẩm Vinamilk: Vinamilk thiết lập hệ thống Cửa hàng Giới thiệu bán sản phẩm với 60 cửa hàng Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà toàn quốc Dự kiến năm 2014, Vinamilk tiếp tục nâng số lượng lên khoảng 100 cửa hàng  Phân phối trực tiếp đến khách hàng xí nghiệp, trường học, khu vui chơi giải trí ( Kênh KA) Đối với thị trường nước ngoài, thị trường chủ yếu Vinamilk nước khu vực Trung Đông, nước Đông Nam Á, Châu Phi Các sản phẩm xuất chủ yếu sữa bột sữa đặc Trong năm 2013, doanh thu xuất Công ty chiếm khoảng 14% tổng doanh thu Vinamilk Tình hình kinh doanh năm gần Theo báo cáo tài 2016 Vinamilk, tổng doanh thu năm 2016 công ty gần 50 tỷ đồng, tăng 24% so với năm 2015 (40,233 tỷ đồng) Điều cho thấy nhu cầu thị trường sản phẩm Vinamilk ngày tăng trưởng mạnh mẽ Khái niệm ERP ERP viết tắt cụm từ Enterprise Resource Planning - tạm dịch hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, cho phép tổ chức sử dụng hệ thống ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp tự động hóa nhiều chức văn phòng liên quan đến cơng nghệ, dịch vụ nguồn nhân lực Nói cách ngắn gọn, ERP giúp doanh nghiệp hoạch định xây dựng quy trình giải cơng việc phòng ban cơng ty cách tự động thơng qua hệ thống cơng nghệ thơng tin trình độ cao Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà chức ERP:        Quản trị quan hệ khách hàng Quản trị mua hàng Quản trị bán hàng Quản trị kho Quản trị sản xuất Tài kế tốn Quản trị nhân lợi ích bạn dùng ERP:        Các phòng ban phối hợp hoạt động hiệu Thông tin quản trị đáng tin cậy Giúp giảm lượng hàng tồn kho Chuẩn hóa thơng tin nhân Tích hợp thơng tin đặt hàng khách hàng Tăng hiệu suất sản xuất Quy trình kinh doanh xác định rõ ràng Thương mại điện tử II Thiều Thị Hồng Hà Quá trình triển khai dự án ERP Tình hình cơng ty Vinamilk trước ứng dụng ERP Vinamilk doanh nghiệp lớn ngành sản xuất sữa Việt Nam Với hàng chục công ty thành viên, đơn vị trược thuộc nhà máy sản xuất, với mạng lưới phân phối rộng khắp ngồi nước, việc gặp khó khăn vấn đề quản lý điều khơng thể tránh khỏi Cụ thể:  Quy trình quản lý đầu đầu vào thực hồn tồn thủ cơng, dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ chậm, hay việc sử dụng máy móc cơng nhân chưa tận dụng hết cơng suất  Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử ký đơn đặt hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho  Với lượng giấy tờ lớn cần hạch toán, vừa khiến cho kế tồn thủ cơng cơng ty gặp phải lỗi mà nhân viên thường gặp q trình hạch tốn, vừa gây khó khăn việc kiểm tra bước tốn quy trình  Hệ thống thông tin chủ yếu thực cơng ty đại lý  Cần tìm giải pháp để đồng hóa hệ thống quản lý lưu truyền thông tin nội công ty, trì thơng tin với bên ngồi Quá trình thực dự án ứng dụng ERP Dự án triển khai từ ngày 15/03/2005, với bên tham gia chính:  Doanh nghiệp thụ hưởng : Cơng ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk  Doanh nghiệp triển khai : Công ty cổ phần Thương Mại Công Nghệ Mới Kim Tự Tháp (Pythis)  Nhà cung cấp giải pháp phần mềm : Oracle SAP  Nhà tư vấn độc lập : công ty TNHH KPMG Để chuẩn bị cho việc triển khai dự án này, Phòng Công nghệ thông tin Vinamilk lâp với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ - sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon phần mềm Microsoft) Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà Vinamilk với tham vọng tích hợp lúc ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP Microsoft, Phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, Hệ quản trị khách hàng CRM Hệ thống thông tin báo cáo BI (Business Intelligence) phân hệ mà hệ thống ERP hướng đến tài – kế toán, quản lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động Công việc chuyển giao công nghệ diễn tồn cơng ty cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở tai TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy tồn quốc Q trình triển khai ERP Vinamilk thực chất diễn làm giai đoạn, khó khăn mà cơng ty gặp phải không đồng hệ thống báo cáo, thông tin địa điểm mà có nơi áp dụng ERP, có nơi lại chưa