TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU Ngành: Quản trị kinh doanh HỒNG VĂN NAM Thành phố Hồ Chí Minh - 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU Ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 8340101 Họ tên học viên: Hoàng Văn Nam Người hướng dẫn: TS Trần Nguyên Chất Thành phố Hồ Chí Minh - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan Luận văn với đề tài “TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU” cơng trình nghiên cứu riêng tôi, hướng dẫn khoa học TS Trần Nguyên Chất Các số liệu, thông tin, tài liệu dùng để thực luận văn trung thực, xác có ghi nguồn gốc rõ ràng Kết nghiên cứu trình bày luận văn chưa công bố hình thức Tác giả luận văn Hồng Văn Nam LỜI CẢM ƠN Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn quý thầy cô Trường Đại học Ngoại thương dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho em năm học tập rèn luyện trường Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giáo viên hướng dẫn – TS Trần Nguyên Chất, người nhiệt tình hướng dẫn em thực luận văn Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo anh, chị Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt trình em khảo sát, thu thập số liệu công ty Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH STT Từ viết tắt Nội dung ERP Enterprise Resource Planning MRP Material Requirement Planning CRM KPI Customer Relationship Management Key Performance Indicator Nghĩa Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu Quản lý quan hệ khách hàng Chỉ số đo lường đánh giá hiệu hoạt động DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH, BẢNG Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức………………………………………………… 30 Hình 2.2 Quy trình bán hàng………………………………………………… 44 Hình 2.3 Quy trình mua hàng………………………………………………… 46 Hình 2.4 Quy trình quản lý kho…………………………………………………48 Hình 2.5 Quy trình sản xuất…………………………………………………… 50 Hình 2.6 Quy trình quản lý máy móc, thiết bị………………………………….52 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu đề tài 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu 4.2 Phạm vi nghiên cứu Câu hỏi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp ý nghĩa nghiên cứu 10 Bố cục đề tài Luận văn 10 CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 11 1.1 Tổng quan hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 11 1.1.1 Lịch sử phát triển 11 1.1.2 Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 12 1.1.3 Đặc điểm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 13 1.2 Phân loại phân hệ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)14 1.2.1 Phân loại 14 1.2.2 Các phân hệ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 15 1.3 Ƣu điểm, nhƣợc điểm lợi ích hệ thống quản trị nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) Doanh nghiệp 16 1.3.1 Ưu điểm 16 1.3.2 Nhược điểm 18 1.3.3 Lợi ích doanh nghiệp 19 1.4 Các phƣơng pháp triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) xu hƣớng phát triển năm tới 22 1.4.1 Các phương pháp triển khai 22 1.4.2 Xu hướng phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) năm tới 25 CHƢƠNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU 28 2.1 Tổng quan Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu 28 2.1.1 Giới thiệu Doanh nghiệp 28 2.1.2 Sản phẩm Doanh nghiệp 29 2.1.3 Cơ cấu tổ chức: 30 2.1.4 Định hướng chiến lược phát triển 30 2.1.5 Các rủi ro công ty phải đối mặt 34 2.2 Thực trạng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Việt Nam 37 2.2.1 Ưu điểm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nội (ERP Việt Nam) 37 2.2.2 Thực trạng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngoại với thị trường Việt Nam 38 2.2.3 Tình hình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Việt Nam 40 2.3 Phân tích thực trạng số quy trình nghiệp vụ đặc