ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP ERP tại CÔNG TY cổ PHẦN THƯƠNG mại NGUYỄN KIM

ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG Năm học: 2016 - 2017 - - TIỂU LUẬN MÔN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM Họ tên: Nguyễn Thùy Linh MSV: 1512230050 Lớp: TMA306.3 Giảng viên giảng dạy: Th.S Nguyễn Hồng Vân Hà Nội, tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG I II Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn lực doanh nghiệp 1.1 Tổng quan ERP 1.2 Giải pháp ERP Ứng dụng ERP vào Công ty cổ phần Thương mại Nguyễn Kim 2.1 Giới thiệu Doanh nghiệp 2.2 Dự án ERP ứng dụng Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim 2.3 Bài học kinh nghiệm 10 TỔNG KẾT 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO 11 LỜI MỞ ĐẦU Tại Việt Nam, tổ chức, doanh nghiệp phải trải qua thay đổi nhanh chóng để đảm bảo trình phát triển kinh doanh Vì giới ngày đổi mới, để bắt kịp xu hướng với nước khác, nước ta đòi hỏi doanh nghiệp phải hội nhập ứng dụng công nghệ hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Cùng với phát triển công nghệ thông tin, ERP (Enterprise Resource Planning) trở thành giải pháp nhiều cơng ty đầu tư thích đáng lợi ích to lớn mà mang lại Việc ứng dụng giải pháp ERP với nội dung đưa giải pháp tổng thể cho tin học hóa tác nghiệp quản trị tổ chức, doanh nghiệp Với hệ thống công nghệ thông tin hành, Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim có nhiều khởi sắc vài năm trở lại đây, lọt top thương hiệu bán lẻ hàng đầu Việt Nam top 500 nhà bán lẻ hàng đầu châu Á – Thái Bình Dương tạp chí Retail Asia cơng ty Euromonitor thực (năm 2012) NỘI DUNG I Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn lực doanh nghiệp I.1 Tổng quan ERP ERP – Enterprise Resourse Planning phần mềm máy tính có chức hỗ trợ tự động hóa tồn hoạt động nghiệp vụ nhân viên doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lí tồn diện doanh nghiệp Có thể hiểu đơn giản ERP phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp Trên thực tế, khái niệm ERP theo tiêu chuẩn quốc tế giới hạn phạm vi hoạch định tổng thể nguồn lực doanh nghiệp, nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị,…) tài lực (tài chính) Khối lượng cơng việc hoạch định sử dụng nguồn lực doanh nghiệp chiếm phần lớn toàn hoạt động doanh nghiệp nên ERP hệ thống phần mềm lớn Các chức ERP gồm: Quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị nguồn cung, quản trị hoạt động kinh doanh, quản trị quan hệ khách hàng I.2 Giải pháp ERP Việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp giúp doanh nghiệp vừa nhỏ lựa chọn triển khai thành công hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp Nếu triển khai tốt, ERP đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích I.2.1 Các bước chuẩn bị: Bước 1: Lên kế hoạch triển khai dự án ERP - Xác định điều kiện tiên - Lựa chọn người quản lí dự án, nhóm quản lí dự án - Nguồn vốn - Lập kế hoạch triển khai dự án Bước 2: Phân tích lập báo cáo yêu cầu chức - Những yêu cầu chức chuẩn: nhận đơn hàng; phân phối; marketing/bán hàng; dự báo nhu cầu; quản trị nguồn nhân lực; quản trị sản xuất; hóa đơn nguyên vật liệu; kế tốn doanh nghiệp; lịch trình đơn hàng; kế hoạch lịch trình thu mua nguyên liệu; kế hoạch lịch trình sản xuất; kế hoạch sản lượng kiểm sốt mua sắm; quản lí lưu kho - Những u cầu đặc thù: hệ thống quản lí sản phẩm theo mã, theo đơn hàng hay hệ thống phải có khả quản lí nhân sự, đánh giá chất lượng lao động Bước 3: Nghiên cứu hệ thống ERP phù hợp - Lập danh sách nhà cung cấp ERP - Lựa chọn nhà cung cấp Bước 4: Lựa chọn hệ thống phù hợp - Đánh giá nhà cung cấp qua trình diễn sản phẩm, tham quan, tham khảo ý kiến khách hàng, dùng thử, tiêu chí lựa chọn Bước 5: Tổ chức mua sắm hệ thống I.2.2 Quy trình triển khai hệ thống ERP (1) Lập danh sách chi tiết nhiệm vụ chính: Danh mục nhiệm vụ chính, thời gian người thực (2) Thời gian triển khai: Thời gian trung bình để triển khai hệ thống ERP tháng, bao gồm cài đặt, chạy thử Thời gian triển khai đặc biệt phụ thuộc vào động người thực (3) Chuẩn bị tài nguyên: lập kế hoạch tài nguyên cần thiết, kế hoạch xử lí trường hợp thiếu linh kiện, danh sách nhà cung cấp thay cần thiết nhân để xử lí tình thiếu hụt linh kiện, thiết bị, kiểm tra độ xác thiết bị (4) Báo cáo lưu kho (5) Lịch trình: xác định mốc thời gian cụ thể cho tiểu dự án (6) Thơng tin nhà cung câp: xác đầy đủ (7) Thông tin khách hàng: hệ thống thiết lập xử lí đơn hàng thơng tin khách hàng khơng xác làm sai lệch hệ thống bán hàng (8) Tiêu chuẩn người vận hàng hệ thống sử dụng để phân bổ nhân viên đánh giá hiệu quả, tiêu chuẩn nhân viên phải xác, khơng thể thơng tin xác khơng có tác dụng làm sai lệch thông tin nguồn nhân lực (9) Hệ thống mạng: cần xây dựng đồng với hệ thống ERP (10) Phần cứng: sử dụng biện pháp để đảm bảo hệ thống phần cứng cài đặt đủ khả đáp ứng yêu cầu người sử dụng sau thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau (11) Đào tào: quy trình triển khai vấn đề cần lưu ý trình triển khai lập kế hoạch tài nguyên cần thiết, lập kế hoạch suất cần thiết, cấu trúc tài nguyên, quản lí lưu kho,… (12) Chuyển đổi tải liệu: cân đối hàng lưu kho; địa điểm kho hàng; hóa dơn nguyên vật liệu; giao thức; liệu khách hàng; liệu nhà cung cấp; lịch trình; đơn hàng; thơng tin tài chính, kế tốn (13) Quy trình hoạt động: xây dựng quy trình hoạt động với hệ thống I.2.3 Các chức phần mềm ERP - Quản lí khách hàng đơn đặt hàng - Quản lí mua sắm - Lập kế hoạch sản xuất - Lập quản lí danh mục sản phẩm, bán thành phẩm - Quản lí kho - Giao tiếp với hệ thống bảo trì, bảo hành - Báo cáo phân tích - Quản lí tài kế tốn - Quản lí tiền lương - Quản lí nhân Bộ phần mềm ERP lớn phức tạp nên việc triển khai, ứng dụng chặng đường gian nan với doanh nghiệp Khi triển khai, yêu cầu lớn phức tạp cá biệt hóa phần mềm theo đặc thụ hoạt