Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ( ERP) tại tập đoàn FPT việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - - TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Đề tài: Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ( ERP) Tập đoàn FPT Việt Nam Họ tên : Nguyễn Thị Kiều Trinh MSV 1512210238 : Lớp tín : TMA306(2-1617).3_LT Giảng viên : Th.s Nguyễn Thị Hồng Vân Hà Nội , ngày 24 tháng 2017 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .3 NỘI DUNG Giới thiệu chung tập đoàn FPT 1.1 Cơ cấu tổ chức .4 1.2 Mạng lưới rộng khắp .5 1.3 Lĩnh vực hoạt động Ứng dụng ERP FPT 2.1 2.1.1 Thực trạng 2.1.2 Kinh nghiệm triển khai .6 2.1.3 Hiệu 2.2 Microsoft Dynamics SL ( Solomon) .6 ERP Oracle Business Suite 2.2.1 Bước đầu triển khai 2.2.2 Khắc phục cố .8 2.2.3 Kết .9 Bài học kinh nghiệm 12 KẾT LUẬN 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 LỜI MỞ ĐẦU Trên giới, có nhiều doanh nghiệp lớn triển khai sử dụng trọn giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh hai lĩnh vực : Sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ Qua thực tế kiểm nghiệm, ERP đánh giá cao việc giúp doanh nghiệp tăng khả cạnh tranh hiệu lĩnh vực có nhiều tiềm tăng phát triển đầu tư Việc triển khai thành công ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài Theo đánh giá chuyên gia Công ty SAP, lợi ích lớn ERP kế thừa mơ hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhà cung cấp nghiên cứu , tích lũy kinh nghiệm áp dụng thành công loạt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực viễn thông giới Đối với nhà quản lý doanh nghiệp, ERP công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn hoạt động sản xuất kinh doanh ERP giúp doanh nghiệp đánh giá dịch vụ vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng khách hàng tiềm Bên cạnh đó, ERP thể nhiều lợi ích khác với tính tích hợp : Phát triển khả mua bán đặt hàng đăng kí dịch vụ mạng ; điều phối toàn giá cho dự án; theo dõi quản lí sử dụng tài sản; xác định quyền hạn trách nhiệm người tham gia hệ thống… Theo chuyên gia nghiên Meta Group 63 cơng ty chi phí trung bình cho dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân cơng, tư vấn phần cứng 15 triệu USD Mặc dù dự án ERP phức tạp đắt tiền triển khai phì hợp đem lại lợi ích không nhỏ Cụ thể, triển khai đầy đủ, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1,6 triệu USD Ngồi , chương trình cung cấp chức dành riêng cho lĩnh vực viễn thông hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự động hóa quy trình quan trọng Giải pháp tích hợp nhiều loại tốn, xử lý việc nhắc đòi nợ, trả chậm, tính tốn lợi nhuận, hỗn nợ, xử lý thu hồi, trả lại,… Chính lợi ích khơng thể phủ nhận điểm tích cực việc triển khai ERP doanh nghiệp NỘI DUNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ FPT FPT Software công ty phần mềm gia công phần mềm hàng đầu Việt Nam, thành lập ngày 13/09/1988 Ban đầu, FPT doanh nghiệp nhà nước hoạt động lĩnh vực kinh doanh xuất nhập lương thực thực phẩm (The Food Processing Technology CompanyCông ty Cổ phần Chế biến Thực phẩm) Đến ngày 27/10/1990, đổi thành The Corporation for Financing and Promoting Technology- Công ty cổ phần Phát triển Đầu tư công nghệ FPT Trong gần 26 năm phát triển, FPT công ty Công nghệ thông tin Viễn thông hàng đầu Việt Nam 1.1 Cơ cấu tổ chức FPT có: