ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP (ERP) tại CÔNG TY cổ PHẦN FPT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH *** TIỂU LUẬN MÔN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FPT Họ tên sinh viên: Lê Thu Trang Mã sinh viên: 1512230091 Lớp: TMA306(2-1617).3_LT Giảng viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Hồng Vân Hà Nội, tháng năm 2017 MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU B NỘI DUNG Giới thiệu chung I 1.1 1.1.1 ERP gì? 1.1.2 Lợi ích việc triển khai hệ thống ERP 1.2.3 Giải pháp ERP cho doanh nghiệp bán lẻ 1.2 II Đôi nét doanh nghiệp Quá trình triển khai ERP FPT 2.1 Microsoft Dynamics SL (Solomon) 7 2.1.1 Kinh nghiệm triển khai 2.1.2 Kết 2.2 III Tổng quan ERP ERP Oracle Business Suite 2.2.1 Bước đầu triển khai 2.2.2 Quá trình khắc phục cố 2.2.3 Kết 10 Bài học kinh nghiệm 10 C KẾT LUẬN 11 D TÀI LIỆU THAM KHẢO 12 A LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ nay, công nghệ thông tin ngày đóng vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý máy doanh nghiệp Nhắc đến ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn lực doanh nghiệp ta không nhắc đến phần mềm ERP Ứng dụng ERP công cụ quan trọng để doanh nghiệp, đặc biệt với doanh nghiệp bán lẻ để nâng cao lực cạnh tranh Một doanh nghiệp ứng dụng từ thành lập có thuận lợi dễ triển khai doanh nghiệp sớm vào nề nếp Với mục đích có hiểu biết cách hệ thống ERP ứng dụng vào doanh nghiệp bán lẻ cụ thể, đồng thời tiếp tục nung nấu ý tưởng nghiên cứu ấp ủ dự định mình, em mạnh dạn lựa chọn đề tài “Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource planning – ERP) Cơng ty cổ phần FPT” để tìm hiểu kĩ q trình triển khai ERP, khó khăn, cách khắc phục học kinh nghiệm rút từ việc ứng dụng phần mềm doanh nghiệp FPT Trong khuôn khổ hạn chế tiểu luận, em mong muốn đưa vấn đề chung lý thuyết ERP, giải pháp ERP cho doanh nghiệp bán lẻ, trình triển khai ERP FPT Với hiểu biết chưa toàn diện sinh viên năm hai, tiểu luận không tránh khỏi sai lầm, thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp giáo Nguyễn Thị Hồng Vân để hồn thiện tiểu luận B NỘI DUNG I Giới thiệu chung 1.1 Tổng quan ERP 1.1.1 ERP gì? ERP (Enterprise Resourse Planning) hay hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phần mềm máy tính có chức hỗ trợ tự động hóa tồn hoạt động nghiệp vụ mội thành viên doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lý toàn diện doanh nghiệp Theo chuẩn quốc tế ERP giới hạn phạm vi hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp, gồm vật lực (tài sản, trang thiết bị,…); nhân lực (yếu tố người) tài lực (khả tài doanh nghiệp) Khối lượng công việc hoạch định sử dụng nguồn lực doanh nghiệp chiếm phần lớn toàn hoạt động doanh nghiệp, nên ERP hệ thống phần mềm lớn Các chức ERP gồm: - Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất Quản trị tài Quản trị nguồn cung Quản trị hoạt động kinh doanh Quản trị quan hệ khách hàng Nhưng cách hiểu đơn giản sát với thực tế có lẽ xem hệ thống ERP hệ thống làm việc liên kết tất quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó giúp quản lý tất họat động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp cách hiệu nhờ hệ thống liên kết thơng tin quy trình sản xuất kinh doanh hệ thống phần mềm tích hợp module