Do Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình Vinamilk Đây tài sản trí tuệ lớn thu sau dự án Bên cạnh đó, việc chia nhỏ giai đoạn làm việc lại giúp cho công ty dễ dàng tiếp nhận hệ thống hơn, với bên tham gia nhanh chóng tìm khắc phục sai sót trình làm việc để giai đoạn sau mở rộng thêm quy mô, áp dụng thêm khoa học kỹ thuật cách suôn sẻ Để chuẩn bị cho thay đổi cơng nghệ cơng ty xác định trước phải đầu tư khoản ngân sách lớn Tổng vốn đầu tư mà Vianamilk chi cho dự án khoảng triệu USD, bao gồm chi phí chi phí quyền, tư vấn, hỗ trợ triển khai, vận hành bảo trì hệ thống… Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT phần cứng, hệ thống mạng Tuy nhiên, phần chi phí lớn nằm phần triển khai dự án Kết dự án Ngày 7/9/2007, sau năm nỗ lực thực dự án, Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk thức nhận bàn giao, đưa vào sử dụng thức hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP tổng thể quy mơ tồn doanh nghiệp 10 Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà Theo bà Ngô Thị Thu Trang, Phó Tổng giám đốc, đồng thời Trưởng dự án Vinamilk, sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài – kế tốn thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước Hạ tầng CNTT kiện tồn, đồng bộ, chuẩn hố củng cố Về cấu tổ chức công ty, việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Hệ thống thơng tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence – BI) thiết lập trung tâm để quản lý lênh phân phối bán hàng chương trình khuyến Các nhà phân phối Vianmilk kết nối trực tiếp vào hệ thống thông qua đường truyền internet sử dụng chương trình SAP kết nối theo hình thức offline sử dụng phẩn mềm Solomon Microsoft Riêng đại ký sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch, nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thơng tin Chương trình giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối cơng ty qua phần mềm ứng dụng Q trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính chun nghiệp khả nắm bắt thơng tin thị trường tốt nhờ sử dụng thông tin chia sẻ toàn hệ thống Vinamilk thống quy trình kinh doanh với nhà phân phối theo yêu cầu quản lý mang tính hệ thống quản lý giá, khuyến mãi, kế hoạch phân phối, quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng PDA Đối với phân hệ kế toán – hạch toán, sử dụng hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, sở liệu quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo 11 Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thơng tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ… nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ ngày để đưa hướng sử lý, chi tiêu lên kế hoạch phân phối hàng hóa xác III ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Khó khăn trình thực Quá trình thực dự án thách thức lớn doanh nghiệp Hơn nữa, Vinamilk việc ứng dụng ERP lại dự án quy mô lớn với số vốn đầu tư cao Do vậy, doanh nghiệp công ty đối tác gặp phải khơng khó khăn Khó khăn nguồn lực Có thể thấy Pythis nhà cung cấp hàng đầu, nhiên nguồn nhân lực, công nghệ lực có giới hạn Vinamilk thực lúc giải pháp Oracle, SAP Microsoft – việc tích hợp cách trơn tru nhuần nhuyễn hệ thống thực thách thức lớn cho Pythis Ở mức độ đó, chức ERP Oracle mảng CRM chưa có hội phát huy, phần lực, nhân lực không đủ (mà nguyên nhân lại Pythis) Do mục đích Vinamilk mua giải pháp phần mềm Qracle SAP để hoàn thiện khả quản lý công nghệ mức cao Oracle ứng dụng cho lực quản lý lõi riêng CRM SAP để củng cố khả quản lý khách hàng mức cao Mà điều khiến cho chi phí dành cho ERP Vinamilk bị độn lên lần Khó khăn chi phí Với hệ thống quản lý ERP khổng lồ vậy, chi phí đầu tư lớn theo đó, bao gồm chi phí phần cứng, phần mềm, quan trọng chi phí đầu tư cho người 12 Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà Hệ thống phần cứng cần có đầu tư lớn trang thiết bị để đảm bảo vận hành tất module Hệ thống phần mềm cần thường xuyên cập nhật phiên trình sử dụng quản lý theo kịp với xu hướng đại hóa thị trường Thứ ba, khoản chi phí then chốt định thành cơng dự án, chi phí đầu tư cho nguồn lực người