ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP (ERP) tại FPT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI FPT Họ tên: Vũ Đăng Huy Mã SV: 1412210102 Lớp: Anh - QTKD - K53 GV hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hồng Vân Hà Nội, tháng 3/2017 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, doanh nghiệp hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp ( ERP ) khơng xa lạ Tuy nhiên, để sử dụng thành thục ERP doanh nghiệp cần phải có đội ngũ nhân viêc giàu kinh nghiệm, lực Thực tế cho thấy Việt Nam, triển khai ERP doanh nghiệp, thực tế cho thấy rằng, có 70% số khơng thành cơng 30% lại thành cơng thành cơng phần Điều có nghĩa triển khai ERP cơng việc vơ khó khăn, cần có chiến lược cụ thể, chuẩn bị kỹ lưỡng nhiều mặt FPT doanh nghiệp áp dụng thành công ERP Việt Nam giúp cho doanh nghiệp Việt có nhìn khác ERP Vì vậy, em chọn “Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) FPT làm đề tài cho tiểu luận MỤC LỤC I Giới thiệu chung Sơ lược ERP ERP định nghĩa hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực điều hành tác nghiệp Bản chất ERP hệ thống tích hợp phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực tác nghiệp Giải pháp ERP cung cấp cho nhà quản lý doanh nghiệp khả quản lý điều hành tài – kế tốn, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, công cụ dự báo lập kế hoạch, báo cáo, v.v Thêm vào đó, đặc điểm quan trọng mà giải pháp ERP cung cấp cho doanh nghiệp, hệ thống quản lý với quy trình đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo tác nghiệp nhân viên 2 Đôi nét FPT - - - - ❖ Về cấu tổ chức FPT 11 công ty thành viên: Công ty Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT Information System); Công ty Cổ phần Thương mại FPT(FPT Trading Group); Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom Corporation); Công ty Cổ phần Phần mềm FPT (FPT Software); Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ Tin học FPT; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Truyền thông Giải trí FPT; Cơng ty Cổ phần Quảng cáo FPT; Đại học FPT; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát triển Khu cơng nghệ cao Hồ Lạc FPT; Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Bất động sản FPT (FPT Land); Công ty Dịch vụ trực tuyến FPT (FPT Online) Ba Cơng ty liên kết: Cơng ty Cổ phần Chứng khốn FPT (FPT Securities), Công ty Cổ phần Quản lý quỹ đầu tư FPT (FPT Capital), Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong Có mặt quốc gia giới chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh thành phố Đà Nẵng ❖ Các lĩnh vực hoạt động FPT: - Cơng nghệ - Viến Thông - Phân phối bán lẻ sản phẩm công nghệ - Giáo dục ❖ Một số thông tin khác: - Doanh thu 2016: 40.545 tỷ VNĐ - Giá trị vốn hóa: 20.210 tỷ VNĐ Quy mơ nhân sự: 28.397 tỷ VNĐ (Số liệu năm 2016) II Ứng dụng ERP FPT Microsoft Dynamics SL (Solomon) Là cơng ty cổ phần, quản lý theo mơ hình tập đồn, bao gồm nhiều cơng ty thành viên chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh đơn vị Kinh nghiệm bước triển khai ERP FPT điều bổ ích DN áp dụng CNTT vào quản trị Năm 2000, sau đạt chứng ISO, FPT thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị DN (ERP - Enterprise Resource Planning) Hệ thống ERP FPT chọn ban đầu giải pháp Solomon Bởi “ERP hiểu xác không hệ thống công nghệ mà chủ yếu hệ thống tác nghiệp quản trị DN Do vậy, công ty phần mềm VN (kể FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm tri thức để đưa vào hệ thống phần mềm giá trị tác nghiệp quản trị Ngồi ra, cơng nghệ phát triển nhanh, chức thêm vào đa dạng nên phần mềm VN không đủ sức để đáp ứng thay đổi nâng cấp” Trong thời gian tới FPT lựa chọn giải pháp ERP mức cao Solomon giải pháp nước ngồi SOLOMON chương trình Quản lý tài FPT mua từ hãng WaterHouse Cooper (Mỹ) để thay cho chương trình thuộc dự án “Nâng cao lực quản lý tài - Hiện đại hóa quản lý tài Cơng ty” anh Bùi Quang Ngọc làm chủ đề tài Trong trình phát triển, hệ thống quản lý tài Cơng ty ngày phát triển việc quản lý chương trình Balance FPT không đáp ứng hết yêu cầu phát sinh Sau hàng loạt nghiên cứu, phân tích, đánh giá đối tác, cuối FPT chọn phần mềm • Kinh nghiệm triển khai: ERP FPT triển khai trước tiên tới phận kinh doanh Những năm áp dụng cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính FPT-Elead, phận QL như: quản trị nhân tiền lương, QL cổ đông, QL hệ thống chất lượng, QL sản xuất dự án PM, QL bảo hành, QL đơn đặt hàng giao nhận hàng xuất nhập Cuối FPT tự xây dựng hệ thống báo cáo với 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác QL hỗ trợ định, triển khai cho tập đoàn gồm tổng công ty đơn vị thành viên Áp dụng ERP giống áp dụng ISO trước đó, tầm ảnh hưởng ERP lớn nhiều Hệ thống tác nghiệp hồn tồn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thông tin làm tắt, làm sai Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa báo cáo, tự kiểm soát… để hỗ trợ việc QL mà khơng cần phải có phận chuyên trách theo dõi QL ISO Tuy nhiên, thành công ERP không can hệ đến việc DN mạnh hay khơng mạnh ứng dụng CNTT “Một DN ứng dụng CNTT trình độ thấp áp dụng thành cơng ERP” Vấn đề cốt lõi DN có mạnh phương thức QL cam kết lãnh đạo hay khơng Còn triển khai, tự yếu tố CNTT kèm theo giải pháp Khi đó, DN lựa chọn đội ngũ phù hợp, hay chí th bên ngồi, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống CNTT Hiệu : Tại FPT, ERP giúp cải thiện nhiều q trình kiểm sốt tài hàng tồn (linh kiện lắp ráp), cơng nợ qua tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng xác đơn hàng số liệu hạch toán Quan trọng ERP hỗ trợ nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh định Một ví dụ cụ thể: sau áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng hạn tháng đầu năm 2004 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp 43% (giảm 25% so với năm 2003) Việc áp dụng ERP thực tế có tác động sâu rộng tới máy điều hành đơn vị tác nghiệp FPT ERP làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành định tất cấp công ty Điểm cuối liên quan đến thành công ERP, theo ơng Ngọc vấn đề chọn đối tác DN trạng thái phát triển để ERP đồng hành với DN giải pháp lựa chọn cần nhận cam kết hỗ trợ lâu dài luôn cập nhật theo chuẩn giới nhà cung cấp ERP Oracle Business Suite • Bước đầu triển khai: ERP Oracle Business Suite hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (hệ thống ứng dụng giúp doanh nghiệp hoạch định quản lý tất nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) doanh nghiệp Ngoài chức quản lý, ERP phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ chi tiết tuỳ theo yêu cầu nhà quản lý Oracle E-Business Suite (EBS) hệ thống ứng dụng với sơ sở liệu tập trung, tích hợp 30 phân hệ quản lý toàn hoạt động doanh nghiệp: tài kế tốn, sản xuất, bán hàng, mua hàng, vật tư, dự án, nhân sự, dịch vụ Triển