động doanh nghiệp Tổ chức hoạt động doanh nghiệp ln ln thay đổi đó, hệ ERP phải thay đổi liên tục II Ứng dụng ERP vào Công ty cổ phần Thương mại Nguyễn Kim II.1 Giới thiệu Doanh nghiệp Được thành lập từ năm 1992, từ Cửa hàng Kinh doanh Điện - Điện tử - Điện lạnh, phát triển thành Trung tâm điện máy Việt Nam vào năm 1996 đổi tên thành Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim vào năm 2001 Trong suốt năm qua, Nguyễn Kim ln giữ vững vị trí thương hiệu bán lẻ hàng điện máy số cách biệt Việt Nam người tiêu dùng lựa chọn tín nhiệm Khơng khẳng định vị trí dẫn đầu nước mà Nguyễn Kim vươn tầm khu vực nhà bán lẻ hàng điện tử điện máy Việt Nam năm liên tục (2007-2008-2009) xếp hạng vào Top 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á Thái Bình Dương Hiệp hội bán lẻ Châu Á Thái Bình Dương xếp hạng trao tặng Để đạt vị trí số 01 thị trường Việt Nam lĩnh vực bán lẻ hàng điện máy nay, Nguyễn Kim khẳng định tên tuổi uy tín thơng qua việc tổ chức hệ thống bán lẻ sản phẩm điện máy, gia dụng với mơ hình bán lẻ đại tiên phong đạt chuẩn quốc tế Việt Nam Sáu ngành hàng chủ lực kinh doanh đây, bao gồm: Điện tử, Điện lạnh, Kỹ thuật số, Giải trí, Viễn thơng, Gia dụng, với 50.000 sản phẩm hãng thương hiệu hàng đầu giới như: Sony, LG, Panasonic, Samsung, Sanyo, JVC, Toshiba, Elextrolux,… Nguyễn Kim ln nỗ lực để đáp ứng nhu cầu khách hàng, phấn đấu tới năm 2015 đạt 98% số hài lòng khách hàng chiếm 30- 40% thị phần nước với độ phủ 32/ 64 tỉnh thành Năm 2013, nhiều nhà bán lẻ đua đóng cửa Nguyễn Kim tiếp tục gia tăng số lượng siêu thị kinh doanh có lãi Doanh thu năm 2013 vượt qua số 9.039 tỷ đồng năm 2012 Hiện tại, Nguyễn Kim tổ chức hoạt động, kinh doanh trực tiếp 03 Trung tâm mua sắm, 02 Trung tâm khu vực Thành phố Hồ Chí Minh 01 Trung tâm Hà Nội Bên cạnh đó, Nguyễn Kim thành lập Trung tâm Kinh doanh Tổng hợp chuyên bán hàng cho dự án, công ty,… Trung tâm Thương mại Điện tử đẩy mạnh việc kinh doanh qua mạng Với lực lượng 2,200 nhân viên chuyên môn cao, thành tựu đạt được, cộng vị tách biệt thị trường Việt Nam uy tín vững lòng khách hàng, Nguyễn Kim ln tín nhiệm đại diện hàng đầu Việt Nam tập đoàn điện tử ủy quyền trực tiếp tổ chức nhiều chương trình ưu đãi mua sắm cho người tiêu dùng Đồng thời Nguyễn Kim chọn địa điểm trưng bày, giới thiệu, mắt sản phẩm mới, công nghệ hãng Điều đưa Nguyễn Kim trở thành cầu nối để người tiêu dùng Việt Nam nhanh chóng tiếp cận với cơng nghệ tiên tiến nhất, nâng cao quyền lợi người mua sắm ngang với nước phát triển khu vực giới II.2 Dự án ERP ứng dụng Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim Nguyễn Kim áp dụng ERP với kì vọng giúp cắt giảm chi phí, nâng cao tính chuyên nghiệp, đảm bảo tính đồng hệ thống Giải pháp phần mềm ERP coi công cụ giúp nâng cao lực cạnh tranh Nguyễn Kim so với doanh nghiệp bán lẻ khác Đặc thù ngành bán lẻ ln có nhiều chi nhánh, danh mục hàng hóa lên đến hàng chục nghìn chủng loại, diện