ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP (ERP) tại CÔNG TY VINAMILK VIỆT NAM

Vì vậy việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất là vô cùng quan trọng, đặc biệt là các doanh nghiệp của Việt Nam trong nền kinh tế trên đà tăng trưởng như hiện nay.. Khái niệm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BỘ MÔN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

TIỂU LUẬN

ĐỀ TÀI:

ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY

VINAMILK VIỆT NAM

Họ và tên: Phạm Văn Phúc

Mã sinh viên: 1512 210 181 Lớp tín chỉ: TMA306(2-1617).3_LT

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Vân

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

I Tổng quan về ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 2

1 Khái niệm: 2

2 Lợi ích 2

3 Các yếu tố quyết định đến việc triển khai ERP thành công 4

II Ứng dụng ERP tại doanh nghiệp Vinamilk Việt Nam 4

1 Giới thiệu doanh nghiệp Vinamilk 5

2 Ứng dụng ERP tại Vinamilk 7

KẾT LUẬN 10

TÀI LIỆU THAM KHẢO 11

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại kinh tế mở cửa mở ra nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các doanh nghiệp tại Việt Nam triển khai hoạt động kinh doanh trên mọi lĩnh vực Điều đó bắt buộc các doanh nghiệp phải tự thân tìm tòi, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh thì sẽ không thể tồn tại lâu dài trên thị trường Với thuận tiện của việc phát triển của mạng lưới internet, việc áp dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến và là một yếu tố cần thiết không thể thiếu bởi vì có công nghệ thì mới tăng năng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian, chi phí và cho thấy

rõ ràng hiệu quả công việc

ERP là viết tắt của từ tiếng anh “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa là: “hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Có thể nói một cách đơn giản hơn, ERP chính là hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp khi ứng dụng ERP sẽ

có rất nhiều lợi ích Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc

độ nhanh hơn, chính xác hơn Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận,… đồng thời có khả năng tối

ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công,… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh

Việt Nam sau gia nhập WTO và gần đây nhất ký kết tham gia vào hiệp định thương mại tự do TPP sẽ tạo ra sức ép rất lớn cho các doanh nghiệp trong khi đa số các doanh nghiệp ở Việt Nam là các doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ, sẽ có khả năng thua và bị loại khỏi cuộc chơi ngay trên sân nhà nếu không tự cải tổ Vì vậy việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất là vô cùng quan trọng, đặc biệt là các doanh nghiệp của Việt Nam trong nền kinh tế trên đà tăng trưởng như hiện nay

Chính vì vậy, qua tìm hiểu, em xin mạnh dạn được đưa ra những hiểu biết và quan điểm cá nhân về ứng dụng ERP tại doanh nghiệp Việt Nam và điển hình đó là doanh

nghiệp sữa VINAMILK Việt Nam với đề tài: “ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY SỮA MINAMILK VIỆT NAM” Trong quá trình tìm tòi, tổng hợp và phân tích không thể tránh khỏi

những thiếu sót, hi vọng được sự góp ý của cô để em hoàn thiện hơn đề tài Em xin chân thành cảm ơn cô

I Tổng quan về ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

1 Khái niệm:

Theo Travis Anderegg (2000):

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp,

do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của

nó, bao gồm: kế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch

Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp

và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

* Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công

nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP

* Mua hàng

* Kho

* Sản xuất

* Bán hàng

* Quản lý nhân sự và tính lương

* Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP

2 Lợi ích

2.1 Tiếp cận thông tin quản trị đánh tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để

có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập

ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

2.2 Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng

2.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất

2.4 Tăng hiệu quả sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản xuất Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm

2.5 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót

và gian lận trong hệ thống tính lương

2.6 Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty

3 Các yếu tố quyết định đến việc triển khai ERP thành công

3.1 Nguồn nhân lực:

+ Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành

+ Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải là những người

có năng lực

+ Tinh thần đoàn kết, phối hợp cùng thực hiện một mục tiêu chung

+ Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ

3.2 Quy trình

+ Thực hiện khảo sát, mô tả quy trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai ERP

+ Áp dụng các quy trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng Quy trình này đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi

+ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy

3.3 Công nghệ

+ Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp (Cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ,…) + Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP sao cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai quy trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ

+ Giảm thiểu các chi phí bảo dưỡng

3.4 Ngân sách

+ Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư

+ Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP

II Ứng dụng ERP tại doanh nghiệp Vinamilk Việt Nam

1 Giới thiệu doanh nghiệp Vinamilk

1.1 Giới thiệu chung

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) được thành lập dựa trên cơ sở quyết định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công Nghiệp về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 do Sowe Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 01/12/2003, Công ty là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc bộ công nghiệp Vốn điều lệ đăng ký hiện nay của công ty là 1590 tỷ đồng, trong đó cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội bộ chiếm 13,01% và cổ đông ngoài chiếm 36,89%

1.2 Hoạt động của công ty

Ngành nghề kinh doanh và sản phẩm chính:

Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác Ngoài ra, công ty còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết phị phụ tùng , kinh doanh kho bãi, bến bãi, kinh doanh vận tải biển, chè uống, café rang-xay-hòa tan và sản xuất kinh doanh một số ngành nghề khác theo phạm vi cho phép của pháp luật

1.3 Mục tiêu

Tầm nhìn:

“Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người”

Sứ mệnh:

“Vinamilk cam kết mamg đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”

Giá trị cốt lõi:

+ Chính trực: Chính trực, tôn trọng, công bằng, tuân thủ, đạo đức

+ Tôn trọng: Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp, tôn trọng công ty, tôn trọng đối tác, hợp tác trong sự tôn trọng

+ Công bằng: Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan

+ Tuân thủ: Tuân thủ Luật pháp, bộ quy tắc ứng xử và các quy chế chính sách, quy định của Công ty

+ Đạo đức: Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức

1.4 Đội ngũ nhân viên và thành tựu của Vinamilk

+ Tạp chí Nikkei Asian Review của Nhật Bản vừa công bố danh sách 300 Cty năng động nhất châu Á, trong đó Vinamilk tiếp tục vinh dự là Cty sữa duy nhất trong ngành sữa tại Việt Nam lọt top này

+ Tại thị trường trong nước, Vinamilk hiện đang là Cty sữa lớn nhất Việt Nam Vinamilk chiếm khoảng 53% thị phần ngành hàng sữa nước, 84% thị phần sữa chua và 80% thị phần sữa đặc Vinamilk cũng có hệ thống phân phối bán hàng rộng khắp Việt Nam, sản phẩm Vinamilk hiện có mặt tại hơn 212.000 điểm bán lẻ, 100 cửa hàng giới thiệu sản phẩm của chính Cty và 650 siêu thị trên toàn quốc

Năm 2015, doanh thu của Cty đạt hơn 40.222 tỷ đồng, tăng 15%, nộp ngân sách nhà nước 3.922 tỷ đồng Trong năm, Vinamilk sản xuất và đưa ra thị trường gần 6 tỷ sản phẩm sữa các loại phục vụ cho người tiêu dùng cả nước Sản phẩm của DN có mặt

ở hơn 42 nước trên thế giới như Campuchia, Thái Lan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Thổ Nhĩ

Kỳ, Nga, Canada, Mỹ…

Hiện Vinamilk có khoảng 25 đơn vị trực thuộc, 13 nhà máy sản xuất tại Việt Nam với gần 6.000 nhân viên trên toàn quốc Bên cạnh đó, Vinamilk đã đầu tư 22,8% cổ phần tại nhà máy Miraka (New Zealand), đầu tư 70% cổ phần vào nhà máy Driftwood (Mỹ), nắm giữ 51% cổ phần đầu tư nhà máy Angkor Milk tại Campuchia và Cty con

tại Ba Lan làm cửa ngõ giao thương các hoạt động thương mại của Vinamilk tại châu Âu

Với chiến lược phát triển bền vững, bên cạnh việc quan tâm đến phát triển nguồn nguyên liệu, chất lượng sản phẩm thì phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao là mục tiêu mà Vinamilk rất chú trọng để góp phần hiện thực hóa ngôi vị trở thành một trong

50 Cty sữa lớn nhất thế giới vào năm 2017 với doanh thu khoảng 3 tỷ USD

2 Ứng dụng ERP tại Vinamilk

II.1 Trước khi triển khai ERP

Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này

đã dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu

ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân đều chưa đạt hết công suất… tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình

Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

II.2 Triển khai ERP

a Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và nhân lực

Phòng CNTT của Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon Vinamilk đã hợp tác với IBM để xây dựng và triển khai

cơ sở hạ tầng CNTT theo yêu cầu bao gồm hệ thống máy chủ thuộc dòng IBM Blade Center System X (chạy bộ vi xử lý intel); hệ thống lưu trữ SAN của IBM DS8100 dung lượng 10TB nặng 1 tấn, được điều khiển bằng 2 máy chủ IBM system p-Vinamilk là khách hàng đầu tiên của IBM áp dụng hệ thống này( chỉ riêng hệ thống này có chi phí tới 2,5 triệu USD); hệ thống phục hồi sự cố và phần mềm quản lý ứng dụng

Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính Ngày 15 3

2005, Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai gồm các phân hệ chính là tài chính kế toán, quản lý mua sắm -quản lý bán hàng, -quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI) Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc.Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn, cùng các bên liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm các công nghệ kĩ thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ và thành công hơn

Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, và Microsoft các hệ thống nói trên đã được Vinamilk lựa chọn cho từng yêu cầu

cụ thể, tùy theo các chức năng, đặc điểm riêng của từng hệ thống cho các công việc cụ thể do đó có thể tích hợp và làm chủ cả 3 giải pháp ERP quốc tế này và VINAMILK

đã đưa ra được các giải pháp tốt nhất nhằm giúp giải quyết bài toán kinh doanh

c Kết quả:

Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính - kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố

Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cai kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời

Vinamilk đã đặc biệt thành công trong các kênh phân phối Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các