khai Oracle EBS, doanh nghiệp nhận lúc nhiều ích lợi: Quy trình nghiệp vụ chuẩn hoá, hướng tới chuẩn mực quốc tế cho trình hội nhập; Ứng dụng tiên tiến triển khai thành công cho 25,000 doanh nghiệp Mỹ 17 quốc gia khác, Với hệ thống ứng dụng thống nhất, đa năng, quán xuyến lĩnh vực hoạt động từ lập kế hoạch, kiểm sốt, thống kê, phân tích, ERP giúp nhà quản lý chủ động hoạch định nguồn lực, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục môi trường mở cạnh tranh ➢ Đặc điểm : • Quản lý chặt chẽ hoạt động tài kế tốn, bao qt tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh : - Kế toán sổ (Oracle General Ledger) - Quản lý Tài sản cố định (Oracle Fixed Assets) - Quản lý luồng tiền (Oracle Cash Management) - Kế toán phải thu (Oracle Receivables) - Kế toán phải trả (Oracle Payables) • Quản lý hiệu trình sản xuất : - Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật (Oracle Bills of Material) Quản lý giá thành (Oracle Cost Management) Quản lý sản xuất (Oracle Work in Process) Lập kế hoạch sản xuất/ kế hoạch nguyên vật liệu (Oracle Master Scheduling/ Material Requirements Planning) • Quản lý hàng tồn kho xác, tức thời : - Quản lý tồn kho (Oracle Inventory) - Quản lý việc mua - bán hàng tự động, linh hoạt - Quản lý mua hàng (Oracle Purchasing) - Quản lý đơn hàng (Oracle Order Management) Tuy nhiên, chuyện không đơn giản Với hệ thống ERP mới, giao dịch trở nên phức tạp Tốc độ chậm, hoạt động nghiệp vụ kế toán diễn lờ đờ Bộ phận kế toán tăng người khơng kịp Ngun nhân lỗi hệ thống, đội triển khai lại thiếu cán tư vấn triển khai có kinh nghiệm nắm vững giải pháp Oracle Thực tế phần lớn nhân đội triển khai trường Nguyên nhân quy cho việc FES thực dự án cho khách hàng HPT lấy làm kinh nghiệm để làm cho FPT; HPT có quy mơ nhỏ FPT nhiều Trên họp giao ban, họ tốc độ chậm tính khơng ổn định hệ thống, không ăn khớp báo cáo tính xác thực số Và việc không chạy thử nghiệm bị quy cho thiếu thời gian Sau dự án chuyển sang chuyên viên Oracle để khắc phục cố • Khắc phục : Khi tháng nữa, FPT kết thúc năm tài khóa chưa vấn đề phần mềm Oracle đặt gấp gáp, khốc liệt Tối hậu thư TGĐ FPT Trương Gia Bình Hội nghị Chiến lược (HNCL) rõ ràng: “Một tháng phải giải xong vấn đề Oracle” Biểu cố Oracle nhóm tổng hợp nêu rõ: chậm, chập chờn lúc sống, lúc chết Nguyên nhân sơ bệnh "chậm" ghi nhận chủ yếu hệ thống Oracle FPT liệu tập trung Hà Nội có nhiều người sử dụng tồn quốc, ngày có khoảng 200 người đồng thời nối vào Mặt khác, triển khai hệ thống này, FPT chỉnh sửa lại nhiều lần, đặc biệt hệ thống báo cáo so với hệ thống chuẩn Oracle Điều dẫn đến trình thao tác liên quan đến tìm liệu, lên báo cáo có nhiều bất hợp lý, gây chậm trình xử lý hoá đơn chứng từ báo cáo” Đối với cố “chập chờn” “nhiều báo cáo FPT dài, chí có báo cáo dài đến 80 trang với yêu cầu khác nhau” Điều phần gây ra… chết cho hệ thống Oracle giới có hệ thống báo cáo chuẩn riêng FPT chưa sử dụng hệ thống báo cáo chuẩn Thực tế, FPT phát triển báo cáo theo đòi hỏi riêng lý phần mềm Oracle chạy tốt nhiều quốc gia lại gặp trục trặc FPT Nhóm khắc phục cố đưa phương án yêu cầu so sánh biểu mẫu báo cáo FPT với báo cáo chuẩn hệ thống Oracle Trong trường hợp báo cáo FPT có vấn đề, chuyển sang sử dụng báo cáo Oracle Một ngun nhân khác khơng loại trừ phần cứng hệ thống bị hỏng Lộ trình xử lý trục trặc Oracle nhóm giải cứu phác thảo theo lộ trình rõ ràng Từ ngày 12/11, FPT thuê hai nhóm