tích kinh doanh rộng hàng nghìn mét vuông trải rộng nhiều địa bàn… Khi hệ thống mở rộng số lại tiếp tục tăng lên làm cho việc quản lí trở nên vơ khó khăn Thị trường điện máy ngày cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp bán lẻ muốn phát triển bền vững cần có hệ thống quản lí nguồn lực tối ưu Các doanh nghiệp lớp Trần Anh, Điện Máy Xanh hay Pico sử dụng hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp, ERP giải pháp cơng nghệ thơng tin có khả tích hợp tồn ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhất, tự động hóa quy trình quản lí Vì cho nên, giải pháp phần mềm ERP quản lí giải pháp hữu hiệu để Nguyễn Kim đứng lên cạnh tranh với doanh nghiệp khác Như công bố mục tiêu phát triển giai đoạn 2011-2015, song song với việc tiếp tục phát triển mở rộng trung tâm mua sắm theo hướng trung tâm phức hợp, Nguyễn Kim tập trung nâng cao hệ thống quản lý thông qua việc ký kết hợp đồng hợp tác chiến lược với Deloitte Consulting để triển khai giải pháp ERP hàng đầu giới SAP cho tồn hoạt động Cơng ty Có thể nói bối cảnh kinh tế gặp nhiều khó khăn, định đầu tư hệ thống SAP với chí phí lên đến hàng triệu USD vào thời điểm cho thấy tầm nhìn, lĩnh Ban Lãnh đạo Nguyễn Kim tiềm lực vững mạnh tài Cơng ty, biến thời điểm khó khăn thành hội để chuẩn bị tảng vững cho việc phát triển mạnh mẽ tương lai, sẵn sàng cho việc tăng tốc phát triển Mặc dù có giá đắt, với vậy, tồn hoạt động kinh doanh tích hợp hệ thống, giúp cho việc cập nhật thông tin hoạt động kinh doanh liên tục thông suốt, giúp cho người quản lí xem xét hoạt động lúc nào, lấy số liệu phân tích định Nếu khơng có ERP khó quản lí chi phí, khơng biết sản phẩm có lời, sản phẩm thua lỗ, tồn kho… Bộ giải pháp SAP chia thành nhóm chính: (1) Merchandise Lifecycle - Dự báo nhu cầu mua bán hàng hóa theo mơ hình dự báo tĩnh động Các mơ hình dự báo thực dựa liệu lịch sử kết hợp với yếu tố tác động thời vụ - Lập kế hoạch thực thi nghiệp vụ mua sắm hàng hóa Xây dựng kế hoạch phân định hàng hóa theo cấu trúc kênh bán hàng - Quản lí ngành hàng phân phối với thuộc tính, quy cách đặc thù bán lẻ - Quản lí tổ chức giá bán/ giá mua cho hàng hóa kênh - Thiết lập quản lí chương trình khuyến mại theo điều kiện thực thi - Tối ưu hóa tần xuất, thời gian mức độ giá giảm để đảm bảo khoản đạt giá trị cao nhất, qua giúp nâng cao doanh thu lợi nhuận (2) Supply chain management - Quản lí chuỗi cung ứng bao gồm việc mua bán hàng hóa hồn tất thủ tục giao hàng - Cung cấp thông tin tồn kho sẵn có theo thời gian thực - Giải pháp hỗ trợ phương pháp như: giao hàng kho, quản lí tồn kho, vận chuyển, giúp nhà bán lẻ trì chất lượng dịch vụ coa tối ưu hóa nguồn lực lao động (3) Store and Multi Channel: quản lí kênh bán hàng - Quản lí kênh bán hàng siêu thị, điểm bán hàng có sử dụng máy POS - Quản lí vận hành chuỗi siêu thị - Quản lí kênh bán hàng thương mại điện tử - Tích hợp quản lí dịch vụ chăm sóc khách hàng - Tích hợp dịch vụ chăm