thù Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu 43 2.3.1 Quy trình bán hàng 44 2.3.2 Quy trình mua hàng 46 2.3.3 Quy trình quản lý kho 48 2.3.4 Quy trình sản xuất 50 2.3.5 Quy trình quản lý máy móc, thiết bị 52 2.4 Những hạn chế khó khăn việc quản trị nguồn lực Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu 53 CHƢƠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU 56 3.1 Định hƣớng phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) công ty 56 3.2 Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu 57 3.2.1 Chuẩn bị dự án 57 3.2.2 Thiết kế tài liệu giải pháp 62 3.2.3 Xây dựng hệ thống 68 3.2.4 Chuẩn bị trước vận hành thức 71 3.2.5 Vận hành thật hỗ trợ 72 3.3 Những lợi ích ứng dụng thành cơng hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu 72 3.4 Một số kiến nghị để ứng dụng hiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu 74 KẾT LUẬN 82 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 84 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý xu tất yếu doanh nghiệp điều kiện hội nhập kinh tế ngày Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Nó bao gồm nhiều phân hệ chức cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác tùy theo nhu cầu cho phép hoạch định quản lý nguồn lực cách hiệu Với tư quản lý mới, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) xem giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao lực xu cạnh tranh gay gắt nhiều doanh nghiệp quan tâm Trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), tất liệu tích hợp chặt chẽ với sử dụng sở liệu thống Do thơng tin, liệu doanh nghiệp thay đổi từ thông tin tĩnh thành thông tin động giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa định Tại Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu, cơng tác tổ chức thông tin, luân chuyển liệu phận cơng ty cịn tồn nhiều bất cập gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý công ty Các phần mềm công ty chưa tích hợp với nhau, chứng từ lưu trữ nhiều phận, phịng ban việc trao đổi thông tin phận chức với công ty bị hạn chế Điều làm giảm hiệu quản lý công ty, bên cạnh việc cung cấp báo cáo chưa đáp ứng tính kịp thời theo yêu cầu nhà quản lý Xuất phát từ vấn đề lý luận thực tiễn nêu trên, tác giả nghiên cứu thực đề tài: “Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu” Tổng quan tình hình nghiên cứu Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) giải pháp hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp đạt nhiều lợi ích xu cạnh tranh hội nhập quốc tế Nhiều nghiên cứu phân tích chứng minh lợi ích hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) công tác quản lý hạn chế, rủi ro học kinh nghiệm thu trình triển khai ERP doanh nghiệp Tiêu biểu kể đến báo cáo “Tình hình ứng dụng ERP 2008” tập đồn tư vấn Panorama thực từ tháng 12/2005 đến tháng 09/2008, thông qua bình chọn trực tuyến, khảo sát vấn trực tiếp đại diện 1322 tổ chức toàn cầu ứng dụng ERP năm trở lại Các tổ chức khảo sát thuộc nhiều ngành nghề quy mô khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ đến tổ chức đa quốc gia với doanh thu hàng tỷ USD, khắp giới, đa số có trụ sở Bắc Mỹ Châu Á Thái Bình Dương Hay “Báo cáo ERP năm 2019” tập đoàn tư vấn Panorama vẽ nên tranh tồn cảnh q trình triển khai phần mềm ERP giới mà doanh nghiệp đã, có nhu cầu triển khai ERP nên tìm hiểu qua Báo cáo giúp doanh nghiệp thêm nhiều liệu để đưa định xác hơn, chủ động q trình triển khai ERP, tránh hạn chế tránh đặt kỳ vọng thiếu thực tế,…Việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường kéo theo cải tiến trình định liên kết phận chức doanh nghiệp Các nghiên cứu sở để tác giả tổ chức chu trình doanh nghiệp, định hướng tổ chức công tác quản lý để tận dụng tối đa nguồn lực doanh nghiệp Bên cạnh đó, có nhiều tác giả nghiên cứu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ví