cơng ty thành viên: Cơng ty Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT Information System) Công ty Cổ phần Thương mại FPT (FPT Trading Group) Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom) Công ty TNHH Viễn thông quốc tế FPT (FTI) Công ty Trách nhiệm hữu hạn Giáo dục FPT (FPT Education) Công ty Cổ phần kỹ thuật số FPT (FPT retail) Công ty Trách nhiệm hữu hạn Đầu tư FPT (FPT Invest) Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT (FPT Online) Công ty Cổ phần phần mềm FPT (Fsoft) công ty liên kết: Cơng ty Cổ phần Chứng khốn FPT (FPT Securities) Công ty Cổ phần Đô Thị FPT Đà Nẵng (FPT City JSC) Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong Ngồi liên kết với Software nước 1.2 Mạng lưới toàn cầu FPT diện 21 quốc gia giới Với diện này, FPT lúc sử dụng nguồn lực toàn cầu Việt Nam để cung cấp dịch vụ, giải pháp cho khách hàng cách hiệu Hiện, FPT đối tác cung cấp dịch vụ 400 công ty lớn phạm vi tồn cầu, có 50 khách hàng thuộc danh sách Fortune 500 Đồng thời đối tác công nghệ cấp cao hãng công nghệ hàng đầu Microsoft, Amazon Web Services, SAP… Vì công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đồn, bao gồm nhiều cơng ty thành viên chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp trở thành yêu cầu hàng đầu công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh đơn vị Kinh nghiệm bước triển khai ERP FPT điều bổ ích DN áp dụng CNTT vào quản trị 1.3 Lĩnh vực hoạt động FPT hoạt động lĩnh vực chính: Lĩnh vực Cơng nghệ: bao gồm Phát triển phần mềm; Tích hợp hệ thống; Dịch vụ Cơng nghệ Thông tin Lĩnh vực Viễn thông: bao gồm Dịch vụ viễn thông Nội dung số Lĩnh vực Phân phối bán lẻ: bao gồm Phân phối sản phẩm công nghệ Bán lẻ sản phẩm công nghệ Lĩnh vực Giáo dục: bao gồm trường Trung học phổ thông FPT Đại học FPT Ứng dụng ERP FPT 2.1 Microsoft Dynamics SL ( Solomon) 2.1.1 Thực trạng Năm 2000, sau đạt chứng ISO, FPT thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp (DN) (ERP - Enterprise Resource Planning) Hệ thống ERP FPT chọn ban đầu giải pháp Solomon Giải thích FPT khơng tự viết giải pháp mà lại lựa chọn phần mềm (PM) nước ngồi, ơng Bùi Quang Ngọc, phó tổng giám đốc FPT khẳng định điều hoàn toàn hợp lý “ERP hiểu xác khơng hệ thống công nghệ mà chủ yếu hệ thống tác nghiệp quản trị DN Do vậy, công ty phần mềm VN (kể FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm tri thức để đưa vào hệ thống phần mềm giá trị tác nghiệp quản trị Ngồi ra, cơng nghệ phát triển nhanh, chức thêm vào đa dạng nên phần mềm Việt Nam không đủ sức để đáp ứng thay đổi nâng cấp” Ông Ngọc cho biết, thời gian tới FPT lựa chọn giải pháp ERP mức cao giải pháp nước Việc lựa chọn giải pháp ERP với đầy đủ trình, theo ơng Ngọc, khơng điều phù hợp với tất DN Với doanh nghiệp nhỏ, lựa chọn giải pháp ERP xoay quanh hoạt động kế tốn, sau tìm đến toán tổng thể Vấn đề quan trọng DN trước bắt tay vào áp dụng ERP nhận thức Chỉ doanh nghiệp thấy cấp bách phải có hệ thống thơng tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời xác báo cáo, phân tích, nhận thức rõ yếu tố thỏa mãn hệ thống thông tin quản trị đại thời điểm DN thực muốn bắt đầu với ERP Vấn đề lại tâm lãnh đạo lựa chọn sáng suốt giải pháp nhà triển khai 2.1.2 Kinh nghiệm triển khai ERP FPT triển khai trước tiên tới phận kinh doanh Những năm áp dụng cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính FPT- Elead, phận QL : Quản trị nhân tiền lương, QL cổ đông, QL hệ thống chất lương, bảo hành, đơn đặt hàng giao nhận hàng xuất nhập Cuối FPT tự xây dựng hệ thống báo cáo với 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác QL hỗ trợ định, triển khai cho tập đồn gồm tổng cơng ty đơn vị thành viên Áp dụng ERP giống áp dụng ISO trước đó, tầm ảnh hưởng ERP lớn nhiều Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thơng tin khơng thể làm tắt, làm sai Ngoài hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa báo cáo, tự kiểm soát… để hỗ trợ việc QL mà khơng cần phải có phận chuyên trách theo dõi vào QL ISO Tuy nhiên, theo ông Ngọc, thành công ERP khơng can hệ đến việc doanh nghiệp mạnh hay khơng mạnh CNTT Vấn đề cốt lõi DN có mạnh phương thức QL cam kết lãnh đạo hay không Còn triển khai, tự yếu tố CNTT kèm theo giải pháp Khi DN lựa chọn đội ngũ phù hợp, hay chí thuê mướn bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống CNTT 2.1.3 Hiệu Tại FPT, ERP giúp cải thiện nhiều q trình kiểm sốt tài hàng tồn, công nợ qua tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng xác đơn hàng số liệu hạch toán Hơn hết ERP hỗ trợ nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh định 2.2 ERP Oracle Business Suite Dự án triển khai Oracle ERP tập đoàn FPT đánh giá dự án triển khai thành công thị trường ERP Việt Nam Tuy nhiên, đường đến với thành công lúc phẳng Các bước triển khai FPT: Bước : Nâng cấp hệ thống ERP lõi dự án kết thức chậm dự kiến năm Trong suốt q trình đó, dự án gặp phải nhiều phát sinh cố Bước : Tích hợp mở rộng hệ thống 2.2.1 Bước đầu triển khai Trước chuyển sang Oracle, hệ thống Solomon đáp ứng cho FPT vài năm nữa, nhiên nhận thấy hệ thống Solomon chưa tương xứng với tiềm lực FPT nên họ định thay Oracle Việc chuyển đổi sn sẻ FPT sống khơng khí thành tích mang tính cách mạng, cách mạng cơng nghệ thông tin Tuy nhiên, chuyện không đơn giản Với hệ thống ERP mới, giao dịch trở nên phức tạp Tốc độ chậm, hoạt động nghiệp vụ kế toán diễn lờ đờ Bộ phận kế toán tăng người khơng kịp Ngun nhân lỗi hệ thống, đội triển khai lại thiếu cán tư vấn triển khai có kinh nghiệm nắm vững giải pháp Oracle Thực tế phần lớn nhân đội triển khai trường Nguyên nhân quy cho việc FES thực dự án cho khách hàng HPT lấy làm kinh nghiệm để làm cho FPT; HPT có quy mơ nhỏ FPT nhiều Trên họp giao ban, họ tốc độ chậm tính khơng ổn định hệ thống, không ăn khớp báo cáo tính xác thực số Và việc không chạy thử nghiệm bị quy cho thiếu thời gian Sau dự án chuyển sang chuyên viên Oracle để khắc phục cố 2.2.2 Khắc phục cố Chỉ tháng nữa, FPT kết thúc năm tài khóa chưa vấn đề phần mềm Oracle đặt gấp gáp, khốc liệt Biểu cố Oracle nhóm tổng hợp nêu rõ: chậm, chập chờn.Nguyên nhân sơ việc ghi nhận chủ yếu hệ thống Oracle FPT liệu tập trung Hà Nội có nhiều người sử dụng tồn quốc, ngày có khoảng 200 người đồng thời nối vào Mặt khác, triển khai hệ thống này, FPT chỉnh sửa lại nhiều lần, đặc biệt hệ thống báo cáo so với hệ thống chuẩn Oracle Điều dẫn đến trình thao tác liên quan đến tìm liệu, lên báo cáo có nhiều bất hợp lý, gây chậm q trình xử lý hố đơn chứng từ báo cáo” Đối với cố chập chờn nhiều báo cáo FPT dài Điều phần gây chậm chạp chập chờn hệ thống Oracle giới có hệ thống báo cáo chuẩn riêng FPT chưa sử dụng hệ thống báo cáo chuẩn Thực tế, FPT phát triển báo cáo theo đòi hỏi riêng lý phần mềm Oracle chạy tốt nhiều quốc gia lại gặp trục trặc FPT Nhóm khắc phục cố đưa phương án yêu cầu so sánh biểu mẫu báo cáo FPT với báo cáo chuẩn hệ thống Oracle Trong trường hợp báo cáo FPT có vấn đề, chuyển sang sử dụng báo cáo Oracle Một nguyên nhân khác khơng loại trừ phần cứng hệ thống bị hỏng Lộ trình xử lý trục trặc Oracle nhóm giải cứu phác thảo theo lộ trình rõ ràng Từ ngày 12/11, FPT thuê hai nhóm chuyên gia rà sốt tồn hệ thống để tìm bệnh Oracle  Nhóm 1, bao gồm chuyên gia Oracle, ngồi từ xa đăng nhập (off-side), đánh giá tham số, kiểm tra cấu hình, máy chủ, liệu “review” lại báo cáo FPT  Nhóm 2, bao gồm chuyên gia Việt Nam cứu dự án Oracle cho Vinamilk Viettel, sang tận nơi để chẩn bệnh cho hệ thống Oracle FPT Hai nhóm làm việc độc lập 10 ngày để xem xét lại tổng thể hệ thống - Đối với nội FPT, nhóm khắc phục cố có yêu cầu định người sử dụng: Những kh ng ưu tiên phải giảm bớt, không hợp lý, không cần thiết loại bỏ để tập trung vào yêu cầu - Mặt khác, nhóm tổ chức hướng dẫn lại thao tác chuẩn sử dụng Oracle cho nhân viên thường xun sử dụng chương trình “Thậm chí, dùng biện pháp nghiệp vụ phần mềm để buộc người sử dụng phải tuân thủ số hạn chế định giai đoạn này, ví dụ hệ thống waiting chỗ chạy báo cáo…” Thực tế, quản trị viên lo ngại trước tình hình hệ thống Oracle tháng hết năm 2007, thời điểm đỉnh cao đòi hỏi báo cáo, hố đơn, chứng từ Một phương án “back up” tính đến Theo kế hoạch, đến 31/12, hệ thống Oracle chập chờn, FPT có hai phương án: (1) cài nhiều Oracle cho công ty thành viên, theo dạng phân tán hố, khơng tập trung hóa nữa; (2) Quay với hệ thống Solomon cũ Tất tình đội dự án đặt ra, đảm bảo trường hợp, hệ thống phần mềm FPT hoạt động sau từ 24-48h Với FPT, giải cứu thành cơng FPT cứu lấy danh dự công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam 2.2.3 Kết Tổng giám đốc FPT “tối hậu thư” : “Hoặc sửa xong Oracle vòng tháng quay lại với Solomon” Nhưng tháng sau, họ tạm thời khắc phục cố Oracle “Hệ thống Oracle chạy ổn định phục vụ tốt công việc hàng ngày, kể thời gian đóng sổ tháng 11 Tốc độ cải thiện tháng trước nhiều!”, Phó ban Kế hoạch Tài FPT thành viên nhóm cứu Oracle, cho biết Tuy thời gian đóng sổ, hệ thống có chậm ngày thường hồn tồn khơng ảnh hưởng tới giao dịch hàng ngày Thời gian xuất hố đơn với 10 dòng hàng khoảng từ 4-8 phút, tùy theo kỹ người sử dụng Tuy nhiên, thật hệ thống Oracle nhiều nguy gây chậm, hay tê liệt tạm thời Thực tế, từ 05/11 đến 10/12, hệ thống chạy chậm khoảng 15 lần lần “chết” Hệ thống chậm báo cáo nặng, chạy nhiều Ý thức người sử dụng nguyên nhân không nhỏ khiến hệ thống hoạt động chậm Nhiều người cần xem liệu tháng in hẳn liệu năm Hai phần ba số lần hệ thống “chết” cục xác định nguyên nhân hệ thống máy chủ dự phòng đặt FPT Distribution gây Hai nhóm chun gia, nhóm chuyên gia Việt Nam nhóm chuyên gia Oracle công ty OSSI (Ấn Độ) bắt bệnh hệ thống Oracle FPT kết luận sơ bộ: (1) Hệ thống báo cáo FPT đa số dùng báo cáo customize, nhiều báo cáo lớn mặt liệu nên cần phải xem xét lại (2) Hệ thống liệu (database) FPT dùng Oracle 9.2.0.6 nên không đảm bảo cần phải nâng cấp lên 9.2.0.8 10G (3) FPT thiết lập hệ thống máy chủ dự phòng chưa tốt Để giảm tải cho hệ thống Oracle, tập đoàn tách xong tồn báo cáo doanh số, cơng nợ phần báo cáo hàng tồn sang hệ thống