Nguồn nhân lực vừa phải có trình độ chuyên môn cao công nghệ thông tin hệ thống ERP để quản lý vận hành tốt nhất; vừa phải có hiểu biết sâu tình hình, máy hoạt động, quy trình hoạt động cơng ty để áp dụng cách nhuần nhuyễn thích hợp máy ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý Khó khăn việc thay đổi công nghệ Việc đưa máy ERP đại kết hợp lúc giải pháp vào áp dụng doanh nghiệp, mặt khiến cho doanh nghiệp vươn xa việc tiếp cận thị trường mới, tiếp cận nguồn khách hàng mới, chí kiểm sốt lực cạnh tranh đối thủ… mặt lại khiến cho nhân viên, cho nhà tư vấn nhà triển khai ERP thông thường Việc làm quen gây thời gian chi phí cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, việc thực dự án theo giai đoạn làm phát sinh “nhiễu thông tin” địa điểm có ERP chưa có ERP Q trình đồng hóa hệ thống thơng tin với hệ thống ERP khoảng thời gian, gây khó khăn cho việc tiếp nhận thông tin cách thông suốt nội công ty Lý thành công  Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo ban lãnh đạo Vinamilk; định hướng đắn đến  Vinamilk phân công đội ngũ có chun mơn cao để tham gia vào dự án này, đặc biệt đội ngủ CNTT làm việc có trách nhiệm, có quy củ 13 Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà  Có hỗ trợ từ bên tham gia nhà cung cấp giải pháp phần mềm Oracle nhà tư vấn độc lập công ty TNHH KPMG, với Pythis, bên tham gia hướng đến mục tiêu dự án, khơng q tâm vào chi tiết nhỏ nhặt, đồng thời ln có bên đứng phát giải vấn đề phát sinh cách kịp thời Bài học kinh nghiệm Việc tiếp nhận công nghệ mới, đồng thời thay đổi quy trình sản xuất kinh doanh đến cấu tổ chức công ty để phù hợp với công nghệ ln mang đến nhiều khó khăn cho đội ngũ nhân viên lẫn ban quản trị doanh nghiệp Dự án ERP Vinamilk mang đến nhiều học kinh nghiệm cho doanh nghiệp muốn triển khai sau này:        Lựa chọn giải pháp Lựa chọn đơn vị triển khai Lập kế hoạch dự án cách cẩn thận Tập trung vào mục tiêu xác định Lựa chọn đội ngũ dự án với thành viên phù hợp Đảm bào cam kết ban lãnh đạo doanh nghiệp bên tham gia Trước thực dự án cần cố vững chắc, đồng hóa chuẩn hóa hệ thống cơng nghệ thơng tin toàn doanh nghiệp  Sự hỗ trợ sát đơn vị cung cấp giải pháp tư vấn 14 Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà KẾT LUẬN Việc đưa hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp vào ứng dụng vừa mang đến hội, đồng thời thách thức lớn cho doanh nghiệp Tuy nhiên, biết cách lên kế hoạch nguồn lực tốt, triển khai dự án tốt vận hành máy tốt tốt thực bước chuyển biến lớn tác động mạnh mẽ đến doanh nghiệp theo chiều hướng tích cực Bằng chứng ngồi Vinamilk, có nhiều doanh nghiệp Việt Nam vào ứng dụng hệ thống ERP đạt kết không ngờ Petrolimex, Unilever, BigC… ERP xu hướng thời đại nay, thứ mà doanh nghiệp nên đầu tư để bắt kịp với kinh tế thị trường hướng đại hóa 15 Thương mại điện tử Thiều Thị Hồng Hà TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Thương mại điện tử Trường Đại học Ngoại Thương Bài giảng Thương mại điện tử ThS Nguyễn Thị Hồng Vân – Trường Đại học Ngoại Thương https://www.vinamilk.com.vn/vi https://vi.wikipedia.org/wiki/Ho%E1%BA%A1ch_%C4%91%E1%BB%8Bnh_t %C3%A0i_nguy%C3%AAn_doanh_nghi%E1%BB%87p http://tailieu.vn/doc/tieu-luan-thuc-trang-trien-khai-va-nhan-xet-ung-dung-mohinh-he-thong-hoach-dinh-nguon-luc-erp-ta-1872449.html http://www.pcworld.com.vn/articles/tin-tuc/tin-trongnuoc/2007/09/1202084/vinamilk-nhan-ban-giao-he-thong-erp-lon-nhat-viet-nam/ 16 ... Thị Hồng Hà NỘI DUNG I CÔNG TY CỔ PHẨN SỮA VIỆT NAM VINAMILK VÀ KHÁI NIỆM ERP Tổng quang Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk Vinamilk tên gọi tắt Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, đời ngày 20/08/1976... I CÔNG TY CỔ PHẨN SỮA VIỆT NAM VINAMILK VÀ KHÁI NIỆM ERP Tổng quang Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk .4 Khái niệm ERP II Quá trình triển khai dự án ERP ... hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP - Enterprise Resource Planning Bài tiểu luận ví dụ điển hình cho việc triển khai áp dụng ERP vào doanh nghiệp – dự án ERP Công ty cổ phẩn Sữa Việt Nam Vinamilk