dụ báo “Các nhân tố ảnh hưởng đến thành công dự án ERP Việt Nam” tác giả Ngụy Thị Hiền Phạm Quốc Trung đăng tạp chí phát triển khoa học cơng nghệ (2013) hay nghiên cứu tác giả Phạm Thị Hồng Hà (2012) với đề tài “Nghiên cứu việc ứng dụng Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Việt Nam” nghiên cứu tác giả Dương Thị Hải Phương (2018) với đề tài “Nghiên cứu nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam” Đây nghiên cứu nêu lên nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) doanh nghiệp Việt Nam với mức độ tác động nhân tố mối quan hệ nhân tố 70 đành phải tạm dừng chấp nhận thiệt hại thời gian, chi phí phải bỏ - Kiểm thử Chạy thử trước thức đưa vào hoạt động để kiểm tra xem chương trình có chạy với số liệu giả định hay không Hơn nữa, chỉnh sửa, bổ sung triển khai cần kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với thành phần khác hệ thống hay khơng Ngồi ra, việc chạy thử giúp cơng ty đánh giá tính tiện ích tính ổn định chương trình nhằm giảm thiểu rắc rối phát sinh sau Thời gian để thực giai đoạn tháng Trong tuần đầu đội dự án tiến hành trình bày, đào tạo người dùng sử dụng phần mềm theo hướng thống giai đoạn quy trình tương lai Hai tuần hướng dẫn người dùng thực hành hệ thống thực kiểm thử theo nội dung tài liệu kịch kiểm thử Tuần tổng hợp lại tài liệu kịch kiểm thử, ghi nhận giải vấn đề mà người dùng thực kiểm thử phát Mỗi phân hệ cần xây dựng tài liệu kịch kiểm thử cho chức năng, nghiệp vụ Nội dung kịch kiểm thử cần bao phủ hết chức năng, nghiệp vụ, tình xẩy - Huấn luyện ngƣời sử dụng Thông thường nhà cung cấp giải pháp tổ chức buổi huấn luyện sử dụng cho công ty, cụ thể cho Ban Giám đốc, nhân viên trực tiếp tác nghiệp nhân viên quản trị hệ thống Ban Giám đốc công ty nhân viên quản trị tìm hiểu mơ hình tổ chức thơng tin, quy trình xử lý thơng tin, khả chương trình, tổ chức đảm bảo thông tin, yếu tố ảnh hưởng cách khai thác hệ thống Ngoài ra, nhân viên quản trị học cách phát triển thêm ứng dụng để mở rộng hệ thống, biện pháp an toàn an ninh liệu cách quản trị phương trình, hệ điều hành sở liệu Các nhân viên khai thác hệ thống học cách nhập liệu, chỉnh sửa liệu cách sử dụng có hiệu 71 3.2.4 Chu n bị trƣớc vận hành thức - Đào tạo Chuyển đổi nhiều lần để đảm bảo tính đắn xác liệu Đào tạo người dùng người dùng cuối: Sử dụng phương pháp “Train the Trainer”, nghĩa đối tác triển khai đào tạo cho đội ngũ người dùng cơng ty để thực thành thạo hệ thống, sau người dùng tiến hành kiểm tra hệ thống so với giải pháp thống hồn thành xác nhận chuyển dự án qua giai đoạn chuyển đổi để vận hành thức người dùng lên kế hoạch để đào tạo lại cho người dùng cuối Phương pháp “Train the Trainer” giúp cho người dùng kiểm sốt tốt hệ thống làm chủ hệ thống đưa vào vận hành thức, người dùng đào tạo hướng dẫn cho người có thay đổi bổ sung nhân - Chuyển đổi liệu hệ thống Việc chuyển đổi liệu hệ thống quan trọng, liệu danh mục (Master data) số dư đầu kỳ chuyển đổi vào hệ thống để vận hành thức hệ thống Để chuyển đổi liệu thành công đảm bảo tính xác phải có lần chuyển trước đưa hệ thống vào vận hành thức Dữ liệu chuyển đổi liệu số dư cuối kỳ liệu danh mục cần sử dụng Thời gian thực giai đoạn tháng Chi tiết công đoạn chuyển đổi liệu bao gồm: + Định nghĩa yêu cầu chuyển đổi liệu: Thời gian thực tuần, phận tư vấn làm việc trực tiếp với người dùng cuối để đưa yêu cầu liệu cần chuyển đổi + Phương pháp thủ tục chuyển đổi: Nội dung đơn vị tư vấn thực hiện, tùy theo loại liệu khác mà có phương pháp chuyển đổi khác Hệ thống cho phép thực chuyển đổi liệu qua chức Import từ Excel theo mẫu biểu, qua bảng trung gian thiết kế sẵn + Chuyển đổi liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Sau xác định 72 phương pháp loại liệu cần chuyển đổi, đơn vị tư vấn triển khai thực chuyển đổi liệu từ hệ thống sang hệ thống cũ + Kiểm tra xác nhận liệu hệ thống mới: Khi liệu chuyển đổi thành công vào hệ thống mới, liệu cần kiểm tra kỹ xem khớp với liệu hệ thống cũ chưa 3.2.5 Vận hành thật hỗ trợ Giai đoạn chi tiết làm phần: - Chạy thức: Thời gian cho giai đoạn tháng tính từ bắt đầu hệ thống chạy thức, tồn thời gian tháng đội dự án hỗ trợ trực tiếp đơn vị, sẵn sàng hỗ trợ phát sinh vấn đề cần giải - Kiểm toán hệ thống đánh giá chất lượng: Sau thời gian tháng kể từ thời điểm bắt đầu vận hành thức thời điểm để kiểm tốn hệ thống đánh giá chất lượng - Chuyển giao cho phận hỗ trợ: Đội dự án bàn giao đầy đủ tài liệu hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn vận hành hệ thống, tài liệu đặc tả vấn đề kỹ thuật, tài liệu thiết lập hệ thống, v.v Vận hành thức hệ thống ERP vận hành hệ thống để đảm bảo hệ thống vận hành trực tuyến Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu kiểm soát tức thời hệ thống ERP, kiểm sốt cơng việc hàng ngày hệ thống ERP, tất chứng từ báo cáo in từ hệ thống để kiểm soát, ký chứng từ, luân chuyển lưu trữ chứng từ Đây giai đoạn cơng ty thấy kết tốt trình hoạt động Cơng ty vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu mà hệ thống quản lý mang lại Đây giai đoạn mà nhiều người cho thành cơng nhiều 3.3 Những lợi ích ứng dụng thành công hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu Phịng kinh doanh 73 - Có thêm cơng cụ để cập nhật, quản lý nghiệp vụ phát sinh quy trình bán hàng với khách hàng phận nghiệp vụ khác công ty - Kế thừa xem chi tiết thông tin kế hoạch/ tiến độ sản xuất, tồn kho tức thời tồn kho kế hoạch Hỗ trợ tối ưu cho trình thực nghiệp vụ bán hàng - Kế thừa thông tin q trình đóng hàng, xuất hàng theo dõi q trình thực giao hàng tốn khách hàng Phịng mua hàng - Kiểm sốt tối ưu hoạt động mua hàng đáp ứng yêu cầu nhiều biến động hoạt động sản xuất - Kiểm sốt vịng quay hàng tồn kho, chu kỳ nhập hàng, tính tốn nhu cầu vật tư phù hợp với giai đoạn đáp ứng kế hoạch sản xuất - Công cụ tra cứu giá, lịch sử giao dịch theo vật tư/ hàng hóa, theo nhà cung cấp giúp định mua nhanh chóng hiệu Phịng kế hoạch sản xuất - Tiếp nhận yêu cầu từ phận kinh doanh, thực thiết kế/ sản xuất phản hồi thông tin cho kinh doanh trực tiếp phần mềm - Lập kiểm soát kế hoạch sản xuất/ lệnh sản xuất trực tiếp hệ thống phần mềm - Giám sát tiến độ sản xuất thông qua công việc phận thống kê - Tiếp nhận lệnh, kiểm tra trạng thái duyệt lệnh phần mềm, rút ngắn thời gian tiếp nhận xử lý lệnh - Hỗ trợ nghiệp vụ lập yêu cầu lĩnh vật tư đơn giản xác Đẩy trực tiếp liệu sang phận kho, rút ngắn thời gian làm thủ tục xuất kho vật tư/ nhập kho thành phẩm Bộ phận kho - Chủ động công tác nhập/ xuất kho liên kết kế thừa liệu trực tiếp phần mềm 74 - Đáp ứng tốt cho công tác quản trị đánh giá hiệu hoạt động phận kho - Giảm thiểu thời gian thao tác nâng cao hiệu quản trị kho hàng Phịng kế tốn - Giảm thiểu công tác nhập lại liệu phát sinh phận tính chất kế thừa liệu nâng cao vai trị kiểm sốt kế tốn - Hỗ trợ tối đa cơng tác nghiệp vụ yêu cầu xác cao tính giá vốn, tính giá thành sản phẩm - Hỗ trợ tối đa việc phân tích, tổng hợp kết sản xuất kinh doanh toàn hệ thống - Hỗ trợ quản trị dịng tiền, đảm bảo tính cân đối dịng tiền Doanh nghiệp Sử dụng hiệu nguồn tiền Ban Giám đốc - Công cụ hỗ trợ phê duyệt, giao việc quản lý vận hành hoạt động Doanh nghiệp từ xa - Cung cấp cho lãnh đạo thơng tin đầy đủ, xác kịp thời tất vấn đề liên quan đến tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính, nhân sự,… Doanh nghiệp - Các cơng cụ báo cáo, phân tích tiêu tài Doanh nghiệp 3.4 Một số kiến nghị để ứng dụng hiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu - An toàn liệu Để đảm bảo tính ổn định, an tồn liệu vận hành phần mềm tác giả kiến nghị trang bị thêm máy chủ dự phòng, máy chủ lưu phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: Thay