MIS “Hiện có trung bình 1,700 - 1,800 lượt khai thác hệ thống MIS ngày Tuy báo cáo chuyển sang đáp ứng nhu cầu người sử dụng chưa thực ổn định giải pháp cơng nghệ Mặt khác, tập đồn giám sát chặt việc sử dụng báo cáo đơn vị, yêu cầu khai thác nhu cầu để tiết kiệm tài nguyên hệ thống Tiến hành cập nhật số vá lỗi Oracle, thay đổi vài thông số hệ thống Kết ban đầu ghi nhận khả quan Sau hệ thống Oracle qua giai đoạn khắc phục khẩn cấp chuyển sang giai đoạn hoàn thiện nâng cao hiệu suất sử dụng Nhóm khắc phục cố tách hệ thống tác nghiệp online hàng ngày khỏi hệ thống báo cáo, báo cáo nặng, báo cáo đối soát số liệu Sau kết thúc năm tài chuyển liệu sang database offline, đảm bảo phục vụ cơng tác kiểm tốn khơng gây ảnh hưởng đến giao dịch tiếp tục năm sau Các hoạt động tiếp theo: - Chuyển hệ thống máy chủ từ Láng Hạ Cầu Giấy - Chuẩn bị hệ thống máy chủ MIS đặt HN, HCM để giảm tải cho máy chủ ERP đường trục Bắc-Nam - Thay đổi giải pháp máy chủ dự phòng hợp lý; sửa lại thêm số báo cáo phục vụ đối chiếu để đảm bảo nhanh tiết kiệm tài nguyên - Nhận kết báo cáo tư vấn chuẩn bị giải pháp nâng cấp hệ thống - Chuẩn bị hệ thống ERP Offline dùng cho Kiểm toán Bài học kinh nghiệm Giá trị hệ thống ERP FPT thể kinh nghiệm, học từ dự án Chúng ta nên trọng công tác đào tạo thực tế có nhiều lỗi từ người dùng Người dùng nắm bắt đầy đủ thơng tin q trình vận hành khơng xảy lỗi Ngồi ra, việc đánh giá xây dựng “sizing” cho hệ thống quan trọng hệ thống liệu FPT lớn Vì dự án lớn nên sau hoàn thành, đội ngũ kỹ thuật nâng cao trình độ lên nhiều Ban đầu, dự án có cán triển khai tốt Sau dự án này, Cơng ty Dịch vụ FPT ERP có thêm khoảng 15 quản trị dự án tinh nhuệ Một học lớn cam kết tâm lãnh đạo Khi có cố, định hướng cấp vai trò quản trị dự án đặc biệt quan trọng Chính đối tượng thống phương án xử lý Tin tưởng vào giá trị dự án mang lại, cán triển khai, tư vấn FPT ERP chắn có thêm nhiều kinh nghiệm từ dự án KẾT LUẬN Với bối cảnh tồn cầu hóa nay, giới dường “phẳng” dần Thông tin đóng vai trò quan trọng sản xuất kinh doanh quan trọng công tác quản lý Bất doanh nghiệp có quy mơ đủ lớn, mong muốn quản lý tốt với thông tin xác, tức thời, với quy trình tác nghiệp tiên tiến nên triển khai ERP Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to lớn doanh nghiệp nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng khác Vì vậy, muốn triển khai ERP , doanh nghiệp cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi Quan trọng cam kết lãnh đào lực quản lý thay đổi mà ERP yêu cầu TÀI LIỆU THAM KHẢO http://luanvan.net.vn/luan-van/de-tai-phan-tich-thuc-trang-kinh-nghiem-trien-khaierp-cua-cong-ty-fpt-54556/ https://vi.wikipedia.org/wiki/FPT Giáo trình Thương mại điện tử TS Nguyễn Văn Thoan ... thông FPT Đại học FPT Ứng dụng ERP FPT 2.1 Microsoft Dynamics SL ( Solomon) 2.1.1 Thực trạng Năm 2000, sau đạt chứng ISO, FPT thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp (DN) (ERP... Cổ phần kỹ thuật số FPT (FPT retail) Công ty Trách nhiệm hữu hạn Đầu tư FPT (FPT Invest) Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT (FPT Online) Công ty Cổ phần phần mềm FPT (Fsoft) công ty liên... Cổ phần Thương mại FPT (FPT Trading Group) Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom) Công ty TNHH Viễn thông quốc tế FPT (FTI) Công ty Trách nhiệm hữu hạn Giáo dục FPT (FPT Education) Công