sóc khách hàng qua kênh - Tích hợp dịch vụ quản lí khách hàng thân thiết, chương trình áp dụng điểm thưởng, điểm tích lũy Lợi ích SAP toàn hệ thống giúp đạt số cạnh tranh như: - Giảm thời gian đóng kì kế tốn Quản lí tối ưu vận hành kho bãi Nâng cao hiệu bán hàng, giảm lượng hàng trả lại Nâng cao hiệu quản lí đơn hàng Giảm mức tồn kho, cắt giảm chi phí vận chuyển Quản lí chăm sóc khách hàng II.3 Bài học kinh nghiệm Trong nhiều lý thất bại việc áp dụng phần mềm ERP doanh nghiệp bán lẻ, thấy phần lớn nguyên nhân nhận thức doanh nghiệp Nhiều người cho phần mềm ERP giải vấn đề khó khăn doanh nghiệp Điều hồn tồn sai lầm chất phần mềm, công cụ để ghi nhận, phản ánh, xử lý phân tích liệu, khơng thể thay hoàn toàn người ERP giúp nhà quản lý có sở để đưa định cho hoạt động doanh nghiệp Muốn áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP hệ thống bán lẻ thành công, điều cốt yếu doanh nghiệp phải có chuẩn bị người, từ nhận thức trình độ xây dựng quy trình làm việc chuẩn mực doanh nghiệp Ở đây, Nguyễn Kim ngồi việc kí kết hợp đồng với SAP – vị trí số thị trường cung cấp giải pháp ERP, sử dụng hài hòa yếu tố lại: thương hiệu lâu đời, yếu tố tài chính, mơ hình mang tính xu hướng, chất lượng dịch vụ, nguồn lực,… Do vậy, dù có nhiều doanh nghiệp bán lẻ cạnh tranh, Nguyễn Kim có chỗ đứng vững ngành điện máy TỔNG KẾT 10 Ở nước phát triển giới, ERP gần phổ biến rộng khắp doanh nghiệp lớn nhỏ Còn Việt Nam, giải pháp ERP thâm nhập chưa lâu, chi phí cho giải pháp đắt nên nhiều doanh nghiệp nhỏ lẻ e dè chưa dám sử dụng Nguyễn Kim ví dụ thành cơng tiêu biểu, đầu việc ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Áp dụng phần mềm ERP thực hiệu Nguyễn Kim chuẩn bị đầy đủ tiền đề cần thiết, từ tài đến quy trình nhân Trong tương lại, hi vọng ứng dụng ERP trở nên phổ biến để doanh nghiệp nhỏ lẻ tiếp thu, giúp Việt Nam phát triển kinh tế nhanh chóng, tạo nhiều lợi ích, nâng cao tính chuyên nghiệp Tuy nhiên, cần phải cân nhắc kĩ lưỡng tùy vào đặc thù doanh nghiệp mà doanh nghiệp có cần thiết phải sử dụng phần mềm ERP hay không, tránh việc lãng phí nguồn tài vào việc khơng cần thiết TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình Thương mại điện tử Tạp chí Kinh tế http://eac.vn http://www.nguyenkim.com/ - http://nhipcaudautu.vn/tu-duy/chien-luoc/nguyen-kim nghich-ly-thoi-vuot-bao3248748/ 11 ... II Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn lực doanh nghiệp 1.1 Tổng quan ERP 1.2 Giải pháp ERP Ứng dụng ERP vào Công ty cổ phần Thương mại Nguyễn Kim. .. án ERP ứng dụng Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim Nguyễn Kim áp dụng ERP với kì vọng giúp cắt giảm chi phí, nâng cao tính chuyên nghiệp, đảm bảo tính đồng hệ thống Giải pháp phần mềm ERP. .. nghiệp Tổ chức hoạt động doanh nghiệp luôn thay đổi đó, hệ ERP phải thay đổi liên tục II Ứng dụng ERP vào Công ty cổ phần Thương mại Nguyễn Kim II.1 Giới thiệu Doanh nghiệp Được thành lập từ