chức doanh nghiệp liên kết, tương tác với qua hệ thống sở liệu chung Đứng phương diện quy trình hoạt động doanh nghiệp, hệ thống ERP thực giao dịch tương tác phòng ban qua module/chức tương ứng 1.1.2 Lợi ích việc triển khai hệ thống ERP Triển khai phần mềm ERP giúp phòng ban doanh nghiệp phối hợp hoạt động hiệu quả; cho phép chuẩn hóa thơng tin nhân sự; chuẩn hóa thơng tin nhân sự; tăng hiệu suất sản xuất; nên giảm lượng tồn kho Quy trình kinh doanh mà xác định rõ ràng Lợi ích mặt hệ thống triển khai thành công ERP giúp cho doanh nghiệp số lợi ích sau: - Cho phép chia sẻ theo dõi thông tin toàn doanh nghiệp Giảm thiểu thời gian đáp ứng: giảm cycle time Phân quyền định đến cấp thấp vấn đề giải dễ - dàng, nhanh chóng hiệu Tối đa hóa mức độ trao đổi thơng tin Cung cấp thơng tin tức thời Tích hợp thơng tin thơng qua tồn chuỗi cung ứng Giảm chi phí loại bỏ cơng việc, quy trình thừa, khơng tạo giá - trị gia tăng Chuẩn hóa hoạt động doanh nghiệp Giúp đạt trì lợi cạnh tranh Cải thiện kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Cải thiện tương tác khách hàng nhà cung cấp … I.2.3 Giải pháp ERP cho doanh nghiệp bán lẻ Doanh nghiệp bán lẻ doanh nghiệp trực tiếp bán hàng hàng hoá dịch vụ cho người tiêu dùng cuối làm thay đổi giá trị hàng hoá từ hàng sang tiền nhằm mục đích thoả mãn tối đa nhu cầu khách hàng thực hiệu trình bán hàng Ngày nay, doanh nghiệp bán lẻ đứng trước thách thức Một lợi nhuận doanh nghiệp bán lẻ thường không cao Hai cạnh tranh gay gắt thị trường bán lẻ Bởi sau xuất hiện, ERP nhanh chóng xem phần mềm hỗ trợ hiệu công tác quản lý môi trường kinh doanh với doanh nghiệp bán lẻ Ví dụ, thực trình đặt hàng, ERP nhận đơn từ khách hàng, sau tính tốn thời gian chi phí sản xuất dựa vào nguyên vật liệu ngun liệu tồn kho sẵn có cơng ty, lịch trình sản xuất lực sản xuất từ kế hoạch cung ứng Từ đó, ta biết thời gian cung ứng tiến độ giao hàng cho khách hàng Điều giúp doanh nghiệp giám sát q trình giao hàng để tránh sai sót rủi ro khơng đáng có Bộ phận kế tốn nắm xác chi phí sản xuất cho đơn hàng Nếu không đạt lien kết phận việc thực đơn hàng trử nên khó khăn, thơng tin khơng kịp thời,… Điểm khác biệt lớn ERP cho ngành bán lẻ kết hợp Front Office (F.O – xử lý nghiệp vụ điểm bán lẻ) Back Office (B.O – hỗ trợ hoạt động trung tâm mua sắm tập trung, bán buôn, lập kế hoạch hàng tồn kho, phân phối hàng hóa cho điểm bán lẻ…) Vì vậy, ngồi hệ thống B.O hoạt động giống giải pháp ERP thông thường đặt u cầu kết nối với F.O Sự kết nối giúp F.O tự động đặt yêu cầu bổ sung hàng hóa, bán sỉ B.O quản lý mã hàng, sách giá, khuyến mãi, lập kế hoạch bổ sung hàng cho địa điểm bán lẻ Chẳng hạn, điểm bán lẻ có yêu cầu bổ sung hàng, nhân viên cần nhập liệu vào F.O, hệ thống tự động chuyển yêu cầu đến B.O Nhân viên phụ trách phần B.O thực kế hoạch giao hàng theo yêu cầu Ngoài ra, đặc thù kinh doanh ngành phân phối, bán lẻ không ngừng mở rộng: thêm cửa hàng, thêm sản phẩm Do đó, ERP cho ngành phải có tính linh hoạt, có khả mở rộng, để đáp ứng hoạt động đa dạng Chẳng hạn, doanh nghiệp bán đồ gia dụng, muốn mở rộng sang lĩnh vực viễn thơng hay may mặc giải pháp ERP phải có thêm module để quản lý loại hàng hóa, dịch vụ với đặc điểm riêng Hay doanh nghiệp có chuỗi siêu thị muốn mở thêm hoạt động chế biến phân phối thực