server vận hành hệ thống lưu liệu phần mềm - Bảo mật liệu triển khai phần mềm ERP 75 Vi phạm liệu làm cho doanh nghiệp bạn tốn hàng triệu chi phí pháp lý doanh nghiệp Giảm thiểu rủi ro đòi hỏi hiểu biết mối đe dọa an ninh tiềm ẩn vấn đề tuân thủ cam kết liên quan đến người sử dụng hệ thống ERP Một số giải pháp để công ty vừa kiểm soát tốt rủi ro vừa an tâm phát triển hệ thống ERP như: + Đánh giá văn hóa tổ chức cơng ty Một văn hóa doanh nghiệp tập trung vào khách hàng thúc đẩy bảo mật liệu khuyến khích nhân viên lắng nghe mối quan tâm quyền riêng tư liệu khách hàng chia sẻ chúng với ban lãnh đạo Giả sử bạn triển khai hệ thống CRM số khách hàng thể mối quan ngại quyền riêng tư nhóm triển khai ERP bạn phải đầu mối liên lạc đại diện dịch vụ khách hàng ban lãnh đạo để thiết lập quy trình quản lý liệu xác định tiêu chuẩn bảo mật Điều quan trọng phát triển chiến lược quản lý thay đổi để thúc đẩy văn hóa bảo mật liệu trách nhiệm người tổ chức Phần mềm ERP tích hợp liệu phịng ban tổ chức, số phịng ban có quyền truy cập vào liệu khách hàng Chia sẻ liệu điều cần thiết trình chuyển đổi số Vì vậy, cơng ty cần thay đổi tư người sử dụng từ hạn chế truy cập liệu thành gia tăng tính bảo mật hệ thống + Về mặt giáo dục Công ty nên thường xuyên tổ chức đào tạo an ninh mạng cung cấp tài liệu giáo dục theo nhiều định dạng khác nhiều lần năm Đào tạo an ninh mạng hoạt động cần thiết trước triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp + Phát triển quy trình quản trị mạnh mẽ Cơng ty cần phân tích đầy đủ thơng tin chuỗi cung ứng quy trình lựa chọn phần mềm ERP doanh nghiệp để đánh giá cơng nghệ từ góc độ bảo mật liệu 76 Việc phân tích dự đốn thơng qua nguồn thơng tin thu thập giúp cơng ty nhanh chóng phát vi phạm liên quan đến quy định bảo mật tổ chức trình triển khai hệ thống Ngay phần mềm ERP hàng đầu tồn lỗ hổng Các mơ hình quản trị hoạt động hiệu góp phần đảm bảo tính pháp lý, đặc biệt với tiêu chuẩn quản lý an ninh cơng nghệ thơng tin Doanh nghiệp sử dụng giải pháp bảo mật, HyTrust để thử nghiệm + Cảnh giác với bảo mật IoT IoT đóng vai trị quan trọng việc triển khai ERP cho nhiều tổ chức Các nhà phân tích dự đoán kết hợp IoT ERP ngày phổ biến IoT cải thiện thông tin chi tiết liệu hiệu hoạt động, đó, khơng khó để biết tổ chức lại bị thu hút Nếu cơng ty cân nhắc việc tích hợp IoT với phần mềm ERP cơng ty cần lưu ý số vấn đề bảo mật Các thiết bị IoT dễ bị cơng mạng chúng giao tiếp với thiết bị kết nối internet khác, làm cho chúng trở thành mục tiêu tin tặc muốn truy cập vào nhiều nguồn liệu Các thiết bị IoT mục tiêu công thuận tiện Hacker muốn xâm nhập qua hàng rào bảo vệ an ninh mạng, nơi mà hầu hết tổ chức chưa phòng vệ đầy đủ để chuẩn bị cho cơng Việc thiếu chun nghiệp từ phía nhà cung cấp IoT lý khác khiến Hacker nhắm vào IoT Tin tặc biết nhiều nhà cung cấp IoT không dành thời gian để tăng cường an ninh họ mong muốn giới thiệu thiết bị thị trường trước đối thủ cạnh tranh Nhóm triển khai ERP doanh nghiệp bảo vệ liệu cách thiết kế quy trình kinh doanh tối ưu hóa nhằm giảm lỗi Thuyết phục ban lãnh đạo đầu tư vào bảo mật liệu phần mềm ERP Việc triển khai phần mềm ERP hội tuyệt vời để bàn luận an ninh mạng với ban lãnh đạo Cơng nghệ đem đến mối đe dọa bảo mật, doanh nghiệp cần nhìn nhận dự báo rủi ro an ninh mạng để tìm cách giải 77 - Giải pháp quản trị thông minh Ứng dụng thêm giải pháp quản trị thông minh (Business Intelligence) cho phép công ty có nhìn tồn diện hệ thống kinh doanh, sản xuất, điều phối … tạo nên lợi cạnh tranh Giải pháp quản trị thông minh (Business Intelligence) cung cấp tất khía cạnh mà báo cáo tài yêu cầu biểu đồ, số hiệu suất chính, phiếu ghi, phân tích phi thể thức, cảnh báo phân tích mang tính dự đoán Như với việc tổng hợp số liệu nhanh chóng, việc tạo báo cáo cách trực quan, hệ thống báo cáo quản trị thông minh (Business