chun gia rà sốt tồn hệ thống để tìm bệnh Oracle ➢ Nhóm 1, bao gồm chuyên gia Oracle, ngồi từ xa đăng nhập (offside), đánh giá tham số, kiểm tra cấu hình, máy chủ, liệu “review” lại báo cáo FPT ➢ Nhóm 2, bao gồm chuyên gia Việt Nam cứu dự án Oracle cho Vinamilk Viettel, sang tận nơi để chẩn bệnh cho hệ thống Oracle FPT Hai nhóm làm việc độc lập 10 ngày để xem xét lại tổng thể hệ thống - Đối với nội FPT, nhóm khắc phục cố có yêu cầu định người sử dụng: Những khơng ưu tiên phải giảm bớt, khơng hợp lý, khơng cần thiết loại bỏ để tập trung vào yêu cầu - Mặt khác, nhóm tổ chức hướng dẫn lại thao tác chuẩn sử dụng Oracle cho nhân viên thường xun sử dụng chương trình “Thậm chí, dùng biện pháp nghiệp vụ phần mềm để buộc người sử dụng phải tuân thủ số hạn chế định giai đoạn này, ví dụ hệ thống waiting chỗ chạy báo cáo…” Thực tế, quản trị viên lo ngại trước tình hình hệ thống Oracle tháng hết năm 2007, thời điểm đỉnh cao đòi hỏi báo cáo, hố đơn, chứng từ Một phương án dự phòng tính đến Theo kế hoạch, đến 31/12, hệ thống Oracle chập chờn, FPT có hai phương án: (1) Cài nhiều Oracle cho công ty thành viên, theo dạng phân tán hố, khơng tập trung hóa (2) Quay với hệ thống Solomon cũ Tất tình đội dự án đặt ra, đảm bảo trường hợp, hệ thống phần mềm FPT hoạt động sau từ 24-48h • Kết : Tổng giám đốc FPT định “Hoặc sửa xong Oracle vòng tháng quay lại với Solomon” Nhưng tháng sau, họ tạm thời khắc phục cố Oracle “Hệ thống Oracle chạy ổn định phục vụ tốt cơng việc hàng ngày, kể thời gian đóng sổ tháng 11 Tốc độ cải thiện tháng trước nhiều!”, Phó ban Kế hoạch- Tài FPT thành viên nhóm cứu Oracle, cho biết Tuy thời gian đóng sổ, hệ thống có chậm ngày thường hồn tồn khơng ảnh hưởng tới giao dịch hàng ngày Thời gian xuất hoá đơn với 10 dòng hàng khoảng từ 4-8 phút, tùy theo kỹ người sử dụng Tuy nhiên, thật hệ thống Oracle nhiều nguy gây chậm, hay tê liệt tạm thời Thực tế, từ 05/11 đến 10/12, hệ thống chạy chậm khoảng 15 lần lần “chết” Hệ thống chậm báo cáo nặng, chạy nhiều Đội kỹ thuật cài đặt thiết kế báo cáo khơng tốt, khơng tính „ngưỡng‟ chịu đựng hệ thống nên báo cáo dài vài chục trang hệ thống … ỳ Ý thức người sử dụng nguyên nhân không nhỏ khiến hệ thống hoạt động chậm Nhiều người cần xem liệu tháng in hẳn liệu năm Hai phần ba số lần hệ thống “chết” cục xác định nguyên nhân hệ thống máy chủ dự phòng đặt FPT Distribution gây Hai nhóm chuyên gia, nhóm chuyên gia Việt Nam nhóm chun gia Oracle cơng ty OSSI (Ấn Độ) bắt bệnh hệ thống Oracle FPT kết luận sơ bộ: (1) Hệ thống báo cáo FPT đa số dùng báo cáo customize, nhiều báo cáo lớn mặt liệu nên cần phải xem xét lại; (2) Hệ thống liệu (database) FPT dùng Oracle 9.2.0.6 nên không đảm bảo cần phải nâng cấp lên 9.2.0.8 10G (3) FPT thiết lập hệ thống máy chủ dự phòng chưa tốt Để giảm tải cho hệ thống Oracle, tập đoàn tách xong toàn báo cáo doanh số, công nợ phần báo cáo hàng tồn sang hệ thống MIS “Hiện có trung bình 1,700 - 1,800 lượt khai thác hệ thống MIS ngày Tuy báo cáo chuyển sang đáp ứng nhu cầu người sử dụng chưa thực ổn định giải pháp công nghệ Mặt khác, Tập đoàn giám sát chặt việc sử dụng báo cáo đơn vị, yêu cầu khai thác nhu cầu để tiết kiệm tài nguyên hệ thống Tiến hành cập nhật số vá lỗi Oracle, thay đổi vài thông số hệ thống Kết ban đầu ghi nhận khả quan Sau hệ thống Oracle qua giai đoạn khắc phục khẩn cấp chuyển sang giai đoạn hoàn thiện nâng cao hiệu suất sử dụng Nhóm khắc phục cố tách