phẩm, giải pháp ERP phải tích hợp thêm module sản xuất… Một điểm tưởng không liên quan lại có quan hệ chặt chẽ với ngành bán lẻ, việc quản lý bất động sản Các doanh nghiệp ngành thường phải quản lý nhiều cửa hàng, siêu thị, có cửa hàng họ sở hữu, có cửa hàng th với diện tích vừa đủ, lại có cửa hàng sử dụng phần cho thuê lại Những vấn đề cần module quản lý riêng 1.2 Đôi nét doanh nghiệp FPT, tên viết tắt Công ty cổ phần FPT (tên cũ Công ty Phát triển Đầu tư Cơng nghệ), tập đồn kinh tế lớn Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh cung cấp dịch vụ liên quan công nghệ thông tin Tính đến thời điểm tại, số lượng nhân viên công ty lên tới 28.300 người Công ty kinh doanh lĩnh vực Đó là: - Cơng nghệ Viễn thơng Phân phối bán lẻ sản phẩm công nghệ Giáo dục Ngồi cơng ty hoạt động lĩnh vực bất động sản, tài – ngân hàng Cụ thể lĩnh vực hoạt động FPT tính đến thời điểm bao gồm: tích hợp hệ thống; sản xuất phần mềm (đáp ứng thị trường nội địa xuất khẩu); cung cấp dịch vụ ERP; phân phối sản phẩm công nghệ thông tin; phân phối điện thoại di động; cung cấp giải pháp, dịch vụ viễn thông Internet; đào tạo đại học, đào tạo lập trình viên quốc tế, đào tạo Mỹ thuật đa phương tiện; lắp ráp máy vi tính FPT Elead; bảo hành, bảo trì thiết bị viễn thơng tin học; cung cấp dịch vụ truyền thông FPT có mặt 212 quốc gia tồn giới Với diện này, FPT lúc sử dụng nguồn lực toàn cầu Việt Nam để cung cấp dịch vụ/giải pháp cho khách hàng cách hiệu Không thế, FPT đối tác cung cấp dịch vụ 400 cơng ty lớn phạm vi tồn cầu, có 50 khách hàng thuộc danh sách Fortune 500 Bên cạnh đó, cơng ty đối tác công nghệ cấp cao hãng công nghệ hàng đầu giới Microsoft, SAP, Amazon Web Services, … Hiện Công ty Cổ phần Phát triển Đầu tư Cơng nghệ FPT có vốn điều lệ 608 tỷ đồng với cổ đông nhà nước chiếm tỷ lệ 7,3%, cổ đơng cơng ty chiếm 66,64%, cổ đơng ngồi công ty chiếm 26,06%, tỷ lệ nắm giữ cổ đơng người nước ngồi Cơng ty 12,21% (đến thời điểm 17/10/2006) , số liệu tính đến tháng 3/2017 2, số liệu tính đến tháng 3/2017 Trong suốt 18 năm qua doanh số FPT liên tục phát triển với mức tăng trưởng bình quân hàng năm 40% Năm 2004, doanh số FPT đạt 5.099 tỷ đồng (tương đương 324 triệu USD), đến hết năm 2005 doanh thu tồn cơng ty đạt 517 triệu USD, lợi nhuận trước thuế đạt 21,7 triệu USD Chỉ tính riêng năm 2015, doanh thu công ty lên đến 40.003 tỷ đồng Tốc độ tăng trưởng doanh thu lợi nhuận bình quân vòng năm trở lại 74% 164% II Quá trình triển khai ERP FPT 2.1 Microsoft Dynamics SL (Solomon) Vào năm 2000, FPT thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning) Hệ thống ERP FPT chọn ban đầu giải pháp Solomon Lý mà FPT không tự viết giải pháp mà lại lựa chọn phần mềm nước điều hồn tồn hợp lý ERP hiểu xác khơng hệ thống công nghệ mà chủ yếu hệ thống tác nghiệp quản trị doanh nghiệp Do vậy, thân FPT chưa thực đủ kinh nghiệm để đưa vào hệ thống phần mềm giá trị tác nghiệp quản trị Ngồi ra, cơng nghệ phát triển nhanh, chức thêm vào đa dạng nên phần mềm Việt Nam không đủ sức để đáp ứng thay đổi nâng cấp Vấn đề quan trọng doanh nghiệp trước bắt tay vào áp dụng ERP nhận thức Chỉ doanh nghiệp thấy cấp bách phải có hệ thống thơng tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời xác báo cáo, phân tích, nhận thức rõ yếu tố thỏa mãn hệ thống thơng tin quản