Intelligence) có khả đem đến cho nhà quản trị thông tin, báo cáo gần vô dễ hiểu so với việc phải tốn nhiều thời gian trước Hơn nữa, nhà quản lý dễ dàng quản lý nhiều mảng nghiệp vụ lúc bảng báo cáo Việc giúp tăng cường đáng kể khả quản trị lãnh đạo doanh nghiệp Ở mức hệ thống, BI khâu cuối giải pháp quản trị ERP, CRM, HCM Nghĩa hệ thống quản trị thông tin vào vận hành, khai thác BI phát huy cơng việc Nó khai thác song song với phân hệ báo cáo đơn vị Công cụ BI sử dụng để truy xuất, phân tích, tổng hợp xử lý tức hệ thống kho liệu tổ chức liệu phận tài kế tốn, sản xuất, kinh doanh bán hàng, kế hoạch, marketing… theo thời gian thực Do cho phép cơng ty có nhìn tức thời xác tình hình cơng ty thời điểm Từ có định xác Giải pháp BI, tận dụng ưu phân tích sâu theo nhiều chiều, người lãnh đạo tìm ngun nhân bị giảm doanh thu đâu, cụ thể vùng miền mà không cần nhờ đến Trong bối cảnh nay, việc giúp doanh nghiệp truy xuất nhanh gọn thông tin coi giải pháp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu hoạt động Thông qua việc thu thập thông tin số lượng hàng bán, doanh thu, chi phí, số khách hàng mới, số sản phẩm bán chương trình khuyến mãi, quảng 78 cáo hệ thống BI đưa báo cáo phân tích mức độ hiệu chương trình, từ người lãnh đạo biết chương trình theo mơ hình mang lại hiệu cao để áp dụng lại cho lần sau Trong đơn vị có nhiều kênh phân phối, nhiều chi nhánh đại lý, nhân viên kinh doanh tổ chức thành nhiều cấp nên việc đo lường đánh giá hiệu làm việc nhân viên cách xác thường khó khăn tốn nhiều thời gian Để đánh giá phải dựa nhiều tiêu chí: doanh số, số khách hàng tìm được, phải có trọng số riêng cho kênh bán hàng Với hỗ trợ BI, Ban Giám đốc đo lường nhiều tiêu chí đánh giá, từ có định thưởng phạt xác Nắm bắt thơng tin khách hàng nhiều góc độ khác giúp Doanh nghiệp phục vụ khách hàng tốt Hệ thống BI cung cấp cho Doanh nghiệp nhìn tổng thể khách hàng cách phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống, thu nhập, doanh thu để công ty cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu họ hay thiết kế chương trình khuyến mãi, quảng cáo riêng cho khu vực mà đối tượng tập trung đơng Việc áp dụng BI công ty sản xuất kinh doanh đặc biệt hữu ích việc đánh giá thị trường bối cảnh cạnh tranh gay gắt nay, nhà lãnh đạo phải nắm rõ tình hình cơng ty mà cần phải đánh giá tiềm lực đối thủ cạnh tranh ngành, nắm danh sách khách hàng tiềm để mở rộng thị phần, tìm kiếm thêm khách hàng Thông qua việc thu thập thông tin từ bên ngồi cơng ty, BI đưa báo cáo so sánh phần trăm doanh thu, số khách hàng… công ty so với đối thủ khác ngành - Đo lƣờng hiệu sau go-live hệ thống Hầu hết người thường nghĩ trình triển khai ERP kết thúc bước go-live hệ thống Nhưng xin khẳng định điều: Thời điểm sau hệ thống golive thời điểm định thành bại dự án 79 Rất nhiều công ty chủ quan dẫn đến thất bại việc kiểm sốt q trình sau triển khai, đồng nghĩa với việc nhận thấy (hoặc mơ hồ) lợi ích mà hệ thống ERP thực mang lại Với trường hợp này, cần thiết phải có thay đổi điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu hoạt động hệ thống cải thiện vai trị hỗ trợ với hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Điều kiện lý tưởng trước lựa chọn triển khai hệ thống ERP hoạt động sản xuất kinh doanh công ty tình trạng ổn định Cách để đánh giá mức độ hiệu mà ERP mang lại đo lường hiệu hoạt động công ty trước sau go-live hệ thống Điều giúp Ban quản lý dự án công ty đơn vị triển khai xác định mảng hoạt động công ty mức hiệu thông thường để có phương án điều chỉnh phù hợp - Tiếp tục đào tạo Bất kể công ty đào tạo đội ngũ nhân viên tốt trước sau thời điểm go-live hệ thống, cơng ty cần triển khai tiếp khóa đào tạo nhằm tối thiểu hóa mức độ giảm sút suất làm việc Điều giúp cơng ty tối ưu hóa hiệu dài hạn - Xác định quy trình tác nghiệp cần cải thiện Cơng ty