hệ thống tác nghiệp "online" hàng ngày khỏi hệ thống báo cáo, báo cáo nặng, báo cáo đối soát số liệu Sau kết thúc năm tài chuyển liệu sang "database offline", đảm bảo phục vụ công tác kiểm tốn khơng gây ảnh hưởng đến giao dịch tiếp tục năm sau Các hoạt động tiếp theo: - Chuyển hệ thống máy chủ từ Láng Hạ Cầu Giấy - Chuẩn bị 02 hệ thống máy chủ MIS đặt HN, HCM để giảm tải cho máy chủ ERP đường trục Bắc-Nam - Thay đổi giải pháp máy chủ dự phòng hợp lý; Sửa lại thêm số báo cáo phục vụ đối chiếu để đảm bảo nhanh tiết kiệm tài nguyên - Nhận kết báo cáo tư vấn chuẩn bị giải pháp nâng cấp hệ thống - Chuẩn bị 01 hệ thống ERP Offline dùng cho Kiểm toán III Bài học kinh nghiệm Với việc triển khai thành cơng hệ thống ERP, FPT có hệ thống quản trị tập trung toàn cầu cho tập đồn (FPT có chi nhánh phần mềm nước ngoài), phục vụ tốt cho tác nghiệp doanh nghiệp, dễ dàng mở rộng cho đơn vị (Trích “Vận hành thành cơng dự án ERP tập đoàn FPT” – Theo EAC.VN) Giá trị hệ thống ERP FPT thể kinh nghiệm, học từ dự án Chịu trách nhiệm sở hạ tầng CNTT cho dự án, quyền trưởng ban CNTT Nguyễn Xuân Việt nói “Chúng ta nên trọng cơng tác đào tạo thực tế có nhiều lỗi từ người dùng Người dùng nắm bắt đầy đủ thơng tin q trình vận hành khơng xảy lỗi” Ngồi ra, việc đánh giá xây dựng “sizing” cho hệ thống quan trọng “Chúng ta xác định hệ thống liệu FPT lớn khơng thể hình dung lại lớn đến thế” - Ơng Nguyễn Xuân Việt nhận định Vì dự án lớn nên sau hoàn thành, đội ngũ kỹ thuật nâng cao trình độ lên nhiều Ban đầu, dự án có cán triển khai tốt Sau dự án này, Công ty Dịch vụ FPT ERP có thêm khoảng 15 quản trị dự án tinh nhuệ Một học lớn Phó tổng giám đốc FPT IS Dương Dũng Triều nhấn mạnh cam kết tâm lãnh đạo Anh kể “Chính anh Bùi Quang Ngọc định triển khai hệ thống ERP FPT tất lãnh đạo đơn vị phản đối” Theo ông Dương Dũng Triều, có cố, định hướng cấp vai trò quản trị dự án đặc biệt quan trọng Chính đối tượng thống phương án xử lý Tin tưởng vào giá trị dự án mang lại, ông Triều khẳng định cán triển khai, tư vấn FPT ERP chắn có thêm nhiều kinh nghiệm từ dự án KẾT LUẬN Hiện nay, xu hướng tồn cầu hóa kinh thị trường dường khơng giới hạn Được mệnh danh thị trường kinh tế phẳng Trong thời đại này, để quản lý tốt thông tin xuất nhập hàng hóa cơng tác quản lý doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ ERP Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi Quan trọng cam kết lãnh đạo lực quản lý thay đổi mà ERP yêu cầu TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.fpt.com.vn http://www.vi.scribd.com http://www.pcworld.com.vn/articles/kinh-doanh/quantri/2004/11/1186969/kinh-nghiem-trien-khai-erp-tai-fpt/ Sách giáo trình thương mại điện tử Trường Đại học Ngoại thương http://www.itgvietnam.com/kinh-nghiem-trien-khai-erp-tai-fpt/ ... lưỡng nhiều mặt FPT doanh nghiệp áp dụng thành công ERP Việt Nam giúp cho doanh nghiệp Việt có nhìn khác ERP Vì vậy, em chọn Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) FPT làm đề tài cho... Suite hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp (hệ thống ứng dụng giúp doanh nghiệp hoạch định quản lý tất nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) doanh nghiệp Ngoài chức quản lý, ERP... Hiện nay, doanh nghiệp hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp ( ERP ) khơng xa lạ Tuy nhiên, để sử dụng thành thục ERP doanh nghiệp cần phải có đội ngũ nhân viêc giàu kinh nghiệm, lực Thực