trị đại thời điểm doanh nghiệp thực muốn bắt đầu với ERP Vấn đề lại tâm lãnh đạo lựa chọn sáng suốt giải pháp nhà triển khai 2.1.1 Kinh nghiệm triển khai Đầu tiên ERP FPT triển khai phận kinh doanh Những năm áp dụng cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính FPT-Elead, phận quản lý như: quản trị nhân tiền lương, quản lý cổ đông, quản lý hệ thống chất lượng, quản lý sản xuất dự án phần mềm, quản lý bảo hành, quản lý đơn đặt hàng giao nhận hàng xuất nhập Cuối FPT tự xây dựng hệ thống báo cáo với 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác quản lý hỗ trợ định, triển khai cho tập đồn gồm tổng cơng ty đơn vị thành viên Áp dụng ERP giống áp dụng ISO trước đó, tầm ảnh hưởng ERP lớn nhiều Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thơng tin khơng thể làm tắt, làm sai Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa báo cáo, tự kiểm soát để hỗ trợ việc quản lý mà không cần phải có phận chuyên trách theo dõi quản lý ISO Mặc dù vậy, thành công ERP khơng can hệ đến việc doanh nghiệp mạnh hay khơng mạnh ứng dụng công nghệ thông tin Vấn đề cốt lõi doanh nghiệp có mạnh phương thức quản lý cam kết lãnh đạo hay khơng Còn triển khai, tự yếu tố công nghệ thông tin kèm theo giải pháp Khi đó, doanh nghiệp lựa chọn đội ngũ phù hợp, hay chí thuê mướn bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống công nghệ thông tin 2.1.2 Kết ERP giúp FPT cải thiện nhiều trình kiểm sốt tài hàng tồn kho (linh kiện lắp ráp), công nợ qua tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng xác đơn hàng số liệu hạch toán ERP hỗ trợ nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh định Việc áp dụng ERP thực tế có tác động sâu rộng tới máy điều hành đơn vị tác nghiệp FPT ERP làm thay đổi cách thức tác nghiệp, quản lý, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành định tất phận công ty 2.2 ERP Oracle Business Suite 2.2.1 Bước đầu triển khai Hệ thống Solomon mà công ty sử dụng trước chuyển sang Oracle ứng dụng vào FPT them vài năm Tuy nhiên, công ty chuyển sang Oracle Solomon khơng đáp ứng nhu cầu công ty Tuy nhiên, với hệ thống ERP giao dịch trở nên phức tạp Nguyên nhân lỗi hệ thống, đội triển khai lại thiếu cán tư vấn giàu kinh nghiệm Nguyên nhân xuất phát từ việc FES thực dự án cho khách hàng HPT dùng làm kinh nghiệm áp dụng cho FPT, FPT có quy mơ lớn HPT nhiều Sau dự án chuyển sang chuyên viên Oracle để khắc phục cố 2.2.2 Quá trình khắc phục cố Biểu cố Oracle tốc dộ xử lý chậm Nguyên nhân hệ thống Oracle FPT liệu tập trung Hà Nội, số người sử dụng toàn quốc lớn Một nguyên nhân khác triển khai hệ thống, FPT chỉnh sửa nhiều lần, đặc biệt hệ thống báo cáo so với hệ thống chuẩn Oracle Việc dẫn đến trình thao tác liên quan đến tìm liệu, lập báo cáo có nhiều điều chưa hợp lý làm chậm trình báo cáo xử lý chứng từ Khi ứng dụng nhiều quốc gia giới, Oracle có hệ thống báo cáo chuẩn riêng, FPT chưa sử dụng hệ thống báo cáo Vì vậy, nhóm khắc phục cố yêu cầu cần phải so sánh biểu mẫu báo cáo FPT với báo cáo chuẩn Oracle Trong trình khắc phục cố, nội doanh nghiệp FPT yêu cầu phải tập trung vào u cầu chính, loại bỏ q trình khơng cần thiết Đồng thời, nhân viên thường xuyên sủ dụng chương trình hướng dẫn lại thao tác chuẩn sử dụng Oracle 2.2.3 Kết Chỉ vòng tháng, cố tạm thời khắc phục