triển khai ERP khơng có nghĩa tất quy trình tác nghiệp phịng ban hồn hảo Đơi có quy trình bất hợp lý cần tái cấu trúc lần Ban quản lý dự án cần làm việc với nhân viên tác nghiệp trực tiếp để xác định nút gãy quy trình nguyên nhân gây để có thay đổi hợp lý hiệu - Khai thác tối ƣu hệ thống vận hành Rất nhiều công ty không hài lòng với hệ thống ERP thường nảy sinh tư tưởng mua giải pháp Thay cơng chuyển đổi, trước định, công ty nên làm rõ số vấn đề: 80 + Công ty sử dụng hết tất chức hệ thống chưa? + Công ty nâng cấp phiên hệ thống chưa? +Đội ngũ nhân viên tác nghiệp có hiểu rõ cách sử dụng hệ thống khơng? + Các quy trình tác nghiệp cơng ty (mua hàng, bán hàng, nghiệp vụ kế tốn…) có xác định rõ ràng không? + Trong công ty có phận (nhân viên cấp quản lý, lãnh đạo) khơng hài lịng/chống đối hệ thống khơng? + Quy trình tác nghiệp cơng ty cải thiện tốt khơng? + Bạn có nghĩ quy mơ cơng ty phát triển q nhanh, vượt khỏi khả đáp ứng hệ thống khơng? + Liệu cơng ty có sẵn sàng đầu tư nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, tiền…) để có hệ thống khơng? Nếu câu trả lời cho tất câu hỏi “Có”, điều có nghĩa đến lúc cơng ty cần hệ thống để thay cho hệ thống Tuy nhiên, cần câu trả lời “Khơng” cơng ty hồn tồn có hội cải thiện hiệu hoạt động hệ thống với kế hoạch hợp lý bước tối ưu hóa hệ thống ERP Khi thực bước này, công ty nhận thấy có tính hệ thống chưa khai thác triệt để, lợi ích chưa tận dụng hết Và cơng ty hồn tồn tối ưu hóa hệ thống với mức chi phí (thời gian, tiền, nhân lực…) nhiều so với định thay hệ thống hoàn toàn - Tối ƣu hóa hệ thống ERP Xác định xếp mức độ ƣu tiên giải vấn đề liên quan đến hệ thống tại, mặt kỹ thuật nhƣ nghiệp vụ Công ty cần rà sốt tình hình hoạt động hệ thống thông qua thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày, đội ngũ vận hành hệ thống Các vấn đề thường gặp phải xáo trộn số quy 81 trình nghiệp vụ, nhân viên chưa thực nắm vững cách sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hết chức hệ thống, lỗi báo cáo… Đánh giá mức độ hợp lý quy trình nghiệp vụ tại, khoanh vùng quy trình cần đƣợc cải thiện tốt Vấn đề thường hay gặp phải trình triển khai, thiết kế quy trình tác nghiệp cho cơng ty, đơn vị triển khai không nắm rõ ý tưởng, u cầu cơng ty dẫn đến quy trình khơng hợp lý Hay quy trình hợp lý thời điểm thời gian sau, lý đó, cơng ty thay đổi quy trình tác nghiệp, phát triển, công ty phát sinh thêm quy trình mà chưa cập nhật hệ thống…Điều gây khó khăn cho nhân viên tác nghiệp, tồi tệ làm xáo trộn hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Tìm nguyên nhân giải pháp cho vấn đề đƣợc xác định Ban quản lý ERP cơng ty cần xác định ngun nhân cách giải vấn đề theo mức độ ưu tiên Ví dụ, với vấn đề liên quan đến quy trình tác nghiệp, sau khoanh vùng quy trình lỗi, cơng ty cần tiến hành thay đổi, tái cấu trúc lại Bước cần tham khảo lại tài liệu quy trình tác nghiệp mà cơng ty đơn vị triển khai thống thiết kế, đồng thời lấy ý kiến nhân viên tác nghiệp có liên quan đến quy trình nhằm mục đích xác định quy trình tối ưu Ngồi ra, cơng ty cần kiểm sốt chặt q trình tùy chỉnh, thay đổi quy trình hệ thống Triển khai kế hoạch thực hóa lợi ích từ ERP Kế hoạch bao gồm tổng hợp phương án giải cho vấn đề Ban quản lý ERP công ty thống Cần lưu ý, coi mức độ quan trọng kế hoạch công ty triển khai dự án ERP trước Cần làm rõ mục tiêu, công việc cần thực hiện, người chịu trách nhiệm, mốc thời gian…như dự án khác 82 KẾT LUẬN Trong thời đại chuyển đổi số, ERP đã, giải pháp hàng đầu dành cho tất doanh nghiệp loại hình lĩnh vực, quốc gia, quy mô Sự mở rộng cạnh tranh khơng ngừng hoạt động kinh doanh địi hỏi doanh nghiệp cần phải đầu tư cho hệ thống hỗ trợ hiệu ERP Trong giới, hệ thống ERP đem đến nhiều bước tiến đột phá, Việt Nam, ERP cịn điều mẻ Hầu hết doanh nghiệp dè dặt tiếp cận ERP Chi phí lớn chưa có nhiều kinh nghiệm rào cản khiến doanh nghiệp ngần ngại việc triển khai Để triển khai thành công dự án ERP cần quan tâm cam kết tham gia lãnh đạo cấp dự án, kinh nghiệm đối tác triển khai chứng minh qua thực tiễn dự án thành công, đội dự án tuân thủ quy trình triển khai áp dụng quy trình chuẩn phù hợp với cơng ty Triển khai giải pháp ERP xu hướng tất yếu để quản trị doanh nghiệp cách tổng thể tối ưu nhất, phù hợp với nhu cầu ứng dụng cơng nghệ giải pháp đại, tồn diện Giải pháp ERP mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp Việt Nam: Nâng cao lực quản lý lãnh đạo, hiệu công việc tồn doanh nghiệp, tạo mơi trường thống cho phép doanh nghiệp khai thác thông tin thuận lợi trao đổi thông tin với đối tượng khác doanh nghiệp cách thuận tiện nhanh chóng Sau nghiên cứu giải pháp ERP, rút số kết luận sau đây: Một là, giải pháp ERP cần tính đến tảng công nghệ thông tin doanh nghiệp từ sở vật chất, kiến thức tin học nhân viên tác nghiệp, nhân viên hệ thống, khả nhận thức tầm quan trọng công nghệ thông tin quản lý cấp lãnh đạo để đảm bảo đưa giải pháp phù hợp với doanh nghiệp Hai là, phân hệ xây dựng giải pháp ERP cho doanh nghiệp cần tuân theo chuẩn mực chung kế toán Việt Nam, quy định thương mại quốc tế, thương mại điện tử, sách ngành nhà nước 83 Ba là, hệ thống ERP ln địi hỏi có tính mở cao phù hợp với xu phát triển doanh nghiệp Các thay đổi phải chỉnh sửa dễ dàng khơng ảnh hưởng đến q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong khuôn khổ luận văn tác giả đạt kết sau: - Trình bày cách có hệ thống ERP, đặc điểm giải pháp ERP - Vận dụng kiến thức ERP để đề xuất xây dựng quy trình triển khai ERP cho Công ty Cổ phần Bao bi Á Châu Từ trình nghiên cứu, thu thập liệu để thực luận văn, tác giả bổ sung củng cố nhiều kiến thức ERP giải pháp ERP, tác giả hiểu rõ chiến lược chiển khai ERP, công việc chi tiết phải làm cho giai đoạn Tác giả hy vọng đề tài tiếp tục nghiên cứu sâu giải pháp ERP khác loại hình doanh nghiệp khác để nội dung có tính kham khảo hữu ích cho doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm triển khai ERP 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Anderegg, Travis (2000), “ERP: A-Z Implementer’s guide for success”, Resource Publishing Gerald Grant (2003), “ERP & Data Warehousing in Organizations”, IRM Press Mekong Capital (2004), “Những vấn đề quan trọng đánh giá phần mềm kế toán ERP Việt Nam”, báo cáo nghiên cứu Brandy, Monk, Wagner (2005), “Enterprise Resource Planning”, South Western Phí Anh Tuấn (2007), “ERP học triển khai”, Tạp chí Tin học Đời sống số tháng 04, tr 30-32 Tập đoàn tư vấn Panorama (2008), “Tình hình ứng dụng ERP 2008”, báo cáo nghiên cứu Phạm Thị Hồng Hà (2012), Nghiên cứu việc ứng dụng Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ Khoa học, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Ngụy Thị Hiền Phạm Quốc Trung (2013), Các nhân tố ảnh hưởng đến thành công dự án ERP Việt Nam, Bài báo khoa học, Tạp chí phát triển khoa học cơng nghệ Nguyễn Đình Thn - Đỗ Duy Thanh (2016), Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP, Giáo trình tham khảo, Nhà xuất ĐHQG-HCM, tr.1-27 10 Dương Thị Hải Phương (2018), Nghiên cứu nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam, Luận án Tiến sĩ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 11 Tập đoàn tư vấn Panorama (2019), “Báo cáo ERP năm 2019”, báo cáo nghiên cứu ... triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu Chƣơng 3: Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu 11 CHƢƠNG... TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU 2.1 Tổng quan Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu 2.1.1 Giới thiệu Doanh nghiệp Tên Doanh nghiệp: Công. .. nguồn lực Cơng ty Cổ phần Bao bì Á Châu 53 CHƢƠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU 56 3.1 Định hƣớng phát triển