Tuy thời gian đóng sổ, hệ thống có chậm ngày thường không ảnh hưởng tới giao dịch hàng ngày Sau khắc phục, hệ thống Oracle chuyển sang giai đoạn hoàn thiện nâng cao hiệu sử dụng Nhóm khắc phục cố tách hệ thống online hàng ngày khỏi hệ thống báo cáo, đặc biệt báo cáo nặng, báo cáo đối soát số liệu Sauk hi kết thúc năm tài chính, liệu chuyển snag database offline, đảm bảo phục vụ công tác kiểm tốn khơng gây ảnh hưởng tiếp tục đến giao dịch năm sau III Bài học kinh nghiệm Những học kinh nghiệm rút từ hệ thống ERP FPT thật quý giá không cho thân FPT mà cho doanh nghiệp dự định triển khai phần mềm Một số cần trọng cơng tác đào tạo thực tế có nhiều lỗi từ người dùng Người dùng nắm bắt đủ thơng tin q trình vận hành khơng xảy lỗi Vì dự án lớn nên sau hoàn thành, đội ngũ kĩ thuật nâng cao trình độ lên nhiều Một học FPT IS nhấn mạnh cam kết tâm lãnh đạo 10 C KẾT LUẬN Trong q trình phần mềm ERP, Cơng ty cổ phần FPT gặp phải khơng khó khăn Những trục trặc trinh triên khai dự án xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa chuẩn hóa trình lập báo cáo để phù hợp với phần mềm chuẩn Đồng thời, rắc rối mà cơng ty gặp phải xuất phát từ tình trạng thiếu hụt chất xám chuyên gia tư vấn nước ngồi kết thúc cơng việc Những vấn đề mà FPT gặp phải tình trạng chung mà nhiều cơng ty nước nói chung nhiều doanh nghiệp bán lẻ nói riêng mắc phải q trình triển khai ERP Như vậy, thấy, ứng dụng ERP cơng ty Việt tốn khó Để đưa phần mềm vớn thành cơng nước ngồi vào Việt Nam, doanh nghiệp cần có phối hợp tất phận, phòng ban yếu tố tiên thành công dự án ERP thống ưu tiên cho ERP toàn tổ chức Doanh nghiệp cần phải ưu tiên cho số hạng mục thường xuyên kiểm tra, đánh giá tiến độ dự án cấp quản lý khác Trong việc triển khai ERP, nhân đóng vai trò quan trọng, Ở đây, doanh nghiệp nên chia lực lượng làm nhóm chính: nhóm nghiệp vụ nhóm kỹ thuật Hai nhóm càn có phối hợp hoạt dộng thật chặt chẽ để đảm bảo cho hệ thống vận hành st q trình hoạt động cơng ty… 11 D TÀI LIỆU THAM KHẢO Thoan, Nguyễn Văn Thoan (2013), Giáo trình Thương mại điện tử bản, Trường đại học Ngoai thương Thoan, Nguyễn Văn Thoan (2013), Bài giảng Thương mại điện tử, Trường đại học Ngoai thương Vũ Ngọc Cừ (2001), Thương mại điện tử, NXB Giao thông vận tải https://vi.wikipedia.org/wiki/Ho%E1%BA%A1ch_%C4%91%E1%BB%8Bnh_t %C3%A0i_nguy%C3%AAn_doanh_nghi%E1%BB%87p https://erpvietnam.wordpress.com/2008/05/20/erp-la-gi/ https://www.fpt.com.vn/vi http://www.fis.com.vn/technology-information/sap-business-one-%E2%80%93giai-phap-erp-cho-doanh-nghiep-vua-va-nho https://tinhte.vn/threads/tim-hieu-ve-erp-giai-phap-phan-mem-quan-ly-da-nangdung-trong-cac-doanh-nghiep.2254525/ 12 ... xuất kinh doanh quản lý máy doanh nghiệp Nhắc đến ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn lực doanh nghiệp ta không nhắc đến phần mềm ERP Ứng dụng ERP công cụ quan trọng để doanh nghiệp, ... diện doanh nghiệp Theo chuẩn quốc tế ERP giới hạn phạm vi hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp, gồm vật lực (tài sản, trang thiết bị,…); nhân lực (yếu tố người) tài lực (khả tài doanh nghiệp) ... Khối lượng cơng việc hoạch định sử dụng nguồn lực doanh nghiệp chiếm phần lớn toàn hoạt động doanh nghiệp, nên ERP hệ thống phần mềm lớn Các chức ERP gồm: - Quản trị nhân lực Quản trị sản xuất